VÉRIFICATION PAR LES SERVICES FINANCIERS DES IMMOBILISATIONS NOVEMBRE 2004

VÉRIFICATION PAR LES SERVICES FINANCIERS DES IMMOBILISATIONS NOVEMBRE 2004 Affaires étrangères Canada Commerce international Canada Bureau de l inspecteur général Direction de la vérification (SIV) Ce document peut ne pas être entièrement accessible. Pour une version accessible, prière de consulter http://www.international.gc.ca/about-a_propos/oig-big/2004/immobilisation.aspx?lang=fra

TABLE DES MATIÈRES SOMMAIRE... 1 1.0 CONTEXTE... 3 2.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION, PORTÉE DE LA VÉRIFICATION, STRATÉGIE ET CALENDRIER DE VÉRIFICATION... 4 2.1 Objectif de la vérification... 4 2.2 Portée de la vérification... 4 2.3 Stratégie et calendrier de vérification... 5 3.0 OBSERVATIONS SOMMAIRES ET RECOMMANDATIONS... 6 3.1 Respect des normes comptables et des politiques pertinentes... 6 3.2 Politique sur les immobilisations du Ministère... 7 3.3 Formation et coordination au niveau central... 9 3.4 Configuration du SGI... 11 3.5 Processus opérationnels de la Direction générale de la sécurité et du renseignement... 16 3.6 Processus opérationnels de la Direction des services administratifs à la centrale... 19 3.7 Processus opérationnels de la Direction générale de la gestion de l information et de la technologie... 21 3.8 Processus opérationnels de la Direction générale des biens... 26 3.9 Processus opérationnels des Services internationaux et nationaux de gestion financière et d établissement de contrats... 32

SOMMAIRE Le présent rapport renferme les constatations découlant de la vérification des pratiques du Ministère reliées à la comptabilité des immobilisations. L objectif de la vérification consistait à déterminer si le Ministère comptabilise de façon appropriée et uniforme ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes que lui-même et les organismes centraux prescrivent. La portée de la vérification a été axée sur les pratiques liées aux immobilisations qu ont appliquées durant l année financière 2002-2003 la Direction des services administratifs à la centrale (SRA), la Direction générale de la sécurité et du renseignement (ISD), la Direction générale de la gestion de l information et de la technologie (SXD) et la Direction générale des biens (SRD). Même si la portée de la vérification n a pas inclus d examen direct des pratiques liées aux immobilisations qu appliquaient les missions, certains résultats des vérifications par sondages ont fourni une indication du caractère approprié des processus appliqués à l étranger. En général, le Ministère ne comptabilise pas toujours ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites. Les acquisitions, les améliorations et les mises hors service reliées aux immobilisations ne sont pas toujours correctement consignées dans le module de comptabilité des immobilisations (CI) du Système de gestion intégrée (SGI). D après les sondages de vérification effectués, il y avait une sous-évaluation nette de 10,6 millions de dollars 1 des avoirs du Ministère qui s élevaient à 912 millions de dollars au 31 mars 2003. À notre avis, cette sous-évaluation n est pas attribuable à une question de «propriété». Les principaux détenteurs des immobilisations du Ministère sont conscients du type de biens qui s inscrivent à l intérieur de leur sphère de responsabilité. Ils reconnaissent également, quoique à des degrés variables, leur rôle de leader par rapport à la tenue à jour à l intérieur du SGI de données exactes et complètes sur les immobilisations. Ce sont plutôt des faiblesses sur le plan des processus opérationnels des dépositaires de biens, des politiques financières, des pratiques de formation et de coordination au niveau central et de la configuration du SGI qui, combinées, ont contribué à la sous-évaluation susmentionnée. La configuration du SGI accroît, en plus, selon nous, la complexité du processus de capitalisation des biens et le risque d une mauvaise intégrité des données et entraîne des pratiques de contrôle exigeant plus de main-d oeuvre. La configuration du module de CI du SAP recommandée par le Bureau du programme du Système intégré de gestion financière (SIGF) rationaliserait, si le Ministère l adoptait, les processus opérationnels de capitalisation des biens des détenteurs d immobilisations, 1 Il est probable que cette sous-évaluation aurait été énormément plus élevée si la portée de nos sondages de vérification avait inclus tous les projets de développement d applications du Ministère terminés ou en cours après le 1 er avril 2001. 1

accroîtrait la précision et l intégralité des données du SGI sur ces immobilisations et favoriserait l adoption de pratiques de contrôle plus efficaces. Si on les néglige, les faiblesses révélées par la vérification continueront d entraîner une sous-évaluation des données sur les immobilisations déclarées à l intérieur des présentations annuelles des comptes publics et des états financiers du Ministère. Cette sous-évaluation atteindrait, au fil du temps, un seuil monétaire qui pourrait justifier l émission d une réserve relative à la vérification des états financiers du Ministère, si le gouvernement du Canada décidait d effectuer une telle vérification. État des recommandations Le rapport de vérification renferme au total 28 recommandations : 4 s adressant à ISD, 2, aux Services internationaux et nationaux de gestion financière et d établissement de contrats (SMF), 1, à la Direction de la planification, de l analyse des programmes et des budgets (SMP), 10, à la Direction des systèmes de gestion ministériels, des politiques et de la rémunération (SMS), 2, SRA, 4, SRD et 5, SXD. Leur direction a répondu à chaque recommandation en indiquant les mesures déjà adoptées ou les décisions prises et un futur plan d action. Elle a précisé que 12 des 28 recommandations ont été appliquées. Elle a indiqué pour les 16 qu il reste à mettre en œuvre les initiatives en cours ou le futur plan d action projeté. 2

1.0 CONTEXTE 1.1.1 La Stratégie d information financière (SIF) du gouvernement est entrée en vigueur le 1 er avril 2001. Elle a changé la méthode de comptabilité du gouvernement, c est-à-dire l a fait passer de la comptabilité de caisse modifiée à la comptabilité d exercice pour toutes les opérations. L un des aspects clés de ce changement a obligé les ministères et les organismes fédéraux à capitaliser le coût initial d acquisition d un bien, à en amortir et à en importer sa valeur à l exercice au cours de sa vie utile et à déclarer tout gain ou toute perte à la mise hors service de ce bien. Avant l entrée en vigueur de la SIF, on importait à l exercice le coût d acquisition d un bien durant l année de son acquisition. 1.1.2 La Politique sur les immobilisations du Ministère (ci-dessous appelée la Politique) précise que tous les biens d un coût total d acquisition égal ou supérieur à 10 000 $ doivent être capitalisés. Le tableau qui suit reflète la valeur des immobilisations du Ministère au 31 mars 2003. VALEUR DES IMMOBILISATIONS DU MINISTÈRE DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET DU COMMERCE INTERNATIONAL (MAECI) AU 31 MARS 2003 (en millier de dollars) Catégorie de biens Coût de possession Amortissement cumulé Valeur comptable nette Terrains 192 436 $ 0 $ 192 436 $ Immeubles 836 582 $ (320 967) $ 515 615 $ Matériel et outillage 118 741 $ (86 583) $ 32 158 $ Véhicules 33 080 $ (19 338) $ 13 742 $ Améliorations locatives 35 843 $ (4 221) $ 31 622 $ Biens en construction 126 883 $ 0 $ 126 883 $ Total 1 343 565 $ (431 109) $ 912 456 $ 3

2.0 OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION, PORTÉE DE LA VÉRIFICATION, STRATÉGIE ET CALENDRIER DE VÉRIFICATION 2.1 Objectif de la vérification 2.1.1 L objectif de notre vérification consistait à déterminer si le Ministère comptabilise de façon appropriée et uniforme ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes que lui-même et que les organismes centraux prescrivent. 2.2 Portée de la vérification 2.2.1 Le tableau qui suit reflète le niveau de référence des dépenses en capital du Ministère pendant les trois dernières années financières. NIVEAU DE RÉFÉRENCE DES DÉPENSES EN CAPITAL DU MAECI DE 2000-2001 À 2002-2003 (en milliers de dollars) Type d autorisation Dépenses en capital 2000-2001 (Note n o 1) 2001-2002 (Note n o 1) 2002-2003 (Note n o 1) Autorisation disponible Autorisation employée Autorisation disponible Autorisation employée Autorisation disponible Autorisation employée 104 728 $ 104 559 $ 177 141 $ 176 523 $ 121 633 $ 121 553 $ Note n o 1 Les montants correspondent au formulaire A des comptes publics - «Sommaire de la provenance et de l utilisation des autorisations». 2.2.2 La somme du niveau de référence des dépenses en capital de l année financière 2002-2003 totalise pour SRA, ISD, SXD et SRD 93,2 millions de dollars, chiffre qui représente 77 % du niveau de référence des dépenses en capital du Ministère de 121 millions de dollars. La portée de notre vérification a donc été axée sur les pratiques liées aux immobilisations qu appliquaient ces unités opérationnelles. 2.2.3 La vérification n a pas inclus d examen du solde d ouverture au 1 er avril 2001 du compte des immobilisations du Ministère, parce que le Bureau du vérificateur général avait précédemment examiné cet élément et en était arrivé à des conclusions positives. 2.2.4 Si la portée de la vérification n a pas inclus d examen direct des pratiques liées aux immobilisations qu appliquaient les missions, certains des résultats des sondages de vérification ont fourni une indication du caractère approprié des processus appliqués à l étranger. 4

2.3 Stratégie et calendrier de vérification 2.3.1 La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et aux Standards for the Professional Practice of Internal Auditing de l Institute of Internal Auditors. Cet examen a eu lieu entre décembre 2002 et juillet 2003. 2.3.2 L équipe de vérification a, entre autres, examiné de la documentation et interviewé les principaux détenteurs d immobilisations du Ministère (c est-à-dire la Direction générale des finances, de la planification et des systèmes ministériels (SMD), SRA, SRD, SXD et ISD) pour connaître et comprendre leurs rôles, leurs responsabilités, leurs pouvoirs et les processus opérationnels qui y sont reliés. Elle a préparé des ordinogrammes montrant divers modules du SGI utilisés pour capitaliser le coût initial d acquisition d un bien et consigner tous les changements subséquents de sa valeur au cours de sa vie utile. Elle en a tiré des échantillons aléatoires de dépenses en capital et de fonctionnement et d entretien consignées dans le SGI durant les années financières 2001-2002 et 2002-2003. 5

3.0 OBSERVATIONS SOMMAIRES ET RECOMMANDATIONS 3.1 Respect des normes comptables et des politiques pertinentes 3.1.1 Le Ministère ne comptabilise pas toujours ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites, ce qui a entraîné une sous-évaluation nette de 10,6 millions de dollars des avoirs du Ministère au 31 mars 2003, comme le montre en détail le tableau suivant. Résultats de l échantillonnage par étape d acquisition des biens Résumé des répercussions financières Étape Répercussion N bre d éléments échantillonnés N bre d éléments échantillonnés représentant des erreurs Valeur monétaire Acquisition elle-même Amélioration Mise hors service Sous-évaluation des biens du Ministère (Note n o 1) Sous-évaluation des biens du Ministère (Notes n os 2 et 3) Sous-évaluation des gains à la mise hors service des biens Sous-évaluation des pertes à la mise hors service des biens 562 375 (7 591 000) $ 130 64 (3 285 000) $ 25 15 500 000 $ 31 31 (233 000) $ Sous-évaluation nette des avoirs du MAECI 748 485 (10 609 000) $ Notes 1. La Politique sur la comptabilité des immobilisations du MAECI n établit pas qu il faut ou qu il ne faut pas capitaliser les coûts reliés aux projets de développement d applications du Ministère. Un bulletin du Conseil du Trésor paru en octobre 2000 précise cependant que la capitalisation des logiciels allait être obligatoire à compter du 1 er avril 2001. Il stipule aussi que les ministères/organismes fédéraux devaient capitaliser les coûts admissibles engagés après le 31 mars 2001 pour les logiciels qu ils ont achetés et pour ceux qu ils ont eux-même mis au point indépendamment de la date de début des projets de développement de ces programmes informatiques. L équipe d évaluation a sélectionné un échantillon de 23 projets de développement d applications du Ministère et déterminé que des coûts de 1,8 million de dollars n avaient pas été capitalisés conformément aux orientations du CT. Il est probable que la sous-estimation nette des avoirs du MAECI aurait été énormément plus élevée que la sous-évaluation des 10,6 millions de dollars signalée si la portée de nos sondages de vérification avait inclus tous les projets de développement d applications du Ministère terminés ou en cours après le 1 er avril 2001. 2. Les éléments échantillonnés des améliorations se rapportent strictement à des immobilisations. Le montant de la sousévaluation et la question consistant à savoir si les éléments échantillonnés représentent réellement des erreurs font l objet d une discussion avec la SRD en raison d une divergence de vues au sujet de la façon d interpréter les exigences de la Politique qui s appliquent. Le montant inclut, en outre, environ 1,0 million de dollars de dépenses liées à des immobilisations (26 opérations) qui ont été directement engagées par les missions (c est-à-dire sur lesquelles SRD n exerçait directement aucun contrôle). 3. Certains éléments échantillonnés représentaient une dépense unique reliée à un projet d amélioration ou d entretien. La sousévaluation signalée repose sur la valeur monétaire des éléments échantillonnés et ne reflète pas toutes les dépenses reliées aux projets. 6

3.1.2 Nous concluons que la sous-évaluation nette des avoirs du Ministère est attribuable à des faiblesses sur le plan des politiques financières, de la formation et de la coordination au niveau central, de la configuration du SGI et des processus opérationnels des détenteurs de biens. Les améliorations qu exige chacun de ces éléments sont décrites ci-dessous. 3.2 Politique sur les immobilisations du Ministère 3.2.1 Le Manuel de comptabilité du MAECI fournit un aperçu de la portée, de l objectif, des exigences et des définitions clés de la Politique, ainsi que des rôles et des responsabilités se rattachant à son application. Il renferme des renseignements utiles et un point de référence à partir duquel les principaux détenteurs d immobilisations du Ministère peuvent élaborer leurs processus opérationnels. Nous avons, cependant, noté que la Politique ne précise aucune exigence dans les domaines suivants : Les projets de développement d applications du Ministère; Les mises à niveau apportées aux logiciels acquis avant le 1 er avril 2001 exclues du téléchargement initial dans le SGI des données sur les immobilisations qui reposaient sur des orientations du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT); Les mises à niveau apportées aux logiciels acquis et capitalisés après le 1 er avril 2001; Les améliorations locatives apportées aux biens immobiliers loués avant et après le 1 er avril 2001; La comptabilité des coûts des aliénations au moment du calcul des gains ou des pertes à la mise hors service des biens. 3.2.2 Si la Politique inclut une section portant sur les «rôles et responsabilités», son contenu est général et n est pas suffisamment détaillé. Cette section précise que SRD, SXD et ISD ont des responsabilités particulières; ces responsabilités et celles de SRA, de SMD et des missions ne sont, cependant, pas clairement indiquées. 3.2.3 La Politique renferme également une description de concepts généralement liés à la capitalisation des biens. On y décrit, par exemple, l approche d un ensemble par opposition à une composante de la capitalisation des biens et l importance de faire la distinction entre des dépenses «d amélioration et d entretien». Même si elle renferme une description des concepts susmentionnés et d autres, la façon dont les principaux détenteurs d immobilisations du Ministère doivent les interpréter d un point de vue stratégique y est présentée de façon générale et n y est pas clairement expliquée. 3.2.4 En l absence de politique explicite, il est plus probable que les dépositaires d immobilisations du Ministère continueront à comptabiliser celles qu ils détiennent, à les consigner et à les déclarer de façon incohérente, ce qui nuira, par 7

conséquent, à l intégrité des données du SGI et à l exactitude des présentations des comptes publics et des états financiers du Ministère. Recommandations à l intention de SMS 3.2.5 En consultation avec SRA, SRD, SXD, SMF et ISD, réviser la Politique en définissant ses exigences relativement aux éléments suivants : a. Les projets de développement d applications du Ministère; b. Les mises à niveau apportées aux logiciels acquis avant le 1 er avril 2001 exclues du téléchargement initial dans le SGI des données sur les immobilisations; c. Les mises à niveau apportées aux logiciels acquis et capitalisés après le 1 er avril 2001; d. Les améliorations locatives apportées aux biens immobiliers loués avant et après le 1 er avril 2001; e. La comptabilité des coûts des aliénations au moment du calcul des gains ou des pertes à la mise hors service des biens. 3.2.6 Obtenir de SRA, de SRD, de SXD, de SMF et d ISD et examiner une description : a. des rôles, des responsabilités et des pouvoirs relatifs aux immobilisations qu on leur a attribués et de ceux attribués au personnel des directions générales à l Administration centrale et des missions, le cas échéant; b. de leur interprétation des principaux concepts de la capitalisation des biens qui s appliquent à leurs opérations administratives. 3.2.7 Créer une annexe à la Politique pour chacun des principaux dépositaires d immobilisations du Ministère (c est-à-dire SRA, SRD, SXD, SMF et ISD) et insérer l information reçue suivant le point 3.2.6 dans l annexe pertinente. 3.2.8 Inclure la Politique révisée dans le Manuel de comptabilité du MAECI et informer les dépositaires à l Administration centrale et dans les missions de l existence de la version à jour du document. 8

Plan d action de SMS et calendrier d exécution 3.2.5 à 8 D accord. SMSP révisera, au besoin et en consultation avec les dépositaires, chacun des éléments spécifiés de la Politique. Cet examen débutera en janvier 2004. Toutes les révisions dépendent de la fourniture par les dépositaires de renseignements cruciaux qu il faut inclure dans la Politique. Une fois qu on aura reçu toute l information, on révisera la Politique et on la fera à nouveau paraître sous forme de chapitre 13 dans les manuels de comptabilité de l Administration centrale et des missions. On fera alors prendre conscience aux dépositaires, et ce, tant à l Administration centrale que dans les missions, de l existence de la version à jour du document. Plan d action de SMS et calendrier d exécution mis à jour 3.2.5 à 8 Depuis notre réponse initiale à cette recommandation, SMS a affiché sur son site Web la Politique accompagnée de l avertissement qu elle était en cours d examen. Tous les dépositaires n ont pas fourni à SMS en octobre 2004 l information exigée. SMS réunira en décembre-janvier un groupe de travail de tous les dépositaires qui étudiera les recommandations. La révision de la Politique devrait, selon nos prévisions, être terminée d ici au 31 mars 2005. 3.3 Formation et coordination au niveau central 3.3.1 La période qui a immédiatement précédé l implantation du SIF a été un moment occupé et mouvementé pour les principaux dépositaires d immobilisations. On a alors axé, en partie, les efforts sur la vérification de l intégrité du téléchargement initial des données sur les immobilisations dans le Système de gestion de l information, la définition des processus opérationnels de capitalisation des biens et l apprentissage de l utilisation du SGI afin d atteindre les objectifs de la Politique. 3.3.2 Les principaux dépositaires d immobilisations ont fait remarquer que la formation fournie avant l implantation du SIF s est limitée à une séance d information d une journée offerte par le service baptisé Système de gestion intégrée (SMSF). Même si l organisation de cette séance d une journée a été une mesure positive, elle n a pas constitué un programme officiel de formation sur les immobilisations. Les participants à la séance n ont appris ni à connaître et à comprendre en détail les exigences de la Politique ni la façon d utiliser la fonctionnalité du SGI pour comptabiliser correctement les diverses opérations qui pourraient intervenir pendant la vie utile d une immobilisation. On n a pas non plus fourni de formation ou de séance d information officielle sur les immobilisations aux dépositaires, aussi bien à l Administration centrale que dans les missions, depuis l implantation du SIF le 1 er avril 2001. Nos entrevues et 9

les résultats de nos vérifications font ressortir clairement qu il faut offrir un programme officiel de formation sur les immobilisations. 3.3.3 SMSF a préparé plusieurs documents décrivant la façon d utiliser le module de CI du SGI pour consigner des opérations particulières portant sur les immobilisations (c est-à-dire la postcapitalisation, les dévaluations et les réévaluations). Ces documents, bien préparés, n ont, cependant, été distribués qu aux membres de SRD. Les avantages qu on en attend, c est-à-dire une amélioration des connaissances et une plus grande uniformité, ont donc jusqu ici été limités. 3.3.4 Les principaux détenteurs d immobilisations ont fait observer qu ils ne disposent pas de contact qui fournirait des orientations sur la façon de comptabiliser correctement les diverses opérations portant sur les immobilisations ou de bien utiliser la fonctionnalité du SGI. Ils ont été au fond laissés à eux-mêmes depuis le 1 er avril 2001 et obligés de faire face aux défis de l implantation de la capitalisation des biens, ce qu ils ont fait d une façon, selon eux, des plus appropriées. Il faudrait noter qu on n identifie pas dans l ébauche de la Politique SMSP et SMSC comme étant les unités organisationnelles avec lesquelles communiquer pour formuler des demandes de renseignements portant sur la Politique et le SGI, respectivement. On fournit aussi aux dépositaires des numéros de téléphone pour les aider à acheminer de façon appropriée leurs demandes de renseignements. Deux des quatre principaux dépositaires d immobilisations ont informé l équipe de vérification qu ils n ont pas reçu de copie de l ébauche de la Politique. 3.3.5 En résumé, l interprétation des exigences de la Politique et de la façon d utiliser le SGI pour consigner dans le Système de gestion intégrée les opérations portant sur les immobilisations varie énormément d un dépositaire à un autre, ce qui est attribuable, en partie, à l absence autant d un programme officiel de formation sur les immobilisations que d une politique de comptabilité de ces dernières officiellement promulguée par le Ministère. Ces lacunes accroissent le risque que les dépositaires d immobilisations comptabilisent de façon inappropriée les opérations s y rattachant, ce qui nuirait à l intégrité des données du SGI et à l exactitude des présentations des comptes publics et des états financiers du MAECI. Recommandations à l intention de la SMS 3.3.6 Communiquer avec l Institut canadien du service extérieur (CFSI) pour l informer qu il faut offrir un programme officiel de formation sur les immobilisations et adapter ce dernier aux besoins tant des dépositaires à l Administration centrale que dans les missions. 3.3.7 Veillez à ce que les documents décrivant la façon de traiter divers types d opérations dans le module de CI soient mis à la disposition des dépositaires d immobilisations. 10

(Note - La section 3.2 du rapport renferme des recommandations au sujet de la façon de mettre la dernière main à la Politique et de la promulguer.) Plan d action de la SMS et calendrier d exécution 3.3.6 SMSF a rencontré deux fois le CFSI pour examiner les documents de formation actuellement disponibles sur la comptabilité des immobilisations et pour discuter du besoin d un cours de recyclage sur la fonctionnalité du module de CI du SGI. La formation doit englober le cycle de vie entier des biens, de leur acquisition à leur aliénation, en passant par leur mise hors service, tout en intégrant les exigences de la Politique et les instructions reliées à la fonctionnalité du module de CI du SGI. 3.3.7 SMSF a créé pour la SRD des documents de l utilisateur afin de répondre à des questions soulevées par cette dernière. Il a, par la suite (durant la vérification), distribué cette documentation aux autres principaux dépositaires responsables des biens du Ministère. 3.4 Configuration du SGI 3.4.1 Le SGI est l outil que le Ministère a mis à la disposition des dépositaires pour capitaliser leurs biens. Sa configuration actuelle ne facilite, cependant, pas la tenue à jour de données complètes et exactes sur les immobilisations. Le SGI, en particulier : ne permet pas de faire des renvois à de multiples numéros de commande sur des types de documents comme le bon de commande (PO), l engagement (CO) et la réception de facture (KR). Les dépositaires ne peuvent donc renvoyer ni à une commande (ordre) interne (IO) ni à une commande (ordre) statistique (SO) sur ces documents pour veiller au respect simultané de leurs objectifs en matière de capitalisation des biens et de suivi et de rapport budgétaires. Face à ce dilemme, les dépositaires de biens ont attribué une priorité plus élevée à leurs objectifs en matière de suivi et de rapport budgétaires et décidé, par conséquent, de renvoyer à une SO sur les PO, CO et KR. Ce faisant, on intègre une intervention manuelle au processus de capitalisation des biens, puisque les dépositaires doivent créer une écriture de journal (du type document SA) au moment de l engagement de la dépense pour consigner leur immobilisation dans le grand livre auxiliaire (le module de CI) et les dossiers financiers du Ministère (le module du grand livre ou GL). Nos sondages de vérification indiquent que cette intervention manuelle ne s effectue pas régulièrement, ce qui nuit à l intégrité des données du SGI sur les immobilisations. 11

La configuration du module de CI du SAP recommandée par le Bureau du programme du SIGF 2 permet aux dépositaires de renvoyer aussi bien à la fiche immobilisation pour les actifs (FI) qu à une SO sur des types de documents comme le PO, le CO et la KR. Cette configuration peut donc répondre simultanément aux objectifs en matière de capitalisation des biens et de suivi et de rapport budgétaires des dépositaires, sans qu aucune intervention manuelle ne soit nécessaire. Des représentants du Bureau du programme du SIGF ont déclaré que la configuration du module de CI qu ils recommandent est actuellement utilisée par 12 des 15 ministères et organismes fédéraux disposant du SAP, y compris le Bureau des passeports. Aucune des personnes interviewées (aussi bien à l intérieur du Bureau du programme du SIGF que du MAECI) ne pouvait expliquer clairement pourquoi le Ministère a décidé de ne pas adopter la configuration recommandée lorsqu on a pour la première fois implanté la comptabilité d exercice, le 1 er avril 2001. Des représentants du Bureau du programme du SIGF ont également déclaré qu il serait possible de passer de la configuration actuelle du module de CI du MAECI à celle qu ils recommandent en l espace d une semaine. Des fonctionnaires de SMSF ont, pour leur part, déclaré qu il serait plus réaliste d estimer le temps nécessaire pour effectuer ce passage à un mois; ne repère pas l (les)amélioration(s) apportée(s) à une immobilisation et n en fait pas rapport séparément; ne comptabilise pas les coûts d une aliénation au moment du calcul du gain ou de la perte à la mise hors service d un bien; calcule de façon inappropriée une perte au moment de la suppression des doubles des FI (fiche immobilisation) du module de CI lorsque les biens en question n ont pas atteint la fin de leur vie utile. 3.4.2 L équipe de vérification a remarqué que le rapport des opérations portant sur les biens par code de type d opération produit à partir du module de CI est incorrect. Il n est pas toujours possible de produire un rapport pour des codes de types d opérations spécifiés. Les profils d accès attribués à certains dépositaires de biens empêchent actuellement, en outre, ces dépositaires : 2 Groupe basé au CT responsable des services de coordination centrale et de soutien aux ministères/organismes fédéraux utilisant le logiciel SAP. 12

d afficher une liste complète des biens en raison de l impossibilité de visualiser tous les biens attribués à des «Plants» ou établissements précis (c est-à-dire des missions); de remplir certaines fonctions de contrôle (c est-à-dire d avoir accès aux rapports réels/de plans des commandes internes pour déterminer les coûts imputés à l IO et réglé sur la FI). 3.4.3 En résumé, la configuration actuelle du SGI oblige la plupart des principaux dépositaires d immobilisations du Ministère à préparer manuellement un document SA pour consigner l acquisition d un bien dans le système financier du MAECI. Cette intervention manuelle ne s effectue pas toujours et constitue l une des principales causes de la sous-évaluation signalée des droits de propriété du Ministère. La configuration du module de capitalisation des biens du SAP que recommande le Bureau du programme du SIGF est une solution attrayante, parce qu elle supprime l intervention manuelle, ce qui accroît l efficience et l efficacité opérationnelles des détenteurs. Il faut aussi collaborer avec le Bureau du programme du SIGF pour définir des solutions afin d accroître l intégrité des données du SIG relatives à des améliorations et à la mise hors service d immobilisations. Recommandations à l intention de SMS 3.4.4 a. Adopter la configuration du module de CI recommandée par le Bureau du programme du SIGF avant d achever le travail de développement relié à la version 4.7 du SAP; b. Offrir aux principaux dépositaires d immobilisations une séance d information qui mettra en évidence les différences majeures entre la configuration du module de CI du SAP du MAECI et celle que recommande le Bureau du programme du SIGF, pour que ces dépositaires puissent réviser leurs processus opérationnels internes en conséquence. 3.4.5 Examiner les processus opérationnels pertinents du Ministère et étudier avec des représentants du Bureau du programme de SIGF la possibilité de modifier la fonctionnalité du SAP pour que ce système puisse : a. rendre compte de l (des) amélioration(s) apportée(s) à une immobilisation; b. comptabiliser les coûts d aliénation lorsqu on déclare un gain ou une perte à la mise hors service d un bien; 13

c. éviter de reconnaître une perte au moment de la suppression des doubles des FI du module de CI lorsque les biens en question n ont pas atteint la fin de leur vie utile. 3.4.6 Fournir aux dépositaires d immobilisations des documents d utilisateur qui décriront les processus opérationnels du Ministère nécessaires pour veiller à l atteinte des objectifs énoncés au point 3.4.5. 3.4.7 a. Vérifier tous les rapports produits par le module de CI pour s assurer qu ils sont corrects; b. S assurer que tous les dépositaires d immobilisations ont un profil de sécurité qui leur permet de visualiser tous les «Plants» (missions) à l intérieur du module de CI et d avoir accès à la totalité des rapports pertinents du SGI qui pourraient accroître l efficacité du contrôle des opérations portant sur les immobilisations. Plan d action de SMS et calendrier d exécution 3.4.4 On a établi la configuration actuelle du module de CI du SGI en se fondant sur des décisions prises durant la mise en application du SIF du MAECI par un groupe de travail créé pour définir les processus opérationnels à utiliser. Ce groupe incluait des représentants des principaux dépositaires de biens du Ministère, y compris SRD, ISD, SXD et SRAM. Le Bureau du programme du SIGF appuie la configuration actuelle du module de CI du SGI. Le Bureau du programme du SIGF appuie la capitalisation des biens lorsque les coûts sont directement reportés à une FI. Il appuie également le report des coûts à des IO réelles qu on inscrit par la suite sur des FI. Le Bureau du programme du SIGF a conçu ce processus afin qu on l utilise pour les biens en construction. On créera dans le cadre de la prochaine mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP des groupes de travail avec les principaux dépositaires d immobilisations, y compris ceux utilisant la fonctionnalité du module de CI, pour examiner des processus opérationnels qui ont changé en raison de modifications apportées au logiciel ou qui exigent des modifications pour diverses raisons. On consultera par l entremise d un groupe de travail sur la mise à niveau les dépositaires qui comptabilisent les biens, pour examiner les questions soulevées dans le cadre de la vérification ici visée et déterminer si le MAECI devrait modifier les processus opérationnels actuels et la configuration du SGI qui s y rattache. Une fois que ce 14

groupe de travail aura pris des décisions, on évaluera les besoins de formation. 3.4.5 a. SMSF s est adressé au Bureau du programme du SIGF pour lui demander cette fonctionnalité parce qu il ne l appuie pas actuellement. Malheureusement, aucun autre ministère/aucun organisme fédéral n a demandé pareille fonctionnalité. Le Bureau du programme du SIGF exige l appui de cinq ministères/organismes fédéraux pour amorcer ce type de changement. Cette fonctionnalité ne s appliquerait qu à un nombre limité d autres ministères/d organismes fédéraux possédant des biens immobiliers, le ministère de la Défense nationale (MDN) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC), par exemple. Il est, par conséquent, difficile d amener cinq ministères/organismes fédéraux à appuyer ce type de changement. SMSF examinera le processus opérationnel relatif aux améliorations avec le groupe de travail sur la comptabilité des immobilisations qui sera mis sur pied aux fins de la mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP. b. SMSF s est adressé au Bureau du programme du SIGF pour demander ce changement. Le Bureau du programme du SIGF n apportera pas de changement à la fonctionnalité normale du SAP. SMSF examinera ce processus opérationnel avec le groupe de travail sur la comptabilité des immobilisations qui sera mis sur pied aux fins de la mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP. c. SMSF examinera ce processus opérationnel avec le groupe de travail sur la comptabilité des immobilisations qui sera mis sur pied aux fins de la mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP. 3.4.6 Comme nous l avons noté ci-dessus, on examinera ces processus opérationnels durant la mise du SGI au niveau de la version 4.7 du SAP pour déterminer s il faut apporter des changements. On évaluera les documents de l utilisateur et ses besoins de formation une fois que des décisions auront été prises au sujet des changements à apporter aux processus opérationnels actuels. 3.4.7 a. Tous les rapports produits par le module de CI ont été vérifiés durant la vérification et sont corrects. b. On a examiné et ajusté au besoin la sécurité d accès pour veiller à ce que les dépositaires d immobilisations accèdent de façon appropriée à la fonctionnalité du SGI. 15

3.5 Processus opérationnels de la Direction générale de la sécurité et du renseignement (ISD) 3.5.1 Nous décrivons dans la présente section du rapport les constatations découlant de la vérification reliées aux processus opérationnels de contrôle des immobilisations d ISD. Les constatations ont contribué à la sous-évaluation des droits de propriété du MAECI signalée à la section 3.1. 3.5.2 ISD ne comptabilise pas toujours, en général, de façon appropriée et uniforme ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites. En particulier : On n y crée pas toujours des FI pour les acquisitions d un coût unitaire égal ou supérieur à 10 000 $; La valeur d une FI n inclut pas toujours tous les coûts reliés à l acquisition initiale (c est-à-dire l achat, l aménagement, l expédition et l installation) d un bien; La valeur d une FI reflète, parfois, une estimation du coût initial d acquisition d un bien, plutôt que la dépense réellement engagée; À l occasion, on capitalise des coûts de fonctionnement et d entretien plutôt que de les engager; On amortit un véhicule blindé en se fondant sur sa date d achat, plutôt que sur sa date de mise en service comme l exige la Politique; La valeur d un bien ne reflète pas les coûts d amélioration qui y sont reliés. 3.5.3 Les constatations susmentionnées sont attribuables à l absence d un document sur le processus opérationnel qui décrirait les principales activités connexes à ce dernier et les rôles, les responsabilités et les pouvoirs d ISD, des directions générales à l Administration centrale et des missions relativement au cycle de vie entier d un bien lié à la sécurité. Elles sont également attribuables à des faiblesses à l intérieur de la Politique, des pratiques de coordination et de formation du Ministère et du SGI décrites dans les sections précédentes du rapport. Recommandations à l intention d ISD 3.5.4 Passer des écritures appropriées dans le module de CI pour corriger les erreurs notées et relevées durant les comptes rendus de la vérification. 16

3.5.5 Documenter les processus opérationnels de la Direction générale reliés à chaque phase du cycle de vie (c est-à-dire l acquisition, le fonctionnement et l entretien et la mise hors service) d une immobilisation en s attachant, en particulier, à : a. Décrire les principales activités de la Direction générale et les rôles, les responsabilités et les pouvoirs du personnel de l Administration centrale et des missions; b. Mettre en application l utilisation d une liste de contrôle pour l achat des biens de la Direction générale afin de s assurer que l on consigne de façon exacte et en temps opportun dans le SGI les immobilisations; (Voir la note ci-dessous.) c. Pour les biens liés à la sécurité dont se dotent les missions, veiller à ce qu on prépare la pièce de journal du document SA renvoyant à une IO uniquement une fois la dépense engagée; (Voir la note cidessous.) d. S assurer qu il y a consultation entre la Sécurité régionale à l étranger (ISRA), la Section des services administratifs (ISDF), SRD et les missions lorsqu ISD finance l achat local de biens et de services qu on pourrait définir comme étant des améliorations à des biens immobiliers; e. Amorcer le processus «Asset Shutdown» pour tout nouveau bien dont les coûts partiels sont engagés avant sa mise en service; f. Exercer périodiquement une surveillance à l aide des divers rapports inclus dans les modules de CI et de GA (gestion des articles). 3.5.6 Fournir à la SMSP, en vue de son inclusion dans la Politique, une description: a. de son interprétation des dispositions de la Politique qui exigent une bonne dose de jugement; b. des rôles, des responsabilités et des pouvoirs du personnel de l Administration centrale et des missions relatifs aux biens sous sa responsabilité. 3.5.7 Solliciter des orientations de SMSP et de SMSF afin d appliquer des mesures destinées à veiller à ce qu on tienne compte de tous les 17

coûts pertinents reliés à la mise hors service d un bien au moment du calcul d un gain ou d une perte qui s applique à ce bien. Note : Les recommandations 3.5.5 b. et c. ne pourront s appliquer que pendant une période intérimaire si SMS décide d adopter la configuration du module de CI du SAP qu appuie le Bureau du programme du SIGF comme il est recommandé à la section 3.4.4 du rapport. Plan d action d ISD et calendrier d exécution 3.5.4 Nous sommes d accord avec les observations et les recommandations formulées dans le rapport de vérification. ISDF a passé les écritures appropriées dans le module de CI, a corrigé toutes les erreurs notées et relevées durant les comptes rendus de la vérification et a créé au besoin de nouvelles FI. Le code d opération et les nouveaux numéros de FI sont tous documentés pour chacune de ces dernières, ce qui reflète les mesures adoptées. 3.5.5 a. On est en train d établir la version préliminaire d un document sur notre processus opérationnel interne dans lequel nous définirons des rôles et des responsabilités et donnerons des instructions particulières pour veiller à ce que les immobilisations soient correctement consignées et contrôlées. Ce document inclura également des détails sur les biens liés à la sécurité comme le Système de détection des intrusions et de contrôle de l accès (IDACS) et la (ou les) raison(s) pour laquelle (ou lesquelles) on considère ce dernier comme une immobilisation, même s il se compose de nombreux éléments, plus petits par conséquent. L ISDF fournira une version finale du document sur le processus opérationnel à intégrer à la Politique lorsqu on aura mis la dernière main à cette version, qui devrait être terminée à la fin de décembre 2004. b. Durant la vérification, ISDF a établi une liste de contrôle qu ont examinée les vérificateurs et qu a mise en application la Section des services administratifs au cours de la vérification. On conserve cette liste à l intérieur de la couverture de chaque dossier d achat d immobilisation, où on peut consigner toute l information au moment de la création du bien. c. Lorsque les missions achètent des immobilisations à l aide de leurs propres fonds, nous comptons sur elles et/ou la Direction des opérations de la sécurité et de la protection du personnel (ISR) pour nous informer de ces achats. ISD croit qu il faudrait définir des 18

procédures dans la section qui concerne les missions de la Politique, mais attendra la décision de SMS sur la configuration du module de CI, comme il est noté dans le rapport. d. On consulte ISRA, SRD et les missions lorsqu on pourrait définir l achat local de biens et/ou de services comme une amélioration à un bien immobilier. e. Nous avons répondu à cette recommandation et l avons appliquée avec les nouvelles acquisitions d immobilisations; nous l avons également intégrée à notre processus opérationnel interne. f. Le contrôle des immobilisations grâce aux divers rapports inclus dans le module de CI a débuté en janvier 2004 et sera effectué chaque trimestre. Nous avons intégré cette procédure à notre processus opérationnel interne. 3.5.6 Voir 3.5.5 a. ci-dessus. 3.5.7 Cette recommandation serait appliquée parallèlement aux recommandations à l intention de la SMS 3.2.5 et 3.3.6. ISDF accueillerait aussi favorablement toute autre formation qu on pourrait offrir et qui serait reliée à la mise hors service d un bien. 3.6 Processus opérationnels de la Direction des services administratifs à la centrale (SRA) 3.6.1 Nous décrivons dans la présente section du rapport la constatation découlant de la vérification reliée aux processus opérationnels de contrôle des immobilisations de SRA. La constatation n avait aucune répercussion sur la sousévaluation des droits de propriété du MAECI signalée à la section 3.1. 3.6.2 SRA consigne toujours ses immobilisations dans le module de CI. Elle ne le fait, cependant, pas toujours conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites. Notre examen indiquait que quatre des sept immobilisations acquises en 2001-2002 et en 2002-2003 n ont pas été consignées en temps opportun dans le module de CI. 3.6.3 La constatation susmentionnée est en grande partie attribuable à l achat peu fréquent d immobilisations par SRA (c est-à-dire à son faible volume d activités sur ce plan) et à un important laps de temps qui s écoule entre la création du PO et l établissement de la règle d inscription d IO. Elle est aussi attribuable à des faiblesses de la Politique, des pratiques de coordination et de formation du Ministère et du SGI décrites dans les sections précédentes du rapport. 19

Recommandations à l intention de la SRA 3.6.4 Documenter les processus opérationnels reliés à chaque phase du cycle de vie des immobilisations (c est-à-dire leur acquisition, leur fonctionnement et leur entretien et leur mise hors service), tout en mettant, en particulier, l accent sur la description des activités, des rôles, des responsabilités et des pouvoirs clés du personnel. Voici ce qu il faudrait intégrer aux processus opérationnels. a. L établissement de la règle d inscription d IO et de la FI en même temps que la création du PO; *(Voir la note ci-dessous.) b. L exercice d un contrôle périodique à l aide de divers rapports inclus dans les modules de CI et de GA. 3.6.5 Fournir à SMSP, aux fins de son inclusion dans la Politique, une description : a. de l interprétation par la Direction des dispositions de la Politique exigeant une bonne dose de jugement; b. des rôles, des responsabilités et des pouvoirs du personnel de l Administration centrale relativement aux biens sous sa responsabilité. Note : La recommandation 3.6.4 a. ne pourra s appliquer que pendant une période intérimaire si SMS décide d adopter la configuration du module de CI du SAP appuyée par le Bureau du programme du SIGF comme il est recommandé à la section 3.4.4 du rapport. Plan d action de SRA et calendrier d exécution 3.6.4 et 5 Nous sommes d accord avec les constatations et les recommandations dont un aperçu est fourni ci-dessus. Puisque la formation s est limitée à une seule journée, la Section du soutien matériel à la centrale (SRAM) ignorait qu il fallait prendre des mesures additionnelles pour veiller à l établissement d une règle d inscription d IO. On en a depuis informé le personnel de la SRAM et on a établi l ébauche d un document sur les processus opérationnels internes dans laquelle on a défini des rôles, des responsabilités, des instructions particulières et des menus pour veiller à ce qu on consigne et contrôle de façon appropriée et en temps opportun les immobilisations. Ce document inclut également une interprétation par SRAM de la nature de certains articles comme 20

des meubles mis en système et de la (ou des) raison(s) pour laquelle (ou lesquelles) on n exerce pas de suivi sur eux comme s il s agissait d immobilisations. On a transmis une copie de la documentation sur les processus opérationnels à SMSP pour que cette dernière l inclue dans la Politique du Ministère. (Application de la recommandation terminée) Nous serions heureux de bénéficier de la possibilité de suivre une formation additionnelle une fois l an pour assurer l uniformité et de faire comprendre la Politique et pour intégrer si nécessaire des changements. 3.7 Processus opérationnels de la Direction générale de la gestion de l information et de la technologie (SXD) 3.7.1 Nous décrivons dans la présente section du rapport les constatations découlant de la vérification reliées aux processus opérationnels de contrôle des immobilisations de SXD. Les constatations ont contribué à la sous-évaluation des avoirs du MAECI signalée à la section 3.1. 3.7.2 SXD ne comptabilise pas toujours, en général, de façon appropriée et uniforme ses immobilisations conformément aux normes comptables et aux politiques pertinentes prescrites. En particulier : On n y crée pas toujours de FI pour les acquisitions de la Direction générale et des missions d un coût unitaire égal ou supérieur à 10 000 $; On n y crée pas non plus toujours en temps opportun les FI (c est-à-dire qu on crée, parfois, une FI quelque 10 mois après le PO); On ne choisit pas toujours la catégorie de biens appropriée au moment de la création d une FI; On a créé des FI, mais on n a pas inscrit de valeur au module de CI (c est-à-dire qu on n a pas créé de commande interne ou qu on a créé une IO, mais qu on n y a pas attribué de coût au moyen d un document SA); La valeur d une FI ne reflète pas toujours exactement le coût global d acquisition du bien (c est-à-dire que l on crée parfois une IO, mais qu on lui attribue deux fois un coût au moyen d un document SA). 3.7.3 SXD a récemment mis au point le Système de gestion des biens liés à la technologie de l information (ITAMS) comme principal outil de suivi et de gestion de tous ses biens, indépendamment de la valeur de ces derniers. Ce système n est, 21

cependant, pas intégré au grand livre auxiliaire des biens du SGI, parce qu il n existe aucun lien direct entre le fichier de l ITAMS et la FI dans le module de CI. La Direction générale est donc obligée d identifier manuellement le fichier de l ITAMS correspondant à la FI lorsqu il faut ajuster la valeur d un bien (en cas de dévaluation, de mise hors service, etc.) dans le module de CI. Cela réduit l efficacité opérationnelle et accroît la probabilité qu on ne mette pas à jour en temps opportun le module de CI, ce qui risque de nuire à l intégrité des données du SGI sur les immobilisations. L équipe de vérification a remarqué qu on n effectue pas actuellement l identification manuelle. Cette faiblesse aura, si on ne la corrige pas, d énormes répercussions, parce que le Ministère prévoit investir 13,5 millions de dollars dans de nouveaux serveurs durant l année financière 2003-2004 dans le cadre du projet de renouvellement de l infrastructure (PRI). 3.7.4 Les constatations susmentionnées sont attribuables à l absence d un document sur le processus opérationnel qui décrirait les principales activités connexes à ce dernier et les rôles, les responsabilités et les pouvoirs de SXD, des directions générales à l Administration centrale et des missions relativement au cycle de vie entier d une immobilisation liée à la TI. Elles sont également attribuables à des faiblesses de la Politique, des pratiques de coordination et de formation du Ministère et du SGI décrites dans les sections précédentes du rapport. Recommandations à l intention de SXD 3.7.5 Passer des écritures appropriées dans le module de CI pour corriger les erreurs notées et relevées durant les comptes rendus de la vérification. 3.7.6 Compte tenu de l acquisition et de la mise hors service d immobilisations reliées au PRI, documenter aussitôt que possible les processus opérationnels de la Direction générale liés aux immobilisations en s attachant à : a. décrire les rôles, les responsabilités et les pouvoirs des dépositaires des Directions de SXD, des directions générales à l Administration centrale et des missions pour chaque phase du cycle de vie (c est-à-dire l acquisition, le fonctionnement et l entretien et la mise hors service) d une immobilisation; b. attribuer la responsabilité de créer un PO, une IO et une FI à SXMP; c. s assurer que l information consignée dans l ITAMS sert à maintenir et à vérifier l intégrité des données que renferme le module de CI; 22