ORDRE DU JOUR DE LA RÉUNION SPÉCIALE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS DE POLYTECHNIQUE INC. TENUE LE LUNDI 26 JUILLET 2010 À 18H30 AU B- 316.3 1. Présidium 2. Projet de clés USB (Lucas Poncelet) 3. Date de CA d été (Andrée-Anne Paquet Lajoie) 4. Fermeture de la réunion Page i
Propositions Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet propose d adopter l ordre du jour de la séance spéciale du CA du 26 juillet 2010. Lucas Poncelet, appuyée par Andrée-Anne Paquet Lajoie, propose d approuver le projet de clés USB promotionnelles au couleur de l AEP remises aux nouveaux étudiants. Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet propose de remplacer les séances régulières du conseil d administration du 1 e août 2010 et du 15 août 2010 par une seule séance régulière du conseil d administration prévue pour le 8 août 2010. Page ii
PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION SPÉCIALE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS DE POLYTECHNIQUE INC. TENUE LE LUNDI 26 JUILLET 2010 À 18H30 AU B-316.3 Présents Gendron, Eric Paquet Lajoie, Andrée-Anne Poncelet, Lucas Simon, Daphnée Mathieu, Frédéric Boivin, Patricia Landry-Paré, Lilianne Bertrand, Alexandre Boisvert, Olivier Bouilly, Guillaume Careau, Alexandre Dagenais-Everell, Alexis El-Hachem, Rami Fall, Evan Gilbert, Mathieu Lacroix, Jonatan Roy, Julien Benyouci, Sofiane Fulda, Adrien Diallo, Ibrahima Saran O Brien, Daniel Meyssonnier, Allison Absents Président d assemblée Secrétaire général Président Vice-présidente à l interne Vice-président aux services Vice-présidente à l externe Vice-présidente à l éducation Trésorier Conseillère Page 3
1. Présidium Ouverture de la réunion à 18h37. Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet propose d adopter l ordre du jour de la séance spéciale du CA du 26 juillet 2010. Proposition adoptée à l unanimité. RÉSOLUTION CASP20100726-1 Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet propose d adopter l ordre du jour de la séance spéciale du CA du 26 juillet 2010. 2. Projet de clés USB (Lucas Poncelet) Lucas Poncelet, appuyée par Andrée-Anne Paquet Lajoie, propose d approuver le projet de clés USB promotionnelles au couleur de l AEP remises aux nouveaux étudiants. Le projet est présenté. Une séance spéciale du conseil d administration était inévitable à cause du délai serré pour recevoir les articles promotionnels à temps. Lors du budget général, on parle de clé USB de 4G d espace, mais le budget alloué est trop serré pour une telle commande, ce qui explique pourquoi les clés USB seront de 2G. L exécutif a opté pour que le contenu soit supprimable, afin que la clé USB ne se retrouve pas dans les poubelles. L assemblée soulève l importance d effectuer un suivi auprès des étudiants pour connaître l impact promotionnel d un tel projet, puisqu il représente un gros montant. Certains conseillers sont mitigés et puisque c est un projet pilote, il doit y avoir présentation d un rapport. L exécutif s engage formellement à produire un rapport à remettre lors du premier conseil d administration suivant la relâche de la session d hiver 2011. Certains mentionnent qu il aurait été intéressant de discuter davantage des différents moyens de suivi avant de voter en faveur du projet. L exécutif rappelle que la clé USB est un article promotionnel qui permet à l Association d être visible auprès de ses membres et du même coup, permet de fournir des documents d informations. Aussi, les étudiants Page 4
payent 30$ par session et pour les nouveaux, la clé leur revient directement. Plusieurs croient que le projet est viable, qu il donne une bonne visibilité à l AEP et qu il correspond à un article promotionnel plus sérieux, plus académique. Les idées de concours et sondage sont soulevées comme moyen d effectuer un suivi rigoureux. La question préalable est demandée par Frédéric Mathieu, appuyé par Andrée-Anne Paquet Lajoie. Question préalable adoptée à majorité. Proposition adoptée à majorité. RÉSOLUTION CASP20100726-2 Lucas Poncelet, appuyée par Andrée-Anne Paquet Lajoie, propose d approuver le projet de clés USB promotionnelles au couleur de l AEP remises aux nouveaux étudiants. 3. Date de CA d été (Andrée-Anne Paquet Lajoie) Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet propose de remplacer les séances régulières du conseil d administration du 1 e août 2010 et du 15 août 2010 par une seule séance régulière du conseil d administration prévue pour le 8 août 2010. Proposition adoptée à l unanimité. RÉSOLUTION CASP20100726-3 Andrée-Anne Paquet Lajoie, appuyée par Lucas Poncelet propose de remplacer les séances régulières du conseil d administration du 1 e août 2010 et du 15 août 2010 par une seule séance régulière du conseil d administration prévue pour le 8 août 2010 à 18h00 au B-316.3. 4. Fermeture de la réunion Fermeture de la réunion à 19h17. Page 5