Notions : Les modes d action coopératifs : - Groupes de projet - Réunions - Techniques de créativité - Technologies coopératives Question de gestion 12 : Travailler ensemble suffit-il à coopérer? (Chapitre 16) Finalités : - Caractériser les liens qui s établissent entre les membres d un groupe de projet, et en repérer leurs conséquences ; - Mettre en évidence les conditions de réussite d une réunion en tant qu'espace de coopération ; - Faire l expérience de la coopération en tentant de résoudre en groupe, un problème simple par l utilisation de techniques de créativité ; - Mobiliser des outils simples de partage et de mutualisation. Contexte : Société EA, équipementier automobile Pochette page 229 - Quelle est l activité de cette entreprise? La société EA est spécialiste des échappements automobile, elle contribue au développement des voitures propres. - Quels sont les défis auxquels doit répondre la société EA? Elle cherche à réduire les émissions polluantes tout en offrant plus de confort et de plaisir de conduite. Pour ce faire, elle innove en permanence, elle propose à ses clients de nouvelles solutions techniques, de nouveaux produits. Cette capacité à innover et à répondre aux besoins des clients constitue ses défis. - Quel est le problème auquel la société est confrontée actuellement? La société devrait proposer une solution technique répondant aux attentes du client, c'est-àdire, produire un capteur de température pour pot d échappement de véhicules. Ce capteur permettra de connaître le taux de produits non brûlés pour mieux maîtriser la pollution. 1
1. Les groupes de projet Pochette page 230-233 - A votre avis, à quelle étape de la constitution d une équipe se trouve le groupe de projet de Romain à la fin du document 4? Etape de normalisation : recherche du mode d action commun, après quelques tensions exprimées au début de la réunion et la réponse d apaisement du responsable, Romain. La distinction entre travail collaboratif et travail coopératif Le mode collaboratif est plus difficile à mettre en œuvre (il ne se décrète pas ) dans la mesure où il implique davantage l humain : il serait a priori favorisé par la présence d individus capables de «mettre leur ego de côté» [ ] Ceux qui ont eu la chance de connaître au moins une fois dans leur vie ce mode de travail déclarent s être investis bien au-delà de ce qu ils avaient envisagé, un peu comme s ils étaient grisés par le sentiment d efficacité collective du groupe : ils évoquent le sentiment d avoir été portés par une sorte d euphorie qui favorisait implication et concentration tout en faisant perdre la notion du temps. [ ] En tant qu expérience optimale, la performance du travail collaboratif est sans égal : la capacité d un groupe à valoriser son capital humain est d ailleurs une marque d intelligence collective (IC). Jean Heutte, Maître de conférences en Sciences de l éducation, «Apprentissage collaboratif : vers l intelligence collective», - Différenciez le travail coopératif et travail collaboratif dans le tableau ci-dessous : Travail coopératif Travail collaboratif Relations entre les individus Limitées Encouragées Responsabilité Individuelle Collective Organisation du travail Répartition du travail entre les différents membres du groupe (division du travail). Chacun contribue par son travail à l œuvre commune Tous les participants travaillent ensemble, pas de répartition a priori du travail - Déterminez si les groupes de projet constituent des situations de travail coopératif ou collaboratif Les groupes de projet réunissent les personnes appartenant à des services différents pour les faire travailler ensemble et simultanément. Par conséquent, ils pratiquent un travail collaboratif - Pourquoi est-il difficile d instaurer un mode de travail collaboratif? La collaboration c'est-à-dire une implication égale de tous dans le même projet ne se décrète pas : elle repose sur la confiance réciproque, qui se met en place progressivement (nécessité d avoir du temps), ce qui est quelquefois incompatible avec les projets limités dans le temps. En plus, elle demande une reconnaissance réciproque «mettre son ego de côté» - ce qui ne correspond pas forcément à la personnalité de chacun. L organisation et le management «par projet» Les enjeux De nouveaux leviers de motivation pour les salariés Participer à un projet contribue à renforcer à la fois l identité et l appartenance sociale. En conférant un rôle, des attributions, une mission, le projet a bien une fonction identitaire et en même temps intégrative. Dans une organisation, faire partie d un projet (ou en être a fortiori le responsable) confère un statut, une visibilité, un certain ascendant. [ ] C est en effet qu on a été choisi, désigné, ou au moins sollicité. C est la 2
preuve d une confiance a priori. La motivation sera donc à la hauteur de l importance (priorité, enjeu) et de l utilité perçue du projet. Parce qu il n est pas sans enjeu, le projet constitue un facteur de motivation individuelle ou collective. Des possibilités de mobilité interne accrues La possibilité d intégrer un projet peut apporter à ceux qui y participent le défi de la nouveauté, la dynamique du «commando» et du travail en équipe, l enrichissement de nouveaux contacts techniques et humains, qui en font un puissant facteur de motivation et de formation. Passer d un projet à l autre peut ainsi constituer une alternative au changement d entreprise pour les salariés qui supportent mal la routine d un même poste, ou qui souhaitent continuer à développer de nouvelles compétences (et ainsi maintenir leur employabilité). Des opportunités d apprentissages individuels Tout projet est une source d apprentissages permanents, la connaissance des participants augmentant au fur et à mesure du déroulement du projet. Une source d apprentissage collectif Un projet transversal constitue également une opportunité d apprentissage collectif. C est un véritable processus interdisciplinaire qui ne se limite pas à une «collaboration molle» de plusieurs acteurs issus de métiers ou de professions différentes : il implique de la confrontation, de l échange de méthodes, de concepts et de points de vue. Ce mode de relations favorise à terme une recombinaison de certains savoirs issus de l expertise des différents professionnels, intégrés dans un nouveau cadre de connaissances accessibles et compréhensibles par tous les participants à un même projet. Une meilleure (re)connaissance mutuelle La mise en œuvre de projets transversaux au sein d une entreprise permet aussi de générer une forme de reconnaissance mutuelle entre les différents représentants des corps de métier (voire entre les différents niveaux hiérarchiques), en donnant l occasion aux individus de dépasser certains biais : les «représentations négatives», stéréotypes et autres clichés ; le cloisonnement des champs disciplinaires qui sont perpétués par les enseignants et les formateurs ; l identification de certains professionnels à un système théorique «dogmatisé» qui exerce une fascination indépassable ; le sentiment que certains concepts (ou certains types de connaissances) sont «supérieurs» aux autres. Organisation et management par projet, 2006, Réseau Anact - Qu est-ce qu un management par projets? Il désigne le choix fait dans certaines entreprises de manager sous la forme de projet un ensemble d activités innovantes qui doivent déboucher sur un produit spécifique, livré à un client identifié, dans un délai donné et à un coût objectif fixé. [ ] - Quelle est la différence avec un management classique? A la différence du simple management de projet qui se limite à la définition des objectifs et au pilotage des ressources, ce mode de management par projet fait travailler ensemble et simultanément des personnes qui, dans les organisations classiques, auraient travaillé séparément les unes après les autres. - Identifiez, à partir du document et de vos connaissances, les avantages et les limites organisationnelles et humaines du travail en groupes de projet. Avantages - facteur de motivation des salariés car il apporte de la nouveauté dans le travail (évite les routines et la monotonie) ; - développe l apprentissage individuel et collectif (transfert de savoirs entre individus et création d une intelligence collective) ; - favorise la cohésion par le décloisonnement des métiers. Inconvénients - conflits entre les membres ; - luttes de pouvoir ; - manque de coopération, - faible participation de certains membres - A quelles conditions le travail en groupes de projet permet-il la coopération? Il permet la coopération si : - Il réunit des acteurs venant des horizons différents (transversalité) - Il définit clairement des responsabilités de chacun - On donne au groupe les moyens pour réussir (échéancier précis et réaliste, budget, ) 3
2. Les réunions comme espace de coopération Pochette page 234-235 Les différents types de réunions - Déterminez le type de réunion d après les objectifs visés et le style de conduite : Type de réunion Objectifs Style Communication Réunion Faire passer une information structurée d information Directif Réunion d échange : intégration ou négociation Réunion de résolution de problème / réunion de projet Informer, réfléchir, proposer, échanger des informations Informer, réfléchir, proposer, décider pour résoudre un problème précis Non directif Semi-directif - Quel est le type de réunion qui favorise le plus la coopération entre les membres? Projet - Et celui qui favorise le moins? D information Module d e-learning : http://www.capital.fr/carriere-management/formation-e-learning/mener-une-reunion-efficace - Identifiez le type de réunion présent dans cette situation Il s agit d une réunion de résolution de problème car il y a des problèmes de communication entre les services marketing et ventes qui ont conduit à une rupture de stock - Repérez les conditions générales de réussite d une réunion - 1. Rappeler l objectif. - 2. Exprimer les résultats attendus. - 3. Définir le rôle des participants. - 4. Présenter le plan avec un timing précis. - 5. Désigner un rapporteur et un «monsieur temps» - Rappelez les rôles de l animateur (métiers imagées) - Conducteur : lance la réunion. - Mécanicien des communications : pendant la réunion. - Conducteur : pour conclure la réunion - Identifiez le moyen par lequel l animateur lance la réunion. L animateur pose des questions générales pour installer le contexte et lorsqu il est pris à parti, il renvoie la question au groupe - Identifiez les différentes techniques utilisées par l animateur pendant la discussion pour favoriser la coopération des participants à la réunion - Technique de recadrage : lors d un conflit, il joue son rôle de mécanicien et il rappelle les objectifs de la réunion, n intervient pas sur le fond en ne donnant pas son avis, il reste donc neutre. - Techniques de reformulation : liste les problèmes et les note par écrit sur un tableau visible de tous. Il joue le rôle du mécanicien de la communication. 4
- Montrez comment les intervenants coopèrent pendant la réunion pour résoudre le problème Ils prennent la parole, s expliquent, échangent des informations - Recensez les différentes informations que doit contenir un compte rendu de réunion et identifiez son rôle. - Contenu : les objectifs, les décisions prises, les tâches qui incombent à chacun avec les délais à respecter, les points à creuser, les objectifs de la prochaine réunion. - Rôle : garder une trace écrite des propos échangés à l oral («les paroles s envolent, les écrits restent», moyen de preuve). - A quelles conditions la réunion permet-elle la coopération? Elle permet la coopération si les conditions matérielles sont réunies (l horaire et le lieu sont adaptés, l ordre du jour est respecté), la place de chacun est respectée (l animation est efficace, la prise de parole est contrôlée) et la décision est suivie d effets. 3. Les techniques de créativité pour résoudre un problème Pochette page 236-237 Le management de l innovation Pour être en mesure de se développer, conquérir des parts de marché ou de nouveaux marchés, prendre le pas sur ses concurrents, ou tout simplement survivre, avoir de nouvelles idées, se différencier et innover deviennent dans le contexte actuel obligatoire. [ ] Chaque décideur, pour chacune de ces interrogations, souhaiterait disposer d une multitude d idées, mieux, d idées nouvelles qui permettront de différencier l entreprise sur ses marchés. Avoir des idées nouvelles, c est justement la finalité d une discipline : le management de l innovation. [ ] Les méthodes du management de l innovation intégrant celles de la créativité, il n est donc pas étonnant de découvrir un nombre d outils variés et en perpétuelle innovation. Les méthodes de créativité utilisent une structure commune : imprégnation ou clarification afin de définir précisément l objet du problème, divergence permettant de générer des idées hors du champ habituel et convergence afin de choisir la ou les idées à retenir, planifier leur mise en œuvre et motiver l équipe autour de cette ou ces idées. Josué Migard, CCIR Champagne-Ardenne, «Les outils du management de l innovation au service des PME», Fiche technique n 11, février 2012, CCIinfo Innovation - Expliquez le style de management de l innovation Le management de l innovation encourage l imagination et l invention, sources d idées nouvelles et donc d innovation. Le management de l innovation a pour outil privilégié les techniques de créativité et se déroule en trois étapes : 1) l imprégnation ou clarification (exposé du problème ou de l objectif à atteindre et compréhension des attentes de la séance de créativité) ; 2) divergence (formulation d idées la plus large possible en sortant des sentiers battus, ne pas censurer ou se censurer dans l imagination) et 3) convergence (tri des idées formulées et choix des plus pertinentes au regard de l objectif poursuivi). - Présentez les avantages pour les entreprises d utiliser des techniques de créativité Les techniques de créativité permettent d obtenir des résultats concrets, utilisables rapidement et à moindre coût. Les participants contribuent à la définition des objectifs qui seront donc mieux compris et mieux mis en œuvre. Il y a une véritable reconnaissance et valorisation des individus. - A quelles conditions les techniques de créativité permettent-elles la coopération? Elles permettent la coopération si : - Les participants sont stimulés - Les idées sont exprimées librement - Elles sont ensuite organisées 5
4. Les technologies coopératives Pochette page 238-239 https://fr.projectpro.eu/logiciel-de-gestion-de-projet-en-ligne/ Les outils collaboratifs en ligne pour l entreprise Le partage d informations et de travaux professionnels est essentiel à la communication et à la productivité de l entreprise. Grâce à certains outils sur internet, les collaborateurs peuvent créer, partager et modifier des fichiers de travail (ex : agenda, fichiers Word, Excel) en temps réel. Ces applications web et mobiles sont simples d utilisation. Elles permettent notamment d améliorer la communication interne dans l entreprise. Qu est-ce qu un outil de travail collaboratif en ligne? Un outil ou logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les collaborateurs de l entreprise. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches : organisation et suivi d un planning (agenda partagé) ; suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel) ; création de formulaires (enquêtes, études de marché) ; communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word, PDF). Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne? Les avantages pour l entreprise sont multiples : les fichiers en ligne (agenda, documents) sont consultables et modifiables à distance à tout moment, sur tous types d appareils (ordinateur, smartphone, tablette) ; plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément ; les documents en ligne sont synchronisables : les modifications apportées à un document depuis n importe quel appareil sont prises en compte en temps réel. Confidentialité et sauvegarde des données en ligne Sur les sites internet de travail collaboratif, vous choisissez les utilisateurs qui ont accès aux fichiers partagés. Mais deux précautions s imposent : ne pas partager de données sensibles concernant l entreprise (répertoire de mails, données bancaires, etc.) ; sauvegarder régulièrement les fichiers partagés en ligne sur un support fixe (disque dur). «Les outils collaboratifs en ligne pour l entreprise», commentcamarche.net, février 2015 - Expliquez les avantages et les limites des outils coopératifs pour l entreprise et les salariés Avantages Améliorent la communication et augmentent la productivité car tous les acteurs ont accès aux documents à tout moment, en tout lieu, dans leur version la plus récente. - Plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document Limites - Il n ya pas de frontière entre vie privée et vie professionnelle - Il faut être attentif à la confidentialité des informations partagées - Risque de piratage ou de problème d accès à Internet - Montrez que Google Drive est un outil de travail collaboratif Google Drive permet de : créer des documents en ligne (traitement de texte, tableur, diaporama) ; partager ces documents pour pouvoir travailler à plusieurs, les modifications apparaissant en temps réel ; importer des fichiers depuis son ordinateur sur l espace Google Drive et inversement ; contrôler l accès aux documents (consultation, commentaire, modification) ; accéder à ses documents depuis n importe quel ordinateur connecté à internet. Idéal pour le télétravail, Google Drive est donc un outil permettant le partage de documents et la mutualisation du travail, donc de travailler de façon collaborative - A quelles conditions les technologies coopératives permettent-elles la coopération? Elles permettent la coopération si des règles simples sont respectées : - l accès aux outils est facilité (sur place et en mobilité) - la contribution de chacun est équitable - l utilisation des technologies ne pose pas de problèmes techniques 6