GUIDE D'UTILISATION DE L'APPLICATION DÉCLARATIVE HORAIRE ET CONGÉS SOMMAIRE I Introduction II Le planning bi hebdomadaire III La gestion des congés IV Les congés du service
1 I Introduction L'ADHOC (Application Déclarative Horaire et Congés) est accessible par l espace numérique de travail (ENT) de l'établissement, onglet «Applications», sous-onglet «ADHOC», comme sur l'écran ci-dessous. Cet écran permet l'affichage des différents services proposés, des noms des agents auxquels la personne connectée a accès (cas des responsables de service et de l'administrateur GRH) ainsi que des congés de l'année en cours. Listes «Service» et «Utilisateur» déroulées : Accès à un service: le sélectionner, sélectionner l'agent concerné (responsable de service et administrateur GRH) et cliquer sur le bouton «Lancer».
2 II Planning bi hebdomadaire L'agent remplit son planning bi hebdomadaire dans le respect des règles de l'établissement. L'agent saisit sa quotité de service (si elle est erronée), ses heures d'arrivée et de départ de chaque ½ journée (saisir 0 et 0 pour une ½ journée non travaillée), la pause de 20mn pour chaque journée d'au moins 6 heures et une date de début de validité du planning. Lorsqu'une demi journée n'est pas travaillée (heures d'arrivée et de départ à 0), une case à cocher apparaît si l'agent est à temps partiel. L'agent coche cette case pour indiquer que cette ½ journée n'est pas travaillée pour raison de temps partiel, s'il ne la coche pas elle sera considérée comme RTT.
3 Pour une planification prenant en compte des pics d'activité, l'agent peut cocher la case "Quinzaine atypique (pic ou creux d'activité)" en indiquant sa date de début de validité. Pour plus de renseignement consulter la "Circulaire horaire et congés". S'il veut soumettre son planning à son responsable, il devra cocher la case "Soumettre au responsable de service". A tout moment, en cliquant sur le bouton «Valider», il enregistre son planning. Lorsqu'il veut le soumettre à son responsable il doit cocher la case correspondante et le valider. Le responsable reçoit alors un mél lui indiquant que l'agent attend la validation de son planning. Pour ce faire, le responsable choisit le service «Planning bi hebdomadaire», l'agent concerné sur l'écran d'accueil de l'adhoc et clique sur le bouton «Lancer». Sur la page «planning bi hebdomadaire», s'il est en accord avec la proposition de son agent, il clique sur le bouton «Valider». L'agent reçoit alors un mél l'informant de la validation de son planning.
4 III Gestion des congés Gérer ses congés A partir de l'écran suivant, l'agent peut faire des demandes de congés, des demandes d'annulation de congés ou bien des simulations en saisissant les dates de début et de fin de congés, le motif de l absence, l action demandée (simulation, demande ou annulation), et en cliquant sur le bouton «Valider». L'Application Déclarative Horaire et Congés prend en compte les week-end et les jours fériés. Les demandes de congés seront notées avec un «D» dans la liste des absences, les simulations avec un «S». Seules les demandes de congés pourront être validées par le responsable. Lorsqu elles seront validées, le «D» disparaîtra. Les congés en simulation et en demande sont annulables avec l action «Annulation». Lorsque des congés ont été validés par le responsable, il faut faire une demande d annulation, ils seront alors notés avec un «A», et disparaîtront lorsque le responsable validera la demande d annulation. Le bouton «Retour» permet le retour à la page d'accueil. Le bouton intitulé «Passer en demande toutes les simulations» permet de passer en «D» toutes les absences notées en «S». Le reste de l écran donne, par année universitaire : la liste de vos absences ; le point sur vos congés annuels ;
5 les cumuls de vos absences autres que congés annuels. Gérer les demandes de congés de ses collaborateurs A partir de la page d'accueil, le responsable sélectionne dans la liste «Utilisateur» le collaborateur concerné et choisit «Gestion congés» dans l'onglet «Service» puis il clique sur le bouton «Lancer». Il obtient l écran ci-après : A partir de cet écran, il peut valider ou rejeter des demandes de congés en saisissant les dates de début et de fin de congés, le motif de l absence, l action
demandée (validation ou rejet), et en cliquant sur le bouton «Valider». Les demandes de congés sont notées avec un «D» dans la liste des absences, les simulations avec un «S», et les demandes d annulation avec un «A». Seules les demandes de congés et les demandes d annulation de congés peuvent être validées. Lorsque le responsable valide une demande de congé, le «D» disparaît. Lorsqu il valide une demande d annulation de congé (notée «A») le congé disparaît. Le bouton intitulé «Valider toutes les demandes» vous permet de valider toutes les demandes de congés en cours pour le collaborateur concerné. 6 IV Congés du service En appelant le service «Congés du service» dans l'onglet «Service», l agent aura l'écran suivant. Cet écran permet d'avoir une vue de l'ensemble des congés des agents du service pour un mois donné. Si l agent est responsable d un service, il pourra valider toutes les demandes de congés visibles en cliquant sur le bouton «OK». D'autres didacticiels concernant cette application sont disponibles à cette adresse : http://www.webtv.univ-montp2.fr/8465/didacticiel-video-adhoc-se-connecter-et-saisir-sonplanning/ http://www.webtv.univ-montp2.fr/8517/adhoc-saisir-un-conge-didacticiel/