Formation au cahier de textes Chocolat à destination des enseignants

Formation au cahier de textes Chocolat à destination des enseignants ERIC ELTER POUR LA MISSION TICE DE L'ACADÉMIE DE ROUEN Octobre 2011

Table des matières Objectifs 5 Introduction 7 I - Memento professeur 9 II - Description exhaustive de l'interface des enseignants 11 A. Page d'accueil d'un professeur...11 B. Compléter son cahier de textes...13 C. Paramètres personnels...17 D. Gérer son emploi du temps...19 E. Gestion des groupes issus de plusieurs classes...22 F. Diffusion d'un message...23 3

Objectifs Cette formation à destination des professeurs a pour ambition de : présenter le cahier de textes Chocolat en réponse aux directives nationales et aux recommandations académiques ; présenter ses fonctionnalités pour répondre aux différentes situations d'usages dans la vie d'un établissement ; fournir un manuel d'utilisation. 5

Introduction Le ministre de l'éducation nationale a annoncé, dans une circulaire parue en septembre 2010 (2010 136 du 6-9-2010, B.O. N 32 1 ), qu'à compter de la rentrée 2011, le cahier de textes numérique se substitue au cahier de textes papier. En réponse, la circulaire académique 11-008 du 05/04/2011 a pour objet de rappeler les modalités de sa mise en œuvre et de préciser ses conditions d'utilisation dans l'académie de Rouen et émet un certain nombre de recommandations (Mise en œuvre du cahier de textes numérique dans l'académie de Rouen 2 ). L'académie de Rouen, par l'intermédiaire de la Mission Tice, assure un suivi tout particulier du cahier de textes numérique Chocolat car cette application répond en tout point aux diverses exigences de la circulaire du 6 septembre 2010 et est très facile à mettre en œuvre techniquement dans les environnements numériques préconisés par l'académie. L'académie de Rouen garantit aux établissements qui font le choix de cette application la mise à disposition d'un outil suivi par les experts académiques et dont les différentes évolutions sont accompagnées par ces mêmes experts. 1 - http://www.education.gouv.fr/cid53060/mene1020076c.html 2 - http://www.ac-rouen.fr/espaces-pedagogiques/tice/mise-en-oeuvre-du-cahier-de-textes-numerique-dans-lacademie-de-rouen-27305.kjsp?rh=tice 7

I - Memento professeur I Premier contact avec l'application - Gérer ses paramètres personnels (cf. 'Paramètres personnels' p 18) En début d'année scolaire : - Importer l'emploi du temps téléchargé par l'administrateur (cf. 'Gérer son emploi du temps' p 22) Contrôler que l'import corresponde en tout point à son emploi du temps Apporter des modifications à son emploi du temps - Gérer les groupes émanant de plusieurs classes (cf. 'Gestion des groupes issus de plusieurs classes' p 23) En cours d'année : - Compléter son cahier de textes et donner du travail aux élèves (cf. 'Compléter son cahier de textes' p 17) - Gérer ses progressions - Consulter ses cahiers de textes archivés - Diffuser une information à des collègues enseignants ou à des élèves - Planifier un devoir surveillé en dehors des heures de cours - Sauvegarder le contenu de son cahier de textes 9

II - Description exhaustive de l'interface des enseignants II Page d'accueil d'un professeur 11 Compléter son cahier de textes 13 Paramètres personnels 17 Gérer son emploi du temps 19 Gestion des groupes issus de plusieurs classes 22 Diffusion d'un message 23 A. Page d'accueil d'un professeur Depuis cette page, le professeur accède aux différentes fonctions de l'application. Page d'accueil Mes paramètres : permet de gérer ses paramètres personnels comme son nom ou son adresse électronique. Une signalétique rouge apparaît lorsque 11

ses paramètres ne sont pas remplis. Cela permet aussi la configuration de certains paramètres bien pratiques comme l'accès rapide à son cahier de textes. Gestion des groupes issus de plusieurs classes : permet de constituer des groupes à partir de plusieurs classes. De cette façon, l'enseignant complète en une unique fois le cahier de textes de toutes les classes associés à un groupe. Saisir - Gérer mon emploi du temps : permet d'importer son emploi du temps ou de le modifier. Gérer mes types d'activité : il est possible de modifier les types d'activité pour en ajouter des spécifiques tels les TPE, club, PPRE,... ou alors distinguer les évaluations en créant un type comme DS, contrôle, évaluation... Je suis professeur principal : lorsque l'on a la responsabilité d'une classe, on l'indique dans cette partie de l'application. Apparaît ensuite la possibilité de transmettre des messages à la classe ou à l'équipe pédagogique. Dans le cahier de textes, il sera alors signalé le nom du professeur principal de la classe. Télécharger l'aide pour les enseignants : un fichier pdf expliquant les rudiments de l'application à destination des débutants. Exporter/Sauvegarder mes cahiers et mes fichiers : il est possible de récupérer un fichier csv (lisible sur un tableur) du contenu de ses cahiers de textes de l'année en cours. Contacter l'administrateur : donne l'adresse électronique de l'administrateur du cahier de textes. Consulter - Imprimer - Archivage mes cahiers de textes : ses cahiers de textes en cours ou ceux archivés des années précédentes sont aisément consultables et imprimables. Planifier un événement (stage, voyage scolaire...) : ce lien n'est visible qu'à partir du moment où vous êtes désigné professeur principal d'une classe puisqu'il permet de planifier un événement pour cette classe qui banalisera les heures durant la période de l'événement. Diffuser un message aux élèves : ce lien n'est visible qu'à partir du moment où vous êtes désigné professeur principal d'une classe puisqu'il permet de faire circuler un message à tous les élèves de la classe dont on est professeur principal via le cahier de textes de cette classe. Diffuser un message aux enseignants : il est possible de diffuser un message à tous les enseignants ou bien, si vous êtes professeur principal d'une classe, de ne diffuser un message qu'aux enseignants de cette classe. Lister mes documents envoyés en pièce jointe : à la fois, cette liste contient tous les documents joints à ces séances de l'année en cours mais permet aussi de les modifier et/ou de les supprimer. Carnet de bord - Fiches de progression : ces documents sont facultatifs mais une fois remplis, ne sont en consultation que pour l'enseignant afin de faciliter la saisie de son cahier de textes. Planning des semaines en alternance et des dates de vacances : une information utile. Cahiers accessibles par le compte invité (ex : Inspecteur) : opportunité de donner, à un ou plusieurs de ses cahiers de textes, un accès limité dans le temps à des invités comme un IA-IPR par exemple. Liste des professeurs principaux & Liste de l'ensemble du personnel: deux listing bien utiles. Afficher l'emploi du temps d'une classe : cet affichage prend en compte les heures modifiées et les heures supplémentaires éventuellement rajoutées. Planning élève : planning mensuel du travail à effectuer par les élèves d'une 12

même classe. Planning enseignant : planning mensuel des heures d'un enseignant, heures modifiées, partagées, supplémentaires comprises. Remplir le cahier de textes : ce lien permet de compléter les heures de son cahier de textes. B. Compléter son cahier de textes Lors du remplissage de son cahier de textes, l'interface qui apparaît est à la fois simpliste et très complète. Une description détaillé de chacune des parties est faite ci-dessous. Calendrier Par défaut, la saisie de son cahier de textes s'ouvre à la date du jour (case bleue foncée). A l'aide du calendrier, il est possible choisir une autre date. La liste des séances à remplir pour la date choisie apparaît sous le calendrier. Les cases plus foncées du calendrier correspondent aux vacances ou aux jours fériés que l'administrateur du cahier de textes a saisis. La semaine alternée (A ou B, paire ou impaire) correspondant à la date choisie apparaît sous le calendrier. L'icône, à la gauche du mois dans le calendrier, permet d'accéder directement aux archives de ses Calendrier cahiers de textes des années précédentes. Les simples flèches sous le calendrier permettent de changer le jour en cours et de sélectionner la veille ou le lendemain de celui-ci. Les doubles flèches sous le calendrier permettent de changer le jour en cours et de sélectionner le même jour du mois qui lui succède ou qui le précède. Colonne d'informations 13

Cette partie donne plusieurs informations sur son cahier de textes. Ainsi, le premier bandeau indique : L'état de deux paramètres modifiables dans le menu enseignant : la publication en ligne de son cahier de textes et du travail à faire donné. La date de la dernière saisie Bandeau d'informations sur son cahier de textes. Carnet de bord - Progressions : le lien dans le bandeau bleu supérieur permet de saisir, modifier ou consulter les progressions saisies par l'enseignant. Ces progressions sont facultatives mais peuvent accélérer la saisie de son cahier de textes et ne sont visibles que par l'enseignant. Les bandeaux suivants donnent la liste des messages publiés dont l'information peut intéresser l'enseignant. Ces messages peuvent être ceux : destinés aux élèves dont l'enseignant est le professeur principal, des professeurs principaux des classes dans lesquelles l'enseignant dispense son savoir, d'un professeur qui communique une information à l'ensemble des enseignants, de la vie scolaire et du chef d'établissement, des invités comme les IA-IPR. Pour entretenir la confidentialité des messages, le contenu des messages peut être, par défaut, caché et il faut, alors, cliquer sur l'icône Afficher pour rendre visible le contenu des messages. Ce choix par défaut se change dans vos paramètres du «Menu Enseignant». Seuls les messages toujours en cours de publication sont visibles dans cette interface. Choix des séances 14

Séances à choisir emploi du temps. Les quatre premières icônes permettent les actions suivantes : : Pour afficher le planning mensuel des cours de l'enseignant. C'est un résumé visuel des heures effectuées et à effectuer. : Pour afficher le planning mensuel relatif au travail donné aux élèves d'une classe. C'est un moyen rapide d'avoir une vision globale, toutes matières confondues, sur les travaux à effectuer des élèves d'une classe. : Pour créer une heure supplémentaire. Une heure supplémentaire est une heure qui n'apparaît pas habituellement dans l'emploi du temps mais dont on a besoin de rajouter pour en faire la saisie, comme dans le cas d'un déplacement de cours ou d'une heure rajoutée exceptionnellement à son : Pour créer un devoir surveillé hors heures de cours. Si l'établissement permet ce genre de devoirs surveillés, il est possible d'en rajouter un pour le jour sélectionné. SI votre établissement ne permet pas cela, cette icône ne vous servira pas et elle ne sera éventuellement même pas visible si votre administrateur a fait le choix de ne pas permettre les devoirs surveillés hors heures de cours. Le tableau qui suit ensuite, détaille, pour l'enseignant, les heures et les séances du jour sélectionné qui est rappelé dans le bandeau bleu supérieur. : Pour choisir la séance à remplir. Si celle-ci a déjà été remplie, elle apparaît en bleu, sinon elle apparaît en blanc. : Pour modifier la classe et le groupe de la séance de l'heure choisie. Cette modification permet les changements exceptionnels d'emplois du temps. La saisie est ainsi toujours possible même si à cette heure-là, l'enseignant n'a pas habituellement ni cette classe et/ou ni ce groupe. Cette icône n'apparaît que si la séance est vierge. Quand la saisie d'une heure a déjà effectuée, la case devient bleue, le titre de la séance saisie apparaît en gras et d'autres icônes apparaissent. Il est évidemment possible en cliquant sur de modifier les attributs de cette séance (titre, contenu, mise en page, pièces jointes, travail à faire...). : Pour supprimer le contenu de la séance. Un clic sur l'icône provoque la suppression de la séance après demande de confirmation. Cela ne supprime pas la séance de l'emploi du temps et de sa présence au jour sélectionné mais supprime uniquement les attributs de cette séance (titre, contenu, mise en page, pièces jointes, travail à faire...). : Pour copier le contenu de la séance. Un clic sur l'icône de la séance concernée suffit pour en faire une copie. On ne peut faire qu'une copie à la fois. Quand la séance est vide, cette icône n'apparaît pas puisque rien n'est à copier. : Pour coller le contenu de la séance précédemment copiée. Un clic sur l'icône de la séance concernée suffit pour faire ce collage. Si la séance était précédemment remplie, son contenu est remplacé par le contenu de la séance copiée. Quand aucune séance n'a été copiée, cette icône n'apparaît pas puisque rien n'est à coller. 15

Il est possible d'effectuer un copier/coller sur des séances de deux classes différentes et/ou de deux groupes différents et/ou de deux journées différentes. Il se peut que cette icône apparaisse au-dessus de l'heure de début de séance. Il s'agira alors d'une séance partagée avec au moins un autre enseignant. Sous le tableau, on retrouve des liens qui sont équivalents à trois des quatre icônes décrites en début de ce paragraphe. Saisie d'une séance La saisie est décomposée en plusieurs parties : Titre de la séance Contenu Annotations personnelles (données non visibles en ligne) Travail à faire Le bandeau bleu supérieur rappelle la classe, la matière et donne un lien vers les fiches de sa progression si l'enseignant en a créée une. Cette progression (dénommée aussi carnet de bord) est facultative. Saisie d'une séance A faire pour ce jour : Ce lien permet d'afficher le travail qu'était à fournir pour ce jour dans cette matière. Type activité : La liste proposée contient les types d'activités que l'enseignant aura créés dans son «Menu Enseignant» comme par exemple TP ou bien Evaluation. Ainsi chaque séance pourra être associée à un type particulier de séance et la lecture du cahier de textes en sera facilitée. Par défaut, un seul type existe, il s'agit de «Cours». Enregistrer : Ce bouton est l'unique bouton sur lequel l'enseignant devra automatiquement être cliqué pour enregistrer sa séance. Pour un souci de sécurité, une déconnexion automatique est programmée. Celle-ci peut rendre caduque l'enregistrement si votre saisie de séance a commencé depuis trop longtemps sans action de votre part (au-delà d'une vingtaine de minutes). Ce délai dépend du choix de l'administrateur sauf pour ceux dont le cahier de textes est hébergé sur un LCS et dont le délai est immuable. Annuler : Ce lien annule toute votre saisie ou votre modification actuelle. Les zones à saisir (titre de la séance, contenu, annotations personnelles) sont décrites dans l'image associée. On peut également compléter la saisie par des pièces jointes, trois maximum. Leur taille ne peut pas excéder 8Mo. Annotations de mes cours précédents : Ce lien présente toutes les annotations notées dans les séances précédentes. Afficher - Masquer la zone de Travail à faire : Ce lien permet de faire disparaître ou réapparaître l'affichage du travail à faire. En cas de disparition, cela peut soulager l'affichage et améliorer la vision des séances précédentes en bas de page. 16

Evaluation : Cette case, quand elle est cochée, permet de prévoir une évaluation dans une prochaine séance et d'indiquer les points à réviser pour réussir cette évaluation. Travail à faire Pour le, Prochain cours : Un clic sur la zone de saisie ou bien sur le bouton fait apparaître un calendrier ainsi que la liste des prochains cours avec la même classe et dans la même matière que la séance actuelle, afin de faciliter le choix de la date pour le travail à faire. Et en : La liste de choix propose de choisir un groupe afin de prévoir un travail à faire pour un groupe différent de la séance actuelle. Temps estimé : Choix facultatif de temps estimé pour effectuer convenablement le travail à faire. La saisie du travail à faire se fait dans la zone blanche et peut être accompagné par des pièces jointes qu'il faut ajouter une par une sous la zone de saisie. Leur taille ne peut pas excéder 8Mo. Trois travaux à faire (ou évaluations) différents sont possibles par séance. Listing des séances déjà saisies Sous la saisie des travaux à faire ou bien lors de l'enregistrement d'une séance, on obtient un résumé des séances précédemment saisies. pour Affichage sous Travail à faire la même classe et la même matière que la séance actuelle. Par défaut, il n'est affiché que les séances des 15 derniers jours mais il est possible de faire d'autres choix jusqu'à lister la totalité des séances. Par le bandeau bleu au-dessus de chaque séance et les icônes associées, il est possible d'accéder directement à leur modification ou à leur suppression. C. Paramètres personnels A la première utilisation du cahier de textes, il est nécessaire de paramétrer un certain nombre d'éléments. 17

Réglages des paramètres Dans un premier temps, il faut préciser son identité et ses paramètres de publication. L'enseignant peut aussi indiquer son adresse électronique (en la rendant visible ou non par les élèves) et faire des choix sur son Cahier de Textes. Mon identité : Ce nom sera celui visible par tous les usagers du cahier de textes concernant l'enseignant. Si ce champ est vide, l'enseignant sera désigné dans le Cahier de Textes par son login qui est moins approprié que son identité. Adresse mél : L'adresse électronique est optionnelle. Sa présence peut toutefois être un atout de communication. Il est possible de cacher son adresse mél aux élèves et de ne la laisser visible que pour les membres du personnel. Restreindre la diffusion de mon mél à mes collègues : Si l'adresse électronique est remplie et si la case est cochée, l'adresse mél de l'enseignant ne sera pas communiquée aux élèves mais restera seulement à disposition des membres du personnel. Visibilité en ligne de mon cahier de textes, Visibilité en ligne du travail à faire : Il est possible de cacher temporairement son cahier de textes et/ou son travail à faire et d'empêcher son accès en ligne. Accès rapide au remplissage sans passer par le menu enseignant : L'activation de cette case permet à l'enseignant lorsqu'il se connecte à son Cahier de Textes de se rendre directement à l'interface de remplissage de son cahier de textes et de ne pas passer via le «Menu Enseignant». Afficher le contenu des messages lors de la saisie : L'activation de cette case permet de ne pas afficher le contenu des messages dans l'interface de remplissage de son cahier de textes à son ouverture. Cette activation permet de conserver la confidentialité du contenu des messages. Les cases suivantes possèdent une légende expliquant leur actions. Enregistrer mes modifications : Il faut bien penser à cliquer sur ce bouton pour valider ces choix. 18

D. Gérer son emploi du temps Fondamental : Principe de la gestion de l'emploi du temps d'un enseignant Que l'emploi du temps d'un enseignant soit vide ou déjà rempli, il est possible de le modifier ou de le remplir de deux façons différentes : manuellement ou via l'import d'un emploi du temps que l'administrateur aura préalablement intégré à l'application. Les deux méthodes peuvent être complémentaires et seront décrites ci-dessous avec un détail plus particulier pour l'import. L'import d'emploi du temps est à privilégier par gain de temps et ensuite, il pourra être utile que l'enseignant modifie, si besoin, manuellement les quelques incomplétudes de son emploi du temps. Un import peut se faire à tout moment de l'année et autant d'imports que l'enseignant souhaite sont possibles. Importation de l'emploi du temps Le bouton Importer un emploi du Bouton Import EDT temps n'existe que si l'administrateur du cahier de textes a importé depuis son interface l'ensemble des cahiers de textes des enseignants de son établissement. Dans ce cas, le bouton déploie une fenêtre qui propose des choix d'importation. Dans le cas contraire, seule la saisie manuelle est possible et ce chapitre est inutile. Les règles d'importation sont les suivantes : Un import n'efface aucune donnée précédente. L'enseignant peut donc réaliser autant d'essais souhaités sans risquer une seule perte de données. Si des plages horaires de l'emploi du temps existent déjà (par création manuelle ou par import préalable), le nouvel import aura l'intelligence de comparer le nouvel import avec l'existant. Si deux créneaux du même jour à la même heure sont parfaitement identiques, aucun rajout ne sera effectué. S'ils sont différents, une nouvelle séance sera ajoutée. Des dates d'existence de plages horaires existent et permettent de notifier qu'une plage horaire n'est valable qu'une durée voulue : une semaine, un mois... Par défaut, l'existence est fixée à l'année scolaire. Lors d'un import en cours d'année, le souhait peut être fait de clôturer les plages préexistantes pour ne pas voir se se chevaucher deux plages différentes au même jour, à la même heure. C'est l'option proposée par Stopper l'emploi du temps précédent. Pour deux plages identiques évoquées précédemment, cela n'aura évidemment aucun effet. Il est donc possible d'importer son emploi du temps dès la rentrée scolaire, quitte à refaire un nouvel import quinze jours plus tard en cas de mise en place d'un nouvel emploi du temps suite à des ajustements. Ou même encore 6 mois après si les emplois fonctionnent par semestre. Ces règles sont rappelées systématiquement dans la page d'import des emplois du temps. 19

Import EDT Lors de l'import, deux cas se présentent. Ou bien un emploi du temps est déjà associé à l'enseignant (l'association se fait lors de la phase d'import de tous les emplois du temps par l'administrateur et ne dépend pas de lui mais de l'association sans aucun doute possible du login de l'enseignant à un nom lié à un emploi du temps) et la visualisation de celui-ci sera quasi immédiate ; ou bien aucun emploi du temps n'a été associé à l'enseignant et un choix préalable de l'emploi du temps adéquat est nécessaire. : Le login de l'enseignant n'est pas associé à un emploi du temps, il doit choisir son emploi du temps parmi la liste qui lui est proposée. Import EDT Visualiser l'emploi du temps de... à importer : Ce bouton permet la prévisualisation de l'emploi du temps à importer. Les plages prévisualisées offrent deux couleurs différentes. La couleur bleu correspond à une plage dont tous les éléments sont bien identifiés. La couleur saumon correspond à une plage qui nécessitera d'être complétée manuellement. Le plus souvent, il manque la classe car la séance horaire ne se tient pas sur une classe mais sur un groupe d'élèves issu de plusieurs classes différentes, nommé «regroupement». Date de validité de cet emploi du temps importé : Par défaut, les dates sont celles de l'année scolaire en cours. Ces dates sont parfaitement modifiables notamment dans le cas d'un import en cours d'année, suite à un emploi du temps ayant déjà servi pour le remplissage du cahier de textes. Stopper l'emploi du temps précédent : Dans le cas d'import en cours d'année, il est possible de profiter de ce nouvel import, pour arrêter l'emploi du temps précédent et de ne pas voir se chevaucher deux plages différentes au même jour, à la même heure. Si la case n'est pas cochée, l'ancien et le nouvel emploi du temps se cumuleront. Si entre l'ancien emploi du temps et l'emploi du temps à importer, deux plages sont identiques, alors pour cette plage-là, l'option cochée n'aura évidemment aucun effet et l'emploi de temps ne contiendra qu'une seule des deux plages identiques. Importer cet emploi du temps dans mon Cahier de Textes : Il est obligatoire de cliquer sur ce bouton pour valider l'importation de son emploi du temps. Remarque : tableau Sous la forme d'un planning ou sous la forme d'un Une fois l'emploi du temps rempli (dès la première plage horaire insérée), l'affichage de celui-ci peut se faire selon deux modes : un mode planning comme dans un agenda, un mode tableau sous forme d'une liste. Ces modes sont à choisir en haut de la page de gestion de son emploi du temps. Le mode planning est le 20

mode par défaut. Saisir ou modifier son emploi du temps La saisie de son emploi du temps peut se faire par deux biais différents : soit cliquer, en mode planning, sur une cellule de l'emploi du temps au jour et à l'heure souhaitée ce qui aura l'avantage de ne pas avoir à saisir le jour et le créneau horaire, soit cliquer sur le bouton Saisir une nouvelle plage horaire situé sous l'emploi du temps. La modification de l'emploi du temps se fait par un seul moyen mais qui dépend du mode d'affichage : en mode planning, cliquer sur la plage horaire à modifier, en mode tableau, cliquer sur en bout de ligne de la plage horaire à modifier. La saisie et la modification de son emploi du temps ont la même interface décrite cidessous Saisie ou modification de l'emploi du temps Jour de la semaine : Permet de choisir la classe associée à cette plage horaire. Indice de plage de cours (1 à 12) : Cet indice permet de classer les plages horaires sur une journée. Les heures ne sont qu'indicatives et peuvent être modifiés une fois l'indice choisi. Ce sont ces heures qui apparaîtront sur le cahier de textes. Semaine A et/ou B : Permet de choisir la fréquence hebdomadaire ou bihebdomadaire de la plage horaire. Classe : Permet de choisir la classe de la plage horaire. Si la séance a lieu, non avec une seule classe, mais avec un regroupement de classes comme dans le cas de cours de langues ou lors d'options, il faut préalablement avoir créer ce regroupement dans le «menu enseignant» et ensuite choisir, dans cette liste, le bon regroupement. Groupe : Permet de choisir un groupe pour une classe bien précise, c'est donc un sous-groupe d'une classe et tous les élèves de cette plage horaire appartiennent à la classe choisie précédemment. Matière : Permet de choisir la matière associée à cette plage horaire. Heure partagée : Permet de partager la plage horaire avec d'autres enseignants, qu'il faudra choisir après avoir coché la case. L'avantage sera que tous ces enseignants verront cette même plage horaire dans leur emploi du temps respectif et pourront en faire la saisie ou modifier la saisie déjà effectuée par un autre enseignant. Cela intervient dans le cas d'heures en commun avec d'autres enseignants comme les TPE, les IDD... Lorsqu'une plage horaire est partagée, l'icône apparaît associée à cette heure. 21

Couleur de fond de la plage horaire : Permet, dans son emploi du temps, de façon facultative, d'associer une couleur à une plage horaire pour, par exemple, identifier plus facilement les cours avec une même classe ou les cours de la même matière. Un clic sur permet d'obtenir un nuancier et de choisir plus aisément la couleur. Un outil en bas de page permet de changer cette couleur sur plusieurs plages horaires en même temps. Couleur de la police du nom de la classe : Permet, dans son emploi du temps, de façon facultative, d'associer une couleur au nom de la classe. Un clic sur permet d'obtenir un nuancier et de choisir plus aisément la couleur. Existence de la plage horaire : Permet de déterminer les dates d'existence de la plage horaire. Au-delà de ces dates, la plage horaire n'apparaîtra plus lors de la saisie de son emploi du temps mais sera toujours présente dans le cahier de textes associée à l'icône. Dans le cas d'une nouvelle saisie, il ne faut pas omettre de cliquer sur le bouton Insérer cette nouvelle plage horaire pour valider cette saisie de plage. Dans le cas de la modification d'une plage horaire, il ne faut pas omettre de cliquer sur le bouton Mettre à jour l'emploi du temps pour valider cette modification de plage. Remarque : Suppression d'une plage horaire La suppression d'une plage horaire se fait aisément en cliquant sur, en mode tableau, en bout de la ligne associée à la plage à supprimer, en mode planning, en cliquant préalablement sur une plage horaire comme pour la modifier. La suppression d'une plage horaire ne sera pas possible si cette plage horaire a déjà été utilisée pour une saisie dans le cahier de textes, un message vous en informera lors de sa suppression. Choisir une même couleur pour une même classe ou un même regroupement Le bouton Choisir une même couleur pour une classe ou regroupement laisse apparaître une interface permettant ainsi d'unifier, dans l'emploi du temps, la couleur du fond de cellule et celle du texte des plages horaires pour une même classe ou un même regroupement. En mode planning, cela facilite la lecture de l'emploi du temps. Choix d'une même couleur pour une classe ou regroupement Il suffit de choisir la classe ou le regroupement, de choisir les couleurs voulues (on peut choisir de n'en modifier qu'une et l'autre ne sera pas modifiée) puis de valider ce choix. E. Gestion des groupes issus de plusieurs classes Définition Un regroupement est un ensemble d'élèves provenant de classes différentes. Il ne faut pas confondre dans le cahier de textes regroupement et groupe. Un groupe est une partie des élèves d'une seule et même classe. 22

L'avantage d'un regroupement est que lorsqu'il est associé à une plage horaire, alors toute saisie, par l'enseignant, de cette séance dans le cahier de textes mettra à jour, en une unique action, le cahier de textes de chacune des classes auxquelles appartiennent les élèves de ce regroupement. Grâce à ce dispositif, le professeur complétera le cahier de textes de toutes les classes concernées par ce regroupement en une seule saisie. Des exemples de regroupement sont les cours de langues, les cours de latin, les cours d'option... Regroupement La partie centrale supérieure indique les regroupements déjà créés par cet enseignant et donne leur nom et le commentaire qui leur a été associé. Les deux dernières icônes permettent leur modification (autre choix de classes, autre commentaire) et leur suppression. Dans la partie gauche, il s'agit de cocher les classes (et éventuellement des groupes de ces classes-là) que l'enseignant souhaite associer à son nouveau regroupement en vue de sa création. Les deux zones de saisie permettent de remplir le libellé du regroupement et le commentaire associé qui est facultatif. Il ne faut pas oublier de cliquer sur le bouton Créer ce nouveau regroupement pour valider cette création. F. Diffusion d'un message Cette partie traite de la diffusion d'un message aux enseignants ou aux élèves. Pour les élèves, la diffusion est restreinte à une seule classe, une parmi celles dont l'enseignant est le professeur principal. Pour les enseignants, la diffusion est, par défaut, restreinte qu'aux professeurs enseignant dans l'une des classes dont le créateur du message est professeur principal. Toutefois, si l'administrateur l'autorise, un enseignant peut diffuser un message à tous les autres enseignants de son établissement. La consultation des messages reçus par un enseignant se fait lors du remplissage de son cahier de textes dans la colonne d'informations. La consultation des messages reçus par un élève se fait dans l'interface de consultation de son cahier de textes. Remarque : Interface de création d'un message L'interface de création d'un message à destination des enseignants et celle à destination des élèves sont identiques à un détail près qui se situe au-dessus de la 23

rédaction du message. Diffusion d'un message aux élèves : - Si l'enseignant est professeur principal d'au moins une classe, alors il doit choisir la classe à qui le message est destiné, dans la liste proposée audessus de la saisie du message. - Si l'enseignant n'est pas professeur principal, il ne peut pas diffuser de messages à des élèves. Diffusion d'un message aux enseignants : - Si l'enseignant est professeur principal d'au moins une classe, alors il peut choisir de diffuser une message à tous les enseignants de la classe et alors choisir la classe à qui le message est destiné, dans la liste proposée au-dessus de la saisie du message. Si, en plus, l'administrateur du cahier de textes a autorisé les enseignants à diffuser un message à tous les autres enseignants, alors une case est à cocher à côté de la liste des classes pour diffuser ce message à tous les collègues. - Si l'enseignant n'est pas professeur principal, il ne peut pas diffuser de messages à un groupe limité d'enseignants. Si, par contre, l'administrateur du cahier de textes a autorisé les enseignants à diffuser un message à tous les autres enseignants, alors le message créé sera diffusé à tous les collègues. Création d'un message Création d'un message à destination d'enseignants Publier en ligne : Cette case permet la publication ou la dépublication d'un message. Il est ainsi possible de créer d'un message bien avant sa publication et de retourner modifier le message en cochant cette case la jour où on souhaite sa publication. Cette case permet aussi de dépublier un message du moment où son contenu n'a plus d'intérêt. Dépublier signifie que ce message n'est plus visible par les usagers du cahier de textes, autrement que dans l'interface de modification mais il n'est pas supprimé. Cela permet de garder une trace des messages déjà 24

diffusés. Jusqu'au : Cette date permet la dépublication automatique du message dès que la date choisie est échue. Cette zone de saisie ouvre un calendrier dans lequel il est aisé de choisir la date adéquate. Ceci évite de laisser des informations périmées sur le cahier de textes. Messages déjà publiés On trouve ici les messages de l'enseignant, mais aussi tous les messages envoyés de la part des personnels de direction ou de vie scolaire qui concernent les classes de l'enseignant. Réf : La première colonne constitue juste un index. Si une modification du message a eu lieu depuis la création du message, un lien existe au passage de la souris sur cet index pour indiquer le jour et l'auteur de toutes les modifications. Destinataires : Cette colonne indique à qui chaque message a été diffusé. Publié : Un message peut exister sans être publié car l'information est dépassée ou n'est pas encore officielle. L'état de publication (Oui ou Non) est donc indiqué à côté de chaque message. Date, Auteur : Ces colonnes indiquent la date de la dernière modification du message, le nom du dernier utilisateur à avoir modifié ce message ainsi que son éventuelle adresse électronique. : Par le biais de cette icône, il est possible de modifier un message : contenu, destinataire, publication. : Cette icône permet la suppression définitive d'un message. 25