Être créatif...et productif: Réunions et TurboMéninges Philippe Dumas Université de Toulon IUT Services et réseaux de communication tel 04 94 14 22 36 ou 04 94 19 66 01 fax 04 94 14 22 75 ou 04 94 19 66 09 mail dumas@univ-tln.fr Recherches en organisation et communication liées aux nouvelles technologies Applications d'ossad Laboratoire LePont» veille stratégique» ingénierie de l'information. Réalisé avec le support de la méthodologie Usinor TurboMéninges - Ph. Dumas 1
Les différents types de réunion Réunion d information Réunion d échange Réunion de réflexion Réunion de production Réunion récurrente: panel, cercle TurboMéninges - Ph. Dumas 2
Typologie des réunions TurboMéninges - Ph. Dumas 3
Mémento: Réunion d information (conférence, soutenance de projet, etc..) Cibler le public Se remémorer les objectifs de la conférence On ne peut tout dire en 10 min. Donc centrer sur les points essentiels attendus. Éliminer, échantillonner. Disposer les tables et écrans pour toujours faire face au public Attention à la fascination de l écran (qui fait tourner le dos ) Occuper les temps morts Surmonter les défaillances techniques Tenir tout prêt un discours sans support En cas de multi-orateurs, régler les enchaînements, ne pas répéter les présentations à chaque fois Se préparer à la panne Prévoir des transparents TurboMéninges - Ph. Dumas 4
La dynamique des réunions gestion des énergies et des conflits internes équilibre avec l extérieur nombre optimum (8 à 15 pour réunion réflexion) rester ensemble: cohésion faire ensemble: style de conduite, hiérarchie, rôles être ensemble: vie affective, affinités, imaginaire du groupe TurboMéninges - Ph. Dumas 5
Les «pollueurs» le casseur règle ses comptes en réunion. Ses interventions agressives et éloignées du sujet polluent le dialogue. Il fait monter le ton et génère des conflits. le bonze ne dit rien, on ne sait pas ce qu'il pense. Sa présence est parfois énigmatique. C'est un personnage très dangereux surtout s'il détient un pouvoir hiérarchique. le cavalier se bat contre vents et marées, il veut avoir raison. Il va jusqu'au bout de ses idées et pousse les autres participants dans leurs retranchements, parfois avec cynisme. le samouraï, avec ses médailles et son autorité hiérarchique, veut remporter la victoire. Obtenir le consensus par la négociation est le cadet de ses soucis. le clown fait rire le groupe et monopolise l'attention. Il finit par saboter l'efficacité collective. le fou du Roi est un fusible hiérarchique, il manipule adroitement les participants pour servir les fins de la direction. Source CSP TurboMéninges - Ph. Dumas 6
La gestion du groupe assurer la complémentarité entre faire ensemble et vivre ensemble organiser l espace, les moyens, les documents rôle de l animateur: faciliter, réguler, produire TurboMéninges - Ph. Dumas 7
Les racines de TurboMéninges 1930: brainstorming Blocages 1950: delphi Lourdeur 1970 : Wall diagram technique Communication 1980: métaplan Marque déposée 1980: TurboMéninges Issue d Ossad et dans le domaine public TurboMéninges - Ph. Dumas 8
Wall diagram technique TurboMéninges - Ph. Dumas 9
TurboMéninges: principes On s exprime par écrit On affiche On exprime une idée par feuille 7 mots maximum Idée formulée de façon positive On écrit en majuscules pour que tout le monde voie Les idées affichées n appartiennent à personne Une idée affichée en fait naître dix autres TurboMéninges - Ph. Dumas 10
TurboMéninges: outils post it ou feuilles A5 et rouleau de scotch gros feutres mur d affichage (avec scotch) TurboMéninges - Ph. Dumas 11
TurboMéninges: règles CQFD Censure abolie Quantité d abord Farfelu bienvenu Démultiplication systématique ensemble on organise sur le mur et agrège les idées exprimées sur les feuilles aucun papier jeté, aucune idée rejetée le secrétaire de séance garde la mémoire (photo) TurboMéninges - Ph. Dumas 12
TurboMéninges: fonctionnement les petites équipes de deux personnes permettent d affiner les idées d exciter réciproquement la créativité l animateur propose comme les autres pousse le groupe à la créativité la salle décide vote balance entre l inventivité et le consensus nécessité d aboutir à une conclusion redémarrage d un nouveau tour TurboMéninges - Ph. Dumas 13
Techniques de vote Vote à majorité simple. Vote pondéré. Demander à chacun d éecrire sur un papier les trois choix par ordre décroissant de préférence; Affecter le poids 3 au premier choix, 2 au 2, 1 au 3. Faire les sommes ainsi pondérées. TurboMéninges - Ph. Dumas 14
Récapitulation pour la conduite de réunion Préparer Commencer Respecter Conclure TurboMéninges - Ph. Dumas 15
Préparer: TurboMéninges - Ph. Dumas 16
Commencer en fixant les objectifs TurboMéninges - Ph. Dumas 17
Respecter UNE RÉUNiON Est organisée avec un ordre du jour précis Objectifs, horaires, participants, lieux Commence et finit à l heure Est conduite par un animateur et synthétisée par un rapporteur Donne la parole à tous dans une esprit de respect et d écoute mutuels Respects des temps de parole pour ne pas bloquer la réunion Se termine par des propositions résumées à la fin Idées ou actions (qui fait quoi, quand, comment) TurboMéninges - Ph. Dumas 18
Conclure par un résumé des décisions TurboMéninges - Ph. Dumas 19