DOSSIER D APPEL A CANDIDATURES N : COI/AC/2016/003 Intitulé du poste : Catégorie : Supérieur hiérarchique : Lieu d affectation : Poste financé par : Assistant Administratif & Ressources humaines Catégorie 4 Personnel de bureau Directement placé sous la direction du Gestionnaire de Ressources Humaines ou son représentant Secrétariat général de la COI, Ebène, Maurice Budget de fonctionnement du Secrétariat General de la COI 1. DESCRIPTION DU POSTE La raison d être du poste : Apporter un soutien administratif à la gestion du bureau de la COI et à l unité des ressources humaines avec pour but de consolider(i) les actions implémentées et de contrôle au niveau du bureau (ii) les bonnes pratiques et procédures en RH. Tâches et responsabilités principales : 1. Soutien administratif à la gestion des Ressources humaines -Améliorer et maintenir professionnellement le classement électronique (COIRH) des dossiers RH de la COI. -Gestion de la base de données électronique Recrutement de la COI. -Apporter un soutien au GRH dans la conscientisation, explication, suivi continu et promotion de la gestion de performance auprès des agents de la COI. -Apporter un soutien au GRH dans la gestion de récompenses relié à la gestion de performance et l expérience. -Effectuer les premières analyses sur les rapports RH mensuel et annuel (évolution du personnel, présentéisme, horaire du travail, formation, performance etc ) -Soutenir le GRH dans la mise en place du plan de formation annuel. -Soutenir le GRH dans l organisation de causeries mensuelles pour le personnel sur des sujets reliés à l organisation et à l actualité. -Soutenir le GRH dans l organisation des réunions de communication avec divers groupes d agents de la COI. -Participer à la préparation du bulletin interne de la COI. -Présenter et accompagner les nouveaux venus pour un tour du bureau. 2. Soutien administratif à la gestion du bureau de la COI -Effectuer périodiquement des inventaires sur les biens et immobiliers du SG-COI -Prendre charge des achats et remplacements des équipements & mobilier du bureau (table, chaises, tableau, ampoules, prises électriques, drapeaux COI sur le bâtiment, etc ) -Prendre en main les actions reliées à la sécurité du personnel de la COI (extincteurs, excavateurs, libre accès aux portes de secours, assurances, sécurisation des bureaux après les heures de travail et les weekends ainsi que durant les mauvais temps et cyclones). - Veiller à la propreté de l intérieure du bâtiment et référer tout manquement au Responsable. -Etablir, maintenir et promouvoir les liens avec les responsables du bâtiment Blue Tower (i.e. : NREL concernant les suivis périodiques des climatiseurs, nettoyage des vitres à l extérieure du bâtiment etc.) COI/AC/2016/003. 1/14
Autres tâches - Effectuer toutes autres tâches confiées par le Gestionnaire de Ressources Humaines et entrant dans son domaine de compétence. 2. PROFIL DES CANDIDATS 2.1. Profil des candidats - Diplôme en ressources humaines ou équivalent - Justifier d une expérience de travail en RH, administration ou tout autre domaine équivalent. - Bonne maitrise du français et de l anglais (Ecrite et parlée) - Excellent maniement des outils informatiques (Word, Excel, Power point). - Sens de l éthique et de la rigueur administrative - Grande moralité et discrétion. - Bonnes relations interpersonnelles - Avoir une bonne capacité de travail en équipe - Capacité d écoute et de dialogue - Capacités organisationnelles - Capacité d analyse et de synthèse - A l aise en public. 3. CONTEXTE La Commission de l océan Indien (COI) est une organisation intergouvernementale de coopération régionale qui regroupe 4 Etats ACP (Comores, Madagascar, Maurice, Seychelles) et une région ultrapériphérique européenne, la Réunion (département français d outre-mer). Du fait de leur géographie, de leur histoire et de leur culture, les 5 îles partagent des valeurs et des intérêts communs face aux mutations de leur environnement. La COI s est donnée pour mission de resserrer les liens d amitié et de solidarité entre les peuples et de contribuer à travers la coopération régionale au développement durable de ses Etats membres. Les différentes réflexions engagées sur son rôle ont permis de clarifier ses champs d intervention. Ses 4 axes stratégiques sont depuis 2005 : - la coopération politique et diplomatique, - la coopération économique et commerciale, - le développement durable dans un contexte de mondialisation, - le renforcement de l identité culturelle régionale. Au niveau du service administratif et financier, le vide laissé par le départ de la comptable de la COI le 31 janvier 2016 demande à être comblé, d autant plus que, le volume de travail ne démunie pas et que le service est sollicité de partout. COI/AC/2016/003. 2/14
Les dossiers urgents à traiter sont les suivants : - 4 audits de l UE en cours (Biodiversité, MASE, RISP et SmartFish) - Démarrage de la mission : Amélioration du SAF et stratégiste financier (contrat KPMG) - Préparation des comptes pour l audit du Secrétariat général (cabinet Deloitte) - Suivi financier des projets CIRC et RISP (comptable non disponible depuis avril 2015 et à recruter) - Suivi des dépenses des projets FFEM, BAD et autres petit projets assurée par la Comptable Ce départ est considéré comme une opportunité à saisir pour revoir le fonctionnement de la SAF. Parmi les propositions formulées, il est décidé de recruter (i) un assistant comptable pour se concentrer essentiellement sur les multiples tâches comptables et (ii) Un Assistant administratif et Ressources humaines pour s occuper de l administration de la maison COI et les Ressources humaines Ce dernier sera ainsi posté sur des sujets propres à chaque département mais aussi ceux se trouvant à cheval sur les départements de la SAF et du RH. Cette démarche assurerait plus d efficacité et une meilleure répartition des ressources sur les deux départements. Le présent dossier d appel à candidatures a été préparé pour le recrutement d un Assistant administratif & Ressources humaines. 4. INSTRUCTIONS AUX CANDIDATS 4.1. Eligibilité Les candidats doivent être ressortissants de Maurice ou résident permanent ou ressortissant d un des Etats membres avec une autorisation de travailler à Maurice (C.à.d. disposant d un permis de travail valide) 4.2. Dossier de candidature Chaque dossier de candidature doit comporter : - Une lettre de motivation du candidat ; - Un curriculum vitae (CV) préparé conformément au modèle annexé à cet avis d appel à candidatures ; - Les copies des diplômes et autres certificats universitaires ; - Une copie du passeport ou de la carte d identité du candidat. 4.3. Informations complémentaires avant la date limite de dépôt de candidatures Si la COI fournit des informations complémentaires sur l avis d appel à candidatures, elle communique ces informations à travers le site Internet de la COI (www.coi-ioc.org) avant le 16.04.2016. 4.4. Date limite de dépôt de candidatures 07.05.2016 à 16h30 (heure de Maurice). Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération. COI/AC/2016/003. 3/14
4.5. Soumission des candidatures Les candidatures peuvent être envoyées par courriel, par courrier ou par porteur, à l adresse suivante : Gestionnaire des Ressources humaines Secrétariat Général de la COI Blue Tower, 3ème étage, Rue de l Institut, Ebène, Maurice Tél : (230) 402 6100, Fax : (230) 465 6303 Email : shayaree.moorooven@coi-ioc.org Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrence COI/AC/2016/003); Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat. 4.6. Sélection des candidatures Le recrutement se déroule comme suit : - Une phase de présélection sur dossier effectuée par le Secrétariat Général de la COI qui pourrait être assisté par un Bureau de recrutement ; - Une phase de sélection des candidats présélectionnés : entretien par téléphone ou entretien en personne, ; - Approbation du résultat de la sélection par les autorités compétentes ; - Notification au candidat retenu. Il est à noter que la confirmation du recrutement d un candidat est également soumise aux conditions suivantes : - le candidat retenu a satisfait aux aptitudes médicales en vigueur ; - le candidat retenu n a pas fait l objet d une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée (c est-à-dire, contre lequel il n y a plus de recours possible) pour tout délit mettant en cause sa conduite professionnelle. 4.7. Durée du contrat Le premier contrat (avec 3 mois de période d essai) sera conclu pour une période de trois (3) ans, renouvelable Dépendant de l exécution satisfaisante des tâches, le contrat du titulaire sera renouvelé. 4.8. Rémunération Le salaire de base au moment du recrutement sera déterminé conformément à la grille salariale de la COI et en fonction de la qualification et de l expérience du candidat. 5. EVALUATION DES CANDIDATURES COI/AC/2016/003. 4/14
- Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. - Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés. - Les candidatures soumises par des candidats non éligibles (cf. point 4.1) seront rejetées. - Chaque dossier de candidature (non rejeté) sera évalué conformément à la grille d évaluation ci-après : Maximum Qualification et compétence 20 Expérience professionnelle générale 20 Expérience professionnelle spécifique 50 Expérience dans la région COI 10 Total 100 NB : Seuls les candidats ayant obtenu le score minimum de 75 / 100 seraient qualifiés à l interview ou au concours sur épreuves. COI/AC/2016/003. 5/14
Annexe au Dossier d Appel à Candidatures Modèle de Curriculum vitae 1. Nom de famille: 2. Prénoms: 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Adresse, Téléphone, Email : 7. Diplômes: Institution [ Date début - Date fin ] Diplôme(s) obtenu(s): 8. Connaissances linguistiques: Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) Langue Lu Parlé Écrit 9. Affiliation à une organisation professionnelle: 10. Autres compétences: (par ex. connaissances informatiques, etc.) 11. Situation présente: 12. Années d'ancienneté auprès de l'employeur: 13. Qualifications principales: (pertinentes pour le poste) 14. Expérience spécifique dans la région: Pays Date début - Date fin COI/AC/2016/003. 6/14
15. Expérience professionnelle De (date) - à (date) Lieu Société et personne de référence 1 (nom & coordonnées de contact) Position Description 16. Autres informations pertinentes (p.ex., références de publications) 1 Le Client se réserve le droit de contacter les personnes de référence. Si vous êtes dans l'impossibilité de fournier une référence, veuillez fournir une justification. COI/AC/2016/003. 7/14