KEPHREN COMPTE RENDU DE REPERAGE PALAIS DES CONGRES DE PONTIVY Place des Ducs de Rohan 56300 PONTIVY Journée de formation Arpège Jeudi 17 avril 2014 Compte-rendu de repérage du 20 janvier 2014 De Bénédicte AGIUS A Didier PRAUD Isabelle LOISEL Daniel GEDOUIN Armelle GENTRIC PALAIS DES CONGRES UCOG UCOG UCOG Cc Maëva Saura Jean Baptiste Herrera Dimitri Verza KEPHREN KEPHREN KEPHREN
1. ACCÈS ACCES Accès en voiture (cf plan d accès ci-dessous) Accès en autocar SNCF possible, mais pas forcément adéquat. Distance entre la gare routière et le palais des congrès = 550 m PARKING Parking du palais des congrès : parking extérieur tout autour du Palais des Congrès. 2
2. LES DIFFERENTS ESPACES a) Accueil Accueil des participants dans le hall principal, au niveau du RDC. Utilisation du desk existant pour la remise des badges et des mallettes participants. La salle PONDI (stands et restauration) a un accès direct avec le hall principal. au niveau du RDC : utilisation de la salle PONDI pour les stands Labo, les pauses café et le cocktail déjeunatoire. 1 er étage : salle POURLET pour la sous plénière 2 ème étage : salle LE NORMENT pour la plénière 3
b) Salle Plénière Le Norment Utilisation de la salle pour toute la journée. Dimension de la salle = 110 m2 environ Pour des raisons de sécurité il ne faut pas dépasser le nombre de 128 personnes dans la salle. Configuration de la salle : montage de la salle en école les tables sont très grandes : 1m60 x 80 cm 6 rangées de 4 tables x 12 pers = 72 pers 1 rangée de 3 tables X 9 pers = 9 pers Total maximum pour la plénière en configuration école = 81 pers (hors table orateur devant l écran) écran vidéo projecteur sono 2 micro sans fil + 2 micro HF Nb : des rideaux occultant seront posés à la semaine prochaine Matériel technique apporté par Kephren un ordinateur un pavlov Salle Le Norment Salle Pourlet 4
c) Sous plénière Pourlet Utilisation d une salle en parallèle de l Amphi pour étude des cas clinique en fin de matinée et en milieu d après-midi. Pour des raisons de sécurité il ne faut pas dépasser le nombre de 80 personnes dans la salle. Configuration de la salle : montage de la salle en école les tables sont très grandes : 1m60 x 80 cm 6 rangées de 3 tables x 9 pers = 54 pers Total maximum pour la plénière en configuration école = 54 pers (hors table orateur devant l écran) 1 micro fil + 1 micro HF vidéo projecteur (non fixé au plafond prévoir une petite table devant) écran sur pied Nb : des rideaux occultant seront posés à la semaine prochaine d) La salle Pondi La salle Pondi est réservée pour toute la journée. L espace est immense (600m2) et pourra être aménagé avec des plantes/fleurs pour meubler l espace faire la demande à la mairie de Pontivy. 5
TRAITEUR Montage des tables en carré au milieu de la salle (prévoir un total de 10 ml de tables). Les tables seront mises à disposition par le Palais des congrès. tables de 1m60 x 80 cm. possibilité d utiliser les cuisines du Palais des Congrès pour stockage et lavage zone de livraison traiteur par les cuisines avec un accès à niveau STAND LABO Installation des stands labo sur le coté et autour du pôle traiteur Tables mises à disposition par le palais des congrès. A ce jour, 3 stands sont à prévoir : - Roche - Chugai - Norgine 3. LES BESOINS LOGISTIQUES LIVRAISON Possibilité de livrer en amont de l événement des cartons liés à la journée de formation cartons du JOG cartons des sacoches des participants + Blocs notes Livraison à l adresse suivante : PALAIS DES CONGRES Place des Ducs de Rohan - (face au château) Att : Didier PRAUD 56 300 PONTIVY SIGNALETIQUE Signalétique à faire. Quelques supports de signalétique à disposition : Support plexi A4 : 1 vertical à coté des portes d entrée des salles Le Norment et Pourlet 6
WIFI Possibilité de se connecter en WIFI dans toutes les salles. TOILETTES Toilettes H/F au RDC, au niveau de la salle Pondi (2 blocs de chaque coté). ACCES POUR LE MONTAGE Le mercredi 16 avril nous aurons accès aux salles Le Norment et Pourlet pour montage et test du matériel. L accès au Palais des congrès se fait de 8h00-12h00 et de 14h00-17h00. Possibilité d étendre les horaires (plus tôt et plus tard) si nécessaire sur demande à l avance. 4. CONTRAT DE COLLABORATION Le devis pour la location des salles nous a été envoyé par la Mairie. Si nous souhaitons réserver les espaces nous pouvons envoyer notre bon pour accord. 465 HT pour la location de la salle Pondi le 17 avril 239 HT pour la location des salles Le Norment et Pourlet les 16 et 17 avril 5. CONTACTS Palais des Congrès Mr Didier PRAUD Tel : 02 97 25 06 16 Email : palais.congrès@ville-pontivy.fr Mairie de Pontivy Mme Marie-josé DUBOIS Tel : 02 97 25 00 3 Email : mariejose.dubois@ville-pontivy.fr HOTESSES = Highlands TRAITEUR = Saveur d événement Cocktail déjeunatoire, pauses du matin et de l après midi 7
6.DÉROULÉ Une feuille de service de l événement vous sera envoyée en amont de l événement mais voici un déroulé non exhaustif de l événement. 16/04/14 à partir de 16h : Arrivée des équipes kephren et mise en place de la signalétique des stands laboratoire si salle Pondi dispobible installation des salles Le Norment et Pourlet de la zone émargement encartage des sacoches 17/04/14 7h00 08h30 09h00 10h30 10h30 11h00 11h00 12h30 12h30 13h30 13h30 14h30 14h30 15h00 15h00 15h45 15h45-18h00 arrivée des équipes kephren &test de la technique salle arrivée des participants plénière Salle des conférences pause ateliers Salle des conférences et salle II déjeuner plénière Salle des conférences pause de l après midi ateliers Salle des conférences et salle II plénière Salle des conférences Fin de la journée Le programme n étant pas encore finalisé ces horaires sont à titre indicatif et n ont pas été validé par les organisateurs. 8