La question du DRH Agenda annuel des informations / consultations du CE Un certain nombre d informations et/ou consultations annuelles ou trimestrielles obligatoires doivent être mises en œuvre par l employeur, nous vous proposons un agenda vous permettant de séquencer mois par mois l ensemble de ces obligations. Celui-ci peut, bien évidemment, être aménagé autrement en fonction des spécificités de votre activité économique. Rappelons au préalable, que : Ces informations / consultations périodiques s ajoutent aux consultations ponctuelles relatives aux projets de décision de l employeur intéressant l organisation, la gestion et la marche générale de l entreprise et notamment, sur les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs, la durée du travail, les conditions d emploi, de travail et de formation professionnelle (c. trav. art. L. 2323-6) ; Un accord de branche ou d entreprise peut permettre, dans les entreprises de 300 salariés et plus, d adapter les modalités d information du CE et organiser l échange de vues auquel la transmission de ces informations donnent lieu (c. trav. art. L. 2323-61) ; Cet accord peut substituer à l ensemble des informations et documents à caractère économique et financier prévus par les articles L. 2323-51, L. 2323-55 à L. 2323-57 et L. 3123-3 un rapport portant sur : L activité et la situation financière de l entreprise, L évolution de l emploi, des qualifications, de la formation et des salaires, Le bilan du travail à temps partiel dans l entreprise, La situation comparée des conditions générales d emploi et de formation des femmes et des hommes, Les actions en faveur de l emploi des travailleurs handicapés dans l entreprise. REUNION DE JANVIER Toutes les entreprises quel que soit l effectif de l entreprise 1. Point trimestriel sur l évolution générale des commandes, la situation financière de l entreprise et l exécution des programmes de production 2. Situation de l entreprise au regard du paiement des cotisations de sécurité sociale, de retraite complémentaire et de prévoyance Information trimestrielle - article L. 2323-46 du code du travail. La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012 1
3. Bilan des embauches sous contrat initiative-emploi, contrat d accompagnement dans l emploi, contrat insertion-revenu minimum d activité et contrat d avenir Information semestrielle dans les entreprises de moins de 300 salariés et trimestrielle dans les autres - article L. 2323-48 du code du travail. Dans ces entreprises, l'employeur informe aussi le CE : 1. Des mesures envisagées en matière d'amélioration, de renouvellement ou de transformation de l'équipement ou des méthodes de production et d'exploitation et de leurs incidences sur les conditions de travail et d'emploi ; 2. De la situation de l'emploi, en retraçant mois par mois, l évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe en faisant apparaître : Le nombre de salariés en CDI, Le nombre de salariés en CDD, Le nombre de salariés à temps partiel, Le nombre de salariés temporaires, Le nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure, Le nombre de contrats de professionnalisation. S y ajoute les éléments qui ont conduit l employeur à faire appel, au titre de la période écoulée, et qui pourraient le conduire à faire appel pour la période à venir, à des CDD, à des contrats de mission conclus avec une entreprise de travail temporaire ou à des contrats conclus avec une entreprise de portage salarial. Information trimestrielle - articles L. 2323-51 et 52 du code du travail. 3. Information sur la situation de l entreprise au regard de l égalité professionnelle Situation comparée des femmes et des hommes en matière d embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail et de rémunération effective. Un rapport est établi à partir d indicateurs pertinents énumérés à l article D. 2323-12. Lorsque des actions prévues par le rapport sur la situation comparée des femmes et des hommes de l année précédente ou demandées par le comité n ont pas été réalisées, le rapport de l année écoulée donne les motifs de cette inexécution. Le rapport est transmis à l inspecteur du travail accompagné de l avis du CE dans les 15 jours. Dans les entreprises comportant des établissements distincts ce rapport est transmis au CCE. Information annuelle - articles L. 2323-56 à 59 du code du travail. 2 La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012
REUNION DE FEVRIER Dans les moins de 300 salariés 1. Présentation du rapport annuel sur l activité et la situation financière de l entreprise, le bilan du travail à temps partiel dans l entreprise, l évolution de l emploi, des qualifications, de la formation et des salariées, la situation comparée des conditions générales d emploi et de formation des femmes et des hommes et les actions en faveur de l emploi des travailleurs handicapés dans l entreprise. C est en quelque sorte le rendez-vous de l année des entreprises de moins de 300 salariés. Ce rapport se substitue aux différents rapports annuels prévus pour les entreprises de 300 salariés et plus. La loi précise qu à cette occasion, l employeur doit informer le CE des éléments qui l ont conduit à faire appel au titre de l année écoulée, et qui pourraient le conduire à faire appel, pour l année à venir à des CDD, à des contrats de travail temporaires ou des contrats conclus avec une entreprise de portage salarial. Les nombreuses informations de ce rapport sont énumérées avec précision à l article R. 2323-9 du code du travail. Depuis le 1er janvier 2012, les employeurs des entreprises de moins de 300 salariés doivent aussi élaborer chaque année un plan d action destiné à assurer l égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Les indicateurs énumérés à l article D. 2323-12 relatif aux entreprises d au moins 300 salariés peuvent à ce titre être opportunément utilisés. Information annuelle - article L. 2323-47. 1. Présentation d un rapport d'ensemble sur la situation économique et les perspectives de l'entreprise pour l'année à venir. A cette occasion, l'employeur soumet un état faisant ressortir l'évolution de la rémunération moyenne horaire et mensuelle par sexe, par catégories telles qu'elles sont prévues à la convention de travail applicable et par établissement, ainsi que les rémunérations minimales et maximales horaires et mensuelles, au cours de l'exercice et par rapport à l'exercice précédent. Le contenu du rapport est précisé à l article R. 2323-11 du code du travail. 2. A l'occasion de cette réunion, le comité d'entreprise est informé et consulté sur : L'évolution de l'emploi et des qualifications dans l'entreprise au cours de l'année passée ; Les prévisions annuelles ou pluriannuelles et les actions, notamment de prévention et de formation, que l'employeur envisage de mettre en œuvre compte tenu de ces prévisions, particulièrement au bénéfice des salariés âgés ou présentant des La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012 3
caractéristiques sociales ou de qualification les exposant, plus que d'autres, aux conséquences de l'évolution économique ou technologique. Ce rapport et le procès-verbal de la réunion sont tenus à la disposition de l'autorité administrative dans un délai de quinze jours suivant la réunion. Information annuelle - article L. 2323-56. REUNION DE MARS 1. Consultation sur les conditions d aménagements du temps de travail sur tout ou partie de l année pour les salariés à temps partiel Consultation annuelle - article L. 2323-29 du code du travail 2. Consultation du CE sur la durée et l aménagement du temps de travail ainsi que sur la période de prise des congés payés Concernant les congés payés, cette consultation est seulement obligatoire lorsque la période de prise des congés payés n est pas prévue par la convention collective et est fixée par l employeur. Consultation annuelle - articles L. 2323-29 et L. 3141-13 du code du travail. 3. Consultation du comité d entreprise sur les modalités d exercice du droit d expression des salariés Cette consultation doit seulement être organisée lorsque l entreprise n a pas de délégués syndicaux ou n a pas conclu d accord sur le droit d expression des salariés. Consultation annuelle - articles L. 2281-11 et L. 2281-12 du code du travail. 1. Situation de l actif disponible et réalisable et du passif exigible Cette information est obligatoire dans les sociétés commerciales qui, à la clôture d un exercice social, comptent 300 salariés ou plus ou dont le montant net du chiffre d affaires est égal ou supérieur à 18 000 000 d euros. A l occasion de cette information, le CE peut voter le recours à un expert-comptable qui sera rémunéré par l employeur. Information semestrielle - article L. 2323-10 du code du travail et article L. 232-2 et s. du code de commerce. 4 La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012
REUNION DʼAVRIL 1. Point trimestriel sur l évolution générale des commandes, la situation financière de l entreprise et l exécution des programmes de production 2. Situation de l entreprise au regard du paiement des cotisations de sécurité sociale, de retraite complémentaire et de prévoyance Information trimestrielle - article L. 2323-46 du code du travail 3. A la demande expresse des élus, le médecin du travail du service inter entreprise présente son rapport annuel d activité Information annuelle - articles D. 4624-43 à 45 du code du travail. Dans ces entreprises, l'employeur établit et soumet annuellement au CE un bilan social Le bilan social récapitule en un document unique les principales données chiffrées permettant d'apprécier la situation de l'entreprise dans le domaine social, d'enregistrer les réalisations effectuées et de mesurer les changements intervenus au cours de l'année écoulée et des deux années précédentes. Ce bilan comporte des informations sur l'emploi, les rémunérations et charges accessoires, les conditions de santé et de sécurité, les autres conditions de travail, la formation, les relations professionnelles ainsi que sur les conditions de vie des salariés et de leurs familles dans la mesure où ces conditions dépendent de l'entreprise. Dans les entreprises comportant des établissements distincts, il est établi, outre le bilan social de l'entreprise et selon la même procédure, un bilan social particulier à chaque établissement dont l'effectif habituel est au moins de trois cents salariés. En ce cas, le CCE émet son avis au mois de juin. Information annuelle - articles L. 2323-68 à 77 du code du travail Dans ces entreprises, l'employeur informe aussi le CE : 1. Des mesures envisagées en matière d'amélioration, de renouvellement ou de transformation de l'équipement ou des méthodes de production et d'exploitation et de leurs incidences sur les conditions de travail et d'emploi 2. De la situation de l'emploi, en retraçant mois par mois, l évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe en faisant apparaître : Le nombre de salariés en CDI, Le nombre de salariés en CDD, Le nombre de salariés à temps partiel, Le nombre de salariés temporaires, La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012 5
Le nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure, Le nombre de contrats de professionnalisation. S y ajoute les éléments qui ont conduit l employeur à faire appel, au titre de la période écoulée, et qui pourraient le conduire à faire appel pour la période à venir, à des CDD, à des contrats de mission conclus avec une entreprise de travail temporaire ou à des contrats conclus avec une entreprise de portage salarial. Information trimestrielle - articles L. 2323-51 et 52 du code du travail. 3. Bilan des embauches sous contrat initiative-emploi, contrat d accompagnement dans l emploi, contrat insertion-revenu minimum d activité et contrat d avenir Information Trimestrielle dans les 300 salariés et plus - article L. 2323-48 du code du travail 4. Présentation du rapport annuel d activité du médecin du travail propre à l entreprise Information annuelle - articles D. 4624-43 à 45 du code du travail. REUNION DE MAI 1. Examen annuel des comptes de l entreprise : bilan, compte de résultat et annexe Sur le plan légal, l employeur est seulement tenu de transmettre les documents comptables et financiers au CE. Malgré l absence d obligation formelle, l examen annuel des comptes est généralement inscrit à l ordre du jour de la réunion qui suit la communication des documents. Cette consultation peut aussi avoir lieu au mois d octobre lorsque l exercice comptable de l entreprise est fixé de mi-année à mi année. Cette consultation permet au CE de recourir à l assistance d un expert comptable rémunéré par l entreprise. Information annuelle - article L. 2323-8 et s. du code du travail 2. Présentation du rapport annuel sur la participation des salariés La présentation de ce rapport annuel sur la participation doit avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la clôture de chaque exercice (article D. 2323-13 du code du travail). Information annuelle (article D. 3323-13 du code du travail) 6 La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012
REUNION DE JUIN Dans les entreprises comportant des établissements distincts et un CCE 1. Bilan social, rapport d ensemble Information annuelle article L. 2323-72 du code du travail 1. Consultation sur les orientations de la formation professionnelle dans l entreprise en fonction des perspectives économiques et de l évolution de l emploi, des investissements et des technologies dans l entreprise Cette consultation peut aussi se dérouler au mois de septembre lors de la réunion consacrée à l examen du bilan du plan de formation de l année écoulée. Consultation annuelle - article L. 2323-33 du code du travail 2. Consultation sur l apprentissage : objectifs de l entreprise, affectation de la taxe d apprentissage, modalités d accueil d apprentis, nombre d apprentis, etc. Comme la consultation indiquée ci-dessus, la consultation annuelle sur l apprentissage peut intervenir à l occasion de l une des 2 réunions de consultation sur la formation professionnelle qui doivent avoir lieu entre le 1 er septembre et le 31 décembre. Consultation annuelle, article L. 2323-41 et s. du code du travail 3. Consultation sur la politique de recherche et de développement technologique de l entreprise Consultation annuelle - article L. 2323-12 du code du travail. REUNION DE JUILLET 1. Point trimestriel sur l évolution générale des commandes, la situation financière de l entreprise et l exécution des programmes de production 2. Situation de l entreprise au regard du paiement des cotisations de sécurité sociale, de retraite complémentaire et de prévoyance Information trimestrielle - article L. 2323-46 du code du travail 3. Bilan des embauches sous contrat initiative-emploi, contrat d accompagnement dans l emploi, contrat insertion-revenu minimum d activité et contrat d avenir Information semestrielle dans les entreprises de moins de 300 salariés et trimestrielle dans les autres (article L. 2323-48 du code du travail) La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012 7
REUNION DʼAOUT 1. Liste des demandes de congé de solidarité internationale, de congé pour création d entreprise, de congés pour l exercice de responsabilités de direction au sein d une jeune entreprise innovante et de congé sabbatique Information semestrielle - articles L. 3142-36 et L. 3142-106 du code du travail 2. Liste des modifications apportées aux conventions et accords collectifs applicables dans l entreprise Information annuelle - article L. 2262-6 du code du travail REUNION DE SEPTEMBRE 1. Consultation sur l exécution du plan de formation de l année écoulée (première réunion sur la formation professionnelle) Cette consultation doit avoir lieu avant le 1 er octobre au cours d une réunion spécifique. Les informations nécessaires énumérées par l article D. 2323-5 du code du travail doivent être transmises aux membres du CE au plus tard le 9 septembre. Consultation annuelle - articles L. 2323-34 et s. et D. 2323-5 et s. du code du travail 2. Information sur les formations à la sécurité menées au cours de l année écoulée Cette information doit être effectuée au cours de la consultation annuelle sur la formation professionnelle. L employeur doit faire ressortir le montant des sommes imputées sur la participation au développement de la formation professionnelle. Information annuelle - article R. 4143-2 du code du travail 1. Situation de l actif disponible et réalisable et du passif exigible Cette information est obligatoire dans les sociétés commerciales qui, à la clôture d un exercice social, comptent 300 salariés ou plus ou dont le montant net du chiffre d affaires est égal ou supérieur à 18 000 000 d euros. Information semestrielle - articles L. 2323-10 du code du travail et L. 232-2 et s. du code de commerce 8 La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012
REUNION DʼOCTOBRE 1. Point trimestriel sur l évolution générale des commandes, la situation financière de l entreprise et l exécution des programmes de production 2. Situation de l entreprise au regard du paiement des cotisations de sécurité sociale, de retraite complémentaire et de prévoyance Information trimestrielle - article L. 2323-46 du code du travail 3. Bilan sur les heures supplémentaires Les heures supplémentaires sont accomplies : Dans la limite du contingent annuel applicable dans l entreprise après information du CE, Au-delà du contingent annuel après avis du CE. Consultation annuelle - article L. 3121-11-1 du code du travail 1. Bilan des embauches sous contrat initiative-emploi, contrat d accompagnement dans l emploi, contrat insertion-revenu minimum d activité et contrat d avenir Information trimestrielle dans les 300 salariés et plus (article L. 2323-48 du code du travail) REUNION DE NOVEMBRE 1. Le CHSCT émet un avis sur le rapport et sur le programme annuels de prévention des conditions de travail. L'employeur transmet pour information le rapport et le programme annuels au CE accompagnés de l'avis du CHSCT. Le procès-verbal de la réunion du comité consacrée à l'examen du rapport et du programme est joint à toute demande présentée par l'employeur en vue d'obtenir des marchés publics, des participations publiques, des subventions, des primes de toute nature ou des avantages sociaux ou fiscaux. Information annuelle - article L. 4612-17 du code du travail 2. Présentation du rapport sur les garanties collectives du régime de prévoyance Ce rapport est fourni tous les ans à l employeur par l organisme assureur. S il en fait la demande, le comité d entreprise a droit d en avoir communication. L employeur est alors tenu de le lui présenter. Information annuelle - article L. 2323-49 du code du travail La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012 9
3. Consultation sur l affectation de la contribution à l effort de construction versée par l entreprise (1 % logement) Consultation annuelle - article L. 2323-31 du code du travail REUNION DE DECEMBRE 1. Consultation sur le plan de formation de l année à venir et sur les conditions de mise en œuvre des périodes de professionnalisation, des contrats de professionnalisation et du DIF (seconde réunion sur la formation professionnelle). Cette consultation doit avoir lieu avant le 31 décembre au cours d une réunion spécifique. Les informations nécessaires énumérées par l article D. 2323-5 du code du travail doivent être transmises aux membres du CE au plus tard le 9 décembre. Consultation annuelle - articles L. 2323-34 et s. et D. 2323-5 et s. du code du travail 2. Compte rendu annuel de gestion financière du comité d entreprise et prévisions budgétaires Ce compte rendu est porté à la connaissance des salariés par voie d affichage sur les tableaux réservés aux communications syndicales. Compte rendu annuel - article R. 2323-37 du code du travail Fabrice Signoretto 10 La newsletter d IDée Consultants Janvier 2012