Terminologie La façon la plus conventionnelle de lancer Access consiste à utiliser le menu Démarrer. Cliquez sur le bouton «Démarrer», sélectionnez «Programmes» puis «Microsoft Access». Paramétrage du lancement d'access Lorsque vous travaillez fréquemment avec la même base de données, vous avez tout intérêt à lui affecter une icône sur le bureau. Un double-clic sur cette icône aura pour effet de lancer Access et d'ouvrir la base de données. Voici comment procéder : 1) Cliquez droit sur un endroit inoccupé du bureau, 2) Sélectionnez "Nouveau" puis "Raccourci", 3) Cliquez sur le bouton «Parcourir» pour rechercher le fichier base de données, 4) Sélectionnez «Tous» dans la liste modifiable «Type», 5) Lorsque le fichier est trouvé, cliquez dessus, appuyez sur le bouton «Ouvrir» puis sur le bouton «Suivant», 6) Définissez le nom du raccourci, puis appuyez sur le bouton «Terminer». Il vous suffit maintenant de double-cliquer sur cette icône. Access est lancé, puis il charge automatiquement la base de données affectée à l'icône. La fenêtre de l'application La fenêtre d Access est composée des éléments suivants : La barre de titre contient le nom de l'application : Microsoft Access. Elle est de couleur bleue lorsqu'access est actif. A l'extrême gauche de la barre de titre, la case du menu système. Un clic sur cette case donne accès à plusieurs commandes pour restaurer, déplacer, redimensionner, réduire, agrandir ou fermer la fenêtre de l'application. Dans la partie droite de la barre de titre se trouvent les cases de réduction, d'agrandissement et de fermeture. Si vous cliquez sur le bouton de réduction, Access se replie dans la barre des tâches. Pour réafficher la fenêtre de l'application, cliquez sur l'icône Microsoft Access dans la barre des tâches. 1
La barre des menus se trouve juste en-dessous de la barre de titre. Elle contient un certain nombre de menus qui s adaptent aux situations rencontrées. Dans le menu Fichier, remarquez en particulier la commande "Nouvelle base de données" pour définir une nouvelle base de données et la commande "Ouvrir" pour accéder à une base de données existante. Le menu d aide donne accès à l'aide en ligne d'access. Nous y reviendrons dans une autre rubrique. La barre d'outils contient plusieurs groupes d'icônes qui facilitent l'accès aux commandes les plus souvent utilisées. Pour connaître la signification d'une icône particulière, pointez-la et attendez quelques instants. Une info-bulle fournit le renseignement recherché. Enfin, la barre d'état est utilisée pour afficher, dans sa partie gauche, des messages d'information, et dans sa partie droite l'état des touches de verrouillage et diverses autres informations. Les bases de données Access La fenêtre "Base de données" donne accès à tous les éléments (aussi appelés objets) qui composent la base de données ouverte. - les tables. Elles contiennent des données organisées sous forme tabulaire. Les colonnes représentent les champs de la table et les lignes représentent les enregistrements de la table, - les requêtes. Elles permettent d'interroger Access dans le but d'extraire des informations de la base de données ou de modifier le contenu des tables. Les enregistrements résultat de l'exécution d'une requête sont affichés dans une feuille de réponse dynamique, - les formulaires. Ils facilitent la saisie des données dans les tables. Leurs avantages sont nombreux. Citons entre autres : - l'amélioration de la présentation des données, - la possibilité d'utiliser divers contrôles tels que boutons de commande, cases à cocher, zones de listes, etc., - l'accès aux champs OLE pour visualiser des données graphiques, sonores, animées, etc. - les états. Ils organisent les données contenues dans les tables ou issues des requêtes en vue de leur impression. Vous pouvez regrouper ces données selon diverses catégories, trier les enregistrements sur les valeurs d'un ou de plusieurs champs, calculer des totaux et des sous-totaux, - les macros. Elles contiennent une ou plusieurs actions et peuvent être activées par un bouton de commande, une commande de menu ou un événement. Comme vous le verrez dans la suite, les macros peuvent être utilisées dans de nombreux domaines. - les modules. Ils contiennent des instructions écrites en V B A. Leur étude dépasse le cadre de cette antisèche. 2
Affichage et positionnement des barres d'outils Access est doté de plusieurs barres d'outils thématiques. Chacune correspond à un mode de fonctionnement de la base de données et est automatiquement affichée ou masquée par Access. Par exemple, si vous ouvrez une base de données existante ou si vous créez une nouvelle base de données, la barre d'outils "Base de données" est automatiquement affichée. Elle facilite les actions les plus courantes, comme par exemple les opérations de couper/copier/coller ou encore la réalisation de formulaires instantanés. Une barre d'outils peut se transformer en une palette flottante par un simple glisserdéposer. Il est alors possible de la déplacer et de la redimensionner. Un double-clic dans la barre de titre de la palette la retransforme en une barre d'outils conventionnelle. Si vous cliquez droit dans une barre d'outils ou une palette flottante, un menu surgissant est affiché. Sélectionnez les barres d outils que vous voulez afficher et désélectionnez celles que vous voulez cacher. Personnalisation d'une barre d'outils Les boutons des barres d'outils d'access ont été sélectionnés avec le plus grand soin, mais vous désirerez peut-être les modifier pour augmenter votre productivité. Cliquez droit sur une barre d'outils et sélectionnez "Personnaliser" dans le menu. La boîte de dialogue "Personnaliser" est affichée. Il est alors possible de supprimer, d'ajouter et de repositionner des boutons dans la barre d'outils. Pour supprimer un bouton, faites-le glisser en dehors de la barre d'outils. Pour ajouter un bouton par défaut, sélectionnez une catégorie dans la zone de liste "Catégories". Choisissez une commande dans la zone de liste «Commandes» en vous aidant du bouton "Description". Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser le bouton vers sa nouvelle position dans la barre d'outils. Pour repositionner un bouton dans la barre d'outils, pointez-le et faites-le glisser à son nouvel emplacement. 3
Il est toujours possible d'annuler les modifications effectuées dans une barre d'outils : cliquez sur la barre d outils que vous souhaitez rétablir sous l onglet «Barres d outils» et appuyez sur le bouton «Rétablir». Modifier l'apparence des barres d'outils Il est possible de modifier l'apparence de tous les boutons d'une barre d'outils, qu'il s'agisse de boutons par défaut ou de boutons personnalisés. Dans le cas d'un bouton par défaut, vous pouvez modifier son image ou lui affecter un court texte. Dans le cas d'un bouton personnalisé, vous pouvez également modifier sa description, telle qu'elle apparaît dans l'info-bulle et dans la barre d'état. Voici comment procéder. Cliquez droit dans une barre d'outils, puis sélectionnez "Personnaliser" dans le menu surgissant. Cliquez droit sur le bouton de la barre d'outils dont vous souhaitez modifier l'apparence. Sélectionnez "Modifier l image du bouton" dans le menu surgissant. Il vous suffit maintenant de choisir une des icônes de la boîte de dialogue. Vous pouvez également utiliser la commande «Editeur de boutons» pour créer vos propres icônes. Placer un objet dans une barre d'outils Pour faciliter l'accès à certaines tables, requêtes, formulaires, états ou macros d'une base de données, vous pouvez leur affecter des boutons dans une barre d'outils. Pour cela, il suffit de pointer l'objet concerné et de le faire glisser vers son emplacement dans la barre d'outils de votre choix. L'info-bulle correspondante est automatiquement créée. S'il s'agit d'une table, un clic sur le bouton provoquera son ouverture en mode "Feuille de données". S'il s'agit d'une requête ou d'une macro, un clic sur le bouton provoquera son exécution. S'il s'agit d'un formulaire, un clic sur le bouton provoquera sont ouverture en mode "Formulaire". Enfin, s'il s'agit d'un état, un clic sur le bouton provoquera son affichage. 4
Créer une nouvelle barre d'outils Pour créer une nouvelle barre d'outils, cliquez droit sur une barre d'outils existante et sélectionnez "Personnaliser". Appuyez sur le bouton «Nouvelle». Choisissez le nom de la nouvelle barre d'outils. Validez, puis appuyez sur le bouton Fermer. Il vous reste maintenant à définir le contenu de la barre d'outils en utilisant les techniques conventionnelles. La commande Qu'est-ce que c'est Pour obtenir de l'aide sur les éléments constitutifs d Access (les commandes de menu, les boutons des barres d'outils, etc.), lancez la commande " Qu'est-ce que c'est" dans le menu d'aide. Vous pouvez également appuyer sur "Maj" et "F1" pour obtenir le même résultat. Le pointeur de la souris change de forme. Vous pouvez maintenant cliquer sur un élément quelconque de la fenêtre d Access pour afficher des informations à son sujet. Si, par exemple, vous cliquez sur une commande de menu, vous obtiendrez des informations sur son utilité. Le Compagnon Office Le "Compagnon Office" est une aide interactive activable par un simple clic souris. Si le Compagnon n'est pas affichée, lancez la commande "Afficher le Compagnon Office" dans le menu d'aide. Pour avoir de l'aide sur un sujet donné, il suffit de taper votre question dans la zone de texte en utilisant le langage courant. Entrez par exemple " Utiliser une macro", puis appuyez sur le bouton "Rechercher" Quelques instants plus tard, le compagnon affiche une ou plusieurs rubriques en rapport avec le sujet. Cliquez sur l'une d'entre elles pour obtenir les informations correspondantes. Fermez la fenêtre de l'aide lorsque vous aurez fini de l'utiliser. Le compagnon reste affiché. Lorsque vous aurez à nouveau besoin d'aide, il vous suffira de cliquer dessus pour afficher la boite de dialogue dans laquelle vous pourrez entrer votre question. 5
Modifier le comportement du Compagnon Pour modifier le comportement du Compagnon Office, pointez-le, cliquez droit et sélectionnez "Options". Une boite de dialogue est affichée. Les divers paramètres se comprennent aisément. Si vous avez un doute, cliquez droit sur un paramètre et sélectionnez " Qu'est-ce que c'est". Vous pouvez ainsi choisir le type d'aide dont vous avez besoin. Par exemple, en cochant la case "Deviner la rubrique appropriée", le Compagnon Office propose automatiquement de l'aide en fonction de vos erreurs et de vos hésitations. Si vous le souhaitez, il est possible de choisir un autre compagnon. Pointez le Compagnon actuel, cliquez droit et sélectionnez "Choisir un compagnon". Appuyez sur le bouton " Suivant" pour faire défiler les différents compagnons disponibles. Appuyez sur le bouton "OK " pour sélectionner le compagnon affiché. Si ce compagnon n'est pas installé, vous serez invité à insérer le CD-ROM d'office 2000. L'installation ne demandera pas plus que quelques secondes. L aide en ligne Très peu d'utilisateurs d'excel savent tirer parti de l'aide en ligne. Cet outil apporte pourtant de nombreuses réponses facilement exploitables. Pour demander de l'aide, appuyez sur la touche de fonction F1, cliquez sur l'icône du Compagnon Office ou lancez la commande Aide sur Microsoft Access dans le menu d'aide. Entrez votre question dans la zone de texte du Compagnon et cliquez sur le bouton Rechercher. Plusieurs rubriques vous sont proposées. Cliquez sur l'une d'entre elles pour afficher le texte correspondant. Dans la fenêtre d'aide, vous pouvez cliquer sur l'icône Afficher pour accéder au sommaire, à l'aide intuitive et à l'index de l'aide. Le sommaire classe les différentes rubriques d'aide dans divers livres thématiques. Cliquez sur le signe plus situé devant un livre pour l'ouvrir puis sur l'une de ses rubrique pour afficher son contenu. L'aide intuitive correspond au niveau d'aide proposé par le Compagnon Office. 6
Enfin, l'index de l'aide contient un ensemble de mots clés classés alphabétiquement. Entrez les premières lettres d'un mot clé pour l'afficher dans la zone de liste puis appuyez sur le bouton Rechercher. Sélectionnez l'une des rubriques proposées dans la deuxième zone de liste pour afficher son contenu dans le volet droit de la fenêtre. Les menus surgissants Le bouton droit de la souris peut être utilisé pour afficher un menu surgissant qui contient un ensemble de commandes appliquables à l'objet sélectionné ou en cours d'utilisation. Voici quelques exemples : * En cliquant droit sur une barre d'outils, vous pouvez choisir les barres d outils que vous voulez afficher ou cacher et accéder à la boîte de dialogue Personnaliser pour modifier l apparence d une barre d'outils de votre choix. * En cliquant droit sur un objet de la fenêtre "Base de données", vous pouvez entre autres renommer, exporter, imprimer et supprimer cet objet. * Enfin, en cliquant droit sur un sélecteur d'enregistrement d'une table ouverte en mode Feuille de données, vous pouvez modifier la hauteur des lignes, couper, copier ou coller la sélection. Vous trouverez sans peine de nombreux autres cas où le bouton droit peut faciliter l'exécution des tâches les plus courantes. Définir une nouvelle base de données Pour créer une nouvelle base de données, la première étape consiste à lancer la commande "Nouvelle base de données" dans le menu Fichier. Choisissez «Base de données» sous l onglet Général et appuyez sur le bouton OK. Entrez le nom de la base de données et appuyez sur le bouton Créer. Une fenêtre intitulée "Base de données" est affichée dans l'espace de travail d'access. Vous devez maintenant définir les tables, requêtes, formulaires états et macros qui composeront la base de données. 7
Si vous souhaitez incorporer des objets existants (tables, requêtes, formulaires, états, macros) dans la nouvelle base de données, deux solutions vous sont offertes : l'importation et l'attache. Importer une table étrangère consiste à convertir les données qui la composent au format Access, alors qu'attacher une table revient à accéder aux données dans leur format natif, en utilisant si nécessaire un filtre de conversion. Toute modification dans l'application source d'une table attachée est donc reportée dans la base de données Access qui l'utilise. Pour importer un objet, cliquez droit dans la fenêtre Base de données et choisissez la commande Importer. Indiquez le nom de la base de données et le nom de l'objet, puis appuyez sur le bouton Importer. Pour attacher une table, lancez la commande «Table» dans le menu «Insertion», sélectionnez «Attacher la table» dans la boîte de dialogue «Nouvelle table» et validez. Indiquez le nom de la base de données et le nom de la table, puis appuyez sur le bouton OK. Remarquez le petit signe placé à gauche des objets attachés. Ouvrir une base de données existante Pour ouvrir une base de données existante, lancez la commande "Ouvrir" dans le menu Fichier. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Contrôle O. Dans la boîte de dialogue "Ouvrir une base de données" apparaissent les documents d extension MDB du dossier de travail. Si nécessaire, vous pouvez choisir un autre lecteur de disque dur, de disquette ou de CD-ROM. Remarquez les icônes situées sur le côté gauche de la boîte de dialogue. Vous les utiliserez pour accéder facilement aux bases de données récemment ouvertes, au dossier «Mes documents», au bureau de Windows, au dossier «Favoris» et au dossier «Web». Sélectionnez le dossier contenant la base de données, cliquez sur le nom du fichier, puis validez. Composition de messages électroniques Il est possible d envoyer un objet Access à un correspondant électronique sans quitter Access. 8
Sélectionnez l objet à envoyer dans la fenêtre «Base de données». Lancez la commande «Envoyer vers destinataire du message en tant que pièce jointe» dans le menu «Fichier». Choisissez le format de codage de l objet puis validez. Une fenêtre de composition de message contenant l objet sélectionné est affichée. Complétez cette fenêtre en entrant l adresse du destinataire et l objet du message puis appuyez sur le bouton Envoyer. Définitions Quelle que soit leur nature, toutes les bases de données reposent sur l'utilisation de tables. Une table peut être comparée à un tableau composé de lignes, de colonnes et de cellules. Les cellules contiennent des valeurs élémentaires appelées champs. Chaque colonne correspond à un champ particulier. Par exemple le numéro ou le nom des clients dans une table clients. Chaque ligne contient un ensemble de données relatives à une même entité. Par exemple les coordonnées d'un client dans une table clients ou encore le détail d'une commande dans une table Commandes. On les appelle enregistrements. Une table est donc constituée de champs et d'enregistrements. Définir la structure d'une table consiste à énumérer les champs et à spécifier leur type (texte, numérique, date, etc.). Pour cela, vous pouvez utiliser le mode Création ou l'assistant Création de table. Inversement, entrer ou modifier des données dans une table consiste à agir sur ses enregistrements. Pour cela, vous pouvez utiliser le mode Feuille de données pour une présentation tabulaire des données ou le mode Formulaire pour une présentation par fiches des données. L'assistant Table La définition d'une nouvelle table par l'intermédiaire de l'assistant "Création de table" est élémentaire. La base de données concernée étant ouverte, cliquez sur l entrée «Tables», puis double-cliquez sur «Créer une table à l aide de l Assistant». 9
Sélectionnez "Affaire" ou "Privé" en fonction du type de table que vous désirez créer. La zone de liste "Tables exemple" vous propose un grand nombre de tables prédéfinies. Choisissez la table qui se rapproche le plus de ce que vous voulez obtenir. Vous pouvez maintenant sélectionner un, plusieurs ou tous les champs qui composent la table exemple à l'aide des boutons "supérieur" et " supérieur supérieur". Si nécessaire, vous pouvez modifier le nom d'un des champs ou même supprimer un champ sélectionné par erreur. Lorsque tous les champs ont été choisis, appuyez sur le bouton Suivant et définissez le titre de la table. Dans une table Access, tous les enregistrements doivent pouvoir être identifiés de façon unique. Pour cela, Access utilise un champ particulier appelé "Clé primaire". Ce champ peut être défini par l'assistant ou par l'utilisateur. Laissez Access définir une clé primaire à votre place. Appuyez sur le bouton Suivant. La prochaine étape consiste à définir les liaisons entre la nouvelle table et les tables existantes. Par défaut, la nouvelle table n'est reliée à aucune table existante. Si nécessaire, un simple clic permet de définir le type de la liaison. Dans cet exemple, nous définissons une relation un à plusieurs entre la table Clients et la nouvelle table. Un nouvel appui sur le bouton Suivant affiche la dernière boîte de dialogue de l'assistant. Trois possibilités vous sont proposées. Vous pouvez afficher la table en mode "Création", en mode "Feuille de données" ou en mode "Formulaire". Si nécessaire, vous pouvez également activer un conseiller pour vous aider à remplir la table. Choisissez une des options et appuyez sur le bouton Terminer. Reportez-vous aux autres rubriques pour avoir des informations sur ces trois modes de fonctionnement. Définition "manuelle" d'une table La définition d'une nouvelle table peut également se faire sans utiliser l'assistant Création de table. Pour cela, vous devez activer le mode "Création" et définir manuellement la structure de la table. Sélectionnez l objet "Tables", puis double-cliquez sur "Créer une table en mode Création". Access affiche une fenêtre dans laquelle vous allez définir le nom, le type, les propriétés et éventuellement la description des champs. A titre d'exemple, nous allons définir un répertoire téléphonique. Le point d'insertion se trouve sous le libellé "Nom du champ". Tapez "Nom" et appuyez sur la touche Tab pour passer à l'information suivante. Le type "Texte" est 10
défini par défaut. En déroulant la liste modifiable, vous avez un aperçu des types de champs manipulés par Access. Dans le cas présent, le type Texte convient. Appuyez à nouveau sur la touche Tab pour passer à l'information suivante. Tapez "Nom du correspondant". Les autres champs de la table sont définis en utilisant la même technique : adresse, code postal, ville et téléphone. Lancez la commande Enregistrer dans le menu Fichier ou appuyez sur Contrôle + S pour enregistrer la table. Donnez le nom "Répertoire" à la table, puis appuyez sur le bouton OK. Access vous informe qu'aucune clé primaire n'a été définie. Appuyez sur le bouton Oui. Un nouveau champ de type Compteur est ajouté à la table. Lors de la définition d'un nouvel enregistrement, ce champ sera automatiquement incrémenté par Access pour éviter tout risque de doublons. Refermez la table en lançant la commande Fermer dans le menu Fichier. En appuyant sur le bouton Ouvrir, vous pouvez maintenant entrer des données dans la table. Format d affichage Dans un champ texte : vous pouvez utiliser le caractère "Supérieur" pour convertir tous les caractères en majuscules et le caractère "Inférieur" pour convertir tous les caractères en minuscules. Si vous entrez deux formats séparés par un point-virgule, le premier concernera les champs non vides et le second les champs vides. Par exemple, la chaîne "supérieur point virgule entre guillemets non défini" convertira les caractères entrés en majuscules et affichera le texte "non défini" si le champ n'est pas rempli. Dans un champ compteur : vous pouvez entrer des caractères fixes entre guillemets et des caractères de formatage : 0 pour afficher un chiffre ou le caractère zéro, # pour afficher un chiffre ou un espace. Par exemple, la chaîne entre guillemets Numéro espace 000 produit l'effet suivant. Dans un champ numérique : choisissez la plage de valeurs autorisées pour le champ dans la propriété "Taille du champ" et sélectionnez un des formats prédéfinis dans la liste modifiable de la propriété Format. Vous pouvez également utiliser des caractères de formatage tels que virgule, 0, dièse, F, %, E- ou E+. Consultez l'aide en ligne d'access pour avoir plus de détails. Tout comme pour les champs textes, les champs numériques peuvent utiliser une chaîne de formatage à plusieurs sections séparées par des points virgules. La première section s'applique aux nombres positifs, la seconde aux nombres négatifs, la troisième aux nombres nuls et la quatrième aux champs vides. Par exemple, si vous entrez la chaîne 0" 11
cm";"interdit";"interdit";"vide" dans la propriété Format d'un champ numérique, la valeur affichée dépendra de l'existence et du signe de la valeur entrée. Dans un champ "Date/Heure", "Monétaire" et "Oui/Non", le plus simple consiste à utiliser les valeurs prédéfinies dans la liste modifiable "Format". Masque de saisie Pour définir un masque de saisie, le plus simple consiste à faire appel à l'assistant "Masque de saisie". Cliquez dans la propriété "Masque de saisie" pour faire apparaître le bouton de l'assistant, puis appuyez sur ce bouton. Sélectionner un des masques proposés. L'effet du masque peut être testé dans la zone de texte "Essayer". Lorsque le masque choisi correspond à vos attentes, appuyez sur le bouton "Suivant". Les caractères de formatage sont affichés dans la zone de texte "Masque de saisie". Si nécessaire, vous pouvez les modifier. Choisissez le caractère qui matérialisera les données à saisir. Faites vos essais dans la zone de texte "Essayer", puis appuyez sur le bouton Terminer. La chaîne de formatage est automatiquement inscrite dans la propriété "Masque de saisie". Si vous le désirez, vous pouvez également entrer une chaîne de formatage sans passer par l'assistant. Entrez par exemple la valeur suivante pour saisir une chaîne de huit caractères, le premier caractère affiché en majuscule et les caractères suivants en minuscules. Le caractère situé après le second point virgule est utilisé pour matérialiser les données à saisir. Valeur par défaut "Monsieur" Lorsqu'un champ contient souvent la même valeur, il est possible de définir une valeur par défaut pour faciliter la saisie. Cliquez dans la propriété "Valeur par défaut" et entrez une valeur de votre choix, compatible avec le type du champ. Si ce champ est modifié par l'utilisateur, la valeur par défaut sera automatiquement remplacée. 12
Valide si La propriété "Valide si" permet de définir une expression de validation pour le champ. Le plus simple consiste à utiliser le générateur d'expressions. Cliquez sur la propriété "Valide si", puis sur le bouton permettant d'activer le générateur. Utilisez les boutons et entrées du générateur pour définir l'expression. Appuyez sur le bouton OK pour copier l'expression dans la propriété. Dans cet exemple, le champ numérique ne sera considéré valide que si la valeur entrée est comprise entre 10 et 100. Si le champ n'est pas valide, une boîte de message contenant le texte spécifié dans la propriété "Message si erreur" est affichée. Comme vous le voyez, une valeur comprise entre 10 et 100 est acceptée. Par contre, une valeur inférieure à 10 ou supérieure à 100 est refusée et produit l'affichage d'une boîte de message contenant le texte de la propriété "Message si erreur". Définir des relations entre les tables Access est un gestionnaire de bases de données relationnel. A ce titre, il est capable de relier plusieurs tables et/ou requêtes en utilisant des champs communs. Les champs reliés doivent être de même type, mais leur nom peut être différent. Dans une des tables, le champ doit être une clé primaire. Pour définir ou modifier les relations entre les tables d'une base de données, appuyez sur le bouton Relations dans la barre d'outils. En maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur les tables Commandes et Clients. Appuyez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Fermer. Nous allons relier les deux tables par l'intermédiaire du champ "Code client" qui est la clé primaire de la table Clients. Pointez le champ "Code client" de la table Clients et faites-le glisser sur le champ "Code client" de la table Commandes. La boîte de dialogue «Modification des relations» est affichée. Si vous n'avez pas choisi les bons champs dans l'une ou l'autre des deux tables, il est toujours temps de les modifier dans cette boîte de dialogue. Cliquez sur la case "Appliquer l'intégrité référentielle". Grâce à cette option, Access empêchera la création d'une commande pour un client inexistant, et la suppression d'un client qui a déjà passé une ou plusieurs commandes. Choisissez ensuite le type de relation entre les deux tables. 13
Les cases à cocher "Mettre à jour en cascade" et "Effacer en cascade" permettent de transgresser les règles de l'intégrité référentielle. Si vous cochez "Mettre à jour en cascade", toute modification du champ utilisé pour la liaison dans la première table est automatiquement répercutée dans la seconde table. Si vous cochez la case "Effacer en cascade", la suppression d'un enregistrement de la première table entraînera, après confirmation, la suppression de tous les enregistrements qui lui sont liés dans la seconde table. Appuyez sur le bouton «Créer». Les deux tables sont maintenant reliées par une ligne de jointure. Les repères "1" et "infini" identifient le type de la liaison. Si nécessaire, vous pouvez modifier le paramétrage de la liaison en double-cliquant sur la ligne de jointure. Enfin, vous pouvez supprimer la liaison en cliquant sur la ligne de jointure, puis en appuyant sur la touche Suppr du clavier. La suppression s'effectue après confirmation. Définir une clé primaire Chacun des enregistrements d'une table doit pouvoir être identifié de manière unique. Pour cela, Access fait appel à des champs particuliers appelés "clés primaires". Une clé primaire doit respecter deux règles : Premièrement, elle doit toujours être renseignée. Deuxièmement, deux enregistrements ne peuvent contenir la même clé primaire. Une clé primaire peut être constituée par un ou plusieurs champs. Dans le premier cas, on parle de clé primaire colonne, et dans le second de clé primaire multicolonne. Par exemple, dans une table contenant le nom et les coordonnées de plusieurs personnes, vous pouvez choisir le champ "Nom" comme clé primaire, à condition que la table ne contienne jamais deux enregistrements ayant le même nom. Pour cela, sélectionnez le champ Nom et cliquez sur l'icône "Clé primaire". Une petite clé apparaît dans le sélecteur de champ. Elle indique que le champ Nom est une clé primaire. Si la base de données peut contenir deux enregistrements ayant le même champ nom, vous devez créer une clé primaire multicolonne. Dans cet exemple, nous allons utiliser les champs Nom et Prénom. Il est en effet assez peu probable que deux enregistrements aient la même valeur pour le champ Nom et pour le champ Prénom. Cliquez dans le sélecteur du champ Nom. Maintenez la touche Contrôle enfoncée et cliquez sur le sélecteur du champ Prénom. Les champs Nom et Prénom étant sélectionnés, cliquez sur l'icône "Clé primaire". Une petite clé apparaît dans le sélecteur des champs Nom et Prénom. Ces deux champs seront désormais utilisés comme clé primaire. 14
Si aucun champ ou groupe de champs ne peut être utilisé pour caractériser les enregistrements de manière unique, vous pouvez cependant créer une clé primaire en utilisant un champ compteur. Définissez le nom du champ compteur et sélectionnez le type Compteur. Ce type de champ non modifiable est incrémenté de façon transparente par Access, ce qui garantit que deux enregistrements auront toujours un champ compteur différent. Modifier l'aspect d'une table Plusieurs modifications peuvent être apportées au mode Feuille de données pour améliorer la lisibilité des tables. Voici quelques exemples de ces modifications. * La largeur de chaque colonne peut être ajustée. Placez le pointeur de la souris sur la ligne contenant les noms des champs, au niveau du trait séparateur du champ à redimensionner. Tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, déplacez la souris jusqu'à obtenir la dimension désirée. Vous pouvez également double-cliquer sur le trait séparateur pour obtenir un ajustement automatique. * La hauteur des lignes peut être ajustée en utilisant la même technique. Mais attention, le redimensionnement concerne toutes les lignes de la table. * En mode "Feuille de données", les champs apparaissent selon l'ordre dans lequel ils ont été définis pendant la création de la table. Il est cependant possible de les déplacer pour faciliter la lecture des données. Pour sélectionner le champ à déplacer, cliquez sur son sélecteur de colonne. Il suffit maintenant de le faire glisser vers sa nouvelle position en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. * Même après redimensionnement, certaines tables comportent trop de champs pour qu'ils soient tous affichables simultanément. Pour faciliter la lecture des données lors de déplacements horizontaux, il est parfois utile de figer certains champs. Sélectionnez les champs à figer en cliquant sur leur sélecteur de colonne et lancez la commande "Figer les colonnes" dans le menu «Format». Pour revenir à un affichage normal, lancez la commande "Libérer toutes les colonnes" dans le menu «Format». * Pendant la visualisation d'une table en mode Feuille de données, il est possible de masquer les champs qui n'ont pas une utilité immédiate. Lancez la commande "Afficher les colonnes" dans le menu "Format". Sélectionnez un à un les champs à masquer, puis appuyez sur le bouton Fermer. 15
Déplacements dans une table Lorsqu'une table est visualisée en mode Feuille de données, vous pouvez très facilement déplacer le point d'insertion en utilisant le panneau de contrôle situé dans la partie inférieure gauche de la fenêtre : enregistrement précédent, enregistrement suivant, premier enregistrement, dernier enregistrement. Vous pouvez également cliquer dans la zone de texte en entrer le numéro de l'enregistrement à atteindre. Enfin, plusieurs raccourcis-claviers très pratiques doivent absolument être connus : Tab pour atteindre le champ suivant Maj + Tab pour atteindre l'enregistrement précédent Haut pour atteindre le même champ de l'enregistrement suivant Bas pour atteindre le même champ de l'enregistrement précédent Origine pour atteindre le premier champ dans l'enregistrement courant Fin pour atteindre le dernier champ dans l'enregistrement courant Contrôle + Haut pour atteindre le champ courant dans le premier enregistrement Contrôle + Bas pour atteindre le champ courant dans le dernier enregistrement Contrôle + Origine pour atteindre le premier champ dans le premier enregistrement Contrôle + Fin pour atteindre le dernier champ dans le dernier enregistrement Rechercher une chaîne La commande "Rechercher" dans le menu "Edition" permet de déplacer le point d'insertion vers un enregistrement contenant une chaîne particulière. Vous pouvez également cliquer sur l'icône "Rechercher" dans la barre d'outils ou utiliser le raccourci-clavier Contrôle + F pour afficher la boîte de dialogue de recherche. 16
Entrez un texte dans la zone "Rechercher". Si nécessaire, vous pouvez utiliser des caractères génériques. Par exemple, un astérisque pour remplacer un nombre quelconque de caractères ou encore un dièse pour remplacer un chiffre quelconque. Indiquez le sens de la recherche. Sélectionnez le nom du champ en cours pour que la recherche ne concerne que le champ dans lequel se trouve le point d'insertion. Sélectionnez "Table" pour que la rechercher se fasse sur tous les champs de la table. Dans la liste modifiable "Où" : Choisissez "N'importe où dans le champ" pour effectuer une recherche globale (au début, à l'intérieur ou à la fin des champs), Choisissez "Champ entier" pour que seuls les champs contenant la chaîne complète soient sélectionnés, Choisissez "Début de champ" pour que la chaîne soit recherchée au début des champs. Rechercher et remplacer La commande "Remplacer" dans le menu "Edition" ou le raccourci Contrôle + H permet de remplacer une ou plusieurs occurrences du texte de la zone "Rechercher" par le texte de la zone "Remplacer par". Le paramétrage de la boîte de dialogue Remplacer est similaire à celui de la boîte de dialogue Rechercher. Entrez la chaîne à rechercher dans la zone de texte "Rechercher", en utilisant si nécessaire un ou plusieurs caractères génériques. Entrez le texte de remplacement dans la zone "Remplacer par". Choisissez le nom du champ en cours ou "Table" selon l'étendue de la recherche. Cochez si nécessaire la case "Respecter la casse" pour différentier les majuscules des minuscules dans la chaîne recherchée. Choisissez "Champ entier" si la recherche doit porter sur la totalité et non sur une partie du ou des champs examinés. Appuyez sur le bouton "Suivant" pour trouver la prochaine occurrence du texte recherché. Ce texte peut être remplacé par un appui sur le bouton "Remplacer". Vous pouvez également remplacer toutes les occurrences du texte en une seule opération en appuyant sur le bouton "Remplacer tout". 17
Mise en forme des caractères La police utilisée par défaut en mode Feuille de données est "Arial Standard 10 points". Vous pouvez choisir une autre police. Lancez la commande Options dans le menu Outils. Sélectionnez l onglet Feuille de données et choisissez une police dans la zone «Police par défaut». Cette police est appliquée à tous les champs et noms de champs de la feuille de données. La hauteur des lignes est automatiquement ajustée en conséquence. Tri rapide d'une table En mode "Feuille de données", les enregistrements sont classés par défaut selon l'ordre alphabétique du premier champ. Pour modifier l'ordre d'apparition des enregistrements, sélectionnez le ou les champs à trier en cliquant sur les en-têtes correspondantes. Cliquez ensuite sur l'icône "Ordre croissant" ou "Ordre décroissant" selon l'effet recherché. Tri évolué Dans la rubrique "Tri rapide d'une table", vous avez appris à trier les enregistrements d'une table selon un ou plusieurs champs. En utilisant la commande "Filtre filtre/tri avancé" dans le menu "Enregistrements", vous pouvez aller beaucoup plus loin : les enregistrements peuvent être triés par ordre croissant sur un ou plusieurs champs et par ordre décroissant sur un ou plusieurs autres champs. Par exemple, nous allons réorganiser les enregistrements de la table Clients de telle sorte que les valeurs du champ Fonction soient classées par ordre croissant et les valeurs du champ Pays soient classées par ordre décroissant. Pour cela, nous faisons glisser les champs Fonction et Pays de la partie supérieure de la fenêtre vers la grille de la partie inférieure. Il suffit ensuite de sélectionner "Croissant" sous le champ "Fonction" et "Décroissant" sous le champ "Pays". Si vous désirez enregistrer le filtre pour un usage futur, lancez la commande "Enregistrer comme requête" dans le menu "Fichier". Par la suite, vous utiliserez le filtre en tant que requête. 18
Lancez la commande "Filtre / Appliquer le Filtre/tri" dans le menu "Filtre". Les enregistrements sont réorganisés. Vous pouvez remarquer que les valeurs du champ Fonction sont classées dans l'ordre alphabétique et les valeurs du champ Pays dans l'ordre alphabétique inverse. Pour annuler l'ordre de tri qui vient d'être défini, lancez la commande "Afficher tous les enregistrements" dans le menu "Enregistrements". Filtrer les enregistrements Un filtre est comparable à une requête. Il permet de limiter l'affichage d'une table aux seuls enregistrements qui répondent aux critères. Les critères utilisables sont multiples. Ils sont décrits en détail dans la partie consacrée aux requêtes. A titre d'exemple, nous allons indiquer comment limiter l'affichage aux enregistrements dont le champ Ville vaut "London" ou "Madrid". Lancez la commande "Filtre / Filtre tri avancé " dans le menu "Enregistrements". Le champ "Ville" est déplacé de la partie supérieure dans la partie inférieure de la fenêtre. Il suffit maintenant d'inscrire "entre guillemets London ou entre guillemets Madrid" dans la case "Critère" du champ "Ville". Exécutez le filtre avec la commande "Appliquer le filtre/tri" dans le menu "Filtre". Seuls les enregistrements dont le champ Ville vaut "London" ou "Madrid" sont affichés. Définitions Quel serait l'intérêt d'une base de données sans un outil d'interrogation souple et puissant? Dans Access, cet outil s'appelle QBE (pour Query By Example). Comme vous le verrez dans les autres rubriques, il est particulièrement puissant et simple à utiliser : pour obtenir le résultat, il suffit de donner un exemple de ce que l'on recherche. La saisie des critères peut se faire à l'intérieur d'un générateur d'expressions qui décrit la syntaxe des nombreuses fonctions intégrées dans Access. L'exécution d'une requête produit une feuille de données dynamique. Toute modification apportée dans cette feuille de données est automatiquement reportée dans la table dont elle est issue. 19
Pour définir une nouvelle requête, vous devez : 1) Sélectionner les tables et requêtes qui participent à la nouvelle requête, 2) Sélectionner les champs qui doivent figurer dans la feuille de réponse dynamique et/ou sur lesquels un critère doit être appliqué, 3) Définir un ou plusieurs critères dans les cases de la ligne "Critères", 4) Eventuellement, définir un ordre de tri pour un ou plusieurs champs. Les différentes requêtes d'access Les requêtes peuvent être classées dans plusieurs groupes : a) Les requêtes "Sélection". A l'aide d'un ou de plusieurs critères, elles extraient les données d'une ou de plusieurs tables et/ou requêtes et les placent dans une feuille de réponse dynamique. Les données résultantes peuvent être examinées et, si nécessaire, modifiées. Toute modification est automatiquement reportée dans la table d'origine. b) Les requêtes "Action". Elles ajoutent, suppriment ou mettent à jour des données dans une table existante ou définissent de nouvelles tables. Ces requêtes doivent être manipulées en toute connaissance de cause, car une mauvaise utilisation peut amener la destruction de données importantes. c) Les requêtes "paramétrées". Lorsqu'elles sont exécutées, ces requêtes demandent un ou plusieurs paramètres à l'utilisateur. Une seule requête paramétrée peut ainsi remplacer plusieurs requêtes sélection. Définir une requête sélection Pour définir une nouvelle requête, sélectionnez l objet "Requête" puis double-cliquez sur «Créer une requête en mode Création». Dans la boîte de dialogue "Ajouter une table", choisissez les tables et/ou les requêtes qui seront utilisées dans la requête. Par exemple, les tables "Clients" et "Commandes". Si ces deux tables sont liées, la nature de la liaison apparaît dans la partie supérieure de la feuille d'interrogation. Appuyez sur le bouton "Fermer". 20
Pour sélectionner un champ, double-cliquez sur son nom. Seuls les champs sélectionnés apparaîtront dans la feuille de réponse dynamique. Notez à ce sujet que l'astérisque permet d'inclure tous les champs de la table en une seule opération. Nous allons sélectionner les champs "Code client" et "Société" dans la table "Clients", et le champ "Numéro commande" dans la table "Commandes". Cliquez sur le bouton "Feuille de données" pour exécuter la requête et visualiser la feuille de réponse dynamique. Comme on pouvait s'y attendre, les tables "Clients" et "Commandes" étant reliées par une relation "1 à plusieurs", le résultat de la requête montre que plusieurs commandes ont été passées par chacun des clients. Toute modification effectuée dans cette feuille de réponse sera automatiquement reportée dans les tables sources "Clients" et "Commandes". Pour enregistrer la requête, lancez la commande "Enregistrer " dans le menu "Fichier". Le nom de la nouvelle requête apparaît dans la fenêtre Base de données. Pour afficher la feuille de réponse qui lui est associée, il suffit de double-cliquer dessus. Modifier le nom des champs Les champs d'une feuille de réponse ont par défaut le même nom que ceux des tables ou requêtes d'où ils proviennent. Comme nous allons le voir, il est cependant très simple de les modifier. Définissons une nouvelle requête basée sur la table "Clients". Nous y incluons les champs "Code client" et "Contact". Pour changer le nom du champ "Contact" en "Nom du contact", il suffit de modifier la propriété "Légende" de ce champ. Cliquez droit sur le nom du champ et sélectionnez "Propriétés " dans le menu surgissant. Modifiez la propriété "Légende" comme suit. Fermez la fenêtre des propriétés, puis affichez le résultat de la requête en cliquant sur le bouton "Feuille de données". Le champ "Contact" a bien été renommé. Modifier l'ordre de tri Les champs d'une feuille dynamique ne sont pas classés par défaut. Dans certains cas, il peut être intéressant de modifier l'ordre d'apparition d'un ou de plusieurs 21
champs. Pour cela, vous devez utiliser la ligne "Tri" de la feuille d'interrogation. Dans cet exemple, nous allons utiliser le champ "Code client" de la table "Clients" et les champs "N commande" et "Port" de la table "Command es". Lorsqu'aucun critère de tri n'est utilisé, les données sont assez illisibles. Par contre, en effectuant un tri croissant sur le champ "Code client" et un tri décroissant sur le champ "Port", les choses s'améliorent sensiblement. Critères de sélection simples L'intérêt majeur des requêtes sélection réside dans la possibilité d'utiliser un ou plusieurs critères de sélection. En interrogeant une table de commandes, il est par exemple possible de connaître tous les clients qui ont passé des commandes d'un montant supérieur à 5 000 francs dans les trois derniers mois. Pour définir un critère de sélection, vous devez placer une expression sur la ligne "Critères", sous le nom du champ concerné par le critère. Nous allons par exemple extraire tous les enregistrements de la table Clients dont le champ "Ville" vaut "London". Pour cela, nous créons une nouvelle requête basée sur la table "Clients", puis nous sélectionnons les champs "Société" et "Ville". Pour sélectionner les enregistrements dont le champ "Ville" vaut "London", il suffit d'inscrire "London" dans la zone "Critères" du champ "Ville". Un clic sur le bouton "Feuille de données" affiche bien les seules sociétés domiciliées à Londres. En retournant au mode "Création", vous pouvez remarquer que des guillemets ont été placés de part et d'autre du critère. Access a effectué cette conversion de façon transparente. D'une manière plus générale, toute chaîne entrée dans la ligne "Critère" est préalablement mise en forme puis exécutée lors de l'exécution de la requête. Masquage des champs Il est parfois nécessaire d'utiliser un champ (pour effectuer un tri ou pour définir un critère de sélection) sans qu'il doive figurer dans la feuille de réponse. Lorsque vous vous trouvez dans une telle situation, vous devez décocher la case "Afficher" du champ en question dans la grille d'interrogation. 22
Prenons un exemple. Supposons que nous désirions connaître le nom et l'adresse de tous les clients allemands. Nous créons une nouvelle requête basée sur la table "Clients". Nous incluons les champs Société, Adresse, Code postal, Ville et Pays. Dans la zone "Critères" du champ Pays, nous inscrivons "Allemagne". En cliquant sur le bouton Feuille de données, nous obtenons bien les clients allemands, mais le champ Pays est visuellement inutile. Retournons au mode Création. Pour supprimer l'affichage du champ "Pays", il suffit de décocher la case "Afficher". Utiliser des jokers dans un critère Dans un critère portant sur un champ texte, vous pouvez utiliser les caractères génériques "point d'interrogation" et "astérisque" pour remplacer respectivement un caractère et un nombre quelconque de caractères. Nous allons par exemple rechercher le nom des sociétés dont le code client commence par la lettre G. Pour cela, nous définissons une nouvelle requête basée sur la table "Clients". Nous incluons les champs "Code client" et "Société" dans cette requête, puis nous définissons le critère "G astérisque" sous le champ "Code client". Un clic sur le bouton "Feuille de données" affiche le résultat attendu. Le générateur d'expressions Le générateur d'expressions facilite la définition d'expressions combinant opérateurs, constantes, fonctions et noms de champs. Il réduit les risques d'erreurs de saisie en préaffichant le modèle des fonctions ou le nom complet des champs. Comme nous allons le voir, quelques clics souris suffisent pour définir les expressions les plus complexes. Pour lancer le générateur d'expressions, placez le point d'insertion dans la ligne "Critères", sous le champ concerné, cliquez droit et sélectionnez "Créer" dans le menu surgissant. La première zone de liste donne accès à tous les objets (tables, fonctions, constantes, opérateurs, etc.) qui peuvent être placés dans une expression. Par exemple, si vous désirez utiliser le champ "Destinataire" de la table "Commande" dans l'expression, double-cliquez sur l'entrée "Tables", puis sur l'entrée 23
"Commandes". Il suffit maintenant de double-cliquer sur le nom du champ dans la seconde zone de liste pour qu'il s'ajoute à l'expression. Nous allons prendre un exemple concret. Supposons que vous désiriez connaître le numéro des commandes dont le champ Port a une valeur comprise entre 500 et 1000. Placez les champs "N commande" et "Port" dan s la feuille d'interrogation. Cliquez dans la case "Critères" sous le champ "Port", puis activez le générateur d'expressions. Sélectionnez "Opérateurs", "Comparaison" et double-cliquez sur "Entre". La forme de l'expression apparaît dans la zone de saisie. Il suffit maintenant de remplacer les deux "Expr" par les valeurs 500 et 1000. Appuyez sur le bouton OK. L'expression est collée. Pour visualiser le résultat, cliquez sur le bouton "Feuille de données". Les opérateurs Et et Ou Il est parfois nécessaire de définir plusieurs critères pour un même champ. En fonction du résultat recherché, vous utiliserez un opérateur "ET" ou un opérateur "OU" entre les critères. Supposons que vous désiriez connaître le nom des sociétés dont le code client commence par la lettre G ou par la lettre E. Définissez une requête sur la table Clients. Incluez les champs "Code client" et "Société" dans cette requête. Spécifiez le premier critère dans la ligne "Critères" et le second dans la ligne "Ou". Affichez la feuille de données. Seules les sociétés dont le code client commence par la lettre G ou la lettre E sont listées. Supposons maintenant que vous désiriez avoir des renseignements sur les commandes dont les frais de port sont compris entre 1000 et 1200 francs. Définissez une nouvelle requête basée sur la table Commandes. Copiez tous les champs de la table dans la grille d'interrogation en double-cliquant sur l'astérisque. Ajoutez le champ "Port" et décochez la case "Afficher" pour ne pas l'afficher deux fois. Entrez le critère de sélection en utilisant un opérateur "Et". Un clic sur le bouton "Feuille de données". Seuls les enregistrements demandés sont listés. 24
Définir des champs calculés Comme nous allons le voir, il est très simple de définir des champs calculés dans une requête. Nous allons travailler avec trois tables : Clients, Commandes et Produits. La table Clients contient les coordonnées des clients. La table Commandes contient les diverses commandes passées par chaque client. Enfin, la table Produits contient le prix unitaire de chaque produit. Ces trois tables sont reliées par des relations de type "1 à plusieurs". Pour calculer le prix total de chaque commande, il faut multiplier le prix unitaire des articles par la quantité commandée. Définissons une nouvelle requête basée sur les trois tables Clients, Commandes et Produits. Incluons les champs "Code clients" de la table "Clients", "N commande", "Code produit" et "Quantité" de la table Commandes et enfin "Prix unitaire HT" de la table "Produits". Pour calculer le prix total hors taxes, nous allons utiliser le générateur d'expressions. Cliquez droit dans la première colonne libre de la ligne Champ et choisissez «Créer» dans le menu surgissant. Sélectionnez "Tables", "Commandes" et "Quantités". Entrez le signe "multiplié par" au clavier, puis sélectionnez "Tables", "Produits" et "Prix unitaire HT". La formule est prête à être copiée dans la grille d'interrogation. Appuyez sur le bouton OK. Pour terminer, nous allons modifier le nom du nouveau champ. Cliquez droit et choisissez "Propriétés". Entrez "Prix total HT" dans la zone de texte "Légende", puis refermez la fenêtre des propriétés. Un clic sur le bouton "Feuille de données" affiche bien le résultat attendu. Calculer le nombre d enregistrements Il est souvent nécessaire de calculer le nombre d'enregistrements qui vérifient un critère. Pour cela, il suffit d'utiliser la fonction "Compte" d'access. Par exemple, supposons que vous vouliez connaître le nombre de commandes passées par chacun des clients. Définissez une nouvelle requête basée sur la table "Commandes". Insérez le champ "Code client" dans la feuille d'interrogation. Appuyez sur le bouton "Opérations" dans la barre d'outils. Une ligne "Opération" est ajoutée dans la feuille d'interrogation. Si nécessaire, sélectionnez "Regroupement" dans cette ligne. Insérez un champ quelconque, toujours renseigné. Par exemple "Port". Dans la ligne "Opération" de ce champ, sélectionnez "Compte". Un clic sur le bouton "Feuille de données" affiche le résultat de la requête. Il ne reste plus qu'à renommer le champ "Compte De Port" en "Nombre de commandes". Le résultat est maintenant satisfaisant. 25