PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Soutien administratif 201-ABCLP001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études S/O Directeur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Départements et Services Instances externes (Fédération des collèges, Ministère, Gouvernement, SRAM, etc.) Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6
NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du directeur des études, la personne occupant l emploi d'agent de soutien administratif classe principale accomplit un ensemble de travaux de secrétariat et administratifs spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l expertise et l autonomie en rapport avec les dossiers réguliers et spéciaux de la direction, les travaux administratifs courants et la gestion de l'information tant de l'interne que de l'externe. Spécifique au poste: Notamment, elle est la personne ressource et le collaborateur auprès du personnel. Elle voit aux appels téléphoniques, au courrier électronique et à l agenda du directeur. Elle prépare et rédige, à partir de brouillons, de notes, de textes, d indications ou d idées maîtresse et voit à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire ou autres et en assure la révision (orthographe et syntaxe). Elle dépouille et distribue le courrier (incluant le courrier électronique) et répond à plusieurs demandes. Elle compile des données variées, les met à jour et produit les rapports statistiques, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et met en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques. Elle agit à titre de secrétaire administrative de la Commission des études ainsi que de la Régie des études. Elle voit à la logistique des réunions, assiste aux réunions, prend les notes et rédige les procèsverbaux et les comptes rendus tout en assurant un suivi. Elle organise l ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes, les déplacements extérieurs en faisant les réservations, en préparant le matériel nécessaire et en complétant les formulaires requis. Elle traite les données financières, notamment, le sommaire de rémunération, les demandes de paiement, les réquisitions, les comptes de dépenses, etc. Elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable. Elle peut être appelée à initier les nouvelles personnes voir à la distribution et à la vérification du travail tout en donnant son avis sur la qualité des travaux exécutés. Elle a également, le cas échéant, à superviser les activités du secrétariat et à participer à la gestion du personnel de soutien telle que l embauche, l évaluation, la gestion du temps. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Assister et soutenir le directeur dans l ensemble de ses fonctions. 1.1 Voir: 1.1.1 Aux appels téléphoniques entre autres, prendre les messages téléphoniques, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels et/ou les messages; 1.1.2 Au courrier, dépouiller et distribuer le courrier (incluant le courrier électronique) et répondre à plusieurs demandes; 1.1.3 À l agenda du directeur ainsi que l agenda de la direction notamment, assurer le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours; 1.1.4 À l accueil des visiteurs, donner suite à leurs demandes, les diriger aux bonnes personnes au besoin. 1.2 Participer à la préparation et à la réalisation de l'ensemble des activités reliées aux dossiers pédagogiques, administratifs, légaux et financiers; 1.3 Recevoir, présenter et acheminer toutes les demandes, les dossiers après consultation, lorsque nécessaire, auprès du directeur; 1.4 Organiser l ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et des déplacements plus spécifiquement, convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservation de salles et d équipements pertinents, compléter les formulaires requis et autres selon les besoins; 1.5 Traiter toutes les données financières notamment, sommaire de rémunération, demande de paiement, réquisition, compte de dépenses, etc.; 1.6 Être la personne ressource et le collaborateur auprès du personnel; 1.7 Agir à titre de secrétaire administrative de la Commission des études et de la Régie des études. 2. Réaliser l ensemble des activités de secrétariat et de soutien administratif de la direction. 2.1 Préparer, rédiger à partir de brouillons, de textes, d indications ou d idées maîtresse et voir à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire ou autres et en assurer la révision (orthographe et syntaxe); 2.2 Coordonner l envoi de matériel et de certains événements; 2.3 Participer à l élaboration et tenir à jour les procédures en lien avec les activités de la direction; 2.4 Voir à la conformité des règlements et aux politiques de gestion et pédagogiques, à la conformité des procédures et des règles de gestion concernant les ententes de services, les contrats à forfaits, etc.; 2.5 Tenir à jour les registres des vacances des cadres pédagogiques; 2.6 Suivre les budgets réguliers et spéciaux; 2.7 Informer et renseigner le directeur sur les tendances et les attitudes propices au développement et à la bonne marche des activités; 2.8 Compiler des données variées, les mettre à jour et produire les rapports statistiques, les transcrire en utilisant les logiciels appropriés et mettre en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques; 2.9 Organiser les réunions (réservation de la salle, convocation, envoi de documents, etc.); Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6
2.10 Assister aux réunions, noter les échanges et dresser les procès-verbaux, comptes rendus ou rapports, dans les meilleurs délais; 2.11 Assurer le suivi des réunions et faire parvenir aux personnes concernées le procès-verbal et les autres documents pertinents. 3. Assurer la gestion de l information et la gestion documentaire. 3.1 Coordonner l information externe et interne; 3.2 Recueillir, proposer des choix et synthétiser l information pour des fins de présentation s adressant aux personnels d encadrement de la Direction, aux Directeurs adjoints, aux responsables de la coordination départementale, aux enseignants, et ce, en conformité avec les règles et les politiques du Collège tout en s assurant de la production des documents d information; 3.3 La documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique; 3.4 Participer à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail. 4. Planifier, organiser, superviser les activités de secrétariat et participer à la gestion du personnel de soutien. 4.1 Participer à la sélection du personnel; 4.2 Assurer l accueil et l intégration; 4.3 Recevoir, déterminer les priorités et assigner les dossiers; 4.4 Superviser les activités et donner des avis sur la qualité du travail exécuté. 5. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Assister et soutenir le directeur dans l ensemble de ses 30% fonctions. 2. Réaliser l ensemble des activités de secrétariat et de 30% soutien administratif de la direction. 3. Assurer la gestion de l information et la gestion 30% documentaire. 4. Planifier, organiser, superviser les activités de secrétariat 5% et participer à la gestion du personnel de soutien. 5. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins six (6) ans. Autres conditions exigées: Niveau avancé de la langue française orale et écrite; Connaissance d un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau avancé; Excel niveau intermédiaire. Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d un secrétariat. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique). Connaissances pratiques relatives au secteur au secteur d activités; Maîtrise d une méthode de prise de notes rapide; Doigté rapide au clavier alphanumérique; Discrétion et confidentialité de mise; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome dans un environnement actif qui demande beaucoup de rigueur; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6
INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6