Guide pratique 2 2.13-1

2.13 DÉDUCTIONS DIVERSES Cette fenêtre permet d'inscrire des déductions au dossier de l'employé. Par exemple, des obligations d'épargne, des dons de bienfaisance, des ajustements aux déductions automatiques (assurance, impôt, etc.). Il est possible d'inscrire jusqu'à 25 déductions diverses, celles-ci pouvant être uniques ou étalées sur plusieurs paies. Une déduction négative est possible. Elle permet de rembourser un trop perçu. Les déductions diverses apparaissent dans une liste avec la participation (employé ou employeur) et le montant. SERVICES OFFERTS # Pour modifier ou consulter une déduction diverse, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante et la fenêtre permettant de modifier une déduction diverse s'affichera (Section 2.13.1). # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d'utiliser l'icône d'insertion qui affiche la fenêtre permettant d'inscrire une déduction (Section 2.13.1). Guide pratique 2 2.13-1

RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES No : NUMÉRO DE LA DÉDUCTION DIVERSE NUMÉRO DU PAIEMENT SUR PIÈCES Code : CODE DE DÉDUCTION Description : DESCRIPTION ABRÉGÉE Particip. : PARTICIPATION Montant : MONTANT PAR PÉRIODE 2 2.13-2 PAIE

2.13.1 Comment inscrire ou modifier une déduction diverse La case «Prorata» indique au système, lors du calcul d'une paie partielle ou double, de prélever le montant en proportion du nombre de jours payés dans la période. Cependant, ce champ n'a aucun effet lors des paies spéciales des enseignants. On considère 10 jours. Lorsque le montant périodique additionné au montant à date dépasse le montant maximum, le montant prélevé est obtenu par la différence entre le montant maximum et le montant à date. Dès que le montant à date atteint le montant maximum, la déduction disparaît de ce bloc d'information. Il est impossible d'inscrire deux déductions diverses ayant le même code, la même participation, le même montant par période et le même numéro de pièce. Les déductions diverses négatives sont traitées par le calcul de paie et ce, même si le dossier ne possède pas de paiement. Pour qu'elles soient traitées, il faut qu'il y ait au moins une déduction négative part employé. Guide pratique 2 2.13-3

SERVICES OFFERTS # Lorsque les privilèges le permettent, il est possible d enregistrer ou de supprimer les informations inscrites dans cette fenêtre. # L'icône du dictionnaire est disponible pour faciliter la sélection du code de déduction, de l'emploi et du numéro de projet lorsque la validation avec Dofin est active (Section 1.5.2). # Rafraîchissement automatique : lors d un changement de dossier et lorsque la fenêtre La déduction diverse est ouverte en modification, on rafraîchit l information avec celle du même code de déduction diverse s il existe pour le nouveau dossier. Sinon, la fenêtre est fermée. Suite à une création, la fenêtre reste ouverte et prête pour un autre ajout. PARTICULARITÉS # L accès au regroupement Calcul de l impôt et Report de la déduction diverse dépend du privilège (Déductions légales) accordé à l utilisateur via son profil de sécurité. # Les valeurs par défaut des regroupements Calcul de l impôt et Report de la déduction diverse proviennent de la table Déductions. RÉFÉRENCE AU DICTIONNAIRE DES DONNÉES Code : CODE DE DÉDUCTION Report de la déduction : CODE DE REPORT Taux : TAUX DE LA DÉDUCTION Exemption : EXEMPTION DE LA DÉDUCTION Paie spéciale : INDICATEUR DE PAIE SPÉCIALE Montant à date : MONTANT À DATE DE LA DÉDUCTION Calcul de l impôt : CODE D IMPÔT 2 2.13-4 PAIE

DESCRIPTION COMPLÉMENTAIRE DES DONNÉES CODE DE DÉDUCTION Il doit exister dans la table des déductions. COMPTE À PAYER Au calcul, le compte inscrit a priorité sur le compte à payer de la table des déductions. COMPTE DE DÉPENSE Au calcul, le compte inscrit a priorité sur le compte de dépense de la table des déductions. DATE EFFECTIVE Au calcul, la déduction est prélevée si la date effective est en blanc ou si elle est plus petite ou égale à la date de fin de la période traitée. Cette date n'est plus accessible lorsqu'un montant à date est inscrit. Pour une déduction de récupération d'avance de salaire (8099XX), il est important d'inscrire la date du chèque de la période où l'avance a été versée. Ceci afin que les cumulatifs par compte budgétaire soient mis à jour correctement. MONTANT À DATE Doit être plus petit (en valeur absolue) que le montant maximum sauf si celui-ci est à 0. Doit être du même signe que le montant par période et le montant maximum. Lorsque le montant à date atteint le montant maximum, la déduction disparaît du bloc d'information. Le montant à date est mis à jour au calcul seulement s'il y a un montant maximum. Guide pratique 2 2.13-5

MONTANT MAXIMUM Doit être du même signe que le montant par période et le montant à date. Ne peut pas être plus petit (en valeur absolue) que le montant par période et le montant à date. S'il est vide, aucun maximum n'est considéré. Donc, la déduction sera toujours prélevée. S il est identique au montant période, la déduction sera prélevée ou remboursée une seule fois. S il est un multiple du montant par période, la déduction sera prélevée ou remboursée jusqu à l atteinte de ce montant. PARTICIPATION Pour permettre l inscription d une déduction employeur, un compte de dépense doit exister dans la table des déductions pour le code spécifié. EMPLOI Est obligatoire si c'est une déduction employeur et que le compte de dépense n'est pas précisé sur la déduction. Au calcul, le montant de cette déduction sera imputé en jumelant les comptes budgétaires de cet emploi au dossier avec la nature de dépense présente dans la table des déductions. CALCUL DE L IMPÔT Ce groupe d options est disponible uniquement pour les organismes ayant acquis la fonction DÉCENTRALISATION ET PLUS. Un montant prélevé par la déduction diverse peut donner droit à des exemptions dans le calcul de l impôt de l employé. 2 2.13-6 PAIE

PROJET - CENTRE ET NUMÉRO Lorsque complété, permet de comptabiliser les coûts reliés à un projet spécifique. REPORT DE LA DÉDUCTION Au lieu de percevoir en tout temps la déduction diverse, ce qui peut générer une avance de salaire, ce regroupement offre un choix de traitement lorsqu'il n'y a pas assez de revenu pour percevoir la déduction. Trois traitements sont possibles : # Avance permise (par défaut) # Report au prochain calcul # Report à la fin TRAITEMENTS PARTICULIERS La pastille Avance permise sera sélectionnée et le regroupement Report de la déduction sera désactivé lorsque : # La déduction débute par «75» (cotisation syndicale). En effet, les cotisations syndicales prélevées via les déductions diverses ont un impact sur le calcul de l'impôt. Elles doivent donc être prélevées en tout temps et ce, avant les calculs d'impôt. # Le montant par période de la déduction est négatif. Puisque les déductions négatives ont pour effet d'augmenter le salaire net de l'employé, ces montants permettront de prélever les autres déductions diverses. # La déduction est une part employeur. Étant donné que les déductions part employeur n'ont aucun lien avec le salaire net de l'employé, la notion de report ne s'applique donc pas à ce genre de déduction. Guide pratique 2 2.13-7

TRAITEMENT AU CALCUL DE PAIE Avance permise : # En tout temps, les déductions diverses sont traitées au Calcul de paie. Une avance salaire est générée lorsque le revenu net de la période est insuffisant pour prélever la déduction. Report à la fin : Trois situations sont possibles : 1) Si le salaire net de l employé est supérieur au montant de la déduction diverse, celleci est traitée en totalité par le calcul de paie. 2) Si le salaire net de l*employé est inférieur ou égal à zéro, la déduction diverse n'est pas traitée par le Calcul de paie et le message D111 est émis sur le rapport d'anomalies. 3) Si le salaire net n'est pas assez élevé pour prélever toute la déduction diverse, celle-ci sera perçue jusqu'à concurrence du montant net. Le message D112 est émis sur le rapport d'anomalies. Report au prochain calcul : Trois situations sont possibles : 1) Si le salaire net de l*employé est supérieur au montant de la déduction diverse, celleci est traitée en totalité par le calcul de paie. 2) Si le salaire net de l*employé est inférieur ou égal à zéro, la déduction sera traitée de la façon suivante : - Si la déduction traitée n'a pas de montant maximum, aucune modification n'est apportée à la déduction diverse. - Si la déduction traitée possède un montant maximum, celui-ci sera diminué du montant de la déduction diverse et une nouvelle déduction diverse sera générée pour cet employé avec le montant non perçu et un numéro de pièce à Report. De plus, sur le rapport d'anomalies du Calcul de paie, le message D113 est émis. 2 2.13-8 PAIE

3) Si le salaire net n'est pas assez élevé pour prélever toute la déduction diverse, celle-ci sera perçue jusqu'à concurrence du montant net : - S'il n'y a pas de montant maximum, une nouvelle déduction diverse sera générée avec un montant équivalent à la portion non prélevée. - S'il existe un maximum sur la déduction diverse, le montant maximum sera diminué de la partie perçue lors du calcul de paie. Une nouvelle déduction diverse sera générée avec un montant équivalent à la portion non prélevée. Sur le rapport d'anomalies du Calcul de paie, le message D114 est émis. PARTICULARITÉ POUR LES DÉDUCTIONS SSQ ET MFQ Étant donné que la SSQ et la MFQ retournent des transactions lorsque celles-ci ne sont pas perçues, les déductions diverses correspondant à une déduction de la facturation magnétique SSQ ou MFQ ne doivent pas être prélevées en partie. Elles seront donc traitées comme si le salaire net de l'employé était inférieur ou égal à zéro (i.e. comme la situation 2). Lorsque les transactions non perçues sont des ajustements, celles-ci seront détruites par la production Post-Paie de la facturation magnétique des assurances. Guide pratique 2 2.13-9

CETTE PAGE EST VOLONTAIREMENT LAISSÉE EN BLANC 2 2.13-10 PAIE