Comptabilité Version 10.0 Référence C P T 0 0 0 M A 0 1 3
COMPOSITION DU PROGICIEL PROPRIETE & USAGE CONFORMITE & MISE EN GARDE EVOLUTION LA FICHE SUGGESTION MARQUES Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant : le CD-ROM (ou les disquettes) sur lequel est enregistré le programme, la documentation correspondante Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage France est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage France. Documentation Sage France. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme papier, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation. La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. Sage France recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page du manuel. Ligne 30 est une marque déposée appartenant à Sage France. Ligne 100 est une marque déposée appartenant à Sage France. Ligne 500 est une marque déposée appartenant à Sage France. Windows NT Workstation, Windows 2000, Windows 98, Windows 95, Windows, MS-DOS sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS est une marque déposée de Apple Computer Inc.
Comptabilité Sommaire Introduction 11 Utilisation en client/serveur...15 A propos de Microsoft BackOffice Small Business Server...15 Les nouveautés de la version 10.00...16 Modifications concernant les programmes de la ligne 100...16 Nouveautés fonctionnelles de la Comptabilité...18 La comptabilité : fonctions disponibles par version...20 Fonctions disponibles des versions Windows...20 Fonctions disponibles des versions Macintosh...28 La documentation fournie...38 Conventions d écriture...38 Menu Système 41 Menu Pomme 43 Menu Fichier 45 Nouveau...48 Assistant de création d'un nouveau fichier...48 Boîte de dialogue Créer le fichier comptable si l'assistant n'est pas utilisé...56 Exercice comptable et longueur des comptes...57 Ouvrir...59 Ouverture du dossier comptable...59 Ouverture du fichier expert...60 Fermer...62 A propos de... 63 Volet Identification - A propos de... 65 Volet Initialisation - A propos de... 66 Volet Contacts - A propos de... 71 Volet Paramètres - A propos de... 72 Volet Préférences - A propos de... 76 Volet Ajustement lettrage A propos de... 82 Volet Communication - A propos de... 85 Volet Options - A propos de... 87 Lire les informations... 127 Configuration système et partage... 131 Volet Configuration système - Configuration système et partage... 131 Volet Utilisateurs connectés - Configuration système et partage... 132 Envoi d un message... 134 Réception d un message... 135 Autorisations d accès... 136 Commandes protégées... 136 Importer... 142 A propos des formats d'importation... 142 Importer un fichier au format standard... 144 Lancement de l'importation... 144 Import au format Texte... 150 Import des Ecritures Sage et Ciel Windows... 154 Importer au format Edifact... 155 Importer un fichier au format paramétrable... 157 Exporter... 158 Format Texte/Sylk... 160 Export au format texte... 160 Export aux formats SYLK et HTML... 161 Format Classeur Microsoft Excel... 163 3
Sommaire général Export au format Sage (Saari et Ciel)... 165 Export au format EDIFACT... 168 Préambule... 168 Format d export EDIFACT... 168 Exporter au format paramétrable... 175 Exporter la balance... 176 Exportations : mode opératoire... 179 Définition format paramétrable... 189 Communication... 190 Envoi de données... 193 Réception de données... 199 Imprimer les paramètres dossier... 205 Mise en page... 207 Format d impression... 208 Impression différée... 210 Lancement des programmes Sage Ligne 100... 211 Quitter... 212 Menu Edition 213 Annuler... 216 Couper... 216 Copier... 216 Coller... 217 Effacer... 217 Sélectionner tout... 217 Dupliquer... 218 Calculette Sage... 218 Inverseur... 218 Ajouter... 219 Voir/Modifier... 219 Consulter... 219 Supprimer... 220 Précédent... 220 Suivant... 220 Rechercher... 221 Atteindre... 224 Afficher le journal d import... 224 Menu Structure 225 Plan comptable... 230 Opérations possibles sur la liste des comptes généraux... 230 Assistant de création d'un compte général... 234 Boîte de dialogue Créer un compte général si l'assistant n'est pas utilisé... 236 Plan analytique... 250 Opérations possibles sur la liste des sections analytiques... 250 Volet Fiche principale - Section analytique... 252 Volet Budgets - Section analytique... 258 Volet Information libre - Section analytique... 261 Volet Cumuls - Section analytique... 262 Assistant à la génération automatique des sections.. 263 Plan reporting... 269 Opérations possibles sur la liste des comptes reporting... 269 Volet Fiche principale - Compte reporting... 270 Volet Cumuls - Compte reporting... 272 Plan tiers... 274 Opérations possibles sur la liste des comptes tiers... 274 Volet Identification - Compte tiers... 277 Volet Contacts Compte tiers... 280 Volet Complément - Compte tiers... 281 Volet Banques - Compte tiers... 285 4
Comptabilité Volet Solvabilité - Compte tiers...288 Volet Champs libres - Compte tiers...291 Volet Cumuls - Compte tiers...296 Taux de taxes...297 Opérations possibles sur la liste des taux de taxes...297 Fiche d'un taux de taxes...299 Codes journaux...302 Opérations possibles sur la liste des codes journaux...302 Assistant de création d'un code journal...304 Fenêtre Code journal si l'assistant n'est pas utilisé...306 Codes journaux analytiques...310 Opérations possibles sur la liste des codes journaux analytiques...310 Paramétrage d'un journal analytique...311 Banques...312 Opérations possibles sur la liste des banques...312 Volet Identification - Banques...313 Volet Contacts - Banques...314 Volet R.I.B. - Banques...315 Modèles...318 Modèles de saisie...319 Opérations possibles sur la liste des modèles de saisie...320 Modèles de saisie : présentation...321 Modèles de saisie analytique...341 Modèles de grille...346 Opérations possibles sur la liste des modèles de grille...346 Fenêtre de paramétrage des modèles de grille...348 Modèles de règlement...350 Opérations possibles sur la liste des modèles de règlement...350 Fenêtre de paramétrage des modèles de règlement..351 Modèles d'abonnement... 354 Opérations possibles sur la liste des modèles d'abonnement... 354 Fenêtre de paramétrage des modèles d'abonnement... 356 Duplication des modèles... 359 Libellés... 360 Détail d un libellé... 361 Postes budgétaires... 363 Opérations possibles sur la liste des postes budgétaires... 363 Volet Fiche principale - Poste budgétaire... 365 Volet Dotations - Poste budgétaire... 366 Volet Comptes - Poste budgétaire... 367 Duplication des postes budgétaires... 368 Cycles de révision... 369 Principe d utilisation des cycles de révision... 369 Opérations possibles sur la liste des cycles de révision... 370 Volet Fiche principale Cycle de révision... 371 Volet Consignes Cycle de révision... 373 Volet Tableaux - Cycle de révision... 374 Fusion... 377 Procédure de fusion... 378 Particularité de la fusion du plan tiers... 379 Fusion des comptes... 379 Menu Traitement 383 Saisie des écritures... 388 Journaux de saisie... 390 Opérations possibles sur la liste des journaux... 390 Saisie d un journal... 392 Saisie classique d un mouvement... 414 Contrôle de saisie des zones obligatoires... 416 5
Sommaire général Saisie d un mouvement en devise... 417 Saisie d'un mouvement multi-échéances... 420 Ecriture enregistrée sur un journal de trésorerie... 421 Calcul automatique de la TVA ou des taxes parafiscales... 423 Saisie analytique... 426 Saisie d'un registre... 432 Visualisation d une pièce... 437 Saisie d informations libres... 443 Utilisation des modèles de saisie... 444 Interrogation d un compte... 448 Gestion de la TVA sur les encaissements... 448 Transfert d écritures... 453 Impression du brouillard... 454 Clôture des journaux... 456 Assistant de clôture des journaux... 456 Utilisation manuelle de la fonction Clôture des journaux... 459 Effets de la clôture totale des journaux... 462 Les contraintes... 462 Procédure de clôture... 463 Saisie par lot... 465 Ouverture ou création du fichier de saisie par lot... 465 Liste des journaux du lot de saisie... 467 Saisie d un journal - Saisie par lot... 476 Saisie des OD analytiques... 481 Composition de la fenêtre de saisie... 482 Les zones de saisie... 483 Modification / Suppression d'une OD analytique... 485 Interrogation et lettrage... 486 Ecran d'interrogation : présentation... 487 Lettrage / Délettrage automatique des mouvements.. 491 Lettrage / Pointage / Pré-lettrage manuel des mouvements... 494 Ajustement lettrage... 501 Affectation ou Modification d'un registre... 503 Impression d'un extrait de compte... 504 Interrogation tiers... 508 Interrogation analytique... 513 Sélection des mouvements... 514 Liste des mouvements... 515 Affichage de l'écriture d'origine... 516 Impression d'un extrait de compte de la section... 517 Gestion des extraits... 520 Consultation des extraits de compte... 522 Saisie manuelle / modification d un extrait... 524 Liste des écritures rapprochées... 528 Impression de l extrait... 529 Intégration des extraits reçus de la banque par modem... 529 Rapprochement bancaire automatique... 531 Le rapprochement bancaire et la gestion des devises... 531 Présentation de la fenêtre Rapprochement bancaire... 533 Sélection des mouvements... 536 Rapprochement automatique... 538 Rapprochement manuel... 539 Tableau récapitulatif des combinaisons de rapprochement... 541 Annulation d un rapprochement... 543 Effet du rapprochement sur les extraits de compte... 544 Impression du rapprochement... 544 Rapprochement bancaire manuel... 547 Fenêtre du rapprochement bancaire manuel... 547 Sélection des mouvements... 550 Pointage des mouvements... 551 Impression de l'état de rapprochement... 551 Règlement tiers... 553 Sélection des mouvements à traiter... 553 Visualisation des règlements... 557 Association de plusieurs mouvements... 560 6
Comptabilité Règlement partiel d une facture...561 Règlement en devise...562 Impression de la liste des règlements à effectuer...562 Génération des règlements...563 Génération de l'impression sur la messagerie...574 Rappel/relevé...575 Sélection des mouvements à traiter...575 Visualisation des mouvements à relancer...578 Impression des lettres de rappel et des relevés...581 Impression de la proposition de rappel...581 Réévaluation des dettes et des créances en devise...582 Assistant de réévaluation des comptes en devise...583 Révision par cycle...593 Sélection des mouvements...597 Saisie d un registre de révision...598 Saisie des observations du cycle...599 Saisie des observations du regroupement de comptes...600 Saisie des consignes du cycle...600 Saisie d un tableau...603 Passage à un nouveau cycle...604 Recherche d'écritures...606 Sélection simplifiée Recherche d écritures...606 Format de sélection Recherche d écritures...608 Impression du résultat de la recherche...611 Liste des écritures trouvées...612 Ecritures d'abonnement...615 Compaction...618 Fin d'exercice...620 Nouvel exercice...620 Report des budgets...631 Clôture de l exercice...634 Etats de clôture...635 Suppression du premier exercice......636 Menu Etat 639 Généralités sur les impressions... 644 Editions en devise... 644 Statut des écritures... 645 Sélection simplifiée... 645 Plus de critères : les formats de sélection... 646 Export vers les Etats financiers... 652 Statut des écritures... 653 Etats personnalisés... 654 Impression d un état personnalisé... 654 Contenu du menu... 655 Brouillard...... 657 Fenêtre de sélection simplifiée - Brouillard... 657 Format de sélection - Brouillard... 659 Journal...... 663 Journal général...... 665 Grand-livre des comptes... 666 Sélection simplifiée - Grand-livre des comptes... 666 Format de sélection Grand-livre des comptes... 669 Balance des comptes...... 675 Sélection simplifiée Balance des comptes... 675 Format de sélection Balance des comptes... 677 Echéancier... 684 Sélection simplifiée - Echéancier... 684 Format de sélection - Echéancier... 685 Balance âgée... 689 Sélection simplifiée Balance âgée... 689 Format de sélection Balance âgée... 691 Etats tiers... 695 Grand livre des tiers... 696 Sélection simplifiée Grand-livre des tiers... 696 Format de sélection Grand-livre des tiers... 698 7
Sommaire général Balance des tiers... 702 Sélection simplifiée Balance des tiers... 702 Format de sélection Balance des tiers... 703 Statistiques tiers... 707 Sélection simplifiée Statistiques tiers... 707 Format de sélection Statistiques tiers... 708 Déclaration de taxes...... 710 Sélection simplifiée Déclaration de taxes... 711 Format de sélection Déclaration de taxes... 713 Mise à jour des écritures de taxes... 715 Paramétrage de la déclaration de taxes... 717 Saisie des constantes... 722 Calcul de la déclaration de TVA sur les débits... 724 Calcul de la déclaration de TVA sur les encaissements... 725 Rapport d activité... 727 Sélection simplifiée Rapport d activité... 727 Format de sélection Rapport d activité... 728 Paramétrage du rapport d'activité... 729 Bilan/Compte de résultat...... 733 Sélection simplifiée Bilan/compte de résultat... 733 Format de sélection Bilan/compte de résultat... 734 Paramétrage Bilan/compte de résultat... 736 Etats analytiques... 737 Sélection simplifiée Etats analytiques... 737 Format de sélection Etats analytiques... 740 Etats budgétaires... 746 Sélection simplifiée Etats budgétaires... 746 Format de sélection Etats budgétaires... 748 Etats reporting... 751 Grand-livre reporting... 751 Sélection simplifiée Grand-livre reporting... 751 Format de sélection Grand-livre reporting... 752 Balance reporting... 755 Sélection simplifiée Balance reporting... 755 Format de sélection Balance reporting... 756 Etats analytiques reporting... 758 Sélection simplifiée Etats analytiques reporting... 758 Format de sélection Etats analytiques reporting... 759 Bilan/Compte de résultat reporting...... 763 Sélection simplifiée Bilan/compte de résultat reporting... 763 Format de sélection Bilan/compte de résultat reporting... 764 Paramétrage Bilan/compte de résultat reporting... 766 Etats budgétaires reporting... 767 Sélection simplifiée Etats budgétaires reporting... 767 Format de sélection Etats reporting budgétaires... 768 Analyse et contrôles... 772 Comparatif multi-exercices... 773 Sélection simplifiée - Comparatif multi-exercices... 773 Comparatif multi-exercices - Format de sélection... 776 Comparatif multi-exercices Saisie des commentaires... 778 Analyse des journaux... 781 Sélection simplifiée - Analyse des journaux... 781 Format de sélection - Analyse des journaux... 783 Palmarès des comptes... 785 Sélection simplifiée - Palmarès des comptes... 785 Format de sélection - Palmarès des comptes... 787 Tableau de bord personnalisé... 789 Sélection simplifiée - Tableau de bord personnalisé.. 790 Format de sélection - Tableau de bord personnalisé. 792 Paramétrage des états - Tableau de bord personnalisé... 793 8
Comptabilité Contrôles comptables...804 Contrôles comptables - Liste...804 Contrôles comptables Impression...805 Contrôles comptables Paramétrage...806 Contrôles du paramétrage...810 Contrôles effectués...810 Sélection simplifiée - Contrôles du paramétrage...818 Format de sélection - Contrôles du paramétrage...819 Etats des registres......822 Registre-révision......822 Sélection simplifiée - Registre révision...823 Format de sélection - Registre révision...825 Registres-taxe......827 Format de sélection Registres-taxe...828 Etat révision par cycle...830 Sélection simplifiée Etats de révision par cycle...830 Format de sélection Etats de révision par cycle...831 Etat révision par cycle Etat imprimé...834 Contrôle de caisse...835 Sélection simplifiée Contrôle de caisse...835 Format de sélection Contrôle de caisse...836 Etats libres......838 Liste des comptes généraux......838 Sélection simplifiée Liste des comptes généraux...838 Format de sélection Liste des comptes généraux...839 Liste des comptes tiers...841 Sélection simplifiée Liste des comptes tiers...841 Format de sélection Liste des comptes tiers...842 Liste des sections analytiques......844 Sélection simplifiée Liste des sections analytiques...844 Format de sélection Liste des sections analytiques...845 Menu Fenêtre 847 Réorganiser... 850 Actualiser... 851 Barres d outils... 852 Volet Barres d outils - Barres d outils... 852 Volet Raccourcis Barres d outils... 856 Personnaliser la liste... 860 Préférences... 861 Numérotation driver fax... 866 Menu Aide (?) 869 A propos de Comptabilité 100... 872 Annexes 875 Annexe 1 : Fichiers et champs de la mise en page... 881 Annexe 2 : Fichiers d'importation / exportation gamme... 906 Annexe 3 : Format d exportation de la balance... 956 Annexe 4 : Fichiers d'import / Export CIEL... 959 Annexe 5 : Fichiers d'import / Export Sage... 961 Annexe 6 : Critères des formats d'exportation... 966 Annexe 7 : Exportation des états... 998 Annexe 8 : Déclaration de taxes aux modèles CERFA... 1021 Annexe 9 : Paramétrage des contrôles comptables... 1033 Annexe 10 : Les imports/exports paramétrables 1050 9
Sommaire général 10