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Connaître et contrôler son patrimoine Gérer et fiabiliser ses Actifs RANE INVENTAIRE Sommaire L offre logiciel 3 Le module Immobilisations..... 4 La prise d inventaire..... 5 Le rapprochement comptable.. 6 Exploitation des informations 7 Elément incontournable d un contrôle interne efficace et de la fiabilité de l information, le recensement des biens concourt à renforcer la sécurité du patrimoine de l entreprise. Ses impacts comptables et juridiques nécessitent la mise en place de procédures assurant la fiabilité et la justesse de la gestion des immobilisations. Pour répondre à ce besoin, Rane Inventaire organise le suivi permanent des biens de l entreprise et met en cohérence les immobilisations issues de la comptabilité, les fichiers techniques (GMAO, Métrologie, Parc) avec les informations «terrains» provenant de l inventaire physique. Rane Inventaire vous permet donc de justifier les actifs de l entreprise par un inventaire objectif, de garantir l affectation des imputations analytiques et géographiques, d assurer la traçabilité des biens, d optimiser directement les valeurs brutes, d ajuster les bases de calcul des valeurs d assurance et de mieux appréhender l évolution du patrimoine de l entreprise. 2
L offre logiciel Principales fonctionnalités Rane Inventaire met en cohérence les immobilisations issues de la comptabilité, les fichiers techniques avec les informations provenant de l inventaire physique. Rane Inventaire est l'outil permettant de réaliser des inventaires rapides et "intelligents" et permet en outre de visualiser les données de la base comptable ou d'inventaires précédents en "direct" lors de la saisie ou de la lecture du code à barres, supprimant de fait les traitements lourds de contrôle. Cette connaissance précise et instantanée va permettre d'optimiser directement les temps de saisi (inventaires) et la fiabilité des données relevées. Rane Inventaire est le prolongement naturel des missions d'inventaire et de rapprochement comptable réalisées par Rane. Environnement Rane Inventaire est développé dans un environnement Internet qui lui apporte deux avantages significatifs: - Une installation très simple, limitée au seul serveur - Un accès convivial, depuis n'importe quel site, à l'aide d'un navigateur Internet, en utilisant éventuellement le réseau de l'entreprise La base de données La base de données Rane Inventaire est structurée autour d un fichier principal, qui regroupe les informations Immobilisations (comptabilité) et Biens (Inventaire). Si la mise en œuvre de Rane Inventaire suit une mission d inventaire, ce fichier est fourni et regroupe toutes les informations issues de la mission. Des contrôles stricts Des contrôles s exercent grâce aux fonctions d importations qui produisent automatiquement l impression des listes d anomalies. Vous pouvez ainsi facilement les utiliser pour modifier ou compléter votre base. Mode d utilisation Rane Inventaire peut être exploité : - en mode licence : le logiciel est installé sur les matériels du client ; - en mode SaaS, solution conseillée pour des raisons pratiques d utilisation et de mise en jour permanente. La solution est alors implantée sur des serveurs externes hautement sécurisés 3
Le module Immobilisations Procédure d intégration L intégration des fichiers clients (extraction SAP, JD Edwards, Abel, Sage, Excel, txt ) s effectue dans le progiciel Rane Inventaire qui réalise d une part des contrôles de doublons sur les champs clés (n d immobilisation n de série, n interne, code à barres ) et structure d autre part le fichier (code statut, famille, qualité de la ligne, etc ) Toutes les procédures d intégration de fichier sont paramétrables en fonction des champs disponibles dans le fichier comptable des immobilisations et des informations souhaitées Exemple d extraction du fichier des immobilisations d un progiciel de gestion comptable La Fiche Immobilisation L onglet rapprochement montre les notions d éclatement d immobilisations (gestion des lots), de regroupement d immobilisations sur un même bien (une machine et ses interventions), de liaison physique (immobilisations liées à des biens rattachés à un bien principal). A la suite d un inventaire (total ou partiel), les données récoltées sur le terrain sont comparées à la base de données pour une mise à jour (changement de localisation, mise au rebut ) Illustration d une fiche de d un bien (volet haut) Une fois le fichier immobilisation importé une hiérarchisation du fichier est réalisée de façon automatique ou semi-automatique sur des critères objectifs déterminés. Chaque ligne du fichier comptable est associée à une fiche Bien contenant les informations comptables mais également enrichie par les informations issues des fichiers techniques et d inventaires. La fiche Bien est ainsi découpée en cinq onglets : Les onglets Propriétés et Comptabilité regroupent les informations issues de la gestion des immobilisations comptables. L onglet Inventaire contient les informations provenant du terrain. L onglet Utilisateur informe sur les dates liées au bien : création, modification, sortie, inventaire. 4
La prise d inventaire L inventaire intelligent Les inventaires sont réalisés sur un support informatique (PDA) sous forme de fichiers hyperfiles exportables sous Excel Pour la phase d inventaire, l outil mobile de recensement des biens de Rane Inventaire est en mesure de gérer de grandes quantités de données dans le cadre des procédures et fichiers existants et ce pour chacun des collaborateurs chargé de l inventaire. Dans cette configuration, le collaborateur chargé de l inventaire possède l intégralité des bases antérieures dans son PDA lui permettant, d enrichir, de comparer, de corriger, de mettre à jour la base d inventaire en direct. Ainsi, Rane Inventaire effectue automatiquement le rapprochement avec la base. Le progiciel Rane Inventaire garantit l homogénéité et l intégrité des fichiers par des contrôles portant sur les descriptions (libellé, marque, type, ) afin de vérifier la cohérence des informations des fichiers et de l inventaire. Exemple de masque de saisie N Interne, Année, N de Série, Types, N Immobilisation, Quantité, Etat du bien, N de liaison, Notes. Toutes ces informations seront ensuite ramenées dans le logiciel Rane Inventaire et associées à la fiche correspondante. Renouvellement de l inventaire Rane Inventaire est capable de charger les données issues d un précédent inventaire. Lors de la prise d informations sur le terrain, plusieurs clés uniques (code à barres, n série, n interne, n GMAO) permettent de ramener l ensemble des informations prises lors du précédent inventaire réduisant ainsi les temps d inventaire. Des contrôles de cohérence, de doublons, de localisations sont effectués en cours d inventaire. Saisie de l inventaire Module Inventaire de Rane Inventaire La saisie de l inventaire se réalise à travers 3 masques de saisie permettant de relever un maximum d informations : Site, Etablissement, Localisation, Section, Code à barres, Famille, Libellé, Marque, Modèle, N Technique, Audit du fichier d inventaire Lorsqu un inventaire est en cours de réalisation, Rane Inventaire permet de connaître en temps réel l état d avancement de l inventaire et le taux de rapprochement de l inventaire avec les immobilisations. 5
Le rapprochement comptable L'objectif principal de Rane Inventaire est de permettre un suivi rigoureux des biens de l'entreprise en rapprochant les 2 sources d'information que constituent les immobilisations issues de la comptabilité et les inventaires physiques réalisés sur le terrain. Masque de rapprochement de Rane Inventaire Le rapprochement automatique Rane Inventaire, au cours ou au terme de la phase d inventaire rapproche les informations du fichier comptable des immobilisations avec les informations recueillies lors de l inventaire physique. Il est basé sur l'égalité d'au moins un des critères objectifs de rapprochement de la liste suivante : Numéro d'immobilisation, code à barres, numéro inventaire, numéro de série, numéro technique. Dans ce cas, la base s enrichit et se met à jour des deux sources d information. Le rapprochement assisté La fonction de rapprochement assisté a pour but de rapprocher un bien physique identifié par un code à barres avec une immobilisation. Le rapprochement assisté permet aussi de gérer les rapprochements par regroupement (une immobilisation avec une immobilisation principale) et par éclatement (rapprocher des biens physiques identifiés par un code à barres avec une seule immobilisation qui correspond à un achat groupé). Analyse des écarts de rapprochement A l'issue des phases de rapprochement Rane Inventaire fait apparaître des écarts d immobilisations (Immobilisations non retrouvées dans le fichier d'inventaire) ou d inventaire (biens inventoriés 6 physiquement mais non retrouvés dans le fichier des immobilisations). Les sorties comptables Suite à l inventaire, à la réconciliation comptable et au traitement des écarts, des lignes d immobilisations demeurent sans objets et sont donc proposées en désinvestissement. Ces propositions de sorties peuvent être analysées selon différents critères et permettent de mettre en avant l impact financier sur le fichier des immobilisations.
Workflow et gestion des processus La gestion du Workflow et des processus permet de façon paramétrable d'organiser les modalités de validations successives, à plusieurs niveaux, des différents événements de la gestion des biens. Exemples de procédure des sorties : Don, Mise en rebut, Vente, Vol La gestion du Workflow dispose d'une fonction d'envoi d Emails et d'impression d'états. Il est possible de paramétrer d'autres processus internes à l'entreprise pour gérer les biens (Exemple : Les sessions internes...) Des interrogations par événements, intervenants, sont disponibles. 7
La gestion des contrats Un contrat est associé aux biens concernés : date d'intervention, garanties, interlocuteurs, préavis de résiliation. La gestion des contrats permettra ainsi à la demande, ou sur alerte programmée, d identifier les opérations de maintenance à réaliser, les contrats à renouveler, les résiliations à notifier. Les titulaires des contrats de maintenance seront identifiés et seront contactés par envoi d email automatisés selon les événements. Il sera possible d affecter les coûts d'entretien hors garantie afin d établir le prix de revient des biens sous contrat. 8
Exploitation des informations Rane Inventaire est développé dans un environnement Internet qui permet une installation très simple, limitée au seul serveur. Il apporte également un accès facile, sécurisé et convivial depuis n importe quel site, grâce à un navigateur internet, en utilisant éventuellement le réseau de l entreprise. Le module de recherche automatique Un module de recherche automatique crée les requêtes multicritères permettant la visualisation immédiate des biens selon les critères les plus variés : localisation, fourchette de valeurs comptables, fourchettes de dates, code statut, Masque de recherche multicritères Le module d édition Le module d'édition fournira sur simple demande les 3 types d'états : listes détaillées des biens avec critères de tri et de sélection (liste des biens classés par date d'achat, fournisseurs ), totalisations avec ratios sur la base de données (total des biens pour un code statut, avec % par rapport au total des biens ), évolution sur une période paramétrable (évolution des achats informatique sur 5 ans ). Le module d export Le module d'export paramétrable est l'outil idéal d'interface avec les fichiers comptables et techniques de l'entreprise. Masque d export 9
De nombreux outils d analyses sont à disposition pour auditer les fichiers et ainsi posséder les clés objectives de prise de décision : évolution sur une période donnée des investissements avec pourcentage sur le total des biens, évolution des achats informatiques sur 5 ans, la part des outillages sur l ensemble du parc Audit des fichiers des immobilisations De nombreux tableaux de bord permettent d analyser le fichier selon des critères très précis (années d investissement, comptes, tranches de montants, sites, sections analytiques ). Ces tableaux sont complétés par des représentations graphiques qui permettent très intuitivement de déduire de nombreuses informations concernant la politique d investissement de l entreprise, son historique ainsi que de nombreux points particuliers à analyser. Tableaux de bord Exemple d analyse Ce type d analyse révèle clairement les comptes où les investissements sont les plus importants, tant en terme de nombre de lignes d immobilisations qu en terme de valeur brute et nette comptable. Ces clés d analyses sont primordiales pour la pertinence des inventaires et des audits. Exemple de ventilation d un fichier des immobilisations par comptes 10
Quelques références Ces clients utilisent Rane Inventaire soit en mode licence, soit en mode SaaS. Ils effectuent avec cette solution leurs inventaires de contrôle, le suivi des biens ainsi que le rapprochement périodique avec leurs bases comptables. 11