1
2 I- LES INSTRUCTIONS D INVENTAIRE PHYSIQUE DES STOCKS 1- OBJECTIFS DE L INVENTAIRE L inventaire des stocks a pour objectifs essentiels : Respect de l obligation légale de procéder, au moins une fois par an à un inventaire de tous les éléments actifs et passifs de la société. Quantification et valorisation des stocks existants en fin d exercice en vue de l établissement des états financiers annuels. Détection des stocks inutilisables. 2- CHAMP D APPLICATION : L inventaire physique des stocks porte sur les produits d impression, les fournitures informatiques, les pièces de rechange et les fournitures de bureau. 3- PERIODE D INVENTAIRE La prise d inventaire physique des stocks sera réalisée durant la période allant du.au.. La valorisation de ces stocks sera effectuée durant la période allant du.au. 4- TRAVAUX PREPARATOIRES Les magasiniers doivent procéder aux travaux préparatoires suivants : Regroupement des articles de même nature dans un même endroit. Ces articles doivent être rangés et empilés de façon à faciliter leur comptage. Isolation des articles inutilisables ou invendables. Identification des articles dont l inventaire physique nécessite de faire appel à une expertise ou à des techniques de mesure particulières. 5- PERSONNEL DE L EQUIPE D INVENTAIRE Noms Prénoms Fonction L équipe désigné est chargé de : Veiller au bon déroulement de la prise d inventaire.
3 S assurer que tous les articles en stock ont été inventoriés. Rapprocher les résultats des comptages et procéder à un deuxième comptage en cas d écart. S assurer de la fiabilité des observations signalées sur les étiquettes de comptage à propos des stocks inutilisables ou invendables. Etablir les récapitulations d inventaire (états informatiques). Relever les différences d inventaires physique et comptable éventuelle (coulage et excédent). Transmettre aux équipes les étiquettes de comptage contre décharge et veiller à leur récupération exhaustive. Les étiquettes qui seront annulées ou non utilisées seront restituées. 6- DOCUMENT D INVENTAIRE Etiquettes de comptage (voir modèle ci-joint). Etat récapitulatif d inventaire 7- DEROULEMENT DE L INVENTAIRE Les dispositions suivantes sont nécessaires au bon déroulement de l inventaire Désignation d une personne qui sera chargée des opérations de centralisation ; Rappeler aux membres de l équipe que le comptage doit impérativement se faire selon un sens et une progression géographique logiques permettant d éviter des sauts ou des omissions ; Il est à signaler que les personnes appelées à faire et à superviser les opérations de comptage, doivent être indépendantes de la garde et de l enregistrement des stocks. 7-1 -Le premier comptage La prise de l inventaire se fait à l aide du système de tickets à double comptage déjà attaché au lot. La première équipe inscrit sur le premier talon, l emplacement de l article, la quantité comptée, l état des stocks et le nom de l agent compteur, l agent transcripteur, détache le premier talon du ticket de comptage. 7-2 -Le deuxième comptage La deuxième équipe refait les mêmes comptages et indique les résultats sur le deuxième talon du ticket. L agent transcripteur détache le deuxième talon du ticket de comptage et le remet au chef d équipe. Ce dernier s assure qu il a entre les mains tous les tickets et les remet à l agent
4 centralisateur. Tous les tickets émis, ayant été restitués à l agent centralisateur, celui-ci édite un état d inventaire qu il remet au chef d équipe. Dans le cas où le chef d équipe constate des écarts entre le premier comptage et le deuxième comptage, il ordonne un troisième comptage de contrôle par une troisième équipe de son choix. L entête du ticket de comptage doit rester attachée à chaque article, pour permettre aux responsables de l inventaire et à l auditeur externe de vérifier l exhaustivité de l inventaire. Il est à signaler que les états définitifs d inventaire devront être remplis, sans ratures ni surcharges, paraphés par le chef d équipe, le chef magasinier et le centralisateur. 7-3 -Résultats du deuxième comptage : a- Ecart peu important, entre les résultats de second comptage et les résultats du premier comptage. Dans le cas où le chef d équipe juge que cet écart est négligeable ou peu important, il donnera l instruction au centralisateur de mettre à jour l état de centralisation tout en apposant son paraphe sur les étiquettes correspondantes (deuxième talon). b- Ecarts importants entre les deux résultats de comptage. Une opération de troisième comptage devra être menée par le chef d équipe. Les résultats du troisième comptage sont à inscrire sur le deuxième talon. Les informations suivantes devront notamment y figurer : La quantité comptée. Les références du chef d équipe (Initiales et paraphe). Dans le cas (peu probable) du troisième comptage, le résultat définitif à retenir est celui qui dégage une concordance entre deux sources au moins, à savoir : Le 3ème et premier comptage. Le 3ème et second comptage. 7-4 -Précautions à prendre Un rappel de certaines précautions est utile : L avancement des opérations de comptage doit se faire sans sauts ; Précision et lisibilité sont 2 qualités «primordiales» pour l enregistrement ; Les étiquettes annulées doivent être conservées ; Les surcharges et les ratures sont à éviter ; Une attention particulière devra être prêtée aux unités de mesure ; Des précautions devront être prises en vue d une bonne conservation des étiquettes jusqu à la fin des opérations d inventaire ;
5 8- INFORMATIONS POUR EFFECTUER L ARRETE COMPTABLE L inventaire comptable des stocks doit être mis à jour à la date de prise d inventaire physique, dans le cas contraire la mention «avant l inventaire» doit être apposée sur les bons d entréesortie non encore imputés (saisie sur ordinateur). Par ailleurs, les bons d entrée-sortie qui sont établis entre la date de prise d inventaire et la date de clôture de l exercice comptable doivent porter la mention «après inventaire». Le stock de fin d exercice sera déterminé en augmentant les quantités inventoriées des entréeaprès inventaire et les diminuant des sorties après inventaire. Un état des différences d inventaires sera édité après saisie des quantités inventoriées (physique) et éventuellement des mouvements inventaire sus indiqués. Ces différences seront portées à la connaissance des responsables d inventaire et de la Direction Générale, aucune régularisation ne peut être effectuée sans l autorisation de cette dernière. Elles feront l objet des investigations nécessaires.
6 MODELE D ÉTIQUETTE DE COMPTAGE N 3325 INVENTAIRE ANNÉE 200N CODE ARTICLE DÉSIGNATION LOCATION DEUXIEME COMPTAGE N 3325 DATE CODE ARTICLE DÉSIGNATION EN MAGASIN QUANTITÉ UNITÉ COMPTÉ PAR OBSERVATIONS PREMIER COMPTAGE N 3325 DATE EN MAGASIN COMPTÉ PAR QUANTITÉ OBSERVATIONS UNITÉ
7 II- L INVENTAIRE PERMANENT A. Définition L inventaire comptable permanent est une organisation des comptes de stocks qui, par l enregistrement des mouvements, permet de connaître de façon constante, en cours d exercice, les existants chiffrés en quantités et en valeur. Cette notion s oppose à celle d inventaire intermittent qui nécessite un examen périodique des stocks pour en connaître le niveau et la valeur. C est le cas de l inventaire physique effectué en fin d exercice pour les besoins de la comptabilité générale. L inventaire permanent conduit à présenter des comptes avec au débit les entrées et au crédit les sorties. B.Valorisation et comptabilisation "Dans la méthode d'inventaire permanent, les produits achetés ou fabriqués sont portés dans le compte de stock au moment de leur acquisition ou production. Leurs sorties pour être utilisés dans la production ou pour être vendus constituent des charges de l'exercice et sont portées, de ce fait, dans l'état de résultat" (NC4, 30). "La comptabilisation des flux d'entrée et de sortie des stocks par la méthode d'inventaire permanent est plus appropriée dans la mesure où elle permet d'établir une correspondance directe entre les coûts des stocks vendus et les revenus y afférents. Elle permet également un suivi comptable des stocks et favorise l'arrêté rapide des situations comptables périodiques" (NC 4, 32).
8 Exercices d'application n 3 La société SAT a effectué au cours du mois de janvier les opérations suivantes : - Le 10/01/2006 : Achat de 1.000 articles A au prix unitaire de 20 dinars. - Le 15/01/2006 : Vente de 800 articles A au prix unitaire de 30 dinars. T.A.F : Comptabiliser ces deux opérations selon la méthode de l'inventaire permanent. Les règlements se font par banque. Solution : 10/01/200 607 Achats de marchandises 20.000 532 Banque 20.000 10/01/200 37 Stocks de marchandises 6 20.000 6037 Variations des stocks de 20.000 marchandises 15/01/200 532 Banque 24.000 707 Ventes de marchandises 24.000 15/01/200 6037 Variat. stocks 6 de marchandises (8.000 x 16.000 20) 37 Stocks de marchandises 16.000 D'après ces écritures, on peut présenter les comptes 37, 6037 et 607 comme suit : 607 37 6037 707 20.000 20.000 16.000 16.000 20.000 24.000 SD = 20.000 SD = 4.000 SC = 4.000 SC = 24.000 Au niveau de l'état de résultat, le montant des achats consommés est déterminé comme suit :
9 Montant des achats consommés = Solde du compte 607 20.000 ± Solde du compte 6037 (4.000) 16.000 III. MÉTHODE DE L INVENTAIRE INTERMITTENT "Dans la méthode d inventaire intermittent, tous les achats sont considérés provisoirement comme des charges de l exercice et les stocks sont déterminés de manière extracomptable à la date d arrêté de la situation comptable et portés dans les comptes de situation et de résultat. Les stocks correspondent ainsi aux charges préalablement comptabilisées et non consommées à la date de l arrêté de la situation comptable" (NC 4 Stocks, 31). Il s'ensuit que lorsque l entreprise utilise la méthode de l inventaire intermittent, nous n avons besoin de déterminer la valeur des stocks qu à la fin de la période comptable. EXEMPLES Exemple n 1 Cas d'une entreprise commerciale La société SPL a effectué au cours de l'exercice 2006 les opérations suivantes : - Le 20/01/2006 : Achat de 1.000 articles d'un produit P au prix unitaire de 10 D. - Le 25/06/2006 : Vente de 800 articles P au prix unitaire de 15 D. Au 31/12/2006, l'inventaire physique des stocks a dégagé 200 articles P. T.A.F : Quelles sont les écritures qui doivent être enregistrées en 2006 compte tenu des données du cas? (Les règlements se font par banque).
10 Solution : 20/01/2006 607 Achats de marchandises 10.000 532 Banque 10.000 25/06/2006 532 Banque (800 x 15) 12.000 707 Ventes de marchandises 12.000 31/12/2006 37 Stocks de marchandises (200 x 10) 2.000 6037 Variations des stocks de marchandises 2.000 Cette dernière écriture permet d'une part, de constater le stock final et d'autre part, d'annuler les achats (initialement inscrits au compte 607) et qui ne sont pas consommés (c'est-à-dire vendus) au cours de l'exercice 2006. Exemple n 2 Cas d'une entreprise industrielle La société industrielle SND dispose au 1 er janvier 2006 des stocks suivants : Nature du stock Montant Matières premières 100.000 Matières consommables 40.000 Produits finis 300.000 Le 31/12/2006, la société a procédé à l'inventaire physique de ses stocks. Les données de l'inventaire sont les suivantes : Nature du stock Montant Matières premières 80.000 Matières consommables 50.000 Produits finis 400.000 T.A.F : Quelles sont les écritures qui doivent être enregistrées au 31/12/2006?
11 Solution : On peut envisager les écritures d'inventaire de deux manières qui aboutissement bien évidemment au même résultat. Rappelons d'abord que, le 31/12/2006, les comptes 31, 32 et 35 présentent des soldes débiteurs respectivement de 100.000, 40.000 et 300.000 dinars. 1 ère approche : On considère que la société a consommé ou vendu la totalité du stock initial. On enregistre alors l'écriture suivante : 31/12/200 6031 Variations des stocks de matières 100.000 premières 6032 Variations des stocks de mat. 40.000 consommables 7135 Variations des stocks de produits finis 300.000 31 Stocks de matières premières 100.000 32 Stocks de matières 40.000 consommables 35 Stocks de produits finis 300.000 Ensuite, on constate le stock final par le biais de l'écriture suivante : 31/12/200 31 Stocks de matières premières 80.000 32 Stocks de matières consommables 50.000 35 Stocks de produits finis 400.000 6031 Var. des stocks de matières 80.000 premières 6032 Var. des stocks de mat. 50.000 consommables 7135 Var. des stocks de produits finis 400.000
12 2 ème approche : On raisonne en termes de variation de stocks. Celles-ci sont résumées dans le tableau suivant : Nature du stock Stock initial (1) Stock final (2) Variation des stocks (2) (1) Matières premières 100.000 80.000 (20.000) Matières consommables 40.000 50.000 10.000 Produits finis 300.000 400.000 100.000 Total 440.000 530.000 90.000 - Le stock de matières premières a diminué de 20.000 dinars La société a consommé 20.000 D de matières premières. Cette consommation doit être portée au débit d'un compte de charge, en l'occurrence, le compte 6031 "Variations des stocks de matières premières". D'où l'écriture suivante : 31/12/200 6031 Variations des stocks de matières premières 20.000 31 Stocks de matières premières 20.000 Après cette écriture, le compte 31 "Stocks de matières premières" présente un solde débiteur de 80.000 dinars, ce qui correspond parfaitement aux données de l'inventaire physique. - Le stock de matières consommables a augmenté de 10.000 dinars. Il s'agit nécessairement d'achats non consommés au cours de l'exercice. Ces achats, initialement inscrits dans le compte 602 "Achats de matières consommables", doivent être annulés, et ce, en créditant le compte 6032 "Variations des stocks de matières consommables". D'où l'écriture suivante : 31/12/200 32 Stocks de matières consommables 10.000 6032 Variation des stocks de matières consommables 10.000 - Le stock de produits finis a augmenté de 100.000 dinars. Il s'agit d'une production de l'exercice non encore vendue. Un compte de produit (en l'occurrence, le compte 71 "Production stockée") devra être crédité. D'où l'écriture suivante :
13 31/12/20 35 Stocks de produits finis 100.000 7135 Variations de stocks de produits finis 100.000