RAPPORT MENSUEL MISSION D APPUI AU DEMARRAGE DE L INITIATIVE SEGS Période du 15 Septembre au 15 Octobre 2007 Mission du 15 Septembre au 31 Décembre 2007 Consultant RASOANINDRAINY Andrianjafy
INTRODUCTION Le présent rapport s architecture autour des activités prévues dans les TDR du consultant. Chaque activité effectuée est mentionnée et située selon son avancement. Des observations, constats, conclusions, problématiques peuvent être présentées suivis de commentaires, de solutions et/ou de perspectives. Les durées estimatives des interventions par activités ainsi que certaines mesures quantitatives permettent d avoir des appréciations plus précises sur chaque tâche significative. ACTIVITE 1 : Avancement général : APPUYER LE LANCEMENT DU FORUM ELECTRONIQUE DE L INITIATIVE SEGS - 70% - 11 Jours Les activités effectuées dans le cadre de l appui au lancement du forum de l initiative sont : - collecte des informations à inclure dans le site auprès de toutes les parties prenantes aux différents niveaux, à partir du site web du FIDA - conception et structuration du squelette du site web et du site forum de l initiative - réalisation du site web et du site forum de l initiative - préparation de l hébergement du site - négociation réservation et acquisition du nom de domaine www.segs-mada.net - test, upload, installation, rectification du site web de l initiative avec le forum - préparation et classement des contenus à insérer dans le site - formatage, mise en forme et alimentation du site avec les informations travaillées - création de quelques comptes utilisateurs du forum - création des comptes mails et mailing liste relatif au forum - création des comptes d administration du site - insertion des contenus de discussions, ateliers et mail dans le site/forum - début d animation du forum en ligne La situation d avancement des tâches significatives est récapitulée et mesurée ci-dessous : - préparation du site web SEGS : à 90% fini - préparation du forum SEGS : à 95% fini - communication et promotion du site : à 25% démarré. Les supports de communication sont déjà en cours mais n ont pas encore été finalisés, ni multipliés. - inscription des forumers : à 15% effectué. Les forumers potentiels prévus dans le manuel de référence ne sont pas encore tous contactés. - formation des utilisateurs du site : à 0% commencé. Aucune séance de formation n a pu encore être effectuée. 2
Observation : Il est clair que l habitude d échanger à travers un forum est encore nouvelle chez nos forumers. Alors que les participants se sont retenus de trop s exprimer lors de l atelier, les sujets du forum électronique sont encore quasiment vides après 4 jours de création. Problématiques : Il existe certaines problématiques connues relatives à l utilisation du forum : - une impossibilité, cas de PHBM, ou une faiblesse de la connexion Internet comme pour AD2M, le CAPFIDA et le SSE/MAEP - une culture de rétention, de cloisonnement et de non divulgation de l information - une peur du «qu en dira-t-on» et de l exposition aux différentes interprétations possibles A ceci s ajoute sûrement le manque de définition de la priorité donnée à l initiative et à la participation au forum. Enfin la lenteur de l écriture au clavier est un facteur non négligeable et décourageant pour les forumers qui sûrement ont beaucoup d idées dans leur tête et beaucoup à dire s il fallait utiliser la langue mais qui sont freinés par la lenteur de leur frappe au clavier. Solutions : Les solutions envisageables sont : - l institutionnalisation d une habitude au niveau de chaque forumer. Exemple : réserver au moins 1 heure par jour pour lire et écrire dans le forum. - la formation et l accompagnement des forumers dans l utilisation du forum. Il est probable que certaines personnes soient bloquées simplement parce qu ils n ont jamais participés à un forum et qu ils ne connaissent pas les manipulations à effectuer - l animation des thèmes pour qu ils intéressent les forumers Perspective : Tels qu ils sont, les RSE des projets participeront sûrement avec intérêt aux thèmes discutés, toutefois, il faut que les discussions soient orientés actions et résultats et que des choses concrètes en ressortent périodiquement pour que chacun y trouve un sens et un intérêt réel. Durée totale d intervention du consultant pour l activité 1 : Activités Conception Site Web + Site Forum Développement, mise en ligne et alimentation Animation du forum et mails Volume en jours Total 11 2 7 2 3
ACTIVITE 2 Avancement général : APPUYER LE PROCESSUS D ELABORATION DU PLANNING DE L INITIATIVE - 70% - 4 jours Les activités effectuées dans le cadre de l appui au processus d élaboration du planning de l initiative se résument comme suit : - élaboration du planning de mission du consultant. Ce planning a été envoyé à tous les concernés, CP, Directeurs et RSE et a permis de lancer les premières activités. Ce planning a été plusieurs fois modifié et nécessite des réajustements périodiques. - organisation d un atelier de planification participatif au cours duquel le rôle du consultant a été de faciliter la programmation et la budgétisation des activités de l initiative - rédaction de rapport journalier d avancement d atelier afin de mettre tous les concernés au courant de l avancement des plannings - rédaction, mise en forme et mise en circulation pour validation du programme-budget de l initiative - élaboration d un mini-programme-budget pour la DSI MAEP. A la demande du Service Système d Information du MAEP et du Service Suivi-Evaluation, une séance de travail a été réservée pour élaborer un petit document. - à la demande des RSE qui ont participés à l atelier, une mise en forme claire et simplifié des programmes-budgets ont dû être effectué. - publication du planning sur le site web www.segs-mada.net partiellement réalisée - participation au forum relatif au pilotage de l initiative Situation d avancement : La situation d avancement générale du planning de l initiative paraît comme suit : - programmation générale des activités de l initiative : 90% - programmation détaillée des activités de l initiative : 75%. Un chronogramme détaillé élaboré avec MS Project est encore en cours. - budgétisation des activités de l initiative : 80%. Les détails de budget sont encore en cours. - publication du programme-budget sur le site web du SEGS : 50%. Le budget estimé lors de l atelier n a pas encore été publié. - consultation de toutes les parties prenantes : 60%. Plusieurs responsables ne sont pas encore entièrement impliquées dans l élaboration du planning-budget de l initiative. Le processus de validation peut être considéré comme avancé à 60%. Problématique : Certains problèmes ont été détectés comme : - le processus de validation du programme-budget n est pas bien défini. Quelles sont les étapes? qui valide quoi? - le Bureau de l Initiative ne s est pas encore réuni et est prévu se réunir le 25 Octobre. - les RSE qui ont assistés à l atelier de planification semblent présenter des signes d impatience. 4
Les solutions à envisager sont : - la clarification du processus de validation et des conditions de démarrage des activités - la systématisation des réunions du Bureau de l Initiative et le traitement expéditif par celui-ci des décisions à prendre - la clarification de la priorité donnée à l initiative par rapport aux autres activités de chaque responsable Perspective : Dans un avenir assez proche, et afin d assurer la réussite de l initiative, il est recommandable de préparer tous les moyens nécessaires pour une exécution fluide des activités planifiées. Les principes de délégation et de simplification des procédures permettront sûrement d améliorer sensiblement la vitesse d avancement de l initiative. Durée totale d intervention du consultant pour l activité 2 : Activités Planification participative avec les RSE Elaboration et mise en forme du programme-budget Volume en jours Total 4 1,5 2,5 ACTIVITE 3 Avancement général : ETABLIR UN ETAT DES LIEUX DE CHAQUE PROJET PAR RAPPORT AUX OBJECTIFS DE L INITIATIVE ET PARTICULIEREMENT PAR RAPPORT A L AXE PLATEFORME INFORMATIQUE - 40% - 3,5 jours Les activités réalisées dans l établissement de l état des lieux de chaque projet notamment par rapport à l axe plateforme informatique sont : - la visite et la recherche dans le site web du FIDA www.ifad.org - la collecte des informations sur les systèmes d informations de SE du FIDA - le travail de recherche et évaluation des logiciels de SE communément utilisés - l organisation et l animation de l atelier de présentation de l état des lieux par entité - la collecte et l étude des informations sur le Système de Suivi-Evaluation au niveau du MAEP (c est le plus proche) - la collecte des informations sur l application et la base de données élaborée pour le PHBM. Une entrevue avec l équipe de développement a été organisée et a permis d avoir une idée suffisamment claire sur le niveau de l équipe et les fonctionnalités de l application - l élaboration du schéma des systèmes existants et des schémas globaux des futurs besoins tels qu ils sont actuellement pressentis par les RSE 5
Situation d avancement : Une méthodologie d appréciation de l existant est en cours d élaboration. Compte tenu de la grande diversité des situations des projets (phase dans le cycle, diversité thématique, diversité régionale), cette méthodologie qui devrait être «standard» n a pas encore pu avancer de façon décisive : 40% (en cours) Aperçu de l existant par entité : - Situation au MAEP : connu à 90%, c est l entité la plus proche qui a pu déjà être consultée et dont le système est structuré clairement avec de simples fichiers Excel. - Situation au CAPFIDA : connu à 0%, encore rien commencé. - Situation du PHBM : connu à 70% étant donné qu aucune visite sur terrain n a permis d interviewer les autres acteurs clés et de constater leur mode de fonctionnement. Le logiciel développé a déjà fait l objet d études. - Situation du PPRR : connu à 40%, a présentation et les discussions lors de l atelier ont permis d avoir une idée plus ou moins globale de la réalité au PPRR - Situation de l AD2M : connu à 60%, le consultant ayant travaillé avec le projet pour son démarrage initial. Préparation de la mise en ligne des documents par projets : 20%. Cette tâche devra être précédée de plusieurs comme la sensibilisation à l organisation et au partage des informations. Préparation de la mise en ligne des rapports semestriels par projet : avec le site du SEGS qui est entièrement dynamique, on peut créer de nouvelles rubriques permettant d héberger des Rapports périodiques. Le travail consiste actuellement à assurer que tous assurent l élaboration et l envoi de leurs rapports respectifs. Préparation des actions à inclure dans le PTBA 2008 : actuellement à 70% réalisés pour ce qui concerne le domaine du SE et de la Communication des Savoirs. Une estimation de la situation de chaque projet par rapport aux objectifs de l initiative dans l axe plateforme informatique. Echelle adoptée : Estimation par entité : Très éloignée Eloignée Proche Très proche MAEP CAPFIDA PHBM PPRR AD2M Eloigné Proche 6
Conclusion L utilisation de nouvelles technologies dans le Suivi-Evaluation et la Gestion de Savoir s accompagnent incontournablement de grands bouleversements culturels au niveau des projets du FIDA à Madagascar. Les nouvelles cultures d ouverture, de communication, de partage, de redevabilité et de transparence prendront encore un certain temps avant d être fortement encrés dans les habitudes des personnels des projets. L organisation d un renforcement de capacité en MIS/SI a été proposée par les RSE lors du dernier atelier et se trouve réellement justifié compte tenu des besoins d harmonisation et de management des projets relatifs au SI actuels. Il est même recommandé que cette activité soit priorisée et précède tout démarrage de chantier de SI. Durée des interventions pour l activité 3 Activités Atelier Entrevue, visite de lieu Volume en jours 1 2,5 Total 3,5 ACTIVITE 4 Avancement général : FOURNIR UN APPUI GENERAL AU DEMARRAGE DE L INITIATIVE 4 jours Des activités diverses ont été réalisées pour fournir un appui général au démarrage de l initiative : - Préparation de supports de communication et animation de l initiative à travers l atelier, les réunions, les mails et le forum - Création de mailing list pour les forumers et les sous-groupes - Appui au projet AD2M pour résoudre leur problème de connexion Internet, et notamment, élaboration des spécifications d un support élevé pour porter une antenne BLR d un Fournisseur d Accès Internet plus performant à Morondava - Appui au CAPFIDA pour la détermination de spécificité de connexion Internet permanente et pour l élaboration d une architecture de son système cible - Appui au DSI/MAEP pour la formulation de leurs besoins dans le cadre de l initiative. Conclusion : Plusieurs renforcements ont été proposés et sont justifiés dans l axe dimension humaine afin de permettre l atteindre plus sûre les objectifs de l initiative : renforcement dans le domaine organisationnel (gestion du changement, planification), renforcement dans le domaine technique (informatique et système d information) et renforcement par la mise en œuvre de moyens humains, financiers et matériels adéquats. 7