Direction Générale de l Administration Direction de l Administration Territoriale et des Affaires Politiques Sous-Direction de l Administration Territoriale Direction Générale des Collectivités Locales Sous-Direction des Affaires des Compétences et Institutions Locales Bureau du Contrôle de Légalité et des Affaires Juridiques Réf. : 00-150 CIL/1 CC/AMC Affaire suivie par : Mme DULAMON Affaire suivie par : M. CHAMOUX : 01-40-07-60-28? : 01-40-07-23-42 : 01-40-07-66-73 : 01-40-07-26-48 NOR/INT/B/00/00182/C le 7 août 2000 LE MINISTRE DE L INTERIEUR à Mesdames et Messieurs les Préfets de départements *** OBJET : Télétransmission des actes des collectivités locales au représentant de l Etat. Expérimentation sur quatre sites pilotes. P. J. : Un cahier des charges. Dans le cadre du plan d action gouvernemental pour la société de l information, le ministère de l intérieur a décidé d expérimenter la transmission électronique des actes des collectivités locales aux préfectures et aux sous-préfectures dans le cadre du contrôle de légalité. Les conditions techniques de cette expérimentation font actuellement l objet d une concertation avec l Association des Maires de France et l Association des Départements de France. Quatre sites pilotes ont été retenus : il s agit des départements du Rhône, de la Saône-et-Loire, des Yvelines et des Deux-Sèvres. Cette expérimentation, qui doit débuter à l automne prochain, aura une durée de deux à trois mois.
Le but de cette expérimentation est double. Il s agit, en premier lieu, de déterminer les caractéristiques techniques les plus adaptées à la pratique de la télétransmission des actes, au regard notamment des contraintes de sécurité. Il s agit, en second lieu, d évaluer les conséquences de la télétransmission sur l organisation du travail dans les préfectures et les sous-préfectures ainsi que dans les collectivités locales. Sur la base des conclusions auxquelles cette expérimentation permettra d aboutir, la généralisation à toutes les préfectures de la télétransmission des actes pourra progressivement être mise en œuvre. Dans ce contexte, et en l attente des résultats de cette expérimentation, nous vous demandons de ne pas engager d expérimentation de télétransmission à votre initiative ou suite à la sollicitation de collectivités locales. En effet, compte tenu de la disparité des choix techniques qui seraient effectués d un département à l autre, l évaluation en serait malaisée et les enseignements incertains dans la perspective d une généralisation au niveau national. Vous trouverez ci-joint pour votre information le cahier des charges de l expérimentation. -2-
DGCL 00-150 CIL/1 le 26 juillet 2000 CAHIER DES CHARGES RELATIF A L EXPERIMENTATION DE TELETRANSMISSION DES ACTES DES COLLECTIVITES LOCALES AUX PREFECTURES INTRODUCTION Les actes des collectivités locales sont, pour les principaux d entre eux, soumis à l obligation de transmission au représentant de l Etat dans le département ou à son délégué dans l arrondissement afin qu il exerce son contrôle de légalité. Le caractère exécutoire de ces actes est subordonné à leur publication ainsi qu à leur transmission effective au représentant de l Etat. La preuve de cette transmission peut être apportée par tout moyen et notamment par l accusé de réception renvoyé par les services préfectoraux aux collectivités locales. Cet accusé de réception est actuellement délivré sous forme d un double de la transmission revêtu du tampon de la préfecture. La mise en place d un système de transmission dématérialisée des actes des collectivités locales vers les préfectures et les sous-préfectures doit permettre à l ensemble des collectivités locales de transmettre par voie télématique les actes soumis au contrôle de légalité, ce qui implique que toutes les préfectures et sous préfectures soient dotées du système informatique leur permettant de recevoir les actes. Une expérimentation sur un certain nombre de sites a été décidée par le ministère de l intérieur pour apprécier notamment le niveau et les modalités de sécurisation du système de télétransmission et son impact sur l organisation et le fonctionnement des préfectures et des sous-préfectures concernées. Cette expérimentation est menée en collaboration étroite avec les associations nationales d élus locaux. LES SITES EXPERIMENTAUX Il s agit de quatre préfectures (la participation des sous-préfectures est laissée à l appréciation du préfet, sauf le cas des sous-préfectures de Parthenay et de Chalon-sur- Saône d ores et déjà sélectionnées) : - la préfecture des Deux-Sèvres (et la sous-préfecture de Parthenay) ; - la préfecture du Rhône ; - la préfecture des Yvelines ; - la préfecture de Saône-et-Loire (et la sous-préfecture de Chalon-sur-Saône).
-2- L Association des Maires de France et l association des Départements de France donnent leur accord sur ce choix. Ces associations s engagent à indiquer au ministère de l intérieur les correspondants qui suivront cette expérimentation. Elles s engagent également à répercuter auprès de leurs mandants l intérêt de cette expérimentation et à encourager les collectivités locales du ressort des préfectures sélectionnées à s engager dans cette expérimentation. Pour chaque site, le préfet sollicite la participation des collectivités locales (communes, établissements publics de coopération intercommunale, conseil général, conseil régional) volontaires. Il veille, dans la mesure du possible, à équilibrer la participation entre communes rurales et urbaines. SECURISATION DE LA TELETRANSMISSION Afin d apporter la preuve de la transmission des actes d une collectivité donnée à une préfecture ou sous-préfecture, le système de transmission doit prévoir : - l authentification de l émetteur de l acte transmis. La préfecture ou la sous-préfecture doit être certaine que l acte qu elle reçoit émane bien d une collectivité donnée ; - l authentification de la personne habilitée à effectuer la transmission de l acte ; - l intégrité de l acte transmis, c est-à-dire que l acte transmis par la collectivité territoriale ne doit pas pouvoir être modifié lors de son acheminement télématique à l insu de la collectivité émettrice. - la conservation de l acte transmis avec sa signature par la collectivité locale ; - la conservation de l acte réceptionné avec sa signature par la préfecture ou la souspréfecture ; En sens inverse, le système de transmission dématérialisée doit permettre aux préfectures d émettre des lettres d observations à destination des collectivités locales. Dans ce cadre, le système doit permettre : - pour la préfecture d avoir la preuve de la date d envoi de sa lettre d observations, d assurer la conservation avec la signature du document transmis ; - pour la collectivité d identifier avec certitude l émetteur du message ainsi que la personne habilitée à émettre des observations, de connaître la date d envoi de la lettre d observations, de s assurer de l intégrité du document et d assurer la conservation avec la signature du document réceptionné.
-3- Divers systèmes de sécurisation pourront faire l objet d une étude voire d une expérimentation. Ainsi, le système de sécurité reposant sur un système à double clé (clé publique, clé privée) avec comme support des cartes à puces individuelles sera testé. Des organismes certificateurs tiers assurent la certification et la fourniture des cartes à puce (personnalisation graphique et électrique) et des lecteurs de cartes aux préfectures, aux sous-préfectures et aux collectivités locales. Le système doit permettre de gérer un annuaire des personnes détentrices d un certificat et d invalider les certificats en tant que le besoin (par exemple en cas de fin d un mandat électif). Les certificats d authentification sont délivrés à des personnes physiques. De même, un système de sécurité reposant non pas sur un système de carte à puces mais sur des logiciels pourrait être expérimenté. ASSISTANCE TECHNIQUE PENDANT L EXPERIMENTATION Le ministère de l intérieur (direction des transmissions et de l informatique) s engage à assurer une assistance technique au niveau requis pendant toute la durée de l expérimentation pour les préfectures, les sous-préfectures et les collectivités locales sur les quatre sites retenus. CHAMP D APPLICATION DE L EXPERIMENTATION Actes des collectivités locales L expérimentation peut concerner tous les actes des collectivités locales dont la transmission au représentant de l Etat est obligatoire en vertu des dispositions du code général des collectivités territoriales, sous la réserve qu ils soient numérisés ou aisément numérisables, avec ou sans pièces jointes. Sur chaque site, le préfet détermine, en coordination avec les collectivités locales, les catégories d actes concernés par l expérimentation. Courriers du représentant de l Etat Les lettres d observations et recours gracieux, ainsi que les demandes de transmission de pièces complémentaires nécessaires à l appréciation de la légalité de l acte, doivent être transmises sous forme numérique, afin que l expérimentation permette d apprécier les conséquences de cette pratique sur le fonctionnement et l organisation des préfectures et des collectivités locales.
-4- GESTION TECHNIQUE DE LA TRANSMISSION NUMERIQUE L expérimentation s accompagne de la suppression de l obligation d une transmission classique sous forme papier, pour les actes télétransmis. Les actes télétransmis doivent être soigneusement archivés dans les préfectures et les sous-préfectures. A cet effet, chaque préfecture et sous-préfecture est dotée d un système de gestion électronique des données (GED) permettant d assurer la conservation des actes reçus. Un dispositif analogue est souhaitable dans les collectivités locales. Ce système d archivage peut permettre de fournir aux collectivités locales des services tels que la recherche plein texte ou par mots -clés. Il est déterminé dans chaque préfecture et sous-préfecture une adresse électronique unique de réception des actes télétransmis par les collectivités locales. Le préfet, après avoir procédé à cette détermination, en informe les collectivités locales. Les services assurant le contrôle de légalité doivent avoir accès aux actes transmis par les collectivités sur cette adresse électronique. Les préfectures et sous-préfectures définissent localement par convention avec les collectivités concernées les versions de traitement de texte (Word notamment), ou d Excel, ainsi que les autres logiciels éventuellement utilisés par les collectivités locales pour saisir leurs actes transmis ensuite sous forme électronique. Le système doit permettre la délivrance immédiate, dès réception de l acte par la préfecture, d un accusé de réception électronique horodaté. Cet accusé de réception doit être émis automatiquement dès l arrivée de l acte sur le serveur de la préfecture ou de la sous-préfecture. Son émission ne doit pas être conditionnée par la lecture de l acte par l agent de la préfecture ou de la sous-préfecture. Le serveur doit être disponible au moins pendant la totalité des horaires d ouverture de la préfecture ou de la sous préfecture. Il est cependant souhaitable que le serveur soit disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
-5- ARTICULATION AVEC L APPLICATION INFORMATIQUE CONTROLE DE LEGALITE Les préfectures et sous-préfectures seront à l avenir dotées d une application informatique relative au suivi des actes soumis au contrôle de légalité, dont le cahier des charges a été finalisé et qui doit faire l objet d un appel d offres au cours de l année 2000. Dans un premier temps, la saisie manuelle des actes des collectivités locales sera opérée sélectivement. Afin de tirer le meilleur parti de cette application notamment en ce qui concerne les statistiques, il est nécessaire de prévoir la compatibilité entre cette application et la transmission dématérialisée des actes des collectivités locales : les informations transmises par voie dématérialisée devront être récupérées dans l application informatique relative au suivi des actes du contrôle de légalité grâce à un bordereau de télétransmission. Ce bordereau est une fiche d identification contenant les informations essentielles sur l acte telles qu elles sont prévues dans la future application contrôle de légalité (par exemple : collectivité émettrice, nature juridique de l acte, domaine). Ces bordereaux sont des documents pré-formatés utilisant XML. FINANCEMENT DE L EXPERIMENTATION Sur les sites du Rhône, des Yvelines et des Deux-Sèvres, le ministère de l intérieur (au niveau central) finance le système de certification (délivrance d une signature électronique et d une carte à puce à chaque utilisateur et fourniture de lecteurs) des préfectures, sous-préfectures et collectivités locales. Il finance également, en tant que de besoin, l équipement des préfectures et sous-préfectures en gestion électronique de données, en logiciels et en matériel. Sur le site de la Saône-et-Loire, la préfecture finance ces dépenses sur ses crédits propres (dotation du Fonds interministériel à la réforme de l Etat). Les collectivités locales financent l acquisition éventuelle de systèmes de gestion électronique de données, de logiciels et de matériels sur les quatre sites, pour ce qui les concerne. CALENDRIER DE L EXPERIMENTATION L expérimentation commence sur les quatre sites au cours de l automne 2000. Elle a une durée de deux mois et demi. EVALUATION DE L EXPERIMENTATION L expérimentation fait l objet d une évaluation dont les conclusions sont remises au cours du premier semestre 2001. Sur la base des conclusions de cette évaluation, la télétransmission des actes des collectivités locales pourra être généralisée en janvier 2002.