Rapport d observations définitives ETABLISSEMENT D HEBERGEMENT DE PERSONNES AGEES DEPENDANTES (EHPAD) DE CHANU

Rapport d observations définitives ETABLISSEMENT D HEBERGEMENT DE PERSONNES AGEES DEPENDANTES (EHPAD) DE CHANU (Département de l Orne) Exercices 2007 et suivants Observations délibérées le 17 novembre 2014 21 rue Bouquet CS 11110-76174 ROUEN cedex - Tél. : 02 35 07 92 - Fax : 02.35.89.90.69 crc@bn-hn.ccomptes.fr

SOMMAIRE SYNTHESE... 1 PRINCIPALES RECOMMANDATIONS... 1 I - RAPPEL DE LA PROCÉDURE... 2 II - LE CADRE DANS LEQUEL L ETABLISSEMENT EXERCE SON ACTIVITE... 2 A - Le cadre juridique... 2 B - Les prestations assurées par l établissement... 3 1 - Les types de prestations assurées... 3 2 - Les chiffres clés de l organisme... 4 III - LES MODALITES D ORGANISATION DE L EHPAD... 5 A - Le dispositif prévu par la législation... 5 1 - Le conseil d administration... 5 2 - L organisation des services et les délégations... 5 3 - Les instances consultatives... 6 B - Les modalités de fonctionnement en vigueur au sein de l EHPAD... 6 1 - Le conseil d administration... 6 2 - Les modalités d organisation de la direction de l EHPAD... 7 3 - Les difficultés liées à la mise en œuvre de cette organisation de la direction... 7 4 - Les conditions de nomination du responsable de site en 2011... 8 5 - Les instances consultatives... 8 C - La gestion des processus administratifs... 8 1 - L organisation en place... 8 2 - La gestion administrative du personnel... 8 IV - LA FIABILITE DES COMPTES... 10 A - Le cadre réglementaire applicable... 10 B - Les constatations de la chambre... 11 1 - La production des informations financières prévues par la réglementation... 11 2 - La comptabilité d engagement et l indépendance des exercices... 11 3 - La comptabilisation des immobilisations... 12 C - Conclusion sur la fiabilité des comptes... 13 V - LA SITUATION FINANCIERE... 13 A - L évolution des produits et charges de la section d exploitation... 13 1 - Les produits et charges d exploitation... 13 2 - Les résultats et la capacité d autofinancement... 15 B - Les investissements, la dette et la gestion de trésorerie... 16 1 - Les investissements et la dette... 16 2 - La trésorerie... 17 C - Conclusion sur la situation financière... 17 VI - LA COMMANDE PUBLIQUE... 18 A - Les conditions de passation de certains marchés jusqu en 2011... 18 1 - La fourniture de bois de chauffage à l EHPAD de 2007 à 2011... 18 2 - Les conditions d acquisition d un matériel de transport... 19 B - L organisation actuelle de la commande publique... 19 C - Les modalités de mise à disposition de la chaufferie à bois de l EHPAD à la commune de Chanu... 20 1 - La convention de mise à disposition... 20 2 - La convention actuelle de mise à disposition... 20 ANNEXES... 22

SYNTHESE La maison de retraite «les tilleuls», située à Chanu (Orne), est un établissement public communal assurant la prise en charge de personnes âgées en perte d autonomie. L établissement a accueilli 68 résidents en 2012 et a disposé cette année de 4,9 millions d euros (M ) de produits de fonctionnement, dont 4,6 M issus de la tarification. La tenue de la comptabilité de l établissement a fait apparaître des manquements, notamment en matière de rattachement des charges à l exercice, de formalisation des règles de durée d amortissement, qui en altèrent la fiabilité. L établissement a pu dégager des excédents de fonctionnement entre 2009 et 2012 et a pu dégager une capacité d autofinancement en augmentation sur la période. Cette situation tient principalement à une augmentation significative des tarifs arrêtés par les autorités tarifaires, en particulier en matière de soins. Elle a également été rendue possible par une plus grande vigilance sur certains postes de dépenses, à la suite d une nouvelle organisation de la commande publique à compter de 2012. La période examinée a vu une augmentation significative de l endettement de l établissement (5,2 M en 2009) du fait de la conduite d une importante opération d investissement en 2007. Quoique revenu à 4,7 M fin 2012, l encours d endettement représentait alors encore 10 années d autofinancement et justifie donc une certaine vigilance de la part de la direction de l établissement, ceci d autant plus qu il est sujet à des difficultés de trésorerie, qui ont conduit à une aide de l agence régionale de santé (ARS) de Basse-Normandie en 2012. Alors qu il aura à assurer d importants remboursements d emprunt dans les années à venir, l établissement va continuer à connaître une certaine fragilité en termes de trésorerie. Un décalage de 15 jours dans la perception des paiements des résidents, à compter du début de l année 2014, ne peut qu aviver cette situation. Depuis 2010, la direction de l établissement est partagée avec le centre psychothérapique de l Orne, le directeur commun aux deux structures étant localisé à Alençon. L éloignement de l établissement de Chanu (80 km) par rapport à la direction conduit à la désignation d un directeur adjoint ainsi que d un responsable de site. La mise en place de ce dispositif en 2010 a toutefois été marquée par une certaine confusion, l ancien directeur ayant continué pendant quelques mois à s investir, de fait, dans la conduite de l établissement. De surcroît, l actuel directeur commun, assume également la direction du centre hospitalier d Alençon-Mamers et d un autre établissement médico-social, situé à Tinchebray. Dans ce contexte, et compte tenu d irrégularités ayant affecté la commande publique jusqu en 2011, la mise en place d un contrôle interne apparaît revêtir une importance particulière. PRINCIPALES RECOMMANDATIONS 1 - Etablir un règlement intérieur régissant le fonctionnement du conseil d administration. 2 - Mettre en place un contrôle interne au sein de l EHPAD. 3 - S assurer de l apposition effective des numéros d inventaire sur les biens acquis et, plus généralement, veiller à la fiabilité de l inventaire des immobilisations. 1

4 - Revoir les modalités de la deuxième composante de la compensation financière de la commune de Chanu relative à la convention de mise à disposition de la chaudière bois. I - RAPPEL DE LA PROCÉDURE La chambre a inscrit à son programme l'examen de la gestion de l établissement d hébergement de personnes âgées dépendantes (EHPAD) de la commune de Chanu à partir de l exercice 2007 qui a été confié à Monsieur Baumann, conseiller. Par lettre en date du 30 octobre 2013, le président de la chambre en a informé M. Yves Geffroy, directeur, ainsi que ses prédécesseurs sur la période de contrôle, MM. Michel Renaut, Jean-Claude Lucina et Eric Halbout, ces derniers par lettres individuelles, toutes datées du 29 novembre 2013. Les entretiens de fin de contrôle entre chacun des ordonnateurs sur la période et le rapporteur ont eu lieu avec M. Yves Geffroy le 7 mai 2014 et avec MM. Claude Lucina, Michel Renaut, et Eric Halbout, ses prédécesseurs, respectivement les 7 avril, 28 avril, et 31 mars 2014. Lors de sa séance du 5 juin 2014, la chambre a arrêté ses observations provisoires portant sur les années 2007 à 2012. Celles-ci ont été transmises dans leur intégralité à M. Yves Geffroy et, pour les parties qui les concernent, à MM. Michel Renaut, Jean-Claude Lucina et Eric Halbout ainsi qu aux personnes nominativement ou explicitement mises en cause. Après avoir examiné les réponses parvenues, entendu le rapporteur et pris connaissance des conclusions du procureur financier, la chambre a arrêté, le 17 novembre 2014, le présent rapport d observations définitives. Le contrôle a principalement porté sur les axes suivants : le fonctionnement du conseil d administration et l organisation administrative, la gestion du personnel (tenue des dossiers, examen de certaines primes et indemnités), la commande publique et le partenariat avec la mairie de Chanu, la fiabilité des comptes et la situation financière de 2009 à 2012. Le rapport a été communiqué au directeur en fonctions et, pour la partie les concernant, à ses prédécesseurs en fonctions au cours de la période examinée. Ce rapport, auquel est jointe la réponse de Monsieur Eric Halbout qui engage sa seule responsabilité, devra être communiqué par le directeur en fonctions à son assemblée délibérante lors de sa plus proche réunion suivant sa réception. Il fera l'objet d'une inscription à l'ordre du jour, sera joint à la convocation adressée à chacun de ses membres et donnera lieu à un débat. Ce rapport sera, ensuite, communicable à toute personne qui en ferait la demande en application des dispositions de la loi n 78-753 du 17 juillet 1978. II - LE CADRE DANS LEQUEL L ETABLISSEMENT EXERCE SON ACTIVITE A - Le cadre juridique La maison de retraite «Les tilleuls» située à Chanu relève de la catégorie des établissements sociaux et médico-sociaux au sens de l article L. 312-1 du code de l action sociale et des familles (CASF). Dans ce cadre, il intervient en tant qu établissement d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) pour dispenser des soins à ses résidants et leur apporter une assistance dans les actes de la vie courante. 2

A cet effet, ses capacités d accueil autorisées sont les suivantes : 60 places d hébergement permanent 1 et 12 places complémentaires spécifiquement dédiées aux personnes atteintes de la maladie d Alzheimer, soit un total de 72 places. En tant qu EHPAD, l établissement est soumis, de par l article L. 313-12 du CASF, à l obligation de conclure une convention tripartite associant sa direction, le président du conseil général de l Orne et le directeur général de l agence régionale de santé (ARS) de Basse-Normandie. La chambre a pu s assurer du respect de cette obligation. En application de l article L. 311-8 du CASF, il revient au projet d établissement, adopté par le conseil d administration de l EHPAD, d en définir les objectifs ainsi que ses modalités d'organisation et de fonctionnement. Il est établi pour une durée de cinq ans après consultation du conseil de la vie sociale ou mise en œuvre de toute autre forme de participation des résidents. L examen de gestion de la chambre a conduit à constater que si un document de ce type a été établi en 2009, il n a pas fait l objet de la consultation du conseil de la vie sociale ou de la mise en œuvre de la participation des résidents prévue par le code. L article L. 311-7 du CASF prévoit l adoption d un règlement de fonctionnement qui vise à définir les droits de la personne accueillie et les obligations et devoirs nécessaires au respect des règles de vie collective au sein de l'établissement. Soumis à délibération du conseil d administration, ce document doit donner lieu à la consultation préalable du conseil de la vie sociale institué au sein de l établissement. L actuel règlement de fonctionnement a été approuvé par le conseil d administration du 25 avril 2006. Son ancienneté a entraîné la constitution d un groupe de travail afin de le réactualiser et par délibération du 11 mars 2014, le conseil d administration a validé le nouveau règlement de fonctionnement réactualisé. B - Les prestations assurées par l établissement 1 - Les types de prestations assurées La commune de Chanu, dans laquelle est localisé l établissement, compte environ 1 400 habitants. Les prestations assurées par l EHPAD sont classées en trois catégories ou groupes fonctionnels qui sont l hébergement, la dépendance et les soins, chacune de ces catégories ayant des modalités de tarification distinctes, en application des dispositions du CASF. Le tarif hébergement recouvre l'intégralité des prestations d'administration générale, d'hôtellerie, de restauration, d'entretien et d'animation. Il n'est pas lié à l'état de dépendance de la personne âgée et est donc identique pour tous les résidents d'un même établissement bénéficiant d'un même niveau de confort. Le tarif dépendance recouvre l'intégralité des prestations d aide et de surveillance nécessaires à l'accomplissement des actes de la vie courante et non liées aux soins. Il est évalué par un médecin en fonction du degré de dépendance de la personne âgée, à partir d'une grille nationale d'autonomie et gérontologique appelée groupe iso-ressources (GIR). Le GIR varie de 1 à 6, une personne appartenant à la catégorie 1 étant très dépendante. Le tarif est d autant plus élevé que le résident est dépendant. 1 Dont 2 places d hébergement temporaire et 2 places d accueil de jour. 3

Ces deux tarifications sont arrêtées par le président du conseil général de l Orne. Le tarif soins recouvre l'intégralité des dépenses des prestations médicales et paramédicales nécessaires à la prise en charge des affectations somatiques et psychiques des résidents dépendants. Il est directement versé à l'établissement par l'assurance maladie. Le résident n'a ainsi rien à payer, à l'exception des consultations de médecins généralistes ou spécialistes libéraux qui ne sont pas incluses dans ce tarif et sont donc à sa charge. Cette tarification est arrêtée par le directeur général de l ARS de Basse-Normandie. 2 - Les chiffres clés de l organisme L évolution et la répartition des résidents de l EHPAD de Chanu de 2009 à 2014 2 est la suivante : RESIDENTS (hors hébergement temporaire et accueil de jour) 2009 2010 2011 2012 2013 2014 GIR 1 18 19 17 16 16 16 GIR 2 23 24 29 27 27 27 GIR 1-2 (dépendant lourd) 41 43 46 43 43 43 GIR 3 7 10 4 7 7 7 GIR 4 12 16 18 17 17 17 GIR 3-4 (dépendant léger) 19 26 22 24 24 24 GIR 5 0 0 0 1 1 1 GIR 6 0 0 0 0 0 0 GIR 5-6 (résidents autonomes) 0 0 0 1 1 1 Total 60 69 68 68 68 68 GIR moyen pondéré (G.M.P) 783 761 758 745 745 745 Source : EHPAD (validés par les commissions départementales de coordination médicale de l Orne). Sur la période, le nombre de résidents est stable et avoisine le nombre de places d hébergement maximal autorisé. Au 31 décembre 2012, près de 77 % des résidents ont plus de 80 ans. Outre ces 68 résidents, l EHPAD est habilité à gérer 2 places en accueil de jour et 2 places d hébergement temporaire, soit une capacité totale de 72 personnes. Fin 2012, selon le rapport de gestion de l EHPAD, la tarification au titre de l hébergement et de la dépendance permet de financer plus de 63 % des emplois (60 % hors emplois aidés) tandis que le tarif relatif aux soins contribue aux emplois à hauteur de l ordre de 37 % (40 % hors emplois aidés). Selon les données fournies par le département de l Orne (budget 2013), le tarif moyen «hébergement» de l EHPAD de Chanu se situe à 51,28 euros ( ), soit entre le tarif moyen des maisons de retraite publiques (51,05 ) et des établissements privés (51,45 ). Selon les informations fournies par l ARS, le coût moyen à la place de l hébergement permanent (hors PASA pôles d activités et de soins adaptés) s élève à 10 368 pour un coût moyen départemental des EHPAD avec la même option tarifaire de 10 379. Au 11 février 2014, l EHPAD compte 56 agents, (37 titulaires, 2 stagiaires et 19 non titulaires - source : EHPAD) pour un équivalent temps plein 3 de 50,70 ETP. 2 Les données pour 2014 sont prévisionnelles. 3 L équivalent temps plein (ETP) correspond au nombre de personnes physiques multiplié par la quotité du temps de travail pour chaque agent. Un agent travaillant à temps partiel à 70 % compte pour un ETP de 0,70. 4

III - LES MODALITES D ORGANISATION DE L EHPAD A - Le dispositif prévu par la législation Les instances de direction des établissements publics sociaux et médico-sociaux comportent un conseil d administration et un directeur nommé par l autorité compétente de l Etat après avis du président du conseil d administration 4. Le fonctionnement de l EHPAD implique également des instances consultatives, notamment le comité technique d établissement et le conseil de la vie sociale. 1 - Le conseil d administration Les attributions du conseil d administration (CA) sont régies par l article L. 315-12 du CASF. Dans ce cadre, il revient à cette instance de définir la politique générale de l établissement. Le CA délibère ainsi sur le projet d établissement ou de service, le règlement de fonctionnement de l établissement, les programmes d investissement, les emprunts à contracter, les décisions affectant l organisation ou l activité de l établissement ainsi que sur le tableau des emplois du personnel. Le CA délibère également sur les budgets et décisions modificatives, les comptes administratifs et sur l affectation des résultats. Le conseil d administration comprend les membres suivants 5 : des représentants de la ou des collectivités territoriales de rattachement ou de leurs groupements, un ou des représentants des départements qui supportent, en tout ou partie, les frais de prise en charge des personnes accueillies, des représentants des usagers, des représentants du personnel et des personnalités qualifiées. Les établissements communaux voient leur CA présidé par le maire ou un représentant élu en son sein par le conseil municipal. 2 - L organisation des services et les délégations Le rôle et les missions du directeur sont précisés par les articles L. 315-17 et R. 314-66 du CASF. Le directeur est chargé de l'exécution des décisions du conseil d'administration et met en œuvre les actions approuvées par celui-ci. Dans ce cadre, il assure la gestion et la conduite générale de l'établissement et en tient le conseil d'administration informé. Il est compétent pour régler les affaires de l'établissement autres que celles prévues pour le conseil d administration et représente l'établissement en justice et dans tous les actes de la vie civile. Il prépare les travaux du conseil d'administration et lui soumet le projet d'établissement et veille à sa réalisation et à son évaluation. En matière budgétaire et financière, le directeur de l établissement est l ordonnateur unique du budget de l'établissement public et ses opérations font l'objet d'une comptabilité administrative (instruction dite M22). Il doit également tenir une comptabilité de toutes les dépenses engagées. Le directeur peut déléguer sa signature dans des conditions et sur des matières définies par décret. Pour l'exercice de certaines des attributions du conseil d'administration de l établissement, le directeur peut recevoir délégation du président du conseil d'administration. 4 Article L.315-9 du CASF. 5 Article L. 315-10 du CASF. 5

3 - Les instances consultatives Le CASF prévoit la mise en place d un comité technique d établissement constitué de représentants du personnel. Ses modalités de désignation et ses missions sont définies par les articles L. 315-13 et R. 315-27. Il est obligatoirement consulté sur le projet d'établissement et les programmes d'investissement relatifs aux travaux et aux équipements matériels, le budget et les comptes, la tarification des prestations servies et le tableau des emplois du personnel et ses modifications. Le comité technique d établissement doit également être consulté pour toutes questions relatives aux conditions et à l'organisation du travail dans l'établissement, notamment les programmes de modernisation des méthodes et techniques de travail et leurs incidences sur la situation du personnel. De même, les critères de répartition de la prime de service (R. 315-51 du CASF) ainsi que la politique générale de formation du personnel et notamment le plan de formation nécessitent sa consultation. L article L. 311-6 du CASF prévoit la constitution d un conseil de vie sociale, dont l objet est d associer les personnes bénéficiaires des prestations au fonctionnement de l établissement. Il est obligatoirement consulté sur le projet d établissement. B - Les modalités de fonctionnement en vigueur au sein de l EHPAD Sur la période 2007 à 2013, l examen des modalités de fonctionnement de ces différentes instances a conduit aux observations suivantes. 1 - Le conseil d administration La composition du conseil d administration de l EHPAD de Chanu est bien fixée à 12 administrateurs conformément aux dispositions réglementaires 6 et les désignations des représentants du conseil général de l Orne et du conseil municipal de la commune de Chanu au sein du conseil d administration de l EHPAD n appellent pas d observation. Sur la période 2007 à 2014, le maire de la commune de Chanu s étant désisté de la présidence du conseil d administration, celle-ci a été assurée par deux conseillers municipaux après délibération du conseil municipal. En revanche, sur la période 2007 à 2013, des irrégularités en matière de fonctionnement du conseil d administration ont été relevées. L examen des comptes rendus des réunions du conseil d administration de l EHPAD du 17 avril 2009 au 13 décembre 2012 ne permet pas systématiquement de déterminer, parmi l assistance, quelles sont les personnes disposant d un droit de vote, par opposition à celles avec voix consultative. A ce jour, il n existe pas de règlement intérieur précisant les modalités de fonctionnement du conseil d administration de l EHPAD de Chanu. Aussi, la chambre recommande-t-elle l établissement d un tel document afin de déterminer de manière explicite les modalités de fonctionnement interne de cette instance. 6 Article R. 315-6 du CASF. 6

2 - Les modalités d organisation de la direction de l EHPAD Sur la période examinée, de 2007 à ce jour, quatre directeurs et ordonnateurs se sont succédé à la tête de la direction de l EHPAD de Chanu. Le premier d entre eux, M. Eric Halbout, agent contractuel, a exercé cette fonction jusqu au 31 juillet 2010 ; M. Halbout est resté dans les effectifs de l établissement jusqu au 31 décembre 2010. Ses successeurs ont assuré la direction de l EHPAD dans le cadre d une convention de mise en place d une direction commune 7 signée le 12 juillet 2010 8 entre l établissement et le centre psychothérapique de l Orne (CPO) situé à Alençon. A l heure actuelle, le directeur du CPO et de l EHPAD de Chanu assure ces missions simultanément avec celles de la direction du centre hospitalier intercommunal d Alençon-Mamers (CHI Alençon-Mamers) et de l EHPAD «Les Epicéas» situé dans la commune de Tinchebray. Ce sont ainsi quatre établissements distincts et éloignés les uns des autres dont la direction est assurée par le même agent. Selon l ARS, le recours à ce dispositif de direction commune tient aux difficultés de recrutement des personnels de direction dans les territoires ruraux. Le directeur commun étant localisé à Alençon, il s ensuit un certain éloignement (80 km) par rapport au site de l EHPAD. Pour remédier aux inconvénients qui en découlent, l équipe de direction comporte un directeur adjoint, chargé notamment des actes de gestion inhérents à l EHPAD et, sur un place, un responsable de site pour en assurer la gestion opérationnelle et quotidienne. Il apparaît cependant à la chambre que cette situation est susceptible d exposer l établissement à des risques opérationnels en matière de gestion et d animation que la mise en place d adjoints directs et de responsables implantés physiquement dans les sites, ne suffit pas en soi à compenser. Aussi, la chambre recommande-t-elle la mise en place d un contrôle interne renforcé au sein de l EHPAD de Chanu. 3 - Les difficultés liées à la mise en œuvre de cette organisation de la direction L examen de gestion de la chambre a conduit à relever une certaine confusion dans la mise en place de cette organisation. Il est ainsi apparu qu entre le 1 er et le 31 août 2010, l EHPAD a été dépourvu d un responsable de site. Par ailleurs, s il existait un directeur adjoint du CPO en la personne de Monsieur Jean-Jacques Vail, l intéressé n a reçu délégation de signature concernant l EHPAD de Chanu qu à compter du 1 er septembre. Par ailleurs, jusqu à la fin de l année 2010 9, M. Halbout, demeuré dans les effectifs de l EHPAD, a continué, de fait, à s investir dans la conduite de l établissement, sans pour autant avoir fait l objet d une délégation de signature. A pu y contribuer le fait que le contrat de recrutement de M. Halbout, n a pas fait l objet d un avenant consécutif à sa fin de fonctions en tant que directeur, qui aurait eu vocation à préciser les nouvelles missions de l intéressé. 7 En application de l article L.313-24-2 du CASF. 8 Cette convention est signée pour une durée d un an, renouvelable tacitement. 9 Monsieur Halbout a alors été admis à faire valoir ses droits à la retraite. 7

4 - Les conditions de nomination du responsable de site en 2011 Entre le 1 er janvier et le 1 er septembre 2011, les fonctions de responsable de site ont été assurées par Monsieur Thierry Aubin, qui se trouve également être maire de la commune de Chanu. Cette désignation fait suite à un recrutement le 1 er septembre 2010 de M. Aubin par voie de détachement en qualité d attaché d administration hospitalière au sein du CPO. Ce détachement, en méconnaissance du décret n 2001-1207 du 19 décembre 2001 10 portant statut particulier du corps des attachés d'administration hospitalière n a pas donné lieu à publication préalable d un avis de vacance de poste au niveau du CPO. Le manquement à cette procédure apparaît avoir fragilisé, sur le plan réglementaire, les conditions de nomination de M. Aubin en tant que responsable du site de l EHPAD. 5 - Les instances consultatives L examen de gestion de la chambre a conduit à constater l absence de constitution du comité technique d établissement jusqu à la fin de l année 2011. Si une commission d établissement a été mise en place en février 2011, sa composition n était pas conforme aux dispositions du CASF en termes de représentativité du personnel. Des élections des représentants du personnel ont été organisées le 20 octobre 2011. L établissement a indiqué qu une réunion du comité technique a eu lieu le 13 mars 2012, mais n en n a pas transmis le compte rendu à la chambre. Sur la base des comptes rendus de réunion transmis par l EHPAD, la chambre constate que le conseil de vie sociale n a pas été réuni depuis avril 2007, ce qui a conduit - comme relevé plus haut à ce que le projet d établissement n ait pas été adopté dans les formes prescrites par le CASF. C - La gestion des processus administratifs 1 - L organisation en place Outre le directeur adjoint et le responsable de site, trois autres agents composent la structure administrative et de gestion de l EHPAD : un responsable opérationnel des finances et deux adjoints administratifs. Le responsable opérationnel étant rattaché à hauteur de 50 % de son temps de travail sur l EHPAD situé à Tinchebray, les effectifs dédiés à la gestion administrative correspondent donc à 2,5 équivalents temps plein (ETP). Le responsable opérationnel des finances a été recruté à temps plein au 1 er janvier 2012. Il est rattaché à l établissement mais est mis à disposition à 50 % sur l établissement de Tinchebray. Il est notamment chargé de la préparation des documents budgétaires et du suivi de la trésorerie en lien avec le poste comptable. Depuis le 1 er janvier 2012, l établissement utilise un nouveau logiciel pour l intégralité de la comptabilité, de la paie, de la facturation des résidents et du mandatement. 2 - La gestion administrative du personnel La chambre a examiné la tenue des dossiers des titulaires et des contractuels et l attribution de certaines primes et indemnités. 10 Article 15 du décret n 2001-1207 : «Les avis de vacances des emplois d attaché d administration hospitalière sont publiés au Journal officiel de la République française.» 8

Si la tenue formelle des dossiers administratifs ne révèle pas d anomalies (un total de 24 dossiers individuels examinés sur 56 agents, soit 43 %), en revanche, des observations peuvent être faites en matière d attribution de primes et d indemnités. a - L attribution de la prime de service et la notation. En matière d attribution de la prime de service, l article 2 de l arrêté du 24 mars 1997 (modifié par l arrêté du 10 avril 2002) dispose que «les montants individuels de la prime de service sont fixés, pour un service annuel complet, en considération de la valeur professionnelle et de l activité de chaque agent.» Sur neuf dossiers de titulaires examinés, les fiches de notation sur chacune des années 2007 à 2012 ne sont pas systématiquement remplies. En outre, le détail des évaluations est quasiment inexistant (sauf pour un agent). Dans ces conditions, les modalités de calcul examinées quant à l attribution de la prime de service aux agents éligibles, de 2007 à 2012, ne font pas apparaître, sur l ensemble de la période, la prise en compte de critères d évaluation liés à la valeur professionnelle de l agent. En outre, le comité technique d établissement n a jamais été consulté sur toute la période de contrôle sur les critères de répartition de la prime de service, alors que son avis est requis. La chambre relève que les modalités d attribution de la prime de service n ont pas intégré la valeur professionnelle de l agent. b - L attribution de l indemnité de sujétion spéciale Le décret n 90-693 dispose que «les fonctionnaires et stagiaires (des EHPAD) et les personnels contractuels exerçant des fonctions similaires à celles des personnels titulaires précités bénéficient d une indemnité de sujétion spéciale.» L examen des bulletins de paie individuels de l exercice 2010 et 2011 des personnels de remplacement montre que l ensemble de ces agents n ont pas perçu l indemnité de sujétion spéciale alors que les fonctions exercées sont conformes à celle de titulaires (puisque «remplaçants» ). La chambre observe l absence de versement de l indemnité de sujétion spéciale des personnels de remplacement qui représente en droit 13/1900 ème de la somme du traitement budgétaire brut annuel et de l indemnité de résidence d un agent. c - Les constats effectués par l URSSAF 11 L examen de certains bulletins de paie individuels de l exercice 2010 montre que des cotisations sur les heures supplémentaires ne sont pas déduites mais ajoutées aux rémunérations respectives. En outre, sur le deuxième semestre 2011, les repas pris par les agents au sein de l EHPAD durant leur service ne sont pas déduits mais remboursés à l agent. Sur cet exercice, une somme totale de 1 557,90 aurait dû être déduite de la rémunération nette des agents, soit un préjudice financier pour l organisme de 3 115,80 (1 557 de remboursements indus et la même somme manquante en recettes). L EHPAD explique que ces dysfonctionnements relèvent avant tout du logiciel utilisé alors et remplacé depuis. 11 Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d allocations familiales. 9

Par ailleurs, un contrôle de l URSSAF sur la période du 1 er janvier 2010 au 31 décembre 2012 confirme les dysfonctionnements observés et les erreurs administratives de gestion des personnels. Notamment, les documents de paie annuels présentés par la collectivité n étaient pas fiables et ne permettaient pas la vérification des bases de cotisations déclarées adressées à l URSSAF. L examen de gestion de la chambre a permis de vérifier que, pour l essentiel, il avait été remédié à ces carences en 2012. IV - LA FIABILITE DES COMPTES A - Le cadre réglementaire applicable En tant qu il est un établissement public, l EHPAD de Chanu voit sa comptabilité régie par les règles et principes mentionnés par le décret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. L article 56 de ce décret indique que la comptabilité générale retrace l ensemble des mouvements affectant le patrimoine, la situation financière et le résultat, qu elle est fondée sur le principe de la constatation des droits et obligations et qu elle est tenue par exercice s étendant sur une année civile. Des articles 53 et 57 de ce décret, il résulte que les états financiers doivent refléter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat à la date de clôture de l exercice. À cette fin, les comptes doivent : - être conformes aux règles et procédures en vigueur ; - être établis selon des méthodes permanentes, dans le but d assurer leur comparabilité entre exercices comptables ; - appréhender l ensemble des événements de gestion, en fonction du degré de connaissance de leur réalité et de leur importance relative, dans le respect du principe de prudence ; - s attacher à assurer la cohérence des informations comptables fournies au cours des exercices successifs en veillant à opérer le bon rattachement des opérations à l exercice auquel elles se rapportent ; - être exhaustifs et reposer sur une évaluation séparée et une comptabilisation distincte des éléments d actif et de passif ainsi que des postes de charges et de produits, sans possibilité de compensation ; - s appuyer sur des écritures comptables fiables, intelligibles et pertinentes visant à refléter une image fidèle du patrimoine et de la situation financière. L établissement est également soumis aux règles spécifiques prévues par le CASF et l instruction budgétaire et comptable M22. L'article L. 315-15 du CASF prévoit ainsi la présentation des budgets et des comptes selon des groupes fonctionnels qui sont décrits par un arrêté du 8 août 2002. Ces groupes fonctionnels sont les groupes «hébergement», «dépendance» et «soins». Chacun d entre eux se décompose : - d une part, en trois groupes de recettes : produits de la tarification (groupe I), autres produits d exploitation (groupe II) et produits financiers (groupe III) ; - d autre part, en trois groupes de dépenses : exploitation courante (groupe I), charges de personnel (groupe II) et dépenses de structure (groupe III). 10

Une des conséquences de ces différentes obligations est que le résultat d un exercice correspond à l agrégation de trois résultats comptablement distincts (hébergement, dépendance et soins), qui font l objet d une affectation séparée et non miscible par groupe tarifaire. L ensemble du processus budgétaire est soumis à l accord des autorités de tarification de même que l approbation des réalisations budgétaires et l affectation des résultats. Les réalisations budgétaires font l objet d un compte administratif qui doit être transmis pour approbation à chacune des autorités de tarification avant le 30 avril de l année qui suit celle de l exercice (article R. 314-49, partie II, du CASF), accompagné des propositions d affectation du résultat (par groupe fonctionnel) et d un rapport d activité. Au final, les autorités de tarification décident de l affectation des résultats par groupe fonctionnel (article R. 314-51 du CASF). Le CASF (articles R. 314-17 et suivants ainsi qu articles R. 314-49 à R. 314-50) prévoit la production d un ensemble d informations financières à annexer aux documents budgétaires de l EHPAD. Dans cette logique, l instruction M22 comporte un ensemble de tableaux à renseigner venant en complément des états financiers. B - Les constatations de la chambre 1 - La production des informations financières prévues par la réglementation L examen de gestion de la chambre a fait apparaître une amélioration de la qualité de l information financière produite par l EHPAD entre 2010 et 2012. Néanmoins, une partie des informations à annexer au compte administratif de l exercice 2012 restaient manquantes. C est ainsi que n ont pas été produits : - le tableau 4.3.3 intitulé «tableau des provisions, des dépréciations, des fonds dédiés et des réserves de compensation» ; - le tableau 5.3.2 intitulé «tableau des rémunérations : en euros - valorisation du tableau des effectifs» ; - le tableau 6.2 intitulé «tableau d exportation des données synthétiques relatives à la gestion des enveloppes limitatives des crédits soumis à la validation et au contrôle de cohérence de l autorité de tarification». Par ailleurs, seule une partie des rubriques prévues au tableau 5.3.1 intitulé «tableau des effectifs» a été renseignée. 2 - La comptabilité d engagement et l indépendance des exercices L obligation de tenir une comptabilité d engagement est posée par l article R. 341-66 du CASF. La satisfaction de cette obligation est un pré-requis au bon rattachement des charges et produits à l exercice, ce dernier conditionnant le respect du principe d indépendance des exercices. En matière de charges financières, le respect de l indépendance des exercices se traduit par un suivi des intérêts courus non échus (ICNE). L examen de gestion de la chambre a conduit à constater que ces obligations étaient méconnues : l EHPAD ne tient pas de comptabilité d engagement, ne pratique pas le rattachement systématique des charges et des produits et n enregistre pas les ICNE. 11

Ces carences sont de nature à altérer la fiabilité des comptes de l EHPAD, d autant plus que, dans le cas particulier des ICNE, le montant des charges financières s est accru significativement entre 2007 et 2012, passant de 40 722 à 156 359, sous l effet des emprunts contractés pour la rénovation et la reconstruction de la maison de retraite. 3 - La comptabilisation des immobilisations a - Les durées d amortissement Le respect des articles 53, 56 et 57 du décret du 7 novembre 2012 mentionné plus haut implique de la part de l EHPAD la définition de méthodes comptables appropriées et permanentes. En matière de suivi des immobilisations, il y a ainsi lieu de déterminer un seuil de biens amortissables ainsi que des durées d immobilisations. La détermination des durées d amortissement a fait l objet d une délibération n 06-2007 du 27 avril 2007 du conseil d administra tion. Celle-ci s est cependant bornée à mentionner des durées minimum, conseillée et maximum d amortissement pour chaque catégorie de bien, laissant au directeur la détermination concrète de la durée d amortissement d un bien donné. Du côté de l actuelle direction, il n a pas été établi de document formalisant les décisions en la matière. De la sorte, le caractère approprié et permanent des méthodes actuelles d amortissement n apparaît pas garanti, ce qui est de nature à affecter la fiabilité des comptes de l EHPAD, tant en ce qui concerne la valorisation de son actif que le montant de ses charges liées aux dotations aux amortissements. b - L état de l actif et le recensement des immobilisations Le suivi des immobilisations donne lieu, d un côté, à la tenue d un état de l actif de la part du comptable public pour justifier le montant de ses inscriptions aux comptes de classe 2 et, d un autre côté à un inventaire incombant à la direction de l établissement. L examen de gestion de la chambre a permis de vérifier, pour l exercice 2012, la concordance entre l état de l actif du comptable public et le résultat de cet inventaire. Depuis le début de cet exercice, le recensement des nouvelles acquisitions se traduit par l élaboration d une fiche d immobilisation informatisée nouvellement conçue. Cette nouvelle fiche d immobilisation comprend désormais la désignation du bien, son numéro d inventaire et son montant, ses caractéristiques, le détail des imputations comptables, le tableau d amortissement et l historique des évènements. En outre, cette fiche d immobilisation est reliée informatiquement au mandat correspondant et à la pièce justificative. Dans ce cadre, ce numéro d inventaire est généré informatiquement et a ensuite vocation à être apposé sur le bien acquis par l EHPAD, de manière à en faciliter le recensement lors des inventaires ultérieurs. L ensemble du processus concourt à la fiabilisation des écritures comptables concernant les immobilisations. Cette fiabilisation n est néanmoins pas totale. D une part, l examen de gestion a conduit à constater que, malgré les demandes de la direction, les numéros d inventaire n étaient pas systématiquement apposés par les services sur les éléments d actifs, cette pratique risquant ainsi de fragiliser la tenue de l inventaire. D autre part, il a été constaté que certains biens enregistrés à l inventaire n étaient pas de fait détenus par l EHPAD : tel est le cas, en particulier d un tracteur mentionné dans l inventaire, mais dont l instruction a conduit à établir qu il ne figurait pas dans les stocks de l établissement. 12

Il est donc recommandé à l EHPAD de s assurer de l apposition effective des numéros d inventaire sur les biens acquis et, plus généralement, de veiller à la fiabilité de son inventaire. C - Conclusion sur la fiabilité des comptes La tenue de la comptabilité de l établissement a fait apparaître des manquements, en matière de rattachement des charges et de formalisation des règles de durée d amortissement qui en altèrent la fiabilité. V - LA SITUATION FINANCIERE L analyse financière a porté sur les comptes administratifs des sections d exploitation tels que retenus par les autorités de tarification. A - L évolution des produits et charges de la section d exploitation L analyse de la situation financière porte à la fois sur les résultats au sein des sections tarifaires hébergement, dépendance et soins (annexe n 1) et sur les résultats globaux (sans distinction des sections tarifaires cf. annexe n 2). Toutes sections tarifaires confondues, les produits de fonctionnement ont progressé de près de 21 % entre 2009 et 2012 alors que les charges de fonctionnement ont augmenté de 19 %. En neutralisant l aide exceptionnelle de l ARS de 196 540, l évolution des produits est de 12,76 % contre + 11,09 % pour les charges. 1 - Les produits et charges d exploitation a - Les produits d exploitation Comme il apparaît dans le tableau ci-après, les produits de fonctionnement ont augmenté de 0,5M entre 2009 et 2012, soit une augmentation proche de 21 %. Cette augmentation est essentiellement le fait des produits de la tarification liée aux soins. SYNTHESE 2009 2010 2011 2012 Evolution 2012/2009 Produits de la tarification 2 196 376,62 2 365 122,71 2 463 301,81 2 672 976,66 21,70% - dont hébergement 1 204 830,50 1 270 565,75 1 302 020,23 1 281 213,88 6,34% - dont soins 643 802,00 703 046,00 769 044,00 1 021 188,04 58,62% - dont dépendance 347 744,12 391 510,96 392 237,58 370 564,74 6,56% Autres produits d'exploitation 159 314,42 180 926,22 192 238,85 206 057,10 29,35% Produits financiers non encaissables 84 338,68 64 700,00 65 609,68 68 905,38-18,30% Total produits d exploitation 2 440 029,72 2 610 748,93 2 721 150,34 2 947 939,14 20,82% Source : comptes administratifs approuvés Le nombre de résidents est resté constant entre 2009 et 2012 (soit 68 résidents sur cette période) et la répartition entre groupes GIR est demeurée quasi inchangée : ce sont donc les montants des tarifs qui expliquent l augmentation constatée. Comme il apparaît dans le tableau ci-après, ce sont en effet les tarifs liés aux soins qui ont connu l évolution la plus sensible sur la période : + 26 % pour les GIR 1 et 2 et + 33 % pour les autres GIR 12. 12 La différence entre le rythme d évolution des tarifs soins et celui des produits liés à la tarification tient à l aide de 196 000 mentionnée plus haut. 13

Date arrêté Conseil général Orne 16/03/09 16/03/10 30/03/11 28/06/12 Tarifs Hébergement (en ) 2009 2010 2011 2012 Evolution moins de 60 ans 62,28 63,84 66,62 66,31 6,47% plus de 60 ans 48,25 49,31 51,07 50,76 5% Tarifs Dépendance (en ) 2009 2010 2011 2012 Evolution GIR 1-2 16,33 16,88 17,51 17,82 9% GIR 3-4 10,36 10,71 11,11 11,30 9% GIR 5-6 4,40 4,54 4,71 4,79 9% Agence régionale de santé de Basse-Normandie Tarifs Soins (en ) 2009 (décision du 27/05/2009) 2010 (décision du 24/10/2010) 2011 (décision du 10/08/2011) 2012 (décision du 08/08/2012) Evolution GIR 1-2 28,38 30,85 32,91 35,65 26% GIR 3-4 21,05 23,16 25,46 28,04 33% GIR 5-6 8,93 15,48 10,80 11,90 33% Source : Arrêtés du conseil général de l Orne et de l agence régionale de santé de Basse-Normandie. b - Les charges d exploitation Toutes sections tarifaires confondues, les charges d exploitation ont évolué de manière symétrique à celle des produits de gestion. Fin 2012, elles étaient constituées à près de 63 % des dépenses de personnel. 2009 2010 2011 2012 Evolution 2012/2009 Poids 2012 Dépenses de personnel 1 516 019,11 1 619 217,18 1 795 913,42 1 805 164,07 19,07% 62,75% Dépenses de structure 461 430,80 440 865,18 515 513,75 702 883,15 52,33% 24,43% Dépenses exploitation courante 435 068,61 470 509,73 388 466,93 368 644,23-15,27% 12,81% Total charges d exploitation 2 412 518,52 2 530 592,09 2 699 894,10 2 876 691,45 19,24% Source : comptes administratifs approuvés L augmentation des dépenses de structure correspond à l aide de 196 000 de l ARS. Nette de cette aide, l évolution a été de l ordre de 27 %. Sur les charges de gestion courante, les dépenses ont baissé de plus de 15 %, suite aux mesures prises par l EHPAD depuis 2011, notamment en matière de commande publique (cf. infra). L augmentation des charges de personnel entre 2009 et 2012 (+ 19 %) est attribuable, en premier lieu, à l augmentation des effectifs en ETP de l EHPAD comme l illustre le tableau suivant : En ETP (Personnel salarié) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Evolution 2012/2009 Aides-soignantes (AS) 15,35 16,91 15,37 15,37 16,10 15,95 4% Agents services hospitaliers (ASH) 12,06 15,70 11,60 12,32 12,88 12,44 7% Services généraux 3,00 3,75 3,75 5,00 5,00 4,00 7% Infirmières 2,00 2,00 2,00 2,50 3,00 3,50 75% Direction administrative 3,00 3,00 3,00 3,00 2,78 3,00 0% Autres auxiliaires médicaux 0,17 2,00 2,00 Animation service social 0,50 0,48 0,88 1,00 1,00 1,00 14% Psychologue 0,25 0,50 0,50 Médecin 0,25 0,25 0,25 0,40 0,40 0,40 60% TOTAL 36,16 42,09 36,85 40,01 43,66 42,79 16% Source : comptes administratifs 14

Les trois sections tarifaires ont contribué, à des degrés divers, à l augmentation des dépenses d exploitation. La progression la plus élevée a concerné la section tarifaire relative aux soins, et apparaît attribuable à l augmentation de l âge moyen des résidents : au 31 décembre 2012, près de 77 % des résidents ont plus 80 ans. 2009 2010 2011 2012 Evolution 2012/2009 Poids 2012 Hébergement 1 385 990,85 1 373 115,26 1 480 297,72 1 478 796,21 6,70% 51% Soins 653 660,51 767 535,64 791 686,54 982 410,74 50,29% 34% Dépendance 372 867,16 389 941,19 427 909,84 415 484,50 11,43% 14% Total dépenses d exploitation 2 412 518,52 2 530 592,09 2 699 894,10 2 876 691,45 19,24% Source : comptes administratifs approuvés 2 - Les résultats et la capacité d autofinancement Au cours de la période examinée, l EHPAD de Chanu a pu dégager un excédent de fonctionnement : 2009 2010 2011 2012 Soins 11 328,35-38 966,71 21 557,88 67 538,78 Hébergement 18 140,16 92 362,87 1 258,60 13 258,52 Dépendance -1 957,31 26 760,68-1 560,24-9 549,61 Résultat de l exercice 27 511,20 80 156,84 21 256,24 71 247,69 Source : comptes administratifs approuvés L EHPAD a également pu dégager une capacité d autofinancement (CAF), dont le montant a progressé pour passer de 153 000 à 444 000 entre 2009 et 2012 13. De la sorte, l établissement connaît une CAF nette (correspondant à la différence entre la CAF et les remboursements d emprunt, et donc disponible pour contribuer au financement des dépenses d équipement) positive. SOLDES INTERMEDIAIRES DE GESTION 2009 2010 2011 2012 Produits de gestion 2 355 691 2 546 049 2 655 541 2 879 034 Charges de gestion 2 021 875 2 186 633 2 290 417 2 279 168 Excédent brut d exploitation 333 816 359 416 365 124 599 866 Résultat de la section d exploitation 27 511 80 157 21 256 71 248 Capacité d autofinancement brute (1) 153 208 219 703 201 079 443 467 Remboursement du capital de la dette (2) 184 416 167 399 175 133 175 981 Capacité d autofinancement disponible (3) =(1)-(2) -31 208 52 304 25 947 267 486 Source : Chambre régionale des comptes, d après comptes administratifs La période 2009 à 2012 se situe après la mise en œuvre d une importante opération d investissement consistant en la reconstruction et la rénovation de la maison de retraite (cf. infra). Les dépenses d investissement se rapportent désormais à un 13 Sans l aide de l ARS, le niveau de la CAF pour 2012 aurait été de 248 000. 15

renouvellement d outillages et d équipements médicaux représentant des enjeux financiers plus limités. Dans ce contexte, l EHPAD de Chanu apparaît connaître un niveau d autofinancement satisfaisant pour un organisme de sa catégorie. B - Les investissements, la dette et la gestion de trésorerie 1 - Les investissements et la dette a - Les investissements En matière d investissements, la principale opération conduite sur la période 2007 à 2012 consiste en la reconstruction et la rénovation de la maison de retraite évoquée ci-dessus. Cette opération a donné lieu à un marché de maîtrise d œuvre conclu le 27 août 2004, puis à un appel d offre ouvert du 7 juin 2006 qui s est avéré infructueux, l ensemble des offres (18 lots de travaux) étant supérieur de 39 % au budget initialement retenu. Par suite, dans le cadre d une procédure en marché négocié, les lots ont été attribués finalement pour une valeur totale de 5 636 147,18 TTC, les actes d engagement datant tous de novembre ou décembre 2006. L engagement financier contractualisé par l EHPAD matérialisé par ces 18 lots a été couvert, fin 2006, à 78 % par quatre emprunts (dont un emprunt de 3 215 300 contracté auprès de DEXIA). Les travaux ont été effectués principalement entre 2007 et 2009. Au vu des décomptes définitifs généraux, les 18 lots ont représenté un coût total de 6 029 229,97 TTC. Les travaux ont été réceptionnés par le maître d œuvre le 30 septembre 2009. L ordonnateur en fonction durant cette période précise dans ses réponses à la chambre que la prise de décision concernant cet investissement remonte à une décision du conseil d administration prise en 2004-2005, l élaboration du projet étant prise en charge par un comité de pilotage réunissant, entre autres, le maître d œuvre, l assistant à la maîtrise d ouvrage, des membres du conseil d administration et des représentants du personnel et des résidents, le plan de financement définitif du projet étant adopté le 30 octobre 2007 pour un montant général prévisionnel d un montant de 6 582 797,11 TTC. Au final, la chambre observe que le plan de financement définitif du projet d extension et de reconstruction a été arrêté le 12 avril 2010 à 6 611 398,97, couverts à hauteur de 75 % par un emprunt, à hauteur de 23 % par des subventions (Etat, région Basse-Normandie, département de l Orne, ADEME 14 ) et 2 % par fonds propres. b - L endettement L évolution de l endettement a été étroitement corrélée à la mise en œuvre de l opération d investissement évoquée ci-dessus : après une augmentation initiale en 2007 et 2008 liée à la mobilisation des emprunts, le niveau d endettement s est ensuite réduit progressivement au fur et à mesure de l amortissement de ces emprunts. ENDETTEMENT 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Encours au 31/12 (c/ 1641 + 1681) Source : comptes de gestion 726 785 5 381 106 5 225 292 5 057 893 4 882 761 4 706 779 Dans ces conditions, alors que l encours de dette représentait 34 années d autofinancement en 2009, il en représentait 10 années en 2012. 14 Agence de l environnement et de la maîtrise de l énergie. 16

ENDETTEMENT 2009 2010 2011 2012 Encours au 31/12 (c/ 1641 + 1681) 5 225 292 5 057 893 4 882 761 4 706 779 CAF brute 153 208 219 703 201 079 443 467 Capacité de désendettement en années 34,11 23,02 24,28 10,61 (encours au 31 déc. / CAF brute) Source : Chambre régionale des comptes, d après comptes administratifs Au cours de la période examinée, la capacité de remboursement de l EHPAD s est donc améliorée. Au terme de l exercice 2012, le niveau d endettement était cependant tel qu il serait probablement difficile pour l établissement de faire face à d importantes opérations d investissement si elles devaient advenir dans les années à venir. 2 - La trésorerie L opération de reconstruction de l EHPAD a entraîné d importantes modifications des conditions d équilibre financier de l établissement. La situation de la trésorerie au 31 décembre de chacune des années 2007 à 2012 est la suivante, sachant que les travaux de rénovation et de reconstruction de la maison de retraite ont eu lieu principalement sur les exercices 2007 à 2009 : 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Au 31/12 : c/515 Compte au Trésor 114 151,43 132 623,28 316 964,95 526 143,48 254 067,30 132 752,94 338 488,00 dont Dotation exceptionnelle ARS 0,00 0,00 0,00 0,00 150 000,00 Au 31/12 : c/5193 Ligne de trésorerie 40 000,00 1 856 000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Au 31/12 : c/5162 comptes à terme 0,00 0,00 700 000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total trésorerie réelle au 31/12 154 151,43 1 988 623,28 1 016 964,95 526 143,48 254 067,30 132 752,94 338 488,00 Source : comptes de gestion Jusqu aux mobilisations d emprunt de 2008 et 2009, l EHPAD a eu recours à une ligne de trésorerie pour faire face aux décaissements liés aux travaux de reconstruction des bâtiments. La mobilisation des emprunts a permis la reconstitution du niveau de trésorerie. Ce niveau de trésorerie s est réduit par la suite, jusqu en 2011. Le redressement constaté en 2012 (près de 340 000 ) résulte principalement de l aide octroyée par l ARS (150 000 ). Sachant que l EHPAD aura à assumer ces prochaines années d importantes échéances de remboursement des emprunts mobilisés en 2008 et 2009, sa situation de trésorerie apparaît donc sujette à vigilance. Dans ce contexte, l EHPAD a décidé de décaler de quinze jours l encaissement des paiements dus par les résidents à compter du début de l exercice 2014. Cette décision, qui aura pour effet mécanique d accroître le besoin en fonds de roulement, apparaît susceptible de rendre délicate la situation de trésorerie de l EHPAD. C - Conclusion sur la situation financière De 2009 à 2012, la situation financière de l EHPAD de Chanu est contrastée. D un côté, l établissement a pu constamment dégager des excédents de fonctionnement et de l autofinancement. 17

D un autre côté, le niveau d endettement de l EHPAD quoiqu en diminution, demeure à un niveau encore relativement élevé au regard de son autofinancement. En conclusion, la situation de trésorerie de l établissement apparaît fragile et appelle une vigilance particulière de la part de l équipe de direction. VI - LA COMMANDE PUBLIQUE A l exception de la reconstruction et de la rénovation de la maison de retraite, l établissement a conclu un seul marché public par an entre 2009 et 2013. L essentiel des commandes relèvent de petits achats de matériels, de contrats d entretien ou en matière d alimentation. A - Les conditions de passation de certains marchés jusqu en 2011 1 - La fourniture de bois de chauffage à l EHPAD de 2007 à 2011 a - Les modalités de contractualisation Le chauffage des installations de l EHPAD est effectué par le moyen d une chaudière à bois avec, en dispositif de secours, un chauffage par fuel. Pour l alimentation de cette chaudière à bois, l EHPAD s est fourni en bois de chauffage de 2007 à 2011, auprès de la société coopérative d intérêt collectif Bois Bocage Energie (SCIC B2E). Cette forme de société, prévue par la loi n 47-177 5 du 10 septembre 1947 portant statut de la coopération, a pour particularité de compter les collectivités publiques parmi leurs associés. Il en est allé ainsi au cas présent, le conseil d administration de l EHPAD ayant décidé, par délibération du 13 février 2006, de s associer à la SCIC B2E, la représentation de l établissement étant alors confiée à son président. Cette délibération ne visait pas le directeur de l établissement, qui était alors Monsieur Halbout. Un contrat de fourniture a été signé le 27 novembre 2006 entre l EHPAD et la SCIC. Si, du côté de l EHPAD, le contrat était signé par le président du conseil d administration, il est constaté qu à cette occasion, la société était représentée par Monsieur Halbout, en qualité de co-gérant. Il s avère en effet que Monsieur Halbout, tout en assurant la direction de l EHPAD, comptait parmi les associés de la SCIC en tant que client de cette dernière 15. Ce type de situation apparaît en soi critiquable. Par ailleurs, la chambre relève et observe que le contrat de fourniture du 27 novembre 2006 n a pas fait l objet d une mise en concurrence, en méconnaissance des dispositions du code des marchés publics. b - L absence de marché public de 2007 à 2011. Suite aux irrégularités du contrat de fourniture de bois de chauffage conclu avec la SCIC Bois Bocage Energie relevées par le contrôle de légalité au début de 2007, le directeur de l EHPAD a mis un terme à ses fonctions de co-gérant de la SCIC B2E. Puis, d un commun accord, le contrat du 27 novembre 2006 a été annulé. 15 Les dispositions de l article 19 quinquies de la loi n 47-1775 du 10 septembre 1947, article modifié par la loi n 2001-624 du 17 juillet 2001, alors applicables à l époque, mentionnaient que parmi les catégories d associés peuvent figurer «les personnes qui bénéficient habituellement à titre gratuit ou onéreux des activités de la coopérative». 18