ANNEXE 3 à la circulaire 2007/2008.12 OGEC - CONSEIL D ADMINISTRATION Il nous semble important de vous rappeler quelques règles élémentaires du fonctionnement des Conseils d Administration de nos OGEC. En effet, il nous est apparu que dans de nombreux OGEC, les conseils d administration ne font toujours l objet d un formalisme rigoureux. Les organismes de gestion des établissements d enseignement catholique sont des associations (régies par la loi du 1 er Juillet 1901) voulues par l Enseignement Catholique pour être au service des établissements en leur donnant une existence juridique, c est-à-dire la personnalité morale. Ainsi peuvent s exercer valablement l activité d enseignement et les activités pastorales, pédagogiques, éducatives et parascolaires inhérentes à un établissement catholique d enseignement. L OGEC assure la gestion juridique, économique, financière et sociale du ou des établissements dont il a la responsabilité. De par ses statuts l OGEC s engage à respecter les statuts de l Enseignement catholique et les accords internes et/ou paritaires qui s y rattachent. Il doit adhérer à l UDOGEC de son département. Peut devenir membre de l association, toute personne souhaitant aider l établissement et l Enseignement catholique et faisant une demande d adhésion écrite auprès du conseil d administration. Ce dernier est souverain pour accepter ou non cette candidature. Comme toute association régie selon la loi du 1 er juillet 1901, les organismes de gestion sont dotés d organes de délibération et d administration. Les organes d administration de l OGEC sont : le Conseil d Administration et le Bureau. 1 Conseil d administration : Dans le conseil d administration de l OGEC, indépendamment des membres élus par l Assemblée Générale, existent des membres de droit qui incarnent le rattachement de l établissement aux structures de l Enseignement catholique : - le responsable de la tutelle diocésaine et congréganiste. - le président ou son représentant de l Union départementale des OGEC, c est à dire l UDOGEC affiliée à la FNOGEC. - le président de l APEL de l école affiliée à l UNAPEL ou son représentant. Le chef d établissement est invité avec voix consultative sauf pour les questions le concernant personnellement. Le conseil d administration de l OGEC est principalement chargé de gérer l association. A cet effet, les statuts doivent lui attribuer des pouvoirs étendus à l exclusion des décisions (limitatives) réservées à l assemblée générale. Il doit donc être réuni régulièrement car ses fonctions économiques et financières représentent son objet principal. Il doit suivre attentivement : - Fonctionnement de l association (élection du bureau, préparation des assemblées générales, désignation des membres aux différentes délégations et commissions, délégations des pouvoirs donnés au chef d établissement ).
- Affaires sociales (application des conventions collectives, des éventuels accords régionaux et départementaux, politique salariale, litiges salariaux ). - Affaires financières (comptabilité, trésorerie, emprunts ). - Affaires immobilières (entretien, sécurité, agrandissements, étude des devis, contrôle des travaux ). - Relations avec l extérieur (communication et application de documents émanant de l UDOGEC, information sur la situation de l Enseignement catholique diocésain, relations avec les collectivités territoriales pour obtenir les participations financières nécessaires au fonctionnement de l établissement ou des subventions d investissement ou des mesures sociales ). 2 Bureau. Le Bureau est élu par le conseil d administration. Ses membres sont des acteurs permanents de l OGEC. Ils sont, à chaque changement, nominativement désignés dans leur fonction à la Préfecture. Ils assument alors la responsabilité civile et pénale si des faits peuvent être reprochés tant à l association qu à eux-mêmes. Le Bureau se compose de : - le président, - le vice-président (éventuellement), - le secrétaire, - le trésorier. Nous ne nous attarderons pas cette fois sur les fonctions de chacun et nous y reviendrons éventuellement dans une autre étude. ATTRIBUTIONS ET FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D ADMINISTRATION Les membres du conseil d administration se réunissent selon ce qui a été décidé dans les statuts ou dans le règlement intérieur. Selon nos statuts actuellement en vigueur, le Conseil d administration se réunit aussi souvent que l exige l intérêt de l association, au moins trois fois par an. Les réunions s effectuent à l initiative soit du président, soit de la moitié des membres du conseil, soit des deux tiers des membres de droit. La convocation est faite par le Président. En cas de carence de ce dernier, la convocation peut être le fait soit du secrétaire, soit d un administrateur. L ordre du jour est arrêté par le président, par les administrateurs ou les membres de droit qui ont provoqué la réunion : il est envoyé avec la convocation au moins quinze jours avant la réunion (ce délai est de rigueur. Une convocation adressée 14 jours avant la réunion est nulle et entraîne la nullité de toutes les décisions prises en conseil d administration). Le conseil ne peut valablement délibérer que si au moins 50 % des membres sont présents ou représentés. En cas d égal partage des voix, celle du président est prépondérante. Le vote par correspondance n est pas admis. L administrateur ne peut détenir plus d une procuration. Il faut rappeler qu un conseil d administration convoqué téléphoniquement par une personne non qualifiée a été déclaré nul (Cass. Civ. 14 mars 1995). En général aucune forme particulière de convocation n est exigée par les statuts. Les convocations sont donc habituellement adressées par lettre simple. Mais il est bien certain que s il était démontré que certaines décisions du conseil ont été prises en l absence d un ou plusieurs administrateurs parce que ceux-ci n avaient pas été convoqués, le tribunal saisi de l affaire pourrait annuler la décision. Il en est de même en cas de non convocation de tous les administrateurs ou de délibérations portant sur les questions qui ne sont pas de la compétence du conseil.
L ordre du jour est généralement arrêté par le président qui expose ou fait exposer les différentes questions et un vote intervient à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Le Secrétaire du conseil d administration dresse un procès verbal de chaque réunion qui est transcrit sur un registre spécial et signé du secrétaire et du président. Il peut être délivré des copies certifiées conformes de ce procès verbal. Quant aux attributions et aux pouvoirs du conseil, ils sont, en principe, très étendus, puisque le conseil est compétent pour tout ce qui n est pas réservé par les statuts aux assemblées ou au président. Il convient à ce sujet de se reporter à nos statuts. Notamment, le conseil élit le Bureau ; il assure l exécution des décisions de l assemblée, prépare le budget, rédige le rapport moral qui sera lu en assemblée générale annuelle, fait procéder aux convocations des assemblées générales ordinaires et extraordinaires, et arrête l ordre du jour ; d une façon plus générale, il assure le bon fonctionnement de l association. Dans les associations ayant une «activité économique» et c est le cas des OGEC, le conseil établit les comptes annuels (bilans, comptes de résultats et annexes) et arrête les termes du rapport de gestion. Le conseil peut déléguer certains de ses pouvoirs propres à condition que les statuts le lui permettent. Il convient là encore de se reporter aux statuts. Conformément à ce qui a été dit en tête de cette étude, nous vous donnons ci-après un modèle de convocation à un conseil d administration, de même qu un modèle de procès verbal de conseil d administration.
CONVOCATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION PAR LE PRESIDENT (modèle) Cette convocation est faite par lettre simple. OGEC ECOLE ST. Rue 56 Madame, Monsieur, Date. Je vous prie de bien vouloir assister à la réunion du conseil d administration de notre association l OGEC de l école Saint. qui aura lieu le : (date) à (heure) au siège social de l association, à savoir à l école Saint (adresse) à l effet de délibérer sur l ordre du jour suivant : ORDRE DU JOUR : (modèle pour le C.A. précédant l Assemblée générale» 1 approbation du compte-rendu du Conseil d Administration du (date) (il s agit du précédent conseil d administration). 2 Arrêté des comptes au 31 août (2007) 3 Budget prévisionnel de fonctionnement ( 2007. 2008.) 4 Tarifs (2008 2009) 5 Budget prévisionnel d investissement (2007 2008) 7 Rapport du président. 8 Questions diverses. Je vous prie de croire, Madame, Monsieur,.. Le Président, PS : en cas d impossibilité de participer à ce Conseil d Administration, merci de donner pouvoir à un autre membre du Conseil d Administration à l aide de l imprimé joint (un seul pouvoir par personne)
CADRE D UN PROCES VERBAL DU CONSEIL D ADMINISTRATION L an deux mille huit Le (date) à (heure) Le Conseil d Administration de l OGEC de l école Saint s est réuni à son siège social dans les locaux de l école Saint sur convocation faite par le président, suivant lettre adressée le (date) à chacun des administrateurs et mentionnant l ordre du jour suivant : (rappeler l ordre du jour) Sont présents : MM Sont représentés : Se sont excusés : Sont absents : M. le Président constate et déclare que... administrateurs sont présents. M. le Président dépose sur le bureau les pouvoirs donnés par MM M. le Président déclare que. ont donné mandat de les représenter respectivement à. et de voter toutes résolutions. M.. (indiquer le nom) assume les fonctions de secrétaire de séance. M. Le Président déclare que, par application des dispositions de l article.des statuts, le conseil peut valablement délibérer. Puis M. Le Président expose au Conseil l ordre du jour rappelé ci-dessus. (Relater le déroulement de l étude de chaque point de l ordre du jour). (Relater la délibération prise sur chaque point de l ordre du jour dans les termes suivants :) Après discussion et après en avoir délibéré, le conseil prend la décision suivante de :.. par : Abstention :.. voix ; Contre :. voix ; Pour. voix. Rien n étant plus à l ordre du jour, la séance est levée à.(heure) Après lecture faite, le présent procès verbal a été signé par le président et par le secrétaire. Le Président, le Secrétaire,