Commerce électronique, comptabilité, archivage et normalisation ebxml

Commerce électronique, comptabilité, archivage et normalisation ebxml un gage de stabilité dans les développements informatiques Michel LESOURD Directeur Adjoint des études techniques du CS-OEC Délégué général d'edificas Vice-Chairman TBG12 Accounting & Audit de l'un / CEFACT Commerce - comptabilité c est de l histoire ancienne en 1494, la comptabilité est née du commerce (Luca Pacioli) aujourd hui, le commerce ne peut vivre sans comptabilité comptabilité et commerce sont un tout indissociable et toujours une réalité 1

Sommaire ebxml : de quoi s agit-il? La facture électronique et ebxml La comptabilité et ebxml Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact ebxml : de quoi s agit-il? langage sémantique et syntaxique issu de XML repose sur des composants communs à tous les métiers toujours en dehors de tout contexte métier des solutions prêtes à l emploi des solutions adaptables à chaque corps de métier une solution pré documentée grâce à UML 2

ebxml : de quoi s agit-il? Représentation de base ex.: binary, date, decimal, string Terme de représentation ex.: amount, code, date/time Propriété ex.: amount type, due date ex.: Accounting Account Classe objet ex.: Accounting Entry_ Accounting Account Qualification Métier ex.: Accounting Entry Message Métier ebxml Sommaire ebxml : de quoi s agit-il? La facture électronique et ebxml La comptabilité et ebxml Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact 3

ebxml : de quoi s agit-il? cd Invoice Header Un exemple : Invoice header +Seller +Proforma Invoice Document Reference. Details +Supplier Invoice Header 1 Party. Details +Documentary Credit +Customer 1 + Reference Number: Identifier. Type + Invoice Number: Identifier. Type + Reference Date: Date Time. Type [] +Despatch Advice +Consignee + Invoice Issue Date: Date Time. Type + Reference Status: Code. Type [] + Invoice Type Code: Code. Type [] +Consignor + Copy Indicator: Indicator. Type [] +Way Bill + Copy Indicator: Indicator. Type [] +Manufacturer + Reference URI: Identifier. Type [] + Invoice Global Unique Identifier: Identifier. Type [] + Reference Global Unique Identifer: Identifier. Type [] +Bill Of Lading +Invoicee + Invoice Language: Code. Type [] + Reference Item Number: Identifier. Type [] + Invoice Currency: Code. Type [] +VAT Representative + Reference Item Status: Code. Type [] +Contract + Price Currency: Code. Type [] +Payee + Payment Currency: Code. Type [] +Invoice Issuer +Payment + Alternative Payment Currency: Code. Content [] +Customer Accountant + Tax Point Date Time: Date Time. Type [] + Transport. Mode: Code. Type [] +Supplier Accountant +Packing List + Number Of Invoice Line: Numeric. Type [] +Buyer +Previous Invoice + Total Invoice Line Amount: Amount. Type [] + Total Invoice Additional Charge Amount : Amount. Type [] + Taxable Transport Charge Amount: Amount. Type [] Adjustment Details +Letter Of Credit 0..* + Total Taxable Amount: Amount. Type [] + Adjustment Reason: Code. Type [] +Import License + Total Tax Fee Amount: Amount. Type + Adjustment Amount: Amount. Type [] + Total Invoice Amount: Amount. Type [1..*] + Adjustment Note: Text. Type [] +Export License + Transport Charge Amount: Amount. Type [] + Total Invoice Additional Allowance Amount: Amount. Type [] + Insurance Charge Amount: Amount. Type [] +Invoice Period +Goods Declaration + Invoice Note: Text. Type [0..*] Period. Details +EUR1 Document + Start Date: Date Time. Type [] + End Date: Date Time. Type [] +Delivery Terms Location Deliv ery Terms +Invoice Currency Exchange Transport Means. Details Location. Details + Delivery Terms Code: Code. Type [] +Alternative Payment Currency Exchange + Delivery Terms: Text. Type [] + Transport Means Type Code: Code. Type [] + Location Identification : Identifier. Type [] +Payment Currency Exchange + Transport Means Type Text: Text. Type [] + Location Description: Text. Type [] +Payee + Transport Means Identification: Identifier. Type [] Financial 0..* Account Currency Exchange. Details +Payable Financial Account. Details Payment Instructions Account 0..* + Source Currency: Code. Type + IBAN Number: Identifier. Type [] + Payment Condition Code: Code. Type [] + Unit Base Source Currency: Numeric. Type [] + Account Holder Number: Identifier. Type [] + Payment Guarantee Code: Code. Type [] + Target Currency: Code. Type + Account. Holder Name: Text. Type [] + Payment Means Code: Code. Type [] + Unit Base Target Currency: Numeric. Type [] +Receivable + Institution Branch Name: Text. Type [] + Exchange. Rate: Numeric. Type Account + Institution Name: Text. Type [] + Exchange Date Time: Date Time. Type [] + Bank Identifiication Swift: Identifier. Type [] +Tax Fee + Alternative Bank Identification: Identifier. Type [] Currency Payment Terms Exchange +Allowance Charge Currency Exchange +Invoice IssuerTax Account + Payment Terms Identification: Code. Type [] +Invoicee Tax Account + Payment Terms Time Reference: Date Time. Type [] 0..* 0..* 0..* 0..* 0..* + Payment Terms Number Of Period: Measure. Type [] Allowance Charge. Details + Charge Indicator: Indicator. Type [] Invoice Header::Tax Fee Totals Accounting Line Account. Details + Allowance Charge Identification: Code. Type + Tax Fee Qualifier: Code. Type + Account Identification: Identifier. Type + Calculation Sequence Number: Numeric. Type [] + Tax Fee Category: Code. Type [] + Account Set Trigger Code: Code. Type [] Payment + Allowance Charge Percent: Numeric. Type [] + Tax Fee Type: Code. Type [] + Account Type Code: Code. Type [] + Allowance Charge Amount: Amount. Type [] + Tax Fee Rate: Numeric. Type [] + Account Chart Type Code: Code. Type [] + Payment Amount: Amount. Type 0..* + Allowance Charge Base Quantity: Quantity. Type [] + Taxable Amount: Amount. Type [] + Account Amount identification: Code. Type + Payment Due Date: Date Time. Type + Prepaid Charge Levy Indicator: Indicator. Type [] + Tax Amount: Amount. Type [] + Payment Discount Percent: Numeric. Type [] ebxml : de quoi s agit-il? cd Invoice Line Un exemple : Invoice line +Customer Order Invoice Line +Consignee Document Reference. Details Party. Details +Supplier Order + Invoice Line Number: Identifier. Type + Reference Number: Identifier. Type + Tariff Code Number: Identifier. Type [] +Consignor + Reference Date: Date Time. Type [] + Origin Country Code: Identifier. Type [] + Reference Status: Code. Type [] +Consignee Order + Lot Number: Identifier. Type [] +End User + Copy Indicator: Indicator. Type [] + Delivery Date: Date Time. Type [] + Reference URI: Identifier. Type [] +Despatch Advice + Despatch Date: Date Time. Type [] + Reference Global Unique Identifer: Identifier. Type [] + Expiry Date: Date Time. Type [] + Reference Item Number: Identifier. Type [] +Packing List + Invoice Quantity: Quantity. Type [] + Reference Item Status: Code. Type [] + Despatch Quantity: Quantity. Type [0..*] + Gross Weight: Measure. Type [] + Net Weight: Measure. Type [] + Theoretical Weight: Measure. Type [] + Number Of Pieces: Numeric. Type [] + Number Of Packages: Numeric. Type [] + Invoice Line Amount: Amount. Type [] + Invoice Line Additional Charge Amount: Amount. Type [] + Invoice Line Additional Allowance Amount: Amount. Type [] + Invoice Line Taxable Amount: Amount. Type [] Transport Means. Details + Tax Fee Amount: Amount. Type [] + Transport Means Type Code: Code. Type [] + Invoice Line Total Amount: Amount. Type [] + Transport Means Type Text: Text. Type [] + Transport Mode: Code. Type + Transport Means Identification: Identifier. Type [] + Marks And Numbers: Text. Type [] + Invoice Line Note: Text. Type [0..*] Article Details +Validity Period Price. Details + Customer Article Number: Identifier. Type [] Period. Details + Supplier Article Number: Identifier. Type [] + Start Date: Date Time. Type [] + Net Price Indicator: Indicator. Type [] + Manufacturer Article Number: Identifier. Type [] + End Date: Date Time. Type [] + Price Type Code: Code. Type [] + Article Description: Text. Type [] + Price Amount: Amount. Type + Price Base Quantity: Quantity. Type [] Invoice Line::Additional Article Details +Price Allowance Charge 0..* +Assets or Expenses Item Details Account Allowance Charge. Details 0..* + Supplier Item Identification: Identifier. Type [] + Charge Indicator: Indicator. Type [] + Manufacturer Item Identification: Identifier. Type [] +Allowance Charge Currency Exchange + Allowance Charge Identification: Code. Type +Sales + Calculation Sequence Number: Numeric. Type [] Account Inv oice Line::Additional Item Details + Allowance Charge Percent: Numeric. Type [] + Allowance Charge Amount: Amount. Type [] + Allowance Charge Base Quantity: Quantity. Type [] + Prepaid Charge Levy Indicator: Indicator. Type [] Tax Fee 0..* 0..* 0..* + Calculation Sequence Number: Numeric. Type + Tax Fee Category: Code. Type [] Currency Exchange. Details Accounting Line Account. Details + Tax Fee Currency: Code. Type [] + Tax Fee Qualifier: Code. Type + Source Currency: Code. Type + Account Identification: Identifier. Type + Tax Fee Type: Code. Type + Unit Base Source Currency: Numeric. Type [] + Account Set Trigger Code: Code. Type [] + Tax Fee Rate: Numeric. Type [] + Target Currency: Code. Type + Account Type Code: Code. Type [] + Tax Fee Exemption Reason: Text. Type [] + Unit Base Target Currency: Numeric. Type [] + Account Chart Type Code: Code. Type [] + Tax Fee Exemption Reason Code: Code. Type [] + Exchange. Rate: Numeric. Type + Account Amount identification: Code. Type + Tax Fee Jurisdiction: Text. Type [] + Exchange Date Time: Date Time. Type [] + Taxable amount: Amount. Type [] + Taxable Amount Allowance Rate: Numeric. Type [] + Tax Fee Rate Allowance Rate: Numeric. Type [] + Tax Amount: Amount. Type [] 4

La facture électronique et ebxml Offre cotation Demande cotation Vendeur comptabilité Confirmation commande Livraison Facture Paiement Commande Livraison Facture Paiement comptabilité Acheteur Avis crédit Avis débit Archivage électronique Contrôle Contrôle Archivage électronique Délivrance de la facture AVIS DE LIVRAISON FOURNISSEUR FACTURE FOURNISSEUR DE SERVICES ECRITURE COMPTABLE COMPTABILITE FOURNISSEUR COMPTABILITE CLIENT on enregistre la facture en comptabilité lorsque le bon de livraison n'a pas déjà été comptabilisé. 5

Chaîne des Approvisionnements Bank customer Customer Supplier Bank supplier Events sequence and actors involved 6 7 Order 1 Order acknowledged 2 Order delivery 3 Invoice delivery 4 Payment order 5 Remittance Advice 5 Bank to Bank transfer Debit advice Credit advice 7 6 TBG1 Supply Chain sequence diagram before TBG12 Accounting Token Chaîne des Approvisionnements Bank Accounting customer customer Events sequence and actors involved Payment order 6 Customer Order Supplier Order acknowledged2 2 Purchase Sales commitment commitment Order delivery 3 Invoice to 3 Invoice to receive deliver 4 Account Invoice delivery 4 Account Payable Receivable 5 Payment in progress Remittance Advice 5 Bank to Bank transfer 1 Accounting supplier Payment in progress 7 Debit advice Credit advice 7 8 Bank Bank expense receipts 8 Supply Chain sequence diagram after TBG12 Accounting Token 2 3 4 5 Bank supplier 6 6

Facture électronique ebxml, un élément comptable! La facture est un des éléments de base de la comptabilité. Si on adjoint des renseignements comptables à la facture électronique : on facilite la tenue de la comptabilité en temps réel, on supprime les ressaisies, on économise du temps, on diminue les possibilités de fraude. La solution, c est le jeton comptable (accounting token) Chaîne des Approvisionnements Le chaînon manquant ebxml facture ebxml accounting entry correspondance correspondance Lien? = jeton comptable 7

e-business Compta Un travail de correspondance a été réalisé entre éléments de données pour chaque événement de la chaîne de traitement Exemple facturation : entête de facture ligne de facture compte individuel tiers compte achat / vente analytique, budget, etc pour que l'application commerciale soit "complète", vérifiable et que la traçabilité soit assurée. Ceci est vrai pour toutes les autres chaînes de traitement informatique. e-business Compta Id. 1 17 2 3 4 5 8 9 10 Nom de l'information catégorie de pièce comptable référence de la ressource informatique référence interne de la pièce comptable référence d'origine de la pièce comptable date de la pièce comptable date d'entrée ou de réception dans l'entité localisation de la pièce comptable commentaire apporté à la pièce comptable service à l'origine de la pièce Commentaires/Définition Nom de l'information Compte de tiers et récapitulation des taxes identification et spécification caractéristiques d'un objet ou d'un "Par défaut XML MSG3 document destiné à être une pièce comptable. identification de la référence de la ressource informatique (URI) dans Reference URI laquelle se trouve la pièce comptable dématérialisée ou immatérielle. identification de la référence interne de la pièce comptable donnée par un département ou un service. identification du numéro figurant sur la pièce comptable. En règle générale, n attribué par le fournisseur, la banque ou le partenaire extérieur à l'entité. identification de la date figurant sur la pièce comptable attribuée par le fournisseur, la banque ou le partenaire extérieur à l'entité. identification de la date à laquelle la réception de la pièce comptable a été actée par l'entité ou le service qui en est destinataire. identification de la localisation de la pièce comptable dans un service, une archive, etc. commentaire explicite relatif à la pièce comptable. identification du service à l'origine de la réception de la pièce comptable : Information donnée par le traitement informatique Invoice Number Invoice Issue Date Information donnée par le traitement informatique Information donnée par le traitement informatique Information donnée par le traitement informatique. Peut comprendre l'information Invoice Note. Information donnée par le Commentaires / Définition The Uniform Resource Identifier of the referenced document. Automatique. Dépendant de l'organisation de l'entreprise acheteuse The unique number assigned by the issuer to identify un invoice. The Date/Time when the invoice is issued. Automatique. Dépendant de l'organisation de l'entreprise acheteuse Automatique. Dépendant de l'organisation de l'entreprise acheteuse/vendeuse Automatique. Dépendant de l'organisation de l'entreprise acheteuse/vendeuse. Si Invoice note, the free text information related to the complete invoice. Automatique. Dépendant de l'organisation de l'entreprise 8

Fédérer e-business Compta Quel(s) compte(s)? Fédérer e-business Compta Quel(s) compte(s)? 9

Sommaire ebxml : de quoi s agit-il? La facture électronique et ebxml La comptabilité et ebxml Archivage électronique pour la traçabilité et la préservation des preuves Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact Les besoins de la comptabilité horodatage documents papier scanner Documents messages traitement automatique écritures comptables grand livre La comptabilité est un processus complexe et codifié. = matière première de la comptabilité. paramètres plan de comptes tiers certificateur états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations signature électronique taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet horodatage archivage tiers archivage show entreprises cédérom public information Internet 10

Les besoins de la comptabilité L'écriture comptable a été développée : en EDIFACT sous le nom d'entrec - niveau 1 : TPE - niveau 2 : PME en ebxml sous le nom d Accounting Entry Entrec et Accounting Entry sont des normes Structure du message écriture comptable Document Identification Entry Detail Line Detail Identification du document et de l'écriture Identification d'une ligne d'écriture 11

Les besoins de la comptabilité documents papier scanner Documents messages Communication des informations financières horodatage traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre tiers certificateur états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations signature électronique taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet horodatage archivage tiers archivage show entreprises public information public information cédérom Internet Internet N G C S F La multiplication des langages utilisés par les destinataires obligent : à détacher (neutraliser) la base des informations financières des logiciels qui les ont produites afin de faciliter les mises à jour en amont et en aval et d introduire la possibilité de les auditer. 12

Comptabilité A Comptabilité B Comptabilité N Paie A Paie B Paie C Progiciel A Progiciel B Progiciel C Informations financières NGCSF N G C S F Interface EDIFACT ebxml Xbrl et demain? Une neutralité fonctionnelle Auditeurs permettant le déploiement d applications informatiques adaptées à des évolutions ultérieures D e s t i n a t a i r e s Sommaire ebxml : de quoi s agit-il? La facture électronique et ebxml La comptabilité et ebxml Archivage électronique pour la traçabilité et la préservation des preuves Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact 13

Les besoins de la comptabilité documents papier scanner Documents messages L archivage électronique horodatage traitement automatique écritures comptables paramètres plan de comptes grand livre tiers certificateur horodatage show entreprises états comptables, statistiques, reporting consolidation, déclarations signature électronique archivage cédérom taxonomie acteurs destinataires portail professionnel Internet tiers archivage public information Internet Traçabilité Evénement traçabilité Processus de traitement interne entreprise traçabilité Archivage La traçabilité doit être assurée dans les deux sens et passe par la comptabilité obligatoirement, seul outil de synthèse dont l'unité de mesure est homogène. 14

Archivage électronique d'où la nécessité d'avoir une bonne organisation un bon classement un archivage structuré et utile Il y va de la préservation des moyens de preuve de l entreprise Archivage électronique Le commerce électronique n'est pas dispensé de faire face aux obligations : d'audit de contrôle de lisibilité de péremption des informations archivées 15

Archives Nécessité de l'archivage Pour réaliser ces objectifs, les normes d'archivage doivent répondre à des normes non-propriétaires pour assurer la pérennité des informations et des documents numériques en matière d'enregistrement, de stockage, de restitution et de preuve. Archives Et en matière de preuve, constat : il n'existe pas d'originaux en informatique les supports magnétiques sont évolutifs il n'y a pas de "culture" en matière d'archivage électronique dans les entreprises On assiste à un retour à la tradition orale. Nous sommes dans une période de transition qui peut perdurer si on ne prend pas les moyens de sortir de l'ornière. 16

Une réponse pratique consiste à recourir à un tiers archiveur. Peut être tiers archiveur, toute personne n'ayant pas "produit" les informations à archiver. Pour appuyer sa politique, l'ordre des expertscomptables a créé avec d'autres partenaires, la FNTC Fédération Nationale des Tiers de Confiance Organisme national créé pour (ré)organiser des professionnels de : l'archivage électronique sécurisé (+ tiers sauvegarde et tiers stockage), la signature électronique, le chiffrement des échanges et la cryptographie, l'horodatage sécurisé, la certification électronique. 17

Exemple de décomposition élémentaire de la structure d'un document Document langage information support description utilisation de du normes langage internationales et de la norme (EDIFACT utilisés ebxml) pour lire l'information donnée électronique sécurisée pour donnée raison électronique d'irréversibilité préférence papier, disquette, pour un disque, tiers archiveur pour bande, éliminer film, microfiche, le problème etc. de support Il faut éliminer le problème du support et gérer l'information au travers d'un langage normalisé. Archives L association Edificas a sorti un guide de l archivage électronique sécurisé (www.edificas.org). Objectif : proposer différents scénarii de communication lorsqu'une organisation fait appel aux services d'un tiers archiveur Cadre : mise en œuvre d un système d archivage électronique garantissant l intégrité, la pérennité et la restitution des messages. 18

Archives Ainsi, quatre scénarii sont proposés : Envoi des archives à un tiers archiveur, Envoi d'une clé des archives à un tiers archiveur (les archives sont conservées par le donneur d'ordre), Retour des archives au donneur d'ordre, Retour d'une clé des archives au donneur d'ordre. EXTERNE DOCUMENTS Scénario 1 Scénario 2 ARCHIVAGE Scénario 3 Scénario 4 DESARCHIVAGE INTERNE Archives 19

EDIFICAS L association des professionnels de l Echange de Données Informatisé de la Profession Comptable La mission de EDIFICAS Maîtriser les téléprocédures et les systèmes d informations : Comptables, financières, fiscales, Juridiques, sociales et statistiques À l aide de normes internationales: EDIFACT Eb-XML Est une cellule de RD pour l'ensemble de ses membres 20

Notoriété de EDIFICAS Est accrédité en tant que : Communauté sectorielle comptable par EDIFRANCE; EEG11 au niveau européen par e-bes (CEN-Cenelec); TBG12 par l ONU (UN-Cefact). Par ses membres, couvre 95 % du marché de la comptabilité en France. Groupes de travail GT1 : Messages comptables GT2 : Téléprocédures fiscales GT3 : Archivage électronique GT4 : XML / UML GT5 : ASP GT6 : Attestations de conformité GT7 : Télétransmissions bancaires GT8 : Horodatage GT9 : Déclarations D sociales GT10 : EDI-IR IR GT11 : IAS/IFRS GT12 : Gestion NGCSF 21

Présentation est téléchargeable t sur le site www.edificas.fr zone TéléchargementsT Questions! 22