1-1-1 Organisme de certification Page 1 de 5 PROCEDURE 1.1.1 Organisme de certification 1 La structure juridique du BQA Le BQA est une société anonyme (sa) constituée le 23 novembre 2004 et dont la convention statutaire a été publiée au Moniteur belge du 16 décembre 2004. Le BQA a pour objet de réaliser des activités d audit, de formation et de certification». Toute activité de consultance ou de promotion de la consultance est dès lors exclue. La société anonyme a repris tous les droits et toutes les obligations de l ancien groupement économique du même nom. Cette transformation s est réalisée après consultation de l organisme d accréditation Belac (à l époque dénommé «Belcert») dans le respect des conditions posées par cet organisme. La nouvelle forme juridique a pour objectif de permettre le développement d un plan stratégique visant à renforcer la satisfaction de nos clients et à préparer la société aux évolutions en cours sur le marché de la certification. (voir document confidentiel du 28.09.2004). La société anonyme a maintenu les six axes majeurs de la politique qualité développée depuis la création du BQA, le 28 novembre 1990. 2 Non discrimination. Les services de certification du BQA sont accessibles à toute entreprise pour peu que ses activités s'inscrivent dans les secteurs pour lesquels le BQA est accrédité. Toute demande de certification est traitée avec la même diligence dans le souci constant de satisfaire aux attentes légitimes des entreprises. Pour bénéficier des services de certification du BQA, aucune condition d'appartenance n'est imposée ; le recours à ce service n'implique en rien l'obligation de faire appel au BQA pour d'autres services tels que la certification produits, environnementale ou sécurité.
1-1-1 Organisme de certification Page 2 de 5 Le processus de certification/ vérification du BQA se limite exclusivement à vérifier la conformité du système de management d'une entreprise à l'une des normes de la série ISO 9001, ISO14001, EMAS, ISO22000, HACCP, PRP Ce processus n'est en aucune manière un prétexte pour imposer aux entreprises clientes des conditions non prévues par l'une de ces normes. Le BQA se réserve néanmoins le droit de refuser la certification d'une entreprise reconnue coupable d'un emploi abusif d'un certificat délivré par un autre organisme accrédité. Tenant compte de la stratégie du BQA, tout est mis en œuvre dans le processus de certification afin de permettre à toute entreprise de recourir à ses services et de lui fournir l'assurance d'un traitement non-discriminatoire. L absence de discrimination est essentiellement garantie au travers de mesures préventives : o les structures du BQA ; o la sauvegarde de l impartialité ; o les incompatibilités de fonction ; o l indépendance financière des auditeurs ; o l avis d une équipe ; o la décision collégiale d'un comité ; o la clarté des procédures ; o une tarification transparente. 2.1 - Les structures du BQA Des structures claires et prédéfinies où chaque acteur a une fonction clairement précisée et décrite contribue à garantir l absence de discrimination. L organe clé assurant l impartialité des structures du BQA est le «Comité d Avis et de Sauvegarde de l impartialité». C est un organe ouvert à toutes les parties intéressées à la certification à savoir : le Conseil d Administration du BQA, les auditeurs du BQA, Un représentant du «Comité de Certification»,
1-1-1 Organisme de certification Page 3 de 5 Les entreprises clientes, Les organisations professionnelles, Le Directeur et l Advisor du BQA. 2.2 - Les incompatibilités de fonction Toute personne active au sein du BQA est tenue de signer une déclaration par laquelle elle s engage à informer le BQA de toute incompatibilité entre sa situation professionnelle (antérieure, actuelle ou prévisible), familiale (parenté directe ou indirecte), patrimoniale (actionnaire ou administrateur), ou autre qui déontologiquement serait susceptible de mettre en péril l impartialité requise pour les prestations que cette personne doit effectuer dans le cadre de ses activités. 2.3 - L indépendance financière des auditeurs La rétribution des auditeurs ne dépend en aucune manière des conclusions de leur audit. Les entreprises-clientes n ont aucune relation financière avec les auditeurs. La rétribution des senior officers n est en aucune manière liée à la décision qu ils prennent relative au certificat. Les décisions auxquelles ils participent n ont dès lors aucune incidence financière pour les senior officers eux-mêmes. 2.4 - L avis d une équipe L audit de certification initiale est toujours confié à une équipe d audit se composant d'un ou de plusieurs auditeurs : un auditeur principal et un ou plusieurs auditeurs sectoriels. Il en va de même pour les audits de renouvellement Par l examen des rapports au Comité de Certification, le BQA veille à l impartialité des auditeurs et propose s il y a lieu des modifications dans les équipes d auditeurs. 2.5. - Une décision collégiale Toute décision relative à l'octroi et au renouvellement d'un certificat, est confiée au comité de certification composé de 2 personnes au moins. L'approbation d'un senior officer est indispensable.
1-1-1 Organisme de certification Page 4 de 5 2.6 - Une tarification transparente Une tarification simple et transparente est un gage essentiel de non-discrimination entre les entreprises. Le prix des prestations est fixé sur base d'un tarif par journée prestée effectivement dans l entreprise et d'un forfait unique d'enregistrement du certificat pour la période de trois ans. Les conditions générales sont identiques pour toutes les entreprises. Le prix par journée couvre non seulement le temps d'audit mais également le temps de préparation et de rapportage.
1-1-1 Organisme de certification Page 5 de 5 Annexe 1: les critères de l'impartialité Est considéré notamment comme déontologiquement susceptible de mettre en péril l impartialité requise : - toute activité de consultance réalisée au cours des 2 dernières années, en cours ou projetées, c'est-à-dire : la préparation et la rédaction des manuels ou procédures ; la participation au processus décisionnel de l'entreprise relatif à la gestion du système ; la remise à l'entreprise d'avis spécifiques relatifs à l'élaboration et à la mise en place du système de management en vue d'une éventuelle certification ; la dispense de conseils pour l obtention et le maintien de la certification ; la fourniture de services de conception, de mise en œuvre ou de maintenance des systèmes de gestion. - tout lien de parenté jusqu au 4ième degré. Le BQA peut toutefois exercer les activités suivantes, sans qu'elles soient considérées comme étant de consultance ou génératrice de conflits d'intérêts : - la certification comprenant des réunions d'information, de planification, de revue de documents, d'audits (autres que les audits internes) et de suivi des non-conformités ; - l'organisation et la participation en qualité d'animateur à des formations, pour autant que celles-ci soient orientés vers l'assurance qualité, les systèmes de gestion ou l'audit et que les thèmes abordés soient non spécifiques à une entreprise-cliente ; - la publication à la demande d'informations relatives aux interprétations par le BQA des exigences des normes d'évaluation ; - les activités avant l'audit dans le but de constater l'état de préparation pour l'évaluation, sans toutefois s'apparenter à des activités de consultance ; - l'assistance d'une entreprise-cliente lors de visites de surveillance, en montrant, par exemple, des pistes d'amélioration, sans pour autant recommander des solutions spécifiques.