Recommandations pour la création d un site Communal ou Intercommunal

Recommandations pour la création d un site Communal ou Intercommunal Document réalisé pour le compte de la CNIE (Communauté Numérique Interactive de l Est) Date : 26 novembre 2004

1 Introduction La création d un site Internet est une décision importante qui doit obtenir l adhésion de tous les élus mais aussi des permanents car les modes de travail risquent d en être modifiés. En effet, l introduction les technologies de l information au cœur des communes et des intercommunalités va engendrer des changements dans le comportement des concitoyens qui deviendront plus réactifs par l envoi de courriels pour des demandes d information, par des téléchargements de formulaires en ligne, par des inscriptions ou des demandes spécifiques en ligne, etc. Par exemple, il y aura, ainsi, des questions qui se poseront sur l authentification des messages provenant des citoyens, d une part, des agents administratifs d autre part. Il ne faut pas oublier qu un site Internet est le reflet de l activité communale, témoin de son dynamisme et de son développement. Dans la suite de l exposé, nous essaierons d apporter quelques réponses aux questions que peuvent se poser les responsables de communes et d intercommunalités sur la mise en place d un site Internet qui corresponde aux exigences de ses dernières et de ses administrés. 2 Ne pas se hâter et prévoir Il y a une erreur à ne pas commettre lorsqu une commune ou une intercommunalité veut s acheter un site Internet. Il ne faut surtout pas appeler des prestataires de services lorsque la décision vient d être prise. Il faut consacrer du temps à la réflexion en constituant un groupe de travail et réfléchir sur les points qui vont être abordés. Pour cela, il peut être intéressant de se faire épauler par un consultant extérieur qui ne soit pas une «web agency». Si une commune ou une intercommunalité passe directement par un prestataire de service, elle risque de ne pas avoir ce à quoi elle ambitionnait et de ne pas maîtriser le budget. Par contre, il est utopique d espérer un site Internet de qualité avec un faible budget. Donc, si la commune ou l intercommunalité a décidé de partir à l aventure de l Internet, il faut qu elle prévoit un budget en conséquence. Même si ce budget peut paraître important, le site Internet bien fait pourra engendrer des économies de fonctionnement et être un bon vecteur de communication qui générera de l activité. Un site Internet est donc à considérer comme un investissement sur lequel va reposer une grande partie de la communication de la commune ou de l intercommunalité. 3 Objectif du site La première des questions que doivent se poser les responsables est l objectif du site qui sera vu sur la toile. Il y a, encore, quelques temps, il pouvait être suffisant de mettre en ligne un site Internet de type «Vitrine». Cela correspondait à une première démarche pour une appropriation des technologies de l information. Ces sites étaient très limités en terme de contenu avec une visibilité limitée sur le web car le référencement n était pas toujours travaillé avec soin. Aujourd hui, ce type de site nr présente plus grand intérêt pour les administrés qui cherchent, avant tout, une information pertinente. Les sites de nouvelle génération sont fondés sur la gestion du contenu pour retenir l internaute. Il est mis à jour régulièrement pour assurer une cohérence de communication avec des outils accessibles par tous. Ainsi, il est important de bien penser aux objectifs que l on veut donner à son site avant de partir dans l aventure. Les objectifs sont multiples et dépendent : Du périmètre de la commune ou de l intercommunalité, Des services qui seront mis en ligne Du niveau d information que l on veut mettre en place Des moyens mis en jeu aussi bien dans l étape initiale que dans toutes les phases de vie du site Etc. En fonction de ces critères et de moyens financiers et humains qui seront investis, les objectifs seront multiples. Toutefois, il ne faudra pas vouloir tout traiter d un seul tenant en minimisant chaque rubrique. Il vaut mieux avancer étape par étape en se prémunissant que l architecture du site pourra évoluer dans le temps vers de nouveaux applicatifs. A titre d exemple, nous pouvons imaginer quelques objectifs pour un site de ce type : Faire découvrir sa ville Informer le citoyen sur les évènements de la vie de la commune Donner des informations pratiques (service à la population) Attirer des entreprises ou aider les entreprises de son territoire à se développer Recommandation pour la création d un site Internet 2/13

Attirer des touristes Site interactif dans le cadre de l e-administration Favoriser l emploi Développer les loisirs Développer la communication Etc. Lorsque les objectifs seront bien formalisés et acceptés par tous, ils structureront presque intuitivement l arborescence du site. En d autres termes, ce type de site constitue un levier dynamisme pour un territoire. 4 Les cibles Les cibles sont pratiquement induites par les objectifs. Mais il est nécessaire de les formaliser car elles permettront d imaginer les services qui seront à déployer sur le site Internet. Dans une commune, il ne faut pas définir une cible comme les citoyens. En effet, chaque type de population n ira pas chercher la même chose. Les enfants et les adolescents s intéresseront aux loisirs, aux sports, aux associations, etc. Les parents regarderont les services de proximité, les écoles, les transports, les logements, la santé, etc. Les plus anciens focaliseront leurs recherches sur la détente, les associations de toute nature, sur la santé, etc. (l auteur ne donne pas une règle par catégorie, mais donne une méthode de réflexion). Il est, donc, nécessaire, comme dans tout plan marketing d élaborer une segmentation des cibles. Comme autres cibles, il faut penser aux entreprises que l on veut attirer sur son territoire. Il en est de même pour les citoyens en recherche d un type de cadre de vie. Et si, la commune souhaite s afficher à l international, il faudra penser à décliner le site en plusieurs langues. 5 Comment créer un site Internet? La commune dispose de trois manières pour créer son site Internet : Par ses propres moyens Par une société extérieure par une formule «clé en main» Par une solution mixte Lorsque la commune a décidé d utiliser ses propres ressources pour développer son site Internet, il y a quelques précautions à prendre en terme de contrat de travail, en particulier sur la propriété intellectuelle du site pour garantir la commune d une appropriation par son agent. Dans tous les cas de figure, la commune devra se donner les moyens financiers pour développer son site Internet. Le coût d un site Internet est fonction de la taille de la commune et de ses ambitions. Il faut penser que le coût d un site ne se limite pas au premier déploiement car il doit vivre et être hébergé. Ainsi, le financement ne doit pas se limiter à l investissement initial mais prévoir les coûts liés à l exploitation. Ces coûts sont représentés par : La mise à jour du site (en interne ou sous-traité) Le maintien du nom de domaine L hébergement Le référencement Tous ces coûts sont à budgéter d une année sur l autre. Même si la commune a décidé de sous-traiter la réalisation de son site Internet, il y a des ressources qu elle devra mobiliser pour : Le suivi du projet La phase de réalisation du projet La mise à jour du site Internet La promotion du site Internet Il y a, donc, nécessité de mettre en place une équipe projet avec un chef de projet. 6 Regard sur ce qu on fait les autres ou «Benchmarking» Avant toute démarche, il est important de voir sur la toile ce qu on fait les autres communes et, principalement, les communes voisines ou ayant les mêmes caractéristiques. Cela permet de se faire une idée des services et Recommandation pour la création d un site Internet 3/13

des informations que vous pourrez proposer. Par exemple, la ville de Sarreguemines propose un plan interactif de la commune au service du citoyen. 7 Préparation du site Il faut commencer par écrire votre positionnement en matière de communication pour l avoir bien en tête et garder le cap tout au long du projet. Puis, il faut recenser toutes les informations dont vous disposez, en particulier celles qui intéressent le public que vous visez. Ces informations doivent être organisées par thème. Ensuite, il faut recenser les informations qui vous semblent manquantes pour former un tout cohérent. Tous ces éléments vont vous permettre d établir votre cahier des charges ainsi que la charte éditoriale et la charte graphique. 8 Le cahier des charges Les éléments communiqués ci-dessous peuvent permettre à une collectivité d élaborer un cahier des charges de site Internet. Toutefois, nous recommandons de faire appel à un consultant pour toute la partie réflexion et animation des groupes de travail dans le cadre du projet. Ce consultant devra être totalement indépendant de toute «web Agency». Le cahier des charges sera découpé en 5 rubriques distinctes : Contexte et objectifs du site Description des éléments fonctionnels Description des éléments non fonctionnels Déroulement du projet Présentation de l offre 8.1 Contexte et objectifs du site La première partie de ce chapitre sera consacré à : La présentation de la commune ou de l intercommunalité avec comme élément, par exemple : Les coordonnées de la commune et le nom du responsable de projet Les principaux chiffres qui peuvent définir la commune Les spécificités de la commune Les liens avec d autres communes françaises ou autres Etc. Le projet du site internet : Objectifs Cibles Les sites de référence qui auront été découverts dans la phase d observation de ce qu on fait les autres 8.2 Description des éléments fonctionnels La toute première partie de ce chapitre sera consacrée au contenu du site. A ce stade, il pourra être évoqué une partie privative qui sera destinée exclusivement aux élus afin de leur mettre à disposition un certain nombre d informations nécessaire à leur fonction. Cette partie privative est intéressante pour les communes qui ne disposent pas d intranet. 8.2.1 Partie public En préambule, il est nécessaire de préciser le nombre de langues dans lesquelles sera déployé le site et de définir les éléments d informations et les services qui seront présents. Il faudra préciser, également, à qui incombe les traductions dans les langues étrangères retenues. Puis, l arborescence sera présentée sachant qu elle ne sera pas forcément définitive. A ce stade d avancement, elle ne peut être qu un pré classement. Arborescence Une bonne arborescence doit se limiter à quatre niveaux, y compris la page d accueil. Au-delà, l internaute risque de se perdre et de ne plus revenir. Recommandation pour la création d un site Internet 4/13

En niveau 1, nous trouverons la page d accueil sous la racine www.commune.fr. La page d accueil mettra en avant toutes les rubriques concernant le site. Toutefois, sur cette page de garde, il pourra être mis des informations de dernière minute (ce que l on peut appeler actualités) et des liens directs vers des fonctionnalités du site (exemple : démarches administratives, plan de la ville, etc.) En complément des toutes ces rubriques, il est important de permettre à l internaute de visualiser le plan du site pour lui en faciliter la visite. Il est souhaitable de mettre en place un moteur de recherche dédié à ce site pour permettre à l internaute de retrouver des archives. En niveau 2, nous trouverons toutes les rubriques principales ou têtes de chapitre. A titre d exemple : La commune avec en sous-chapitre son histoire, son équipe, le répertoire des élus, etc. La vie pratique qui abordera les sujets suivants (toujours à titre d exemple) : Les informations pratiques Les hôtels & restaurants Les commerces et services Les numéros utiles Les démarches administratifs La vie sociale : Logement Emploi Santé Enfance Etc. La vie culturelle Les spectacles Les expositions Les associations Les sports et loisirs Calendrier sportif Les équipements sportifs Entreprendre : espace pour promouvoir la capacité de la commune à accueillir des entreprises. Etc. Nous recommandons de toujours donner la possibilité à l internaute de pouvoir naviguer d une rubrique à l autre sans avoir à revenir en arrière. Cela signifie que les onglets de navigation seront visibles là où se trouve l internaute. 8.2.2 Espace collaboratif Le site internet d une commune peut être l occasion de mettre en place un espace à destination des élus pour communiquer et échanger entre eux. Description de l outil Via une interface web d administration, il sera possible de : Créer un espace collaboratif sécurisé dédié à un groupe d utilisateurs Supprimer un espace collaboratif Ouvrir des droits d accès à des utilisateurs dans un espace (en lecture, en écriture) Modifier ou Fermer les droits d accès d un utilisateur dans un espace Recommandation pour la création d un site Internet 5/13

Description d un espace collaboratif Les services attendus dans un espace collaboratif : Liste des participants (avec adresse e-mail et coordonnées) Envoi d e-mails à chacun des participants Envoi d e-mails à l ensemble du groupe Archivage des messages transmis Parapheur électronique Créer une structure de répertoires Publication de fichiers Suppression de fichiers Téléchargement de fichiers Calendrier des évènements spécifiques au groupe avec rappel automatique par e-mail à l ensemble des participants Forum de discussion Etc. Droits d accès Chacun de ces espaces est accessible aux utilisateurs invités via une session Login + Password. On définit 3 types de droits : Propriétaire = créateur de l espace le seul à posséder le droit de nommer des modérateurs et à supprimer l espace. Modérateurs droit de lecture, écriture, administration, suppression de fichiers. Pas le droit de supprimer l espace. Utilisateurs droit de lecture, d écriture si autorisé. 8.2.3 Interactivité Ce chapitre définit : Les fonctions d accès dynamiques à des bases de données. Cela concerne les annuaires, les actualités, la gestion des formulaires La lettre d information La fonction de recherche d information Les fonctions de messagerie 8.2.3.1 Les fonctions d accès dynamique à des bases de données Toutes les informations structurées dans un format pré-établi de fiche seront stockées dans des bases de données et s afficheront dynamiquement à la demande. Cela concerne notamment les services : Annuaires Actualités Lettres d informations Toutes les informations reçues via les formulaires en ligne L annuaire réseau L annuaire réseau est également construit dynamiquement à partir d une base de données. Un outil de back-office permettra de mettre à jour facilement l annuaire, en ligne depuis un simple navigateur (sous réserve d un login+password autorisé). Recommandation pour la création d un site Internet 6/13

Actualités Pour dynamiser son site, la commune proposera en home page (page d accueil du site) des actualités brèves. Un outil de back-office permettra d éditer, publier et archiver facilement des actualités, en ligne depuis un simple navigateur (sous réserve d un login+password autorisé). Gestion des formulaires Toute demande d information concernant la commune ou ses services sera réalisée via des formulaires comportant une série de champs obligatoires permettant d identifier le demandeur. Toutes ces informations seront archivées dans une base de données qui permettra de capitaliser l information et de réaliser le suivi de l activité du site. Il sera nécessaire de mettre en place un Wokflow (gestion et traitement de l information) pour que toutes ces demandes d information arrivent au bon endroit et reçoivent un traitement appropriée. Ainsi, à chaque demande d information, un courriel sera envoyé au bon service pour que cette demande trouve une réponse adaptée. 8.2.3.2 Lettre(s) d informations La commune diffusera périodiquement une lettre d information électronique à destination de ses élus ou de tout concitoyen. Cette lettre sera l occasion de publier le compte-rendu des conseils municipaux ou de toutes autres informations de type spectacle ou animation. Ce service fonctionnera sur le modèle de la mailing liste. Il sera possible de définir plusieurs groupes de destinataires et d adresser à chaque groupe une lettre différente. Les lettres d informations seront archivées pour consultation sur le site, en zone publique s il s agit de lettres aux concitoyens, en zone sécurisée s il s agit de lettres aux élus. 8.2.3.3 Fonctions de recherche d information Un moteur de recherche plein texte sera proposé, notamment pour la recherche dans les archives de la lettre d information. Concernant les données structurées contenues dans des bases de données, il sera possible de réaliser des recherches selon différents critères liés aux champs de la base de donnée. Ceux-ci sont indiqués dans l arborescence des services plus haut. 8.2.3.4 Fonctions de messagerie Dans ce chapitre, il faudra donner la description des objectifs de la messagerie avec des réponse sur les points suivants : Quel serveur de messagerie utiliser? Nombre de boîtes aux lettres Quelles fonctions disponibles 8.2.4 Ergonomie 8.2.4.1 Arborescence de navigation Une arborescence pertinente, respectant la règle des 3 clics, sera proposée. Le prestataire évitera les cadres et ascenseurs inutiles. Quel que soit l endroit de sa visite, l internaute pourra revenir en arrière ou sous une autre rubrique d un simple clic. 8.2.4.2 Optimisation des pages Les pages web seront optimisées pour un affichage minimum de 800 x 600 et redimensionnables en temps réel en fonction de la largeur de la fenêtre de navigateur ouverte à l instant de la consultation. Elles seront compatibles avec les navigateurs Internet encore en vigueur et ultérieurs sur plateforme PC et MAC. On s attachera lors de la réalisation du site à le rendre évolutif avec une arborescence la plus souple possible. Il devra être facile d ajouter des items dans les menus de navigation. On s appliquera à optimiser le poids (en koctets) des pages. Recommandation pour la création d un site Internet 7/13

8.2.5 Interopérabilité Ne pouvant présager de l'ensemble des services qu'on souhaitera mettre à disposition du réseau et des usagers à moyen terme, on privilégiera des technologies ouvertes permettant les évolutions futures. Le web n'étant qu'une prolongation du système d'information de la commune, il importera de garantir l'interopérabilité des technologies utilisées pour le Web avec le réseau interne de la commune et les outils existants (logiciel de gestion, etc.). 8.3 Description des éléments non fonctionnels 8.3.1 Eléments visuels 8.3.1.1 Charte graphique La charte graphique est à imaginer, en adéquation avec les éléments d identité visuelle de la communication papier. Le prestataire fera des propositions à la commune. Ses suggestions devront être simples et facilement réutilisables pour la «communication papier» de la commune. Dans ce chapitre, il faudra détailler les éléments de charte graphique que la commune fournira au prestataire (logos, visuel, format). Il faudra, aussi, préciser les éléments de charte graphique que le prestataire devra fournir. 8.3.1.2 Photos/Images Si la commune fournit des photos, il appartiendra au prestataire de les optimiser afin de les rendre compatibles aux contraintes de publication sur le Web (en terme de délai de chargement). Pour les mises à jour ultérieures, le prestataire retenu fournira à l entreprise un descriptif de la procédure à suivre pour l optimisation des photos et images (notamment pour l illustration des lettres d information) Cette procédure sera également présentée lors de la formation sur la mise à jour du site. 8.3.2 Hébergement La prestation inclut l hébergement du site, par le prestataire ou un autre hébergeur de son choix pendant un an. Il sera indiqué le coût de l hébergement du site au-delà de cette période. L hébergement devra comprendre au minimum n adresses de messagerie sous le nom de domaine de la commune. Le prestataire indiquera : Les moyens techniques de raccordement au réseau Internet (bande passante/ nombre de clients hébergés), Les moyens de stockage (serveur dédié/serveur partagé), L engagement en termes de disponibilité du service et de délai contractuel de retour du service en cas de problème technique, Les outils nécessaires ou préconisés pour la mise à jour du site (Navigateur et site back-office, compte FTP, http ). Variante En variante, le prestataire pourra chiffrer le coût d un hébergement interne par la commune (liaison permanente avec IP fixe + serveur web dédié) 8.3.3 Statistiques de consultation Le prestataire d hébergement fournira des statistiques de consultation détaillées, mises à jour quotidiennement et consultables en ligne à tout moment dans un espace réservé au webmestre de la commune. 8.3.4 Nom de domaine Si la commune possède déjà un nom de domaine, le prestataire retenu devra procéder au rapatriement du nom de domaine. Dans le cas contraire, le prestataire aura pour mission d acheter le nom de domaine au nom et pour le compte d la commune. 8.3.5 Formation Le prestataire retenu s engage à assurer une formation à l administration des différents services et à la mise à jour du site. Il estimera et chiffrera le nombre de jours de formation nécessaires en indiquant le contenu de la formation et les supports pédagogiques remis aux participants. Recommandation pour la création d un site Internet 8/13

A titre indicatif, environ n personnes (groupe des utilisateurs-clés) devront être formées à l utilisation des espaces collaboratifs. 2 ou 3 personnes seront formées à l administration du site. (mise à jour des bases de données, mise à jour d une page statique) 8.3.6 Référencement Le site devra être correctement référencé dans les principaux moteurs et annuaires français et internationaux (dans le cas où l international rentre dans la stratégie de la commune). On devra trouver le site par une recherche sur des mots clés pertinents qui seront à valider avec la commune, en tenant compte des différentes stratégies de recherche possibles (par type d information, par type de cible, par environnement d utilisation ). Un effort sera porté sur le travail de référencement de chaque page qui devra nécessairement contenir les balises META de type <Title>, <keywords>, <Description> dont le contenu sera en adéquation avec le texte de la page. De plus, une action en terme de liens avec les partenaires de la commune sera à entreprendre. 8.4 Aspects juridiques 8.4.1 Obligations de conseil du prestataire Le prestataire retenu aura pour devoir d informer la commune de toutes les obligations juridiques liées à la publication du site et aux types de contenus envisagés. Cet engagement ne portera toutefois que sur les contenus décrits explicitement dans le présent Cahier des Charges et tout complément proposé par le prestataire. 8.4.2 Déclaration du site Le prestataire assistera l entreprise dans la mise en œuvre des procédures de déclaration du site auprès des instances concernées, notamment la CNIL, en l aidant à compléter les formulaires ad hoc. 8.4.3 Propriétaire du site et du nom de domaine Au paiement intégral de la prestation, le site et le nom de domaine seront de plein droit la propriété de la commune. 8.4.4 Code source Le prestataire retenu s engage à livrer le code source intégral du site à la commune pour garantir la pérennité du site (y compris les Scripts côté serveur ). La commune s engage à ne faire aucun usage commercial du code source. Dans le cas ou le code serait remis à un autre prestataire, aux seules fins de maintenance et/ou de révision du site, la commune s assurera contractuellement que ce prestataire ne puisse faire aucun usage commercial de ce code source. 8.4.5 Images/Photos Les images créées à l occasion de la réalisation du site resteront la propriété de la commune qui pourra les utiliser à son gré et gratuitement sur tout support de communication électronique ou papier (web, courriers, plaquettes, bulletins d information, articles de presse, journal interne ). Le prestataire retenu s engage à fournir les fichiers d images dans un format haute définition, non compressé, exploitable pour des manipulations graphiques avec les outils de PAO du marché. 8.5 Déroulement du projet 8.5.1 Moyens mis à disposition par la commune 8.5.2 Ressources mobilisées en phase de déploiement et lancement Un chef de projet sera désigné au sein de la commune et assurera les fonctions suivantes : Il participera à toutes les réunions d avancement, sera l interface entre la commune et le prestataire retenu, Validera les procès verbaux de pré recette et de recette. Recommandation pour la création d un site Internet 9/13

8.5.3 Ressources en régime de croisière Une fois atteint le régime de croisière, le site sera administré par une personne non experte en technologies Internet (maîtrisant néanmoins l utilisation de Windows, d un navigateur et des outils bureautiques courants). 8.5.4 Eléments de contenu L ensemble des textes sera fourni par la commune en fonction du planning de réalisation qui sera mis en place avec le prestataire retenu. La commune définira avec la prestataire retenu la forme du contenu fourni (fichiers ou contenu à saisir par le prestataire) 8.6 Informations fournies par le prestataire 8.6.1 Description argumentée de la solution technique proposée Le prestataire s efforcera d argumenter succinctement le choix de la solution technique proposée (plate-forme d hébergement, dispositifs de sécurité, serveur Web, base de données, système(s) d'administration et de prise en main à distance, langages utilisés, outils nécessaires à la mise à jour du site). Seront privilégiées des technologies ouvertes, permettant une évolutivité du portail. 8.6.2 Méthodologie de gestion de projet Le prestataire est invité à décrire la méthodologie qu il souhaite mettre en œuvre pour le bon déroulement du projet : phasage du projet moyens mis à disposition, compétences internes, sous-traitance fréquence et contenu des réunions La commune quels sont les moyens qui existent en interne. 8.6.3 Références similaires ou autres sites Le prestataire indiquera quelques références dans des projets similaires ou d autres sites significatifs. 8.7 Droits de surveillance et de contrôle de la Maîtrise d ouvrage Durant la phase d élaboration du site par le prestataire, la commune aura un droit de regard. A cet effet, le prestataire indiquera une adresse URL à la commune où il sera possible de visualiser l état d avancement du site en construction. 8.8 Réception provisoire et définitive Au terme de chaque réunion d avancement la commune et le prestataire s entendront sur les dernières améliorations à apporter aux développements déjà réalisés dans un processus itératif de spécification différentielle. Une recette finale s ensuivra et c est cette recette finale qui déclenchera la facturation du module concerné. L ensemble de la prestation fera l objet d une pré recette puis d une recette finale. En ce qui concerne le référencement, le paiement de la prestation de référencement ne sera réalisé qu une fois constaté le référencement du site dans les moteurs et annuaires préalablement déterminés. 8.9 Travaux supplémentaires amendements aux cahier des charges Toute demande supplémentaire devant entraîner un supplément de facturation de la part du prestataire devra faire l objet d un avenant à la commande. Tout travail supplémentaire réalisé à l initiative du prestataire et sans l accord préalable de la commune ne pourra en aucun cas entraîner de facturation supplémentaire. 8.10 Garantie/Maintenance Le prestataire indiquera dans son offre de prix, les conditions de garantie (durée, contenu, modalités) et donnera les conditions de maintenance au-delà de la durée de garantie. La commune précisera sous quelle forme se feront les mises à jour du site. Seront-elles assurées directement par elle-même à la suite d une formation adaptée ou seront-elles confiées au prestataire? Recommandation pour la création d un site Internet 10/13

Le prestataire devra réaliser des tests avant la mise en service du site. Les erreurs de conception et de saisie devront être corrigées par le prestataire, sans limite de durée et sans que cela n occasionne une facturation supplémentaire. 8.11 Présentation de l offre Il est expressément demandé de répondre fidèlement au bordereau de prix. Toute variante au Cahier des charges pourra faire l objet d une présentation libre, tant sur le contenu que sur la présentation des prix. Elles ne dispensent pas par ailleurs de répondre au bordereau de prix sur la base du Cahier des charges actuel. 9 Campagne promotionnelle du site Une fois le site réalisé et en service, il est souhaitable d en assurer la promotion de différentes manières : Communication dans la presse locale Communication dans la revue éditée par la commune Conférence de presse sous forme d inauguration Enregistrement du site dans les principaux moteurs de recherche (en règle générale, cette prestation devrait être réalisée par le prestataire de services) Mise en place de lien avec d autres organisation 10 Charte éditoriale La charte éditoriale doit permettre de normaliser la production d'informations, tant au niveau de leurs formats que de leurs modes de transmission. Elle devrait avoir à peu près l'allure proposée ci-dessous. Etant donnée l extrême hétérogénéité du parc matériel et logiciel de la communauté des internautes, il va falloir trouver les dénominateurs communs et fixer des limites pour la taille des fichiers, en fonction de leur type : 100 Ko est une barrière psychologique qu il faut éviter de dépasser (ne parlons même pas de 1 Mo qui est quasiment rédhibitoire). Dans tous les cas, indiquez la taille de vos fichiers à télécharger afin de maintenir l internaute en confiance. Ci-dessous, un tableau d aide pour la création d un site Internet : Recommandation pour la création d un site Internet 11/13

Utilisation prévue Format Taille Maximum Textes Informations consultables en ligne HTML 80 Ko Textes bruts à télécharger RTF 250 Ko Textes avec mise en forme à télécharger PDF 1 Mo Images Logos, icônes, puces GIF 5 Ko Animations GIF 15 Ko Vignettes JPEG 5 Ko Photographies et images avec dégradés JPEG 100 Ko Sons Séquences sonores courtes (alerte, jingle) AIFF 20 Ko Reportages sonores QuickTimes 1 Mo Vidéos Panoramiques QuickTime VR 1 Mo Fims Interdit Source : YEBA site internet www.yeba.org 11 La charte graphique La charte graphique doit permettre de normaliser les couleurs et les éléments graphiques qui créeront l identité visuelle de votre site ainsi que l allure que doivent avoir les différents formats de page. En règle générale, les prestataires de services disposent ou s allient des compétences qui permettent de créer des charte graphique en adéquation avec la communication de la commune. Lors de l appel d offre, il est conseillé de demander aux prestataires retenus pour le dernier tour un échantillon des éléments de charte graphique qu ils envisagent de vous proposer. Cette procédure permettra aux communes de bien mesurer l investissement que mettra le prestataire dans la réalisation du site Internet. 12 Maintenance du site La maintenance d un site est primordiale au regard de l investissement qui vient d être fait. Un site Internet sera visité que s il procure de l information pertinente et renouvelée. Il paraît donc indispensable, comme nous l avons évoqué plus haut, qu un budget soit réservé à l animation du site par un Webmaster intégré à la commune. Son rôle consistera à : Vérifier régulièrement que le site fonctionne Mettre à jour les liens externes rompus Analyser les statistiques pour voir si le site est régulièrement visité et si le référencement est toujours efficace Mettre à jour l information pour : Susciter l intérêt des visiteurs et les fidéliser Augmenter le trafic du site Améliorer le positionnement du site dans les moteurs de recherche Un autre rôle du Webmaster sera d assurer la relation avec le prestataire qui aura en charge l hébergement du site Internet et d être vigilant à l évolution des technologies pour avoir un site le plus dynamique possible. 13 Quelques sites pour vous aider Pour élaborer ce document, nous avons puiser quelques conseils sur les sites Internet dont nous vous communiquons les adresses : www.yeba.org www.critt-tti.net www.creation-de-site.net www.allal-mennis.com Recommandation pour la création d un site Internet 12/13

www.admiroutes.asso.fr www.juristic.net : pour les aspects juridiques www.sam-mag.com www.internet.gouv.fr http://developpeur.journaldunet.com/tutoriel/gra/010522des_regles.shtml : Design d'un site web: les 12 règles d'or www.temesis.com : qualité d un site Internet www.journaldunet.com www.auditweb.net Recommandation pour la création d un site Internet 13/13