1 Coordinateur de Structure A l exception du Coordinateur et du Médecin de Prélude dont le rôle est spécifié par la loi 1, les responsabilités du Coordinateur de chaque structure lui sont contractuellement déléguées par la Direction Administrative de l Asbl, pour les aspects gestionnaires. Il collabore avec le personnel administratif du Jade, mandaté par la direction administrative, dans les limites fixées par elle. par le Médecin-directeur de la structure, pour les aspects qui touchent à la prise en charge clinique des résidants. Dans les structures qui proposent une vie communautaire, le Coordinateur est le garant de la vie communautaire de sa structure.. Au travers de sa mission déléguée de gestion quotidienne, il veille au bon déroulement de la vie communautaire ainsi qu à la bonne fin des objectifs thérapeutiques de sa structure. Il agit en accord avec le Médecin Directeur de la structure (ou son remplaçant), pour les aspects cliniques, et en concertation avec le staff. Tous les Coordinateurs de structure ont également un rôle d'organisation, d'initiative et est responsable de la centralisation des informations, dont il assure un retour systématique : au niveau de la structure : au Médecin-directeur et au staff. au niveau de l Asbl : au Directeur administratif, chef du personnel et responsable de la gestion générale, et, pour ce qui concerne les aspects purement cliniques éventuels, au Directeur médical, en l absence de son médecin-directeur. Ses attributions sont les suivantes : 1) Gestion du personnel non médical = sociothérapeutique + logistique Dans le cadre de la gestion générale des ressources humaines définie par l Asbl : Il est chargé de faire respecter le règlement de travail de l Asbl. Il organise, en accord avec le Médecin-directeur et en concertation avec le staff, la pré-sélection des candidats à une fonction au sein de la structure. Ensuite, il transmet aux Directeurs administratif et médical de l Asbl les propositions de candidatures à retenir sur base d un rapport motivé. 1 Voir 6 A.R. du 14/11/1978 et AR 10/07/90 pris en fonction de la loi sur les Hôpitaux
2 Il organise l accueil des nouveaux membres du personnel engagés par l Asbl, pour la structure. Il ne peut accepter au sein de la structure : -que les travailleurs engagés par l Asbl, et dont l engagement est sanctionné par un contrat. -en ce qui concerne les stagiaires sociothérapeutes et/ou les vacataires, il veillera à communiquer aux Directeurs médical et administratif préalablement à l entrée en fonction le contrat avec l école et toutes les coordonnées des stagiaires et/ou vacataires ainsi que la fonction qui leur est confiée. Il veille à l'organisation et au respect des horaires du personnel, tels que fixés par leurs contrats et selon les modalités générales fixées par le règlement de travail. Il organise avec le médecin-directeur la part sociothérapeutique de leur travail. Il transmet mensuellement pour le 20 de chaque mois et via des grilles de prestation ad hoc à la Direction administrative (service du personnel), les données de prestations du personnel ainsi que du médecin-directeur de la structure. En cas d'absence d'un membre du personnel, il doit en être informé dans les délais les plus courts par celui-ci et prendre les dispositions nécessaires au bon fonctionnement de la structure, et ce, le cas échéant, en concertation avec le Médecin-directeur de la structure. S il s agit d une absence de longue durée, toujours en concertation avec le Médecindirecteur, il fera proposition aux Directeurs administratif et médical de l Asbl, en vue de pourvoir au remplacement du travailleur. I1 organise et coordonne les congés (y compris les congés scientifiques), après avoir obtenu l aval du Médecin- directeur de la structure suivant les modalités décrites dans le règlement de travail et en informe la Direction administrative suivant les modalités définies par celle-ci. En ce qui le concerne sa situation personnelle, il transmet directement, préalablement et par écrit, ses demandes de congés et/ou récupération à son Médecin-directeur et à la Direction administrative et signale quel est son remplaçant. En cas d absence pour maladie, il en informe immédiatement la structure et la Direction administrative, en désignant son remplaçant. Manquements et recours : Avec le Médecin-directeur, il veille au respect de l éthique, de la déontologie, de la qualité des prestations de travail en général et telles que prévues par le Règlement de travail. La procédure à suivre en cas de manquement et de faute est décrite dans le règlement du travail.
3 Conjointement avec le Médecin-directeur, il a l obligation de transmettre à la direction administrative et médicale, une note relatant les faits reprochés. La direction apprécie la gravité du ou des manquements relatés et, après avoir entendu les parties concernées, applique les dispositions prévues par le règlement de travail. Les questions relatives au non respect réitéré des horaires, sont transmises par écrit au Directeur administratif, lequel est chargé d appliquer les dispositions prévues par le règlement de travail, après avoir entendu le travailleur concerné. 2) Gestion des achats Il coordonne, effectue et justifie les achats journaliers de produits et matières alimentaires, ainsi que des produits courants d entretien, dans les limites budgétaires allouées. Il ne peut déroger aux achats centralisés qui auraient été décidés en concertation. Il centralise les besoins et en transmet la demande justifiée à la direction administrative (service achats) en matière de : fournitures informatiques (hard et software) et bureautiques (téléphonie, fax, copieurs ) matériel de cuisine et d hôtellerie fournitures de mobilier et matériels divers, ainsi que toutes fournitures immeubles par destination fournitures de bureau Il ne peut en aucun cas engager l Asbl et conclure de contrat avec un fournisseur à l exception de contrat ponctuel et de courte durée accepté dans le cadre d activités de la structure (location véhicule, salle de spectacle, ). D une manière générale, il vérifie l adéquation de toutes les factures relatives aux achats effectués pour sa structure et transmet son accord et ses remarques éventuelles à la direction administrative (service facturation). 3) Gestion des immeubles et du matériel 3.1. Gestion courante I1 a le souci de veiller au bon état des bâtiments et du matériel, par une gestion en bon père de famille et coopère avec le service maintenance qui établit un planning d interventions : en réalisant l inventaire régulier des avaries matérielles et immeubles, dont il transmet une liste à la direction administrative et au responsable maintenance pour demande d intervention.
4 Il veille également au bon entretien des locaux et au respect des règles d hygiène en coordonnant les travaux de nettoyage et d entretien journaliers. Après concertation avec le staff et le Conseiller en prévention, il propose à la direction administrative des travaux ou mesures visant à améliorer le confort des résidants et du personnel. Avec l aide de l administration, il veille à la sécurité informatique (sécurité du réseau, mise à jour antivirus, secret professionnel, ) En cas d'urgence, il doit prendre l'initiative de travaux qui s' imposeraient pour assurer la sécurité des personnes et la maintenance des bâtiments. 3.2 Gestion de chantier Dans le cadre de chantiers de rénovation, ou lorsqu il est fait appel par la direction de l Asbl à une entreprise extérieure l équipe via le Coordinateur est associé à la mise en œuvre du projet à la direction administrative, qui seule représente le Maître de l ouvrage. Le Coordinateur assiste aux réunions de chantier, à la demande de la Direction administrative. 4) Gestion administrative et budgétaire Il assure la transmission régulière à la direction administrative (service facturation comptabilité) et selon les modalités définies par celle-ci, des données relatives au séjour des patients au sein de la structure. Il aide à l établissement du budget annuel, qui sera présenté par la direction administrative au CA. Mensuellement il remet à celle-ci toutes les pièces justificatives relatives à ces budgets. Il assure la gestion administrative journalière et la comptabilité interne de sa structure. A ce titre, il gère également le budget de formations courtes, décidé après concertation en staff et en accord avec le Médecin-directeur. Il est responsable des achats courants via la caisse ou le compte en banque de sa structure, dans les limites fixées par la Direction administrative, tenant compte du budget de fonctionnement qui lui est alloué. Toute sortie de caisse doit être assortie d un justificatif, sous peine de ne pas pouvoir être prise en considération. Il transmet toutes les pièces et justificatifs comptables à la direction administrative (service facturation- comptabilité) et les écritures de caisse et de banque à la Direction administrative (service facturation- comptabilité), mensuellement ou trimestriellement, selon les modalités fixées.
5 5) Dispositions générales D une manière générale, en cas de désaccord entre le Coordinateur et le Médecin-directeur de la structure, le différend sera réglé par les Directions administrative et médicale. D autres fonctions plus spécifiques peuvent lui être attribuées, en fonction des particularités de chaque structure. Comme tous les membres des équipes thérapeutiques, il participe à la sociothérapie, au staff, et garde la spécificité liée à sa formation. Il participe au Conseil des Coordinateurs et au Comité de concertation. Conjointement avec le Médecin-directeur, et en accord avec les directions administrative et médicale, il coordonne et assure la représentation de sa structure vis-à-vis des autres structures et à l extérieur de l Asbl. ***