Gestion de projets. avec. Microsoft Office PROJECT 2003

Gestion de projets avec Microsoft Office PROJECT 2003 Décembre 2006 1

Sommaire 1. Présentation de MS Office Project 2003 2. Aperçu général de l interface 3. Elaboration d un plan de projet 4. Gestion des tâches et des ressources 5. Pilotage des projets 6. Travail en environnement multi-projets 7. Possibilités d interfaçage de MS-Project avec d autres logiciels 2

1. Présentation de MS Office Project 2003 L'offre de Microsoft en matière de gestion de projets se décline en deux solutions distinctes: Project Standard: pour travailler exclusivement en mode déconnecté sur des projets de faible ampleur. Project EPM (Entreprise Project Management): solution d'entreprise composée de Project Server, Project Web Access et de Project Professional. 3

1. Présentation de MS Office Project 2003 4

2. Aperçu général de l interface Vue d'ensemble Barre d outils "Guide de projets" Guide de projets Zone principale 5

2. Aperçu général de l interface Guide de projets La barre d'outils "Guide de projets" et le guide de projets lui-même offrent un accès rapide aux fonctionnalités principales: Initialisation du projet Création, organisation, planification des tâches Déclaration des ressources humaines ou matérielles Affectation des ressources aux tâches Suivi de l'avancement du projet 6

2. Aperçu général de l interface Zone principale La zone principale affiche les informations demandées par l'utilisateur. Elle peut être constituée d'une ou de 2 parties actives (fenêtre fractionnée / non fractionnée). Ces parties actives présentent l'un des affichages choisi par l'utilisateur (diagramme de Gantt, tableau des ressources, ). Le contenu des menus principaux de MS Project évolue suivant l'affichage actif. 7

2. Aperçu général de l interface Zone principale Chaque affichage propose plusieurs vues (appelées tables). Les tables exposent un ensemble de données réparties dans des champs. Exemple 1: à partir de l'affichage Diagramme de Gantt, on peut visualiser les tables "Coût" et "Travail". La 1ère permet d'obtenir le coût total de chaque tâche, alors que la 2nde présente la durée totale de chacune d'elles. 8

2. Aperçu général de l interface Zone principale Exemple 2: les principaux champs de la table "Travail" sont, pour l'affichage "Diagramme de Gantt": Nom de la tâche Travail Planification Variation 9

3. Elaboration d un plan de projet Le lancement d'un nouveau projet requiert les étapes suivantes au niveau du logiciel: Définition des propriétés générales (titre, sujet, auteur, ) Mise en place du calendrier de projet Il est également possible de manifester des choix concernant des paramètres optionnels, comme l'affichage et le mode de collaboration. 10

3. Elaboration d un plan de projet Définition des propriétés générales Les propriétés générales du projet sont définies à partir du menu "Fichier/propriétés". La saisie d'informations pertinentes dans les rubriques "Catégories" et "Mots-clés" est importante pour retrouver le fichier de projet à partir des outils de recherche de Windows. 11

3. Elaboration d un plan de projet Définition des propriétés générales La planification du projet se fait à partir du menu "Projet/Informations sur le projet". On peut planifier à partir d'une date de début (Project calcule la date de fin compte tenu des tâches déclarées) ou d'une date de fin (il évalue alors la date de début). 12

3. Elaboration d un plan de projet Calendrier de projet La définition d'un calendrier pour le projet sert à préciser: les horaires par jour le nombre d'heures travaillées par jour le nombre d'heures travaillées par semaine les jours fériés Ce calendrier est en général en phase avec celui de l'entreprise. Chaque ressource travaillant sur le projet dispose d'un calendrier spécifique, différent du calendrier de projet: ce point sera abordé ultérieurement. Si des modifications interviennent en cours de projet sur le calendrier, MS Project réévalue automatiquement les dates pour chacune des tâches. 13

3. Elaboration d un plan de projet Calendrier de projet La définition du calendrier de projet se fait à partir du menu "Outils/Modifier le temps de travail". Il est possible de sélectionner des dates individuelles, ou des groupes de dates (en cliquant par exemple sur l'entête des colonnes). 14

3. Elaboration d un plan de projet Option de collaboration La version "Professional" de MS Project peut travailler en mode collaboratif. Des informations liées au projet sont transmises à un serveur MS Project, et sont ainsi disponibles pour les acteurs autorisés. Les paramètres nécessaires au fonctionnement du mode collaboratif sont à définir dans le menu "Outils/Options". 15

4. Gestion des tâches et des ressources Cette section couvre les points suivants: Création et ordonnancement des tâches Saisie des ressources, de leurs coûts, de leurs calendriers Affectation des ressources aux tâches Résolution des conflits de charge Visualisation des coûts 16

4. Gestion des tâches et des ressources - Création des tâches La saisie des tâches se fait à partir de la table "Entrée" de l'affichage "Diagramme de Gantt". On précise pour chaque tâche un nom et une durée. La durée peut être définie ou estimée. Il est possible d'imposer une date de début et/ou une date de fin pour la tâche. Dans ce cas, on dit que la tâche est soumise à une contrainte (début au plus tôt, ou fin au plus tard le ). 17

4. Gestion des tâches et des ressources - Création des tâches On déclare les tâches intervenant fréquemment (réunions, revues, ) par le biais du menu "Insérer/Tâches répétitives". 18

4. Gestion des tâches et des ressources - Création des tâches Une fois toutes les tâches saisies, on peut les répartir en phases, conformément à l'expression des besoins. Chaque phase est représentée comme une tâche récapitulative (en gras), dont la durée est égale à celle de la tâche la plus longue, ou celle du chemin le plus long (lorsque l'ordonnancement des tâches est établi). 19

4. Gestion des tâches et des ressources - Ordonnancement des tâches L'ordonnancement consiste à définir les liens entre les tâches. Grâce à lui, il devient possible: d'identifier la date prévisionnelle de réalisation de chaque tâche d'identifier le chemin critique d'observer immédiatement les conséquences d'un changement sur les tâches au niveau du planning. Il existe 4 types de liens entre tâches: Fin à Début (FD), Début à Fin (DF), Début à Début (DD), Fin à Fin (FF). La représentation graphique des liens se fait sous la forme d'un diagramme de Gantt ou d'un organigramme des tâches (anciennement réseau PERT). 20

4. Gestion des tâches et des ressources - Ordonnancement des tâches Avec le diagramme de Gantt, les liaisons entre tâches peuvent être déclarées par simple "glisser/déposer". Autre possibilité: déclarer les prédécesseurs d'une tâche en double-cliquant sur celle-ci et en remplissant l'onglet "Prédécesseurs". 21

4. Gestion des tâches et des ressources - Ordonnancement des tâches Le principe du "glisser/déposer" est également valable dans le cas de l'affichage par l'organigramme des tâches (PERT). La modification du type de lien (DD,FD,DF,FF) entre tâches se fait en double-cliquant sur la flèche symbolisant le lien. 22

4. Gestion des tâches et des ressources - Ordonnancement des tâches A l'issue de l'ordonnancement, la date prévisionnelle de chaque tâche est déterminée automatiquement par MS Project, compte tenu notamment de la date de début de projet, des contraintes éventuelles, des liens et de la durée des tâches. Si une tâche récapitulative a été définie pour l'ensemble du projet, sa représentation montre les dates de début et de fin, ainsi que la durée prévisionnelle du projet. 23

4. Gestion des tâches et des ressources Saisie des ressources et des coûts Les informations mentionnées dans cette rubrique sont valables uniquement pour le mode projet local (non collaboratif). Une ressource peut être humaine ou matérielle (type de la ressource). Les caractéristiques principales d'une ressource sont: son nom, son type, son calendrier, ses coûts (variables suivant les fonctions exercées). Chaque ressource se déclare à partir de l'affichage "Tableau des ressources". 24

4. Gestion des tâches et des ressources Saisie des ressources et des coûts La précision des informations non disponibles dans ce tableau se fait en double-cliquant sur la ressource en question. Le volet "Coûts" sert à spécifier les différents taux de coûts valables pour la ressource. Le volet "Temps travaillé" permet la saisie du calendrier individuel (congés,...) 25

4. Gestion des tâches et des ressources Affectation des ressources aux tâches Une fois les tâches et les ressources déclarées, on peut affecter des ressources à la réalisation des tâches. Dans cette section interviennent les notions de: durée: nombre de jours, de semaines, pour réaliser une tâche. charge: nombre de jours de travail affecté à une ressource ou une tâche. Il existe 3 types d'affectation: Affectation répartie sur toute la durée de la tâche Affectation selon un profil de travail spécifique Affectation à des dates précises 26

4. Gestion des tâches et des ressources Affectation des ressources aux tâches L'affectation de ressources sur toute la durée de la tâche peut se faire de diverses manières. Par exemple: en cliquant sur l'icône "Affecter les ressources" une fois le diagramme de Gantt affiché. en renseignant l'onglet "Ressources" de la boite de dialogue "Information sur la tâche". Il faut préciser l'unité d'affectation indiquant à quel taux la ressource travaille sur la tâche. 27

4. Gestion des tâches et des ressources Affectation des ressources aux tâches L'affectation de ressources peut également se faire de façon variable suivant la période. On dit dans ce cas que l'affectation se fait suivant un profil de travail. Ce profil se définit à partir de l'affichage "Utilisation des tâches": on doubleclique sur le nom d'une tâche pour voir apparaître les informations sur l'affectation. Toutes les valeurs possibles pour le profil sont disponibles dans le champ "Profil de travail". 28

4. Gestion des tâches et des ressources Affectation des ressources aux tâches Cette même boite de dialogue "Informations sur l'affectation" permet également de réaliser une affectation à dates fixes: On y trouve aussi la possibilité de préciser le taux de coûts de la ressource applicable à la tâche à réaliser. 29

4. Gestion des tâches et des ressources Affectation des ressources aux tâches Il est important de noter que l'affectation ou suppression d'affectation d'une ressource à une tâche peut entraîner des modifications au niveau des paramètres suivants: durée de réalisation de la tâche charge totale de la tâche charge individuelle (travail) des ressources pour la tâche unité d'affectation des ressources sur la tâche L'un ou l'autre de ces paramètres se trouvera modifié suivant le type de tâche choisi (capacité fixe, durée fixe, ou travail fixe). Ce choix se fait à partir de l'onglet "Avancées" de la boite de dialogue "Informations sur la tâche". 30

4. Gestion des tâches et des ressources Affectation des ressources aux tâches En capacité fixe, la durée de réalisation de la tâche évolue, ainsi que la charge individuelle des ressources pour la tâche en question. Mais l'unité d'affectation de chaque ressource ne change jamais (une personne affectée à 100% le restera toujours, quelque soit le nombre de personnes affectées au total). En durée fixe, on bloque le délai de réalisation de la tâche. De fait, l'unité d'affectation évolue suivant le nombre de ressources affectées, ainsi que la charge individuelle. En travail fixe, la charge totale d'une tâche n'évolue pas. 31

4. Gestion des tâches et des ressources Résolution des conflits de charge L'affichage "Utilisation des ressources" présente le récapitulatif des tâches affectées à chaque ressource, ainsi que la charge individuelle correspondante. Une ressource sur-utilisée à une période donnée apparaît en rouge. 32

4. Gestion des tâches et des ressources Résolution des conflits de charge La partie droite de cet affichage peut être personnalisée pour faire apparaître des informations complémentaires concernant l'utilisation des ressources. Un clic droit sur cette zone, puis "Style de détails", permet de choisir les paramètres à afficher. On peut par exemple décider d'afficher le taux d'utilisation de la ressource. 33

4. Gestion des tâches et des ressources Résolution des conflits de charge A partir d'un affichage présentant les tâches, il est possible de visualiser graphiquement le plan de charge et la disponibilité d'une ou de plusieurs ressources. Menu "Outils/Affecter les ressources" puis bouton "Graphique". 34

4. Gestion des tâches et des ressources Résolution des conflits de charge On peut résoudre manuellement les conflits de charges, notamment en demandant le remplacement d'une ressource par une autre. Menu "Outils/Affecter les ressources" puis bouton "Remplacer". On peut aussi demander à MS Project de réaliser lui-même l'audit des ressources: menu "Outils/Audit des ressources". Les modifications apportées peuvent être réalisées: automatiquement (pas d'intervention possible => risqué) sur ordre en recherchant les sur-utilisations sur des périodes précises Autre méthode de résolution des conflits de charge: recruter, faire intervenir des prestataires, former 35

4. Gestion des tâches et des ressources Visualisation des coûts On peut afficher: le coût des ressources (table "coût" de l'affichage "Tableau des ressources") le coût des tâches (table "coût" depuis le diagramme de Gantt) le coût des phases du projet (idem qu'au point précédent, en n'affichant que les tâches récapitulatives) le budget global du projet (menu "Projet/informations sur le projet", bouton "Statistiques"). 36

5. Pilotage des projets Après avoir créé les tâches, ressources et affectations, on peut sauvegarder le planning de référence (prévision initiale): Menu "Outils/Suivi/Enregistrer la planification initiale". La planification est valable pour l'ensemble du projet, ou pour certaines tâches seulement (contextes particuliers). Durant la vie du projet, il est nécessaire de suivre l'avancement des tâches. MS Project permet le suivi de l'avancement: par la durée par la charge des ressources 37

5. Pilotage des projets Le logiciel permet en outre: de valider (ou actualiser) l'avancement de comparer un état d'avancement avec la planification initiale d'analyser l'avancement et les coûts 38

5. Pilotage des projets Suivi de l'avancement par la durée Ce type de suivi d'avancement est idéal pour des projets dont les tâches sont sous-traitées, ou si l'importance des délais prime sur la consommation de la charge de travail. A partir de la table "Suivi" de l'affichage "Tableau des tâches", on peut saisir: le % achevé de la tâche la durée réelle (pdt laquelle on a effectivement travaillé sur la tâche) la durée restante. 39

5. Pilotage des projets Suivi de l'avancement par la durée La mise à jour de l'un des 3 paramètres fait évoluer les 2 autres. On définit un glissement (par rapport à la date de début prévue) en indiquant pour une tâche: un pourcentage achevé de 100% une valeur autre que celle proposée par Project pour le champ "Début réel" L'avancement est visible graphiquement sur le diagramme de Gantt. 40

5. Pilotage des projets Suivi de l'avancement par la charge des ressources On utilise ce type de suivi d'avancement quand la consommation de la charge prime sur la durée. On sélectionne l'affichage "Fiche ressource", ainsi que le menu "Format/Détail/Travail". On modifie la valeur du travail réel, ou celle du travail restant. 41

5. Pilotage des projets Suivi de l'avancement par la charge des ressources On peut également afficher la table "Travail" de l'utilisation des ressources et saisir les valeurs réelles et/ou restantes pour une ressource et un jour donné Quelque soit le type de suivi d'avancement choisi, il est possible d'exploiter la barre d'outils "Suivi". 42

5. Pilotage des projets Validation de l'avancement La validation de l'avancement consiste à faire le point sur ce qui est réalisé et ce qui reste à faire à une date précise. Menu "Outils/Suivi/Mettre à jour le projet". 43

5. Pilotage des projets Comparer l'avancement avec la prévision initiale MS Project permet de réaliser la comparaison de l'état d'avancement actuel avec le planning de référence. Il suffit d'activer l'affichage "Gantt suivi". 44

5. Pilotage des projets Analyse de l'avancement L'affichage "Gantt suivi" peut être filtré pour évaluer et analyser l'avancement. Le menu "Projet/filtré pour" permet notamment de visualiser de façon individuelle: les tâches achevées/inachevées/en cours de réalisation les tâches en glissement, en retard les tâches non commencées 45

5. Pilotage des projets Courbes d'avancement L'état d'avancement du projet peut également être visualisé grâce à des courbes d'avancement, tracées sur le diagramme de Gantt. Menu "Outils/Suivi/Courbes d'avancement". A une date précise, Ms Project dessine une courbe reliant toutes les tâches. Pic vers la gauche => tâche en retard Pic vers la droite => tâche en avance Plus la distance entre le sommet du pic et la verticale est importante, plus le retard (ou l'avance) par rapport aux prévisions est fort. 46

5. Pilotage des projets Analyse des coûts Le tableau de bord des coûts peut être visualisé à partir de la table "audit des coûts" pour les affichages "tableau des tâches" et "tableau des ressources". CBTP (Coût budgété du travail prévu): coûts planifiés et budgétés jusqu'à la date d'état. CBTE (Coût budgété du travail effectué): CBTP x pourcentage achevé jusqu'à la date d'état. CRTE (Coût réel du travail effectué) affiche le coût relatif au travail effectué sur une tâche jusqu'à la date d'état. 47

5. Pilotage des projets Analyse des coûts Le tableau de bord des coûts peut être visualisé à partir de la table "audit des coûts" pour les affichages "tableau des tâches" et "tableau des ressources". VS (Variation en cours) = CBTE CBTP VC (Variation de coût) = CBTE - CRTE FAC (Coût total d'une tâche) = Coût réel + Coût restant BAC: Coût planifié VAC (variation à l'achèvement) = Coût planifié Coût total 48

6. Travail en environnement multi-projets La gestion des projets multiples avec MS Project Standard (et Professional en mode non collaboratif) couvre les aspects suivants: Insertion d'un projet dans un autre Création d'interdépendances entre les tâches de différents projets Partage de ressources entre les projets 49

6. Travail en environnement multi-projets Insertion d'un projet Il est possible d'insérer un projet complet dans diagramme de Gantt du projet courant: Menu "Insérer/Projet ". L'insertion est représentée comme une tâche, dont la durée ne peut être modifiée que dans le projet source lui-même. 50

6. Travail en environnement multi-projets Interdépendances entre tâches Cette opération est utile lorsque les tâches d'un projet dépendent des tâches d'un autre projet. Il faut ouvrir les 2 projets indépendamment l'un de l'autre. Demander l'affichage d'une nouvelle fenêtre (menu "Fenêtre/Nouvelle fenêtre") en sélectionnant tous les projets concernés. Un nouveau projet s'ouvre alors. On y trouve la totalité des tâches pour l'ensemble des projets. La création d'une interdépendance entre tâches se fait de manière habituelle (par glisser/déposer d'une tâche vers une autre, par exemple). A partir d'un projet, on peut visualiser les prédécesseurs et successeurs externes à partir du menu "Outils/Liaisons entre projets". 51

6. Travail en environnement multi-projets Partage de ressources Le mode de partage des ressources exposé ici ne présente un intérêt que pour les versions standard et professionnelle en mode déconnecté. La démarche consiste à déclarer les ressources dans un fichier MsProject indépendant. Ce fichier devra posséder des dates de début et de fin de projet compatibles avec les projets en cours (sinon les affichages Gantt risquent de ne pas être efficaces). Pour exploiter ces ressources, on ouvre ce fichier simultanément avec le fichier de projet. On fait ensuite appel au menu "Outils/Partage des ressources/partager les ressources". Si le fichier de ressources est placé sur un partage réseau, il peut être utilisé par plusieurs chefs de projets. 52

6. Travail en environnement multi-projets Partage de ressources Au sein du fichier de ressources, il devient possible de visualiser l'ensemble des projets dans lesquels intervient une ressource quelconque. Dans chaque fichier de projet, on peut observer l'ensemble des tâches dans lesquelles est impliquée une ressource partagée, mais on ne peut modifier que les tâches du projet affiché. 53

6. Travail en environnement multi-projets Partage de ressources Le fichier de ressources pourra servir aux directions (de projets, de RH, ) pour suivre l'évolution de l'ensemble des projets, pour connaître les ressources disponibles ou non à une date donnée, pour planifier des congés, 54

7. Possibilités d interfaçage de MS-Project avec d autres logiciels Interfaçage avec MS Outlook pour: insérer des contacts en tant que ressources par la boite de dialogue "Affectation de ressources" par le menu "Insertion/Nouvelle ressource provenant de " insérer des tâches Outlook en tant que tâches Project: menu "Outils/Importer des tâches d'outlook" Interfaçage avec Word, PowerPoint ou Visio pour copier les données affichées sous la forme d'image. Utiliser l'assistant "Copie d'image vers Office" dans la barre d'outils "Analyse". 55

7. Possibilités d interfaçage de MS-Project avec d autres logiciels On peut aussi demander la génération d'un fichier image indépendant que l'on peut utiliser dans n'importe quel contexte. Sélectionner la zone à exporter sous forme d'image Utiliser le menu "Edition/Copier l'image " Interfaçage avec Excel pour faire des imports/exports de données Export: Menu "Fichier/Enregistrer sous", type de fichier "Classeur Excel". L'assistant d'exportation apparaît et permet de sélectionner les champs intéressants. Import: Menu "Fichier/Ouvrir", type de fichier "Classeur Excel". L'assistant d'importation apparaît. 56