Documentation produit PUBLIC Données des partenaires
Table des matières 1 Contexte de gestion.... 5 1.1 Gestion des adresses.... 5 1.2 Contrôle des doublons de partenaires.... 7 2 Vue Partenaires... 10 2.1 Guide de consultation rapide Partenaires... 10 2.2 Fondamentaux... 13 Partenaires... 13 Identifiants supplémentaires pour les partenaires... 15 3 Vue Comptes... 17 3.1 Guide de consultation rapide Comptes... 17 3.2 Fondamentaux... 25 Gestion des comptes et des contacts... 25 Droits et restrictions d'accès pour les comptes... 28 Options de sortie intégrée au processus... 30 Synthèses des partenaires... 32 3.3 Tâches... 34 Créer des comptes avec Microsoft Excel... 34 Gérer des données de vente inter-comptes... 36 Créer un certificat d'exonération fiscale (vue Comptes)... 37 Créer une autorisation de prélèvement SEPA... 38 Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel... 40 Gérer les données de compte en masse... 41 4 Vue Fournisseurs... 44 4.1 Guide de consultation rapide Fournisseurs... 44 4.2 Fondamentaux... 49 Gestion des fournisseurs et des prestataires de services... 49 Gestion du cycle de vie des catégories de produits... 50 4.3 Tâches... 50 Créer des fournisseurs avec Microsoft Excel... 50 5 Vue Contacts... 53 5.1 Guide de consultation rapide Contacts (Données des partenaires)... 53 5.2 Fondamentaux... 55 Gestion des comptes et des contacts... 55 Table des matières P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 3
6 Vue Prestataires de services... 59 6.1 Guide de consultation rapide Prestataires de services... 59 6.2 Fondamentaux... 62 Gestion des fournisseurs et des prestataires de services... 62 6.3 Tâches... 63 Traiter la feuille de saisie des temps... 63 Saisir des temps à partir de Microsoft Excel... 67 7 Vue Salariés... 70 7.1 Guide de consultation rapide Salariés (Données des partenaires)... 70 7.2 Contexte de gestion... 71 Gestion de la confidentialité des données dans SAP Business ByDesign... 71 8 Vue Rapports... 75 8.1 Données de collaboration du compte... 75 8.2 Données de contact du compte... 76 8.3 Détails du compte... 77 8.4 Données de responsabilité du compte... 79 8.5 Détails fournisseur... 80 4 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières
1 Contexte de gestion 1.1 Gestion des adresses Synthèse Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Données postales Vous pouvez gérer les données générales d'adresse postale suivantes pour un partenaire. Vous devez sélectionner le pays pour pouvoir ajouter les informations d'adresse. La mise en forme des zones de l'adresse postale dépend du pays. Les pays ne disposent pas tous d'une mise en forme spécifique. Vous pouvez gérer d'autres données d'adresse postale pour les organisations et les personnes dans les zones supplémentaires, par exemple : Numéro de boîte postale ; Fuseau horaire ; Lignes d'adresse. SAP vous recommande de créer une entrée d'adresse séparée pour l'adresse d'une boîte postale contenant uniquement des données de boîte postale. Dans les ressources humaines, les données d'adresse dépendent du temps, ce qui vous permet de gérer avec précision les détails d'adresse des salariés. Les données d'adresse privée gérées dans les ressources humaines sont protégées dans d'autres domaines d'application. Données de communication Vous pouvez gérer des données de communication pour un partenaire. Les zones disponibles pour les données de communication varient selon que vous gérez des données pour des personnes ou pour des organisations. La gestion des données de communication est facultative. Vous pouvez notamment entrer les données de communication suivantes : numéro de téléphone ; numéro de fax ; adresse e-mail ; adresse de site Web (pour organisations uniquement) ; Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 5
téléphone portable (pour personnes uniquement). Vous pouvez en outre spécifier la langue du partenaire et son mode de communication préféré. Adresses multiples Vous pouvez gérer plusieurs adresses pour un même partenaire. Si vous affectez plus d'une adresse à un partenaire, vous devez spécifier l'adresse principale. Si vous entrez plusieurs adresses pour des comptes, vous pouvez indiquer les adresses de livraison, de facturation, de relance et de l'avis de remise. S'agissant de fournisseurs, vous pouvez indiquer les adresses d'expédition, de l'auteur de la facture, du bénéficiaire et de l'avis de remise. Vous pouvez indiquer les adresses professionnelles et personnelles des contacts et des prestataires de services. Vous pouvez ajouter d'autres détails relatifs à une adresse professionnelle, notamment le bâtiment, l'étage, le bureau et le courrier interne. Si vous voulez sélectionner une adresse professionnelle pour un contact ou un prestataire de services, vous devez d'abord affecter l'organisation partenaire pertinente, dont l'adresse est alors utilisée comme adresse professionnelle. En outre, vous pouvez gérer une période de validité pour l'adresse dans les données principales d'un compte. L'adresse avec une période de validité peut être créée et gérée par migration ou service. Suppression d'adresses Vous pouvez supprimer l'adresse d'un partenaire. La suppression de l'adresse d'un partenaire n'entraîne pas d'erreurs dans les documents commerciaux, car ces derniers se réfèrent toujours à une copie de l'adresse du partenaire qu'ils utilisent. Adresse des titulaires de carte de crédit pour les comptes Dans certains pays, le contrôle des autorisations d'un prestataire de services de carte de crédit inclut un contrôle de l'adresse. Dans ce cas, l'adresse du titulaire de la carte de crédit est requise. La chambre de compensation compare l'adresse du payeur à celle du titulaire de la carte de crédit qui est défini chez le prestataire de services de carte de crédit. Si ces adresses ne concordent pas, le paiement par carte de crédit n'est pas effectué. Vous pouvez gérer une adresse pour le titulaire de la carte de crédit ou copier l'une des adresses existantes du compte. L'activité rapide vous permet de copier uniquement l'adresse principale du compte comme adresse du titulaire de la carte de crédit. Fonctionnalités supplémentaires Les fonctionnalités indiquées ci-dessous, ainsi que d'autres fonctionnalités, sont disponibles si elles ont été activées dans la vue Création de mashups. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Création de mashups dans l'espace Aide. Carte/directions Permet d'afficher une adresse sur une carte. Consultation d'annuaire inversé Permet d'entrer le numéro de téléphone d'un fournisseur, d'un compte ou d'un contact pour afficher les détails de la personne/organisation correspondant à ce numéro. 6 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion
1.2 Contrôle des doublons de partenaires Synthèse Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Vous pouvez procéder au contrôle des doublons lorsque vous effectuez les activités suivantes : lorsque vous créez un nouveau partenaire dans une vue partenaire ; lorsque vous créez des partenaires depuis Microsoft Excel. Par exemple, le contrôle des doublons est disponible lorsque vous créez des comptes à l'aide de Microsoft Excel. Pour plus d'informations, voir Créer des comptes à l'aide de Microsoft Excel [Page 34]. Le contrôle des doublons est disponible dans plusieurs processus de gestion dans lesquels les partenaires, les comptes, les fournisseurs ou tout autre type de partenaire et leurs rôles correspondants sont utilisés. Ce contrôle est réalisé lorsque vous créez un partenaire. En sauvegardant les données, le système vérifie en effet si le partenaire existe déjà. Chaque contrôle est effectué, quel que soit le statut des partenaires. Le contrôle peut également dresser la liste des données du partenaire auxquelles vous ne pouvez pas accéder car vous ne disposez pas des droits d'accès correspondants. L'adresse principale est affichée uniquement si vous êtes autorisé à y accéder. Les options suivantes vous sont proposées lors du contrôle de partenaires en double : Le contrôle des doublons est effectué automatiquement lorsque vous sauvegardez les données saisies. Vous pouvez également réaliser ce contrôle manuellement en cliquant sur Contrôle des doublons. Le contrôle consiste à comparer les données existantes des partenaires avec celles du partenaire que vous êtes sur le point de créer. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Pour désactiver le contrôle des doublons et sélectionner le type de contrôle à utiliser, vous devez sélectionner les fonctions requises dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Partenaires dans Données générales de gestion. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Gestion des partenaires et répondez aux questions portant sur le contrôle des doublons pour les partenaires. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 7
Fonctionnalités Rechercher des partenaires en double La recherche de partenaires en double est effectuée selon les critères de recherche suivants : Nom d'un partenaire et données associées Prénom, nom et date de naissance d'une personne Nom et nom supplémentaire d'une organisation Données d'adresse Données de l'adresse postale, telles que pays, ville, code postal, rue et numéro Données de communication Numéros de téléphone, télécopie et téléphone portable, et adresse e-mail Le système exécute une recherche floue qui renvoie les partenaires appropriés, même si les données saisies sont incomplètes ou contiennent des erreurs typographiques. Les résultats du contrôle des doublons affichent les informations suivantes sur les partenaires potentiellement dupliqués : ID Nom Adresse Statut Informations de classement, en pourcentage, sur la probabilité de correspondance avec un doublon potentiel Mention indiquant si le rôle associé de la vue actuelle a déjà été affecté au partenaire en question. Lors du contrôle de fournisseurs en double dans la vue Fournisseurs, par exemple, la case Fournisseur existant est cochée si le partenaire a été créé en qualité de fournisseur. Vous pouvez sélectionner l'un des profils suivants pour le contrôle des doublons lors de la sélection du périmètre : Contrôle fort si vous souhaitez rechercher uniquement les partenaires en double présentant un taux de correspondance élevé Si vous sélectionnez ce type de contrôle, les partenaires seront affichés comme doublons si le taux d'analogie atteint au moins 85 %. Contrôle moyen si vous souhaitez rechercher uniquement les partenaires en double présentant un taux de correspondance moyen à élevé Si vous sélectionnez ce type de contrôle, les partenaires seront affichés comme doublons si le taux d'analogie atteint au moins 80 %. Contrôle faible si vous souhaitez rechercher les partenaires en double présentant un taux de correspondance faible à élevé Si vous sélectionnez ce type de contrôle, les partenaires seront affichés comme doublons si le taux d'analogie atteint au moins 70 %. Il est également possible de désactiver le contrôle des doublons. Gestion des partenaires en double Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans les résultats du contrôle des doublons : 8 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion
ignorer les partenaires en double et sauvegarder les données saisies ; créer le nouveau partenaire sur la base des données du doublon de partenaire. Selon que le partenaire existant a été créé ou non avec un rôle, vous pouvez utiliser les données existantes ou créer le nouveau partenaire avec un nouveau rôle. Contexte de gestion P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 9
2 Vue Partenaires 2.1 Guide de consultation rapide Partenaires La vue Partenaires vous permet d'accéder à des enregistrements de partenaires, comme des sociétés ou des personnes, et également d'en créer. Vous pouvez afficher et gérer les détails d'un partenaire, notamment le statut courant de l'enregistrement, l'adresse, ainsi que les données de communication et le contact principal. La vue Partenaires vous permet d'affecter plusieurs rôles partenaires à un partenaire existant. Vous pouvez ainsi indiquer qu'un client est aussi un concurrent. En affectant des rôles partenaires, vous garantissez également le partage des informations déjà gérées pour l'organisation ou la personne concernée. Il n'est ainsi plus nécessaire de saisir ces informations à chaque affectation d'un nouveau rôle partenaire à ce partenaire. Vous pouvez accéder à la vue Partenaires à partir du poste de travail Données des partenaires. Contexte de gestion Partenaires Un partenaire peut être une personne ou une entreprise avec laquelle votre société entretient des relations d'affaires. Un large éventail de personnes et d'organisations sont considérés comme des partenaires. Par exemple, les ressources humaines et la comptabilité financière font appel à des partenaires (à des salariés pour les unes, des banques/chambres de compensation pour l'autre). Pour plus d'informations, voir Partenaires [Page 13]. Gestion des adresses Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Pour plus d'informations, voir Gestion des adresses [Page 5]. Contrôle des partenaires en double Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Pour plus d'informations, voir Contrôle des partenaires en double [Page 7]. Tâches Créer et modifier un partenaire 1. Dans la réserve de travail de la vue Partenaires, cliquez sur Créer, puis sélectionnez Personne partenaire ou Organisation partenaire. 10 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Partenaires
Vous pouvez également créer un nouveau partenaire en lançant la tâche courante Nouvelle organisation partenaire ou Nouvelle personne partenaire, qui fait partie du poste de travail Données des partenaires. 2. Saisissez le nom, l'adresse et les détails de communication et autres données du partenaire, selon qu'il s'agit d'une personne ou d'une organisation. Si vous avez sélectionné cette option lors de la sélection du périmètre, vous pouvez contrôler si un partenaire existe déjà dans le système. Quand vous saisissez les détails d'un partenaire, cliquez sur Rechercher doublons. Les éventuels doublons vous sont aussi signalés quand vous sauvegardez les détails d'un nouveau partenaire. Vous pouvez afficher une liste des doublons éventuels. 3. Pour saisir des informations supplémentaires sur le partenaire, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez aussi ajouter d'autres informations à un partenaire donné en le sélectionnant dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter > Général. 4. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau partenaire. Affecter un rôle partenaire 1. Dans la réserve de travail de la vue Partenaires, sélectionnez le partenaire concerné et cliquez sur Créer comme. 2. Sélectionnez le rôle partenaire dans la liste déroulante pour ouvrir l'activité rapide correspondante. Les rôles partenaires sont désactivés dans la liste s'ils sont déjà affectés ou ne peuvent pas être affectés au partenaire. Certains rôles peuvent uniquement être affectés à une personne partenaire ou à une organisation partenaire. Sous Détails dans la vue Partenaires, vous pouvez afficher les rôles qui ont déjà été affectés au partenaire. Vous pouvez affecter le rôle de salarié à un partenaire si les ressources humaines sont inactives. 3. Toutes les données d'adresse et de communication déjà gérées pour ce partenaire sont affichées dans l'activité rapide. Entrez d'autres informations si nécessaire. 4. Pour gérer des informations supplémentaires sur le rôle partenaire, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. L'éditeur n'est pas disponible pour tous les rôles partenaires. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau rôle partenaire. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs rôles partenaires à un partenaire existant. Affecter plusieurs adresses à un partenaire 1. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Adresses. 2. Cliquez sur Ajouter ligne. 3. Saisissez les informations d'adresse. 4. Si vous avez besoin de zones d'adresse supplémentaires, cliquez sur Zones supplémentaires. Vous pouvez également sélectionner une adresse principale différente. 5. Entrez une ou plusieurs adresses et sauvegardez les informations de l'adresse. Vous pouvez aussi affecter d'autres adresses à un partenaire donné en le sélectionnant dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Adresses. Vue Partenaires P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 11
Affecter un contact à une organisation partenaire 1. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Contacts puis sur Contacts. 2. Cliquez sur Affecter contact si vous voulez utiliser un partenaire existant comme contact pour le partenaire. 1. Dans la boîte de dialogue, recherchez un partenaire en utilisant la sélection de valeurs. 2. Sélectionnez un partenaire, puis cliquez sur OK. Les informations existantes d'adresse, de communication, de fonction et de service du partenaire sont affichées à l'écran. Vous pouvez traiter ces informations ou en ajouter d'autres. 3. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur Ajouter ligne. 4. Saisissez les informations concernant le nouveau contact. Vous pouvez affecter plusieurs contacts à un partenaire. Vous devez sélectionner un contact principal en cochant la case Principal. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le contact. Vous pouvez aussi affecter un contact à un partenaire donné en sélectionnant le partenaire dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. Spécifier les relations d'un partenaire Si vous voulez indiquer des relations pour les organisations partenaires, procédez comme suit : 1. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Contacts puis sur Contacts pour saisir vos informations sur les relations de contact d'une organisation partenaire. Vous pouvez aussi indiquer les relations de contact pour une organisation partenaire donnée en sélectionnant le partenaire dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. 2. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Contacts puis sur Relations supplémentaires pour saisir vos informations sur d'autres relations d'une organisation partenaire. 3. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel l'organisation partenaire entretient une relation. 4. Sauvegardez vos données. Si vous voulez indiquer des relations pour des personnes partenaires, procédez comme suit : 1. Dans l'éditeur de la vue Partenaires, cliquez sur Relations pour saisir vos informations sur les relations d'une personne partenaire. 2. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel la personne partenaire entretient une relation. 3. Sauvegardez vos données. Exporter des partenaires avec Microsoft Excel Pour plus d'informations, voir Exporter des données de gestion avec Microsoft Excel [Page 40]. 12 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Partenaires
2.2 Fondamentaux 2.2.1 Partenaires Synthèse Un partenaire peut être une personne ou une entreprise avec laquelle votre société entretient des relations d'affaires. Un large éventail de personnes et d'organisations sont considérés comme des partenaires. Par exemple, les ressources humaines et la comptabilité financière font appel à des partenaires (à des salariés pour les unes, des banques/chambres de compensation pour l'autre). La vue Partenaires du poste de travail Données des partenaires vous fournit une synthèse de tous les partenaires qui sont actuellement dans votre système. Vous pouvez gérer les données générales d'un partenaire telles que son adresse, ses données de communication, son statut, ainsi que les rôles partenaires et les relations entre partenaires. Vous pouvez gérer toutes les informations relatives à un partenaire depuis un emplacement central même si ce partenaire a plusieurs rôles. Par exemple, si un fournisseur devient un compte, vous pouvez ajouter des nouvelles informations aux informations existantes pour ce partenaire. Vous pouvez également créer un partenaire sans lui affecter de rôle spécifique. Cela se révèle pertinent dans le cas d'un partenaire tel qu'une société de messageries. Les types de partenaires disponibles suivants sont pertinents pour différents processus de gestion : Comptes Personne (compte particulier) ou organisation (compte entreprise) avec laquelle une société entretient une relation commerciale, qui commande, achète ou reçoit un produit. Fournisseurs Société qui fournit des articles ou des services. Prestataires de services Personne qui fournit un service pour le compte d'une entreprise. Contacts Contact qui est une organisation. Salariés Personne qui contribue ou a contribué à la création de biens et de services au sein de la société sur la base d'un contrat de travail. Partenaires Société avec à laquelle votre entreprise est liée par un accord contractuel, par exemple un grossiste ou un distributeur. Mes banques Institut financier qui fournit à votre entreprise des services bancaires tels que la détention de dépôts, la fourniture de crédits et d'autres services financiers. Chambres de compensation Institut financier servant d'intermédiaire lors du traitement des informations de paiement relatives aux opérations entre fournisseurs et instituts financiers. La chambre de compensation autorise le fournisseur à accepter une transaction par carte de paiement. Administrations fiscales Administration publique chargée du recouvrement des impôts. Concurrents Autre société qui cherche à réaliser des ventes sur le même marché cible. Vue Partenaires P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 13
Caisses d'assurance sociale Organisme chargé de gérer une assurance sociale. Le partenaire doit être distingué du partenaire commercial. Un partenaire commercial est une société avec laquelle vous avez un contrat prévoyant des bénéfices mutuels, par exemple un grossiste. Un partenaire commercial est un type de partenaire. Cependant, un partenaire peut également être un concurrent, auquel cas il est défini comme une partie prenante ou partie intéressée. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez contrôler et adapter les options prédéfinies aux données spécifiques des partenaires. Pour rechercher cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase de configuration personnalisée puis l'activité Partenaires généraux à partir de la liste des activités. Fonctionnalités Organisations et personnes partenaires Outre les types de partenaires dans les divers processus de gestion, les types de partenaires suivants existent : Organisations partenaires Votre partenaire est une société. Personnes partenaires Votre partenaire est une personne. Les zones affichées seront différentes selon que votre partenaire est une organisation ou une personne. Par exemple, les personnes requièrent des zones liées aux personnes telles que des zones de nom, tandis que les organisations requièrent des zones liées aux organisations, telles que la forme juridique d'une société ou le contact principal. S'agissant d'une personne, les zones de nom supplémentaires vous permettent de gérer davantage de détails à propos des noms, par exemple le deuxième prénom et le nom de naissance. Rôles partenaires Vous pouvez affecter plusieurs rôles à un partenaire. Par exemple, un fournisseur peut également être votre client. Certaines données du partenaire peuvent être identiques pour chaque rôle, comme les données d'adresse. Il ne vous est donc pas nécessaire de ressaisir l'information lorsque vous affectez un nouveau rôle à un partenaire existant. Les rôles vous permettent également de classer plus précisément les différents types de partenaires dans votre système. Un fournisseur peut être un prestataire logistique ou un expéditeur, par exemple. Vous pouvez gérer différentes informations pour chaque rôle. Par exemple, si vous indiquez que Jane Smith est une salariée, vous devrez ajouter des données de salarié telles que celles relatives à la paie et aux accès utilisateur. En revanche, si vous spécifiez que Jane Smith est un compte, les informations dont vous disposez sont différentes ; il s'agira par exemple des données de facturation et de vente. 14 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Partenaires
Miller and Son, fournisseur d'akron Heating Technologies, est récemment devenu un compte d'akron. Kate Jacob veut ajouter des détails aux données existantes concernant Miller and Son. Elle passe à la vue Partenaires du poste de travail Données des partenaires. Elle sélectionne Miller and Son dans la réserve de travail et clique sur Créer comme, puis sélectionne Compte pour ouvrir l'activité rapide Compte. L'adresse et les données de communication sont déjà disponibles. Elle ouvre l'éditeur et ajoute les nouvelles informations pour le compte. L'adresse privée, les coordonnées bancaires, la date de naissance et le numéro de sécurité sociale du salarié gérés dans le poste de travail Administration du personnel sont protégées. Vous pouvez accéder à ces données dans les postes de travail Administration du personnel, Traitement de la paie, Administration des temps et Rémunération, ainsi que dans les vues Libres-services du poste de travail Page d'accueil uniquement. Relations entre partenaires Vous pouvez spécifier les relations qu'entretient un partenaire avec d'autres partenaires enregistrés dans votre système. Par exemple, vous pouvez préciser qu'un fournisseur est aussi le fournisseur d'un client. Données générales pour les partenaires Outre les données mentionnées ci-dessus, vous pouvez également gérer un certain nombre d'autres données spécifiques des partenaires. Vous pouvez gérer les données générales suivantes pour un partenaire : Tranches de numéros Les tranches de numéros contrôlent la création de numéros pour les nouveaux partenaires. Elles définissent le numéro le plus élevé et le plus faible pouvant être utilisés dans un système. Vous pouvez gérer les données suivantes pour une organisation partenaire : Branches Formes juridiques Vous pouvez gérer les données suivantes pour une personne partenaire : Formats de noms Les formats de noms définissent la séquence selon laquelle les éléments du nom d'une personne sont affichés. Les noms formatés sont par exemple utilisés dans la synthèse du partenaire. Situations de famille Professions Titres universitaires Titres Voir aussi Identifiants supplémentaires pour les partenaires [Page 15] 2.2.2 Identifiants supplémentaires pour les partenaires Les partenaires peuvent être identifiés au moyen de leurs identifiants, tels que l'id compte, qui sont des ID alphanumériques uniques affectés à chaque partenaire. Outre l'id partenaire, vous pouvez gérer plusieurs Vue Partenaires P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 15
identifiants supplémentaires. Vous pouvez ajouter ces ID à un partenaire en cliquant sur Général, puis sur Identifiants supplémentaires. Certains de ces ID supplémentaires sont utilisés pour les transactions de commerce interentreprises. Les ID suivants sont pertinents pour le commerce interentreprises : DUNS Le DUNS (Data Universal Numbering System) est un numéro d'identification unique à neuf caractères fourni par Dun & Bradstreet. Le DUNS est reconnu au niveau international et est utilisé comme identifiant de société dans les transactions de commerce électronique. Le DUNS est fourni pour une utilisation dans Central Contractor Registration (CCR). Un numéro distinct est nécessaire pour chaque site physique d'une société entrée dans CCR. Le DUNS est disponible dans l'activité rapide et l'éditeur de comptes entreprise et de fournisseurs. Code lieu-fonction Le code lieu-fonction est un numéro permettant d'identifier des unités physiques, juridiques ou fonctionnelles appartenant à une entreprise ou à une partie d'une entreprise telle qu'un magasin. Le code lieu-fonction est disponible dans l'activité rapide et l'éditeur de comptes entreprise et de fournisseurs. Numéro allemand du bureau de douane Le numéro allemand du bureau de douane est un identifiant alphanumérique unique utilisé pour enregistrer un fournisseur dans un bureau de douane allemand. Ce numéro est utilisé pour identifier les parties impliquées dans la communication électronique avec les autorités douanières allemandes et se compose d'un code pays à deux lettres et de sept chiffres. Le numéro allemand du bureau de douane est disponible dans l'activité rapide et l'éditeur de fournisseurs. ID européen du bureau de douane L'ID européen du bureau de douane est l'identifiant alphanumérique unique d'un bureau de douane de l'union européenne. Il se compose d'un code pays à deux lettres et de six chiffres. Si vous cochez la case Bureau de douane, le partenaire lié est classé comme bureau de douane et la zone de l'id devient visible. Pour permettre l'échange électronique de documents commerciaux avec un bureau de douane, l'accord de communication pertinent doit être géré dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. L'ID du bureau de douane européen est disponible dans l'éditeur d'organisations partenaires. 16 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Partenaires
3 Vue Comptes 3.1 Guide de consultation rapide Comptes En tant que commercial ou responsable des services, vous devez pouvoir compléter et avoir un accès rapide aux informations sur les comptes de vos clients et de vos clients potentiels. Cela vous permet de proposer des solutions commerciales et de services de qualité. La vue Comptes vous fournit une synthèse de tous les comptes actuellement enregistrés dans votre système. Elle vous permet de gérer les principales informations relatives à un compte, telles que l'adresse et les données de communication, le statut, la classification, les horaires du contact, et les données de vente et financières. Vous pouvez accéder à la vue Comptes à partir des postes de travail suivants : poste de travail Données des partenaires ; Poste de travail Gestion des comptes Contexte de gestion Comptes et contacts Vous pouvez créer, afficher et gérer des informations sur vos comptes et vos contacts dans plusieurs postes de travail. Les données que vous créez sont ainsi partagées par plusieurs postes de travail. Il vous suffit de gérer les informations dans un seul poste de travail pour qu'elles soient mises à jour automatiquement dans tous les postes de travail concernés. Pour plus d'informations, voir Gestion des comptes et des contacts [Page 25]. Gestion des adresses Vous pouvez créer, afficher et mettre à jour les données dont vous avez besoin pour communiquer avec vos partenaires. Vous pouvez gérer des données postales et de communication détaillées pour des personnes et des organisations. Pour plus d'informations, voir Gestion des adresses [Page 5]. Droits et restrictions d'accès La vue Comptes des postes de travail Gestion des comptes et Données des partenaires vous permet de contrôler les données de compte auxquelles un utilisateur a accès. En fonction des droits et restrictions d'accès que vous définissez pour un utilisateur, ce dernier peut afficher et traiter les comptes sélectionnés uniquement. Ceci vous permet de gérer vos utilisateurs en fonction des exigences de votre société. Vous pouvez ainsi permettre aux utilisateurs sélectionnés d'afficher des données de compte plus confidentielles tout en réduisant les données accessibles aux autres utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Droits et restrictions d'accès pour les comptes [Page 28] et Synthèses des partenaires [Page 32]. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 17
Contrôle des doublons de partenaires Ce contrôle vous permet de rechercher les partenaires qui existent en plusieurs exemplaires dans le système. Cela vous permet d'éviter la redondance de données dans le système, et de limiter les efforts et les coûts lors de la gestion des données principales sur les partenaires. Pour plus d'informations, voir Contrôle des doublons de partenaires [Page 7]. Tâches Créer et traiter un compte 1. Dans la réserve de travail de la vue Comptes, cliquez sur Créer puis sélectionnez Compte particulier ou Compte entreprise. Vous pouvez également créer un nouveau compte en lançant la tâche courante Nouveau compte entreprise ou Nouveau compte particulier, qui fait partie des postes de travail Données des partenaires et Gestion des comptes. 2. Entrez l'intitulé, l'adresse et les informations de communication du compte, ainsi que d'autres données spécifiques du compte telles que la classification ABC ou l'id zone Nielsen, selon qu'il s'agit d'un compte entreprise ou particulier. Même si seule la zone Nom est obligatoire, SAP vous recommande de renseigner aussi l'adresse principale, le contact et les informations de communication. SAP vous recommande aussi d'entrer les données de vente et financières, ces informations étant requises par d'autres processus, comme la création d'une commande client. Pour entrer les données de vente et financières telles que le compte bancaire ou les données de la carte de paiement, cliquez sur Afficher tout puis sur Données de vente ou Données financières. Si les détails du compte n'incluent pas toutes les informations requises pour la vente, la livraison et la facturation de produits et de services sur le compte, nous vous recommandons d'ajouter ces informations. Les informations requises pour le processus de vente complet comprennent : les données générales, telles que l'intitulé de compte, l'adresse principale et la langue ; les données de vente, telles que l'organisation commerciale, le canal de distribution, la priorité de livraison, les incoterms, les conditions de paiement et la devise ; les données financières, telles que l'id société et le groupe de détermination des comptes. Si vous avez sélectionné cette option lors de la sélection du périmètre, vous pouvez contrôler si un compte existe déjà dans le système. Lorsque vous saisissez les détails d'un compte, cliquez sur Rechercher doublons. Les éventuels doublons vous sont aussi signalés lorsque vous sauvegardez les détails d'un nouveau compte. Vous pouvez afficher une liste des doublons éventuels. 3. Pour saisir des informations supplémentaires sur le compte, cliquez sur Afficher tout pour ouvrir l'éditeur. Vous pouvez également cliquer sur Plus pour accéder directement à l'onglet pertinent pour les données dont vous avez besoin. Vous pouvez également ajouter d'autres informations à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Général. 4. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le nouveau compte. 18 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes
Créer des comptes avec Microsoft Excel Vous pouvez créer des comptes à l'aide d'un modèle Microsoft Excel prédéfini. Pour plus d'informations, voir Créer des comptes à l'aide de Microsoft Excel [Page 34]. Affecter plusieurs adresses à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Communication puis sur Adresses. 2. Cliquez sur Ajouter ligne. 3. Saisissez les informations d'adresse. 4. Si vous avez besoin de zones d'adresse supplémentaires, cliquez sur Zones supplémentaires. Vous pouvez également sélectionner une autre adresse principale et indiquer comment cette adresse doit être utilisée, par exemple l'adresse de livraison. 5. Entrez une ou plusieurs adresses et sauvegardez les informations de l'adresse. Vous pouvez également affecter d'autres adresses à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Adresses. Gérer les options d'édition pour un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Communication puis sur Collaboration. 2. Vous disposez des options suivantes : Pour spécifier des options d'édition pour un document spécifique, sélectionnez un document dans la liste. a. Sélectionnez e-mail, Fax ou Imprimante dans la liste déroulante. Pour utiliser le fax comme canal de sortie, vous devez sélectionner cette option lors de la sélection du périmètre. Pour plus d'informations, voir Configuration : Options d'e-mails et de fax. b. Entrez l'adresse e-mail, le numéro de fax ou le nombre de copies requises. Vous pouvez sélectionner un modèle de formulaire pour les comptes, s'il est disponible. Par défaut, l'avis de livraison n'est pas envoyé aux comptes. Si vous voulez envoyer des avis de livraison pour un compte donné, cochez la case dans la colonne Actif, indiquez un canal de sortie et cliquez sur Sauvegarder.. Pour désigner un canal de sortie à utiliser pour tous les documents commerciaux envoyés à ce partenaire, cochez la case Utiliser pour tous les documents commerciaux. a. Sélectionnez e-mail, Fax ou Imprimante dans la liste déroulante. b. Entrez l'adresse e-mail, le numéro de fax ou le nombre de copies requises. c. Appuyez sur ENTRÉE. Si vous utilisez l'e-mail comme canal de sortie et que vous n'entrez aucune adresse e-mail, celle de l'adresse principale du partenaire sera utilisée. Pour gérer les options XML, cliquez sur Gérer les options XML. Vous accédez à l'activité rapide Accord de communication. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 19
Les options d'édition spécifiques du partenaire remplacent les options d'édition par défaut gérées dans les vues Sélection du canal de sortie et Sélection de modèles de formulaires du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Les options spécifiques du partenaire peuvent également être remplacées si le salarié responsable d'un document modifie les options d'édition en cliquant sur Vous pouvez également et en sélectionnant Traiter options d'édition. Pour plus d'informations, voir Options d'édition intégrées au processus [Page 30]. Affecter un contact à un compte entreprise 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Contacts puis sur Contacts. 2. Cliquez sur Affecter contact si vous voulez utiliser un partenaire existant comme contact pour le compte. 1. Dans la boîte de dialogue, recherchez un partenaire en utilisant la sélection de valeurs. 2. Sélectionnez un partenaire, puis cliquez sur OK. Les informations existantes d'adresse, de communication, de fonction et de service du partenaire sont affichées à l'écran. Vous pouvez traiter ces informations ou en ajouter d'autres. 3. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur Ajouter ligne. 4. Saisissez les informations concernant le nouveau contact. Vous pouvez affecter plusieurs contacts à un compte. Vous devez sélectionner un contact principal en cochant la case Principal. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le contact. Vous pouvez également affecter un contact à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. Spécifier les relations d'un compte Si vous voulez indiquer des relations pour les comptes entreprise, procédez comme suit : 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Contacts puis sur Contacts pour saisir vos informations sur les relations de contact d'un compte entreprise. Vous pouvez également indiquer d'autres relations de contact pour un compte d'entreprise donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Contacts. 2. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Contacts puis sur Relations et responsabilités pour saisir vos informations sur les autres relations d'un compte entreprise. 3. Cliquez sur Ajouter ligne sous Relations et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel le compte entreprise entretient une relation. 4. Sauvegardez vos données. Si vous voulez indiquer des relations pour les comptes particuliers, procédez comme suit : 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Relations pour saisir vos informations sur les relations d'un compte particulier. 2. Cliquez sur Ajouter ligne sous Relations et sélectionnez le type de relation et le partenaire avec lequel le compte particulier entretient une relation. 3. Sauvegardez vos données. 20 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes
Affecter des responsabilités directes aux comptes 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Contacts, puis sur Responsabilités pour les comptes entreprise ou sur Relations, puis sur Responsabilités pour les comptes particuliers. Vous pouvez également gérer le salarié directement responsable dans l'activité rapide. Si vous voulez traiter les zones sous Responsabilité dans l'activité rapide, procédez comme suit : 1. Pour afficher les zones, cliquez sur Personnaliser Cet écran dans la barre de titre de l'activité rapide. 2. Cochez la case Visible pour la section Responsabilité et sauvegardez vos modifications. 2. Cliquez sur Ajouter ligne sous Responsabilités. 3. Sélectionnez un salarié. La case Responsable direct sera automatiquement cochée. La sélection de valeurs vous permettant de sélectionner le salarié affichera tous les salariés et prestataires de services de votre système SAP Business ByDesign, quels que soient les droits d'accès de l'utilisateur. 4. Sélectionnez Responsable ventes comme rôle de la partie. 5. Sauvegardez vos données. Les responsabilités affichées dans la liste pour lesquelles la case Responsable direct n'est pas cochée sont déterminées en fonction de la règle de répartition du travail au niveau des salariés, définie pour les rôles de partie individuels ; elles ne peuvent pas être traitées. Pour plus d'informations sur la répartition du travail au niveau des salariés, voir Guide de consultation rapide Répartition du travail au niveau des salariés. Définir les blocages de documents pour un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données de vente. 2. Pour activer un blocage, sous Blocages de documents, sélectionnez un motif de blocage dans la liste déroulante pour le blocage requis. Pour bloquer un compte pour des processus de vente, vous pouvez définir les blocages suivants : blocage de commande ; blocage de livraison ; blocage de facture. 3. Sauvegardez vos données. Vous pouvez également activer des blocages pour un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Données de vente. Lorsque vous définissez ou supprimez un blocage de livraison ou de facture pour un compte, cette modification s'applique uniquement aux nouvelles commandes de ce compte. Pour les commandes clients et les ordres de service existants, vous devez définir ou supprimer le blocage directement dans la commande ou l'ordre concerné(e). Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 21
Ajouter des données de vente à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données de vente. Vous pouvez également gérer les données de vente dans l'activité rapide. 2. Cliquez sur Ajouter ligne sous Données de vente. 3. Sélectionnez les détails de vos données de vente tels que les incoterms pour les chaînes de distribution utilisées pour vendre des produits ou services à un compte. Si vous sélectionnez Livraison complète pour un compte, cette information est automatiquement transmise aux commandes clients ou aux ordres de service correspondants pour ce compte, et la quantité complète est livrée. Dans l'activité rapide, vous devez sélectionner une organisation commerciale et un canal de distribution pour que cette zone soit affichée. Pour plus d'informations sur les ordres de livraison complète, voir Ordres de livraison complète. Vous disposez des options suivantes pour les données de vente : créer des données de vente pour un compte individuel ; utiliser des données de vente inter-comptes. Si des données de vente inter-comptes sont disponibles, la case correspondante est cochée dans les données de vente. Pour plus d'informations sur les données de vente inter-comptes, cliquez ici [Page 36]. 4. Sauvegardez vos données. Les données de vente que vous saisissez pour un compte seront utilisées dans le document commercial lié à ce compte. Vous pouvez également ajouter des données de vente à un compte donné en sélectionnant le compte dans la réserve de travail et en cliquant sur Traiter Données de vente. 5. Sauvegardez vos données. Ajouter des données de paiement à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données financières puis sur Données de paiement. Vous pouvez également gérer des données de paiement dans l'activité rapide. Après avoir sélectionné l'identifiant de la société et le groupe de détermination des comptes, vous pouvez gérer d'autres données en fonction du mode de paiement sélectionné. 2. Sous Sociétés, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez la société à l'aide de la sélection de valeurs. 3. Sélectionnez le groupe de détermination des comptes. Vous pouvez sélectionner un motif et une date d'expiration de blocage de paiement. Vous pouvez également sélectionner un motif et une date d'expiration de blocage de relance. 4. Sous Modes de paiement, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez un mode de paiement dans la liste déroulante. 5. En fonction du mode de paiement sélectionné, entrez d'autres données applicables telles que les mandats et prélèvements SEPA, la carte de crédit et les informations sur l'effet de commerce. Si nécessaire, vous pouvez également ajouter des instructions à l'attention de la banque pour les paiements internationaux. 6. Si un avis de remise est requis, cochez la case correspondante. 7. Si vous utilisez DATEV, saisissez l'identifiant du débiteur dans DATEV dans la zone appropriée. 8. Sauvegardez vos données. 22 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. P U B L I C Vue Comptes
Ajouter des coordonnées bancaires à un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données financières puis sur Coordonnées bancaires. 2. Sélectionnez une banque à l'aide de la sélection de valeurs. Le pays et le code d'identification bancaire sont ajoutés automatiquement. Si la banque correspondante ne figure pas dans la sélection de valeurs, cliquez sur Nouvelle banque et entrez les coordonnées bancaires pour ajouter cette banque au répertoire des banques. 3. Entrez les coordonnées du compte bancaire. 4. Sauvegardez vos données. Affecter et enregistrer des cartes de crédit pour un compte 1. Dans l'éditeur de la vue Comptes, cliquez sur Données financières puis sur Coordonnées bancaires. 2. Sous Cartes de crédit, vous pouvez effectuer les actions suivantes : Pour affecter une carte de crédit existante à un compte, cliquez sur Affecter. Pour créer une nouvelle carte de crédit, cliquez sur S'inscrire auprès de <prestataire de services de carte de crédit>, selon le prestataire de services de carte de crédit que vous voulez utiliser. Vous pouvez utiliser cette fonction uniquement si le service de carte de crédit correspondant a été activé dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Gestion des paiements et liquidités dans Gestion des flux de trésorerie. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Gestion des flux de trésorerie et sélectionnez Gestion des paiements et liquidités. Sélectionnez Modes de paiement et répondez aux questions relatives aux prestataires de services de cartes de crédit. Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Cette option de gestion est un service ou une fonctionnalité externe dont l'utilisation est exclusivement réservée aux clients détenteurs d'une licence ou d'un accord de service valide avec le tiers concerné. Toute sélection du périmètre et utilisation de cette fonctionnalité est soumise à un accord écrit entre le client et le tiers concerné. Pour plus d'informations sur les paiements par carte de crédit et sur les conditions préalables liées, voir Paiements clients par carte de crédit. Vous pouvez supprimer une carte de crédit qui a été affectée à un compte. Vous pouvez gérer l'adresse du titulaire d'une carte de crédit donnée ou copier l'une des adresses du compte comme adresse de la carte de crédit en cliquant sur Copier adresse. L'activité rapide vous permet également de copier l'adresse principale du compte comme adresse du titulaire de la carte de crédit. 3. Sauvegardez vos données. Vue Comptes P U B L I C 2015 SAP SE ou société affiliée SAP. Tous droits réservés. 23