PROFIL DE POSTE TITULAIRE : Supérieur immédiat : Supérieur du supérieur immédiat : Subordonné : PROFIL DE COMPÉTENCES Compétences recherchées PRINCIPALES RESPONSABILITÉS RÉSULTATS ATTENDUS Qualification requise
GRILLE D ÉLABORATION D UNE OFFRE D EMPLOI Date Brève présentation de l entreprise Titre du poste Résumé de la mission et des principales tâches et responsabilités Formation Qualification Compétences Horaire, rémunération et avantages sociaux (optionnel) Coordonnées de l'entreprise et nom de la personne à contacter
GRILLE DE PLANIFICATION DES OUTILS DE SÉLECTION Date : Nom de l intervieweur : Outils de sélection Analyse du CV Entrevue téléphonique Entrevue en profondeur (1 re entrevue) Tests psychométriques Tests techniques Tests maison Vérification des références Entrevue en profondeur (2 e entrevue) Entrevue en profondeur (3 e entrevue)
Grille de sélection des questions d entrevues Critères sélection de Types de questions à poser Notes Qualification ÉTUDES, FORMATION SCOLAIRE RÉALISATIONS QUESTIONS 1. Parlez-nous du dernier diplôme que vous avez obtenu. 2. Qu'est-ce que vous avez retenu de vos études et qui vous sert encore aujourd'hui? 3. Aux études, préfériez-vous travailler seul ou en équipe? Pourquoi? 4. Quel genre d'étudiant étiez-vous? Comment réussissiez-vous à l'école? 5. À l'école, vos notes reflétaient-elles toutes vos capacités? Pourquoi? 6. Quelle est la réalisation dont vous êtes le plus fier? 7. Quelles sont vos réalisations personnelles qui vous préparent au poste que vous postulez? 8. Parlez-moi de certaines de vos réalisations reconnues et appréciées de la part de vos supérieurs. Compétences QUESTIONS Notes 9. Parlez-nous de vos expériences de travail. 10. Quelles étaient vos principales responsabilités, vos tâches les plus courantes, le matériel que vous utilisiez? 11. Quelles tâches vous intéressaient le plus, le moins, et pourquoi? 12. Comment le poste actuel s inscrit-il dans votre développement professionnel? 13. Pourquoi avez-vous quitté cet emploi? 14. Quels sont les aspects positifs de ce poste pour EXPÉRIENCE DE vous? TRAVAIL 15. Quels sont les aspects négatifs de ce poste pour vous? 16. Pouvez-vous me décrire votre meilleur patron à ce jour? 17. Si je demandais à votre patron de vous décrire, que me dirait-il? 18. Si je demandais à un collègue de travail de vous décrire, comment s'exprimerait-il?
ORGANISATION DU TRAVAIL LEADERSHIP SAVOIR-ÊTRE ASPIRATIONS DE CARRIÈRE MOTIVATION POUR LE POSTE AUTRES 19. Vous avez visité l entreprise. Selon vous, que devrait-on faire pour améliorer la productivité du titulaire du poste que vous postulez? 20. Comment faites-vous pour vous assurer du respect des échéances? 21. Donnez-nous des circonstances que vous considérez comme urgentes au point de modifier votre planification. 22. Comment comptez-vous concilier productivité et climat de travail? 23. Si cela vous était possible, quels changements apporteriez-vous à votre travail actuel? 24. En l absence de votre supérieur, vous serez appelé à prendre des décisions qui auront des impacts majeurs. Comment percevezvous cette situation? 25. Vous considérez-vous comme axé sur les résultats ou sur les relations avec les employés? 26. Comment se manifeste votre leadership? 27. Comment allez-vous mettre en place votre style de leadership? 28. Parlez-moi d une occasion où votre intégrité a été mise à l épreuve. Comment vous en êtesvous sorti? 29. Vous considérez-vous comme quelqu un qui peut prendre des risques? Parlez-moi d une situation où vous l avez fait. 30. Parlez-moi d un objectif que vous n avez pas atteint dans votre dernier emploi et expliquez-moi pourquoi vous avez échoué. 31. Quelle est l idée la plus folle que vous ayez eue dans le passé? L avez-vous réalisée? 32. Quelle est la décision la plus difficile que vous ayez eu à prendre? Comme en êtes-vous arrivé à cette décision? 33. Dans cinq ans, dans quel genre de travail vous voyez-vous? 34. Que devez-vous faire pour atteindre vos objectifs de carrière? 35. Décrivez-nous l'emploi idéal pour vous. 36. Pourquoi postulez-vous cet emploi? 37. Quels aspects de l'emploi vous semblent particulièrement attirants par rapport à votre poste précédent? 38. Quels sont vos points forts par rapport au poste offert? 39. Quels seraient vos points à améliorer pour être plus efficace? 40. Parlez-nous d expériences antérieures qui vous ont préparé à occuper le poste à combler. 41. Quelles sont vos disponibilités? À compter de quand? 42. Vos attentes salariales minimales sont de quel ordre? $/an $/h
GRILLE D ENTREVUE LANCER DIRIGER - Souhaiter la bienvenue au candidat et vous présenter... - Pour mettre le candidat à l aise, parler de choses et d autres.... - Préciser la durée de la rencontre et son déroulement.... - Avant d aller plus loin, demander au candidat s il a des questions ou des préoccupations.... - Présenter l organisation et le poste.... - Poser des questions pour vérifier la qualification, l expérience de travail et la formation du candidat... - Demander au candidat d expliquer ce qu il ferait dans des situations de travail réelles; revenir à des situations du passé.... - Discuter du rôle et des responsabilités du candidat dans des mandats similaires à ceux de l organisation.... - Échange sur ses aptitudes et connaissances complémentaires. - Écouter attentivement et noter les points importants... - Clarifier les aspects nébuleux en lui demandant des exemples concrets.... - Reformuler les réponses pour vérifier si vous avez bien compris, au besoin.... - Vérifier vos perceptions en demandant des exemples concrets... - Discuter des habiletés nécessaires au poste de travail........ - Échanger sur les motivations du candidat à occuper le poste..... - S'informer sur les activités en dehors du travail, les autres champs d'intérêt - Inciter le candidat à vous en dire davantage ou à poser des questions.. Y a-t-il d autres renseignements qui pourraient aider à l étude de votre candidature? Avez-vous des questions?» CONCLURE _ - Expliquer les prochaines étapes du processus de recrutement... - Indiquer au candidat quand et comment vous l aviserez de la décision. - Remercier le candidat... - Accompagner le candidat à la sortie...
DÉCRIRE LES EXIGENCES DU POSTE À COMBLER Titre du poste : Expérience de travail et formation (préalables) Compétences liées au poste (savoir faire) Attitudes recherchées (savoir être)
PRÉPARER SON QUESTIONNAIRE D ENTREVUE Nom du candidat :... Titre du poste :... Date de l entrevue :... Éléments à mesurer Questions Notes Évaluation Expérience de travail et formation /5 Compétences liées au poste (savoir faire) Attitudes recherchées (savoir être) Autres /5 /5 /5
GRILLE D ÉVALUATION COMPARATIVE Poste à combler : COTE DE PERFORMANCE (1 = insuffisant 2 = répond aux exigences 3 = surpasse les exigences) Date : / Candidat 1 Candidat 2 Candidat 3 Candidat 4 Candidat 5 Expérience de travail et formation Compétences liées au poste Aptitudes recherchées Autres Résultats FORMULAIRE DE CONSENTEMENT
Diffusion de l information Par la présente, je,, donne mon consentement libre et manifeste à ce que tous les renseignements que j ai communiqués et que je communiquerai (par télécopieur, téléphone, courrier, courriel ou en personne) à (nom de l organisme) soient consignés dans un dossier qui sera créé pour ma candidature au poste de ou pour tout autre poste similaire. J ai été informé que le dossier qui sera constitué pour ma candidature sera accessible aux personnes de l entreprise impliquées dans le processus de sélection et d embauche. Il sera ensuite conservé dans une banque de candidatures selon les normes de sécurité et de confidentialité requises, à moins que j en demande par écrit le retrait et la destruction. Vérification des références Par la présente, j autorise à communiquer avec les personnes nommées ci-dessous, afin d obtenir des données factuelles ainsi que des opinions sur mon travail à chacun de ces endroits. Une feuille par référence Nom Titre Entreprise Coordonnées Date Signature
EXEMPLE D UN CONTRAT DE TRAVAIL (À AJUSTER SELON LES BESOINS) CONTRAT DE TRAVAIL Entre : Et : Nom de l organisation Adresse de l organisation ci-après nommé «l employeur», agissant par Nom de l employeur Nom de l employé Résidant au : ci-après nommé «l employé» Fonctions et responsabilités L organisme retient les services professionnels de l employé à titre de (titre du poste), pour un contrat d une durée indéterminée, effectif à compter du (date du début du contrat). Ses principales fonctions consistent à : 1. effectuer les différentes tâches reliées à de l organisme; (Décrire ici les tâches, à titre d exemples : ) 2. élaborer mensuellement l état des revenus et des dépenses de l organisme; 3. préparer les documents requis pour le dépôt des états financiers; 4. répondre aux appels téléphoniques et donner les informations nécessaires, ou, le cas échéant, acheminer les appels adéquatement; 5. assurer la répartition du courrier et la transmission des télécopies et messages aux personnes concernées; 6. apporter le soutien nécessaire à son supérieur immédiat par la préparation ou la création des documents nécessaires au bon fonctionnement de l organisme; 7. assurer le classement des documents administratifs de l organisme. Statut et conditions L employé 8. Agit sous la responsabilité de (fonction du supérieur immédiat). 9. Travaille heures par semaine réparties du lundi au vendredi, aux heures habituelles de bureau. 10. Renonce à ses droits moraux relatifs à la propriété intellectuelle de tout travail accompli dans le cadre de son emploi.
11. S engage à préserver la confidentialité de tous les renseignements relatifs à la clientèle, aux dossiers et aux méthodes de travail de l organisme. L organisation 12. Offre un salaire horaire de $, payable par dépôt direct, hebdomadairement. Avantages et conditions générales Vacances 13. Les demandes de vacances sont approuvées par le supérieur immédiat; elles doivent être formulées avant le 30 avril (ou date limite prévue) et ne sont pas cumulables d une année à une autre. 14. L approbation des vacances se fera en regard des besoins de l organisation pour maintenir les services et selon l ancienneté si plus d une demande est formulée pour une même période. 15. Les employés de bureau qui comptent de une à trois années de service ont droit à deux semaines de vacances annuelles, ceux qui comptent de trois à cinq années de service ont droit à trois semaines de vacances annuelles, ceux qui comptent plus de cinq années de service ont droit à quatre semaines de vacances annuelles. 16. Un maximum de semaines de vacances consécutives est accordé. Congés maladie L employé doit aviser son supérieur immédiat le plus tôt possible lors d absence pour cause de maladie. Si l employé s absente du bureau pour trois jours consécutifs en raison de maladie, il doit fournir un billet médical à l employeur. Avantages et conditions générales (suite) Jours fériés, chômés et payés 17. Le Jour de l an (1 er janvier) 18. Le lendemain du Jour de l an (2 janvier) 19. Le Vendredi saint 20. Le lundi de Pâques 21. Le troisième lundi de mai (fête des Patriotes) 22. Le 24 juin (fête nationale) 23. Le 1 er juillet, ou si cette date tombe un dimanche, le 2 juillet 24. Le 1 er lundi de septembre (fête du Travail) 25. Le 2 e lundi d octobre (Action de grâces) 26. La veille de Noël (24 décembre) 27. Le jour de Noël (25 décembre) 28. Le lendemain de Noël (26 décembre) 29. La veille du Jour de l an (31 décembre)
Congés pour événements familiaux et autres Ces congés sont octroyés conformément aux normes du travail du Québec (articles 79, 80 et 81). Cessation d emploi L employé qui veut mettre fin à ce contrat, doit aviser par écrit son supérieur immédiat dans un délai qui permettra le transfert de son travail, soit un minimum de deux semaines. L employeur doit aviser par écrit l employé de la fin de son contrat, dans un délai respectant les normes du travail (art. 82). Les parties ont signé à, le. Signature de l employé Signature de l employeur
MODÈLE DE LETTRE DE REFUS Logo Lieu, date 20 Madame ou Monsieur Adresse complète Objet : Poste Madame, Monsieur, Vous avez récemment posé votre candidature pour le poste au sein de notre entreprise. Nous avons examiné avec attention votre candidature, mais, malgré sa grande valeur, elle ne répond pas entièrement à nos critères de sélection pour le poste de. Nous conservons tout de même votre curriculum vitae dans nos dossiers pour un éventuel besoin pendant une période de six mois. Nous vous remercions de l intérêt porté à l égard de notre entreprise et vous souhaitons la meilleure des chances dans votre démarche de recherche d emploi. Veuillez accepter, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. Le directeur général, (Signature)
GUIDE AIDE-MÉMOIRE POUR L ACCUEIL D UN EMPLOYÉ Expliquer les débuts/l historique de l entreprise Énoncer les objectifs de l entreprise Énoncer les objectifs de son service Décrire la vision de l entreprise et ses plans pour l avenir Indiquer la position de l entreprise sur le marché Décrire les produits et services que fournit l entreprise Décrire comment les services interagissent pour atteindre les objectifs de l entreprise Expliquer ce que fait l entreprise Dire qui sont les clients de l'entreprise Expliquer l importance de son poste et en quoi il a une incidence sur les autres Informer sur les rôles et les responsabilités de l ensemble du personnel Décrire l aménagement du bureau Connaître ses avantages sociaux Connaître la durée de la période de mise à l essai Savoir quoi faire si l on est en retard ou absent Savoir comment les congés s accumulent et quand on a le droit de les prendre Savoir à qui poser des questions Savoir ce qu il faut faire en cas de panne des machines ou de l équipement Connaître les règles, les politiques et les méthodes que l on doit observer Comprendre les normes minimales en matière de rendement et d attitude Comprendre les conséquences d un manquement aux règles Savoir interpréter le talon de son chèque de paie Démontrer comment s acquitter d une ou de deux des responsabilités essentielles, liées à sa tâche Faire fonctionner adéquatement tout l équipement sur les lieux de travail, de façon sécuritaire Répondre au téléphone de la manière appropriée Agir et traiter les autres de la manière appropriée Prendre des mesures pour bien traiter les plaintes, les cas difficiles ou d autres situations inhabituelles