Prix de l innovation de l ENSOSP 2014 REMOcRA PLATEFORME METIER COLLABORATIVE DEPARTEMENTALE A THEMATIQUE RISQUE Nom du SDIS : SDIS83 Grade Prénom NOM du DDSIS : Colonel Eric MARTIN Adresse postale : Service Départemental d Incendie et de Secours du Var Centre Jacques Vion 87 Boulevard du Colonel Michel Lafourcade 83300 DRAGUIGNAN N de téléphone : 0494603762 Adresse courriel : direction@sdis83.fr Effectif sapeurs-pompiers professionnels : 952 Effectif sapeurs-pompiers volontaires : 4007 Effectif des personnels administratifs et techniques : 208 Population défendue : 1 030 355 habitants Référent du dossier présenté : Flore-Ange PASQUINI Grade: Ingénieur Fonction : Chef du service cartographie Adresse courrier : Service Cartographie Service Départemental d Incendie et de Secours du Var Centre Jacques Vion 87 Boulevard du Colonel Michel Lafourcade 83300 DRAGUIGNAN N de téléphone : 0494603217 Adresse courriel : fpasquini@sdis83.fr Innovation dans le domaine de la technique, du matériel, du logiciel (1) Innovation dans le domaine du management organisationnel (processus administratif, opérationnel, formatif, expertise) (1) (1) Cochez la case ad hoc. 1
2014 REMOcRA PLATE-FORME METIER COLLABORATIVE DEPARTEMENTALE A THEMATIQUE RISQUE 2
SOMMAIRE CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET... 4 A CONTEXTE ET ORIGINE DU PROJET... 4 B OBJECTIFS ET ENJEUX... 5 a)- Améliorer et partager un référentiel unique «Adresse»... 5 b)- Mutualiser la Défense de la Forêt Contre les Incendies... 6 c)- Mettre en place un outil collaboratif et libre de droit... 6 DESCRIPTION ET ORGANISATION DU PROJET... 7 A LES ACTEURS DU PROJET... 7 a)- L équipe projet... 7 b)- Constitution des groupes utilisateurs... 7 B LE CHOIX DE LA TECHNOLOGIE... 8 C LES SERVICES PROPOSES... 8 a)- La saisie de données géographiques en mode WEB... 9 b)- La mise à jour du système de navigation propriétaire SDIS... 12 c) - La mise à jour du système opérationnel... 12 D PLANNING ET DIMENSION FINANCIERE... 13 a)- Subvention européenne FEDER... 13 b)- Planning initial... 13 E LES BENEFICIAIRES... 13 F LA COMMUNICATION... 13 a)- Conférences... 13 b)- Formation des référents et des utilisateurs... 14 c)- Ordre de service... 14 d)- Réunion d information des Collectivités territoriales... 14 LA MISE EN OEUVRE DU PROJET... 15 A LES ETAPES DE LA MISE EN OEUVRE... 15 a)- Identification du flux d information : schématisation du Workflow... 15 b)- Automatisation des processus... 16 B CHOIX DE LA PLATEFORME... 17 C INSTALLATION ET OUVERTURE DE LA PLATEFORME... 17 BILAN ET PERSPECTIVES... 18 A LES ELEMENTS DU BILAN... 18 a)- Les objectifs réalisés... 18 b)- La réponse aux attentes des utilisateurs... 18 c)- Les points forts du projet... 19 d)- Les points d attention... 19 e)- Les perspectives d'évolution : l émergence de nouveaux besoins... 19 B CONSEILS AUX FUTURS PORTEURS DE PROJET SIMILAIRE... 20 a)- Identifier la place de la plateforme... 20 b)- La communication point essentiel de l adhésion au projet... 20 c)- La formation des utilisateurs... 20 C CRITERES D EVALUATION... 20 a)- Innovation... 20 b)- Impact... 20 c)- Reproductibilité... 20 d)- Pérennité... 21 D- CONCLUSION... 21 GLOSSAIRE... 22 ANNEXES :... 23 3
CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET Dans de nombreux secteurs professionnels, la quantité d informations à traiter amène à constituer des équipes pluridisciplinaires afin de travailler en collaboration. Arriver à gérer une volumétrie d informations et à exploiter au mieux les connaissances des acteurs de terrain afin de les rendre disponibles et mobilisables, particulièrement lorsque les équipes sont réparties sur tout un territoire, est un défi que le SDIS83 a décidé de relever. Le développement des infrastructures haut débit, l arrivée de nouveaux outils de communication et de collaboration, d outils mobiles de type tablette constituent des opportunités offrant de nouveaux moyens d actions. Dans ce contexte, l utilisation de plateformes web et la mise en ligne de données transforment radicalement la manière de travailler ensemble. Parce qu elles centralisent les données mises en partage et permettent à de nombreuses personnes de collaborer en direct, les plateformes web rendent possibles de nouveaux modes de travail beaucoup plus interactifs et dynamiques. Ce mode de fonctionnement réduit ainsi grandement la duplication des efforts et augmente considérablement la cohésion et la qualité des données. L émergence de ces nouvelles technologies et des nouveaux modes de travail induits a soulevé, au sein du SDIS83 et plus précisément au sein du service cartographie une interrogation: «Une plateforme collaborative de partage de l information géographique permettrait-elle de répondre à notre problématique?» et surtout «Comment met-on en œuvre ce type de plateforme, quelle stratégie adopter?» Ce document décrit les étapes qui ont permis, dans un premier temps d exposer le contexte de conception et de réalisation du projet puis de suivre chaque phase de la stratégie mise en place et d exposer l ensemble des fonctionnalités innovantes. Ce retour d expérience de mise en œuvre d une plateforme collaborative se terminera par un bilan des actions menées et l évocation de pistes d évolutions possibles. A CONTEXTE ET ORIGINE DU PROJET Le SDIS83, qui participe activement à l amélioration de la connaissance du territoire pour ses besoins propres (localisation des interventions) mais également dans une vision élargie à l échelle départementale, a identifié un manque d informations géo-localisées pour de nombreuses collectivités et services publics du département. Profitant de cette volonté d accès aux données, la stratégie de développement d une plateforme métier s est donc axée également sur la mise à disposition des informations à l ensemble des partenaires et des collectivités territoriales. D un point de vue opérationnel, c est en décembre 2009 que le Service Départemental d'incendie et de Secours du Var (SDIS83) s est doté d'un Centre de Réception des Appels d'urgence (équivalent d un Centre de Traitement des Appels) pour le traitement des demandes de secours (appels 18 et 112). À cette occasion, le système informatisé de gestion et de traitement de l'alerte du SDIS 83 a été renouvelé et comporte une interface cartographique alimentée par le Système d Information géographique (SIG) en place au sein du SDIS. L'efficacité de cette interface constitue un enjeu de taille pour le SDIS83. En outre, dans le contexte de la directive européenne «INSPIRE» qui fixe les règles pour "établir l'infrastructure d'information géographique dans la Communauté Européenne, aux fins des politiques environnementales communautaires et des politiques ou activités de la Communauté susceptibles d'avoir une incidence sur l'environnement», une organisation plus efficiente ainsi que l amélioration de la circulation de l information géographique ont été identifiées par le SDIS83 comme un enjeu majeur. 4
C est dans ce contexte que le projet de plateforme collaborative REMOcRA a vu le jour. Le projet dénommé REMOcRA fait référence à la symbolique du froid et de l anticipation (symbolique alchimique du poisson pilote le remora) et fait écho à la salamandre, présente sur le blason du SDIS83, symbole du feu et de l action. Projet structurant et issu d une volonté de doter le SDIS83 d outils métiers performants, il permet ainsi aux acteurs institutionnels de collecter, d améliorer et de partager l information géographique sur le territoire tout en utilisant la directive INSPIRE comme levier d action et non comme une contrainte. B OBJECTIFS ET ENJEUX La connaissance du territoire est un enjeu clef des SDIS dont la capacité à disposer de bases de données géographiques exhaustives, précises et mises à jour en continu est un atout majeur dans la réalisation de leurs principales missions : garantir la sécurité des personnes et des biens. Pour le SDIS83, l intérêt de connaître son territoire est primordial. En effet, le système d alerte, basé sur les données géo-localisées issues du Système d Information Géographique sont la condition d une localisation précise du lieu d intervention, du choix des engins les plus proches et d un calcul du trajet optimisé sur les lieux de l intervention. a)- Améliorer et partager un référentiel unique «Adresse» Aujourd hui, l adressage est bien plus qu une simple opération de signalétique, c est une véritable source d informations avec des applications multiples : lien entre adressage et information urbaine, appui aux services municipaux concernant la fiscalité, réponse à de nombreuses questions foncières ou encore développement économique. Premier maillon des secours, la base de données d adressage est donc le point clef de la gestion de l alerte. C est dans ce cadre que le SDIS83 participe au partenariat et groupe de travail départemental «Adresse» avec l Association des Maires du Var, La Poste et la Direction Départementale des Finances Publiques afin d alerter les maires sur l importance d une bonne adresse et de leur proposer un guide méthodologique. La mise en œuvre d une plateforme collaborative permettant à l ensemble des acteurs de l adressage (communes, intercommunalité, DGFIP, IGN, La Poste, Gestionnaires de réseaux, Sociétés de navigation GPS ) de déposer, collecter ou traiter les données Adresses créées par les services municipaux sur le site a été identifiée comme un besoin fort. Pour les collectivités locales, la plateforme vise l amélioration des ressources et de la gestion urbaine. Outil de programmation et de gestion des services techniques grâce à la connaissance du patrimoine public (voirie, équipements, linéaire, nombre, état), elle permettra la mise en place d un suivi et d une aide à la programmation urbaine. Outil d amélioration de la fiscalité locale, à partir des informations issues de l adressage, il sera alors possible de localiser et de recenser les personnes ou entreprises soumises à l impôt afin de mieux définir l assiette fiscale. Concernant le secteur privé, l adressage permet assurément de faciliter le travail des concessionnaires des réseaux d eau, d électricité et de télécommunications en matière d installation et de recouvrement. Dans la continuité de cette démarche d accompagnement des maires, l Association des Maires du Var a souhaité récompenser les communes engagées dans la démarche "adressage" depuis 2011 avec le soutien de la Poste, du SDIS, et de la DDFIP. Ainsi, en 2012, 6 communes du Var ont reçu le label d'or pour avoir réalisé plus de 90% de l'adressage communal tandis que 9 communes recevaient un label d'argent pour avoir accompli plus de 75% de leur adressage communal. Du point de vue du SDIS83, la collecte de l ensemble de ces informations directement auprès des principaux acteurs de l adressage est le gage d une information exhaustive, précise et actualisée. Le partenariat avec les collectivités territoriales dans ce projet d amélioration de l adressage au niveau départemental est la source même de l amélioration du système d alerte, cœur des missions du SDIS. 5
b)- Mutualiser la Défense de la Forêt Contre les Incendies Le Var, un des 1 er départements forestiers de France, est soumis chaque année à de nombreux feux de forêt. L entretien des pistes, des équipements et des débroussaillements ainsi que le relevé exhaustif de la qualité des pistes et des points d eau figurent parmi les moyens facilitateurs de la lutte. Afin d obtenir une connaissance la plus à jour possible et de mettre les données à disposition des différents acteurs de lutte (ONF, SP, CCFF, DDTM ), il est primordial de collecter et d intégrer les caractéristiques du terrain le plus rapidement possible. Suite à l Audit de la Base de données DFCI réalisé en 2012 par le Pôle des Nouvelles Technologies (PÔNT), un élément clef, a été mis en exergue. En effet, la communication de la réalisation des travaux par les maîtres d œuvre et les maîtres d ouvrage sur le terrain doit être formalisée et suivre un circuit d information identifié et préétabli. Cette remontée d informations doit être rapide et simple afin de permettre leur intégration et leur mise à jour dans la Base de Données DFCI. Un des objectifs de la mise en place d une plateforme collaborative est donc de fluidifier la circulation de l information entre les différents acteurs du département et de proposer des outils permettant l échange, la prise en compte, la communication des données de façon efficace et rapide. c)- Mettre en place un outil collaboratif et libre de droit L utilisation d un seul outil sans liaison avec un système global plus vaste, n aurait pas de sens. La plateforme Web apparaissait alors comme la solution assurant l accès à un ensemble de fonctionnalités destinées à faciliter le suivi, l alimentation et la circulation des données géographiques dans la majorité des métiers sapeurs-pompiers qui ont le territoire comme support. L intérêt du SDIS83 était donc de se doter d un dispositif global dont la cohérence entre l ensemble des outils collaboratifs, lui permette la gestion, le traitement et la collecte de l information géographique à plusieurs niveaux. Partenaire privilégie du Comité Régional pour l Information GEographique en PACA (CRIGE PACA), le SDIS83 a pu bénéficier de la philosophie d essaimage et d émulation technique et structurelle organisées par le CRIGE PACA. Le portail AMIGO, développé par le CRIGE PACA AMIGO, a été un véritable modèle pour REMOcRA. La plateforme devait également répondre à des objectifs d interopérabilité et de mutualisation des moyens et des données afin de réaliser des économies d échelle. Résolument tourné vers les nouvelles technologies et la philosophie Open Source, le SDIS83 a choisi de concevoir une plateforme de travail collaboratif multipartenaires qui devait respecter les normes d interopérabilité tout en s appuyant sur des technologies libres et innovantes afin d offrir aux utilisateurs des services optimisés (Adresse, DFCI, DECI, Risques technologiques et naturels) sur le territoire du Var. En application de la directive Inspire et par la mise à disposition des citoyens et des services publics de l ensemble des données disponibles sur le territoire selon des règles communes et par le moyen de services en ligne, la plateforme s inscrit dans l évolution du contexte technique : montée en puissance des services web géographiques, normalisation de la structuration et de l échange des données et des métadonnées, développement des solutions open source. Le terrain évoluant rapidement, surtout dans un département touristique comme le Var, les remontées effectuées par les sapeurs-pompiers seuls n étaient plus suffisantes. Le SDIS83 a souhaité pouvoir, à travers un projet collaboratif et partenarial, s aider de l ensemble des compétences terrain détenues au sein de chacune des structures partenaires afin de mutualiser et d optimiser les efforts et les moyens. 6
DESCRIPTION ET ORGANISATION DU PROJET Une plateforme collaborative est, par essence, confrontée aux attentes de multiples utilisateurs qui peuvent varier en fonction des interlocuteurs: utilisateurs, hiérarchie, partenaires extérieurs, service informatique... Il a donc été nécessaire pour le service cartographie, porteur du projet, de positionner sa démarche dans l organisation du SDIS en tenant compte des usages, des pratiques, des méthodes, des ressources allouées au projet et d identifier les possibilités techniques à sa disposition. De plus, le choix de réaliser une plateforme collaborative départementale ne pouvait s envisager sans en ouvrir l accès à l ensemble des partenaires institutionnels et aux acteurs du territoire départemental. Une réelle démarche projet a donc entouré la mise en place de la plateforme avec une intégration, des contraintes organisationnelles (nombreux services, habitudes de travail, multiplicité des partenaires), du facteur humain et la nécessité de l accompagnement des utilisateurs afin que l adhésion au projet soit optimale. A LES ACTEURS DU PROJET a)- L équipe projet Dans le cadre de la mise en œuvre de la plateforme, l équipe projet a été formée sur la base d un noyau dur (2 personnes) identique tout au long du projet. Cette équipe a été également en charge de la gestion de la transversalité et de l explicitation de la place du projet par rapport aux autres missions des différents services du SDIS. En marge de ce noyau permanent, d autres compétences sont venues se greffer en fonction des étapes du projet et de ses besoins. Afin que l ensemble des groupes utilisateurs constitués soient mobilisés, une forte communication a été mise en place autour du projet. Le Directeur Départemental en a fait un projet structurant, donnant un socle fédérateur, source de motivation pour l ensemble des acteurs impliqués. b)- Constitution des groupes utilisateurs Afin de concevoir la plateforme collaborative, il a également été déterminant de définir qui étaient les utilisateurs, combien étaient-ils, quels étaient leurs besoins? Plateforme collaborative, conçue pour être également multi-partenaires, il était nécessaire de savoir si l intérêt des utilisateurs pourrait diverger. Afin de satisfaire au mieux leurs besoins, le principal objectif du service cartographie a été de prendre connaissance de leurs habitudes et de leurs attentes. Ainsi, la principale technique de recueil de ces informations a été et reste la formation de groupes utilisateurs et l organisation d entretiens. Le service cartographie s est donc organisé pour déterminer les actions nécessaires au lancement du projet, combinant des rendez-vous périodiques avec les groupes utilisateurs identifiés et la mise en œuvre d outils méthodologiques utiles à la démarche. En interne et au delà des groupes de travail mis en place pour chaque thématique fonctionnelle de la plateforme, de nombreux entretiens avec les référents métier identifiés ont été réalisés. Après une phase d identification des compétences mobilisables en interne et des référents, différents groupes utilisateurs ont été créés selon les thématiques métiers à développer soit : - un groupe Adresse (30 personnes) - un groupe Point d eau (2 personnes et entretiens auprès de certains référents point d eau des centres de secours) - un groupe DFCI (2 personnes et entretiens auprès des partenaires : DDM, animateurs territoriaux DFCI) - un groupe Permis (1 personne en charge de la gestion des demandes de permis) 7
Les groupes de travail ont ainsi été constitués pour suivre l évolution des spécifications tout au long de la vie du projet et valider l outil final lors de la phase de VA (Vérification d Aptitude). Un graphiste a été chargé de créer des interfaces fonctionnelles, intuitives et agréables à utiliser. Ces interfaces ont été soumises à validation des groupes utilisateurs avant leur développement définitif permettant à l équipe projet d identifier l adéquation aux besoins des utilisateurs et de s assurer de la satisfaction de ces derniers. B LE CHOIX DE LA TECHNOLOGIE Le choix de la plateforme collaborative s est fondé sur plusieurs critères : - Être une solution «logiciel libre open-source» ; -Être entièrement paramétrable et administrable par le service cartographie du SDIS83 ; - Permettre la saisie de données géographiques en mode web ; - Respecter les normes et la réglementation à venir. Dans un contexte normatif strict, la plateforme devait respecter les réglementations en cours et anticiper les normalisations à venir. Tout ceci dans le but que le futur produit ne devienne obsolète dès sa mise en place. Une étude et une analyse des normes et décrets, principalement concernant la DECI (décret en cours de préparation), ont été indispensables aux choix définitifs des fonctionnalités constituant la brique métier DECI. Le décret est en phase projet de même qu un Référentiel national pris en application du projet de modification de l article R2225-2 du CGCT. C LES SERVICES PROPOSES La plateforme collaborative est accessible à chacun des acteurs selon des attributions de droits spécifiques et la prise en compte des compétences territoriales de chacun. Toutefois la cohérence globale du dispositif est restée sous la responsabilité du service cartographie du SDIS83. La plateforme organisée autour des librairies les plus récentes et l utilisation de l API du Géoportail permet aux utilisateurs de visualiser l ensemble des données. Elle intègre des fonctions de dessins et la consultation de Web services ouvre, aux ayants droits de la plateforme, l accès à des fonctions avancées en terme de saisie de données attributaires et géographiques. Il s agissait donc de créer des applications permettant de placer les utilisateurs au rang de producteurs de l information géographique. 8
Différentes thématiques rentrent dans le domaine d application du SDIS, soit par nécessité fonctionnelle, soit par obligation réglementaire. La mise en œuvre du projet s est ainsi structurée autour des axes suivants : DFCI Consultation de la base de données opérationnelle Téléchargement des atlas DFCI Dépôt des Fiches de Réception de Travaux Remontée d anomalies concernant la thématique DFCI Consultation des futures bases de données objectifs et travaux ALERTES URBAINES Consultation des données Dépôt de fichiers (délibérations de dénominations, numérotations) Création d alertes pour indiquer des anomalies Téléchargement de données RISQUES Consultation des Risques NRBC Consultation des éléments de SITAC envoyé par les Postes de Commandement DECI Consultation des données Saisie des caractéristiques des points d eau (PI/BI) et points d eau naturels (PENA) Création des tournées Mobilité de la saisie Télé-tranmissions des données Téléchargement des rapports Historisation des informations REMOcRA EXTRACTION - CARTOTHEQUE Espace documentaire permettant de télécharger des cartes pré-définies par le service cartographie Téléchargement d informations (rapports, données, statistiques ) PERMIS Création et Gestion des Permis de construire Définition conjointe des avis avec la DDTM Consultations de l ensemble des données nécessaires pour l attribution des avis a)- La saisie de données géographiques en mode WEB 1-) DECI Défense Extérieure Contre l Incendie Le projet de décret distingue la maintenance, le contrôle technique périodique et la reconnaissance opérationnelle. L organisation des contrôles techniques sera ainsi transférée aux collectivités communales ou intercommunales. Le SDIS, effectuera, quant à lui, une reconnaissance opérationnelle. Il sera également chargé de mettre à disposition des communes ou intercommunalités les bases de données Hydrants. La mise à jour sera conjointement effectuée par les services de la mairie, les opérateurs de réseaux et le SDIS sur l ensemble des points d eau du département (environ 20 000). L outil permet la mise à disposition des mairies d une cartographie interactive, d outils de saisie des relevés et de télétransmission des relevés de débit et pression. Le recueil des 9
anomalies effectué par les agents sur le terrain vient également enrichir la base de données commune. Des tableaux de bord et des suivis statistiques sont également mis à la disposition des communes leur permettant de suivre l évolution de leur parc des hydrants. L historique de l ensemble des données permet une analyse de la variation des caractéristiques des points d eau. L objectif est de connaître, maîtriser et optimiser la couverture incendie pour chaque commune. L analyse de ces données permet alors d élaborer des cartes de couverture en DECI, nécessaires à l instruction des autorisations de droit des sols. - La Mobilité Une expérimentation sur tablettes réparties sur le territoire départemental est en cours. Les tablettes, sous système d exploitation open source Androïd, dotées d une puce GPS sont semidurcies et résistantes aux projections d eau. Une application de saisie mobile des caractéristiques des points d eau a été spécialement développée permettant la saisie et la mise à jour des hydrants. D un point de vue technologique, l application mobile propose le point d eau le plus proche de l utilisateur. La fiche des caractéristiques des points d eau est ouverte automatiquement selon la position de l utilisateur afin de modifier les caractéristiques des points d eau. Dotée d une puce GPS, la tablette permet également la saisie des coordonnées GPS pour les points d eau nouvellement implantés. - La Télé-transmission des données La prise en compte des nouvelles orientations définies par le futur décret nous a conduit à imaginer une fonctionnalité de télé-transmission des données concernant les relevés des caractéristiques des points d eau effectués par les sociétés d affermage. La structure du flux d information envoyé est alors analysée ainsi que la validité des données avant intégration et mise à jour de la base de données. 2-) Brique métier «Adresse» Le SDIS83, cosignataire de la convention «Adresse», participe à l accompagnement des communes dans leur projet de dénomination de voirie et de numérotation des voies. La mise à disposition d une plateforme de collecte et d échange de données urbaines (nom des voiries, numérotation, gabarit ) est une réponse à ce besoin de fédération de l ensemble des partenaires autour de l adresse. La plateforme s appuie également sur un dispositif administratif élaboré en amont que sont la réalisation d un guide de dénomination et de numérotation et la mise en place d'une convention «Label Adresse». La plateforme collaborative, disponible pour les personnels des salles opérationnelles (Centre de Réception des Appels d Urgence, Centre Opérationnel Départemental d Incendie et de Secours et Centre de Gestion des Interventions) permet la remontée d alertes lors de la 10
localisation d une intervention. En restant également à disposition de l ensemble des personnels référents identifiés des centres de secours, elle permet les remontées des anomalies rencontrées lors d une intervention au service cartographie. Après une phase de vérification et de validation de l alerte, la base de données est ensuite corrigée et mise à jour par les techniciens du service cartographie afin d actualiser le système d alerte. Enfin, la liste des Etablissements Recevant du Public est arrêtée chaque année par le Préfet sur proposition du Directeur Départemental des Services d Incendie et de Secours. Pour les besoins de gestion de ces établissements, notamment l aspect Défense Extérieure Contre l Incendie, leur localisation est souhaitée. Certains établissements, par leur importance, la présence de personnes à mobilité réduite (hôpitaux, maison de retraites, par exemple) ou présentant des difficultés d interventions du fait de leur distribution intérieure font l objet de documents internes de planifications opérationnelles (fiches d intervention, plan ETARE). La cartographie interactive de ces localisations et des documentations permettront aux communes une meilleure prise en compte de ces Etablissements. 3-) DFCI Défense de la Forêt Contre l Incendie Depuis 1997, une approche interservices est de mise autour des problèmes de Défense de la Forêt Contre l Incendie. Les intercommunalités (32 dans le Var à ce jour) en charge de la réalisation des équipements souhaitent également un suivi précis des mises à jour et de leur prise en compte. Pour tous les travaux d intérêt DFCI réalisés, le maître d ouvrage, public ou privé, doit renseigner une fiche de fin de travaux dès leur achèvement. Cette fiche, accompagnée des données géographiques numériques correspondantes est alors déposée sur la plateforme collaborative. L administrateur de la Base de données DFCI est ainsi informé, en temps réel, de la réalisation des travaux et peut ainsi procéder à la mise à jour de la base de données, éventuellement précédée d un relevé GPS terrain s il le juge nécessaire. La plateforme collaborative permet ainsi de gérer la base de données DFCI, de mettre à la disposition de l ensemble des partenaires des données via la cartographie interactive mais également d assurer la diffusion et la mise à jour des relevés effectués (débroussaillement, travaux ). 11
4-) Etudes d Urbanisme (Urbanisme en zone forestière, PLU) Le SDIS intervient avec les services de l Etat (DDTM Forêt et Urbanisme) sur l appréciation du risque subi par les constructions en zone forestière. Une commission interservices examine le projet par rapport à sa localisation, son environnement et détermine le risque. Un accès sécurisé et limité à un nombre restreint d intervenants identifiés permet l examen des dossiers en commission, d en conserver une trace cartographique ainsi qu un archivage complet. La plateforme, garantissant l accès sécurisé aux données personnelles des citoyens a ainsi reçu l agrément de la CNIL. 5-) «Boîte à outil» Risques Un espace de la plateforme est réservé aux risques, qu ils soient technologiques ou naturels, dans le cadre de la prise en compte des risques émergents NRBCE identifiés dans le Livre blanc de la défense et de la sécurité nationale. Outre les zonages des différentes typologies de risques, consultables par le grand public, les utilisateurs de profil «CODIS» peuvent consulter les fichiers envoyés par les Postes de Commandement à la plateforme. Ainsi, certains logiciels libres de gestion des risques chimiques permettant l export de plumes de diffusion au format KML, celles-ci ou certaines SITAC peuvent être transmises au CODIS pour une visualisation immédiate avec l ajout en consultation de couches d information supplémentaires telles que l historique des feux, les zones à enjeux, les voies de communication. 6-) Dépôt et/ou extraction de données La composante «Téléchargement» permet, aux utilisateurs identifiés et autorisés par la plateforme, de télécharger des états et rapports construits dynamiquement. Cette fonctionnalité propose, selon les droits utilisateurs, plus ou moins de fonctionnalités et de critères. La zone de compétence géographique et le type de profil utilisateur permettent des extractions personnalisées en conformité avec les prescriptions de la CNIL. Les pages des atlas DFCI (au format.pdf), les états récapitulatifs des disponibilités des points d eau (PIBI, PENA ), le nombre d alertes créé par les personnels des centres, les avis défavorables aux permis de construire sont quelques exemples d extractions mises à disposition des utilisateurs. b)- La mise à jour du système de navigation propriétaire SDIS Parallèlement au projet de plateforme, l utilisation d outils de navigation et de guidage dans les engins de Secours à Personnes a été validée par le Directeur Départemental. Le choix a été fait d embarquer la cartographie opérationnelle (propriétaire SDIS) dans des GPS Garmin grand public. Le logiciel de l alerte lié au réseau ANTARES, transmet ainsi le point de localisation (x,y) de l intervention au GPS Garmin qui calcule directement l itinéraire nécessaire au guidage du véhicule sur le lieu d intervention. Le principal intérêt d un tel système est la redescente de la localisation de l intervention sans re-saisie de l adresse par l utilisateur sapeur-pompier dans les engins. La cartographie personnalisée et enrichie par le service cartographie est alors intégrée dans ces GPS grand public. Elle est identique à celle du système d alerte, mise à jour de façon synchrone et permet aux utilisateurs la consultation des données métiers pompier permettant la consultation des éléments urbains nécessaire à l analyse la zone d intervention. Cent cinquante (150) GPS sont ainsi en cours de déploiement sur le terrain. c) - La mise à jour du système opérationnel L intégration et l administration des données saisies par les partenaires et les sapeurs-pompiers sont effectuées par le service cartographie. Après une étape de validation, les données peuvent intégrer la Base de Données référente. La mise à jour ainsi que la saisie des données géographiques sur la plateforme collaborative implique également une synchronisation chaque nuit de la base de données géographique du service cartographie. Réciproquement, cette dernière mais avec quelques heures de décalage, «pousse» les nouvelles informations saisies par les opérateurs du service vers la base de 12
données située sur la plateforme de l hébergeur. La mise à jour, de façon différentielle, des deux bases de données est ainsi effectuée chaque nuit permettant aux deux systèmes une synchronisation parfaite des deux systèmes. Les données saisies sur la plateforme sont ensuite présentées à l administrateur de base de données pour validation et intégration dans la base référente du service cartographie. Tous les 3 mois, la mise à jour des bases géographiques du système opérationnel est alors effectuée, mettant ainsi à disposition du CRAU, du CODIS et des Centres de Gestion des Interventions les nouvelles informations collectées et saisies. Au-delà de l outil, le projet avait pour objectif l accompagnement des acteurs du territoire vers une démarche collaborative. D PLANNING ET DIMENSION FINANCIERE Une fois le projet établi, il a été possible d évaluer le budget nécessaire à son exécution. Un plan de financement a donc permis de préciser le montant des capitaux à réunir afin de lancer le projet dans de bonnes conditions et d identifier également les différentes ressources : capacités financières du SDIS, subventions Les prestations externes de sous-traitances nécessaires sur le plan technologique à la réalisation du projet ont ainsi été identifiées comme principales dépenses du projet. a)- Subvention européenne FEDER Plusieurs programmes d aides existent, tant au niveau européen, national que régional. Le SDIS a fait le choix de soumettre un dossier de demande de subvention auprès du fond européen d aide à l investissement dans des projets innovants (FEDER) qui a permis de parvenir à l équilibre financier. b)- Planning initial La principale contrainte identifiée était en terme de délais. En effet, l ensemble du projet devait être réalisé en l espace de 9 mois et son développement terminé avant le mois de septembre 2013 pour permettre ainsi la réalisation des tâches de facturation et de paiement avant la fin de l année (calendrier imposé par la fin de la programmation FEDER 2009-2013). La planification des tâches, les délais d exécution des phases et de nombreux jalons ont donc été mis en place afin de respecter les délais fixés. A chaque fin de phase, les livrables et les modules logiciels ont fait l objet de Vérification de Service Régulier (VSR) afin de réduire les délais. E LES BENEFICIAIRES La plateforme collaborative a été développée pour les sapeurs-pompiers du Var mais également destinée à l ensemble des acteurs du département du Var : collectivités (élus, agents des communes et des intercommunalités), services publics (DDTM, ONF, CG83, DDFIP) mais également les acteurs nationaux de l information géographique (IGN) et les entreprises privées (TOMTOM, NAVTECH, VEOLIA, ). F LA COMMUNICATION a)- Conférences L implication de la hiérarchie a été suffisamment forte pour impulser et déclencher une dynamique d utilisation interne ainsi que parmi les partenaires institutionnels. Elle l a été également pour promouvoir la solution auprès des autres SDIS de France. Ainsi, lors du congrès national de 2013 réuni à Chambéry, une conférence présentant la nouvelle plateforme a été tenue. Ce nouvel outil collaboratif a également été présenté lors des journées annuelles de rencontres des responsables des services SIG des SDIS à Dunkerque début décembre 13
2013. Suite à ces rencontres, le service cartographie a été sollicité pour des informations et des démonstrations. Des communications dans des journaux spécialisés sont également envisagées afin de faire connaître cette nouvelle solution collaborative. b)- Formation des référents et des utilisateurs Dès la mise en ordre de marche de la plateforme collaborative REMOcRA, plusieurs sessions de formation ont été réalisées. Dans un premier temps, l ensemble des référents points d eau au sein des centres de secours ont été formés à la brique métier «Gestion des points d eau» mais également «Adresse» afin d être le plus rapidement opérationnels. Ces personnels avaient également la tâche de former, en interne, les référents «Alerte» identifiés par les chefs de centres. En une dizaine de jours 80 personnes au total ont ainsi été formées parmi les personnels professionnels et volontaires des centres de secours. Dans un second temps, les chefs de salles CRAU, CODIS et CGI ont également été formés à l utilisation de la plateforme par le service cartographie. Le support technique et l aide ponctuelle à l utilisation ont également été assurés par le service cartographie. c)- Ordre de service Un Ordre de Service interne au SDIS83a donné un cadre et une légitimité à l utilisation de la plateforme, identifiée dès lors comme unique vecteur de remontée d information et de saisie des données. d)- Réunion d information des Collectivités territoriales De nombreuses réunions avec les principaux partenaires et une information systématique des collectivités territoriales rencontrées lors des groupes de travail «Adresse» ont également augmenté l adhésion au projet. La formation des partenaires n a pas été oubliée. La présentation de la plateforme REMOcRA lors de l Assemblée générale des Maires du Var fin 2013, des réunions des Comités de Massifs, la formation des Comités Communaux Feux de Forêt ont été autant d opportunités de faire connaître la plateforme à de nombreux collaborateurs. Les formations des personnels des pôles «Forêt» de l ensemble des acteurs intervenant sur la thématique sont programmées au cours du 1er trimestre 2014. 14
LA MISE EN OEUVRE DU PROJET Le SDIS a initié un projet d approche collaborative d accès à l information géographique lorsqu il a pris conscience que la connaissance n est pas uniquement localisée en un point unique de sa chaîne de production mais qu elle transcende et capitalise les connaissances existantes des différentes structures partenaires. La décision de créer cette plateforme métier collaborative a donc été prise en avril 2012. Sa mise en œuvre a nécessité plusieurs étapes afin d aboutir, en septembre 2013, à sa mise en ordre de marche opérationnelle. A LES ETAPES DE LA MISE EN OEUVRE a)- Identification du flux d information : schématisation du Workflow Les possibilités offertes par ces outils issus des évolutions technologiques du web apportent une amélioration de l efficacité par la facilité de communiquer au sein d un groupe, une augmentation de la production de données par le recours à des nouvelles technologies. Le SDIS devait donc tenter de guider voire formaliser les nouveaux circuits d informations ainsi créés. (cf. Annexe I : Schéma global de l application). La première étape du projet a donc été de schématiser les processus de collecte, de validation et de diffusion de l information. Cette étude a permis d établir un schéma des processus et d identifier les typologies d acteurs intervenant à chacune des étapes. Saisie et collecte Validation des données Diffusion Public : professionnel expert Public: Chefs de centre, décideurs Public: Elus 15
b)- Automatisation des processus Un schéma fonctionnel d identification du circuit de l information a été défini, par exemple, pour la brique métier «Gestion des points d eau» en collaboration avec les référents DECI, référents DFCI ainsi que les sapeurs-pompiers identifiés. Ce dernier indique les points de décisions, les conditions selon les réponses programmées ainsi que les actions à mener pour chaque étape. Une consultation individuelle avec chaque référent (DFCI, DECI, permis) a également permis de préciser les points de décisions dans les divers processus afin d obtenir la validation de chaque étape. Autre exemple, concernant la brique DFCI, le dépôt sur la plateforme de fiches de réception de travaux par les maîtres d ouvrage ou les maîtres d œuvre entraine des alertes différenciées pour les différents services du SDIS concernés. Les référents DFCI des groupements territoriaux ainsi que le service cartographie sont alors alertés. Ils peuvent ainsi mettre en œuvre de façon rapide, efficace et optimisée les actions à mener sur le terrain (relevés GPS, rendez-vous de réception de travaux ). La plateforme a été spécifiée afin d en faire un outil de partage de l information qui permette d identifier le schéma de circulation de l information. Cette forte demande exprimée date de plusieurs années. En effet, jusqu à présent aucun circuit de remontée d information et de communication des données travaux n avait été identifié. Le risque de perte d information était donc important. L arrivée à maturité des outils technologiques nous a donc permis, en 2012 de lancer l ensemble du projet. Ainsi, par exemple, pour la brique «Gestion des Points d eau», toute modification des valeurs de débit, de pression, anomalies des caractéristiques entrainent l indisponibilité opérationnelle et génèrent un courriel d alerte au maire de la commune concernée, au chef de centre du secteur et au référent DECI pour les informer de l état de cette indisponibilité. 16
B CHOIX DE LA PLATEFORME Projet issu d un besoin très spécifique, aucun outil «sur étagère» déjà présent sur le marché encore restreint des outils de saisie de données géographiques en mode WEB ne permettait de répondre totalement au besoin spécifique du SDIS83. L analyse des besoins auxquels le SDIS voulait répondre a permis de décrire très précisément l ensemble des fonctionnalités attendues du produit. Chaque fonction, chaque interface a donc été décrite et définie très précisément. Les solutions techniques pouvant répondre aux besoins tout en étant compatibles avec le critère Open Source ont été également identifiées. Un rapport de propositions avec une comparaison argumentée des solutions sélectionnées a facilité le choix. En effet, il était primordial que les solutions technologiques retenues et donc mises en œuvre lors du projet soient pérennes, permettent l évolution aussi bien fonctionnelle que technologique de la plateforme. C INSTALLATION ET OUVERTURE DE LA PLATEFORME L installation de la plateforme chez un hébergeur professionnel garantissait le débit pour l accès de plusieurs centaines d utilisateurs. Elle permettait aussi de connaître et d analyser les statistiques de fréquentation. Le choix d une installation chez un hébergeur professionnel garantissait en outre la sécurisation des échanges et des données dont certaines nominatives (permis de construire) sont soumises aux préconisations de la CNIL. Le choix du type d hébergement a également été un point d étude. Enjeux à la fois techniques et financiers, il a été important avant d effectuer un choix de faire un état des lieux des besoins et des ressources techniques et humaines mobilisable en interne. Les coûts des deux types de solutions, les services associés et les risques en cas d incident ont également été identifiés et répertoriés. Après la phase d analyse, le choix d un hébergement externalisé a été retenu permettant de ne pas effectuer d investissement, de ne pas nécessiter une équipe en interne et surtout de garantir une bande passante d un débit maximal. Le choix d un prestataire disposant de solides compétences dans l installation de services géographiques a permis de garantir des performances techniques spécifiques et de réagir avec promptitude et efficacité en cas de panne ou d incidents. Les garanties de remise en ordre de marche du site, les délais d intervention, la sécurité des données et des applications ont également été des critères de choix. 17
BILAN ET PERSPECTIVES Un des enjeux majeurs, lors de la réalisation de cette plateforme, était l adhésion du public sapeurpompier au nouvel outil collaboratif. En effet, l utilisation d un outil entièrement basé sur les nouvelles technologies et proposant de nouvelles méthodologies de travail aurait pu susciter un blocage. Or, il n en fut rien. L accueil de la plateforme a été extrêmement positif et cette dernière, d utilisation très intuitive, a été vivement plébiscitée par l ensemble des utilisateurs et des partenaires. A LES ELEMENTS DU BILAN a)- Les objectifs réalisés A ce jour, la plateforme compte 800 inscrits (dont 600 sapeurs-pompiers) pour environ 700 remontées d alertes effectuées par les sapeurs-pompiers depuis l ouverture le 1 er octobre 2013. Les 1ères tournées de bouches ont été réalisées avec un gain de temps et d efficacité quantifiable et significatif. b)- La réponse aux attentes des utilisateurs Aucune étude de satisfaction n a encore été formalisée mais les nombreux témoignages recueillis laissent entrevoir que la plateforme a été identifiée par les centres de secours comme un outil de consultation et de création d information. La plateforme semble donc avoir trouvé sa place au sein de l organisation des centres. En outre, du fait des communications qui ont pu être réalisées auprès des partenaires extérieurs, de nombreuses demandes d inscription sont adressées quotidiennement au service cartographie. 18
c)- Les points forts du projet 1 L outil : Solution open source, évolutive, adaptable et paramétrable simplement par le service cartographie, la plateforme collaborative métier est d appropriation facile. Celle-ci, même par un public non initié aux nouvelles technologies, a été la clef du succès de son intégration dans le travail quotidien et l acceptation du passage au mode collaboratif. Tout en étant un outil conçu pour les besoins propres des sapeurs-pompiers, les attentes des partenaires ont été intégrées dès la conception. La modularité et la facilité de paramétrage de l outil lui permettent, en effet, de s adapter également aux besoins spécifiques de ces derniers. 2 Le crowdsourcing La plateforme permet à chaque utilisateur, sapeur-pompier ou partenaire, d accéder à des outils de saisie en ligne et devient ainsi acteur de la création d information géographique. Les sapeurspompiers, responsabilisés, deviennent alors acteurs de l amélioration de leur outil de gestion d alerte d)- Les points d attention A l image de tous groupes d individus, certains utilisateurs sont leaders et effectuent de nombreuses contributions, d autres contribuent plus ponctuellement. Le mode collaboratif bouscule les habitudes et les modes de travail. Afin de faciliter l adoption du nouveau modèle de travail collaboratif, les bénéfices d un tel changement doivent rapidement être perçus par les utilisateurs afin qu ils en identifient les bénéfices. Le nombre et la qualité des saisies reposent ainsi sur une animation et une communication fortes et durables. Cet effort demandé sur le long terme au service cartographie est chronophage et des relais dans des groupements ou services devront être trouvés afin de faire perdurer la qualité de l animation et de communication mise en place auprès des utilisateurs. e)- Les perspectives d'évolution : l émergence de nouveaux besoins Intégré à la plateforme, un outil de demande d évolutions et de remontée de bugs est prévu pour faire évoluer la plateforme en continuellement. Elle est, en effet, appelée à recevoir, dans les prochains mois, des fonctionnalités supplémentaires : - un module d édition de cartes ; - l intégration de la cartographie des points d eau sur les tablettes mobiles ; - un module de Recherche des Causes d Incendie. Sur l initiative du procureur du Tribunal de Grande Instance de Draguignan, le module Recherche des Causes d Incendie proposera aux différents acteurs (Police, SP, Gendarmerie, DDTM ONF) une base de données de localisation des points d éclosion, une base documentaire photographique ainsi que des formulaires de saisie de chaque dossier. En outre la cartographie des points d éclosion, des historiques des feux, des zones PPRIF, des réseaux de lignes électriques et des zones à enjeux sera proposée à l utilisateur. 19
B CONSEILS AUX FUTURS PORTEURS DE PROJET SIMILAIRE a)- Identifier la place de la plateforme Dès la mise en place de ce type de projet collaboratif, il est nécessaire de positionner la plateforme dans la structure du SDIS. En effet, son positionnement au sein du SDIS mais également dans l organisation de l ensemble des partenaires doit être identifié et défini. La plateforme collaborative doit non seulement permettre d'apporter l information à la bonne personne au bon moment mais également faciliter la création des données, diffuser, valider et valoriser l information géographique et, point important, sa ré-utilisation. b)- La communication point essentiel de l adhésion au projet Il est nécessaire, dès le lancement du projet, d identifier et de définir très précisément les besoins utilisateurs ainsi que les circuits d échanges d informations. La mise en place de groupe utilisateurs intégrant des personnes ressources motivées et dynamiques permet de dynamiser les groupes et de faciliter l adoption de la nouvelle solution. Celle-ci est d autant plus rapide que son utilisation est claire, simple et bien définie. c)- La formation des utilisateurs Tous les utilisateurs n ont pas les mêmes capacités d appropriation de ce type de technologie. Des séances de formation sont ainsi indispensables à la bonne compréhension de l outil et de sa prise en main. L adoption de la nouvelle plateforme sera d autant plus rapide que l outil sera identifié par les utilisateurs comme simple, intuitif et efficace. C CRITERES D EVALUATION a)- Innovation L'innovation n'est pas seulement technologique, même si la mise en œuvre d une plateforme métier web multi-partenaires reste peu fréquente. Elle réside également dans la mise en réseau du territoire par la collaboration d acteurs de structures différentes. C est ainsi qu aujourd hui la plateforme est un espace de création, d enrichissement et de circulation de l information géographique entre SDIS, collectivités, associations et services publics. b)- Impact Le projet a permis au SDIS83 de gagner en visibilité sur le territoire et d être identifié par ses partenaires comme fédérateur et initiateur de nouvelles pratiques. Ce projet a aussi permis de changer et d'améliorer la perception de la Direction Départementale par les sapeurs-pompiers. La plateforme a été l occasion pour les sapeurs-pompiers, d une prise de conscience de l intérêt de la mise en commun des efforts pour l amélioration des bases de données de localisation et de l évidence que celle-ci ne pouvait reposer uniquement sur le service cartographie. c)- Reproductibilité La plateforme collaborative REMOcRA a été conçue avec une volonté d essaimage. Gratuitement redistribuée selon la volonté du SDIS83 qui souhaite faire bénéficier ses homologues de sa démarche, elle est totalement transposable à d autres zones géographiques. Projet d un budget de 200 000 euros, subventionné à hauteur de 50% par les fonds européens, la solution libre de droit a déjà été donnée gratuitement aux SDIS71 et SDIS88 tandis que trois autres sont fortement intéressés afin de la mettre en place (SDIS971, SDIS 70). Chaque 20