PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE L AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE L OUTAOUAIS TENUE LE JEUDI 1 er NOVEMBRE 2012 À 18 HEURES. PRÉSENCES : Pierre Roberge Guy Morissette Roxanne Lauzon Melvin Jomphe Diane Nault Jean-Marc Sauvé Marcel Rény Claude Landry Gail Ryan Marie-Claude Sirois Denis Girouard Micheline Labranche ABSENCE : Isabelle Sabourin PERSONNES-RESSOURCES : Stéphane Lance Denis Chénier Judith Daoust Hélène Dupont André Charrette André Lussier Marie-France Bégis ASSISTANCE : 9 personnes SECRÉTAIRE DE SÉANCE : Monique Cadieux 1. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 2. SÉANCE DU CONSEIL D ADMINISTRATION 2.1. Procès-verbal de la rencontre du 20 septembre 2012 2.2. Tableau des suites de la rencontre du 20 septembre 2012 3. DOSSIERS MAJEURS 3.1. Direction de l enseignement médical en Outaouais (DEMO) Présentation 3.2. Rapport sur les travaux du Comité de vigie de la mission régionale en santé mentale suite à l intégration du CH Pierre-Janet au CSSS de Gatineau Présentation 3.3. Opération d optimisation dans l utilisation des ressources États des travaux 3.4. Plan régional d effectifs médicaux (PREM) en omnipratique 2013 Décision 3.5. Répartition du budget en lien avec le coût de système spécifique 2012-2013- Décision 3.6. Budget 2012-2013 pour le programme Y APP - Décision 4. PÉRIODE PUBLIQUE DE QUESTIONS 5. RAPPORT DU PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL - 70-
6. AFFAIRES COURANTES 6.1. Modification au Règlement concernant les modalités de désignation des membres et des règles de fonctionnement de la Commission infirmière régionale de l Outaouais (RE-C-9) Décision 6.2. Appréciation de la contribution du Commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services 7. CORRESPONDANCE 8. DÉPÔT DE DOCUMENT 9. LEVÉE DE LA SÉANCE Le président souligne la présence de trois stagiaires en gestion de la santé de l Université du Québec en Outaouais et leur souhaite la bienvenue. 1. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR L ordre du jour est adopté tel quel. 12-57 SUR PROPOSITION dûment faite par M. Reny, appuyée par J.M. Sauvé, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : D ADOPTER l ordre du jour tel quel. 2. SÉANCE DU CONSEIL D ADMINISTRATION 2.1. Procès-verbal de la séance du 20 septembre 2012 Le procès-verbal est adopté tel quel. 12-58 SUR PROPOSITION dûment faite par D. Naut, et appuyée par D. Girouard, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : D ADOPTER le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil d administration du 20 septembre 2012 tel que déposé. 2.2. Tableau des suites de la rencontre du 20 septembre 2012 Le tableau des suites, composé des éléments suivants, est déposé et tous les suivis ont été effectués. Les deux rapports annuels ont été reçus au MSSS. 3.1 Élection des officiers et membres des comités 3.2 Rapport annuel de gestion 2011-2012 3.3 Rapport annuel du Commissaire aux plaintes 6.1 Nomination d un président du processus de désignation à la Commission infirmière régionale et détermination 6.2 Régime d emprunt à long terme Financement Québec 6.4 Nomination d un auditeur indépendant 6.5 Nomination d un substitut au commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services - 71-
3. DOSSIERS MAJEURS 3.1. Direction de l enseignement médical en Outaouais (DEMO) Le docteur Gilles Brousseau, directeur régional de l enseignement médical, CSSS de Gatineau, et vice doyen adjoint à l enseignement de la médecine, Université McGill, Campus santé Outaouais, présente la nouvelle Direction de l enseignement médical en Outaouais (DÉMO). Cette nouvelle Direction sera sous la gouverne du CSSS de Gatineau et aura une mission locale, régionale et universitaire. Il explique son nouveau rôle et son mandat en tant que directeur médical, et présente la structure proposée. Les éléments suivants ont fait l objet de questions ou de commentaires : J.-M. Sauvé soulève une question concernant les stages pour le volet francophone de l Université d Ottawa. Dr Brousseau répond qu on maintient ce partenariat, mais qu il n est pas exclusif. Il précise qu on accueille des externes provenant d autres milieux, principalement du Québec, et le nombre de places est évolutif et non exclusif au RUIS McGill. On a également réduit le nombre de stages attribués aux étudiants de l Université d Ottawa pour prioriser nos étudiants de McGill. Chaque année, les ententes de services avec l Université d Ottawa sont réévaluées. M. Reny s informe des développements pour la 1 ère et 2 ème année en formation fondamentale. Dr Brousseau répond qu un nouveau curriculum sera mis en place à l Université McGill l an prochain, ce qui permettra éventuellement de développer ce volet en Outaouais. G. Ryan demande comment cette nouvelle Direction influencera la dynamique des places disponibles. Dr Brousseau répond que l orientation de cette Direction est régionale, et qu elle va favoriser la reconnaissance du milieu tout en assurant une présence de l Outaouais auprès de McGill en tant que partenaire important. 3.2. Rapport sur les travaux du Comité de vigie de la mission régionale en santé mentale suite à l intégration du CH Pierre-Janet au CSSS de Gatineau G. Morissette fait un bref retour sur l historique de l intégration du CHPJ au CSSS de Gatineau, qui est entrée en vigueur le 29 janvier 2012. Pour assurer la mission régionale en santé mentale, un Comité de vigie a été constitué, tel que prévu à l entente administrative. André Lussier, conseiller cadre à l Agence, vient faire état des travaux de ce Comité. A. Lussier fait d abord un retour sur la démarche depuis son départ, parle des livrables et des différents comités qui ont été créés pour piloter la démarche d intégration. Il passe en revue le rapport des travaux du Comité de vigie et parle de la prochaine rencontre prévue en janvier 2013, alors que le Comité évaluera une première mesure des indicateurs. Deux principales questions sont soulevées par le Comité : Comment entretenir les liens avec les partenaires Les canaux de communication - 72-
Le PDG conclut cette présentation en soulignant que l intégration était et demeure la meilleure solution pour favoriser l accès de la population aux soins en santé mentale. Les éléments suivants ont fait l objet de questions ou de commentaires : G. Ryan estime que l accès aux spécialistes demeure difficile et relie cette constatation à la situation en santé mentale. Par contre, elle souligne les bons coups tels que la standardisation du risque et du niveau de surveillance du patient. Le PDG se dit d accord avec ce commentaire et ajoute qu il y a des dynamiques nationales, autant que régionale, dans l organisation de services. La situation n est pas nécessairement plus favorable dans l ensemble du Québec. M. Reny parle de la collaboration entre les spécialistes et les généralistes. Le PDG souligne que les membres du Comité de vigie doivent discuter en janvier 2013 de l organisation médicale. 3.3. Opération d optimisation dans l utilisation des ressources A. Lussier fait un retour sur l opération optimisation dans son ensemble depuis 2011-12. Il présente un état de situation sur les travaux en cours et ceux à venir. Il explique le contexte de la démarche provinciale et régionale, parle des orientations du cadre régional, les rôles de l Agence, des projets nationaux (24 projets) qui se retrouvent dans l entente de gestion annuelle. Il parle de l approche LEAN qui s intègre de plus en plus dans de nombreux secteurs et dans les établissements. Un Comité de pilotage optimisation a été mis en place dès le départ et assure, entre autres, le suivi des projets nationaux régionalisés en 2013-14. G. Morissette souligne que ce dossier reviendra périodiquement au CA pour des mises à jour. Les éléments suivants ont fait l objet de questions ou de commentaires : M. Labranche soulève trois questions : 1. En dépit des mérites d une telle démarche, est-ce que la résistance des groupes d intérêt devient un enjeu? 2. Est-ce qu on prévoit une stratégie de sensibilisation du public à cette démarche? 3. Est-ce que le secteur privé est impliqué comme partenaire? En réponse à la question 1, les établissements travaillent de concert avec différents partenaires tels que les syndicats et les communautés médicales. En réponse à la question 2 concernant une stratégie de communication, le Comité de pilotage optimisation travaille actuellement à développer une stratégie au plan régional qui impliquerait tous les établissements. - 73-
En réponse à la question 3, le recours au privé relève d une orientation gouvernementale et il faut donc traiter leur contribution potentielle avec prudence. M. Labranche est satisfaite de ces réponses et suggère de structurer une stratégie de communication. G. Morissette prend note de cette observation et va en tenir compte. * Le président suggère de passer à la période de question compte tenu de l heure, et de revenir au point 3.4 par la suite. 3.4. Plan régional d effectifs médicaux (PREM) en omnipratique 2013 Régis Morin, directeur à la Direction des affaires médicales, présente le Plan régional des effectifs médicaux en omnipratique pour 2013, tel que signifié par le Ministre. Il fournit des détails sur le recrutement autorisé pour la région de l Outaouais. Les éléments suivants ont fait l objet de questions ou de commentaires : J.M. Sauvé demande si on a suffisamment d AMP (activité médicale particulière). G. Morissette lui répond affirmativement, et explique, sans entrer dans les détails de ce système complexe, qu il y a des règles de gestion clairement définies pour les PREM et les AMP. * M. Reny et M. Jomphe quittent la séance. Il est 20 h. En terminant sa présentation, R. Morin parle de la journée carrière et des autres activités de recrutement réalisées annuellement. À l Agence, une personne travaille à temps plein à la préparation ou la tenue d activités pour le recrutement. Le président ajoute que pour le PREM 2013, l Outaouais se situe au 4 e rang au Québec en termes de postes autorisés; il y voit là une reconnaissance du ministère de la grande pénurie de médecins dans notre région. En réponse à une question de M. Labranche, G. Morissette indique que les médecins pratiquant dans la région viennent de partout, et pas nécessairement d Ottawa. G. Ryan s enquière des sources de données pour faire un plan de main d œuvre médicale. On lui répond que les plans sont basés sur des données historiques, qui sont mises à jour aux 3 à 4 ans suite à un sondage de tous les médecins en place quant à leurs activités. CONSIDÉRANT le plan régional d effectifs médicaux 2013 présenté; CONSIDÉRANT les besoins identifiés par les Centres de santé et de services sociaux de l Outaouais dans le cadre de la distribution des plans d effectifs médicaux locaux pour l organisation des services médicaux de 1 re ligne en Outaouais; CONSIDÉRANT l importance d établir et de mettre en place des structures facilitant l organisation des services médicaux de 1 re ligne sur tous les territoires des Centres de santé et de services sociaux de l Outaouais; - 74-
CONSIDÉRANT le vieillissement de la main-d œuvre médicale sur tous les territoires et la nécessité de recruter pour réduire l impact des prochains départs de médecins; CONSIDÉRANT l impact du recrutement médical sur les services d urgence de l Outaouais et la consolidation du réseau d accessibilité en 1 re ligne; 12-59 SUR PROPOSITION dûment faite par D. Nault et appuyée par G. Ryan, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : QUE le Conseil d administration de l Agence de santé et de services sociaux de l Outaouais supporte le plan régional d effectifs médicaux 2013 proposé par le ministre Hébert et la distribution des plans d effectifs locaux effectué par le Département régional de médecine générale de l Outaouais. 3.5. Répartition du budget en lien avec le coût de système spécifique 2012-2013 Le 26 avril dernier, le CA de l Agence adoptait la répartition de l enveloppe budgétaire pour les établissements de la région, dont un budget de 2,6 M$ pour couvrir les coûts de système spécifique, pour les dépenses de nature incontrôlable, principalement dans le milieu hospitalier (médicaments et fournitures médicales). Denis Chénier, directeur à la Gestion des ressources, explique la méthode de répartition de cette enveloppe. On dénote une stabilité à cet effet depuis quelques années et il indique que l analyse des budgets détaillés de l exercice 2011-2012 n a démontré aucune augmentation significative de ces coûts. Un tableau sur la répartition du coût de système spécifique 2012-2013 est présenté aux membres du CA. D. Chénier indique qu après consultation auprès des DG des établissements, il a été convenu de répartir cette enveloppe au prorata du budget net des CSSS pour leur permettre de faire face à différents types de coût de nature incontrôlable provenant de plusieurs sources. CONSIDÉRANT les fonctions de l'agence d'allouer les budgets de fonctionnement aux établissements de la région de l'outaouais; CONSIDÉRANT que l'enveloppe du coût de système spécifique doit couvrir des coûts spécifiques de nature incontrôlable, principalement du milieu hospitalier; CONSIDÉRANT que l'ensemble des centres de santé et de services sociaux (CSSS) font face à différents types de coûts de nature incontrôlable; CONSIDÉRANT les commentaires obtenus des directrices générales et directeurs généraux des établissements de la région; 12-60 SUR PROPOSITION dûment faite par M.C. Sirois et appuyée par R. Lauzon, IL EST UNANIEMENT RÉSOLU : - 75-
DE répartir le budget du coût de système spécifique au prorata du budget net de chaque CSSS de la région tel que présenté au tableau ci-joint. 3.6. Budget 2012-2013 pour le programme Y APP Hélène Dupont présente le dossier sur le programme Y APP (Y a personne de parfait), programme d éducation et de soutien à l intention des parents qui ont des enfants âgés de moins de cinq ans. Elle indique que le budget n a pu être adopté en même temps que celui des organismes communautaires car l enveloppe provient du gouvernement fédéral. Elle présente un tableau décrivant la répartition des montants aux organismes offrant ce programme pour l année 2012-2013. CONSIDÉRANT l enveloppe budgétaire allouée à la région de l Outaouais; CONSIDÉRANT les fonctions de l Agence de santé et des services sociaux Outaouais (l Agence) d octroyer des subventions aux organismes communautaires de la région de l Outaouais; CONSIDÉRANT l adoption de la répartition des subventions aux organismes communautaires par le conseil d administration de l Agence de la santé et des services sociaux de l Outaouais, le 31 mai 2012; CONSIDÉRANT que la distribution des subventions dans le programme Y APP n a pas été adoptée le 31 mai 2012; CONSIDÉRANT les travaux effectués par le Direction de la santé publique, responsable de la gestion du programme Y APP; 12-61 SUR PROPOSITION dûment faite par D. Nault et appuyée par D. Girouard, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : D ADOPTER la répartition des subventions aux organismes communautaires pour l exercice 2012-2013 telle qu elle est proposée par la Direction de la santé publique. 4. PÉRIODE PUBLIQUE DE QUESTIONS Le président indique qu il y a cinq demandes d intervention de la part du public. Il rappelle les règles selon lesquelles une période de 5 minutes est allouée à chaque personne. Ces personnes vont s adresser aux membres du CA et selon les règles habituelles, le CA répondra par écrit, si nécessaire, dans un délai de 30 jours. Riel Laurier Suicide détour, de Maniwaki Sujet : budget M. Laurier est vice-président et responsable des relations publiques de cet organisme. Il souligne qu il s est déjà présenté à cette table en 2007 et rappelle le contexte. Il indique que leur expertise est reconnue dans plusieurs pays du monde et qu ils ont développé un programme en collaboration avec l Université de Montréal (programme pour développer les aptitudes sociales). Il fait part aux membres du CA des nombreuses dépenses engagées pour des publicités, pamphlets et démarches sur le terrain, ainsi que pour l embauche de personnel - 76-
contractuel et d une personne à temps plein. Il y aurait un besoin d une autre personne à temps plein mais le budget ne sera pas suffisant; il prévoit même, pour l année en cours, un déficit d environ 30 000 $. Il souligne qu ils ont perdu la contribution de Centraide et il se tourne vers l Agence pour solliciter de l aide financière pour son organisme. Michelle Désormeaux directrice générale, Centre action Générations des aînés de la Vallée de la Lièvre (CAGAVL) Sujet : La Popote roulante Au mois de février 2012, le CAGAVL s est engagé à prendre la Popote roulante en main jusqu au 31 mars 2013, après que les fondateurs bénévoles de la Cantine des aînés aient pris leur retraite. Cet organisme apporte un soutien aux familles en distribuant près de 5000 repas par année à des personnes en perte d autonomie recevant des services de maintien à domicile. Mme Désormeaux fait part des problèmes de financement et indique qu un comité a été mis en place pour explorer des pistes de solutions. Elle sollicite l Agence pour recevoir un financement récurrent pour leur permettre de poursuivre les opérations de cet organisme, après le 31 mars 2013. Maxime Pedneault-Jobin conseiller municipal, District de Buckingham, Ville de Gatineau Sujets : - La Popote roulante - La situation des organismes communautaires M. Pedneault-Jobin vient appuyer la démarche de Mme Désormeaux, de la Popote roulante. Il indique que deux des communautés les plus vulnérables dans la région se retrouvent à Buckingham. Il souligne le travail essentiel de la Popote roulante et leur contribution importante à la communauté. Il les soutient dans leur démarche pour obtenir un financement récurrent. Il parle également de la situation générale des organismes communautaires sur son territoire. Il est en mesure de constater, en travaillant avec plusieurs d entre eux, le manque de ressources mais aussi à quel point ils sont essentiels. Il souligne que la Ville de Gatineau investit près de 300 000 $ en sommes récurrentes dans le développement social mais il reste toujours des besoins qui ne sont pas comblés. La Popote roulante en est un exemple et il exhorte l Agence à répondre à leur demande de financement récurrent. Isabelle Boespflug Directrice générale à la TROCAO Sujet : financement Mme Boespflug lit une lettre qu elle va ensuite remettre au président du CA. Dans sa lettre, elle propose que le montant revendiqué en Outaouais dans la demande conjointe de la CTROC et de la TRPOCB, soit 9 M$ sur 4 ans, soit reconnu par le conseil d administration, et que l Agence fasse les démarches nécessaires auprès du ministère de la Santé et des Services sociaux afin d aller chercher ce montant. Le président répond qu il donnera suite à sa lettre. Francis Tremblay citoyen Sujet : mise à jour des informations sur le site internet de l Agence M. Tremblay souligne que les informations sur le site internet, tel que le Rapport annuel de l Agence, ne sont pas à jour. Il invite l Agence à faire preuve de transparence en mettant à jour les informations sur son site, qu il consulte souvent à titre de président d une coopérative d habitation à Aylmer. Il suggère d y mettre les ordres du jour et le calendrier des sessions du conseil d administration, geste qui serait apprécié par la communauté. - 77-
5. RAPPORT DU PRÉSIDENT-DIRECTEUR GÉNÉRAL Dossier Gamelin fermeture du tronçon envisagé Une des raisons pour laquelle les échanges se poursuivent à ce sujet entre la Ville de Gatineau et la Commission de la capitale nationale (CCN) concerne les transports d urgences. L Agence a fait une intervention il y a quelques mois au sujet des impacts potentiels de la fermeture sur les temps de transport ambulancier vers l hôpital de Hull. Une étude a démontré qu il n y avait pas d impact significatif pour les résidents de la Ville de Gatineau à ce niveau, mais que c est plutôt la clientèle fréquentant le Parc de la Gatineau qui en serait affectée. Transport ambulancier soutien préhospitalier d urgence de l Ontario Il existe une entente de soutien pour 50 transports ambulanciers par année assurés par les paramédics d Ottawa. Cette entente est accompagnée d une enveloppe budgétaire. À ce jour, 48 transports ont été requis pour l année qui se termine le 31 décembre. L Agence est à élaborer un plan d action pour faire face à la situation où l Outaouais atteindra 50 transports, et à revoir les processus pour améliorer les délais de rétention des ambulanciers dans les urgences des centres hospitaliers. M. Labranche a eu vent de délais de quelques heures pour des besoins d ambulance dans le Pontiac. Le PDG confirme qu il peut effectivement y avoir, dans certains cas, des délais pour des conditions classifiées comme non urgentes. Discours inaugural Le PDG commente le discours de la Première ministre dans lequel elle a exposé les priorités du MSSS : La création d une caisse d économie pour le maintien à domicile Amélioration des services de 1 ère ligne, accès à un médecin de famille Suivis de la Commission parlementaire «Mourir dans la dignité» Stratégie nationale de prévention Maltraitance pour les jeunes Le PDG confirme que l Agence a transmis les priorités régionales au MSSS et qu elle est en attente d un suivi. Il espère rencontrer le ministre régional bientôt pour lui faire part de nos dossiers prioritaires. Situation dans les urgences La situation s améliore au CSSS de Gatineau, particulièrement à l hôpital de Hull. Par contre, on vit une situation de congestion au CSSS de Papineau et une démarche est en cours pour apporter les correctifs nécessaires. Comité régional de coordination La première rencontre de ce nouveau Comité, formé des DG, du PDG et des présidents de CA, se tiendra le 5 novembre prochain. Le mandat sera de favoriser la concertation régionale pour les grands enjeux. Clinique de transition CSSS de Gatineau La fermeture de cette clinique a été annoncée cette semaine. Elle avait été créée il y a deux ans pour répondre aux besoins des patients orphelins. Depuis ce temps, il y a eu des ententes avec la FMOQ pour favoriser la prise en charge de ces patients. Cette clinique sera donc transformée et aura une nouvelle vocation qui reste à définir. - 78-
6. AFFAIRES COURANTES 6.1. Modification au Règlement concernant les modalités de désignation des membres et des règles de fonctionnement de la Commission infirmière régionale de l Outaouais (RE-C-9) À titre de président de désignation pour le processus de renouvellement de la Commission infirmière régionale de l Outaouais (CIR), S. Lance explique que la situation actuelle concernant les modalités de désignation des membres et les règles de fonctionnement de la CIR prévoit une limite de deux mandats pour les membres. Étant donné la difficulté de trouver des membres et l intérêt manifesté par des membres actuels à demeurer en fonction, on souhaite que le libellé concernant la durée des mandats des membres de la CIR soit modifié selon le projet de résolution ci-dessous. CONSIDÉRANT la fin des mandats des membres de la Commission infirmière régionale (CIR); CONSIDÉRANT la nécessité de procéder au lancement du processus d élection; CONSIDÉRANT les éléments de contexte identifiés dans l état de situation présenté au conseil d administration de l Agence ; CONSIDÉRANT la résolution en un point adoptée à la rencontre de la CIR le 5 décembre 2011 ; CONSIDÉRANT la volonté de l Agence de maintenir la cadence et l avancement des travaux en cours ; 12-62 SUR PROPOSITION dûment faite par J.M. Sauvé et appuyée par M. Labranche, IL EST RÉSOLU : D ADOPTER la modification au Règlement concernant les modalités de désignation des membres et les règles de fonctionnement de la Commission infirmière régionale de l'outaouais (RE-C-9). Les échanges reliés au dossier 6.2. a été traités à huis clos OUVERTURE DU HUIS CLOS 12-63 SUR PROPOSITION dûment faite par M.C. Sirois appuyée par J.M. Sauvé, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : DE déclarer le huis clos. 6.2. Appréciation de la contribution du Commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services Ce sujet est traité à huis clos. FERMETURE DU HUIS CLOS 12-64 SUR PROPOSITION dûment faite par M. Labranche appuyée par M.C. Sirois, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : - 79-
DE fermer le huis clos. 7. CORRESPONDANCE Aucune correspondance n est déposée. 8. DÉPÔT DE DOCUMENT Aucun document n est déposé 9. LEVÉE DE LA SÉANCE Aucun autre point n étant à l ordre du jour, la séance est levée; il est 21 h 20. 12-65 SUR PROPOSITION dûment faite par M. Labranche, appuyée par R. Lauzon, IL EST UNANIMEMENT RÉSOLU : DE lever la séance. Pierre Roberge Président Guy Morissette Secrétaire - 80-