Efferv Essence! L association qui vous fait du bien. 73 route de Bigary 26790 Suze la Rousse effervessence@orange.fr 06 11 81 28 74 Madame, Monsieur, Pour la 4ème édition de son Salon Bien Etre, Efferv Essence!, vous attend les 3 et 4 octobre 2015. Au travers de cette manifestation, notre volonté est de proposer aux exposants comme aux visiteurs un espace de partage et de découverte convivial, chaleureux à dimension humaine. Si vous aimez l échange avec les visiteurs, faire de belles rencontres, prendre le temps d expliquer votre activité, écouter, découvrir, faire découvrir, vous êtes au bon endroit! Nous favorisons les exposants indépendants et ne souhaitons pas être démarchés par des franchises et enseignes nationales. Afin d organiser au mieux le déroulement du salon, et pour le confort des visiteurs, les exposants intéressés pour effectuer une conférence ou un atelier doivent le mentionner dans la demande de participation, une fois votre participation validée, vous êtes invités à nous faire parvenir le contenu de votre conférence ou atelier par mail. Nous continuerons à proposer la gratuité de l accès au salon. Nous vous invitons à prendre connaissance du dossier de demande d admission. Et si l aventure vous tente, n hésitez pas! Pour toute question, notre équipe est à votre disposition est à votre disposition par mail effervessence@orange.fr et au 06 11 81 28 74. Chaleureusement, Le bureau d Efferv Essence! page 1 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
DOSSIER DE DEMANDE DE PARTICIPATION SAMEDI 3 ET DIMANCHE 4 OCTOBRE 2015 INFORMATIONS PRATIQUES Entrée du salon gratuite Organisation des stands / Tarifs pour les exposants : Pour facilité l implantation des stands, les tables mise à notre disposition sont prises pour unité de mesure. Pour info, dimension d une table 1.40x0.80 Commerçant Thérapeute* (pas de vente de produits,) 1 stand=1 table en 1.40 m de longueur 60 50 2 tables (2.80 m longueur) 110 90 Table supplémentaire (1.40) 50 40 Par exemple, vous êtes thérapeute, vous souhaitez un emplacement de 2.80m de long, soit un montant à régler de 90 pour les deux jours (45 /jour) Vous êtes commerçants, vous voulez un emplacement de 4.20 (c est à dire 2 tables+1 table supplémentaire) soit 160 (110+50) pour les deux jours et ainsi de suite. * Si vous souhaitez effectuer des séances découvertes sur table de massage, nous vous conseillons fortement de prendre un stand de 2 tables soit 2.80m de long afin d avoir une installation confortable. Dans un espace de 1.40 de long, il n est pas possible raisonnablement d installer une table de massage. Cette organisation vous permet de bénéficier de supports pour exposer vos articles, prospectus tout en allégeant votre déplacement. Attention PAS DE CLOISON NI GRILLE prévoyez paravent ou chevalet pour vos affiches et banderoles publicitaires. Vous pouvez aussi si vous le souhaitez, bénéficier des dimensions de l emplacement sans table avec ou sans chaise page 2 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
Vous bénéficiez également 2 chaises par exposant (chaise supplémentaire sur demande dans la limite des disponibilités) UNE COLLATION DE BIENVENUE SERA PROPOSEE A TOUS LES EXPOSANTS LE SAMEDI MATIN A PARTIR DE 9H15 9H30. Parking : Parkings visiteurs et exposants gratuits Horaires d ouverture pour le public : Le samedi de 10h à 19h le dimanche de 10h à 18h30 Installation des stands par les exposants : Le samedi matin à partir de 7h. Ceux-ci devront être achevés 15 minutes avant l ouverture du salon, soit 9h45 samedi matin. Désinstallation des stands : possible à partir de 17h30 le dimanche. Publicité Informations auprès des correspondants de presse locaux : (La Tribune, Vaucluse matin, Le Dauphiné). Annonce sur les sites internets dédiés aux salons et foires bien-être, bio ainsi que sur le panneau lumineux de la commune et tout moyen de communication qui se révélera. Le salon sera annoncée dès le mois de mai dans le journal municipal. Tracts et affiches seront distribués sur la voie publique, et distribués dans les commerces alentours, offices du tourisme Information auprès des radios locales Liste des exposants consultable sur le site Internet d Efferv Essence toute l année ainsi que sur la page Facebook créée pour l événement. Annonce dans presse spécialisée Chaque exposant recevra des flyers et affiches pour distribution lors des manifestations auxquelles il participerait. Pour les exposants désirants être logés en chambres d hôtes ou hôtels, nous vous invitons à vous rapprocher de l office de Tourisme de Suze la rousse : OFFICE DE TOURISME Avenue des Côtes du Rhône 26790 Suze-la-Rousse - Tél/Fax : 04 75 04 81 41 E-mail : info@ot-suze-la-rousse.fr http://www.ot-suze-la-rousse.fr/hebergements-restauration.html Sur place : Restauration, buvette, pour les petits creux : crêpes. Des conférences et des ateliers gratuits sur les deux jours. Electricité gratuite, fournie uniquement sur demande (veuillez cocher la case). Nous vous invitons à ne nous retourner que les pages nécessaires à votre demande de participation ainsi que les documents administratifs demandés (en originaux). Les échanges par mail seront privilégiés. page 3 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
DEMANDE DE PARTICIPATION Salon Bien Etre Suze la Rousse Samedi 4 et dimanche 5 octobre 2014 Raison sociale : Nom et prénom du responsable : Adresse : Code postal Ville Mail Site Internet Téléphone fixe ou mobile N RC ou association ou APE Besoin d alimentation électrique Souhaitez vous une facture OUI NON Si oui, prévoir vos rallonges en excellent état. A QUEL NOM : Commerçant (mettre une croix dans la/les cases) 1 stand=1 table en 1.40 m de longueur 60 50 2 tables (2.80 m longueur) 110 90 Table supplémentaire (1.40) 50 40 MONTAL TOTAL A REGLER PAIEMENT Thérapeute (pas de vente de produits) (mettre une croix dans la/les cases) - un versement d arrhes obligatoire de 30% qui sera encaissé immédiatement. - le solde de votre stand sera débité le lendemain de la manifestation. Montant du chèque N du chèque MONTANT TOTAL A REGLER X MONTANT DU CHEQUE DES ARRHES MONTANT DU CHEQUE DE SOLDE Aucune réservation ne pourra être prise en compte sans votre règlement. Les chèques doivent être libellés à l Ordre de l Association EFFERV ESSENCE. page 4 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
Documents à fournir obligatoirement : Attestation d Assurance RC en cours de validité, (dossier refusé sans cette attestation) Pour les commerçants, la fiche d inscription au registre du Commerce. Entreprises :- Extrait Kbis pour les auto entrepreneurs copie de votre certificat d inscription au Répertoire des entreprises et des Etablissements (SIRENE) Pour les Associations la fiche d identification INSEE ou URSSAF est obligatoire, copie des statuts. Règlement intérieur signé (chaque page paraphée) Tout dossier doit être transmis complet et signé. Descriptif détaillé des produits vendus pour les Commerçants ainsi que des prestations proposés pour les Thérapeutes : Les organisateurs se réservent le droit de refuser l entrée aux exposants n ayant pas réglé la totalité de leur réservation. Fait à.le.. Cachet de la structure et Signature précédée de la mention «lu et approuvé» page 5 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
Conférences et Ateliers Suze la Rousse les Samedi 3 et Dimanche 4 octobre 2015 Si vous avez la possibilité, merci de rédiger l intégralité de votre texte par mail : effervessence@orange.fr En suivant la trame ci-dessous! merci ;-) Thème de la Conférence : Et / Ou thème de l Atelier : Soyez le plus clair possible, ces éléments seront repris pour alimenter la programmation du salon et annoncer au micro les animations. Noms des conférenciers : Thème de la conférence ou de l Atelier : Soyez le plus clair possible, ces éléments seront repris pour alimenter la programmation du salon. Quelques lignes de présentation : Chaque conférence aura une durée maximale de quarante cinq minutes. Le temps sera réparti entre les exposants, en fonction de l ordre d inscription). Soyez le plus clair possible, ces éléments seront repris pour alimenter la programmation du salon. Inscription aux conférences par ordre d arrivée des dossiers page 6 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
REGLEMENT INTERIEUR Salon 3 et 4 octobre 2015 Pour que la manifestation soit un moment convivial et un temps propice aux échanges humains, nous vous demandons de respecter quelques règles Le présent règlement particulier s adresse et s applique à tous les exposants du Salon Bien Etre de Suze la Rousse! Merci de prendre le temps nécessaire de lire et signer ce règlement, n oubliez pas de nous le retourner avec votre dossier d inscription complet. Chaque page paraphée et la dernière signée ACCEPTATION DES MODALITÉS DU REGLEMENT La signature du présent règlement intérieur vaut acceptation par le demandeur, sans réserve, de son contenu ainsi que toutes autres dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances. PARTICIPATION Chaque exposant devra joindre à sa demande les pièces citées dans la demande de participation. Elles sont indispensables à l'examen de son dossier. Pour rappel, le paiement est constitué de deux chèques : CONDITIONS D ADMISSION Article 1 : L organisateur Efferv Essence! reçoit les demandes et statue dans la limite des places disponibles, sur les demandes d admission, en tenant compte de la compatibilité de la candidature et des produits ou services présentés avec les impératifs d homogénéité, d équilibre et d image du salon. L organisateur se réserve le droit de limiter le nombre d exposants dans chaque catégorie d activité. L organisateur n est nullement tenu de motiver sa décision et le rejet d une demande d admission ne donne lieu à aucune indemnisation, ni dommages et intérêts. L organisateur s engage à donner une réponse à toute demande de participation. Article 2 : Sont admis à participer les personnes morales (sociétés, associations, groupements ) et les personnes physiques (artisans, travailleurs indépendants ) présentant des produits, des informations et des services dans les domaines du bien-être au sens large, de la protection de l'environnement, de l éco habitat, du développement durable, de l'agriculture et de l'alimentation biologiques et/ou produite localement, de l'artisanat, de la cosmétologie naturelle et de la solidarité Chèque 1 : un versement d arrhes de 30 % encaissé à réception Chèque 2 : le solde encaissé le lendemain du salon, soit le lundi 6 octobre 2014. Tout dossier incomplet pourra justifier le rejet automatique de la demande. La date limite d inscription est arrêtée au 1 er août 2015, passée cette date, les demandes seront reçues et traitées dans la limite des stands disponibles. FRAIS D INSCRIPTION ET DE PARTICIPATION Le montant des stands est fixé par l organisateur et est indiqué sur la demande de participation jointe. Les tarifs figurant sur les demandes de participation seront applicables à tout exposant, quelle que soit sa qualité, quel que soit son emplacement. Aucune majoration, aucune réduction de tarif ne peut être appliquée à titre individuel ou collectif. MODALITES DE REGLEMENT Toute annulation par l'exposant autorisera Efferv Essence! à garder à titre de dédommagement les arrhes versées. page 7 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
Dans le cas où pour une raison quelconque et pour des motifs entièrement indépendants de la volonté de l organisateur, le salon n avait pas lieu, les demandes d admission seront annulées purement et simplement et les fonds versés remboursés à concurrence des frais engagés par l organisateur sans intérêt, et, sans que les exposants, et ceci de convention expresse, puissent exercer un recours à quelque titre que ce soit contre l organisateur. L organisateur fixe les dates, les horaires et le lieu du salon. Après validation de sa demande de participation par l organisateur, l exposant recevra les divers documents lui revenant, ainsi que les informations nécessaires à la prise de possession de l emplacement qui lui est réservé. DESCRIPTION DES STANDS Chaque stand est équipé d une table (140 x 80). Chaque exposant se verra attribuée deux chaises (chaises supplémentaires à demander dans la limite des disponibilités) Pas de cloison, pas de moquette au sol. 1 - Attribution des emplacements L organisateur établit le plan de la manifestation. L attribution des emplacements est effectuée par l organisateur. L attribution des angles ne pourra se faire qu en fonction des possibilités. L exposant ne peut présenter sur son emplacement que les matériels, produits ou services liés à son secteur d activité. 2 - Aménagement des Stands Les exposants peuvent aménager leur emplacement suivant leur goût et en accord avec l organisateur et à la condition de ne pas nuire à leurs voisins, ni à l ensemble de la décoration générale. Les aménagements devront répondre aux exigences de réglementation d hygiène et de sécurité incendie, avant l ouverture du salon. En cas de présentation insuffisante, l organisateur se réserve le droit de faire procéder, au frais de l exposant, à la pose d une décoration convenable. Aucune surcharge de panneaux publicitaires sur les stands pour ne pas gêner le visuel du salon. Les stands fabriqués par les exposants devront avoir une hauteur maxi de 3 m, l adjonction de tout élément publicitaire dépassant cette hauteur, devra faire l objet d une autorisation écrite de l organisateur. Aucune pancarte ou enseigne ne sera tolérée en saillie de stands ou en travers des allées. L organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l aspect général du salon, ou gêneraient les exposants voisins ou les visiteurs, ou qui ne seraient pas conformes 3 - Tenue des stands Les exposants devront laisser les stands dans l état où ils les trouveront. Toute détérioration causée par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit enfin au sol occupé, seront évalués et mises à leur charge. Tous les exposants sans distinction sont tenus d être présents à leur stand dès les horaires d ouverture du salon. Il est interdit de laisser les produits couverts pendant les heures d ouverture du salon. Aucune toile couvrant les objets exposés ou débris d emballage pouvant nuire à l aspect d ensemble de l exposition ne sera tolérée durant les heures d ouverture. Aucune marchandise ne pourra entrer pendant la durée du salon, sauf cas exceptionnel, et cela suite à une autorisation spéciale délivrée par l organisateur. De même, aucune marchandise, aucun matériel ne pourra sortir sans autorisation spéciale de l organisateur. Le nettoyage de chaque stand doit être fait chaque jour par les soins de l exposant et être achevé pour l ouverture de la manifestation. page 8 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
Il est interdit de procéder au démontage d un stand avant l heure de clôture du dernier jour du salon,. Chaque exposant devra avoir débarrassé son emplacement le jour même de la clôture de la manifestation. Passé ce délai, l organisateur se dégage de toute responsabilité. L organisateur n a aucune obligation de maintenance des installations privées des exposants. Cependant, il se réserve le droit de non fourniture ou de coupure de l alimentation de toute installation se révélant non conforme ou de nature à troubler la marche générale du réseau, à entraîner des détériorations de l installation générale du lieu, ou en cas de fraude. Une coupure pour l installation non-conformiste n entraîne aucun dédommagement. L organisateur se réserve le droit exclusif de l affichage dans l enceinte du salon. Toute publicité en dehors des emplacements loués ou des stands est interdite Toute publicité lumineuse ou sonore, ainsi que toute attraction, spectacle ou animation, doivent être soumis à l agrément de l organisateur qui pourra d ailleurs revenir sur l autorisation accordée, en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue de l exposition. Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés, primes ou objets de toute nature ne pourront être distribués par les exposants que sur leur stand. SOUS-LOCATION ET PRODUITS EXPOSES Il est interdit de céder, sous-louer ou même prêter tout ou partie de la surface retenue. L affichage des prix est obligatoire selon la législation en vigueur. Aucune exclusivité d un type de produits ou d un secteur d activité n est accordée aux exposants. L exposant ne peut présenter sur son emplacement que les matériels, produits ou services énumérés dans la demande d admission, et conforme à la réglementation française ou européenne. Dans le cas contraire, il en assume l entière responsabilité vis à vis des tiers, la responsabilité de l organisateur ne pouvant être engagée de leur fait. Il appartiendra à chaque exposant d accomplir, chaque fois que nécessaire, les formalités que requiert sa participation à la manifestation, notamment en regard de la réglementation du travail, en matière douanière pour les matériels ou produits en provenance de l étranger, et en matière d hygiène. L organisateur ne pourra, à aucun moment être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir à ce sujet. PUBLICITE ET COMMUNICATION AVEC LE PUBLIC Les prospectus relatifs à des articles non exposés ne pourront être distribués sans l autorisation écrite de l organisateur. L exposant ne peut faire de publicité sous quelque forme que ce soit pour des firmes non exposantes. La distribution ou la vente de journaux, périodiques, prospectus, brochures, annuaires, billets de tombola, insignes, bon de participation, etc, même si elle a trait à une oeuvre ou manifestation de bienfaisance, ne sont pas autorisées, sauf dérogation accordée par l organisateur. L espace de la manifestation est considérée comme enceinte privée pendant toute la durée de celle-ci ainsi que pendant la période de montage et démontage et à ce titre, toute personne n ayant pas satisfait aux conditions de participation au salon sera immédiatement exclue. SECURITE Les exposants sont tenus de respecter les prescriptions de réglementation en vigueur, et notamment celles concernant la sécurité et l hygiène. GARDIENNAGE page 9 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.
Pendant toute la durée du salon, y compris montage et démontage, les exposants sont responsables de leur matériel et assurent une présence sur leur stand durant les heures d ouverture au public. PARKING L organisateur décline toutes responsabilités des dégâts qui pourraient être occasionnés aux véhicules sur le parking et en général de tout incident qui pourrait y survenir. ASSURANCES Outre l assurance couvrant les objets exposés et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant, l exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais, toute assurance couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent ou font courir à des tiers. L organisateur est réputé dégagé de toute responsabilité à cet égard, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques. L organisateur décline toute responsabilité concernant les objets, documents, matériel entreposés par les exposants dans les locaux et sur les emplacements extérieurs et notamment les parkings. Toute détérioration des infrastructures ou perte de matériel de location est facturée en valeur de remplacement. salon. Elles devront parvenir à celui-ci avant la clôture officielle du salon. En cas de contestation, seuls les tribunaux de Valence sont compétents, le texte en langue française du présent règlement faisant foi. Toute infraction aux dispositions du présent règlement, peut entraîner l exclusion de l exposant contrevenant et ce, à la seule volonté de l organisateur, même sans mise en demeure. Cachet de la structure et signature de son représentant. (Lu et approuvé) Fait le, à PRISES DE VUES / MARQUES: L exposant autorise expressément, à titre gracieux, l organisateur: à réaliser, s il le souhaite, des photos et/ou des films le représentant ainsi que les membres de son équipe, de même que les produits exposés sur son stand. À utiliser librement ces images sur tous supports, notamment publicitaires (Internet), sans limitation de durée. À citer et reproduire gracieusement sa marque, ou dénomination sociale, comme référence commerciale pour les besoins de sa communication, sur tous supports. LES RECLAMATIONS Les réclamations d exposants devront être formulées par écrit individuellement. Celles-ci seront seules admises par l organisateur du page 10 - document à signer en page 10 et paraphe à apposer à chaque page du règlement intérieur.