NOUVEAU FORFAIT DE REMUNERATION DES EQUIPES DE LA DEFENSE DEVANT LE T.P.I.R.

UNITED NATIONS NATIONS UNIES International Criminal Tribunal for Rwanda Tribunal Pénal International pour le Rwanda Arusha International Conference Centre P.O.Box 6016, Arusha, Tanzania - B.P. 6016, Arusha, Tanzanie Tel: 255 27 2504207-11 2504367-72 or 1 212 963 2850 Fax: 255 27 2504000/2504373 or 1 212 963 2848/49 NOUVEAU FORFAIT DE REMUNERATION DES EQUIPES DE LA DEFENSE DEVANT LE T.P.I.R. 1

LES OBJECTIFS : ADAPTER le système de rémunération des Conseils, Assistants et Enquêteurs aux exigences de la stratégie de fin de mandat du Tribunal ; REPONDRE aux besoins réels de la défense, au moment opportun ; PREVOIR, avec une précision accrue, le coût de la défense des accusés devant le Tribunal Pénal International pour le Rwanda, et rapprocher ainsi le budget prévisionnel du budget réel ; CONTROLER, en introduisant une procédure systématique de vérification et d ajustement, l utilisation des fonds confiés aux équipes de la défense ; SIMPLIFIER le régime actuel du forfait, le rendre plus attractif et alléger le travail administratif des équipes de la défense ainsi que celui du Greffe. 2

I. INTRODUCTION 1. L actuel système d aide judiciaire au TPIR comprend deux formules différentes : d une part, un principe de facturation horaire, et d autre part un forfait, adopté en 2005. 2. L une et l autre de ces formules ont produit des résultats mitigés et ont donné lieu à des différends récurrents entre le greffe et les équipes de la défense. Le paiement horaire représente une lourde charge financière pour le Tribunal, et oblige le Greffe à un contrôle tatillon et permanent des comptes présentés mensuellement par les Conseils. 3. Le forfait, sous sa forme actuelle, est jugé par la défense complexe et peu attractif. De plus, il ne dispense pas les Conseils de procéder à une facturation détaillée et fastidieuse. 4. Ni l un, ni l autre de ces systèmes ne permet d évaluer de manière appropriée le caractère nécessaire et raisonnable de la dépense provoquée par les équipes de la défense. De surcroît, aucune de ces deux méthodes ne tient compte de la stratégie de fin de mandat du TPIR, ni de l expérience acquise par ce dernier, de sorte que la question de la rémunération des Conseils de la défense s écarte aujourd hui dangereusement des réalités concrètes et des objectifs poursuivis par les Chambres. 5. Le Greffier du TPIR a donc décidé de mettre en œuvre un nouveau système de forfait, fondé sur une approche pratique et réaliste des tâches que le Tribunal doit encore entreprendre pour achever son mandat. 6. Le nouveau forfait se veut contractuel, global et progressif. a. Contractuel : les équipes de la défense sont invitées à s associer à la négociation et à la conclusion du forfait. Il conviendrait, du reste, de parler de plusieurs forfaits et non d un seul, car les ressources doivent évoluer selon les étapes de la procédure. b. Global : l expérience que le TPIR a accumulée au cours des douze années de son mandat peut être mise à profit pour évaluer, au plus juste, le coût d un procès en première instance et en appel. En outre, la nature des affaires encore pendantes pour la quasi-totalité, des procès individuels et les délais issus de la stratégie de fin de mandat, concourent à améliorer la visibilité du Greffe en matière de budget. c. Progressif : le nouveau système envisage le travail accompli par la défense comme un processus continu, et non comme l addition de tâches individuelles. Les Conseils sont encouragés à compléter plus 3

rapidement les phases préliminaires, et à s engager résolument dans le procès lui-même. 7. Un élément essentiel du nouveau forfait repose sur l idée que le coût total du procès, du point de vue des frais exposés par la défense, peut désormais être évalué bien à l avance. Le recul conduit à constater que le nombre de témoins présentés devant les Chambres, ou celui des actes de procédure, varie relativement peu d une équipe de la défense à l autre, pour peu que cette évaluation repose sur des affaires comparables, en termes de durée et de complexité. 8. A cet égard, le TPIY a adopté une formule intéressante, en classant les affaires traitées par cette juridiction selon trois niveaux de complexité, et en allouant des ressources différentes en fonction de la difficulté présumée des affaires. Toutefois, la stratégie de fin de mandat du TPIR oblige toutes les parties à achever plus rapidement leurs travaux, quelque soit la nature du procès dans lequel elles sont engagées. De plus, tous les dossiers en cours ou à venir sont individuels, à l exception de trois affaires qui atteignent actuellement leur stade final : Butare, Militaires II, et Karemera. 9. Dans ces conditions, il n est pas envisagé d adopter l approche graduée du TPIY, mais d évaluer de manière globale le coût des procès, en s appuyant sur : - la jurisprudence et la pratique du TPIR dans des affaires semblables, - les indications fournies par les parties quant au nombre de témoins, d experts et aux délais de procédure, - les indications fournies par les Chambres lors des audiences de mise en état ou pendant les audiences, - le calendrier judiciaire, - la stratégie de fin de mandat du TPIR. 10. Aux fins d évaluer de façon pertinente les besoins auxquels l équipe devra faire face pendant toute la procédure, il a été décidé d adopter une formule qui permettra de moduler les ressources mises à la disposition des Conseils de la défense en fonction des fluctuations, parfois considérables, de leur charge de travail. Or ces fluctuations épousent généralement, si ce n est systématiquement, les différentes phases du procès pénal devant le TPIR. 11. Ainsi, à titre d exemple, la charge de travail d une équipe qui a terminé ses enquêtes et qui attend l ouverture du procès n est pas considérable. Mais lorsque le Procureur, dans le cadre de l article 66 A ii), communique à la 4

défense la copie des déclarations de tous ses témoins, une période de travail intensif commence, pour une durée de soixante jours. 12. Il semble donc approprié d identifier les étapes essentielles du procès pour contrôler la distributions des ressources pendant les phases les moins actives de la procédure et, de la même manière, venir au soutien des équipes de la défense lorsqu elles en ont le plus besoin. 13. Le nouveau forfait se veut un outil stratégique et proactif de management judiciaire : il répond aux besoins réels de la défense, au moment opportun. 14. Pour autant, l introduction d un nouveau système de forfait à ce stade d avancement des travaux du Tribunal n entraîne pas une refonte drastique de l ancien système. Les avantages du précédent forfait sont donc conservés, et notamment : - le contrôle mensuel de la facturation des équipes de la défense, - la composition des équipes de la défense, - le plan d action, - le taux de la rémunération de chaque membre de l équipe, - les remboursements de dépenses et les programmes de travail. 15. En revanche, certains éléments nouveaux sont introduits ou modifiés de façon significative : - l évaluation préalable des besoins de la défense, - la prise en compte de la stratégie de fin de mandat du TPIR, - la suppression des codes relatifs aux actes sujets à facturation, - le découpage de la procédure en phases et modules, - l introduction du calendrier. 5

II. PRINCIPES FONDAMENTAUX 16. L expérience acquise par le TPIR au cours de son mandat permet d envisager une approche globale et raisonnable des ressources distribuables et de renoncer partiellement au système actuel, fondé sur une liste exhaustive d actes sujets à facturation. 17. Aux fins d assurer une meilleure évaluation des coûts en fonction de l évolution du procès pénal, celui-ci sera décomposé en plusieurs phases qui rendent compte du développement de la procédure : préliminaire, préalable au procès, procès et appel. Une attention particulière sera portée à la phase préalable au procès, dont la durée et le coût doivent être mieux maîtrisés, et qui sera donc composée de différents modules : enquêtes, travaux juridiques, contre-preuve et rencontres de travail. 18. La composition des équipes de la défense, quant à elle, doit varier selon l évolution des procédures et des phases du procès, et favoriser une préparation rapide de celui-ci, sans retards injustifiés. 19. Chaque phase de la procédure et, s il y a lieu, chaque module sera créditée d une enveloppe globale d heures sujettes à facturation, identique pour toutes les équipes compte tenu du caractère relativement semblable des affaires encore pendantes devant le TPIR. Cette enveloppe constitue un maximum de temps sujet à facturation au cours de chaque étape, et son utilisation sera contrôlée mensuellement par DCDMS. Les heures qui n auront pas été utilisées à la fin de chaque étape ne seront pas reportées sur l étape suivante, sauf exception. 20. Les équipes de la défense recevront des paiements mensuels, sur présentation des relevés d heures utilisées au cours du mois considéré. Ces relevés pourront toutefois être simplifiés, puisque le contrôle s effectue principalement en amont. Les heures utilisées seront déduites du montant du forfait global horaire, et les Conseils pourront prendre connaissance, chaque mois, de leur solde créditeur horaire encore disponible. 21. Comme par le passé, un plafond mensuel sera fixé à 175 heures. Le taux de rémunération de chaque membre de l équipe en fonction de son rôle et de sa qualification, ainsi qu en fonction de l ancienneté du Conseil principal demeurera inchangé. 22. Le coût total du procès, en ce qui concerne la défense, pourra ainsi être anticipé, de même que celui de chaque étape de la procédure. En outre, le concours des Conseils sera requis à l occasion d entretiens réguliers, en 6

particulier au début de chaque étape, où seront déposés des plans de travail et un calendrier. Ce dernier est un élément essentiel du forfait en ce qu il constitue un important outil de prévision et un moyen d adapter le travail de la défense à celui des Chambres. Le calendrier devra donc tenir le plus grand compte des indications fournies par les Chambres, notamment lors des audiences de mise en état, et devra également respecter le calendrier judiciaire. Le plan d action et le calendrier permettront enfin de s assurer que les équipes de la défense n épuisent pas les ressources qui leur sont allouées bien avant le terme de chaque phase du procès. III. LES DIFFERENTES ETAPES DE LA PROCEDURE 23. Il est important d identifier les différentes étapes de la procédure pour moduler l affectation des ressources selon les besoins prévisibles des équipes de la défense. Les phases ci-dessous décrites sont légèrement modifiées par rapport à l ancien forfait pour rendre compte de la charge de travail réelle, plutôt que de la division administrative de la procédure. 24. A chaque phase du procès correspond l allocation d un crédit d heures, représentant un maximum dont le montant est décrit au chapitre V du présent document. a. Phase Un Préliminaire : Cette étape s étend depuis la désignation du Conseil principal par le Greffe jusqu à l achèvement de son voyage initial à Arusha. Nécessairement courte, elle ne justifie pas que d importantes ressources soient mobilisées à ce stade. Le Conseil est en effet encouragé à se rendre au siège du Tribunal le plus rapidement possible et à y rencontrer son client ainsi que les représentants du Greffe et des Chambres, pour obtenir toutes informations relatives au déroulement du procès. Le Conseil doit cependant lire l acte d accusation et les documents annexes, et parfois répondre à une ou plusieurs Requêtes préliminaires du Procureur, ou encore soumettre lui-même de telles Requêtes. La durée prévisible de la Phase Un est de deux semaines. b. Phase Deux Préalable au procès : Cette étape s étend depuis la fin de la Phase Un jusqu à l ouverture du procès. Plus active, elle se compose de multiples tâches qui offrent cependant un point commun : la préparation du procès. Le Conseil est encouragé à accélérer sa préparation, dans la mesure où son équipe dispose de ressources substantielles, mais pour une durée limitée. Aux fins d une meilleure 7

évaluation, la Phase Deux comprend plusieurs modules, les ressources étant réparties entre les différents modules : i. Module travaux juridiques : comprend toutes les tâches directement liées à la préparation du dossier, telles que dépôt et analyse de Requêtes, analyse de la jurisprudence, étude des preuves et documents émanant du Bureau du Procureur, rédaction de notes juridiques, mais ne comprend pas : - les enquêtes, incluant les missions sur le terrain, la recherche et l identification de témoins de la défense ainsi que leur préparation, l établissement des déclarations et le travail relatif à la défense d alibi. Ces travaux font partie d un module spécifique, - les rencontres de coordination entre les membres de l équipe ou avec le client, qui sont également traitées dans un autre module, - l étude du droit applicable devant le TPIR ou les lectures et recherches relatives à l histoire générale du Rwanda, qui sont supposées acquises par les Conseils sélectionnés sur une liste composée de spécialistes du droit pénal international. ii. Module enquêtes : se rapporte à toutes les tâches généralement nécessaires pour aboutir à la présentation de témoins, de documents, d experts, ou encore d un alibi devant le TPIR. Les enquêteurs sont ici particulièrement sollicités, alors que le Conseil principal fournit des directives mais n enquête pas luimême, bien qu il se doive de rencontrer au moins une fois les témoins potentiels pour les sélectionner et recueillir leurs déclarations. iii. Module contre-preuve : ce module prend en charge la période très particulière qui s étend depuis la communication des pièces du Procureur en vertu de l article 66 A ii) du RPP, jusqu au commencement du procès. Le défaut de diligence de la part des Conseils à ce moment de la procédure tout comme le manque de réaction de DCDMS entraîne systématiquement un report du procès, car cette période ne dure que 60 jours. Or la défense doit simultanément analyser la totalité de la preuve du Procureur, rechercher des témoins de réfutation, et se préparer pour les premières audiences. Le nouveau forfait anticipe cette charge de travail et fournit des ressources adéquates aux Conseils pendant cette courte période. 8

iv. Module rencontres de travail : vise à accorder des ressources raisonnables pour faciliter les réunions nécessaires, en particulier de coordination, entre les Conseils, assistants et enquêteurs, soit à Arusha, soit dans le lieu où résident la majorité des membres de l équipe. c. Phase Trois Le procès : Sans qu il soit besoin de la décrire plus avant, cette phase couvre toutes les tâches entreprises par la défense depuis l ouverture du procès jusqu au jour des plaidoiries. Il convient cependant de distinguer plusieurs périodes, qui seront différemment rémunérées : - la période de déroulement des audiences, - la ou les périodes de suspension du procès, - la période de rédaction du Mémoire final et des plaidoiries. d. Phase Quatre L appel : L appel est la période du procès la plus aisée à évaluer, en termes de durée et de ressources, car les délais sont précisément fixés par le Règlement de Procédure et de Preuve, et le travail se concentre presque exclusivement sur la rédaction des Mémoires. L évaluation porte donc essentiellement sur le nombre d heures nécessaires et raisonnables aux fins de rédaction d écritures dont, par ailleurs, le nombre de pages est connu par avance grâce à la Directive Relative au Dépôt des Mémoires en Appel. IV. COMPOSITION DE L EQUIPE DE LA DEFENSE 25. La composition de l équipe de la défense doit épouser les contours de la stratégie de fin de mandat, et faciliter une progression rapide et régulière vers le procès. Il convient d éviter tout à la fois que le Greffe ne supporte le coût d une équipe pléthorique à un moment inopportun, et que la défense ne retarde le procès en arguant de moyens matériels et humains insuffisants. 26. Au regard des différentes étapes de la procédure, les équipes de la défense devront désormais être composées ainsi qu il suit : 9

Phase de l instance Phase 1 Préliminaire Composition de l équipe Conseil principal Phase 2 Avant le procès Phase 3 Procès Phase 4 Appel Conseil principal, co conseil, trois assistants juridiques et/ou Enquêteurs Conseil principal, co conseil, trois assistants juridiques et/ou Enquêteurs Conseil principal, co conseil, deux assistants juridiques 27. S agissant de la phase Deux Avant le procès les ressources seront distribuées en tenant compte des différents modules et de l intervention spécifique des membres de l équipe : - module travaux juridiques : Conseil principal, co-conseil, un ou deux assistants juridiques, - module enquêtes : Conseil principal et co-conseil, (mais seulement pour des tâches de supervision, de coordination et de fournitures d instructions), un ou deux enquêteurs, - module contre-preuve : toute l équipe, - module rencontres de travail : toute l équipe. V. ATTRIBUTION DES RESSOURCES 28. Les fonds disponibles au titre de l aide légale seront attribués en fonction des différentes phases de la procédure et de la composition de l équipe. Mais une telle attribution repose sur une évaluation précise des besoins de la défense et des Chambres, aux fins d une transition rapide entre les différentes étapes de la procédure et d un procès équitable. 29. La distribution des ressources se fonde également sur une analyse rigoureuse, menée par le Greffe, des besoins réels de la défense tels qu ils se sont manifestés pendant les douze années d activités judiciaires du TPIR : nombre de témoins contactés et présentés, volume d écritures déposées, durée des enquêtes ou nombre d experts, sans s attacher toutefois à la longueur des procès qui font désormais l objet d une évaluation spécifique basée sur la stratégie d achèvement des travaux 10

du Tribunal, telle qu elle figure dans les différents Rapports soumis au Conseil de Sécurité. 30. Les ressources disponibles sont présentées sous la forme de crédit d heures, dont le total devrait représenter l exacte mesure des besoins de la défense pendant tout le procès. 31. L analyse des données recueillies par le Greffe permet d évaluer le coût des travaux juridiques présentés par la défense avant le commencement du procès, en retenant à ce titre une phase de préparation de 90 jours. Quatre membres de l équipe pourront chacun utiliser une enveloppe de 350 heures pendant cette période, soit au total 1.400 heures. 32. De la même manière, s agissant des enquêtes, il est raisonnable, compte-tenu de l éloignement des témoins, de la durée des entretiens et de celle de la rédaction des déclarations, de retenir 8 heures de travail par témoin, soit 800 heures partagées entre les deux enquêteurs, outre 200 heures à répartir entre le Conseil principal et le co-conseil pour les tâches de coordination et de supervision. 33. La somme des heures sujettes à facturation, au titre du module enquêtes, s établit ainsi à 1.000 heures pour l ensemble de l équipe. 34. la phase de contre-preuve prend en compte une période de 60 jours consacrée à un travail intensif de toute l équipe, directement lié à la préparation du procès. La défense devrait pouvoir compter sur une rémunération de 8 heures par jour ouvrable, soit 1.750 heures pour la totalité de l équipe. 35. Les rencontres de travail sont évaluées à 3 réunions de trois jours, soit 360 heures pour toute l équipe. 36. Enfin, un forfait de 50 heures sera réservé au Conseil principal pour la phase préliminaire, comprenant la lecture de l acte d accusation et des documents annexes, ainsi qu une visite à Arusha. 37. Evaluation du crédit horaire : le nouveau système de rémunération permet d évaluer l enveloppe forfaitaire, au titre de toute la préparation du procès, à un maximum de 4.560 heures sujettes à facturation. 38. De manière synthétique, le crédit horaire forfaitaire au titre de la préparation du procès s établit conformément au tableau suivant : 11

Evaluation forfaitaire Préparation du procès Module Composition de l équipe Nombre maximum d heures/membre Nombre maximum d heures au total Préliminaire Conseil principal 50 50 Travaux juridiques Conseil principal, co conseil, un ou deux assistants 350 1400 Enquêtes Conseil principal et coconseil 100 1000 Un ou deux enquêteurs 400 Contre preuve Ensemble de l équipe 350 1750 Réunions Ensemble de l équipe 72 360 Total 4560 39. Pendant le procès, il convient de distinguer les périodes d audiences et les périodes de suspension d audiences. Le procès est en état de suspension pour les besoins de l application du présent forfait lorsqu aucune audience n a eu lieu dans l affaire considérée pendant plus de deux jours ouvrables consécutifs. 40. Pendant les périodes d audiences, il convient de distinguer la présentation de la preuve du Procureur de celle de la défense. 41. Lors de la présentation des preuves, témoins et experts de l accusation, l équipe de la défense sera composée du Conseil principal, du co-conseil, d un assistant et d un enquêteur. Ces quatre personnes seront rémunérées sur la base de huit heures par jour ouvrable de travail, selon le taux qui leur sera personnellement applicable, outre le DSA. La cinquième personne ne sera rémunérée que pour autant qu un crédit d heures soit encore disponible au titre de la préparation du procès, dans la limite de ce crédit, et sur autorisation du Greffe au vu d un programme détaillé. 42. Lors de la présentation de ses moyens de défense, l équipe sera composée de la totalité de ses membres, rémunérés sur la base de huit heures par jour ouvrable de travail, selon le taux qui leur sera personnellement applicable, outre le DSA. 43. Les périodes de suspension d audiences seront divisées en trois catégories : - Catégorie A : suspension prévue à l avance et figurant au calendrier judiciaire ; 12

- Catégorie B : suspension correspondant à l accomplissement de tâches spécifiques par les parties, telles que rédaction de Mémoires Finaux, préparation des plaidoiries ou rappel de témoins ; - Catégorie C : suspension inopinée et/ou dont la durée n est pas immédiatement prévisible, en raison de l indisponibilité de l une des parties au procès, ou de tout autre évènement exceptionnel. 44. Pendant les périodes de suspension relevant de la catégorie A, la défense sera rémunérée sur la base d un programme établi à l avance et décrivant les travaux auxquels elle entend se consacrer pendant la suspension. L équipe pourra utiliser une partie des heures non utilisées et se rapportant à la Phase 2 (préparation du procès), ou solliciter l attribution d heures supplémentaires sur présentation d un programme détaillé et d un calendrier. 45. Pendant les périodes de suspension relevant de la catégorie B, la défense continuera à être rémunérée conformément au forfait de Phase 3, c'est-à-dire comme si les audiences se poursuivaient, mais pour une durée strictement limitée à l accomplissement réel de la tâche à entreprendre. Cette durée sera fixée, soit par la Chambre elle-même (fixation de délais), soit par un accord entre DCDMS et l équipe de la défense, en tenant compte d une durée nécessaire et raisonnable pour la réalisation du travail. Dans tous les cas, un programme détaillé devra être établi. 46. Pendant les périodes de suspension relevant de la catégorie C, la défense continuera à être rémunérée sur la base de 50% du forfait de Phase 3 durant la première semaine de suspension, et 25% de ce forfait pendant la seconde semaine. Au-delà, le forfait sera suspendu et les membres ne pourront prétendre à rémunération que s ils justifient d un travail nécessaire et raisonnable, selon un programme détaillé et un calendrier qui devront être déposés au Greffe, et acceptés par ce dernier. 47. L équipe de la défense ne sera en aucun cas rémunérée lorsqu une suspension d audience sera rendue nécessaire pour les convenances personnelles d un Conseil. 48. Appel : De même qu en phase de première instance, il est approprié d identifier les phases principales de la procédure en appel, et d attribuer un crédit d heures sujettes à facturation à chacune de ces phases. 49. La nomination d un co-conseil demeure soumise à l approbation du Greffier, qui se prononcera en évaluant la complexité et la durée prévisible de la procédure. En cas de désignation d un co-conseil, celui-ci disposera du même crédit d heures que le Conseil principal. 13

50. Un enquêteur ne sera désigné qu exceptionnellement, et si la Chambre d Appel rend une décision ordonnant la production de preuves supplémentaires. 51. La rémunération des équipes en phase d appel pourra être effectuée selon les différentes phases de la procédure, en attribuant un crédit d heures sujettes à facturation à chaque phase. 52. Les étapes de la procédure d appel sont les suivantes : - Phase 1 : Evaluation du Jugement. Cette phase, qui concerne le seul Conseil principal, court à compter de l audience de Jugement jusqu au dépôt de l acte d appel. - Phase 2 : Mémoires. Cette phase s étend du dépôt de l acte d appel jusqu à celui du dernier Mémoire définitif. - Phase 3 : Plaidoiries. Cette phase tient compte de la préparation des plaidoiries et des derniers ajustements. 53. Le crédit d heures sera distribué conformément au tableau suivant : Evaluation forfaitaire Appel Phase Composition de l équipe Nombre maximum d heures/membre Nombre maximum d heures au total Evaluation Conseil principal 60 60 Mémoires Conseil principal, co conseil, deux assistants 1000 4000 Plaidoiries Conseil principal et co conseil 100 200 Un assistant 50 50 Total 4310 VI. TAUX DE REMUNERATION 54. Le taux de rémunération de chaque membre de l équipe de défense demeurera inchangé. Il s établit donc ainsi : a. Conseil principal : - Moins de 10 ans d ancienneté : 80 USD par heure - De 10 à 15 ans d ancienneté : 90 USD par heure 14

- De 15 à 20 ans d ancienneté : 100 USD par heure - Plus de 20 ans d ancienneté : 110 USD par heure b. Co-conseil : 80 USD par heure. c. Assistants et enquêteurs : 25 USD par heure. VII. REPORT ET TRANSFERT D HEURES 55. Les heures non utilisées pendant la phase de préparation du procès pourront être reportées sur la phase de procès, mais uniquement pendant les périodes de suspension de celui-ci, conformément aux paragraphes 41 et 44 ci-dessus. 56. A l intérieur de chaque Phase, le transfert des heures non utilisées par l un des membres de l équipe vers un autre membre sera autorisé pour autant qu il n entraîne pas une augmentation des coûts : les heures transférées seront toujours rémunérées au taux le moins élevé. VIII. PLANS D ACTION, CALENDRIERS ET PROGRAMMES DE TRAVAIL 57. Un plan d action et un calendrier devront être déposés auprès du Greffe au début de chaque phase du procès. Le plan d action doit indiquer en détail toutes les activités y compris les déplacements que la défense juge approprié d entreprendre pour représenter efficacement et économiquement son client à chacune des étapes de la procédure. Il permet également au Greffe de vérifier que les tâches ainsi planifiées sont compatibles avec les ressources attribuées à la défense. Le calendrier permet d évaluer la mise en œuvre de ces activités dans le temps, de vérifier que la défense tient compte des délais fixés par les Chambres et que ses ressources ne sont pas consommées trop rapidement. 58. Ces informations sont destinées à l usage interne du Greffe et sont traitées de manière confidentielle. Le greffe passera mensuellement en revue le plan d action et le calendrier et les comparera aux relevés d heures fournis par les membres de l équipe : les paiements ne seront autorisés que si les relevés mensuels sont cohérents, dans une mesure raisonnable, avec les informations fournies au préalable par la défense. 59. Le plan d action et le calendrier permettront également au Greffe, et notamment à la Section des Finances, d évaluer le montant global des sommes devant être 15

affectées à chaque équipe, et de disposer ainsi d un outil efficace et informatisé de prévision et de contrôle. 60. Des programmes de travail seront, selon l usage, déposés par la défense avant d entreprendre un déplacement sujet à remboursement par le Greffe. Les programmes devront mentionner l objet du voyage envisagé, son lien avec la défense des intérêts du client et le pseudonyme des témoins devant être contactés. Le Greffe devra préalablement autoriser le déplacement, et il pourra se référer à cet effet aux plans d action, aux calendriers de la procédure et aux ressources demeurant disponibles pour l équipe de la défense. 61. Un voyage de travail s entend du déplacement d au moins un membre de l équipe aux fins d enquêtes, de réunions de coordination ou afin de communiquer avec le client. Il sera autorisé un nombre maximum de six voyages de travail en première instance, en ce non compris les voyages effectués pour assister aux audiences. Trois voyages seront autorisés en phase d appel. Le Greffe pourra autoriser un ou plusieurs voyages supplémentaires s il est convaincu de leur caractère nécessaire et raisonnable, et si le ou les déplacements envisagés ne sont pas de nature à retarder le procès. IX. FACTURATION 62. Chaque membre de l équipe dirigée par le Conseil principal devra déposer, sur une base mensuelle, un relevé d heures consacrées à la défense du client. Ce relevé pourra toutefois être moins détaillé que par le passé, en raison de l évaluation préalable effectuée par le Greffe et de l existence des plans d action. Ainsi, il ne sera plus nécessaire de se référer à une nomenclature contraignante pour identifier chaque tâche accomplie par un Conseil. 63. Les Conseils, assistants et enquêteurs pourront décrire sommairement la nature du travail effectué en indiquant, lors de la préparation du procès, le module approprié. Il est rappelé que chaque relevé ne pourra pas dépasser le maximum de 175 heures. 64. Le module «contre-preuve» n envisage pas nécessairement une période continue de 60 jours : il pourra être sollicité à chaque fois que le Procureur communiquera des éléments de preuve à la défense. 65. Le Greffe accusera réception des relevés d heures et vérifiera la pertinence des imputations opérées par l équipe de défense, le caractère nécessaire et raisonnable de la tâche accomplie et sa compatibilité avec le plan d action. Les membres d une même équipe seront encouragés à déposer au même moment leurs relevés horaires, aux fins de faciliter le travail de vérification du Greffe. 16

66. Avec l accusé de réception, le Greffe communiquera aux intéressés le nombre d heures encore disponibles au titre de chaque Phase et, le cas échéant, au titre de chaque module. Si le vérificateur estime que ce crédit d heures n est plus compatible avec le travail restant à accomplir conformément au plan d action et au calendrier, il en informera le Conseil principal et recueillera ses explications avant de procéder à des ajustements. 67. Le Greffier pourra, en toute hypothèse, procéder à des ajustements, dans le cadre de son pouvoir de vérification et de contrôle. X. MESURES TRANSITOIRES 68. Le nouveau système de forfait global devra être le seul mode de rémunération des équipes de la défense devant le TPIR, à toutes les étapes de la procédure. 69. Les équipes relevant à l heure actuelle, soit de la formule de facturation horaire, soit de celle de l ancien forfait, resteront toutefois soumises à ces derniers systèmes jusqu à l achèvement de la Phase du procès qui les concerne. Dès le début de la phase suivante, elles relèveront du nouveau forfait. 70. Des consultations seront systématiquement entreprises avec les équipes de la défense concernées aux fins de faciliter la mise en œuvre du nouveau forfait. 17