2-7 Utilisation de certificats et logos Page 1 de 13 PROCEDURE 2-7 REFERENCE A LA CERTIFICATION ET UTILISATION DE MARQUES 1. CERTIFICAT. 1.1 Généralités. 1.1.1 Certificat(s) ISO 9001,ISO 14001, ISO 22000. Lorsque la décision du Comité de Certification, suite à la réalisation d un audit de certification, est d attribuer, d étendre ou de renouveler un certificat, un courrier est transmis au client l informant de cette décision en même temps qu un exemplaire du Contrat de Certification. Lorsque le client marque son accord sur le Contrat de Certification, un exemplaire du certificat lui est alors transmis. Un exemplaire non encadré du certificat est remis à l'entreprise-cliente. Les dimensions du certificat sont de 35 cm x 25 cm. Tout autre forme de présentation doit faire l'objet d'une demande adressée au directeur. Le directeur s'efforcera de répondre aux souhaits de l'entreprise-cliente, aux frais de cette dernière. L'entreprise-cliente a la possibilité de demander des certificats supplémentaires (encadrés ou non). Toutes les données utiles sont mentionnées sur ce certificat et le logo de l'entreprise y figurera également dans la mesure du possible. Il sera possible d identifier : Nom et l adresse de l entreprise cliente (ou bien l adresse du siège social et des différents sites dans le cas d entreprise multisites), La date de délivrance, de l extension ou du renouvellement, qui ne sera pas antérieure à la date de la décision du Comité de Certification, La date d expiration (durée de validité d un certificat : 3 ans), Le n d identification du certificat, (année = année dans laquelle le premier certificat a été attribué) o Exemple pour ISO 9001: BQA_QMS019_C_AnnéeN client o Exemple pour ISO 14001: BQA_EMS019_C_ AnnéeN client o Exemple pour OHSAS 18001: BQA_SMS_C_ AnnéeN client, La norme et la révision applicable lors de l audit du client certifié,
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 2 de 13 Le Domaine d application décrivant l étendue et les limites de l audit (unités organisationnelles ou départements, activités et processus, ) en fonction du produit/service de l entreprise certifiée, Le Nom, l adresse et la marque d identification de l organisme certificateur BQA ainsi que celle de l organisme accréditeur BELAC Le certificat peut être obtenu dans n'importe quelle langue : dans les 7 jours ouvrables, pour les langues suivantes: français, néerlandais, anglais, allemand, espagnol, italien; dans les 20 jours ouvrables, pour les autres langues. D'éventuelles copies certifiées conformes au certificat original peuvent être obtenues par l'entreprise auprès du MA. 1.1.2 Déclaration environnementale. Après la signature du contrat de certification, le MA demande à l instance publique (AMINAL en Flandre, DGRNE en Wallonie, IBE à Bruxelles) d enregistrer la déclaration environnementale, conformément aux procédures EMAS. Après notification d enregistrement de l organisme concerné, le MA remet la déclaration ainsi enregistrée à l entreprise-cliente. Les frais d enregistrement sont à la charge de l entreprise-cliente. Une liste des organisations ayant obtenues une validation de leur déclaration environnementale est annuellement publiée dans le journal officiel de la Communauté Européenne. 1.2 - Procédure. 1.2.1 - Cas du certificat ISO 9001 ou ISO 14000 ou ISO 22000 classique. La formulation exacte du domaine d'application du certificat est celle reprise sur le document DCX émis après la décision du Comité de Certification. Si l'entreprise-cliente dispose de son propre logo sur format informatique, elle peut le remettre au MA; l'on obtient ainsi généralement une meilleure qualité d'impression du logo sur le certificat. Si l'entreprise cliente souhaite obtenir des certificats en plusieurs langues, la formulation du domaine d application doit être communiquée au MA pour chacune de ces langues. S il s agit d une langue non maîtrisée par le personnel du BQA, le
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 3 de 13 MA fera traduire le certificat par un traducteur assermenté, qui fournira une déclaration de conformité de la traduction avec la traduction du certificat. Le MA établira un modèle de certificat (format A4) dans chacune des langues demandées. Le directeur ou l adviser vérifient que le logo BELAC figurant dans le certificat est uniquement utilisé pour des secteurs dans lesquels le BQA est accrédité. Le MA enregistre le double du modèle de certificat dans le registre de l'entreprisecliente. Le modèle de certificat est envoyé par la poste à l'entreprise pour approbation. En cas d'urgence, on utilisera le fax. L'entreprise apporte, le cas échéant, les adaptations souhaitées sur le modèle de certificat et le renvoie par la poste ou par fax au MA. Si le client souhaite des changements de texte qui affectent le contenu du domaine d'application, le dossier est soumis à nouveau au comité de certification pour décision. Le directeur décide des changements qui n'affectent pas le contenu du domaine d'application. Si le modèle de certificat est approuvé, l'entreprise le confirmera au MA par écrit. Après approbation par l'entreprise-cliente, le certificat définitif est établi. La version approuvée du modèle de certificat est imprimée sur du papier spécial de certificat. Le certificat est ensuite encadré. Ce procédé est répété pour les versions supplémentaires du certificat, en tenant compte des exigences éventuelles de l'entreprise-cliente. Le MA enregistre le double du certificat dans le registre de l'entreprise-cliente 1.2.2 - Cas de la DECLARATION ENVIRONNEMENTALE : Le MA envoie la déclaration à l organisme concerné pour enregistrement et enregistre le double du certificat dans le registre de l entrerpise-cliente. Le prix de cet enregistrement est à la charge du client de même que les coûts de traduction et de législation. 1.2.3 - Cas du CERTIFICAT ISO 9001 D'UNE ENTREPRISE-CLIENTE MULTISITE : Un seul certificat est délivré reprenant le nom et l'adresse du siège central de l'entreprise. Une liste de tous les sites certifiés doit se trouver soit sur le certificat lui-même, soit en annexe, soit à tout autre endroit mentionné sur le certificat. Le domaine d'application figurant sur le certificat indique de façon claire et non équivoque que les activités certifiées sont effectuées par les sites uniquement repris dans la liste.
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 4 de 13 Un sous-certificat peut toutefois être remis à l'entreprise cliente pour chaque site certifié à condition qu'il recouvre le même domaine d'application et qu'il fasse référence au certificat principal. 1.3 - Remise Les différentes possibilités prévues pour la remise du certificat à l'entreprise-cliente sont décrites dans les modalités de remise (document-type MR). 1.4 - Copies Seul le MA est habilité à produire des copies du certificat original. Si l'entreprisecliente souhaite recevoir des copies du certificat original, elle est tenue d'en faire la demande au MA. 1.5 - Règles spécifiques. Lorsque le domaine d'application du certificat ISO 9001, ISO 14001,EMAS ou ISO 22000 a trait à un laboratoire d'essais, d étalonnage ou de contrôle, le certificat doit mentionner de façon explicite qu'il ne correspond en rien à une accréditation selon la norme EN 45001 (ou ISO 17025). On ne trouvera donc pas de «logo» de BQA ni de BELAC sur les rapports de ces entreprises dans la mesure où les rapports de ce type sont considérés comme des produits de ces entreprises. 2 - EMPLOI ABUSIF D UN CERTIFICAT Les mesures préventives du système de qualité ont pour objectif d éviter la mise en circulation de certificats faux, imprécis ou susceptibles de faire naître un doute auprès de tout tiers intéressé. 2.1 - L attestation d une réalité. Afin d empêcher la circulation de faux certificats, un ensemble de mesures sont prises par le système de qualité : par exemples, la mise sous clef des certificats vierges
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 5 de 13 ainsi que les difficultés techniques pour en réaliser des copies. L objectif de cette mesure est d empêcher qu une entreprise à laquelle le BQA n a pas décerné de certificat ne puisse user d un faux dans des relations internes ou externes. 2.1.1 - L attestation doit être précise. Afin d éviter toute interprétation erronée quant à la portée d un certificat, une attention particulière est consacrée à la précision des mentions telles que le domaine d application, la norme de référence ou les coordonnées et la dénomination de l entité juridique certifiée. Toute modification à l une de ces mentions entraîne la transformation du certificat. Lors de la rédaction du rapport d audit, l auditeur principal est invité à rédiger de manière la plus claire et la plus précise possible le champ d application du certificat. Il veillera également à s assurer de l exactitude de la dénomination de l entreprise et de ses coordonnées. Lors de la décision d octroi ou de renouvellement d un certificat, le Comité de Certification vérifiera tout particulièrement la formulation du champ d application du certificat proposé par l auditeur principal. Dans le cas où cette formulation est susceptible d interprétation ambiguë, il veillera à clarifier ou à préciser la formulation du champ d application. La formulation définitive est reprise dans la décision du Comité de Certification. Lors de l établissement du certificat, le directeur attachera une attention particulière à l exactitude et à l orthographe des diverses mentions portées sur le certificat. 2.1.2 - L attestation ne peut susciter le moindre doute. Afin d éviter le moindre doute relatif au certificat décerné, seuls les certificats originaux font foi. Seules les copies originales établies par le BQA peuvent être mises en circulation par l entreprise-cliente. L entreprise-cliente est tenue de restituer tout certificat original dès qu il s avère périmé. Par péremption on entend aussi bien la survenance de la date d échéance du certificat que toute modification apportée à l une des mentions du certificat. Toute référence faite par une entreprise-cliente à un certificat ne peut pas par ailleurs avoir pour effet d induire un tiers en erreur. Tel est notamment le cas lorsqu une entreprise réfère au certificat octroyé afin d attester de la qualité technique de ses produits
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 6 de 13 ou lorsqu elle mentionne directement sur ses produits une mention référant à son certificat. Tout auditeur constatant de telles références abusives au cours de son évaluation, l usage d un certificat présumé ou de copies non-originales, est tenu de reprendre cette constatation parmi ses remarques; l auditeur principal est tenu de reprendre cette remarque parmi les remarques proposées au Comité de Certification; le Comité de Certification est tenu dans le cas où il estime la constatation fondée de reprendre cette remarque dans sa décision. 2.2 - Mesures correctives En cas de constatation de pratiques susceptibles d induire les tiers en erreur, le système de qualité prévoit un ensemble de mesures correctives. Ces mesures correctives sont décidées par le Comité de Certification et mises en œuvre par le directeur. Sur base d une plainte ou d un rapport d audit, le Comité de Certification décide du caractère abusif ou non de l emploi constaté. Dans l hypothèse où l emploi constaté est considéré comme abusif, le Comité de Certification évalue la bonne ou mauvaise foi de l entreprise-cliente. En cas de bonne foi de l entreprise-cliente, le Comité de Certification fait part de sa constatation dans la décision communiquée à l entreprise-cliente. En cas de mauvaise foi de l entreprise-cliente, le Comité de Certification décide d une sanction immédiate et prend la (les) décision(s) suivante(s) : retrait du certificat, de la validation (cf. PRO 1.1.5 Conditions pour l octroi, le maintien, le retrait ) ; dans l hypothèse où l emploi abusif est continu et est susceptible de nuire à des tiers, il y aura divulgation par voie de presse du retrait du certificat ; dans l hypothèse où l emploi abusif a entraîné des dommages pour un tiers, il y aura introduction d une procédure en justice sur base de non-respect de l engagement contractuel. Le directeur prend toutes les mesures nécessaires pour mettre en œuvre les décisions du Comité de Certification relatives à la divulgation par voie de presse ou à l introduction de poursuites judiciaires.
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2-7 Utilisation de certificats et logos Page 8 de 13 3 - TRANSFORMATION DU CERTIFICAT. Toute entreprise détentrice d un certificat peut demander la transformation de son certificat. On entend par transformation, les modifications de certificats suivantes: passage d un certificat décerné en dehors du champ d application de la loi du 20 juillet 1990 à un certificat décerné dans le cadre de la loi précitée (cfr aussi loiprogramme du 9 juillet 2004) ; passage d un certificat fondé sur ISO 14001 au système EMAS. modification du domaine d application d un certificat Qualité, d un certificat environnemental, d une déclaration environnementale, d'un certificat de sécurité des denrées alimentaires ; modification des coordonnées de l entreprise certifiée. La demande de transformation d un certificat doit être signalée par l entreprisecliente, soit par écrit directement au directeur, soit à l auditeur principal lors de l audit précédent. Ce dernier signalera clairement cette demande dans son rapport d audit (RFC). 3.1 - Passage d un certificat à un certificat Belac. Dans le cas d une telle demande, le Comité de Certification vérifiera la concordance entre les conditions posées lors de l octroi du certificat et les conditions à appliquer pour l octroi d un certificat Belac. Toute discordance entre les conditions d octroi fera l objet de mesures correctives à imposer à l entreprise par le Comité de Certification. Ces mesures correctives seront évaluées lors d un audit de suivi. Sur base du rapport d audit, le Comité de Certification décidera de l octroi d un certificat Belac. Cette décision du Comité de Certification sera ensuite traitée comme les autres décisions d octroi de certificats (Procédure 2-5 Décision en matière de certification), sauf qu il y aura signature par l entreprise-cliente d un avenant au contrat de certification existant.
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 9 de 13 3.2 - Modification du «Périmètre de certification» d un certificat BQA. A la demande d une entreprise, communiquée au directeur ou à l auditeur principal lors de l audit précédent, un certificat octroyé pour un certain domaine d activités peut être transformé en un certificat couvrant un domaine d activités plus large ou plus restreint. Si cette demande est communiquée au directeur, cela doit se faire au moins 1 mois avant la date du prochain audit. Dans ce cas le directeur informe par écrit l auditeur principal de la transformation souhaitée, ce dernier tenant compte de cette transformation dans l élaboration de son plan de travail. Il indiquera également clairement les constatations spécifiques ayant trait à cette transformation dans son rapport d audit et adaptera le plan triennal. En raison de la signature d un avenant au contrat de certification existant et de l octroi d un nouveau certificat, le Comité de Certification évaluera les mesures correctives appliquées lors de l audit de suivi et vérifiera si les conditions d octroi du certificat sont bien réalisées. 3.3 - Modification des coordonnées de l entreprise certifiée. Directement après avoir pris connaissance de la modification des coordonnées de l entreprise certifiée, le directeur vérifiera la réalité de cette modification. Le directeur informe l auditeur principal et l expert chargé du dossier de l entreprise de cette transformation et adapte les documents nécessaires. 3.4 - Passage d un certificat système qualité délivré par un autre organisme de certification, accrédité ISO 17021 à un certificat Qualité BQA Tout détenteur d un certificat, délivré par un autre organisme de certification, accrédité ISO 17021 encore en vigueur, peut introduire auprès du directeur une demande d obtention d un certificat Qualité. Dans ce cas, le Comité de Certification fera réaliser un audit de suivi. Un audit de suivi est en effet dans la plupart des cas suffisant en raison de la reconnaissance mutuelle entre les différents organismes accréditant les organismes de certification.
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 10 de 13 Pour qu une telle procédure abrégée puisse être adoptée, il faut néanmoins que : la demande de certification porte sur le même domaine d activités que celui couvert par le certificat délivré par l autre organisme de certification accrédité ISO17021 ; l ensemble des rapports d audit réalisés par l équipe d auditeurs de l autre organisme de certification accrédité ISO 17021 soit transmis au BQA. Sur base de ces documents, le Comité de Certification déterminera l objet de l audit de suivi. L objet de cet audit de suivi sera déterminé entre autres par les résultats des audits réalisés par l autre organisme de certification accrédité ISO 17021, les mesures correctives imposées et l absence de clause contractuelle. L octroi du certificat ne peut avoir lieu qu après réalisation de cet audit de suivi, décision du Comité de Certification et signature d un «contrat de certification». 4 - REFERENCE A LA CERTIFICATION, UTILISATION DES LOGOS BELAC ET BQA. 4.1 Référence à la certification L entreprise-cliente est informée des règles spécifiques quand à toute référence à la certification de son système de management lors de la remise du certificat. L organisation certifiée peut faire référence à la certification sur des documents informatifs ou publicitaires pour autant que cette référence ait un rapport direct avec l activité couverte par le certificat édité par BQA et qu il y ait une traçabilité en mentionnant l organisme de certification BQA et le numéro du certificat (ou par la réproduction du certificat).) L organisation certifiée ne peut pas faire référence à une certification de système de management sur d éventuels certificats d étalonnage, rapports de test ou rapports de contrôle qu elle délivre. Dans ce contexte, les rapports/certificats sont considérés comme des produits.
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 11 de 13 Toute référence faite par une entreprise-cliente à un certificat ne peut pas par ailleurs avoir pour effet d induire un tiers en erreur. Tel est notamment le cas lorsqu une entreprise réfère au certificat octroyé afin d attester de la qualité technique de ses produits ou lorsqu elle mentionne directement sur ses produits (ou emballage) une mention référant à son certificat. Tout auditeur constatant de telles références abusives au cours de son évaluation, l usage d un certificat présumé ou de copies non-originales, est tenu de reprendre cette constatation parmi ses remarques; l auditeur principal est tenu de reprendre cette remarque parmi les remarques proposées au Comité de Certification; le Comité de Certification est tenu dans le cas où il estime la constatation fondée de reprendre cette remarque dans sa décision. 4.2 Utilisation du logo Belac. Le logo Belac peut figurer sur les documents informatifs ou publicitaires pour autant que cette utilisation ait un rapport direct avec l activité couverte par le certificat édité par BQA. Le logo pourra être apposé : si le logo propre et/ou la dénomination du détenteur du certificat en question figure(nt) sur le document ; s il est utilisé conjointement avec le logo propre ou la dénomination de BQA (inclus le numéro du certificat édité par BQA) ; si le numéro d accréditation de BQA est repris sous le logo Belac. Le logo ne peut être apposé : sur des documents émis à la suite d activités autres que celles couvertes par le certificat en question ; sur des produits, des emballages, sur des rapports d essais de calibration ou d inspection, des certificats d étalonnage et autres documents de même nature émis par des laboratoires. La couleur spécifique du logo est le Pantone Rubine red. Il peut toutefois être utilisé également en noir ou dans la teinte d un document pré-imprimé.
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 12 de 13 Les dimensions du logo peuvent être modifiées, à condition de : respecter la forme carrée et la lisibilité du logo ; ne pas dominer visuellement et exagérément le logo propre de l organisme. 4.3 - Utilisation du logo de certification mis à disposition par le BQA Le logo de certification mis à disposition par le BQA («Certification BQA ISO XXXXX») peut figurer sur les documents informatifs ou publicitaires pour autant que cette utilisation ait un rapport direct avec l activité couverte par le certificat édité par BQA. Le logo de certification peut être apposé : Pour autant que le n du certificat attribué par le BQA figure sous le logo, Le logo de certification ne peut pas être apposé : sur des documents émis à la suite d activités autres que celles couvertes par le certificat en question ; sur des produits, des emballages, sur des rapports d essais de calibration ou d inspection, des certificats d étalonnage et autres documents de même nature émis par des laboratoires. Le logo de certification peut être utilisé en noir ou dans la teinte d un document préimprimé. Les dimensions du logo de certification peuvent être modifiées à condition de ne pas dominer visuellement et exagérément le logo propre de l organisme.
2-7 Utilisation de certificats et logos Page 13 de 13 4.4 Exemple d utilisation conjuguée des logo s entreprises, certification par le BQA et BELAC. Exemple 1 : certification ISO 9001 : BQA N 019-QMS BQA_QMS019_C_Numéro (logo de l entreprise) (numéro: voir le certficat) Exemple 2: certification ISO 14001: BQA N 019-EMS BQA_EMS019_C_Numéro (logo de l entreprise) (numéro: voir le certficat)