Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent

Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Version 9.1 Décembre 2014

Notice Toutes les mesures nécessaires ont été prises pour garantir l'exactitude et la pertinence des informations contenues dans ce document au moment de son impression. Avaya Inc. ne peut cependant être tenu responsable des éventuelles erreurs ou omissions. Avaya se réserve le droit de modifier et de corriger les informations contenues dans ce document, sans devoir en informer qui que ce soit, ni quelque organisation que ce soit. Pour des informations complètes, reportez-vous au document suivant : Avaya Support Notices for Hardware Documentation, 03 600759. Pour des informations complètes, reportez-vous au document suivant : Avaya Support Notices for Software Documentation, 03 600758. Pour consulter ce document sur notre site Web, rendez-vous sur http://www.avaya.com/support et entrez sa référence dans la zone de recherche. Avis de limite de responsabilité en matière de documentation Le terme "Documentation" désigne les informations publiées par Avaya sur divers supports et peut inclure les informations, les instructions d'utilisation et les caractéristiques de performance qu'avaya peut généralement mettre à la disposition des utilisateurs de ses produits et de ses Services hébergés. Le terme documentation n'inclut pas les documents marketing. Avaya n'est pas responsable des modifications, ajouts ou suppression réalisés par rapport à la version originale publiée de la documentation, sauf si ces modifications, suppressions, ajouts ont été effectués par Avaya. L'utilisateur final accepte d'indemniser et de ne pas poursuivre Avaya, ses agents et ses employés pour toute plainte, action en justice, demande et jugement résultant de ou en rapport avec des modifications, ajouts ou suppressions dans la mesure où celles-ci sont effectuées par l'utilisateur final. Avis de limite de responsabilité en matière de liens hypertexte Avaya décline toute responsabilité quant au contenu et à la fiabilité des sites Web indiqués sur ce site ou dans les documents fournis par Avaya. Avaya décline toute responsabilité quant à l'exactitude des informations, des affirmations ou du contenu fournis par ces sites et n'approuve pas nécessairement les produits, services ou informations qui y sont décrits ou proposés. Avaya ne garantit pas que ces liens fonctionnent en toute circonstance et n'a aucun contrôle sur la disponibilité des pages Web en question. Garantie Avaya offre une garantie limitée sur le matériel et les logiciels Avaya. Consultez votre contrat de vente pour en connaître les termes. Vous trouverez également les conditions générales de garantie pratiquées par Avaya, ainsi que des informations relatives à la prise en charge du produit, pendant la période de garantie, sur le site Web de support technique d'avaya à l'adresse suivante : http://support.avaya.com, ou sur le site successeur désigné par Avaya. Veuillez noter que si vous vous êtes procuré ce ou ces produits auprès d'un partenaire de distribution Avaya agréé en dehors des États-Unis et du Canada, la garantie vous est proposée par le partenaire de distribution Avaya agréé et non par Avaya. Le terme "Service hébergé" désigne un abonnement à un service hébergé souscrit auprès d'avaya ou d'un partenaire de distribution Avaya agréé (le cas échéant), décrit ci-après dans la section relative au SAS hébergé et dans tout autre document décrivant le service hébergé applicable. Si vous souscrivez un abonnement à un Service hébergé, la garantie limitée susmentionnée peut ne pas s'appliquer, mais vous pouvez avoir droit aux services d'assistance liés au Service hébergé, tels que décrits ci-après dans vos documents décrivant le Service hébergé applicable. Pour obtenir des informations complémentaires, contactez Avaya ou le partenaire de distribution Avaya (le cas échéant). Service hébergé LES DISPOSITIONS SUIVANTES S'APPLIQUENT LORSQUE VOUS ACHETEZ UN ABONNEMENT À UN SERVICE HÉBERGÉ AUPRÈS D'AVAYA OU D'UN PARTENAIRE DE DISTRIBUTION AVAYA (EN FONCTION DES CAS). LES CONDITIONS D'UTILISATION POUR LES SERVICES HÉBERGÉS SONT DISPONIBLES SUR LE SITE INTERNET D'AVAYA, HTTP:// SUPPORT.AVAYA.COM/LICENSEINFO EN SUIVANT LE LIEN "Conditions d'utilisation d'avaya pour les services hébergés" OU TOUT SITE SUCCESSEUR DÉSIGNÉ PAR AVAYA ET SONT APPLICABLES À TOUTE PERSONNE AYANT ACCÈS OU UTILISANT LE SERVICE HÉBERGÉ. EN ACCÉDANT AU SERVICE HÉBERGÉ OU EN AUTORISANT DES TIERS A LE FAIRE, VOUS, EN VOTRE NOM ET EN CELUI DE L'ENTITÉ POUR LAQUELLE VOUS AGISSEZ (ICI DÉNOMMÉE INDIFFÉREMMENT "VOUS" ET "UTILISATEUR FINAL"), ACCEPTEZ LES CONDITIONS D'UTILISATION. SI VOUS ACCEPTEZ LES CONDITIONS D'UTILISATION AU NOM DE VOTRE SOCIÉTÉ OU TOUTE AUTRE ENTITÉ JURIDIQUE QUE VOUS REPRÉSENTEZ, VOUS ADMETTEZ AVOIR AUTORITÉ POUR LIER LADITE ENTITÉ À CES CONDITIONS D'UTILISATION. SI VOUS N'AVEZ PAS L'AUTORITÉ NECESSAIRE OU SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS ACCEPTER CES CONDITIONS D'UTILISATION, VOUS NE DEVEZ PAS ACCÉDER OU UTILISER LE SERVICE HÉBERGÉ OU AUTORISER QUICONQUE À ACCÉDER OU UTILISER LE SERVICE HÉBERGÉ. VOTRE UTILISATION DU SERVICE HÉBERGÉ SERA LIMITÉE PAR LE NOMBRE ET LE TYPE DE LICENCES ACHETÉES DANS LE CADRE DE VOTRE CONTRAT POUR LE SERVICE HÉBERGÉ. CEPENDANT, IL EST ENTENDU QUE POUR CERTAINS SERVICES HÉBERGÉS, LE CAS ÉCHÉANT, VOUS POURREZ AVOIR LA POSSIBILITÉ D'UTILISER DES LICENCES FLEX QUI SERONT FACTURÉES EN FONCTION DE L'UTILISATION RÉELLE EN PLUS DU NIVEAU DU CONTRAT DE LICENCE. CONTACTEZ AVAYA OU LE PARTENAIRE DE DISTRIBUTION AVAYA POUR EN SAVOIR PLUS SUR LES LICENCES DU SERVICE HÉBERGÉ APPLICABLE, LA DISPONIBILITÉ DES ÉVENTUELLES LICENCES FLEX (LE CAS ÉCHÉANT), LES INFORMATIONS DE TARIFICATION ET DE FACTURATION, AINSI QUE TOUTE AUTRE INFORMATION IMPORTANTE RELATIVE AU SERVICE HÉBERGÉ. Licences LES CONDITIONS DE LA LICENCE DU LOGICIEL DISPONIBLES SUR LE SITE INTERNET D'AVAYA (HTTP:// SUPPORT.AVAYA.COM/LICENSEINFO), OU SUR LE SITE SUCCESSEUR DÉSIGNÉ PAR AVAYA, S'APPLIQUENT À QUICONQUE TÉLÉCHARGE, UTILISE ET/OU INSTALLE LE LOGICIEL AVAYA, ACQUIS AUPRÈS D'AVAYA INC., À TOUTE FILIALE D'AVAYA OU À TOUT PARTENAIRE DE DISTRIBUTION AVAYA (LE CAS ÉCHÉANT) SOUS CONTRAT COMMERCIAL AVEC AVAYA OU UN PARTENAIRE DE DISTRIBUTION AVAYA. SAUF AVIS CONTRAIRE EXPRIMÉ PAR AVAYA PAR ÉCRIT, AVAYA N'ACCORDE AUCUNE EXTENSION D'UTILISATION DE CETTE LICENCE SI LE LOGICIEL EST ACQUIS AUPRÈS DE TOUTE PERSONNE AUTRE QU'AVAYA, UNE FILIALE D'AVAYA OU UN PARTENAIRE DE DISTRIBUTION AVAYA. AVAYA SE RÉSERVE LE DROIT D'ENTREPRENDRE DES POURSUITES JUDICIAIRES À VOTRE ENCONTRE ET À L'ENCONTRE DE TOUTE AUTRE PERSONNE UTILISANT OU VENDANT LE LOGICIEL SANS LICENCE. EN INSTALLANT, TÉLÉCHARGEANT OU UTILISANT LE LOGICIEL OU EN AUTORISANT DES TIERS À LE FAIRE, VOUS, EN VOTRE NOM ET EN CELUI DE L'ENTITÉ POUR LAQUELLE VOUS AGISSEZ (ICI DÉNOMMÉE INDIFFÉREMMENT "VOUS" ET "UTILISATEUR FINAL"), ACCEPTEZ CES CONDITIONS GÉNÉRALES D'UTILISATION ET CRÉEZ UN CONTRAT ENTRE VOUS ET AVAYA INC. OU LA FILIALE D'AVAYA CONCERNÉE ("AVAYA"). Avaya vous accorde une licence d'exploitation couvrant les types de licence décrits ci-dessous, à l'exception des Logiciels Heritage Nortel, pour lequel le champ d'application de la licence est détaillé cidessous. Lorsque les informations de commande n'identifient pas explicitement un type de licence, la licence qui s'applique est une Licence Systèmes désignés. Le nombre de licences et d'unités de capacité pour lesquelles la licence est accordée est de un (1), sauf si un nombre différent de licences ou d'unités de capacité est spécifié dans la documentation ou d'autres textes mis à votre disposition. Le terme "Logiciel" se rapporte aux programmes informatiques en code objet fournis par Avaya ou par un partenaire de distribution Avaya, qu'il s'agisse de produits indépendants ou déjà installés sur du matériel ou de toute mise à niveau, mise à jour, correction de bogue ou version modifiée. "Processeur désigné" désigne un système informatique autonome unique. "Serveur" désigne un Processeur désigné hébergeant une application logicielle accessible par plusieurs utilisateurs. Le terme "Instance" désigne un exemplaire unique du Logiciel en cours d'exécution à un moment particulier : (i) sur une machine physique ; ou sur une machine virtuelle logicielle ("VM") ou déploiement similaire.

Type(s) de licence Licence Systèmes désignés (SD). L'Utilisateur final est autorisé à installer et utiliser chaque copie ou Instance du Logiciel uniquement sur un certain nombre de Processeurs désignés, jusqu'au nombre indiqué sur la commande. Avaya se réserve le droit d'exiger que le ou les Processeurs désignés soient identifiés sur la commande par type, numéro de série, code de caractéristique, Instance, emplacement ou toute autre désignation spécifique, ou fournis par l'utilisateur final à Avaya par un moyen électronique mis en place par Avaya spécifiquement à cette fin. Licence Utilisateurs simultanés (US). L'utilisateur final peut installer et utiliser le Logiciel sur plusieurs Processeurs désignés ou sur un ou plusieurs Serveurs, à condition que le nombre d'unités accédant au Logiciel et utilisant ce dernier à tout moment ne dépasse pas le nombre d'unités sous licence. Une "Unité" représente l'unité sur laquelle Avaya, à son entière discrétion, base la tarification de ses licences et peut être, entre autres, un agent, un port, un utilisateur, un compte de messagerie électronique ou un compte de messagerie vocale associé à un nom de personne ou à une fonction de l'entreprise (ex. : webmestre ou centre d'assistance) ou encore une entrée du répertoire dans la base de données administrative utilisée par le Logiciel et autorisant un utilisateur à accéder à l'interface du Logiciel. Les Unités peuvent être associées à un Serveur identifié spécifique ou à une Instance du logiciel. Licence Base de données (BD). L'Utilisateur final est habilité à installer et utiliser chaque Instance du Logiciel sur un ou plusieurs Serveurs, à condition que chacun des Serveurs sur lesquels le Logiciel est installé ne communique qu'avec une seule Instance de la même base de données. Licence Unité centrale (UC). L'Utilisateur final est habilité à installer et utiliser chaque copie ou Instance du Logiciel sur plusieurs Serveurs, le nombre maximal de Serveurs étant indiqué sur la commande, sous réserve que la capacité de performances du ou des Serveurs ne dépasse pas la capacité de performances spécifiée pour le Logiciel. L'Utilisateur final n'est pas autorisé à réinstaller ou utiliser le Logiciel sur un Serveur d'une capacité plus élevée sauf avec l'accord préalable d'avaya et contre paiement des frais de mise à niveau. Licence Utilisateurs nommés (UN). Vous êtes habilité à : (i) installer et utiliser le Logiciel sur un seul Processeur désigné ou Serveur à la fois par Utilisateur nommé (voir définition ci-après) ; ou (ii) installer et utiliser le Logiciel sur un Serveur dans la mesure où seuls les Utilisateurs nommés accèdent au Logiciel et l'utilisent. Un "Utilisateur nommé" est un utilisateur ou un dispositif qui a été expressément autorisé par Avaya à accéder au logiciel et à l'utiliser. Un "Utilisateur nommé" peut être, à la seule discrétion d'avaya et sans limitation, désigné par son nom, sa fonction dans l'entreprise (par exemple, webmestre ou service d'assistance utilisateurs), un compte de messagerie électronique ou vocale au nom d'une personne ou d'une fonction dans l'entreprise, ou d'une entrée d'annuaire dans la base de données administrative utilisée par le Logiciel et autorisant un seul utilisateur à la fois à accéder au Logiciel. Licence Shrinkwrap. Vous pouvez installer et utiliser le Logiciel en vertu des conditions des accords de licence applicables, tels qu'une licence "shrinkwrap" (acceptée par rupture de l'emballage) ou "clickthrough" (acceptée par lecture du contrat avant téléchargement) accompagnant le Logiciel ou applicable à celui-ci ("Licence Shrinkwrap"). Logiciels Heritage Nortel La mention "Logiciels Heritage Nortel" signifie que le logiciel a été acheté par Avaya dans le cadre du rachat de Nortel Enterprise Solutions Business au mois de décembre 2009. Les Logiciels Heritage Nortel actuellement disponibles pour un octroi de licence par Avaya sont ceux présents dans la liste des Logiciels Heritage Nortel que vous trouverez à l'adresse http://support.avaya.com/ LicenseInfo à l'aide du lien "Produits Heritage Nortel" ou sur un site successeur désigné par Avaya. Pour les Logiciels Heritage Nortel, Avaya vous accorde une licence d'utilisation des Logiciels Heritage Nortel fournis ci-dessous, uniquement pour le niveau d'activation ou d'utilisation autorisé, uniquement aux fins spécifiées dans la Documentation, et uniquement intégrés à, pour exécution sur ou pour communication avec les équipements Avaya. Les frais concernant les logiciels Heritage Nortel peuvent porter sur une extension d'activation ou d'utilisation autorisée telle que spécifiée dans un bon de commande ou un devis. Copyright Sauf mention contraire explicite, il est interdit d'utiliser les documents disponibles sur ce site ou dans la Documentation, les Logiciels, le Service hébergé ou le matériel fournis par Avaya. Tout le contenu de ce site, toute documentation, Service hébergé et tout produit fournis par Avaya, y compris la sélection, la disposition et la conception du contenu, appartient à Avaya ou à ses concédants de licence et est protégé par les droits d'auteur et autres droits sur la propriété intellectuelle, y compris les droits sui generis de protection des bases de données. Vous ne pouvez pas modifier, copier, reproduire, republier, télécharger, déposer, transmettre ou distribuer, de quelque façon que ce soit, tout contenu, partiel ou intégral, y compris tout code et logiciel sans l'autorisation expresse d'avaya. La reproduction, la transmission, la diffusion, le stockage et/ou l'utilisation non autorisés de cette documentation sans l'autorisation expresse d'avaya peuvent constitués un délit passible de sanctions civiles ou pénales en vertu des lois en vigueur. Virtualisation Chaque produit possède un code de commande et des types de licence spécifiques. Veuillez noter que chaque Instance de produit doit faire l'objet d'une licence distincte et être commandée séparément. Par exemple, si l'utilisateur final ou le partenaire de distribution Avaya souhaite installer deux Instances du même type de produits, il est nécessaire de commander deux produits de ce type. Composants tiers Le terme "Composants tiers" signifie que certains logiciels ou certaines parties des logiciels inclus dans le Logiciel ou le Service hébergé peuvent contenir des composants logiciels (y compris des composants open source) distribués dans le cadre de contrats avec des tiers ("Composants tiers") faisant l'objet de conditions quant aux droits d'utilisation de certaines parties du logiciel ("Conditions tierces"). Les informations portant sur le code source du SE Linux (pour les Produits ayant distribué le code source du SE Linux) et identifiant les titulaires de copyright des Composants tiers et les Conditions tierces en vigueur sont disponibles dans les produits, dans la Documentation ou sur le site Web d'avaya à l'adresse : http:// support.avaya.com/copyright ou tout site successeur désigné par Avaya. Vous acceptez les Conditions tierces pour tous les éventuels Composants tiers. CE PRODUIT FAIT L'OBJET D'UNE LICENCE DE PORTEFEUILLE DE BREVETS AVC POUR L'UTILISATION PERSONNELLE ET NON COMMERCIALE PAR UN PARTICULIER POUR (i) ENCODER DE LA VIDÉO SELON LA NORME AVC ("VIDÉO AVC") ET/OU (ii) DÉCODER DE LA VIDÉO AVC ENCODÉE PAR UN PARTICULIER ENGAGÉ DANS UNE ACTIVITÉ PERSONNELLE ET/OU OBTENUE AUPRÈS D'UN FOURNISSEUR DE VIDÉOS HABILITÉ À FOURNIR DES VIDÉOS AVC. AUCUNE LICENCE N'EST ACCORDÉE OU SOUS-ENTENDUE POUR TOUTE AUTRE UTILISATION. DES INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES SONT DISPONIBLES AUPRÈS DE MPEG LA, L.L.C. (HTTP://WWW.MPEGLA.COM) Remarque destinée au prestataire de service Le Produit ou Service Hébergé peut utiliser des Composants tiers régis par des Conditions tierces qui n'autorisent pas l'hébergement et qui peuvent nécessiter de faire appel à un prestataire de service nécessitant des licences indépendantes à cet effet. L'obtention d'une telle licence relève de votre responsabilité. Lutte contre la fraude à la tarification Le terme "Fraude à la tarification" fait référence à l'usage non autorisé de votre système de télécommunication par un tiers non habilité (par exemple, une personne qui ne fait pas partie du personnel de l'entreprise, qui n'est ni agent, ni sous-traitant ou qui ne travaille pas pour le compte de votre société). Sachez que votre système peut faire l'objet d'une fraude à la tarification et qu'en cas de fraude, les frais supplémentaires pour vos services de télécommunications peuvent être importants. Intervention en cas de fraude à la tarification Si vous pensez être victime d'une fraude à la tarification et nécessitez une assistance technique ou autre, contactez l'assistance d'intervention en cas de fraude à la tarification au 1-800-643-2353 (États-Unis et Canada). Pour obtenir d'autres numéros de téléphone

d'assistance, reportez-vous au site Web de support technique d'avaya : ttp://support.avaya.com, ou au site successeur désigné par Avaya. Les suspicions de vulnérabilité à la sécurité des produits Avaya doivent être signalées à Avaya par courrier électronique adressé à : securityalerts@avaya.com. Marques de commerce Les marques de commerce, les logos et les marques de service ("Marques") figurant sur ce site, sur toute documentation, le ou les services hébergés et sur tout produit fournis par Avaya sont des marques déposées ou non déposées d'avaya, de ses sociétés affiliées ou de parties tierces. Les utilisateurs ne sont pas autorisés à utiliser ces Marques sans autorisation écrite préalable d'avaya ou dudit tiers qui peut être propriétaire de la Marque. Rien de ce qui est contenu dans ce site, la documentation, le ou les services hébergés et le ou les produits ne saurait être interprété comme accordant, par implication, préclusion ou autrement, toute licence ou tout droit sur les Marques sans l'autorisation écrite expresse d'avaya ou du tiers applicable. Avaya est une marque déposée d'avaya Inc. Toutes les autres marques sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Linux est une marque de commerce déposée de Linus Torvalds aux États-Unis et dans d'autres pays. Téléchargement de la documentation Pour obtenir les versions les plus récentes de la Documentation, reportez-vous au site Web de support technique d'avaya http:// support.avaya.com, ou au site successeur désigné par Avaya. Contactez l'assistance Avaya Consultez le site Web de support technique d'avaya (http:// support.avaya.com) pour obtenir les notices et articles portant sur les produits ou Service hébergé ou pour signaler tout problème que vous pourriez rencontrer avec votre produit Avaya. Pour connaître nos coordonnées et obtenir la liste des numéros d'assistance, consultez le site Web de support technique d'avaya à l'adresse http:// support.avaya.com (ou le site successeur désigné par Avaya), faites défiler la page jusqu'en bas, puis cliquez sur Contacter l'assistance Avaya. 2014, Avaya Inc. Tous droits réservés. 2015 Avaya Inc. Tous droits réservés.

Sommaire Chapitre 1 : Présentation... 8 Objet... 8 Public visé... 8 Ressources connexes... 8 Documentation... 8 Support technique... 9 Garantie... 9 Chapitre 2 : Présentation générale... 10 Présentation générale... 10 Collaboration AgentTypes d'utilisateur... 11 Descriptions des champs des composants de la fenêtre principale... 12 Liste de contrôle d'une conférence... 15 Afficher la version Collaboration Agent... 16 Accès à l'aide en ligne... 16 Chapitre 3 : Connexion à et déconnexion de Collaboration Agent... 18 Configuration système requise... 18 Navigateurs Web et systèmes d'exploitation pris en charge... 18 Connexion à Collaboration Agent... 19 Connexion à Collaboration Agent en qualité d'organisateur de la conférence... 19 Se connecter à Collaboration Agent en tant qu'invité... 19 Déconnexion... 20 Chapitre 4 : Accès à IP Office Web Collaboration... 21 Accès à une collaboration Web... 21 Chapitre 5 : Gestion de votre participation... 24 Lever et baisser la main... 24 Désactivation et activation de votre son... 24 Récupérer l'instantané de présence... 25 Recherche d'utilisateurs... 26 Exclusion d'une conférence... 27 Chapitre 6 : Gestion d'une conférence... 28 Ajout d'un participant à une conférence... 28 Activation et désactivation du son de certains participants... 28 Attribuer et retirer les capacités de présentateur à un participant... 29 Promouvoir un participant au rôle de modérateur... 30 Reprendre le rôle de modérateur... 30 Déconnexion d'un participant... 30 Supprimer les mains levées... 31 Verrouillage et déverrouillage de la conférence... 31 Chapitre 7 : Partage d'informations... 33 Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 5

Sommaire Présentation de la collaboration Web... 33 Gestion de votre bibliothèque... 34 Bibliothèque... 34 Télécharger des documents... 34 Affichage des documents dans la bibliothèque... 35 Renommer des documents... 35 Supprimer des documents... 36 Tri des documents... 36 Installer le plug-in Collaboration Agent... 36 Partage d'un document... 38 Partage des documents de la bibliothèque... 38 Navigation dans un contenu partagé... 38 Parcourir une présentation en tant que participant... 39 Mettre fin au partage de document... 40 Les avantages du partage de documents par rapport au bureau... 40 Partage d'un tableau blanc... 41 Partage d'un tableau blanc virtuel... 41 Navigation dans un tableau blanc... 41 Ajouter un tableau blanc... 41 Supprimer un tableau blanc... 42 Mettre fin au partage de tableau blanc... 42 Partage d'applications et de bureau... 42 Partage d'applications... 42 Partager les commandes de l'application et du bureau... 43 Mettre fin au partage d'écran et d'application... 44 Annotation de contenu... 44 Annotations... 44 Commandes d'annotation... 44 Changement de type de partage... 47 Envoi d'une capture d'écran... 47 Chapitre 8 : Envoi de messages lors d'une conférence... 49 La fenêtre Messages... 49 Ouverture de la fenêtre Messages... 49 Envoi d'un message... 50 Chapitre 9 : Gestion des comptes rendus de réunion... 51 Comptes rendus des réunions... 51 Interface des comptes rendus... 51 Ajout de comptes rendus... 52 Modification des comptes rendus... 53 Suppression de comptes rendus... 53 Chapitre 10 : Gestion des rapports de réunion... 54 Rapports de réunion... 54 Accéder aux rapports de réunion... 54 6 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Sommaire Tri des sessions de collaboration Web... 55 Suppression de rapports de réunion... 55 Renommer des rapports de session de réunion... 56 Génération et envoi de rapports... 56 Paramètres personnalisés des rapports de réunion... 57 Chapitre 11 : Installation d'un certificat... 59 Installation de certificats... 59 Installation d'un certificat racine de confiance dans Chrome... 59 Installation d'un certificat racine de confiance dans Firefox... 59 Installation d'un certificat racine de confiance dans Internet Explorer... 60 Installation d'un certificat racine de confiance dans un système Apple... 60 Navigateurs prenant en charge les certificats... 60 Chapitre 12 : Détection des pannes... 62 Erreur du client... 62 Erreur de partage de document... 63 Impossible de partager le bureau avec les navigateurs Safari et Chrome... 63 Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 7

Chapitre 1 : Présentation Objet Ce document explique comment utiliser les fonctionnalités du produit. Public visé Ce document est destiné aux personnes souhaitant en savoir plus sur les caractéristiques du produit et sur ses fonctionnalités. Ressources connexes Documentation Téléchargez les documents connexes suivants à l'adresse http://support.avaya.com. Le site Web de support Avaya comprend également les dernières informations sur la compatibilité des produits, les ports et les versions de IP Office Web Collaboration. Liens connexes Utilisation à la page 8 Utilisation Numéro du document Titre Utilisez ce document pour : Public Utilisation de l'agent IP Office Web Collaboration. Gérer et participer aux conférences à l'aide de Collaboration Agent Clients Liens connexes Documentation à la page 8 8 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Support technique Support technique Visitez le site Web du support technique d'avaya à l'adresse http://support.avaya.com pour obtenir la documentation, les notices de produits et les articles les plus récents. Vous pouvez également rechercher des notes de mise à jour, des téléchargements et des résolutions aux problèmes rencontrés. Utilisez le système de demande de service en ligne pour créer une demande de service. Discutez avec des agents en temps réel pour obtenir des réponses à vos questions ou pour demander d'être mis en relation avec une équipe du support technique dans le cas où un problème nécessiterait une expertise supplémentaire. Garantie Les conditions détaillées sont contenues dans le contrat de vente ou tout autre document applicable et établissent les modalités de la garantie limitée. En outre, la description et les détails de la garantie standard d'avaya pour l'assistance sous garantie sont disponibles sur l'assistance Avaya sous Autres ressources. Pour des informations sur l'entretien et la garantie, voir https:// support.avaya.com/. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 9

Chapitre 2 : Présentation générale Présentation générale La fonction Web Collaboration offre des outils de réunion en ligne basés sur le Web qui permettent aux personnes de votre entreprise ainsi qu'à des invités de se connecter à une téléconférence ou à une réunion sur site ou depuis une localisation éloignée. Les participants peuvent se joindre rapidement à la conférence en se connectant à Collaboration Agent puis en composant le numéro couplé affecté à la conférence. Les participants peuvent alors effectuer un certain nombre de tâches, par exemple : Voir une liste des autres participants Lever la main D'autres participants peuvent même être invités à se joindre à une conférence déjà en cours. Avec la fonction de Collaboration Web, le modérateur de la conférence ainsi que n'importe lequel des participants sélectionnés peuvent partager : Tout ou partie de leur bureau Des applications particulières Des documents Des tableaux blancs virtuels Quand la Collaboration Web est en cours d'exécution, les participants peuvent : Envoyer des messages Annoter du contenu partagé Enregistrer des comptes rendus L'utilisation de la fonction Bibliothèque permet à tous les détenteurs d'un compte Web Collaboration de stocker leurs supports de présentation par avance et de les récupérer en quelques secondes lorsqu'ils «entrent en scène». Les participants peuvent collaborer réellement, non seulement en regardant ces présentations mais aussi en inscrivant des notes sur un tableau blanc. Tout au long de la conférence, toute personne connectée à Collaboration Agent peut voir les éléments suivants : Qui est en ligne Qui parle actuellement Qui prend part à la Collaboration Web Qui fait la présentation 10 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Collaboration AgentTypes d'utilisateur Et pour couronner le tout, votre organisation peut également se servir des outils Web Collaboration pour accroître la productivité et comptabiliser les actions même après la fin de la conférence. Les modérateurs de la conférence peuvent : enregistrer et modifier les comptes rendus des réunions créer et diffuser des rapports fondés sur les comptes rendus des réunions À la fin de chaque session de collaboration, une transcription du Rapport de la réunion est automatiquement générée et est accessible depuis Collaboration Agent. Ces rapports contiennent les informations suivantes : les comptes rendus de la réunion (y compris les actions, les notes, les mots-clés et les questions) tous les messages échangés pendant la conférence les fichiers de la Bibliothèque qui ont été partagés (y compris les pages et diapositives individuelles) les actions de partage de tableau blanc, de bureau, de capture d'écran, et d'application Tous les rapports de conférence sont stockés sur le serveur Web Collaboration pendant 90 jours au maximum, et vous pouvez trier ces sessions enregistrées par nom de rapport, par date et heure de la conférence ou par durée. La langue de la documentation d'aide dépend de la langue définie sur votre navigateur. Collaboration AgentTypes d'utilisateur Collaboration Agent prend en charge les types de rôles d'utilisateurs suivants : Organisateur de la conférence Invité Au cours d'une conférence, le type d'utilisateur reste identique. Il ne varie pas. Les organisateurs des conférences ont besoin d'un mot de passe et d'un compte IP Office Web Collaboration. Les organisateurs des conférences ont accès à un grand nombre de privilèges dans l'environnement Collaboration Agent. Les invités n'ont pas besoin de mot de passe, et n'ont pas de compte Web Collaboration. Les invités ont moins de privilèges que les organisateurs des conférences. Ainsi, les invités peuvent se connecter à une conférence, lever la main, envoyer des messages, saisir un compte-rendu, associer leur ligne audio et être promus au rôle de présentateur. En revanche, ils ne peuvent pas devenir modérateurs. Les invités peuvent également désactiver leur son si leurs données de connexion Collaboration Agent sont associées à leur téléphone dans la liste des participants. Un invité doit connaître le code de collaboration pour rejoindre Collaboration Agent. Le code de collaboration correspond au poste du propriétaire de la conférence. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 11

Présentation générale Descriptions des champs des composants de la fenêtre principale Nº Nom Description 1 Bouton Ajouter participants Il affiche le panneau Ajouter participants, qui vous permet d'ajouter des participants à la conférence. Lorsque vous indiquez le numéro de téléphone ou l'adresse URI SIP du participant que vous souhaitez ajouter à la conférence, Collaboration Agent l'appelle et l'invite à se joindre à la conférence. 2 Bouton Conférence Affiche le volet Commandes conférence avec lequel vous pouvez verrouiller et déverrouiller la 12 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Descriptions des champs des composants de la fenêtre principale Nº Nom Description conférence. Vous pouvez également mettre fin à la conférence. 3 Bouton Information Il affiche le panneau d'informations. Depuis le panneau d'informations, vous pouvez : Afficher le numéro de téléphone et le code de participant pour le pont de la conférence. Voir l'url (Uniform Resource Locator) de Collaboration Agent et le code de participant permettant de se connecter à Collaboration Agent dans le cadre de cette conférence. Voir les informations relatives à la version. Astuce : Vous pouvez copier le numéro de téléphone, l'url et le code de participant dans un message électronique ou une autre application pour éviter de les taper. Vous pouvez copier toutes les informations en cliquant sur l'icône représentant un livre en bas à gauche de la fenêtre Informations. Vous ne pouvez pas copier le code de l'hôte pour éviter la publication accidentelle des informations. Voir la liste des participants à la conférence. Voir la documentation pour Collaboration Agent Accéder à vos rapports de réunion et les gérer. 4 Zone Intervenants actifs Elle affiche les utilisateurs qui parlent ou qui sont récemment intervenus pendant la conférence. L'icône Intervenant actif s'affiche à côté du nom de l'intervenant actuel. Des intervenants plus récents remplacent les intervenants actifs actuels. 5 Bouton Couper le son Il vous permet d'activer et désactiver le son de votre audio. 6 Boîte Recherche de participants Elle vous permet de recherche un participant à la conférence. À mesure que vous entrez du texte dans la boîte de recherche de participants, Collaboration Agent affiche les participants qui comportent le texte correspondant. 7 Bouton Sélectionner tous les participants Il permet de sélectionner tous les participants à la conférence. 8 Bouton Commandes participant Si vous êtes l'organisateur de la conférence, le bouton Commandes participant affiche les actions Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 13

Présentation générale Nº Nom Description suivantes que vous pouvez réaliser pour les participants à la conférence : Désactiver le son du ou des participants sélectionnés. Promouvoir un participant sélectionné au rôle de modérateur. Permettre au participant sélectionné d'être un présentateur (c'est-à-dire, partager des informations au moyen de la collaboration Web). Effacer la main levée par les participants sélectionnés. Exclure le ou les participants sélectionnés de la conférence. Dissocier l'audio et les données de connexion Collaboration Agent pour les participants sélectionnés. Si vous êtes un participant et que vos données de connexion Collaboration Agent sont associées, le bouton Commandes participant affiche les actions suivantes que vous pouvez effectuez pendant la conférence : Associer ou dissocier vos données de connexion Collaboration Agent. Désactiver votre propre son. Lever ou baisser la main. Quitter la communication. 9 Zone Liste des participants Elle affiche la liste des participants à la conférence. 10 Bouton Trier les participants par heure d'arrivée Le volet de chaque participant affiche les éléments suivants : Le nom ou le numéro de téléphone du participant. Une icône qui indique si l'audio du participant est activé ou désactivé. Une icône indiquant si la main du participant est levée. Il affiche les participants par ordre d'arrivée dans la conférence dans la liste des participants. 11 Bouton Trier les participants par rôle Il affiche les participants en fonction de leurs rôles (modérateur, participant et présentateur) dans la liste des participants. 14 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Liste de contrôle d'une conférence Nº Nom Description 12 Bouton Afficher les participants exclus Il affiche les participants qui ont été exclus de la conférence dans la liste des participants. 13 Bouton Quitter la conférence il vous permet de quitter la conférence. 14 Icône de combiné Cette icône indique l'état du participant. Lorsque le participant n'a pas rejoint la conférence audio, l'icône est grise. Lorsque le participant a rejoint la conférence audio, l'icône est blanche. Collaboration Agenticônes Bouton Description Le participant est un intervenant actif. Le participant est un présentateur. Vous devez être l'organisateur de la conférence. Liste de contrôle d'une conférence Le modérateur ou la personne qui organise la conférence doit penser à réaliser par avance les tâches suivantes : N Tâche 1 Créer une liste des adresses électroniques de toutes les personnes invitées à participer à la conférence. Astuce : Pour obtenir l'url de la conférence dans Collaboration Agent. Cliquez sur Informations pour ouvrir le volet d'information et cliquez sur Infos sur l'appel. Vous pouvez ouvrir le panneau si vous n'êtes pas connecté à une conférence. Astuce : Vous pouvez copier le numéro de téléphone, l'url et le code de participant dans un message électronique ou une autre application pour éviter de les taper. Vous ne pouvez pas copier le code de l'hôte pour éviter la publication accidentelle des informations. Vous pouvez clique sur l'icône du presse-papier ( ) pour copier les informations sur la conférence dans le presse-papier. 2 Envoyez un courrier électronique d'invitation comprenant les éléments suivants : Le nom ou le but (ou les deux) de la conférence téléphonique Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 15

Présentation générale N Tâche Date et Heure Les instructions de connexion à Collaboration Agent Les instructions pour se connecter au numéro de pont de la conférence Les instructions pour entrer le code de participant Les instructions pour envoyer des messages et annoter des fichiers et un tableau blanc partagés Des rappels aux présentateurs pour qu'ils chargent leurs documents à partager dans la bibliothèque Remarque : Vous pouvez également effectuer ces actions à l'aide du gadget Programmation de conférence de one-x Portal et de la fonction Programmer une conférence du plugin Avaya Outlook. Pour plus d'informations, consultez le guide de l'utilisateur one-x Portal for IP Office. Ce document est téléchargeable depuis cette adresse : http:// support.avaya.com/ 3 Charger les documents à partager dans la bibliothèque. Afficher la version Collaboration Agent Vous pouvez voir la version actuelle de l'application Collaboration Agent à tout moment. À propos de cette tâche L'objectif de cette tâche consiste à présenter les informations relatives à la version de l'application Collaboration Agent que vous utilisez. 1. Connectez-vous à Collaboration Agent et accédez à une conférence. Vous pouvez accéder à votre propre conférence ou saisir le ou les codes requis pour accéder à une autre conférence. 2. Dans le volet de Collaboration Web, cliquez avec le bouton droit pour afficher un menu d'information. Les informations sur la version apparaissent en haut du menu d'information. Accès à l'aide en ligne Si vous rencontrez des difficultés à réaliser une tâche dans Collaboration Agent, vous pouvez obtenir des instructions utiles quand bon vous semble. 16 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Accès à l'aide en ligne À propos de cette tâche Ce module est destiné à fournir des informations utiles en rapport avec l'application Collaboration Agent. 1. Connectez-vous à Collaboration Agent et accédez à une conférence. Vous pouvez accéder à votre propre conférence ou saisir le ou les codes requis pour accéder à une autre conférence. 2. Dans la fenêtre Collaboration Agent, cliquez sur Informations. 3. Sur le panneau Informations, cliquez sur Documentation. Collaboration Agent ouvre une boîte de dialogue qui contient des renseignements complets sur les tâches courantes et les concepts importants dans Collaboration Agent. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 17

Chapitre 3 : Connexion à et déconnexion de Collaboration Agent Configuration système requise Configuration système requise Pour Collaboration Agent : Adobe Flash version 10.2.0 ou ultérieure Pour Web Collaboration : Java 6 update 18 (1.6.0_18) ou ultérieure. Navigateurs Web et systèmes d'exploitation pris en charge Navigateur Web Internet Explorer 10 et 11 Windows 8 Système d'exploitation Windows 7 Mozilla Firefox version 10 et ultérieure Windows 7 Windows 8 Google Chrome version 17 et ultérieure Windows 7 Safari 5, 6 et 7 pour les appareils Macintosh, sauf ipad et ipod Restrictions Windows 8 OS X 10.7.x Chrome 17 uniquement OS X 10.7, 10.8, 10.9, 10.10 Si vous utilisez Google Chrome avec OS X, il est possible que vous rencontriez des problèmes liés au partage d'écran. Utilisez Safari ou Mozilla Firefox. Pour un fonctionnement optimal de la fonction de partage de documents, votre administrateur doit installer un certificat racine de confiance sur le serveur de collaboration Web. Le certificat racine de confiance doit être signé par une autorité de certification. 18 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Connexion à Collaboration Agent Connexion à Collaboration Agent Vous pouvez vous connecter à Collaboration Agent en qualité d'organisateur ou d'invité. Connexion à Collaboration Agent en qualité d'organisateur de la conférence Préambules Procurez-vous l'adresse de Collaboration Agent auprès de votre administrateur système. 1. Au moyen de votre navigateur Internet, allez à l'adresse Collaboration Agent fournie par votre administrateur système. 2. Dans la fenêtre IP Office Web Collaboration, sélectionnez Se connecter en tant qu'organisateur de conférence. 3. Dans la boîte Nom d'utilisateur, saisissez votre nom d'utilisateur. Remarque : Le nom d'utilisateur doit être identique au nom d'utilisateur de téléphonie défini dans IP Office Manager. 4. Dans la boîte Mot de passe, tapez votre mot de passe. Remarque : Le mot de passe doit être identique au mot de passe de téléphonie défini dans IP Office Manager. 5. Pour conserver vos paramètres de connexion, cochez la case Se souvenir de moi. 6. Cliquez sur Connexion. Se connecter à Collaboration Agent en tant qu'invité À propos de cette tâche Remarque : Si vous souhaitez vous connecter à plus d'une conférence, utilisez un navigateur différent pour chaque conférence. 1. Au moyen de votre navigateur Internet, allez à l'adresse Collaboration Agent fournie par votre administrateur système. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 19

Connexion à et déconnexion de Collaboration Agent Par exemple, https://<ip address or server name>:9443/meeting/, où <IP address or server name> est l'adresse logique IP ou le nom de domaine complet du serveur sur lequel s'exécute Collaboration Agent. 2. Dans la fenêtre Collaboration Agent, sélectionnez Participer à la réunion en tant qu'invité. 3. Entrez le nom que vous souhaitez afficher dans la conférence dans la boîte Nom affiché. (Les informations que vous saisissez ici apparaissent dans la liste des participants.) Vous devez entrer un nom d'affichage, qui sera le nom qui apparaîtra dans le registre. Ce nom doit compter entre 2 et 31 caractères. 4. (Facultatif) Entrez votre numéro de téléphone dans la boîte Téléphone. Le numéro de téléphone doit compter entre sept et 15 chiffres avec des séparateurs en option (espace, virgule «,», tiret «-», ou parenthèses «(» «)») et un signe «+» devant en option. Par exemple, +1 (555) 555 2234. 5. Cliquez sur Connexion. 6. Entrez le code de participant à la conférence que vous souhaitez rejoindre, et cliquez sur Saisir. Si la conférence a démarré, l'onglet Conférence s'ouvre. Si la conférence n'a pas démarré, le message «En attente du démarrage de la conférence» apparaît jusqu'à ce que la conférence débute. 7. (Facultatif) Sélectionnez votre téléphone dans la fenêtre Identifier mon téléphone. La fonction d'association n'est pas disponible pour les téléphones Flare. Si votre téléphone et votre compte Collaboration Agent sont associés automatiquement, la fenêtre Identifier mon téléphone ne s'ouvre pas. 8. (Facultatif) Cliquez sur OK. Déconnexion 1. Pour vous déconnecter d'une conférence Collaboration Agent, cliquez sur le en haut à droite de la fenêtre de la conférence Collaboration Agent. La fenêtre Connexion Collaboration Agent s'affiche. Si vous envisagez de vous connecter à une autre conférence Collaboration Agent, vous pouvez laisser cette fenêtre ouverte. 2. Pour vous déconnecter de Collaboration Agent, cliquez sur Déconnexion dans la fenêtre de connexion de la conférence Collaboration Agent. La fenêtre Connexion Collaboration Agent s'affiche. 20 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Chapitre 4 : Accès à IP Office Web Collaboration Accès à une collaboration Web Vous pouvez accéder à Web Collaboration en qualité d'organisateur de la conférence ou de participant à partir d'un des points de terminaison Avaya suivants : Avaya IP Office one-x Portal Avaya IP Office Outlook Plug-in Avaya Communicator for Windows Avaya Communicator for ipad L'intégration de la collaboration Web avec les points de terminaison de communication Avaya garantit la facilité de la communication. Lorsque vous cliquez sur l'icône de collaboration Web, vous pouvez démarrer directement une session de collaboration sans avoir besoin de saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe de nouveau. Accès à Web Collaboration via le portail des utilisateurs One X Préambules Votre administrateur doit activer Web Collaboration pour vous. Dans la fenêtre one X Portal for IP Office : Pour démarrer une session Web Collaboration en tant qu'organisateur de la conférence, en haut de la fenêtre One X Portal for IP Office, cliquez sur l'icône Collaboration Web. Pour rejoindre la session Web Collaboration d'un contact en tant que participant, dans la zone Répertoir, cliquez sur l'icône Collaboration Web située en regard du nom du contact. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 21

Accès à IP Office Web Collaboration La session Web Collaboration démarre dans une nouvelle fenêtre. Accès à Web Collaboration via le plug-in IP Office Outlook Préambules Votre administrateur doit activer Web Collaboration pour vous. À propos de cette tâche Utilisez cette tâche pour démarrer votre session Web Collaboration en tant qu'organisateur de la conférence. Vous pouvez également rejoindre la session Web Collaboration d'autres utilisateurs en tant que participant. Dans la fenêtre Avaya IP Office Plug-in : Pour démarrer une session Web Collaboration en tant qu'organisateur de la conférence, en haut de la fenêtre Avaya IP Office Plug-in, cliquez sur l'icône Collaboration Web. Pour rejoindre la session Web Collaboration d'un contact en tant que participant, cliquez sur le lien Participer à la conférence web situé en regard du nom de contact. La session Web Collaboration démarre dans une nouvelle fenêtre. Accès à Web Collaboration via Avaya Communicator for Windows Préambules Votre administrateur doit activer Web Collaboration pour vous. 22 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Accès à une collaboration Web Dans la fenêtre Avaya Communicator : Pour démarrer une session de collaboration Web en tant qu'organisateur de la conférence, cliquez sur l'icône Collaboration Web. Pour rejoindre la session de collaboration Web en tant que participant, cliquez sur la fenêtre contextuelle La collaboration est disponible. Remarque : La fenêtre contextuelle La collaboration est disponible est affichée uniquement lorsque l'organisateur de la conférence démarre une session de collaboration Web. La session Web Collaboration démarre dans une nouvelle fenêtre. Accès à Web Collaboration via Avaya Communicator for ipad Préambules Votre administrateur doit activer Web Collaboration pour vous. Pour démarrer une session Web Collaboration en tant qu'organisateur de la conférence ou que participant, dans la fenêtre Avaya Communicator, cliquez sur l'icône Collaboration Web. La session Web Collaboration démarre dans une nouvelle fenêtre. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 23

Chapitre 5 : Gestion de votre participation Lever et baisser la main 1. Pour lever la main, effectuez l'une des opérations suivantes : Faites un clic droit sur votre entrée Collaboration Agent dans la liste des participants. Sélectionnez votre entrée Collaboration Agent dans la liste des participants et cliquez sur. 2. Cliquez sur. Le système affiche l'icône en regard de votre nom dans la liste Participants. 3. Pour baisser la main, effectuez l'une des opérations suivantes : Faites un clic droit sur votre entrée Collaboration Agent dans la liste des participants. Sélectionnez votre entrée Collaboration Agent dans la liste des participants et cliquez sur. 4. Cliquez sur. Le système n'affiche pas l'icône. Désactivation et activation de votre son À propos de cette tâche Vous ne pouvez désactiver et activer que votre propre son. 1. Faites un clic droit sur votre entrée Collaboration Agent dans la liste des participants. 2. Cliquez sur. Lorsque le son de votre téléphone associé est désactivé, l'icône passe au bleu et l'icône de désactivation du son apparaît à coté de votre nom dans la liste des participants. 24 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Récupérer l'instantané de présence Récupérer l'instantané de présence Utilisez l'instantané de présence pour capturer la liste des participants à un instant donné. La liste s'affiche dans une fenêtre contextuelle et comporte les noms et heure d'entrée et de départ des participants. Astuce : L'instantané ne capture la présence qu'à un instant donné de la conférence. Avaya recommande l'utilisation de la fonctionnalité d'enregistrement pour obtenir une représentation précise de l'assistance pendant toute la durée de la conférence. Préambules Activez les fenêtres contextuelles (pop-ups) dans votre navigateur. 1. Cliquez sur le bouton Information. 2. Cliquez sur Participation. Une fenêtre contextuelle comportant la liste détaillée des participants s'affiche. 3. Vous pouvez imprimer la fenêtre ou cliquer avec le bouton droit et choisir Tout sélectionner, puis Copier pour enregistrer la liste dans le presse-papiers. Vous pouvez ouvrir Microsoft Excel et collez la liste. Microsoft Excel conserve le format des colonnes et des lignes. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 25

Gestion de votre participation Exemple Recherche d'utilisateurs Astuce : La liste des participants n'affiche qu'un nombre limité de participants. La fonction de recherche porte sur l'ensemble de la liste. 26 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Exclusion d'une conférence 1. Dans la boîte de recherche de participants, entrez le nom du participant que vous souhaitez trouver. Si vous voulez trouver le modérateur, entrez moderator. À mesure que vous tapez les lettres, le panneau de tous les participants contenant les informations correspondantes s'affiche dans la liste des participants. 2. Pour annuler la recherche et voir tous les participants de la liste des participants, cliquez sur X dans la boîte de recherche des participants. Exemple Si vous tapez «Jo» dans la boîte de recherche, cela mettra en surbrillance : Smith, John Johnson, Steve Joanne Exclusion d'une conférence 1. Dans la liste de participants, cliquez avec le bouton droit sur votre entrée Collaboration Agent. 2. Cliquez sur. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 27

Chapitre 6 : Gestion d'une conférence Ajout d'un participant à une conférence 1. Dans la fenêtre Collaboration Agent, cliquez sur le. 2. Si vous souhaitez appeler un numéro de téléphone : a. Au moyen du pavé de numérotation dans le panneau Ajouter participants, entrez le numéro de téléphone du participant que vous souhaitez ajouter à la conférence. Si le pavé de numérotation n'est pas affiché, cliquez sur au bas du panneau Ajouter participants. b. Cliquez sur le. 3. Si vous souhaitez appeler une adresse URI SIP : Résultat a. Dans la boîte de texte du panneau Ajouter participants, entrez l'adresse URI SIP du participant que vous souhaitez ajouter à la conférence. Si vous ne visualisez pas l'écran SIP dans le panneau Ajouter participants, cliquez sur le bouton SIP en bas du panneau Ajouter participants. b. Cliquez sur le. Si la personne accepte l'invitation, elle apparaît dans la liste des participants. Activation et désactivation du son de certains participants À propos de cette tâche Lors d'une téléconférence, vous pouvez couper le son des participants, si par exemple il y a du bruit à l'endroit où se trouve un participant, ou pour toute autre raison. De façon similaire, vous pouvez activer le son des participants. 1. Dans la liste Participants, cliquez sur le panneau de chacun des participants dont vous voulez désactiver le son. Si vous souhaitez sélectionner tous les participants, cliquez sur. Le panneau du participant sélectionné passe au bleu. 28 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Attribuer et retirer les capacités de présentateur à un participant 2. Pour couper le son des participants : Cliquer sur et sélectionner Désactiver le son, ou Faire un clic droit sur un participant sélectionné et sélectionner Désactiver le son. Lorsqu'un participant est en mode muet, l'icône Muet apparaît sur le panneau du participant dans la liste Participants. 3. Pour rétablir le son des participants : Cliquer sur et sélectionner Désactiver le son, ou Faire un clic droit sur un participant sélectionné et sélectionner Désactiver le son. Lorsque le son d'un participant est réactivé, l'icône Muet apparaît sur le panneau du participant dans la liste Participants. Attribuer et retirer les capacités de présentateur à un participant À propos de cette tâche Par défaut, seul le modérateur peut présenter du contenu aux participants à une conférence. Appliquez cette procédure pour promouvoir un autre participant au rôle de présentateur, de sorte que ce dernier puisse partager des documents, des applications ou un tableau blanc. 1. Dans la liste des participants, cliquez sur le panneau du participant concerné. Le panneau du participant sélectionné passe au bleu. 2. Pour attribuer les aptitudes du présentateur : Cliquez sur et sélectionnez Promouvoir au rôle de présentateur, ou Faites un clic droit sur le participant sélectionné, et sélectionnez de présentateur. Promouvoir au rôle Lorsqu'un participant devient un présentateur, le symbole présentateur apparaît sur le panneau du participant dans la liste. 3. Pour retirer les aptitudes du présentateur : Cliquez sur et sélectionnez Promouvoir au rôle de présentateur, ou Faites un clic droit sur le participant sélectionné, et sélectionnez de présentateur. Promouvoir au rôle Lorsqu'un participant n'a plus le rôle de présentateur, le symbole de présentateur disparaît de son panneau dans la liste des participants et la session de collaboration Web prend fin. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 29

Gestion d'une conférence Promouvoir un participant au rôle de modérateur À propos de cette tâche Cette procédure permet de promouvoir un autre participant au rôle de modérateur pendant une conférence. Important : Cette promotion prend effet immédiatement après que vous avez cliqué sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation. Remarque : Les invités ne peuvent pas devenir modérateurs. 1. Faites un clic droit sur l'entrée Collaboration Agent du participant dans la liste des participants. 2. Cliquez sur Modérateur. 3. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour promouvoir le participant au rôle de modérateur. Le participant devient modérateur. Reprendre le rôle de modérateur À propos de cette tâche Cette procédure vous permet de reprendre le rôle de modérateur au cours d'une conférence. 1. Faites un clic droit sur votre entrée Collaboration Agent dans la liste des participants. 2. Cliquez sur et sélectionnez l'option Assumer le rôle de modérateur. Vous reprendrez le rôle de modérateur. Déconnexion d'un participant 1. Dans la liste des participants, cliquez sur le panneau de chacun des participants que vous souhaitez déconnecter. Si vous souhaitez sélectionner tous les participants, cliquez sur. Le panneau du participant sélectionné passe au bleu. 30 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Supprimer les mains levées 2. Effectuez l'une des opérations suivantes : Résultat Cliquez sur et sélectionnez Retirer de l'appel. Faites un clic droit sur le participant sélectionné et sélectionnez Retirer de l'appel. Tous les téléphones associés aux participants sélectionnés sont exclus de la conférence et les boutons Connecté et Exclu indiquent les numéros mis à jour. Si le téléphone et les données de connexion Collaboration Agent sont associés, les deux ouvertures de session sont exclues, Supprimer les mains levées Les participants peuvent lever la main pendant la conférence pour attirer l'attention du modérateur, par exemple pour poser une question. En tant que modérateur, vous pouvez baisser les mains levées. 1. Dans la liste des participants, cliquez sur le panneau du participant concerné. Si vous souhaitez sélectionner tous les participants, cliquez sur. Le panneau du participant sélectionné passe au bleu. 2. Effectuez l'une des opérations suivantes : Résultat Cliquez sur et sélectionnez Lever la main. Faites un clic droit sur le participant sélectionné, et sélectionnez L'icône Main levée à côté du participant dans la liste disparaît. Lever la main. Verrouillage et déverrouillage de la conférence À propos de cette tâche Si vous êtes connecté en tant que modérateur, vous pouvez verrouiller la conférence pour de nouveaux participants. Une fois que vous avez verrouillé la conférence, les participants ne peuvent plus rejoindre la conférence audio ni la conférence Collaboration Agent. 1. Dans le Collaboration Agent, cliquez sur Conférence. 2. Cliquez sur Verrouiller pour verrouiller la conférence. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 31

Gestion d'une conférence Aucun nouveau participant ne peut se joindre à la conférence audio ni à la conférence Collaboration Agent. «Conférence verrouillée» apparaît dans la barre de mode, le bouton Verrouiller est activé et sa couleur passe au bleu. 3. Cliquez à nouveau sur Verrouiller pour déverrouiller la conférence. De nouveaux participants peuvent se joindre à la conférence. «Collaboration Agent» s'affiche dans la barre de mode, le bouton Verrouiller n'est pas enfoncé et sa couleur passe au noir. 32 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Chapitre 7 : Partage d'informations Présentation de la collaboration Web Les organisateurs et les présentateurs de conférences peuvent partager les informations et contenus suivants : Documents de «Ma bibliothèque» des tableaux blancs virtuels tout ou partie de leur bureau applications Composants de la Collaboration Web Nº Outils Description 1 Outils d'annotation Annote le tableau blanc ou le document partagé. 2 Outils zoom Modifie la taille du contenu de l'écran. 3 Ajuster automatiquement Adapte l'interface de Collaboration Web à la taille de la fenêtre. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 33

Partage d'informations Nº Outils Description 4 Capture d'écran Envoie une capture de l'écran en cours à tous les participants sous forme de fichier JPG qu'ils peuvent télécharger. 5 Outils de navigation Permettent de naviguer dans le contenu partagé. Les boutons changent en fonction du contenu en cours de partage. 6 Arrêter le partage Permet d'arrêter le partage du contenu actuel. 7 Masquer ou afficher le registre Masque ou affiche le registre de la conférence. Gestion de votre bibliothèque Bibliothèque Votre compte dans le système IP Office Web Collaboration met à votre disposition une bibliothèque vers laquelle vous pouvez télécharger des documents, des présentations et des images que vous pourrez partager rapidement au cours des sessions de collaboration Web. Il vous est possible de télécharger les formats de fichier suivants dans la bibliothèque : Adobe Acrobat (.pdf) JPEG (.jpg et.jpeg) portable network graphics (.png) Pour télécharger un fichier vers votre bibliothèque, vous devez d'abord vous connecter à votre compte Web Collaboration, avec Avaya Collaboration Agent depuis un PC ou Avaya Communicator for Windows. Télécharger des documents Préambules Fermez le document avant de le télécharger. Vous ne pouvez pas télécharger un document qui est ouvert sur votre ordinateur. IP Office Web Collaborationne prend pas en charge Microsoft Office. Pour partager un document Microsoft Office, convertissez le fichier au format PDF. Vous devrez peut-être installer un certificat racine de confiance avant de pouvoir télécharger des documents dans la bibliothèque. À propos de cette tâche Si vous souhaitez partager un document depuis la bibliothèque, vous devez le télécharger. 34 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Gestion de votre bibliothèque Vous ne pouvez pas mettre en ligne des documents qui sont chiffrés avec un mot de passe. Votre document doit comporter moins de 300 pages et sa taille doit être inférieure à 6 Mo. De plus, votre bibliothèque est limitée à 10 documents. Vous ne pouvez pas dépasser ce nombre total. 1. Ouvrez votre Bibliothèque de documents. Sur l'écran de connexion à la conférence : cliquez sur Bibliothèque Sur la Collaboration Web : cliquez sur Ma bibliothèque. 2. Cliquez sur Charger. 3. Choisissez le fichier que vous souhaitez télécharger dans la fenêtre Sélectionner fichier à télécharger. 4. Cliquez sur Ouvrir. Affichage des documents dans la bibliothèque Affichage des documents sous forme de miniatures 1. Cliquez sur Ma bibliothèque. 2. Cliquez sur. Les documents s'affichent sous forme d'une série de miniatures. Le nombre de pages ou de diapositives dans le document ou la présentation s'affiche également. Affichage des documents sous forme de liste 1. Cliquez sur Ma bibliothèque. 2. Cliquez sur. Les documents sont affichés sous forme de liste. Renommer des documents Préambules Vous devez être connecté pour pouvoir renommer les documents. 1. Ouvrez votre Bibliothèque de documents. Sur l'écran de connexion à la conférence : cliquez sur Bibliothèque Sur la Collaboration Web : cliquez sur Ma bibliothèque. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 35

Partage d'informations 2. Sélectionnez un document. 3. Cliquez sur Renommer. 4. Saisissez le nouveau nom dans la boîte de dialogue. 5. Cliquez sur Enregistrer. Supprimer des documents Préambules Vous devez être connecté en tant que modérateur, présentateur ou participant pour supprimer des documents. 1. Ouvrez votre Bibliothèque de documents. Sur l'écran de connexion à la conférence : cliquez sur Bibliothèque Sur la Collaboration Web : cliquez sur Ma bibliothèque. 2. Sélectionnez un document. 3. Cliquez sur Supprimer. 4. Cliquez sur OK. Tri des documents 1. Ouvrez votre Bibliothèque de documents. Sur l'écran de connexion à la conférence : cliquez sur Bibliothèque Sur la Collaboration Web : cliquez sur Ma bibliothèque. 2. Cliquez sur la colonne en fonction de laquelle vous souhaitez effectuer le tri. Cliquez à nouveau sur la colonne pour inverser l'ordre de tri. Les fichiers sont triés selon votre choix. Installer le plug-in Collaboration Agent À propos de cette tâche La fonction de collaboration Web nécessite un applet Java pour partager votre bureau et vos applications. En raison des modifications apportées aux navigateurs Web pour résoudre les vulnérabilités de sécurité, votre navigateur Web peut empêcher Collaboration Agent d'invoquer 36 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Installer le plug-in Collaboration Agent l'applet Java pour partager votre bureau. Installez le plug-in Collaboration Agent de sorte que Collaboration Agent n'ait pas besoin de l'applet Java pour le partage de bureau. Remarque : Le plug-in Collaboration Agent est compatible avec les navigateurs 64 bits. 1. Sur Collaboration Agent, cliquez sur Commencer le partage. Remarque : Collaboration Agentvous invite automatiquement à télécharger le plug-in lorsque vous cliquez sur Commencer le partage et choisissez Plein écran, Une partie de l'écran ou Fenêtre de l'application. 2. Depuis la liste déroulante, cliquez sur Télécharger le plug-in de collaboration. Collaboration Agent affiche la fenêtre Partage. 3. Pour installer le plug-in, cliquez sur Télécharger et installer le plug-in. Le pare-feu du système d'exploitation peut afficher un avertissement lorsque vous téléchargez le plug-in. Cliquez sur l'option appropriée pour permettre au pare-feu d'accéder au plug-in. Avertissement : Soyez prudent lorsque vous désinstallez le plug-in. Le système d'exploitation de l'ordinateur ne vous demande pas de confirmer si vous souhaitez désinstaller le plugin. Ne désactivez pas le plug-in. Si vous désactivez le plug-in, Collaboration Agent vous invitera à télécharger de nouveau le plug-in lorsque vous partagerez votre bureau la prochaine fois. Si vous réinstallez le plug-in, le système d'exploitation de votre ordinateur affiche le message suivant : This program might not have installed correctly. Pour utiliser la fonction de collaboration Web sans avoir à télécharger le plug-in, cliquez sur Partager sans plugin. Si vous n'avez pas besoin d'installer le plug-in, Collaboration Agent vous invite à installer de nouveau le plug-in lorsque vous cliquez sur Commencer le partage la prochaine fois. Collaboration Agent continue d'utiliser l'applet Java pour le partage de bureau, ce qui pourrait causer des problèmes lorsque le navigateur Web empêche Collaboration Agent d'invoquer l'applet Java. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 37

Partage d'informations Partage d'un document Partage des documents de la bibliothèque Préambules Si vous souhaitez partager des documents de la bibliothèque, vous devez les télécharger dans «Ma bibliothèque» avant de pouvoir les partager. 1. Cliquez sur Commencer le partage, ou sur Partage. 2. Sélectionner Document de la bibliothèque. La fenêtre Ma bibliothèque s'ouvre. 3. Choisissez le type de document en cliquant sur l'un des onglets : Présentations. Documents. Images. 4. Sélectionnez le document. Si vous souhaitez partager le document depuis une page ou une diapositive en particulier, cliquez sur Prévisualiser et naviguez jusqu'à la page ou la diapositive concernée. 5. Cliquez sur Partager. Résultat L'espace de travail de partage de documents s'ouvre. Navigation dans un contenu partagé Utilisez les touches de navigation pour parcourir les documents partagés. Si vous souhaitez parcourir un document dans votre espace de travail sans changer l'affichage du document partagé, consultez la rubrique Parcourir une présentation en tant que participant à la page 39. Les touches de navigation se trouvent en haut de l'écran, au-dessus du document partagé. Icône Nom Description Ajustement automatique Zoom arrière Zoom avant Adapte l'interface de Collaboration Web à la taille de la fenêtre. Diminue la taille du contenu de l'écran. Augmente la taille du contenu de l'écran. 38 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Partage d'un document Icône Nom Description Liens connexes Commandes d'annotation à la page 44 Curseur d'agrandissement Première diapositive ou page Précédente diapositive ou page Diapositive ou page suivante Dernière diapositive ou page Parcourir le contenu partagé dans une fenêtre contextuelle. Mode miniatures Modifie la taille du contenu de l'écran. Ce curseur fonctionne indépendamment de la fonction ajustement automatique. Va à la première page du document à l'écran. Va à la page précédente du document à l'écran. Va à la page suivante du document à l'écran. Va à la dernière page du document à l'écran. Ouvre une fenêtre séparée contenant la présentation que partage le Présentateur. Vous pouvez parcourir la présentation à votre propre rythme, indépendamment du présentateur. Affiche le numéro de page du document en cours. Ouvre une galerie de miniatures des pages du document pour faciliter la navigation. Cliquez sur une miniature pour ouvrir la page. Pour fermer la galerie sans changer de page, cliquez sur une autre partie de l'écran. Parcourir une présentation en tant que participant Utilisez cette fonction pour parcourir un document partagé indépendamment du présentateur ou du modérateur. À propos de cette tâche Normalement, les participants suivent la présentation au rythme imposé par le présentateur. Cependant, si vous souhaitez la parcourir à votre propre rythme, par exemple si vous voulez revenir à une diapositive précédente, vous pouvez ouvrir la présentation dans une fenêtre distincte sur votre ordinateur. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 39

Partage d'informations 1. Cliquez sur Parcourir en haut de la fenêtre Collaboration Web. La fenêtre de navigation apparaît. Vous pouvez maintenant circuler d'une page à l'autre du document. 2. Quand le document est ouvert : Cliquez sur pour basculer entre affichage plein écran et vue en taille normale du document. Parcourez le document au moyen des touches flèches. 3. Pour fermer la fenêtre, cliquez sur Fermer. La présentation reprend à la page en cours et continue avec le présentateur. Mettre fin au partage de document Cliquez sur Arrêter le partage. Résultat Le document se ferme. Le message «Partage non actif» s'affiche. Le bouton Commencer le partage apparaît dans la fenêtre Collaboration Web. Les avantages du partage de documents par rapport au bureau Les présentateurs peuvent partager des documents et des présentations directement depuis leur bureau, alors pourquoi utiliser la bibliothèque? Voici plusieurs raisons : Les présentateurs peuvent partager depuis n'importe où. Il suffit de se connecter et d'accéder à sa bibliothèque et au contenu de celle-ci depuis n'importe où. Vitesse et qualité. Lorsque vous partagez depuis votre Bibliothèque, les participants bénéficient d'une meilleure résolution et d'une plus grande réactivité que lorsque vous partagez depuis votre bureau. Flexibilité pour les participants. Lorsque vous partagez depuis votre bureau, les participants doivent suivre sur ce qui s'affiche sur votre écran. Mais lorsque vous partagez une présentation depuis votre bibliothèque, les participants peuvent circuler d'une page à l'autre en avant et en arrière. Il en résulte moins de demandes à revenir en arrière et se répéter. Veuillez noter que les participants circulent automatiquement d'une page à l'autre en même temps que votre présentation sauf s'ils essayent expressément d'afficher directement les pages de présentation. 40 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Partage d'un tableau blanc Partage d'un tableau blanc Partage d'un tableau blanc virtuel Utilisez un tableau blanc virtuel pour partager du texte ou des dessins avec d'autres participants. Une fois que le modérateur, ou le présentateur, a ouvert un tableau blanc, d'autres participants peuvent l'utiliser. Astuce : Lorsque vous passez votre pointeur sur l'annotation, une fenêtre contextuelle affiche le nom du participant qui l'a ajoutée. 1. Cliquez sur Commencer le partage, ou sur Partage. 2. Sélectionnez Tableau blanc. Résultat Un tableau blanc virtuel s'ouvre. Il existe différents outils pour vous permettre de créer, supprimer et annoter des tableaux blancs. Pour plus d'informations sur les outils, voir Commandes de commentaire à la page 44. Navigation dans un tableau blanc Icône Nom Description Tableau blanc précédent Affiche le tableau blanc précédent Tableau blanc suivant Titre du tableau blanc: liste des tableaux blancs Affiche le tableau blanc. Affiche le titre du tableau blanc en cours. Affiche une liste des tableaux blancs en cours. Pour afficher un autre tableau blanc, faites votre choix dans la liste. Ajouter un tableau blanc Préambules Il vous faut avoir un partage de tableau blanc en cours. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 41

Partage d'informations Cliquez sur dans la barre d'outils de navigation en haut de l'espace de travail de collaboration. Un nouveau tableau blanc vierge s'affiche. Supprimer un tableau blanc Préambules Il vous faut avoir un partage de tableau blanc en cours. 1. Cliquez sur dans la barre d'outils de navigation en haut de l'espace de travail de collaboration. 2. Cliquez sur OK. Le tableau blanc en cours d'utilisation est supprimé et l'espace de travail de collaboration affiche le tableau blanc précédent. Mettre fin au partage de tableau blanc Cliquez sur Arrêter le partage. Résultat Le tableau blanc se ferme. Le message «Partage non actif» s'affiche. Le bouton Commencer le partage apparaît dans la fenêtre Collaboration Web. Partage d'applications et de bureau Partage d'applications Vous pouvez partager une fenêtre d'application, l'intégralité de votre bureau ou encore une partie de celui-ci. Lorsque vous avez indiqué votre choix, vous devrez peut-être patienter quelques instants avant que le partage ne soit effectif. Une bordure rouge signale la zone partagée. Vous pouvez mettre fin au partage à tout moment en cliquant sur le bouton Arrêter le partage dans la fenêtre Collaboration Web. 42 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Partage d'applications et de bureau Remarque : Le partage d'application n'est pas disponible dans Mac OS 10. Préambules Vous devez activer les fenêtres contextuelles (pop-up) dans votre navigateur pour partager une application. 1. Cliquez sur Commencer le partage, ou sur Partage. 2. Faites votre choix parmi les options suivantes : Fenêtre d'application Écran entier Partie d'écran a. Si vous sélectionnez Fenêtre application, la liste des applications ouverte apparaît dans une fenêtre contextuelle. b. Sélectionnez l'application dans la liste. c. Cliquez sur Partager pour partager l'application. Si vous sélectionnez Totalité de l écran ou Partie de l écran, Collaboration Web commence le partage de l'écran. Le message indiquant Le partage du Bureau est en cours apparaît dans la fenêtre Collaboration Web. Partager les commandes de l'application et du bureau Lors du partage d'une application ou du bureau, vous pouvez annoter l'écran et mettre le partage en pause ou bien le reprendre. Icône Nom Modifier le type de partage (partage de bureau, partage de partie de l'écran, partage d'application). Outil Sélecteur de couleur. Outil Tampon. Outil Stylo. Suspendre le partage. Reprendre le partage. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 43

Partage d'informations Mettre fin au partage d'écran et d'application Cliquez sur : Arrêter le partage, ou sur le bouton Quitter le partage, ou sur Arrêter le partage du bureau dans le menu Partage. Résultat L'application ou le bureau en partage se ferme. Le message «Partage non actif» s'affiche. Le bouton Commencer le partage apparaît dans la fenêtre Collaboration Web. Annotation de contenu Annotations La Collaboration Web offre une gamme d'outils pour annoter le contenu partagé, les applications et les écrans, ainsi que pour dessiner sur un tableau blanc virtuel. Vous pouvez ajouter du texte, des lignes et des tampons pour clarifier ou enrichir le contenu. Un présentateur et un modérateur peuvent annoter tout le contenu partagé. Un participant ne peut annoter qu'un tableau blanc virtuel. Un modérateur ou présentateur peut uniquement annoter le contenu qu'il partage. Les outils disponibles dépendent des contenus en cours de partage ; cependant les icônes restent les mêmes. Commandes d'annotation Les touches d'annotation sont à gauche de l'écran, à côté du contenu partagé. Icône Nom Description Sélectionnez l'outil Sélectionne une annotation. Lorsque la flèche prend la forme d'un index, vous pouvez déplacer l'annotation avec la souris. 44 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Annotation de contenu Icône Nom Description Outil Stylo Dessine à main levée. Outil Marqueur Outil Ligne Menu volant outil Ligne Outil Rectangle Menu volant outil Rectangle. Outil Ellipse Menu volant outil Ellipse. Surligne du texte ou des graphiques. Astuce : Utilisez l'outil de sélection des couleurs pour choisir la couleur de surbrillance. Dessine une ligne droite dans la couleur actuellement sélectionnée. Astuce : Vous avez le choix entre trois épaisseurs de trait à partir du menu volant. Permet de choisir l'épaisseur des lignes. Dessine un rectangle plein ou un contour rectangulaire dans la couleur sélectionnée. Le menu volant vous donne le choix entre rectangle plein et contour. Astuce : Le bouton affiche le type de rectangle. Choisit le type de rectangle : plein ou contour. Dessine une ellipse pleine ou un contour elliptique dans la couleur sélectionnée. Le menu volant vous donne le choix entre ellipse pleine et contour. Astuce : Le bouton affiche le type d'ellipse. Choisit le type d'ellipse : pleine ou contour. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 45

Partage d'informations Icône Nom Description Outil Tampon Insère un tampon de la couleur actuellement sélectionnée. Utilisez cet outil pour attirer l'attention sur les éléments que vous partagez. Outil Texte Astuce : Utilisez l'outil de sélection des couleurs pour choisir la couleur du tampon. Ajoute une annotation de texte dans la couleur actuellement sélectionnée. Vous avez le choix entre trois tailles de texte à partir du menu volant. Astuce : Le bouton affiche la taille du texte. Menu volant texte. Sélectionne la taille du texte : petit, moyen ou grand. Outil Sélecteur de couleur. Sélectionne une couleur d'annotation. Choisissez une couleur dans le menu volant. Astuce : La couleur actuelle est affichée sur le bouton. Outil Supprimer Astuce : Vous ne pouvez pas modifier le texte existant. Vous devez supprimer le texte et en entrer un nouveau. Menu volant Supprimer Outil Supprimer la sélection Outil Supprimer tout Supprime l'annotation sélectionnée. Supprime tous les dessins. 46 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Changement de type de partage Icône Nom Description Capture d'écran Liens connexes Navigation dans un contenu partagé à la page 38 Envoie une capture de l'écran en cours à tous les participants sous forme de fichier JPG qu'ils peuvent télécharger. Changement de type de partage Vous pouvez changer le type d'information que vous partagez au cours du partage. 1. Cliquez sur Partage dans la fenêtre Collaboration. 2. Choisissez l'une des options du menu contextuel : Document de la bibliothèque Totalité de l écran Partie de l écran Fenêtre application Tableau blanc Partager le document précédent Résultat Le type de partage change en conséquence. Envoi d'une capture d'écran Vous pouvez envoyer une capture de l'écran en cours à tous les participants sous forme de message. Préambules Vous devez être un modérateur ou un présentateur pour envoyer une capture d'écran. Vous devez commencer le partage avant de pouvoir envoyer une capture d'écran. 1. Cliquez sur Commencer le partage, ou sur Partage. 2. Cliquez sur. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 47

Partage d'informations Une fenêtre de confirmation s'ouvre. 3. Cliquez sur Oui pour envoyer la capture d'écran. Résultat Tous les participants reçoivent la capture d'écran dans un message sous forme de pièce jointe JPEG. 48 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Chapitre 8 : Envoi de messages lors d'une conférence La fenêtre Messages La fenêtre Messages contient une liste de messages envoyés par le modérateur et les participants lors de la conférence. Il y a aussi un champ pour la saisie de texte pour les messages. Vous pouvez entrer un maximum de 1024 caractères dans ce champ. Vous pouvez coller un message texte dans le champ. Vous pouvez également coller l'url du site Web. Les messages s'affichent avec le nom de leur expéditeur ainsi que l'heure à laquelle le message a été envoyé. Le message le plus récent est à la fin de la liste. Vous pouvez envoyer un message à tous les participants. Illustration 1 : La fenêtre Messages Ouverture de la fenêtre Messages Cliquez sur Messages. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 49

Envoi de messages lors d'une conférence La fenêtre Messages s'ouvre. Envoi d'un message 1. Ouvrez la fenêtre Messages. 2. Entrez votre message dans l'espace dédié en bas de la fenêtre Messages. 3. Cliquez sur Envoyer. Le message s'affiche brièvement dans une fenêtre contextuelle. Les participants peuvent cliquer sur la fenêtre contextuelle pour ouvrir le message, ou ouvrir la fenêtre Messages. Le message apparaît dans la liste avec votre nom et l'heure à laquelle vous avez envoyé le message. Les autres participants à la conférence voient le nombre mis à jour des messages non lus. 50 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent Décembre 2014

Chapitre 9 : Gestion des comptes rendus de réunion Comptes rendus des réunions Tous les utilisateurs peuvent enregistrer et modifier les comptes rendus des réunions qui sont disponibles pour lecture ultérieure. Le modérateur peut aussi créer un rapport adapté à l'envoi par email vers tous les participants, contenant certains ou tous les éléments des comptes rendus des réunions. Vous pouvez classer vos comptes rendus de réunion dans les catégories suivantes : Notes Mots-clés Actions Questions Illustration 2 : Fenêtre des comptes rendus Interface des comptes rendus Nom Entrez ici le texte Bouton Afficher Description le texte que vous souhaitez faire apparaître dans la note. Description Ouvrir le menu Afficher pour filtrer les notes selon leur type. Décembre 2014 Utilisation de IP Office Web Collaboration Agent 51