ACCÉDER A SA MESSAGERIE A DISTANCE Lorraine Pour garder le contact avec leur entreprise, de plus en plus de collaborateurs ont besoin d accéder à leurs emails lorsqu ils sont en déplacement ou à domicile. Cet accès distant est facilité si la messagerie est hébergée chez un fournisseur d accès (adresses mails du type societetruc@free.fr ou entreprisetruc@orange.fr). En revanche, dans le cas où l entreprise dispose de son propre serveur de messagerie, des outils spécifiques sont nécessaires pour que les utilisateurs puissent consulter leurs emails à distance. De nombreuses solutions techniques existent mais toutes ne conviennent pas à un usage professionnel car elles présentent un niveau de sécurité insuffisant. Cette notice dresse un panorama des solutions sécurisées les plus couramment utilisées dans les entreprises pour l accès distant à la messagerie. Ces mêmes solutions permettent aussi souvent d accéder à un agenda personnel. LES SOLUTIONS SUR ORDINATEUR PARAMETRAGE DE LA MESSAGERIE Il s agit de configurer l outil de messagerie (Outlook, Thunderbird ) installé sur l ordinateur de l utilisateur pour qu il se connecte automatiquement et de manière sécurisée (grâce à un identifiant et un mot de passe) au serveur de messagerie de l entreprise lorsque l utilisateur est en déplacement. L ordinateur utilisé est souvent portable car l utilisateur s en sert à la fois dans l entreprise et en dehors. Par défaut, les messages téléchargés sur le serveur de messagerie sont définitifs. Il est néanmoins possible de conserver une copie des messages sur le serveur en cas de perte ou de vol de l ordinateur. Configuration en quelques minutes L utilisateur utilise le même outil de messagerie que dans l entreprise. L utilisateur doit se déplacer avec son ordinateur. LE WEBMAIL Qu est-ce que c est? Le webmail est une page web accessible de n importe quel ordinateur relié à Internet. Cette interface dispose des mêmes fonctionnalités qu un outil de messagerie tel qu Outlook, ou Thunderbird : envoi, transmission, réception d emails. L utilisateur a également accès à ses dossiers de classement d emails et à son agenda partagé. Pour s y connecter, il suffit de connaître l adresse Internet du webmail et de saisir son identifiant et son mot de passe. Page 1 sur 5
Exemple du webmail de Microsoft Adresse Internet (URL) du webmail Saisie de l identifiant et du mot de passe Comment installer un webmail? Un serveur de messagerie fonctionne grâce à un logiciel de service de messagerie chargé de gérer l envoi des mails par les utilisateurs et l acheminement des emails reçus sur le serveur vers l utilisateur destinataire. A l installation d un webmail, l entreprise peut se trouver dans 2 cas de figure : Elle utilise le logiciel de service de messagerie de Microsoft nommé Exchange : un simple paramétrage est alors nécessaire pour configurer le webmail intitulé Outlook Web Access. Elle utilise un logiciel de service de messagerie autre qu Exchange : un programme spécifique de webmail tel que Zimbra ou SquirrelMail doit alors être installé. Est-ce sécurisé? Le paramétrage du webmail permet notamment la sécurisation de la liaison entre la page web et le serveur de messagerie. Toutefois, pour davantage de sécurité, il est recommandé de rendre la page web introuvable à l internaute lambda. En effet, si n importe qui peut accéder à la page d accueil du webmail, des personnes malveillantes peuvent essayer de saisir des identifiants et mots de passe dans l espoir d accéder à l une des messageries de l entreprise. C est pourquoi, il est conseillé de mettre en place une authentification sur le firewall1 obligatoire pour accéder à la page d accueil du webmail. Concrètement, les utilisateurs doivent d abord saisir un identifiant et un mot de passe pour avoir accès à la page d accueil du webmail. 1 Firewall ou pare-feu : programme permettant de renforcer la sécurité d'un réseau privé. Il se place entre ce réseau et Internet et filtre les informations qui transitent. Page 2 sur 5
Cette précaution implique néanmoins quelques contraintes, comme la double saisie des codes d accès : une première fois pour s authentifier sur le firewall, une deuxième pour entrer dans le webmail. ACCES AU WEBMAIL Webmail INTERNET Utilisateur distant Firewall Serveur de messagerie ENTREPRISE Solution peu coûteuse à mettre en œuvre Possibilité de consulter ses emails sur n importe quel ordinateur connecté à Internet Nécessite de trouver un ordinateur relié à Internet sur place Nécessite de rafraîchir souvent la page web pour synchroniser le webmail avec le serveur de messagerie et ainsi recevoir les nouveaux emails LES SOLUTIONS MOBILES Il est aujourd hui possible de naviguer sur Internet sur des outils mobiles comme les assistants personnels (Pocket PC, Palm ) et les smartphones (BlackBerry, iphone ). Ces outils disposent d un système d exploitation 2 allégé tel que Symbian (Nokia), Windows Mobile (Microsoft), iphone OS (Apple) ou Android (Google). CONSULTATION DES EMAILS La consultation des emails peut se faire de la même manière que sur un ordinateur : via un webmail ou en paramétrant l outil de messagerie. L utilisation d un webmail sur un outil mobile ne change rien. Le paramétrage de la messagerie s avère un peu plus technique : Le paramétrage de la messagerie s avère beaucoup plus technique : Il faut être très vigilant à l achat de l outil mobile car les outils de messagerie fournis ne sont pas toujours compatibles avec le logiciel de serveur de messagerie de l entreprise. Les outils de messagerie ne s installent pas aussi facilement sur un outil mobile que sur un ordinateur à cause du système d exploitation allégé. 2 Système d exploitation : logiciel de base permettant l'utilisation du matériel informatique et notamment d un ordinateur. Les principaux systèmes d'exploitation sont Windows, Unix, Linux, Mac OS. Page 3 sur 5
Un outil mobile ne dispose pas de mémoire suffisante pour contenir toute la messagerie d un utilisateur. Il est toujours possible d ajouter de la mémoire mais en général l outil est paramétré pour télécharger sur le serveur seulement les 10 ou 20 derniers emails reçus. Remarque Le prix d accès à Internet via un outil mobile a beaucoup baissé mais reste moins intéressant que le prix d un accès Internet via un ordinateur. C est pourquoi la consultation des emails sur un smartphone ou un assistant personnel reste encore marginale. Pas d ordinateur à transporter Accès depuis n importe où Ergonomie limitée SYNCHRONISATION Certaines entreprises utilisent davantage la fonction synchronisation de leur outil mobile. Il s agit de connecter le smartphone ou l assistant personnel à son ordinateur de retour de déplacement ou avant de partir. On peut ainsi télécharger ses derniers emails avant de quitter son bureau ou mettre à jour son agenda si des rendez-vous ont été pris en notre absence. Cette alternative permet de disposer de ses emails et de son agenda en déplacement, même si la synchronisation avec le serveur de messagerie n est pas faite en temps réel. Pas d ordinateur à transporter Accès à la messagerie et à l agenda Les données ne sont pas actualisées en temps réel Ergonomie limitée LES SUPPORTS DE STOCKAGE AMOVIBLES Cette solution consiste à stocker un outil de messagerie spécifique sur un support de stockage amovible (clé USB, disque dur externe). L utilisateur emporte avec lui ses emails et son carnet d adresses. Pour consulter ses messages, il connecte le support de stockage amovible à un ordinateur relié à Internet et ouvre le logiciel de messagerie présent sur le support. Deux logiciels de «messagerie portable» existent : Thunderbird Portable et Opera USB. Page 4 sur 5
Il est recommandé de disposer d une copie des messages sur le serveur en cas de perte ou de vol du support. Par ailleurs, la durée de vie de ce type d outil est limitée. Ses performances s amoindrissent notamment au fil des accès successifs aux données contenues dans le support. Pas d ordinateur à transporter L utilisateur utilise le même outil de messagerie que dans l entreprise Nécessite de trouver un ordinateur relié à Internet sur place Fiabilité non garantie dans l avenir CONCLUSION D autres solutions existent mais leur utilisation est marginale ou destinée au grand public. Le webmail et le paramétrage de la messagerie restent les solutions les plus implantées dans les entreprises du fait de leur moindre coût et de leur facilité de mise en place. www.ene-lorraine.com/contact www.prestataires-tic-lorraine.com Page 5 sur 5