Livres comptables Délai de conservation : 10 ans pour les commerçants et sociétés commerciales, 6 ans pour les artisans et professions libérales. Registre Définition Entreprises concernées Le livre-journal Le grand livre Le livre d'inventaire Il enregistre, de manière chronologique tous mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour. Tout enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificative correspondante. Il peut être coté et paraphé (greffe du tribunal de commerce). Il reprend et ventile selon le plan comptable les écritures du livre-journal. Il classe donc par nature de compte les informations saisies dans l'ordre chronologique par le livrejournal. Il constitue le relevé de tous les éléments d'actif et de passif au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire (immobilisations, créances, dettes, stocks). Il peut être coté et paraphé (greffe du tribunal de commerce). A noter : les livre-journal et livre d'inventaire peuvent être des documents informatiques écrits. Dans ce cas, ces derniers doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement. Obligatoire pour : - les commerçants au réel, - les sociétés commerciales (EURL, SARL,etc.), - les artisans assujettis à la TVA. Facultatif pour les professions libérales soumises au régime de la déclaration contrôlée qui peuvent, soit tenir un livre-journal (non coté et paraphé), soit un journal des recettes et un journal des dépenses. Conseillé pour les autres. commerciales ou artisanales soumises aux régimes fiscaux du réel simplifié ou du réel normal. commerciales soumises au régime fiscal du réel simplifié ou du réel normal. Précision : les artisans ne sont pas obligés de tenir un livre d'inventaire, mais, s'ils sont soumis au régime du réel, ils doivent faire un inventaire.
Registre Définition Entreprises concernées Les livres auxiliaires Le livre des recettes achats immobilisations et des amortissements Le livre-journal et le grand livre peuvent être détaillés en autant de livres auxiliaires exigés par l'activité : livre de caisse, des achats, de vente, de banque, de chèques postaux, des effets à recevoir, des effets à payer,etc. Il enregistre de manière chronologique le montant et l'origine des recettes perçues en distinguant les règlements en espèces des autres règlements, et en indiquant les références des pièces justificatives. Il récapitule par année le détail des achats (appuyé des factures et autres pièces justificatives) en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Il comporte : - la date d'acquisition ou de création et le prix de revient des éléments d'actif affectés à l'exercice de la profession, - le montant des amortissements effectués sur ces éléments, - le prix et la date de cession de ces éléments (aucun formalisme exigé). Facultatif pour toutes les entreprises (selon les besoins de leur activité). relevant du régime fiscal de la micro-entreprise. soumises au régime fiscal micro- BIC, pour les activités consistant à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir le logement. Obligatoire pour les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée.
Registres du droit du travail Les registres du droit du travail doivent être tenus par ordre de dates, "sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles". Ils peuvent être tenus sur supports papier ou informatique. Des garanties de contrôle doivent être prévues : accès aux fichiers, disponibilité des informations, etc. A noter : selon l'activité et le nombre de salariés de l'entreprise, d'autres registres sont susceptibles d'être mis en place : registre de comptabilité relatif au travail à domicile, registre d'hygiène et de sécurité, registre des accidents du travail bénins, registre des délégués du personnel, etc. Registre Définition Délai de conservation Entreprises concernées Le registre unique du personnel Quel que soit l'effectif de l'entreprise, il doit être tenu à jour. Pour tous les salariés, il répertorie principalement : nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, date d'autorisation d'embauche ou de licenciement. Il doit être tenu dans chaque établissement et non au siège. 5 ans Tous les employeurs. Le livre de paie Il reproduit les mentions d'un bulletin de paie. Il peut être coté et paraphé (tribunal de commerce ou tribunal d'instance ou maire de la commune). 5 ans. Mais il est conseillé de le garder 10 ans. Facultatif pour tous les employeurs, mais obligation de conserver en double les bulletins de salaires. Coût : - gratuit en mairie - variable selon les greffes (entre 4 euros et 9 euros TTC) Le registre de l'inspection du travail Le registre relatif à l'évaluation des risques Il regroupe les observations et mises en demeure de l'inspecteur du travail en matière d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques. Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être communiqué aux membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), aux délégués du personnel et aux personnes exposées à un risque pour leur sécurité ou leur santé et également, sur demande, à l'inspection du travail. Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans, à défaut l'employeur encourt une amende pénale de 1 500 euros. 5 ans Tous les employeurs. Tous les employeurs
Registres imposés par le droit des sociétés Registre Définition Entreprises concernées Les feuilles de présence aux assemblées générales procèsverbaux d'assemblées générales Le registre de présence aux conseils Elles doivent être établies lors de chaque assemblée générale et émargées par les actionnaires présents et les mandataires. - les nom, prénom, domicile de chaque mandataire, le nombre de droits sociaux de ses mandants et le nombre de voix attaché à ces droits, - les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance, le nombre de droits sociaux dont chacun d'eux est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions. Un procès-verbal doit être établi après chaque assemblée générale. Il doit être signé : - dans la SNC par chacun des associés présents, - dans la SARL et l'eurl par le(s) gérant(s), - dans la SA par les membres du conseil. Le registre doit être coté et paraphé (greffe dutribunal de commerce ou tribunal d'instance ou maire de la commune). Coût : - gratuit en mairie, - coût variable selon les greffes (entre 4 euros et 9 euros TTC). - la date et le lieu de la réunion - les nom, prénom des associés présents et représentés, ainsi que le nombre de parts sociales détenues par chacun d'eux - un résumé des débats - les résolutions mises en voix et le résultat des votes,etc. Il est tenu et signé par les administrateurs participant à la réunion du conseil d'administration Obligatoire pour les SA Conseillé pour les SARL Obligatoire pour toutes les sociétés Obligatoire pour les SA Délai de conservation : pas d'indication dans les textes. Il est conseillé de conserver ces registres pendant toute la durée de l'existence de la société.
Registre Définition Entreprises concernées procès-verbaux de conseils mouvements de titres A l'issue de chaque réunion du conseil d'administration, est établi un procès-verbal. Le registre doit être coté et paraphé. Coût variable selon les greffes (entre 4 euros et 9 euros TTC) Attention : le registre de présence aux conseils et celui des procès-verbaux de conseil doivent rester distincts. - les noms des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents - la présence ou l'absence de personnes convoquées à la réunion du conseil - l'objet de la réunion, le résumé des débats, le texte des résolutions. Dans le cadre du régime simplifié de la tenue des comptes, il constate, par ordre chronologique, les changements dans la propriété des titres et les nantissements Le registre doit être paraphé (greffe du tribunal de commerce) - la date et la nature du mouvement, - le nom ou la dénomination sociale du titulaire et son numéro d'immatriculation, - la quantité de titres faisant mouvement, - le nom ou la dénomination sociale du bénéficiaire. Obligatoire pour les SA. Obligatoire pour les SA qui ne dépassent pas 100 actionnaires (régime simplifié).