F I C H E P R O D U I T Cabinet d Expertise Comptable Votre Gestion Electronique De Documents Génératrice de Productivité 1
Générateur de productivité Le Pack GED s adresse à tous les cabinets souhaitant optimiser la gestion des documents et de l information tant interne qu avec leurs clients Plan de classement préparamétré avec dossier permanent, classeurs annuels, classeurs par exercice et par projet Automate de rangement de documents, de courriels, de télécopies, de documents numérisés depuis vos outils de production et messagerie Classement aisé depuis tout logiciel dans la GED grâce à la Knowings Box Espace de GED Clients sécurisé et accessible depuis internet Espace de GED pour vos documents internes Dossiers collectifs pour diffuser de l information à vos clients selon leur métier Classement d un document dans plusieurs dossiers Moteur de recherche plein texte avec tolérance de fautes Navigation par facettes pour trouver vos documents en 2 clics Bannettes collaborateurs et panier d expédition Synchronisation sécurisée des dossiers en mode nomade Usage par Navigateur internet pas d installation sur le poste de travail Interface ergonomique et conçue en Web 2.0 Votre Gestion Electronique de Documents simple et efficace à partir d un navigateur Pour stocker, classer, produire, partager, rechercher par facettes et publier tous vos documents 2
Recherche par facettes Comment trouver rapidement un document sans savoir où il a été rangé? Lors du dépôt d un document dans un dossier client ou dans la GED du cabinet, un formulaire vous propose de le classer au moyen d étiquettes (tags ou index) provenant d un plan de classement standard ou adapté à votre organisation. Vous répondez à des questions adaptées au contexte et le logiciel classe pour vous et indexe le document en plein texte. Ce moyen simple et rapide dans l organisation du classement facilite la recherche, permettant à n importe quel utilisateur de votre cabinet ou client de retrouver tout document de manière intuitive en seulement quelques clics. Avec la recherche à facettes combinée à la recherche plein texte, vous disposez de la plus aboutie des solutions de recherche. Une nouvelle manière de présenter l information de votre GED Notre vision dans l organisation de l information est novatrice et proche de la logique humaine. Dans un système classique, un document est stocké selon une arborescence informatique (c:\dossier\répertoire\sous-répertoire\fichier). Le Pack GED propose un nouveau paradigme dans lequel un utilisateur ne se pose plus la question «Où se trouve le document dans l arborescence informatique du cabinet?» mais se pose la question «Pour quel Dossier/Affaire? Quels domaines, types de document ou motsclés?» en fonction de son besoin. En adoptant cette logique de classement, le gain de temps pour le créateur d un contenu ou d autres utilisateurs est une garantie de retour sur investissement. Vos clients bénéficieront aussi de cette navigation par facettes pour les documents que vous aurez choisis de leur diffuser. Gestion des contenus Espaces clients & espaces privés de stockage Glisser-déposer de fichiers Navigation et recherche par facettes Gestion des droits de diffusion aux clients Classement par Tags (et formulaires) à n niveaux Intégration avec Logiciels Microsoft Office Moteur de recherche plein texte et sur métadonnées Gestion des accès concurrents Recherche avec tolérance de fautes Visionneuse de fichiers bureautiques, images Plans de classement personnalisables Création de formulaires par paramétrage 3
Classement & Organisation Comment organiser le plan de classement des dossiers clients et des documents du cabinet? Vous disposez de 3 types de GED dans notre Solution, l une dédiée à l ensemble des documents liés à vos clients ou dossiers et l autre uniquement réservée à votre cabinet, la dernière pour diffuser des informations à un groupe de clients (informations, fiscales, actualités...). Le Pack GED organise les stocks et les flux documentaires de manière sécurisée vous garantissant les meilleures performances y compris pour un grand nombre de documents et de collaborateurs. Le Pack GED gère tous les types de contenus au moyen de plans de classements normés par pôle d activité. Pôles d activité et classeurs par client Un plan de classement personnalisable par pôle d activité est livré en standard permettant d être opérationnel dans les meilleurs délais. Chaque collaborateur peut ajouter des classeurs de type dossier permanent, annuel, par exercice ou par projet en fonction de ses droits. L administrateur fonctionnel peut également créer des modèles de pôles en fonction des besoins. A l intérieur de ces pôles, les utilisateurs habilités créent autant de sous classeurs et d axes de classement que nécessaire. En fonction des droits de chaque utilisateur définis selon des rôles, les pôles d activité lui seront présentés ou resteront invisibles. Gestion documentaire Recherche simple et avancée multiniveau Contribution par courriel Formulaire par type de document Recherche de contenus globale & ciblée Taggage des contenus avec les plans normés Métadonnées dynamiques sur les contenus Publication avec des formulaires paramétrables Verrouillage en édition des documents Flux de travail de documents (liens par URL) Gestion de la diffusion de documents Modèles d espaces pour la gestion de documents Accès aux contenus depuis l extérieur Arborescence dynamique de classement Création dynamique d espaces spécifiques Cartouche d informations sur le document Consultation en mode nomadisme Publication des documents en mode brouillon Navigation et recherche paramétrables 4
Gestion documentaire Comment gagner du temps dans le traitement de mes documents? Tous les types de documents peuvent être stockés et gérés à l aide d étiquettes (Tags ou taxons) dans le Pack GED. Toutes les activités sur un document sont tracées dans notre Solution et affichées lors de sa prévisualisation dans votre navigateur internet. Lorsque vous travaillez sur un document de la Suite Office de Microsoft, vous disposez d une fonction d édition en ligne vous permettant de le télécharger directement dans l application d origine, de le verrouiller pour les autres utilisateurs. Une fois sauvegardé directement dans notre Solution Pack GED, il se déverrouille automatiquement. Une version brouillon peut être créée. Par défaut, vos documents sont transformés au format PDF et consultables en ligne sans l application ayant permis de les créer. Depuis vos outils bureautiques et vos outils de production (PDF, Word, Excel, Sage, Cegid, Ibiza, etc.), la Knowings Box vous permet d enregistrer vos documents directement dans la GED, en quelques clics. Dans votre navigateur internet, vous déplacez les documents dans un autre dossier, les supprimez, les catégorisez, un par un ou en masse toujours en quelques clics. Vous scannez des pièces papier avec votre photocopieur multifonction, elles sont envoyées directement dans le Pack GED. Lors de vos déplacements, emportez les dossiers sur lesquels vous avez les droits et synchronisez l ensemble de vos dossiers à votre retour. Paramétrez des règles d archivage selon les types de document ou par dossier, vos documents seront automatiquement archivés à la date prévue! Gestion de la sécurité Gestion fine des profils utilisateurs interne et externe Confidentialité et sécurité des transferts Sécurité & contrôle d accès par métier/client/dossier Authentification LDAP Active Directory Interface utilisateur adaptée en fonction des droits Sécurisation des flux par cryptage SSL Délégation de droits Délégation d administration Accès sécurisé sur invitation Mode d'usage en Concession de Licence Gestion des groupes d utilisateurs Mode d'usage en SaaS Gestion du paramétrage selon des rôles Interfaces personnalisables 5
Centre de collaboration Comment communiquer en interne ou avec mes clients avec un seul outil? Le Pack GED dispose d un serveur internet intégré et sa conception autorise vos clients habilités à se connecter à notre Solution. Dans l espace dossiers client, chaque document présente un cadenas permettant de choisir ses règles de diffusion. Lors du changement de statut, un courriel d alerte est expédié à votre client. Déposez vos documents, choisissez la règle de diffusion : vos clients seront informés et pourront venir les télécharger ou les consulter en ligne. Chaque utilisateur interne du Pack GED dispose d une bannette électronique permettant de faire circuler des fichiers électroniques en s affranchissant de sa messagerie. Une assistante scanne un document, le dépose dans la bannette du collaborateur, il le retrouve sur son poste même en déplacement. Vous souhaitez sélectionner et envoyer quelques documents à votre client, le panier d expédition se chargera de les envoyer pour vous. Plus besoin de perdre du temps en composant un courriel avec votre messagerie. 6
Moteur de rangement Comment automatiser le classement de mes documents, courriels et télécopies? Les outils de production génèrent de grandes quantités de documents de divers formats et leur classement demande du temps au détriment de votre activité. Le Pack GED est livré avec un moteur de rangement automatisant cette tâche fastidieuse. Notre moteur détecte dans le document un Siret, un nom de fichier, une adresse de messagerie, un fichier xml et en fonction d une règle de rangement se charge de classer automatiquement dans le bon dossier avec toutes ses propriétés pour le retrouver ultérieurement. L utilisateur accrédité crée et gère les règles de rangement à l aide d un formulaire en cliquant sur des choix. Ce moteur fonctionne aussi bien pour les documents provenant d outils de production que pour les courriels ou des documents papier numérisés. Pour vous faire gagner encore plus de temps, notre moteur de Push diffuse automatiquement par mail les documents qui ont été classés. Vos collaborateurs peuvent se concentrer sur le cœur de leur métier : produire de l information! Dans votre messagerie, il suffit d un simple glisser-déposer de vos courriels (avec ou sans pièces jointes) pour qu ils se retrouvent dans le Pack GED classés automatiquement par le moteur de rangement dans le dossier du client par exemple! Les avantages Interface web 2.0 et architecture de type "client léger" Facettes et mots-clés multiples par contenu Administration fonctionnelle simple Intégration portail d entreprise Vues personnalisées selon votre métier Stockage des fichiers en mode natif Interopérabilité et intégration avec votre SI Chemin de fer, navigation par arborescence Gestion dynamique des plans de classement Moteur pour une reprise de masse Navigation par facettes Moteur de rangement de fichiers Importation, rangement des courriels selon vos règles Moteur d'indexation plein texte avec tolérance de fautes 7
Innovation Technologique SaaS ou Licence Plateforme sécurisée : Serveurs en France, propriété de Knowings Surveillance 24h/7 Sauvegarde automatique des données sur supports et lieux multiples Environnements cloisonnés Espaces de stockage modulables Interface ergonomique Web 2.0 Services Adaptés Une formation en présentiel ou Web Un accompagnement personnalisé Un réseau de partenaires Hot Line Mise en Oeuvre Packagée Préparamétrée pour les principaux métiers du cabinet Paramétrage adaptable par «Cases à cocher» Adoption rapide des utilisateurs Intégration éventuelle avec vos applications existantes (API) Quelques références : Partenaire Knowings Savoie Technolac - BP354 73372 Le Bourget du Lac cedex Tél. : + 33 (0)4 79 65 04 25 www.knowings.com infos@knowings.com 8 Document non contractuel Ne pas jeter sur la voie publique Fonctions et services susceptibles d être modifiés sans préavis MàJ Juin 2014