PLAN DE CONTINUITE D ACTIVITE (PCA) EN PANDEMIE GRIPPALE Rédacteur : Audrey RUAT Responsable Qualité - Sécurité Vérificateur : Corinne LE VELLY Assistante de Direction Ressource Humaine Approbateur : Gaël LE VELLY Gérant
Sommaire Introduction... 3 1. Identification des missions assurées Continuité des fonctions en cas de crise... 3 1.1. Cellule de crise... 3 1.2. Missions prioritaires à assurer... 3 1.3. Missions secondaires susceptibles d être interrompues... 3 1.4. Approvisionnements/gestion des fournisseurs... 4 2. Ressources Humaines... 5 2.1. Remplacements... 5 2.2. Travail Administratif... 5 2.3. Travail de terrain... 5 3. Méthodes et moyens de protection et d information du personnel... 6 3.1. Préparation préalable... 6 3.2. Moyens d information... 6 3.3. Moyens de protection... 7
Introduction Ce plan de continuité a été conçu dans le but de préserver un service de qualité tout en garantissant la sécurité du personnel. 1. Identification des missions assurées Continuité des fonctions en cas de crise 1.1. Cellule de crise La coordination et la mise en place du dispositif de gestion de crise seront assurées par GLV, CLV et AR. Les réunions auront lieu au siège ou par téléphone dans le cas d un risque de contamination potentiel ou avéré. Au besoin, un renfort pourra être assuré par les techniciens disponibles. 1.2. Missions prioritaires à assurer Dans la mesure du possible, une activité normale sera maintenue tant qu il n y aura pas d absent et que l activité ne présentera pas de risque avéré pour les employés. En cas d absentéisme, les missions suivantes seront considérées comme prioritaires et donc assurées en premier : - Standard/information client - Planification - Prestations mensuelles - Prestations bimensuelles (dans la mesure du possible) Les prestations annuelles prévues entre septembre et décembre seront concentrées sur septembre et octobre afin d alléger les agendas de la fin d année et ainsi faciliter la gestion en cas de sous effectif. 1.3. Missions secondaires susceptibles d être interrompues Les missions suivantes seront considérées comme secondaires et donc susceptibles d être arrêtées ou reportées en cas d absentéisme: Missions secondaires Prestations hebdomadaires Prestations ponctuelles ou planifiables Prestations trimestrielles ARRET ARRET DECALE En cas de pandémie grave et étendue, toute activité terrain sera suspendue.
1.4. Approvisionnements/gestion des fournisseurs Les approvisionnements critiques pour notre activité sont : - les laboratoires clients, - les fournisseurs en matériel d hygiène et de sécurité, Pour pallier les problèmes d approvisionnement des laboratoires clients : Courant septembre 2009, une demande de matériel de prélèvement exceptionnelle sera faite auprès de chaque laboratoire afin de disposer d un stock tampon de 15 jours à 1 mois d avance. Ce matériel sera conservé au siège et géré par la cellule de crise. Les techniciens veilleront à avoir un stock d avance suffisant en matériel de prélèvements pour chaque laboratoire. Le suivi des stocks sera renforcé et contrôlé par le siège. En cas de difficultés d approvisionnement, les techniciens pourront être appelés à se dépanner les uns les autres. La gestion de ces échanges sera réalisée par la cellule de crise. De plus, le Plan de Continuité d Activité des différents laboratoires clients leur sera demandé. Concernant les approvisionnements en matériel d hygiène et sécurité : Aquaeria a d ores et déjà en sa possession un stock suffisant de masques FFP2, FFP3 et chirurgicaux, de gel hydroalcoolique, et de désinfectant de surface.
2. Ressources Humaines 2.1. Remplacements Les missions prioritaires seront assurées par le personnel habituel. Si la situation l impose, le choix des remplaçants se fera suivant leurs compétences et disponibilités. Missions prioritaires Responsable(s) Remplaçant(s) potentiel(s) Standard/information client CLV, GLV, AR Tous Planification/réorganisation des tournées en cas d absentéisme Prestations mensuelles Prestations bimensuelles (dans la mesure du possible) CLV Techniciens du secteur Techniciens du secteur Tous Techniciens de tout secteur et soustraitants Techniciens de tout secteur et soustraitants L attribution des remplaçants et la nouvelle planification des missions prioritaires seront gérées par la cellule de crise. Les clients seront tenu informés de toute modification pouvant influer sur leurs organisations (gros volumes, changements de dates ) dans les plus brefs délais. 2.2. Travail Administratif En cas risque de contamination (suspicion ou cas avéré) au siège de la société, le travail de bureau sera réalisé à domicile (ordinateur portable et téléphone portable sont à la disposition de chacun). Les appels téléphoniques du standard pourront être rebasculés sur les téléphones portables des employés qui assureront une permanence. Les techniciens peuvent être réquisitionnés (y compris le week-end) pour aider à la planification et à la réorganisation du travail en cas de crise. (Tout travail le week-end sera réalisé conformément à la législation du travail et à la convention collective). 2.3. Travail de terrain En cas de sous effectif, les techniciens pourront être appelés en renfort hors de leur secteur pour répondre dans la mesure du possible aux missions prioritaires. Il incombe au client de nous informer en cas de fermeture d un établissement (suspicion ou de cas avéré de grippe). Tout déplacement sur un site fermé sera considéré comme fait et facturé.
3. Méthodes et moyens de protection et d information du personnel 3.1. Préparation préalable Dans un premier temps, l ensemble des employés a été informé sur la grippe A/H1N1 ainsi que des principales règles d Hygiène et de sécurité au moyen d une réunion suivie d une note de service (qu est ce que la grippe A/H1N1, comment elle s attrape, les règles d hygiène et de sécurité pour prévenir d une éventuelle contamination, rappel sur la mise en place et le retrait du masque ). Il leur a été ensuite présenté le plan de continuité de notre entreprise. Dès le mois de septembre, les employés recevront, en complément de leur attribution habituelle, un kit individuel contenant du matériel de protection ainsi que des produits d hygiène (confère tableau ci-dessous) : MATERIEL QUANTITES Masques FFP2 minimum voir FFP3 10 Masques chirurgicaux Qsp 10 jours Lingettes désinfectantes (120) 1 paquet Gel hydro alcoolique 2*300ml Sacs poubelles (pour l élimination des masques et déchets contaminés) 1 paquet Désinfectant de surface : DDSH 1 flacon DOCUMENTS D INFORMATION Copie de la Note de service AR-001-2009 relative à la grippe A/H1N1 Copie de l instruction d Hygiène du personnel et du matériel INTEC02 Copie de la brochure du Service de la Santé au Travail des Landes sur la grippe A/H1N1 3.2. Moyens d information Des bulletins d informations sur l évolution du virus seront régulièrement transmis par mail à l ensemble des employés. Par ailleurs, des réunions téléphoniques seront mises en place afin d informer les employés sur l actualité d Aquaeria (nombre d absent, organisationnel, planification ) et de recenser les besoins. Une réunion téléphonique avec l ensemble du personnel sera déclenchée en urgence en cas d évolution du virus susceptible de représenter un risque pour les employés.
3.3. Moyens de protection En cas de risque avéré, le port du masque de protection respiratoire (au minimum FFP2) sera obligatoire pour l ensemble des employés dès lors qu ils se trouveront en clientèle ou au siège. Avant et après chaque site visité, une attention particulière sera accordée à la désinfection des mains au moyen de gel hydroalcoolique. Le matériel utilisé sur site (mallette de prélèvement, glacière, porte documents.) sera désinfecté quotidiennement. Chaque fin de semaine, les employés évalueront leur stock en matériel d hygiène et l enverront par mail. Au besoin du matériel leur sera réexpédié afin qu ils conservent toujours un stock tampon.