Cahier des charges Consultation : «Marché à bons de commande pour achat de compteurs visiteurs» Comité régional du tourisme de Bretagne 1 rue Raoul Ponchon 35069 RENNES Cedex France 27/01/2010
SOMMAIRE Mode de consultation choisi... 3 Maîtres d ouvrage et maîtrise d ouvrage déléguée... 3 Objet du marché... 3 Outil souhaité... 3 Prestations générales attendues de la part du maître d oeuvre... 4 Prestations détaillées attendues de la part du maître d oeuvre... 5 Configuration nécessaire... 6 Fiabilité et garanties... 6 Test préalable... 7 Critères de sélection des offres et coefficient... 7 Calendrier : Le rétro-planning du marché est le suivant :... 7 Devis, conditions de paiement et pénalités... 8 Remise des offres... 8 Pour toute précision ou question vous pouvez adresser un mail... 8 Informations complémentaires... 8 Rémunération...8 Confidentialité...8 Pièces produites...9 Annexes... 9 2
MODE DE CONSULTATION CHOISI Procédure adaptée «marché à bons de commande pour un montant allant de 3000 euros HT à 180 000 euros HT» MAITRES D OUVRAGE ET MAITRISE D OUVRAGE DELEGUEE Le Pôle Observatoire du Comité Régional du Tourisme de Bretagne (CRTB) en partenariat avec la Fédération Régionale des Offices de Tourisme et Syndicats d initiative de Bretagne (FROTSI) ont impulsé auprès d un échantillon d Offices de tourisme représentatifs des destinations de Bretagne un projet d installation de systèmes de comptage de visiteurs au niveau des portes d entrée de leurs établissements, afin de pouvoir en dénombrant les visites, estimer la fréquentation des destinations de Bretagne par espaces, ceci après avoir obtenu un accord de principe favorable auprès des structures concernées. (voir cartographie en annexe 1). Le CRT Bretagne pôle Observatoire a la maîtrise d ouvrage déléguée de cette opération par convention établie entre le CRTB et la FROTSI. OBJET DU MARCHE Mesurer des variations journalières (infra-horaires) de fréquentation visiteurs (personnes) dans un échantillon de destinations de Bretagne (urbaines, littorales et rurales) à travers le dénombrement d entrées-personnes dans les OTSI en corrélation avec d autres dispositifs afin de constituer un tableau de bord de la fréquentation et réaliser ainsi des estimations conjoncturelles par types d espaces en Bretagne. Il s agit là d une phase majeure d équipement pour 2010, soit une première vague comprenant au minimum deux structures jusqu à l équipement de 34 structures, qui pourrait être suivie d une seconde vague d équipement plus modeste dès 2011 allant de deux structures à 14 structures à équiper. OUTIL SOUHAITE Il s agit d équiper les points d entrée principaux des structures d accueil touristiques (OTSI) de systèmes de comptage visiteurs. Ces structures ont des caractéristiques propres : nombre d entrées, largeur de porte, type de portes, hauteur de plafond (voir descriptif des points d entrée en annexe 2). La proposition d offres devra utiliser une technologie de comptage ayant les caractéristiques suivantes : - Système fiable : Précision supérieure ou égale à 95% en condition normale d utilisation Distinction du sens de passage (entrées/sorties) Distinction du nombre de personnes lors de passages groupés Robustesse aux parasites éventuels (poussettes, trolley, valises, animaux, battants de porte, ) 3
- Système automatisé : Sauvegarde des données horodatées (indépendance vis à vis du système informatique de la structure) Envoi automatisé des informations sur un serveur central localisé au CRT Bretagne Accès à distance aux informations du serveur par une interface graphique intuitive via internet - Aspect discret, esthétique et cohérent avec la fonction «accueil» de la structure Les capteurs et les différents câbles (réseau, alimentation, ) devront s intégrer parfaitement aux différentes structures pour garantir le bon accueil des visiteurs sans dégradation des lieux ou sans requérir de travaux conséquents, sans apporter de risques en matière de sécurité. - Technologies attendues Toute technologie hormis les systèmes infrarouge. - Système optimisé en termes de coûts intégrés Forfait maintenance, logiciel, serveur, formations, installation, équipement PRESTATIONS GENERALES ATTENDUES DE LA PART DU MAITRE D OEUVRE - Fourniture des systèmes de comptages (capteurs) aux structures partenaires - Fourniture du/des logiciel(s) dédié(s) pour accéder aux données de comptage - Installation et mise en service des capteurs par le fournisseur ou par une société unique prestataire du fournisseur ayant des antennes délocalisées - Formation des maîtres d ouvrage (logiciel) - Formation de l installateur si nécessaire (si intervention d un prestataire différent du fournisseur du compteur) - Assistance téléphonique hotline (samedi, dimanche et jours fériés y compris) - Contrat de maintenance matériel et conditions de garantie des capteurs - Solution de télémaintenance (éventuellement) - Contrat de maintenance du système de remontée des informations Si la totalité de ces prestations ne peut être assurée par un seul maître d œuvre, la procédure de groupement conjoint de maîtres d œuvre permet au prestataire fournisseur du matériel de trouver un prestataire conjoint pour installer l équipement et le relier au réseau local. 4
PRESTATIONS DETAILLEES ATTENDUES DE LA PART DU MAITRE D OEUVRE - Fourniture des systèmes de comptages (capteurs) aux structures partenaires Le prestataire s engage à fournir une technologie de comptage infra-horaire fiable dont la précision est supérieure à 95% en condition normale d utilisation. La technologie devra en outre différencier les sens de passage (entrées/sorties), identifier le nombre de personnes lors de passage en groupe et ne pas prendre en compte les parasites éventuels tels que les mouvements de battant de porte, les poussettes, trolleys, valises ou animaux. Le système de comptage devra également permettre la sauvegarde des données horodatées et l envoi sécurisé de celles-ci via internet vers un serveur central de façon totalement autonome au système informatique de la structure d accueil. Enfin, le système de comptage devra permettre l accès à distance aux informations du serveur de façon sécurisée via un logiciel dédié simple d utilisation et intuitif avec un login et un mot de passe. - Fourniture du/des logiciel(s) dédié(s) pour accéder aux données de comptage Ce logiciel devra permettre d accéder de façon simple et sécurisée par un identifiant et un mot de passe aux données de comptage enregistrées par les capteurs. Il devra également permettre aux utilisateurs de visionner leurs statistiques de fréquentation sous forme de tableaux et de graphiques selon différentes échelles de temps (heures et infra-horaires, jours, mois, années) et de comparer différentes périodes de temps (comparaison du mois d août 2011 avec le mois d août 2010). Enfin le logiciel devra impérativement permettre l exportation des informations sous forme de tableaux de données adaptés aux tableurs usuels (fichiers csv, xls, txt). - Installation et mise en service des capteurs par le fournisseur ou par une société unique fournisseur conjoint du marché ayant des antennes délocalisées L installation et la mise en service des systèmes de comptage devront être prise en compte dans la prestation par le fournisseur ou effectuée par un maître d œuvre conjoint unique de sorte à ce que les capteurs soient configurés pour chaque structure de la même manière sous les recommandations du fournisseur du matériel (définition des lignes de comptage), reliés au secteur (alimentation du système) et connectés au réseau de la structure d accueil (connexion, configuration des routeurs, firewall, ). Enfin, les différents câbles reliés aux capteurs devront s adapter à l infrastructure d accueil (utilisation des faux plafonds, de goulottes pour ne pas altérer l esthétique du lieu, etc ). - Formation des maîtres d ouvrage (logiciel) Les maîtres d ouvrage devront être formés à l utilisation du logiciel par le prestataire : A l issue de cette formation, les maîtres d ouvrage devront être autonomes c est à dire pouvoir accéder seuls facilement aux informations, connaître et maîtriser les différentes fonctions du logiciel et savoir exporter les données. 5
- Formation de l installateur (si intervention d un autre prestataire) Dans la mesure où le fournisseur du matériel n installe pas lui-même ses systèmes de comptage mais fait appel à un prestataire pour l installation, il devra s engager à dispenser une formation à ce dernier de sorte que l installateur soit en mesure de configurer les capteurs (ligne de comptage) et leur environnement (réseau) dans les conditions requises pour un fonctionnement optimisé attendu du matériel. - Assistance téléphonique hotline Le prestataire devra être joignable en cas de mauvais fonctionnement du dispositif de comptage tous les jours de la semaine y compris les jours fériés dans le cadre de sa garantie et de son contrat de maintenance. Il devra être en mesure de diagnostiquer rapidement l origine du problème à distance afin de permettre sa résolution à distance si possible ou sur site dans les meilleurs délais. - Contrat de maintenance matériel et conditions de garantie des capteurs Le prestataire devra proposer une solution de maintenance matériel en cas de panne ou de dysfonctionnement sous 48 heures (jours ouvrés). Ce contrat de maintenance devra permettre le remplacement sur site, sous 72 heures (jours ouvrés) sur la période d avril à septembre et dans la semaine hors cette période hormis les vacances scolaires (considérée comme de la moyenne ou haute saison), des capteurs défectueux encore sous garantie sur site, lorsque les problèmes n arrivent pas à se régler à distance. Le contrat de maintenance devra également comprendre la mise à jour des logiciels. Une solution de télémaintenance pourrait également être envisagée pour limiter au maximum les déplacements sur site. - Contrat de maintenance du système de remontée des informations Le prestataire devra proposer une solution de maintenance du système de remontée des informations limitant les coûts en cas de panne ne dépendant pas de l équipement lui même, dans les mêmes conditions de délais que celles précisées au paragraphe précèdent. CONFIGURATION NECESSAIRE La prestataire devra préciser dans sa réponse le fonctionnement technique détaillé de son système (OTSI et CRT) en présentant ses références sur ce type de matériel : La configuration réseau nécessaire : liaison ADSL, configuration routeur, firewall (règles de filtrage), matériel d interconnexion. Pour l installation des logiciels, préciser la configuration matériel et logiciel nécessaire. FIABILITE ET GARANTIES 6
Le prestataire devra apporter la preuve de la fiabilité du matériel et des comptages (degré de précision, ou marge d incertitude). Il devra également préciser les garanties, la réactivité de la société en cas de panne (contrat de maintenance) et la possibilité de remplacement même du matériel pour perdre le moins longtemps possible de données de comptage. Enfin il devra proposer les dispositifs de sécurité nécessaires à mettre en place (électrique, sauvegarde, ) TEST PREALABLE Les maîtres d ouvrage choisiront le prestataire au regard du respect du cahier des charges et de la solution proposée qui devra être testée. Le résultat du test est un critère de sélection majeur des offres. En effet, compte tenu du volume du marché, les maîtres d ouvrage souhaitent réaliser avant l attribution du marché un test dans un ou plusieurs OTSI de Bretagne du 1 mars au 5 mars à la charge du prestataire potentiel. La fiabilité de l équipement sera jugé en réalisant des séquences de passage avec batonnage sur différents scenarii (passage simple, avec poussette, avec stagnation, passages groupés mono-sens et bi-sens). CRITERES DE SELECTION DES OFFRES ET COEFFICIENT - Références du fournisseur sur ce type de matériel 2 - Modernité de la technologie proposée par rapport au marché 3 - Fiabilité 10 - Automaticité et facilité d accès aux données 6 - Esthétique discrétion du matériel ne nécessitant pas de travaux lourds 2 - Rapidité d intervention 3 - Résultat du test 10 - Simplicité du système 1 - Robustesse du système 3 - Optimisation des coûts 20 CALENDRIER : LE RETRO-PLANNING DU MARCHE EST LE SUIVANT : - Consultation pour mise en concurrence adressée au JO - Date de réception limite des offres le 19 février 2010 à 17 heures 7
- Mise en place du test le 1 er mars au plus tard au 5 mars dans un ou plusieurs OTSI de Bretagne - Bilan du test le 8 mars 2010 - Commission d appel d offres pour attribution du marché - Passage de la commande vers la mi- mars 2010 - Opérationnalité souhaitée de tous les compteurs à partir au printemps 2010 DEVIS, CONDITIONS DE PAIEMENT ET PENALITES Le prestataire devra présenter une proposition détaillée sur le plan technique (descriptif), indiquer ses références en la matière, détailler les prix en fonction des quantités de compteurs visiteurs commandés, préciser les garanties en matière de respect du calendrier, accepter la prise en charge du test et indiquer les modalités de paiement. Des pénalités seront envisagées en cas de non respect des délais concernant l opérationnalité du dispositif indiqué au paragraphe précèdent. Il en est de même si les engagements des délais de maintenance n étaient pas respectés. REMISE DES OFFRES La proposition devra être adressée ou remise au CRT Bretagne le 19 février 2010 à 17 heures à l accueil au plus tard à l adresse suivante 1 rue Raoul Ponchon, 35 069 RENNES CEDEX en deux exemplaires sous format papier. POUR TOUTE PRECISION OU QUESTION VOUS POUVEZ ADRESSER UN MAIL o.r.t.bretagne@tourismebretagne.com en rappelant les références de la consultation. Nous nous engageons à répondre sous 48 heures jours ouvrés. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES REMUNERATION La consultation ne sera pas rémunérée. CONFIDENTIALITE L ensemble des informations contenues dans le présent cahier des charges est à considérer comme confidentielle. La participation à la consultation implique l engagement des sociétés à ne pas en diffuser le contenu auprès de tiers. 8
PIECES PRODUITES Le CRTB se réserve le droit de conserver les pièces produites par les soumissionnaires dans le cadre de la consultation par bons de commande. ANNEXES Annexe 1 : Cartographie des structures concernées Annexe 2 : Descriptif des points d entrée des structures concernées 9
Annexe 1 : Cartographie des structures d accueil à équiper en systèmes de comptage Source : Liste des 34 structures d accueil touristiques de Bretagne à équiper en première vague Cartographie Pôle observatoire CRT Bretagne
Annexe 2 : Descriptif des points d'entrée des structures d'accueil à équiper DEPARTEMENT STRUCTURE TYPE DE PORTE (*) LARGEUR D'OUVERTURE ENTREE 1 ENTREE 2 HAUTEUR DE PLAFOND FAUX PLAFOND DISTANCE PRISE SECTEUR DISTANCE RESEAU 22 OTSI 1 2 110 400-500 Oui 20 100 22 OTSI 2 8 200 220 Non 300 300 22 OTSI 3 2 90 300 Non 450 800 22 OTSI 4 1 90 240 Non 300 100 22 OTSI 5 2 90 260 Oui 420 420 22 OTSI 6 29 OTSI 7 8 190 286 Non 600 800 TYPE DE PORTE LARGEUR D'OUVERTURE HAUTEUR DE PLAFOND FAUX PLAFOND DISTANCE PRISE SECTEUR DISTANCE RESEAU 29 OTSI 8 6 150 240 Non 60 250 6 150 240 Non 60 250 29 OTSI 9???????????? 29 OTSI 10 6 180 330 Oui 100 300 29 OTSI 11 1 72? Non 100-150 100-150 29 OTSI 12 3 115 240? 90 300 29 OTSI 13 6?? Non?? 2?? Non?? 29 OTSI 14 1 91 225 Non 420 420 29 OTSI 15 1 80 270 Non 250? 35 OTSI 16 7 167 280 Non 500 500 35 OTSI 17 6 190 260 Oui 120 120 35 OTSI 18 8 180 295 Oui 80 90 35 OTSI 19 7 80 300 Oui 200 300 3 80 300 Oui 200 300 35 OTSI 20 1 78 400 Non 30 1100 35 OTSI 21 7? 400-500 Non 600-700 1500 56 OTSI 22 8 190 500 Non 800 1000 56 OTSI 23 7 200 300 Oui 300 300 7? 300 Oui 200 200 56 OTSI 24 2 90 250 Oui 50 800 6 135 250 Oui 400 600 56 OTSI 25 56 OTSI 26 6?? Non 250 300 56 OTSI 27 1 80 250 Non 270 910 56 OTSI 28 5 100 205 Non 150 150 56 OTSI 29 1 90 280 Non 60? 1 90 280 Non 225? 56 OTSI 30 8?? Non?? 56 OTSI 31 2 88 300 Oui 100 670 2 100 300 Non 645 645 56 OTSI 32 7 2 x 81 300-500 Non 20 1000 56 OTSI 33 2 95 300 Non 100 500 2 80 300 Non 80 150-200 56 OTSI 34? 230 300 Oui 100 700? 210 300 Oui 100 100 (*) 1 : Porte simple avec battant ouvrant vers l'intérieur 2 : Porte simple avec battant ouvrant vers l'extérieur 3 : Porte simple avec battant ouvrant dans les deux sens 4 : Porte simple automatique (coulissante) 5 : Porte double avec battants ouvrant vers l'intérieur 6 : Porte double avec battants ouvrant vers l'extérieur 7 : Porte double avec battants ouvrant dans les deux sens 8 : Porte double automatique (coulissante)