DEMANDE DE SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT AU TITRE DE L ANNEE 2016 Le formulaire est à retourner impérativement complété des pièces justificatives avant le 15 octobre 2015 - Soit par courrier à l adresse ci-après : Hôtel de Ville Direction des services financiers 54, Grande Rue 92310 SEVRES - Soit par courriel : subventionsauxassociations@ville-sevres.fr
FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT ANNEE 2016 1. Première demande (1) 2. Renouvellement (1) Nom de votre association :... Objet (tel qu il résulte des statuts) :.................. Adresse et coordonnées du siège social :...... Téléphone :... Télécopie :... Courriel :... Site Internet :... Autre site Internet :... Adresse pour toutes correspondances (si différente du siège social) :......... Téléphone :... Télécopie :... Courriel :... (1) cocher la mention correspondante. 1
Autres renseignements administratifs : Date et n de récépissé de déclaration (loi du 1 er juillet 1901) :... Date et n de l agrément ministériel :... N SIRET :... Composition du Bureau (2) (indiquer les coordonnées complètes : nom, prénom, adresse et téléphone) : Président :... Vice-Président :... Trésorier :...... Trésorier adjoint :...... Secrétaire :...... Secrétaire adjoint :...... Comptabilité tenue par : Trésorier de l association :......... Autre (à préciser) :......... Expert comptable :......... SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT (3) SOLLICITEE POUR L ANNEE 2016 : EUROS (2) Annexer à cette fiche la liste de tous les membres siégeant au conseil d administration en y indiquant leur nom et prénom. (3) Conformément à la réglementation, les subventions de fonctionnement ne peuvent pas être utilisées pour l acquisition d un bien. Il s agit d une aide financière dédiée uniquement aux dépenses de fonctionnement. 2
MOYENS HUMAINS DE L ASSOCIATION Nombre de bénévoles dont dirigeants A temps complet Nombre de salariés A mi-temps A temps partiel Salaires versés : Cumul des 5 salaires annuels bruts les plus élevés :... Autres renseignements relatifs aux moyens humains de l association que vous souhaitez nous communiquer : 3
ELEMENTS STATISTIQUES DE L ASSOCIATION Nombre total d adhérents Sévriens Non sévriens - de 18 ans + de 18 ans - de 18 ans + de 18 ans ACTIVITES PROPOSEES PAR L ASSOCIATION (1) JOINDRE LA GRILLE DES TARIFS DE L ANNEE CIVILE OU SCOLAIRE ECOULEE POUR L ENSEMBLE DES ACTIVITES Activité Sévriens Prix/adulte Prix/enfant Prix/famille Autres Activité Non sévriens Prix/adulte Prix/enfant Prix/famille Autres (1) Si ce document ne vous permettait pas d indiquer la totalité des renseignements demandés, merci de joindre une annexe. 4
AUTRES ELEMENTS A FOURNIR : UNIQUEMENT POUR LES ASSOCIATIONS SPORTIVES Les adhérents : Seniors Juniors Cadets Minimes Benjamins Poussins Pupilles Autres Total adhérents dont licenciés Nombre d adhérents loisirs Nombre d adhérents compétiteurs TOTAUX Le personnel d encadrement : Nom Fonction Brevet d Etat Diplômes fédéraux Autres : à préciser... Les compétitions et/ou palmarès : Dates Compétitions Résultats Si ce document ne vous permettait pas d indiquer la totalité des renseignements demandés, merci de joindre une annexe. 5
PROJET DE BUDGET POUR L ANNEE 2016 OU POUR L ANNEE SCOLAIRE 2015/2016 DEPENSES Frais généraux administratifs de fonctionnement (hors rémunérations et frais de formation). RECETTES Report à nouveau N - 1 Rémunération de personnel Frais de formation Total des cotisations : Achat de matériel et d équipement Subventions : - Etat - Département - Communes - Autres (à préciser) :... Dépenses de manifestation Recettes de manifestation Frais de déplacement Location de salles Impôts ou taxes Licences / cotisations versées à la Fédération Produits financiers divers (comptes d épargne, livrets, etc.) Autres dépenses (à préciser) : Autres recettes (à préciser) : TOTAL TOTAL.... Situation prévisionnelle de trésorerie au 31/12/2015 Montant :.. Vos observations...... Renseignements certifiés exacts, le : signature du Président de l association (nom en lettres capitales et cachet) 6
ATTESTATION SUR L HONNEUR Cette fiche doit obligatoirement être remplie pour toutes les demandes (initiale ou renouvellement) et quel que soit le montant de la subvention sollicitée Je soussigné(e)..... (Nom et Prénom) représentant(e) légal(e) de l association, - Déclare que l association est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et paiements y afférents, - Certifie exactes les informations du présent dossier, notamment la mention de l ensemble des demandes de subvention introduites auprès d autres financeurs publics, - Sollicite une subvention de : EUROS au titre de l année 2016, - La subvention sera versée sur le compte ouvert auprès de la banque dont les références sont précisées ci-dessous : Code banque : Code guichet.. N du compte : clé :. joindre obligatoirement un relevé d identité bancaire ou postal ouvert au nom de l association Fait le.... Cachet de l association et signature du Président de l association (nom en lettres capitales) 7
A N N E X E N 1 s u b v e n t i o n s i n f é r i e u r e s à 2 3 0 0 0 1. Première demande 1. une copie du récépissé de déclaration à la préfecture ou du Journal Officiel publiant l avis de constitution, 2. les statuts de l association, 3. la liste de tous les membres du Conseil d Administration et/ou du bureau (noms, prénoms, adresses) ainsi que leurs fonctions dans l association, 4. le nombre d adhérents de l association au 31 décembre de chacune des deux années précédentes, 5. l état des concours financiers et en nature (y compris les mises à dispositions de locaux) dont l association a bénéficié au cours de l année précédant la demande en provenance de toutes les collectivités publiques, 6. le dernier compte de résultat certifié (signé) par le Président et le dernier bilan, 7. les procès-verbaux du Conseil d Administration et de l Assemblée Générale précédant la demande, 8. le rapport d activités de l année précédant la demande, 9. un projet d activités pour l année à venir, 10. une lettre de motivation exposant la demande de l association, son action sur la Ville, et l aide sollicitée par rapport au budget prévisionnel et au projet d activités, 11. un relevé d identité bancaire ou postal. 2. Renouvellement Pour une association ayant déposé un dossier de demande de subvention l année précédente, le dossier devra comprendre les pièces suivantes : - 1, 2 et 3 : pièces à actualiser ou lettre signée du Président de l association attestant que les documents transmis l année précédente n ont subi aucune évolution, - 4 à 11 : pièces à actualiser. - Pour les informations administratives contenues dans le formulaire : rayer les mentions n ayant subi aucune modification. 8
A N N E X E N 2 s u b v e n t i o n s s u p é r i e u r e s à 2 3 0 0 0 Pour l année 2016, l'association présentera, par écrit, à la Ville, une demande de subvention dûment motivée. Le dossier comportera des éléments administratifs et financiers ainsi que des éléments relatifs à l'activité. Concernant les éléments administratifs : en cas de modifications, les statuts certifiés conformes par le Président accompagné du récépissé de la déclaration à la Préfecture et la copie de la publication au Journal Officiel, un état exhaustif des avantages en nature accordés par la Ville ainsi que les autres organismes publics. Concernant les éléments financiers (comptes sur l année civile) : Les comptes annuels du dernier exercice clos (exercice N-1), approuvés par l'assemblée Générale et certifiés (paraphés et signés) par le commissaire aux comptes. Les comptes annuels comprennent : le bilan, le compte de résultat et l'annexe, qui forment un tout indissociable. La présentation des comptes annuels doit être suffisamment détaillée pour permettre le contrôle de l'emploi des fonds : la présentation adoptée devra, au minimum, respecter la nomenclature du "système de base" du Plan Comptable Général. Une présentation par activité dans laquelle l'association précise le mode de répartition des charges et des produits indirects entre les activités, devra compléter le compte de résultat. L'annexe aux comptes annuels complète et commente l'information donnée par le bilan et le compte de résultat. Elle doit fournir toutes les informations qui ont une importance significative pour la bonne compréhension de la situation patrimoniale et financière de l'association. Tout rapport produit par le commissaire aux comptes, pour le dernier exercice clos (exercice N-1). Le rapport financier du trésorier portant sur les comptes du dernier exercice clos (exercice N-1). Le compte de résultat prévisionnel de l'association pour l'exercice en cours (exercice N) établi sur 12 mois, tenant compte de la subvention réellement attribuée et des réalisations des premiers mois de l'exercice. Toute variation significative des postes de produits et de charges prévisionnels (par rapport au réalisé de l'exercice clos) est nécessairement commentée. Le budget prévisionnel de l'exercice suivant (exercice N+1) commenté. La situation de trésorerie de l'association à la date de la demande de subvention. Un plan prévisionnel de trésorerie établi sur les 12 mois suivants, faisant apparaître les soldes mensuels de trésorerie et commenté. Un état des autres subventions demandées ou obtenues, au titre de l'exercice en cours et de l'exercice objet de la demande de subvention. Joindre une copie des notifications d'octroi et des demandes en cours. Une copie des conventions de financement liant l'association à des organismes publics ou privés. 9
Concernant le personnel de l'association : le détail des 5 rémunérations brutes annuelles les plus élevées avec, pour chacune, l'indication de la durée du travail correspondante en équivalent temps plein, un état du personnel rémunéré dans l'année, avec indication de la période d'emploi, du type de contrat (CDI, CDD ), de la fonction occupée, de la qualification, de la durée du travail en équivalent temps plein (E.T.P.), des heures supplémentaires éventuelles et des actions de formation suivies. Concernant les éléments relatifs à l'activité : Les projets d'activité de l'association pour l'exercice en cours (N) et pour l'exercice suivant (N+1), faisant apparaître le détail des projets auxquels la Ville est susceptible d apporter son soutien. Les procès-verbaux des réunions de l'assemblée Générale et du Conseil d'administration de l'exercice écoulé (N-1) et de l'exercice en cours (N). Le montant de la cotisation annuelle par adhérent et les tarifs appliqués, durant l'exercice écoulé (N-1). Le rapport d'activité concernant l'exercice écoulé (N-1), mentionnera nécessairement les informations suivantes : le bilan des actions d insertion réalisées par l association, une présentation des actions menées dans chacune des activités financées, un bilan de la vie associative, la liste des bénévoles et des responsables d activités. Concernant les informations relatives au nombre des adhérents et des adhésions, il conviendra d indiquer dans ce rapport, l évolution constatée pour chaque activité sur les 3 dernières années en y précisant le nombre d adhésions renouvelées, non renouvelées et nouvelles ainsi que des indications générales sur le degré de satisfaction des adhérents. 10