Documentation utilisateur Le 30/01/09 Guide utilisateur, Bureau virtuel Auteur : Service technique Version : 1.0 Guide Utilisateur Bureau virtuel BOOST v1.0
Sommaire Accès... 4 Connexion... 4 Ergonomie... 4 Page d accueil... 5 Zone applications... 5 Zones messages... 6 Zone assistance technique... 6 Zone Favoris... 10 Zone Bons d interventions... 11 Mes Documents...12 Ergonomie... 12 Principes de navigation... 13 Créer un répertoire... 14 Déposer un ou plusieurs fichiers... 15 Récupérer un fichier... 17 Supprimer un fichier... 18 Commenter un fichier/répertoire... 18 Voir le commentaire d un fichier/répertoire... 18 Couper un fichier/répertoire... 18 Renommer un fichier... 19 Renommer un répertoire... 19 Trier les colonnes... 20 Comptes externes... 20 Page 2 sur 22
Mes services...21 Téléchargement d outils et logiciels... 21 Documentations des logiciels... 21 Facturation... 21 Page 3 sur 22
Accès Connexion L accès au bureau virtuel (BV) se fait via l URL qui vous a été communiquée par le service technique BOOST. L accès est sécurisé. Vous devez renseigner votre login et mot de passe administrateur pour y accéder : Si vous cocher la case «Se connecter automatiquement?» vous n aurez pas besoin de renseigner vos identifiants à la prochaine utilisation du BV. Ergonomie Le BV s organise en 3 onglets principaux : -Accueil : Contient l accès aux applications, les messages d alertes et le module de déclaration d incidents. -Mes documents : Accès à la gestion de documents électroniques du BV -Mes Services : Accès aux Services + du BV et aux fonctionnalités spécifiques développées pour vos besoins métiers. La barre de menu horizontale vous permet d effectuer des Recherches Google. La version 2 du BV vous permettra d accéder également à : -Bureau Mobile : pour accéder à votre BV depuis un PDA -Bureau Light : pour accéder à votre BV depuis un accès Internet faible débit -Favoris : Pour gérer vos sites Internet favoris Lorsque vous êtes connecté, une vignette reprend l ensemble des paramètres de votre compte utilisateur : Page 4 sur 22
- Le lien «Déconnexion» vous permet de quitter le bureau virtuel (cela supprime votre cookie d identification) - Le lien «Guide du Bureau BOOST» vous permet d accéder à l ensemble des procédures d utilisation du BV Page d accueil Zone applications Le BV vous permet de lancer l ensemble des applications mises à votre disposition : Les documentations de certaines applications sont disponibles en cliquant sur l icône Note importante : Si vous utiliser des applications publiées en Citrix, vous devez impérativement installer le client Citrix compatible avec votre système d exploitation. Les dernières versions des clients Citrix sont disponibles dans la rubrique «Mes Services Téléchargement d outils et logiciels» du bureau virtuel. Page 5 sur 22
Zones messages Cette zone retrace l ensemble des messages/alertes qui vous sont destinées : Il existe 4 typologies de message : -Messages Généraux ( ) : Messages d alertes généralement, qui sont à destination de l ensemble des utilisateurs. -Messages Applicatifs ( ) : Messages qui sont liés à une application dont vous disposez (indiquée dans l émetteur du message). -Messages Personnels ( ) : Messages qui vous sont personnellement adressés. -Messages Internes ( ) : Messages qui sont adressés à votre société. Zone assistance technique Page 6 sur 22
Les incidents Les incidents sont des problèmes techniques que vous rencontrés lors de l utilisation d une solution logicielles, mais aussi les problématiques soulevées par l évolution de ces solutions. Il ne s agit donc pas nécessairement d une panne. Il peut s agir aussi d une simple demande de renseignement. Les Tickets Les tickets sont la matérialisation de votre demande. Un ticket est identifié par un numéro unique, qui est communiqué lors de chaque échange. La vie d un ticket se découpe en plusieurs étapes : création, réponse 1 à N (incluant les changements d états) et clôture. Privilégiez l utilisation des tickets d incidents pour votre communication avec le service support. Vos demandes seront traitées plus rapidement. L administrateur société L administrateur est une personne qui a le droit de vue sur tous les tickets créés par les collaborateurs de votre société. Cette personne reçoit des e-mails lors de la création de tickets, lors de la modification de tickets et lors de leur clôture. Création d un nouveau ticket C un nouveau ticket Pour déclarer un ticket d incident, vous devez renseigner les informations suivantes : Page 7 sur 22
-Objet : libellé descriptif court de votre problème/demande -Service concerné : Choisissez l application concernée par votre problème/demande -Description : Soyer le plus précis possible. Donnez le navigateur et l ordinateur (configuration matérielle si possible) que vous utilisez. Décrivez la ou les actions que vous faites pour produire le problème et n hésitez pas à joindre des captures d écrans. -Captures d écran ou pièces jointes (optionnel) : Vous permet de joindre des fichiers à votre demande. Cliquez sur le lien «Ajoutez Fichier» pour joindre des documents à votre ticket d incident : Cliquez ensuite sur le bouton «Envoyer votre demande au support» pour enregistrer votre ticket. Page 8 sur 22
Suivi des tickets Cette rubrique vous permet de visualiser tous les tickets ouverts ainsi que les tickets en cours de traitements (Soumis pour traitement) et les tickets Clos. Vous pouvez également filtrer la liste de vos tickets par Service concerné : Le statut des tickets est représenté par différents icônes : - : En attente : le ticket n est pas encore traité par le service support - : Soumis pour traitement : le ticket est en cours de résolution - : Clos : le ticket est résolu. Pour accéder au détail d un ticket, cliquez sur le N de ticket correspondant : Page 9 sur 22
La fenêtre suivant apparaît : Vous pouvez à tout moment ajouter un complément d information au ticket. Note : Si le ticket est «Clos», l ajout d un complément d information le refait passé en état «Soumis pour traitement». Zone Favoris Cette zone vous permet d historiser vos Favoris Internet afin de les avoir constamment avec vous. Ajout d un Favori : Cliquez sur le bouton Renseignez le libellé de votre lien ainsi que l URL (adresse Internet) du site que vous souhaitez sauvegarder dans les Favoris : Page 10 sur 22
Cliquez sur Valider. Le lien vient d ajouter dans votre liste. Consultation des Favoris : Les Favoris sont consultables en cliquant sur l un des liens disponibles dans : - La vignette «Favoris» - Le menu déroulant se trouvant dans la barre d outils de votre Bureau : Zone Bons d interventions Cette zone vous permet de consulter l ensemble des interventions effectuées par BOOST dans le cadre de vos carnets temps. Vos carnets sont décomptés par tranche de 0.25 h (15 min.). Vous pouvez consulter la durée du carnet, le nombre d heures consommées et le temps restant : Page 11 sur 22
Cliquez sur l icône afin de déployer le détail des bons d intervention : Cliquez sur le lien «voir» pour consulter le détail de l intervention BOOST : Mes Documents Ergonomie Votre gestion de documents électronique (GED) se présente comme un explorateur de fichiers classique : Vous disposez d une vue arborescente des répertoires et d un listing de documents qui se rafraichît au fur et à mesure de votre navigation. Un compteur vous permet de consulter à tout moment l espace que vous consommez. Page 12 sur 22
Une zone est dédiée à la création de répertoire : Une zone est dédiée à l envoi de fichiers : Principes de navigation Arbre de navigation : Pour développer/réduire les différents niveaux de l arborescence de répertoires, vous devez cliquez sur l icône : Pour visualiser le contenu d un répertoire, vous devez cliquez sur son libellé ; la liste des répertoires/fichiers se trouvant dans ce répertoire apparaît alors dans le listing de documents : Page 13 sur 22
Note : le répertoire courant, dans lequel vous êtes situé, est repéré par un soulignement bleu : Listing de documents : Vous pouvez également naviguer dans les répertoires de la GED par l intermédiaire du listing de documents. Vous devez cliquer sur l icône ou sur le libellé d un répertoire pour accéder à son contenu : Créer un répertoire Pour créer un répertoire, vous devez renseigner son libellé et cliquer sur le bouton «Créer le dossier» dans la zone correspondante. Ce répertoire sera automatiquement créé dans le répertoire repérable grâce au fil d Ariane : Page 14 sur 22
Vous êtes ensuite automatiquement placé dans le répertoire nouvellement créé afin d y déposer des fichiers. Déposer un ou plusieurs fichiers Pour déposer des fichiers vous devez cliquez sur le bouton dans la zone «Envoyer des fichiers». prévu La fenêtre suivante apparaît : Vous pouvez alors sélectionner 1 ou plusieurs fichier en même temps (en maintenant la touche Ctrl appuyée sur le clavier et en cliquant successivement sur les fichiers souhaités). Lorsque votre sélection est faite, cliquez sur le bouton «Ouvrir». La zone suivante apparaît : Page 15 sur 22
Il s agit du panier d envoi de fichier. A ce stade, vous pouvez de nouveau sélectionner d autres fichiers ou au contraire supprimer certaines sélections à l aide du bouton. Cette zone retrace l ensemble des fichiers à envoyer et vous donne un estimatif du poids total de l envoi : Lorsque votre sélection est valide, vous devez cliquer sur le bouton «Envoyer les fichiers» pour déclencher l envoi : Les fichiers sont alors envoyés automatiquement sur la GED. A la fin de l envoi, le panier d envoi disparaît et le listing de documents est automatiquement rafraichit avec les fichiers que vous venez de déposer. L espace consommé se met également à jour. Page 16 sur 22
Comme pour les répertoires, le dépôt des fichiers se fait dans le répertoire courant, repérable grâce au fil d Ariane : Récupérer un fichier Pour télécharger un fichier sur votre ordinateur, vous devez cliquer sur l icône du fichier ou sur son libellé : Note : Si votre navigateur bloque le téléchargement de fichier, une barre d information peut apparaître en haut de la fenêtre : Dans ce cas, cliquez sur cette barre et sélectionnez l option «Télécharger le fichier»: La fenêtre de votre navigateur se rafraîchit. Vous devez ensuite cliquer de nouveau sur le fichier souhaité pour le récupérer. Supprimer un répertoire Pour supprimer un répertoire, vous devez cliquer sur l icône documents :, se trouvant dans le listing de Vous pouvez supprimer un répertoire si ce dernier est vide, c est-à-dire s il ne contient aucun sous-répertoire et aucun fichier. Page 17 sur 22
Supprimer un fichier Pour supprimer un répertoire, vous devez cliquer sur l icône documents :, se trouvant dans le listing de Après suppression d un fichier, l espace consommé se mets à jour automatiquement. Commenter un fichier/répertoire Pour commenter un fichier ou un répertoire vous devez cliquer sur l icône le listing de documents. La fenêtre suivante apparaît :, se trouvant dans Vous devez renseigner votre commentaire et cliquez sur le bouton «Valider» pour l enregistrer. Vous pouvez également annuler l enregistrement du commentaire. Voir le commentaire d un fichier/répertoire Pour consulter le commentaire d un fichier/répertoire, vous devez cliquer sur l icône trouvant dans le listing de documents. Le commentaire apparaît sous le nom du document :, se Pour masquer le commentaire du document, cliquez enfin sur l icône Couper un fichier/répertoire Page 18 sur 22
Vous pouvez déplacer un fichier ou un répertoire complet grâce à la fonction Couper/Coller de la GED. Pour couper un fichier/répertoire vous devez cliquer sur l icône, se trouvant dans le listing de documents. Lorsque vous coupez un document, le lien «Coller dans le répertoire courant» apparaît en haut de la liste de fichiers. Vous devez ensuite naviguer dans la GED et cliquez sur le lien «Coller dans le répertoire courant» pour finaliser le déplacement du document. Renommer un fichier Pour renommer un fichier vous devez cliquer sur l icône documents. La fenêtre suivante apparaît :, se trouvant dans le listing de Pour pouvez renommer complètement le fichier (extension comprise). Note : Au téléchargement vous récupérerez votre fichier avec le nom que vous avez attribué, par exemple : Renommer un répertoire Pour renommer un fichier vous devez cliquer sur l icône documents. La fenêtre suivante apparaît :, se trouvant dans le listing de Page 19 sur 22
Renseignez le nom du répertoire et cliquez sur «Valider» pour enregistrer votre modification. Trier les colonnes Vous pouvez trier l ensemble des colonnes du listing de documents. Les tris peuvent se cumuler sur plusieurs colonnes. Pour trier une colonne, vous devez cliquez sur son libellé d en-tête. Exemple : Un premier clic effectue un tri croissant. Un deuxième clic effectue un tri décroissant. Un troisième clic annule le tri. Le tri s opère sur les fichiers et répertoires. Comptes externes Vous pouvez créer des accès privilégiés à votre GED pour des personnes externes à votre société. Créer un compte externe Pour créer un compte externe cliquez sur le bouton suivant : Vous devez alors renseigner les champs suivant : - Prénom et Nom du compte externe : Ces informations peuvent être génériques s il ne s agit pas d un compte pour une personne nommée. - Login et Mot de passe : Un compte externe est un compte auquel vous attribuez un accès au bureau virtuel, lui permettant de consulter les documents que vous souhaitez échanger. - Email : Email du compte externe. Cliquez enfin sur Valider pour créer le compte externe : - un mail de notification part automatiquement à l adresse Email renseignée lui indiquant qu un accès lui a été ouvert sur le bureau virtuel afin d échanger des documents avec votre société. - Un répertoire portant le libellé «CptExt_Prenom_Nom» est créé dans l arborescence de votre GED. C est la zone d échange entre vous et le compte externe, qui ne verra que cette partie de la GED. Suivi des comptes externes Page 20 sur 22
Ce module vous permet de modifier à tout moment le mot de passe d accès au bureau virtuel ou l email des comptes externes : Mes services Téléchargement d outils et logiciels Cette zone vous permet d accéder à un ensemble d utilitaires permettant l utilisation d applications en ASP. Vous trouverez notamment les dernières versions des Clients Citrix à installer sur vos postes. Documentations des logiciels Cette zone vous permet de consulter l ensemble des documentations liées aux applications que vous utilisez. Facturation Le module Facturation vous permet de consulter les services que vous acheter. Pour voir l ensemble des abonnements en cours, à une date d arrêté de facturation donnée (ex : 1 er ou 15 du mois en cours), vous devez sélectionner une date à l aide du calendrier : Page 21 sur 22
Cliquez ensuite sur le bouton Valider. 3 zones distinctes apparaissent dans le listing des abonnements : - Articles Société : Services vendus à votre société sous forme de package, pool d utilisation, sans notion d affectation à une personne physique (utilisateur) (ex : connexions Citrix simultanées) - Articles Utilisateur : Services vendus à un utilisateur nommé, une personne physique de votre société (ex : compte de messagerie) - Publication : Affiche le nombre d accès publiés sur le bureau virtuel, regroupés par applications. Page 22 sur 22