Perfectionnement au logiciel de traitement de texte Word (2000) : publipostage

FUNDP CeFIS Département Éducation et Technologie rue de Bruxelles, 61 B-5000 Namur (Belgique) Tél : 081 725060 Fax : 081 725064 Télex : 59 222 FAC NAM B E-mail : cefis@fundp.ac.be URL : http://www.det.fundp.ac.be/cefis/ Perfectionnement au logiciel de traitement de texte Word (2000) : publipostage CeFIS 2004 1. Concepts prérequis essentiels...1 1.1 Les champs...1 1.2 Les tableaux...1 2. Vocabulaire...1 3. Principe du publipostage...2 4. Document principal et fichier de données pour des lettres types...3 4.1 Création du document principal...3 4.2 Si le fichier de données existe déjà...3 4.2.1 Forme du document contenant les données...3 4.2.2 Choix du fichier de données...4 4.3 Si le fichier de données n'existe pas encore...5 4.3.1 Création directe du tableau des enregistrements...5 4.3.2 Création à l'aide des outils fournis pour le publipostage...5 4.4 Modifier le document principal en y incluant champs et mots clés...7 4.5 Le rôle des mots clés...7 4.5.1 Si...alors...sinon......7 4.5.2 Remplir...8 4.5.3 Demander...9 4.5.4 Suivant...11 4.6 Exiger un tri des enregistrements lors de la fusion...11 4.7 Filtrer les enregistrements lors de la fusion...12 4.8 Lancer la fusion en créant un document reprenant l'ensemble des lettres...12 4.9 Divers...13 4.9.1 Pour faire apparaître les données au sein du document principal (avant fusion)13 4.9.2 Faire apparaître les codes des champs...13 5. Etiquettes...13 5.1 Créer le document principal reprenant les étiquettes...13

5.1.1 Choisir de créer des étiquettes...13 5.1.2 Choix du type d'étiquettes...14 5.1.3 Création du contenu des étiquettes...15 5.1.4 Modifications au tableau reprenant les étiquettes...15 6. Catalogue...16 6.1 Créer le document principal qui fournira le catalogue...16 6.1.1 Préciser qu'il s'agira d'un catalogue...16 6.1.2 Préciser le fichier de données qui sera utilisé...16 6.1.3 Modifier le cas échéant le fichier de données...17 6.1.4 Insérer des champs de fusion et des mots clés dans le document principal...19 6.2 Fusionner pour obtenir le catalogue...20

1 1. Concepts prérequis essentiels 1.1 Les champs Ce que c'est : un nom (en anglais : CREATEDATE, FILENAME, PAGE,...) un contenu variable (date de création du document, nom du fichier,...); comment remettre à jour les champs : sélection puis F9 comment passer de l'affichage du nom du champ à celui de son contenu (et réciproquement) :sélection puis Maj F9 la manière dont les champs peuvent être visualisés dépend de choix faits pour l'affichage : Outils Options Affichage : une trame grisâtre peut apparaître de manière permanente ou seulement quand on approche le pointeur souris; on peut aussi ne rien avoir comme trame; Word note toujours les champs en plaçant entre accolades le nom du champ ainsi qu'une série de paramètres décrivant certains choix effectués; quelques exemples : valeur nom du champ date (de création) lundi 29 mars 2004 { CREATEDATE \@ "dddd d MMMM yyyy" \* MERGEFORMAT } date (impression) 15 avril 2004 { PRINTDATE \@ "d MMMM yyyy" \* MERGEFORMAT } nom du fichier publi_synth.doc { FILENAME \* MERGEFORMAT } numéro de page 1 { PAGE \* MERGEFORMAT } 1.2 Les tableaux Ils seront utilisés dans les opérations de publipostage, à la fois pour structurer la série des enregistrements constituant le fichier de données et pour modifier le document principal lors de la confection d'étiquettes. 2. Vocabulaire fichier de données : document constitué d'un tableau reprenant en 1 ère ligne les intitulés des divers champs 1 et dans les lignes suivantes les contenus de ces champs pour chacun des enregistrements; document principal : document qui comporte du texte, des noms de champs (correspondants aux intitulés présents dans le fichier de données), des mots clés,...; ce document principal est le moule sur lequel seront créés la série des documents résultant de la fusion; 1 Champ a ici deux acceptions : une des rubriques décrivant un enregistrement (champ au sens des bases de données), mais aussi champ au sens de Word (comme rappelé ci-dessus).

enregistrement : la succession des valeurs correspondants aux divers champs. 2 3. Principe du publipostage Document principal du texte des références aux champs présents dans le fichier de données des mots clés (champs pour Word) faisant usage de champs présent dans le fichier de données Par exemple : { IF { MERGEFIELD Sexe } = "M" "Monsieur" "Madame" } { MERGEFIELD Prénom } { MERGEFIELD Nom } Fichier de données Un tableau (ou équivalent) comportant en première ligne les noms des champs dans les lignes suivantes, les enregistrements précisant à chaque fois les contenus des champs Par exemple : Champs Sexe Prénom Nom M Jean Dupont F Eva Dupuis F Anne Durant M Pol Dubois Enregistrement Tri FUSION Sélection Série de sections (ou série de paragraphes) au sein d'un document autant que d'enregistrements (sélectionnés) au sein du fichier de données triés reprenant le texte invariable du document principal, le texte variant et le texte correspondant au contenu des champs, successivement pour les divers enregistrements On peut ainsi créer une série de lettres un catalogue des étiquettes

4. Document principal et fichier de données pour des lettres types 3 4.1 Création du document principal C'est donc le document qui va servir de "moule" pour les lettres résultant de la fusion. Outils Publipostage Lettres types... En général : Fenêtre active Fermer Apparaît alors une barre d'outils propre au mode fusion (avec la plupart des boutons encore inactifs): 4.2 Si le fichier de données existe déjà 4.2.1 Forme du document contenant les données En général, un tableau reprenant les divers enregistrements autant de colonnes que de champs

les cellules de la première ligne donnent les noms des champs Noms des champs 4 Nom Prénom Sexe rue Code et localité Dupont Jules M rue de la Gare, 22 5000 Namur Haddock Archibald M rue du Château, 20 5448 Moulinsart Sanzot Amélie F Grand-Place, 11 5449 Bédange Tournesol Tryphon M rue Courte, 44 5447 Mélange Contenu d'un champ Enregistrement 4.2.2 Choix du fichier de données ou Outils Publipostage puis Obtenir les données Ouvrir la source des données

5 on choisit le fichier de données et on a alors un avertissement : Modifier le document principal (Cf. plus loin) 4.3 Si le fichier de données n'existe pas encore On va créer ce fichier de données. 4.3.1 Création directe du tableau des enregistrements On peut créer directement le tableau reprenant les enregistrements constituant les données : autant de colonnes que de champs les cellules de la première ligne contiennent les noms des champs les lignes suivantes contiennent les valeurs des divers champs (Cf. Page 4) Ce fichier de données étant créé, on l'enregistre et on est ramené au point 4.2 "Si le fichier de données existe déjà", page 3. 4.3.2 Création à l'aide des outils fournis pour le publipostage ou Outils Publipostage puis Obtenir les données Créer la source de données on supprime des champs et on en crée à partir de ce qui est proposé :

6 on peut supprimer de la liste certains des champs proposés on peut ajouter des intitulés de champs (pas d'espace dans ces intitulés, le symbole de soulignement est permis) on peut réordonner les champs on enregistre ensuite le document qui contiendra les données (fenêtre habituelle pour l'enregistrement) on a alors Modifier la source des données on peut alors compléter les diverses rubriques (champs) des enregistrements à créer; à chaque fois qu'un enregistrement est complet, on clique Ajouter on peut parcourir les enregistrements grâce aux flèches.

4.4 Modifier le document principal en y incluant champs et mots clés On va inclure dans le document principal du texte comme habituellement des champs "de fusion" émanant du fichier de données, 7 des mots clés Le texte, quel qu'il soit, peut bien entendu être mis en forme (directement ou par l'intermédiaire de styles). 4.5 Le rôle des mots clés 4.5.1 Si...alors...sinon... Insérer un mot clé Si... alors... sinon... Pour inclure des portions de texte variables selon la valeur d'un champ Le champ (au sens de Word) inséré au sein du document est { IF { MERGEFIELD Sexe } = "M" "Monsieur" "Madame" }

4.5.2 Remplir Insérer un mot clé Remplir Pour inclure au sein du document, à l'endroit où le curseur est placé, une portion de texte précisée pour chacun des enregistrements, lors de la fusion 8 le champ suivant est inséré : { FILLIN "Donnez la somme due" \d "30" } Le message d'invite s'adresse à l'utilisateur qui le verra apparaître lors de la fusion; le texte par défaut lui sera proposé, et pourra être accepté ou modifié. On peut inclure au sein du champ FILLIN (en copiant/collant) par exemple les champs { MERGEFIELD Prénom } { MERGEFIELD Nom } (prénom et nom correspondant à chaque enregistrement) pour obtenir comme champ : { FILLIN "Donnez la somme due par { MERGEFIELD Prénom } { MERGEFIELD Nom }" \d "30" } ce qui donnera par exemple lors de la fusion : Pour couper/ coller les champs { MERGEFIELD Prénom } et { MERGEFIELD Nom}, au sein du champ { FILLIN "Donnez la somme due" \d "30" }, il faut d'abord les insérer dans le document par Ce processus qui fait usage de la possibilité de "Remplir" peut être extrêmement fastidieux, puisque pour chaque enregistrement, il y aura arrêt lors de la fusion pour qu'on complète à chaque fois le champ FILLIN (Remplir).

4.5.3 Demander Insérer un mot clé Demander Comme pour Remplir, mais le texte fourni pour chaque élément lors de la fusion est placé dans un signet auquel on peut faire des renvois au sein du document principal. 9 Un champ et un signet sont alors insérés dans le document : { ASK A_apporter "Plat à apporter pour le pique-nique par" \d "salade"} le signet est signalé par des symboles [ ] Assez souvent (et c'est le cas pour le champ ASK (Demander)) rien ne signale au sein du texte la présence de ce type de champ. Il faut sélectionner l'ensemble du texte et frapper Maj F9 pour voir apparaître ces champs. On peut aussi donner les commandes Outils Options Affichage et cocher Code de champ Les signets servent en général à marquer une portion de texte (pour pouvoir y référer). Ils sont rendus visible sous forme de crochets [ ] pour autant qu'on ait choisi Outils Options Affichage et coché Signet On peut aussi copier au sein du champ Demander (ASK) le prénom et nom ({MERGEFIELD Prénom } { MERGEFIELD Nom }) pour obtenir : { ASK A_apporter "Plat à apporter pour le pique-nique par { MERGEFIELD Prénom } { MERGEFIELD Nom }" \d "salade"} Le signet A_apporter sera rempli pour chaque enregistrement lors de la fusion. On pourra référer à son contenu grâce à des renvois faits au sein du texte. Pour insérer un tel renvoi, on donne Insertion Renvoi et on choisit Signet comme Catégorie puis on sélectionne A_apporter

10 Un champ { REF A_apporter \h } est alors placé au sein du texte : il fera afficher le contenu du signet A_apporter (lui-même rempli lors de la fusion). Le document principal pourrait être du type : Lors de la fusion, on obtient un arrêt pour chaque enregistrement : puis

11 etc.. Ce qui donnera des lettres types : et 4.5.4 Suivant Insérer un mot clé Suivant Pour passer directement à l'enregistrement suivant. 4.6 Exiger un tri des enregistrements lors de la fusion Pour que les lettres générées lors de la fusion sortent dans un certain ordre. ou Outils Publipostage puis Options de requêtes puis l'onglet Trier les enregistrements

12 Lors de la fusion, les lettres sortiront triées comme demandé. 4.7 Filtrer les enregistrements lors de la fusion On ne retient que certains des enregistrements pour générer la série de lettres : ou Outils Publipostage puis Options de requêtes puis l'onglet Filtrer les enregistrements 4.8 Lancer la fusion en créant un document reprenant l'ensemble des lettres : la fusion vers un document est lancée ou bien ou Outils Publipostage puis Fusionner pour avoir

13 Il est très hasardeux de lancer directement l'impression de la série de lettres en utilisant. Il est plus prudent de créer un document reprenant la série des lettres (chacune constitue une section) par. On pourra ensuite vérifier rapidement les lettres avant de lancer l'impression du document qui les reprend. 4.9 Divers 4.9.1 Pour faire apparaître les données au sein du document principal (avant fusion) Il s'agit de faire en sorte que les champs de fusion et les champs correspondants aux mots clés fassent apparaître leur contenu (leur valeur) plutôt que leur nom. On voit ainsi, avant de procéder à la fusion, ce que donnent les champs insérés dans le texte du document principal. C'est le bouton qui va le permettre. On peut alors parcourir les divers enregistrements par : Pour parcourir les enregistrements 4.9.2 Faire apparaître les codes des champs On sélectionne les champs concernés et on tape Maj F9 (touche de fonction). Cette combinaison fait passer du code de champ à son contenu et réciproquement. La touche F9 met à jour les champs sélectionnés. 5. Etiquettes 5.1 Créer le document principal reprenant les étiquettes 5.1.1 Choisir de créer des étiquettes Outils Publipostage Créer et on choisit Etiquettes de publipostage Ensuite : Fenêtre active On précise ensuite quel est le fichier de données (comportant les enregistrements) ou on le crée (comme pour les lettres). Puis on a

5.1.2 Choix du type d'étiquettes Puis on choisit le format d'étiquettes : 14 Plusieurs centaines de formats sont disponibles. On peut se renseigner plus précisément sur le format en choisissant Détails. On peut aussi définir un format spécifique : Nouvelle étiquette On précise tous les paramètres. Puis OK et OK

5.1.3 Création du contenu des étiquettes 15 On va y insérer des champs de fusion et du texte habituel. A noter : on ne peut pas insérer de mots clés au sein de l'étiquette. Pour les choix de mise en forme de caractères ou de paragraphes, on sélectionne, puis on effectue un clic droit (pour obtenir un menu contextuel) et on choisit Police ou Paragraphe Un tableau est alors créé. 5.1.4 Modifications au tableau reprenant les étiquettes Il peut être important de préciser que les marges des cellules sont nulles : Tableau Propriétés du tableau Tableau Options et préciser 0 pour les diverses marges. On a alors et en faisant apparaître les codes de champs :

16 On notera le champ Suivant (Next). C'est seulement à ce moment qu'on peut insérer d'autres mots clés comme if... then... else... etc. On termine par le choix du tri et du filtrage puis par la fusion. Il est souvent nécessaire d'ajuster les tailles des lignes et colonnes du tableau constituant le document principal qui produira les étiquettes. 6. Catalogue 6.1 Créer le document principal qui fournira le catalogue 6.1.1 Préciser qu'il s'agira d'un catalogue Outils Publipostage Créer et on choisit Catalogues Ensuite : Fenêtre active 6.1.2 Préciser le fichier de données qui sera utilisé On clique ensuite sur

17 au sein de la barre d'outils "Fusion et publipostage". On choisit qu'on veut préciser la source des données (si elle existe déjà) Et on choisit le fichier (document) de données : 6.1.3 Modifier le cas échéant le fichier de données On va ici ajouter un champ qui comportera une "photo" correspondant à chacun des enregistrements. Cette modification du document fournissant les données (enregistrements) est évidemment possible également dans le cas de la création de lettres ou d'étiquettes. Pour cela : On demande à modifier la source des données (sur la barre d'outils Publipostage) Puis Afficher la source

18 Pour avoir : On notera l'apparition de la barre d'outils "Base de données" Puis on choisit d'organiser les champs : Puis on donne le nom du nouveau champ à ajouter : Puis Ajouter

19 Si on a pu par exemple copier une photo dans le presse-papiers, on peut coller ce dernier dans la cellule souhaitée (après avoir, s'il le faut, redimensionné le tableau de données) On peut ensuite retourner au document principal (après avoir collé toutes les photos) : 6.1.4 Insérer des champs de fusion et des mots clés dans le document principal Après le choix du fichier source des données, on a en général : qui invite à placer dans le document principal (futur catalogue), des champs de fusion et/ou des mots clés. On crée alors ce document en y insérant du texte, des champs de fusion, des mots clés,... Par exemple :

20 6.2 Fusionner pour obtenir le catalogue On peut alors procéder à la fusion qui va engendrer le catalogue : On peut aussi trier ou filtrer les enregistrements qui seront retenus pour la constitution du catalogue : Et on choisit les critères de tri et/ ou de filtrage :

21 Puis OK et Fusionner pour obtenir :