Dossier de demande de subvention - INVESTISSEMENT - Dossier à déposer Auprès du Chef de Projet Communal s il s agit d un projet communal Auprès du secrétariat du Syndicat Mixte en Charge du CUCS s il s agit d un projet intercommunal
Liste des pièces et documents à constituer et transmettre dans le cadre d une demande de subvention pour un projet en investissement : Pièces relatives au projet La lettre de demande de subvention adressée au Président du Syndicat mixte sur laquelle figure le montant global de l opération ainsi que le montant de la subvention demandée (signée et tamponnée par le Maire) La description détaillée du projet, qui doit préciser l intérêt du projet par rapport aux objectifs du Contrat urbain de Cohésion Sociale, les publics visés (notamment : quartier d habitat), le mode de gestion futur de l équipement, ses modalités de fonctionnement, les actions d accompagnement envisagées et les délais prévisionnels de réalisation de l opération Le budget prévisionnel du projet pour lequel la demande est formulée. Le budget doit être tamponné et signé par le Maire. Les factures pro forma ou justificatifs à partir desquelles le budget prévisionnel a été établi Pour toute demande de subvention effectuée auprès des divers services du Pays, veuillez également nous joindre les récépissés de dépôt de demande de subvention. Dossier technique de niveau DCE (projet de construction ou d aménagement) Le document relatif à la propriété du terrain (titre de propriété, arrêté d attribution de la parcelle, convention de mise à disposition du terrain ou du local ) Pièces relatives aux porteurs : 1. Un relevé d identité bancaire (RIB) 2. Les statuts de l association à jour 3. La liste des membres du bureau 4. Le numéro T.A.H.I.T.I. 5. Le Procès Verbal de l assemblée compétente sur lequel est notée la demande de subvention Annexes : 1. Demande de versement de solde de l opération à transmettre au Syndicat Mixte à l issue de l action afin de bénéficier du solde de la subvention actée au profit du porteur 2. La forme des justificatifs financiers à transmettre au Syndicat Mixte
Contrat Urbain de Cohésion Sociale LETTRE de DEMANDE de SUBVENTION A, le / / 20 Nom de l association: Nom du Président : Adresse postale : Téléphone / Fax : E-mail : A Monsieur le Président du Syndicat mixte chargé de la gestion du Contrat Urbain de Cohésion Sociale Objet : Demande de subvention dans le cadre du contrat urbain de cohésion sociale Monsieur, En tant que Président de l Association, je demande la participation du contrat urbain de cohésion sociale pour le financement du projet suivant : Projet envisagé : Date :. Lieu :. Coût total prévisionnel : Montant de la Subvention demandée :. En souhaitant que notre demande retienne toute votre attention, je vous prie de croire, Monsieur, en l expression de toute ma considération. Signature et tampon du porteur
DEMANDE DE SUBVENTION Descriptif du projet - Investissement INTITULÉ DU PROJET :... 1 L'ORGANISME NOM DE L'ORGANISME... Activité :... Adresse :... BP :... Tél.... Fax... Mail :. Association loi 1901 :... Autre (préciser) :... NOM DU RESPONSABLE LÉGAL... Fonction (président...) :... Tél. :... Mail :. NOM DU RESPONSABLE DU PROJET :... Fonction (directeur...)... Tél. :... Mail :.
2 LE PROJET PRÉSENTATION DU PROJET Activité nouvelle : Reconduction de projet : Convention pluriannuelle : TERRITOIRE DU PROJET Agglomération : Commune(s) (préciser) :.. CONSTAT : Pourquoi ce projet? Quelle est la situation actuelle? Quels sont les problèmes repérés?... OBJECTIFS ET RÉSULTATS ATTENDUS Après avoir défini le besoin (ci-dessus), indiquez : quels résultats souhaitez-vous atteindre? Orientations générales :... Résultats concrets attendus :...
PUBLICS VISÉS : Quelle est la population que vous souhaitez toucher? Nombre de personnes :... Origine géographique (quartier) :... Âge et sexe :... Caractéristiques sociales (motifs d'exclusion) :... Activités proposées (quoi?) : Préciser le contenu et le déroulement des activités réaliser dans le cadre de l équipement programmé...
Lieu (où?) :... Dates et durée du chantier (quand?) :... Qui sera responsable des activités et du chantier (qui?) : Préciser le nombre de personnes requises et leur qualification... Partenaires impliqués dans les actions (avec qui?) : Préciser les partenaires associés au projet et leurs contributions
De quels moyens humains et matériels avez-vous besoin pour réaliser le projet? Moyens disponibles de l'organisme Moyens extérieurs Humains (personnel) :... Humains (personnel) :... Matériels :... Matériels :... MODALITÉS ET CRITÈRES D'ÉVALUATION Quelles modalités et critères d'évaluation prévoyez-vous pour vérifier si vous avez atteint les objectifs que vous vous êtes fixés au départ? (exemple : pour l objectif «assiduité des participants», le moyen d évaluation pourra être : fiche de présence)
3 LE BUDGET DU PROJET (Budget prévisionnel du projet pour lequel l'organisme sollicite une subvention) Le plan de financement doit être : - Détaillé : préciser le contenu et le mode de calcul des dépenses, ainsi que l'origine des recettes - Équilibré : le total des dépenses doit être égal au total des recettes - Signé : l'original doit être tamponné et signé par le responsable légal et par le trésorier de l'association DÉPENSES MONTANT RECETTES MONTANT PHASES DE CONSTRUCTION RESSOURCES PROPRES de l'organisme : Fonds propres Participation des usagers ACHATS DE MATÉRIEL Sponsoring Autre SERVICES EXTÉRIEURS SUBVENTIONS Contrat urbain de cohésion sociale Etat (préciser) Polynésie Française (préciser) Communes (préciser) Autre (préciser) TOTAL DÉPENSES TOTAL RECETTES Taux de subvention par rapport au coût total prévisionnel de l'action :... % Signature du responsable légal : Signature du trésorier de l'association
NOTE EXPLICATIVE DU BUDGET PRÉVISIONNEL Afin de faciliter l'instruction du dossier, veuillez préciser pour chaque dépense prévue : - Son mode de calcul : c'est-à-dire la façon dont vous avez obtenu la somme indiquée, par exemple : nombre d'heures x coût horaire = coût des vacations. - Sa justification : c'est-à-dire la nature (factures pro forma, devis...) et le montant des documents justificatifs, en veillant à ce que les justificatifs fournis couvrent bien la totalité du poste (dans le cas contraire, expliquez pourquoi et en quoi consiste la partie non justifiée) DÉPENSES MODE DE CALCUL JUSTIFICATION PHASES DE CONSTRUCTION ACHATS DE MATÉRIEL SERVICES EXTÉRIEURS
4 OU RETIRER UN DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION? À LA MAIRIE DE VOTRE COMMUNE Si votre projet concerne un quartier ou une commune de l'agglomération de Papeete ARUE Chef de projet communal : Thierry DEMARY Tel : 50 20 20 Fax 42 23 77 FAA'A Chef de projet communal : Félix PUTARATARA Tél. : 82 09 60 Fax : 82 96 28 MAHINA Chef de projet communal : Tamatoa TAURUA Tél. : 50 45 90 Fax : 50 45 92 MOOREA MAIAO Référent communal : Matairii MAIRE Tél. : 55 04 55 PAEA Chef de projet communal : Raimana HENRIOU Tél. 54 85 15 fax 53 20 53 PAPARA Chef de projet communal : Vairupe PEREZ Tél. 57 26 03 Fax 57 26 03 PAPEETE Chef de projet communal : Mata GANAHOA Tél. : 41 58 62 Fax : 42 04 11 PIRAE Chef de projet communal : Manutea VAIRAAROA Tél. : 50 80 75 Fax : 43 98 44 PUNAAUIA Chef de projet communal : Jean Marie GUYVET Tél. : 86 56 78 Fax : 86 56 72 A L EQUIPE AGGLOMERATION Si votre projet concerne la population d au moins deux communes de l'agglomération de Papeete Directeur par Intérim du Syndicat mixte du C.U.C.S. de l'agglomération de Papeete : Heimana Ah Min Chargées de mission : Mohea DEXTER, Moea SIMON Bâtiment face au CESC (av. Pouvanaa a Oopa), 2 ème étage BP 4 542-98713 - TAHITI Tél. : 50 11 45 Fax : 43 60 73 e-mail : contact@cucs.pf N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations ou pour vous aider dans l'élaboration de vos dossiers
ANNEXES 1. Demande de versement de solde du projet 2. Le type de justificatifs demandé et les caractéristiques des factures à transmettre au Syndicat Mixte
Actions subventionnées dans le cadre du Contrat Urbain de Cohésion Sociale Agglomération de Papeete 2007 2012 DEMANDE DE VERSEMENT DE SOLDE --- SUBVENTION EN INVESTISSEMENT Descriptif de l action subventionnée Le bénéficiaire :...... Action subventionnée :......... Convention de subvention n... du... Montant de la subvention :... F CFP Eventuellement acompte(s) déjà versé(s) :... F CFP Je soussigné(e), M. Mme..., Président(e) de l Association / Maire de la Commune 1, maître d ouvrage de l opération désignée ci dessus... certifie que cette action : a fait l objet d un commencement d exécution se situe à % de la réalisation totale du projet est achevée et que ses caractéristiques sont conformes à celles du projet visé par la décision d attribution de la subvention Vu l état d avancement de l opération ci-dessus mentionnée, je sollicite le versement : d un 1 er acompte correspondant à une avance de 30 % de la subvention d un acompte d un montant correspondant au % d avancement de l opération du solde Fait à..., le... Signature et tampon de l association 1 Rayer la mention inutile
TYPE DE JUSTIFICATIFS DEMANDES POUR LE VERSEMENT DU SOLDE DE LA SUBVENTION Factures de matériel, transport Factures liées à la main d œuvre sollicitée dans le cadre du chantier Factures liées à la rémunération des prestations extérieures (bureau d étude ou architectes ) CARACTERISTIQUES DES FACTURES ELIGIBLES Afin d évaluer la bonne réalisation du budget, une facture, pour être éligible, doit obligatoirement comporter les mentions suivantes : 1. LE NOM DU FOURNISSEUR 2. LE DESTINATAIRE DE LA FACTURE (entre autre l association) 3. LE MONTANT TTC 4. L OBJET DE LA FACTURE (avec détails) 5. LA DATE DE LA FACTURE Toute facture ne remplissant pas ces 5 conditions sera considérée comme inéligible. Elle sera rejetée du bilan réel, diminuant ainsi la part prise en charge par le Syndicat Mixte en charge du CUCS. Afin d éviter toute incompréhension, nous vous suggérons de bien vérifier vos pièces avant tout envoi. En termes de procédure, si vous devez justifier votre budget avec un grand nombre de factures, un tableau récapitulant ces dernières classées par postes de dépenses, nous aidera à traiter au plus vite le versement.