Principes en matière de dépôt et de publications

Principes en matière de dépôt et de publications

Remarques préalables : Les notes présentées par le Registre de commerce et des sociétés (RCS) : sont de nature générale et ne visent pas la situation particulière d une personne physique ou morale ; sont de nature documentaire et explicative ; visent à répondre à un certain nombre de questions que se posent les usagers du RCS, n ont aucune valeur légale et n engagent en rien la responsabilité du RCS ; ne sont pas nécessairement complètes, exhaustives, exactes ou à jour ; ne constituent pas un avis professionnel ou juridique ; ne représentent que l avis du RCS sur un certain nombre de questions, sous réserve de l interprétation qui pourrait être donnée par les Cours et Tribunaux. RCSL G.I.E. Page 2 of 10

SOMMAIRE 1. Principe général 4 2. Inscription d événements multiples 5 3. Formalisme de dépôt 5 4. Dépôt et publication des actes en intégralité 5 5. Modification des inscriptions au RCS sur base d une publication faite avant l entrée en vigueur de la loi modifiée du 19 décembre 2002 5 6. Inscription de faits historiques périmés 6 7. Inscription de faits avec prise d effet à des dates futures 6 8. Dépôt rectificatif 6 9. Fonction de contrôle du RCS 6 10. Principe de majoration frais de dépôt dans le cadre de demandes de régularisation multiples 7 11. Dépôt d assemblée générale informant uniquement de l absence du quorum de présence et dépôt d assemblée générale dont le quorum est atteint mais dont les résolutions sont rejetées 8 12. Cas particuliers en matière d inscription, de dépôt et de publication 8 RCSL G.I.E. Page 3 of 10

1. Principe général Effectuer un dépôt auprès du registre de commerce et des sociétés (RCS) consiste à remettre au RCS des documents dont la loi prévoit la communication au RCS. Une distinction est à faire entre les informations requises à des fins d inscription au RCS, conformément à la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises et les informations dont la publication au Mémorial C est prescrite par la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales ou d après d autres législations spécifiques. Les informations à inscrire au RCS doivent être communiquées par voie électronique au RCS par le biais d un des formulaires de réquisition prévus à cet effet. Il est rappelé que lors du dépôt électronique, les informations figurant sur les formulaires présentés et acceptés par le gestionnaire sont portées sur le registre, telles qu elles ont été inscrites sur lesdits formulaires. Le gestionnaire n intervient en aucune façon sur le contenu ou la forme de ces derniers et ne peut corriger de son propre chef des informations inscrites sur les formulaires de réquisition. Les informations dont la publication est ordonnée sont déposées sous forme d actes notariés ou sous forme d actes sous seing privé, rédigés sous format libre. Les formulaires de réquisition et les documents destinés à la publication qui s y rapportent doivent être déposés en même temps au RCS, sauf exception (dépôt aux fins de publication concernant un événement futur par exemple). Le gestionnaire du RCS n accepte en dépôt que les actes, extraits d actes, procès-verbaux et documents dont le dépôt ou la publication est prévu par un texte légal. Par conséquent, le RCS refuse toute pièce dont le dépôt ou la publication n est pas ordonné par la loi. Exception : En application de l article 6 du règlement du 23 janvier 2003 pris en exécution de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels, le gestionnaire peut accepter une demande de dépôt ou de publication d actes, d extraits d actes, de procès-verbaux ou de documents quelconques dont le dépôt ou la publication n est pas ordonné par la loi. Le requérant doit motiver sa demande de dépôt ou de publication par écrit en justifiant de circonstances graves et exceptionnelles rendant nécessaires le dépôt ou la publication. Il s agit d une mesure exceptionnelle : - Cette exception vise avant tout le fait du prince étranger, cas où le dépôt au RCS ou la publication dans un journal officiel est exigé par des dispositions légales étrangères et que la personne immatriculée ne peut s y soustraire sans subir un préjudice grave. - L acceptation du dépôt ou de la publication volontaire est laissée à l appréciation du gestionnaire du RCS. - En cas de refus de sa part, le requérant dispose des voies de recours prévues à l article 21 de la loi. (Article 6 alinéa 4 du RGD) RCSL G.I.E. Page 4 of 10

2. Inscription d événements multiples Plusieurs événements peuvent être communiqués dans un seul formulaire de réquisition et faire l objet d un seul dépôt au RCS, même si les événements ont eu lieu à des dates différentes. L information la plus récente concernant la personne immatriculée doit être inscrite au RCS. Cette disposition ne dégage nullement le déposant du respect des délais légaux de dépôt (un mois) et de publication. Cas concrets d événements multiples : Les cessions multiples de parts entre associés d une société à responsabilité limitée, où la résultante finale des différentes cessions de parts entre associés est à inscrire au RCS. 3. Formalisme de dépôt Les réquisitions sont introduites par le biais des formulaires de réquisition dynamiques, tels que définis par le règlement grand-ducal modifié du 23 janvier 2003 portant exécution de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés. Les formulaires sont complétés par la voie électronique, via le site Internet du gestionnaire du RCS. Les dépôts effectués auprès du RCS sont soumis au paiement de frais administratifs suivant la grille de tarification arrêtée par règlement grand-ducal. Les documents déposés doivent remplir les conditions suivantes : être transmis sous format PDF/A, offrir une parfaite lisibilité, et réserver une zone horizontale blanche d au moins 35 millimètres en haut de chaque page. 4. Dépôt et publication des actes en intégralité L acte de constitution, y compris les statuts, des sociétés anonymes, des sociétés en commandite par actions, des sociétés à responsabilité limitée, des sociétés coopératives et des sociétés civiles ainsi que toute modification de ces actes doivent être déposés et publiés dans leur intégralité, conformément à l article 8 de la loi modifiée du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales. Les actes des sociétés en nom collectif, des sociétés en commandite simple et en commandite spéciale sont, quant à eux, publiés par extrait, conformément à l article 5 de la loi modifiée précitée du 10 août 1915. Le contenu de cet extrait est fixé par l article 6 de la loi modifiée de 1915. 5. Modification des inscriptions au RCS sur base d une publication faite avant l entrée en vigueur de la loi modifiée du 19 décembre 2002 Si une personne constate une incohérence dans les informations contenues dans son dossier au RCS, une approche pratique consiste à introduire une réquisition modificative au RCS par laquelle RCSL G.I.E. Page 5 of 10

le requérant introduit la modification des informations concernées. Dans le cas où une publication des informations avait déjà été faite par le passé, une nouvelle publication relative à ces mêmes informations n est plus nécessaire. 6. Inscription de faits historiques périmés Le RCS accepte le dépôt d événements historiques périmés, c est-à-dire des événements qui se sont produits par le passé mais qui n ont pas été inscrits dans les délais légaux et qui ne sont plus d actualité. A titre d exemple, on peut citer un mandat d un administrateur qui n a pas été inscrit et qui est expiré. Aucun formulaire de réquisition ne sera déposé, seul le dépôt du document destiné à la publication sera accepté. Le fait historique périmé ne sera pas inscrit au RCS. 7. Inscription de faits avec prise d effet à des dates futures Le RCS accepte le dépôt d événements avec date d effet future décidés par un organe compétent d une société. Le formalisme de dépôt dans un tel cas de figure est le suivant: les publications concernant ces faits sont à communiquer dans les délais légaux prévus, c est-à-dire dans le mois des actes définitifs. Par contre, la réquisition peut être déposée au RCS au moment de la prise d effet. La publication est à déposer seule sans le formulaire de réquisition. Le formulaire de réquisition sera quant à lui déposé ultérieurement, au moment de la réalisation du fait.. La responsabilité d effectuer en temps opportun les démarches requises incombe ainsi au déposant et non pas au gestionnaire du RCS. 8. Dépôt rectificatif Ce dépôt vise à rectifier un document déposé précédemment auprès du RCS. Les règles générales relatives au dépôt s appliquent également au dépôt rectificatif. Le dépôt rectificatif ne peut porter que sur des erreurs matérielles. Il doit mentionner de manière précise qu il s agit d un rectificatif d un document déposé antérieurement ainsi que le numéro de dépôt du dépôt antérieur. 9. Fonction de contrôle du RCS Le RCS procède à un examen sommaire des formulaires de réquisition et des publications avant d accepter leur dépôt. En cas de doute sur la légalité de l inscription demandée, le RCS procède de la manière suivante : une analyse de l ensemble des documents soumis à inscription peut être faite sans que RCSL G.I.E. Page 6 of 10

cela engage pour autant la responsabilité du RCS quant à la légalité de l information qui est inscrite ; le RCS peut suggérer au requérant de modifier son inscription, demander des précisions supplémentaires ou réclamer les pièces manquantes par écrit en application de l article 21 (2) de la loi du 19 décembre 2002 ; finalement, le RCS peut refuser l inscription demandée selon les dispositions de l article 21 (3) de la loi du 19 décembre 2002 ; le RCS procède à une analyse des textes soumis à publication pour vérifier si : - - l information destinée à la publication et l information soumise pour inscription sur base des formulaires de réquisition sont cohérentes ; - - l ensemble des informations qui doivent être communiquées est effectivement repris sur le formulaire de réquisition y relatif. Le RCS n interprète pas les textes qui sont soumis pour dépôt, mais exécute les réquisitions qui sont introduites en se basant sur un contrôle sommaire des informations communiquées par le requérant. 10. Principe de majoration frais de dépôt dans le cadre de demandes de régularisation multiples Cette mesure vise à donner une réponse adaptée aux mauvaises habitudes prises par certaines catégories de déposants, qui n effectuent pas les demandes de dépôt avec les soins requis et qui se font remarquer par une négligence manifeste, lorsqu ils complètent les formulaires de réquisition. Cette mesure ne vise que les catégories de déposants professionnels effectuant de grands volumes de dépôts de manière régulière et ne vise aucunement le déposant occasionnel ou les représentants des associations qui ne sont pas familiers avec les procédures de dépôt. Le paiement de frais fixés par l annexe J du règlement, pourra être perçu par le gestionnaire après qu il aura averti le déposant par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans suite. RCSL G.I.E. Page 7 of 10

11. Dépôt d assemblée générale informant uniquement de l absence du quorum de présence et dépôt d assemblée générale dont le quorum est atteint mais dont les résolutions sont rejetées Le RCS accepte uniquement les documents dont une base légale prévoit le dépôt et/ou la publication. De ce fait, les assemblées générales sans réunion du quorum de présence ou avec réunion du quorum mais dont aucune résolution prévue à l ordre du jour n a été acceptée, ne doivent être déposées ou publiées. 12. Cas particuliers en matière d inscription, de dépôt et de publication Publication en matière de nomination, renouvellement de mandat et cessation des fonctions de réviseur : l article 69 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 prévoit l obligation de contrôle des comptes par un réviseur dans certaines conditions pour certains types de sociétés. L article 69 prévoit également une exception au contrôle des comptes par un réviseur pour les sociétés remplissant les critères de l article 35 ; pour les sociétés tombant dans le champ d application de l article 69, à l exception de celles répondant aux critères prévus à l article 35, le commissaire aux comptes est remplacé par le réviseur aux comptes. La publication du mandat du réviseur d entreprises est dès lors obligatoire et le mandat doit être inscrit au RCS en vertu de l article 6, 8 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 ; pour les sociétés répondant aux critères de l article 35, la nomination d un réviseur n est pas obligatoire. Une publication de son mandat et une inscription de ce mandat au RCS ne sont pas requis. Le réviseur est alors complémentaire au commissaire aux comptes dont la nomination reste obligatoire pour les sociétés tombant sous le champ d application de l article 35. Pour ces sociétés, seul le mandat du commissaire doit être publié et inscrit au RCS ; l obligation de publication et d inscription du mandat d un réviseur découle dès lors du dépassement ou non des seuils prévus à l article 35. Dès lors, la publication et l inscription d un mandat d un réviseur relèvent dès lors de l unique responsabilité du déposant. Création de succursale au Grand-Duché de Luxembourg par une société luxembourgeoise : aucune disposition légale n exige une publication au Mémorial C lors de la création d une succursale au Grand-Duché par une société luxembourgeoise. Le RCS doit refuser toute demande de publication. Seul le formulaire de réquisition est à déposer aux fins d inscription de la succursale. Décharge accordée ou non aux administrateurs, gérants, commissaires, réviseurs, liquidateurs : du fait de l absence de base légale le prescrivant, aucun dépôt ni publication n est à effectuer auprès du RCS. Inscription concernant les champs non obligatoire du formulaire : Concernant les champs non obligatoires, tels que l indication de l étage ou du bâtiment dans l adresse d un mandataire, ces champs ne doivent pas être complétés si ces données n existent pas. Ainsi, les demandes de dépôt sur lesquelles figureront dans ces champs par exemple le RCSL G.I.E. Page 8 of 10

signe «/» ou «n/a» seront retournées par le gestionnaire au déposant. RCSL G.I.E. Page 9 of 10

Contacts Pour tout problème informatique ou pour toute question liée à l utilisation du site internet du RCS, vous pouvez vous adresser au helpdesk du RCS dont les coordonnées sont les suivantes : Tél : (+352) 26 428-1 Fax : (+352) 26 42 85 55 E-mail : helpdesk@rcsl.lu Le helpdesk est ouvert du Lundi au vendredi de 8h00 à 17h30 sans interruption. www.rcsl.lu RCSL G.I.E. Page 10 of 10