Situation présente et devis technique Système de gestion des membres actuel Le système de gestion des membres actuel sert principalement à stocker des informations sur les architectes et les stagiaires. Chaque fiche d utilisateur possède un identifiant unique et inclut un code représentant son statut de membre. Les 16 statuts sont partagés en trois catégories (architecte, stagiaire et ex-architecte). Le système de gestion des membres est divisé en sections qui représentent chacune un service de l Ordre : admission, formation continue, inspection professionnelle. Caractéristiques Administration : un administrateur a la possibilité de gérer les droits d'accès (mots de passe, appartenance à des groupes, accès restreint selon les utilisateurs). Les utilisateurs doivent également passer par lui pour changer leur mot de passe. Moteur de recherche : le moteur de recherche permet d'obtenir et d'exporter (en format XLS) des rapports statistiques selon les critères désirés. Ces critères peuvent aussi être sauvegardés pour réutilisation ultérieure. Sauvegarde des données : une copie de sauvegarde des données entrées pendant la journée sur le serveur est effectuée chaque nuit. L'enregistrement est fait à distance et conservé à l'externe. Application locale : le système actuel comprend une application.net (exclusivement utilisable sous Windows) installée localement, qui se connecte à la BD MS-SQL Server. Systèmes connexes Irritants Portail formation continue : un portail indépendant du site Web oaq.com est dédié aux activités de formation continue. Le portail permet aux membres de compiler et de soumettre pour approbation leurs activités de formation continue et de calculer les heures restant à faire. Système comptable Avantage : une liaison a été établie entre le système comptable Avantage et le système de gestion des membres actuel. Des factures peuvent être créées dans le système, puis synchronisées avec Avantage. Administration unique : il est impossible pour les utilisateurs de faire quelque modification administrative que ce soit dans le système de gestion des membres, changer leur mot de passe par exemple. 1
Lenteur et complexité d'utilisation : le système de gestion des membres est lent et difficile à utiliser. La navigation laborieuse, même pour les utilisateurs chevronnés, provoque chaque jour un grand nombre d'erreurs d'entrées. Certains écrans, dont l'utilisation était trop complexe ou dont les champs étaient mal attribués, ont carrément été abandonnés ou remplacés par des systèmes de fortune. La lenteur d'exécution entraîne une baisse de productivité pour tous les utilisateurs, principalement les cinq employés qui utilisent le système de gestion intensivement chaque jour. Consultation d'historique : bien qu'un historique de certaines données soit conservé dans la base de données actuelle, il est ardu de le consulter. Les données ne sont accessibles que par la création d'une recherche spécifique, un processus extrêmement complexe à réaliser. Compatibilité et portabilité : il est impossible pour les employés travaillant sur MacOS ou ceux qui doivent souvent s'absenter des locaux de l'ordre d'utiliser le système de gestion des membres actuel. Certaines communications en sont complexifiées, des systèmes de remplacement ayant été mis en place pour combler les besoins. Connectivité Web : bien que des données puissent être extraites chaque jour de la base de données actuelle, celle-ci n'est pas liée avec le site Web oaq.com. Il en résulte, par exemple, que des données entrées sur le site Web doivent être recopiées par les employés de l'ordre, une tâche souvent répétitive et propice aux erreurs d'entrées. Synchronisation de factures : la synchronisation avec le système Avantage est constamment une source de problèmes : les factures ne peuvent être modifiées ou annulées une fois créées, la synchronisation touche toutes les factures et tous les services à la fois et, à chaque envoi, il faut revérifier les informations pour s'assurer qu'elles ont bien été transmises. De plus, la date d'expiration d'une facture peut avoir un effet sur la date de fin de statut du membre, alors que seul un manquement au paiement de la cotisation devrait avoir cet effet. Il est par contre impossible d'inscrire une facture au dossier sans lui adjoindre une telle date d'expiration. Tableau : Divisions du système de gestion des membres actuel selon le service (Un signifie qu'un historique des données est conservé dans la base de données actuelle) Admission L ajout, la modification et la désactivation de fiches de membres contenant : Les coordonnées du membre Son statut officiel au sein de l Ordre La liste des comités dont il fait partie Les études académiques qu il a effectuées, si applicable Son emploi actuel Son profil d assurance responsabilité et s il en est exempté Les sceaux obtenus, si applicable Les paiements de la cotisation, renouvellement et frais 2
Les cessations et démissions (transfert de dossiers et autres lors de fin d exercice) Liste des factures à payer (ex. : cotisation, renouvellement) Fiches d entreprises (inventoriées par identifiant unique) jointes à une ou plusieurs fiches de membres L ajout, la modification et la suppression de séances d examen (date, endroit, participants, etc.) Formation continue L ajout, la modification et la suppression d activités de formation (catalogue de formation). Pour chaque activité, nous sommes en mesure de gérer : Le type d activité L horaire des séances La liste des formateurs La liste des membres participant à l activité Le nombre de participants minimum et maximum que l activité peut accueillir La liste d attente, si applicable Le fournisseur de l'activité Ajout, modification et suppression des activités de formation (inscription ou cours suivi) au dossier d'un membre L ajout, la modification et la suppression des formateurs et fournisseurs de l activité La facturation des activités au membre (création initiale dans le système puis synchronisation avec Avantage) La création et la visualisation d un calendrier présentant les activités de formation Inspection professionnelle L ajout, la modification et la suppression du dossier d inspection professionnelle d'un membre Modification de la liste d'inspecteurs (sont toujours aussi membres de l'ordre) Génération de la liste d'architectes soumis à une inspection Gestion de l état de vérification Gestion des formulaires d inspection Administration Ajout de nouveaux utilisateurs Gestion des droits d'accès selon les tables de la BD Création de groupes d'utilisateurs selon le service Gestion des paramètres système et de la synchronisation avec Avantage 3
Devis technique En plus de devoir intégrer les fonctionnalités du système de gestion des membres actuel, la firme retenue sera chargée d adjoindre les propriétés suivantes au produit fini. Accessibilité : l'interface Web de l'application de gestion de la nouvelle base de données doit être accessible sans toutefois devoir répondre à la norme gouvernementale SGQRI-008-01. Il est essentiel que la police d'affichage puisse être agrandie sans impact majeur sur l'affichage général de l'application. De plus, le choix des couleurs doit assurer un haut contraste conforme à la norme WCAG 2.0 luminosity contrast. Approbation des interfaces : les interfaces visuelles de l'application devront être validées auprès de l'ordre avant le déclenchement des travaux de programmation proprement dits. Automatisation de processus : mise en place de processus simples automatisés et d'alerte (ex. : approbation de changements faits par le membre à son dossier via le site Web, suivi de factures, tableau de bord personnalisé à l'ouverture de l'application) qui incluent un historique de certaines actions (envoi de courriels automatisés, notes, etc.). Code source : le code doit être commenté selon les normes Javadoc ou une méthode similaire. La documentation pourra par la suite être produite et mise à jour en grande partie à l'aide de ces commentaires. Il doit par ailleurs être disponible sur demande. Ergonomie : les interfaces doivent être ergonomiques, simples et d'utilisation facile, et suivre des principes de navigation et d'affichage éprouvés. L'application doit permettre de limiter les erreurs de saisie et offrir une expérience utilisateur agréable. Intégrité des données : standardisation des données et vérifications (ex. : méthode pour éviter les doublons de numéros de permis, journal des changements faits par les utilisateurs dans le système de gestion et possibilité d annulation de transaction, normalisation des noms de villes, etc.) Langue : interfaces des utilisateurs et administrateurs ainsi que commentaires du code source en français selon la norme Unicode UTF-8. Mobilité : solution utilisant un fureteur Web comme interface qui sera compatible avec les versions les plus récentes des systèmes d'exploitation (MacOS, Windows, Ubuntu) et des navigateurs (Firefox, Chrome, Internet Explorer) modernes et devra être accessible d'internet tout en étant à l'épreuve des intrusions. Modèle conceptuel de données : la mise à jour continue du modèle conceptuel de données est un besoin essentiel. Il devra de plus être disponible sur demande. Organisation des données : les tables formant la base de données actuelle ne doivent pas nécessairement être reprises telles quelles dans la nouvelle base de données. Il est par contre important de réutiliser les champs déjà existants et leur contenu. Robustesse : système fiable, performant et rapide d accès qui permettra l utilisation simultanée par 10 utilisateurs sans en affecter la performance. 4
Sécurité : accès sécurisé par profil, protection de la transmission des données encryptées sous TTPS entre l application Web et l utilisateur. Les membres de l'ordre n'ont pas besoin d'accéder au nouveau système de gestion des membres et contacts : l'échange des données sera contrôlé par un service Web. Statistiques : possibilité de produire des rapports statistiques (groupements, sommes) avec choix de critères multiples et exportation des résultats en plusieurs formats (PDF, XLS, XML, etc.) Système de gestion électronique de documents (GED) : parallèlement au nouveau système de gestion des membres et contacts, l'ordre est présentement en processus d'implémentation d'un nouveau système de GED. Il est impératif que les deux systèmes puissent communiquer afin de faciliter la gestion d'annexes au dossier (PDF, images, etc.) classées en catégories. Il est essentiel de souligner l importance de l universalité de la solution. Le système de gestion des membres et contacts devra devenir un outil complet qui intègre, en plus de ses membres, la liste des fournisseurs, contacts et autres relations de l Ordre. Tableau : Besoins fonctionnels du nouveau système de gestion des membres et contacts (Un signifie que les données devront être conservées dans une table d'historique. Une double flèche () indique une fonctionnalité qui devra être disponible pour affichage ou modification en direct sur le site Web oaq.com) Dossier d un individu (de base) Création de dossiers incluant les renseignements généraux Gestion des paiements reçus et dus, avec catégories (cotisation, frais, formation, etc.), Gestion des suivis (factures impayées, activités de formation manquantes, etc.) Intégration au site Web en temps réel (ex. : affichage du tableau des membres) et possibilité de modification du dossier personnel par les utilisateurs dans un espace réservé Admission Gestion des différents types de permis (temporaire, limité), émission, révocation, etc. Gestion des demandes d admission pour individus hors Québec et méthodes de paiement Profil du membre en ligne avec processus d approbation pour les changements de coordonnées Exemptions d assurance responsabilité, incluant le profil des non-assujettis Traitement des demandes de stage (transmission aux comités concernés, processus d approbation, suivi) Gestion des stages (heures accumulées et heures requises, suivi, activités obligatoires, enregistrement de l expérience, rapport, approbation par le supérieur, etc.) Formation continue Traitement des activités de formation, incluant le public (ouverture de dossier, inscriptions/désinscriptions, listes d attente, salles, formateurs, présences/absences, processus d approbation, etc.) Processus d évaluation de l'activité de formation par les membres Gestion du cheminement de formation des membres (nombre d heures, approbation des activités libres) Validation automatique du seuil minimal d heures requises, avertissements, suivis Inspection professionnelle et pratique illégale Sélection de membres soumis à l'inspection (génération de liste par critères ou aléatoire) Traitement d une inspection (questionnaires d inspection (), recommandations, soumission au comité d'inspection professionnelle, communications, transfert au syndic, suivis, analyse, etc.) Gestion des inspecteurs (nombre d enquêtes en cours, assignation des enquêtes) 5
Syndic Gestion des demandes d enquête et des plaintes Gestion des activités d enquête (appels, courriels, tâches, notes, décisions, envoi de dossiers au comité de discipline, etc.) Biens livrables Biens livrables par la firme retenue : Analyse complète des besoins Maquettes graphiques des interfaces Système de gestion des membres et contacts fonctionnel Formation et guide d'utilisation, le cas échéant Modèle conceptuel de données et code source optimisé 6