Logiciel : Comptabilité USR - Version 2,16 Documentation réalisée par JJ Gorge Trésorier Tir à l'arc le 04/04/2010 1 / 15
Table des matières Ecran principal de saisie...3 Ajouter une nouvelle opération de débit ou de crédit...3 Nouvelles opérations Fonctions particulières...5 Ajout nouvelle ligne...5 Ajout transfert inter banque...5 Ajout d'une ligne multiple...6 Modification d'une ligne saisie...7 Fonction «Copier - Coller»...7 Fonctions dans le bandeau intermédiaire...7 Fonction «Supprime la ligne sélectionnée»...7 Fonction «virement compte à compte»...8 Solde...8 Remplacer...8 Fonction «Valider» «Dévalider»...8 Fonction «IMPRIMER»...9 Fonction «Première ligne» ou «Dernière ligne»...9 Fonctions dans l'écran des écritures comptables...9 Les états imprimables à partir du logiciel...10 Présentation du menu de sélection des états...10 Présentation du menu des états complémentaires...10 Zone d 'affichage des états...10 Menu de sélection des états - les filtres...11 Menu de sélection les états complémentaires...13 Fonctions dans la barre de tâches...14 FAQ...15 2 / 15
Ecran principal de saisie Ajouter une nouvelle opération de débit ou de crédit 1) Commencer par un clic sur «Nouvelle écriture» et automatiquement le numéro de ligne s'incrémente de 1 Conseil : Notez le numéro de ligne sur le justificatif pour faciliter le rapprochement et la recherche si besoin. 2) Sélectionner si crédit ou débit 3) Saisir la date de l'opération ou 3 / 15
4) Saisir le code comptable correspondant à la dépense ou au crédit - Un clic sur affiche la liste des codes disponibles - Un clic sur ou sur ouvre une fenêtre avec la liste des codes et leur description Nota : Cette fenêtre permet également d'ajouter un code comptable à la liste ou de modifier la description Un clic sur le bouton «Annuler» pour fermer la fenêtre 5) Sélectionner le compte ou sera imputé l'opération un clic sur affiche la liste des comptes enregistrés dans la base comptable Un clic sur ouvre la fenêtre de modification Une fois modifié, supprimé, ou créé un clic sur «enregistrer» permet de sauvegarder les modifications Un clic sur le bouton «Fermer» pour sortir de la fenêtre. 6) la case «justificatif» est à cocher lorsque vous avez un document justifiant la dépense ou le crédit 7) Saisir un libellé pour l'opération Auto => Donne le libellé correspondant au code comptable sélectionné précédemment ( A éviter préférer un descriptif plus précis) Libellé => Ouvre une fenêtre pour permettre d'enregistrer des libellés et de les réutiliser par la suite en limitant la saisie le bouton ouvre la fenêtre des libellés pré enregistrés Conseil : Dans le libellé saisir un descriptif précis sur la nature du mouvement effectué. 8) Saisir le montant du débit ou du crédit Nota : la case active est de couleur bleue. 9) Saisir une référence pour compléter l'écriture 4 / 15
Soit un clic sur le bouton pour ouvrir la liste déroulante et ensuite sélectionner le type de mouvement Soit en saisissant le numéro de chèque ou le numéro de bordereau de remise en banque 10) Pour terminer la saisie et enregistrer l'écriture faire un clic sur «Ajouter l'écriture» le bouton, «Annule nouvelle écriture» permet de revenir à l'écran précédant sans ajouter la saisie. Conseil : La saisie des opérations doit être faite régulièrement ne pas attendre le relevé bancaire pour les effectuer Nouvelles opérations Fonctions particulières Un clic droit sur le bouton «nouvelle écriture» ouvre une fenêtre pour permettre plusieurs type d'ajouts d'écritures Ajout nouvelle ligne Idem à ci dessus Ajout transfert inter banque Un clic sur le bouton «Ajout transfert inter banque» ouvre une fenêtre pour effectuer une saisie rapide. Saisir la date de l'opération Saisir le montant du virement Choisir le compte d'origine Choisir le compte de destination Enregistrer l'opération par un clic sur «Valider» Le bouton «Annuler» permet de fermer la fenêtre sans enregistrer l'opération Le bouton «RAZ» annule la saisie Nota : lorsque un compte est sélectionné le bouton change de couleur Automatiquement une ligne de débit et de crédit sont enregistrées Exemple: 5 / 15
Ajout d'une ligne multiple Cette fonction permet de ventiler une écriture sur plusieurs comptes comptables avec un contrôle du montant total par rapport aux montants ventilés Fenêtre de saisie ligne multiple Sélectionner le type d'opération débit ou crédit Saisir la date Sélectionner le compte ou sera réalisé l'opération Saisir la somme totale du mouvement Saisir une référence ( N de chèque, N remise en banque..» Saisir les lignes de débit ou crédit avec pour chacune d'elles le compte comptable correspondant Le bouton «TEST» permet de contrôler si le total des montants saisis sur chacune des lignes correspond au total saisi dans le champ «Somme totale» Enregistrer les lignes par un clic sur le bouton «Valider» Le bouton «annuler» permet de fermer la fenêtre sans enregistrer de ligne Exemple dans le livre de compte de lignes saisies avec cette option: Nota : La somme totale est inscrite entre crochets dans le champ libellé, la référence ( n chèque, Bdx de remises est la même pour chacune des lignes. 6 / 15
Modification d'une ligne saisie Nota : Seules les lignes qui ne sont pas rapprochées sont modifiables Pour modifier une ligne mettre la ligne en surbrillance par un clic sur cette dernière Dans le bandeau supérieur modifier la valeur Résultat dans le journal des opérations après avoir validé avec un clic sur «Modifier ligne sélectionnée» Fonction «Copier - Coller» Pour éviter de saisir toutes les information d'une ligne il est possible d'effectuer un copier / coller - Mettre en surbrillance la ligne choisie et effectuer un clic sur le bouton «copier» - Effectuer un clic sur «Nouvelle écriture» - Effectuer un clic sur «Coller» Toutes les information de la première ligne sont recopiées dans la nouvelle ligne, il ne reste qu'à modifier les informations différentes ( Date, N de chèque.. ) Fonctions dans le bandeau intermédiaire Fonction «Supprime la ligne sélectionnée» Ne fonctionne que pour les lignes non rapprochées ( non validées) 1) Un clic sur la ligne pour la sélectionner. 7 / 15
2) Faire un clic sur le bouton «ligne à supprimer» 3) Une fenêtre de confirmation s'ouvre, sélectionner les boutons «OK» ou «non» 4) Si «OK» la ligne est supprimée Nota : Le numéro de ligne est conservé Les codes comptables sont remplacés par «VID» le libellé et le montant sont remplacés par «vide» la ligne est automatiquement validée à la date de «00/00/000» Fonction «virement compte à compte» Identique à la fonction «Ajout transfert inter banque» Solde Donne le solde de tous les comptes confondus Remplacer Cette fonction ouvre une fenêtre qui permet de remplacer certaines données d'un champ sur toutes les lignes enregistrées Sélectionner la ligne par un clic pour la mettre en surbrillance Effectuer un clic sur le bouton remplacer pour ouvrir la fenêtre d'action Pour commencer clic sur ouvre le menu déroulant pour sélectionner le champ à modifier Automatiquement le champ «Ancien» est complété avec la valeur du fichier Saisir la nouvelle valeur dans le champ «Nouveau» et confirmer avec un clic sur remplacer Le champ est modifié sur toutes les lignes enregistrées Fonction «Valider» «Dévalider» Dé-valider Cette fonction permet de supprimer la validation d'une ligne pour effectuer une modification. Au moment du pointage des écritures avec le relevé bancaire 8 / 15
les lignes sont «validées» à la date du relevé. Nota: Une ligne validée n'est pas modifiable. Valider : Cette fonction permet de valider de nouveau une ligne d'écriture après modification la date de validation utilisée à l'origine est conservée La fonction «valider» est également utilisée pour pointer les lignes lors du rapprochement avec le relevé bancaire. Dans le champ «date» saisir le date du relevé bancaire et «valider» toutes les lignes présentes sur le relevé. Dans chaque ligne rapprochée le champ «Validation» est complété avec la date du relevé. Nota: Une ligne «validée» n'est plus modifiable. Fonction «IMPRIMER» Cette fonction permet d'imprimer la totalité des lignes d'écritures saisies dans le logiciel de comptabilité Nota: Toutes les lignes de tous les comptes seront imprimées en même temps Fonction «Première ligne» ou «Dernière ligne» Les boutons permettent de se déplacer de la première ligne à la dernière et vice versa Fonctions dans l'écran des écritures comptables Un clic droit sur une ligne d'écriture ouvre une fenêtre d'action Aller au début ou à la fin Déplace le curseur à la première ligne ou à la dernière Déplace la ligne vers le haut La ligne sélectionnée sera déplacée vers le haut de l'écran, sa numérotation sera également modifiée. Le bouton à droite du champ «solde» effectue directement la même opération Déplace la ligne vers le bas La ligne sélectionnée sera déplacée vers le bas de l'écran, sa numérotation sera également modifiée. Le bouton à droite du champ «solde» effectue directement la même opération. 9 / 15
Les états imprimables à partir du logiciel Pour faciliter la gestion, des états sont prédéfinis dans le logiciel. Ils permettent d'avoir rapidement un affichage des valeurs recherchées ou de les imprimer. L'accès aux états ou requêtes se fait en cliquant sur le bouton «Lancement des requêtes» Le menu principal de gestion des états est en trois parties : Présentation du menu de sélection des états Dans ce menu chacun des boutons est un filtre qui permet d'afficher une partie des écritures en fonction de ce que l'on recherche. Présentation du menu des états complémentaires Ce menu permet d'autres recherches dans les écritures et permet également d'imprimer le résultat d'une requête Zone d 'affichage des états Cette partie de l'écran permet de visualiser le résultat de la recherche avant impression. Nota: pensez à notre planète.. bien souvent un affichage est suffisant!! 10 / 15
Menu de sélection des états - les filtres Débit ou Crédit : permettent d'afficher les écritures correspondantes regroupées par code comptable Crédit/Débit : permet d'afficher en même temps les écritures de débit et de crédit regroupées par code comptable Nota : Cet état Crédit/Débit permet d'avoir automatiquement le bilan en fin d'année comptable. Ces boutons permettent d'avoir les détails des lignes enregistrées en crédit ou en débit Permet d'afficher les lignes qui ont un justificatif ou non. Affichage des lignes correspondant au code comptable sélectionné Dans l'exemple seules les lignes du code 581 seront affichées Affichage des lignes correspondant au code analytique sélectionné Dans l'exemple seules les lignes du code «VIR» seront affichées Nota : les codes analytique sont des codes qui permettent un niveau de détail plus important que le code comptable Il est possible de créer les codes comptables dont on a besoin pour effectuer la gestion de la section. Exemple : Des codes analytiques Fête et Concours peuvent permettre de répartir les dépenses et les recettes effectuées pour ces deux évènements alors que le code comptable sera le même Ce filtre permet d'afficher les écritures crédit et débit du compte sélectionné Affichage des écritures «Marquées» lors de la saisie. Lors de la saisie il est possible de «marquer» des écritures pour les retrouver plus facilement par la suite. Affichage des écritures classées par code Analytique Liste des écritures pour un Mois 11 / 15
Le résultat de la requête est placée dans un éditeur de texte pour permettre d'ajouter des commentaires avant impression Rapprochement : Affiche tous les rapprochements effectués les mois précédents et celui du mois en cours Les rapprochements des mois précédents sont résumés en une ligne comprenant: la date; le solde de départ et le nouveau solde, le rapprochement du mois en cours est détaillé avec les écritures «validées» Rapprochement avec date : Permet de faire un contrôle avec le relevé bancaire. - Saisir la date du relevé - Saisir le solde de départ du relevé - Un clic sur «Rapprochement avec date», si il n'y a pas d'erreur, doit être le reflet du relevé bancaire. Conseil : imprimer l'état «Rapprochement avec date» et le joindre au relevé envoyé par la banque permet de suivre plus facilement le pointage des comptes 12 / 15
Menu de sélection les états complémentaires Rapprochement : Affiche tous les rapprochements effectués les mois précédents et celui du mois en cours Les rapprochements des mois précédents sont résumés en une ligne comprenant: la date; le solde de départ et le nouveau solde, le rapprochement du mois en cours est détaillé avec les écritures «validées» Recherche : Saisir un mot dans le champ à coté de et cliquer sur le bouton «cherche» Toutes les lignes contenant la chaine de caractères recherchée seront affichées Un clic sur le bouton ramène directement à l'écran journal, sur la ligne sélectionnée correspondante. Attention: Une modification sur cette ligne ne modifie pas l'écran requêtes. Il faut reformuler la même requête pour faire apparaître cette modification. Dans le menu déroulant sélectionner un mois, et cliquer sur «X» pour afficher les lignes d'écritures correspondant à ce mois Cette fonction permet de contrôler si tous les chèques sont enregistrés Nota: Les chèques annulés doivent être saisis pour permettre une suite logique des écritures 1) Cliquer sur le bouton «Cherche Carnet» pour avoir la liste des premiers numéros de chèques 2) Choisir une séquence dans le menu déroulant 3) Les lignes d'écritures correspondant aux chèques sont affichées dans l'ordre croissant des numéros de chèques Solde : Affichage du total des lignes qui sont dans l'état Nota: Le montant indiqué n'est pas obligatoirement le solde des comptes il est fonction des filtres sélectionnés Cette fonction permet d'imprimer l'état affiché à l'écran 13 / 15
Fonctions dans la barre de tâches Nouveau : Créer un nouveau fichier comptable Charger : Charger pour utiliser un ficher de données comptables Sauver : Enregistrer les données dans le fichier en cours Sauver sous :Enregistrer dans un autre fichier Sauvegarde : Créer un fichier de sauvegarde des données Restitution : Export CSV : Permet de créer un ficher CSV des données pour utilisation dans Excel Quitter : Fermer l'application Choix imprimantes : Ouvre la fenêtre de sélection d'imprimantes connues dans Windows Charge Dernier fichier : Ouvre une fenêtre de couleur verte avec l'option Charger dernier fichier. Le dernier fichier utilisé sera automatiquement chargé à l'ouverture du logiciel Ligne à nouveau banque : Utilisé pour la création d'une nouvelle comptabilité avec plusieurs comptes bancaires différents. Ligne à nouveau caisse : idem ci dessus. Gestion de Mot de passe : Le fichier de comptabilité peut être protégé par un mot de passe Sauvegarde requêtes : Permet de sauvegarder la requête en cours pour utilisation dans un autre logiciel Virement compte à compte : Permet d'effectuer des virement d'un compte à un autre compte. Même fonction que transfert inter-banque Supprimer les marques : Supprime toutes les marques faites sur des lignes comptables Clôturer le compte : Clôture le compte en fin d'exercice comptable. 14 / 15
FAQ Créer un fichier de compte Nom du fichier : Il doit comporter le nom de la section + l'année comptable concernée L'extension du fichier de compte est un. FIC Codes Comptables Liste de codes fixés par le code comptable, doivent être obligatoirement utilisés Codes analytiques Codes propres à la section pour permettre une ventilation des écritures différentes ou plus détaillées que celle prévue par les codes comptables Rapprochement des comptes A réception du relevé bancaire les écritures saisies dans le logiciel comptable doivent être comparées au relevé bancaire. Chèques annulés Pour permettre un suivi correct les chèques annulés doivent être saisis dans le logiciel comptable avec la mention «chèque annulé» Sauvegarde Effectuer régulièrement une sauvegarde du fichier sur un autre support que celui utilisé quotidiennement Le fichier sauvegarde a pour extension.svg Libellé des écritures Il doit être simple et précis, éviter de reprendre la description du code comptable, en cas de contrôle la recherche sera plus simple. Justificatif de dépense Pour faciliter les recherches il est important de faire un lien entre la ligne d'écriture dans le logiciel comptable, le justificatif et le relevé bancaire en utilisant le numéro de ligne, la date du relevé. 15 / 15