LA GESTION DES LITS bedmanagement Direction des consultations et des recettes / gestion des flux patients Atika ALAMI
La gestion des flux à l hôpital : organigramme DCR_Organisation et relations fonctionnelles DIRECTION GENERALE Pôles médicochirurgicaux & médicotechniques Directions fonctionnelles -DRH -DDC -DF -DHLI -DSI -DIM Admissions Facturation Recouvrement Direction des consultations et des recettes / Gestion des flux patients Département Gestion des flux Prestations Patients Accueil Standard-Accueil centralisé RV téléphonique Centre de Santé Marie-Thérèse Direction déléguée Gestion des lits Prestations additionnelles Transports médicalisés + exam. externes Service social des patients Consultations Gestion prévisionnelle des entrées et sorties Coordination des cellules gestion des lits par services et pôles. Déclaration et suivi des fermetures de lits (interne, ARS, Cerveau) Chambres particulières Téléphone Télévision Hôte accompagnant Prestations patients recommandés Gestion des commandes de transport Suivi des demandes d examens externes Orientation des patients Organisation des sorties Développement de pré -admission en SSR Complémentarité avec le suivi des filières, réseaux Accueil et prise en charge des patients Ouverture vers la ville (CRH) Source de recrutement 2
LA GESTION DES LITS : Objectifs Pourquoi, un tel projet? 3 objectifs principaux : Identifier et mobiliser des journées-lits non utilisés pour augmenter l activité à moyen constant Adapter les effectifs à l activité Identifier des modalités de gestion pour concilier activités programmées et urgences 3
LA GESTION DES LITS : Pourquoi faire? (1/2) Optimiser la gestion des entrées et des sorties des patients dans les services d hospitalisation, ainsi que la gestion des effectifs en fonction du taux d occupation du service. Qualité / Satisfaction des patients : Accueil, délais, concilier Urgences et Programmés. Satisfaction des professionnels : Temps passé à «gérer des lits», tensions entre les services, lisser la charge de travail. Efficience : Dimensionner les équipes de soins sur la base du taux d occupation, Diminuer les transferts pour «faute de place». 4
LA GESTION DES LITS : Contexte de lancement du projet Projet structurant, venant compléter et boucler le parcours patient (1 er travail d optimisation du parcours patient en externe : création d un plateau consultation, un accueil centralisé des rdv, secrétariats médicaux) L opportunité d améliorer la planification des séjours et l occupation des lits (nouvelle configuration des pôles, ouverture de lits) 5
LA GESTION DES LITS : un projet institutionnel La conduite du projet au sein du Groupe Hospitalier Paris Saint-Joseph 6
LA GESTION DES LITS : Déploiement Logique de gestion des lits par pôle Mise en œuvre progressive : 1 er ensemble : pôle des spécialités médicales => le 27/04/2011 2 ème ensemble : pôle maternité gynéco urologique plastique => le 04/07/2011 3 ème ensemble : pôle cardio-vasculaire métabolique => le 07/11/2011 4 ème ensemble : pôle spécialités médecines => le 01/03/2012 Au total, cible = 534 lits. - Un travail sur la «ressource lit» - Un travail sur l anticipation des entrées : programmation, urgence «programmée» - Un travail sur l anticipation des sorties : réfection des chambres, dossier de sortie, taux de sortie le matin, régulation transports etc. - Un travail sur les DMS théoriques et les dates de sortie prévisionnelles - Un travail sur les pathologies hébergeables dans un autre service 7
Pourquoi le projet GPES? (1/2) Les difficultés actuelles Le projet GPES vise àlever les difficultés rencontrées quotidiennement par les professionnels dans un contexte de croissance d activité qui se traduisent par : Des temps d attente patient aux urgences importants pour l admission dans un service, mise à disposition du lit insuffisante Des déprogrammations qui portent préjudice à la qualité du service rendu au patient Un coût de gestion des lits (et une énergie dépensée) très importants liés àla multitude d acteurs impliqués dans la gestion des lits et la coexistence de pratiques de programmation hétérogènes au sein de l établissement La désorganisation des unités de soins Existence de journées d hospitalisation non pertinentes Au total, l établissement consacre 113h par jour àla programmation des hospitalisations soit 13 ETP Les leviers d améliorations identifiés par les professionnels de l hôpital St Joseph sont : L homogénéisation des pratiques de programmation L anticipation de la sortie du patient L optimisation de la durée de séjour par une gestion intégrée du circuit patient (entrée, recours aux différents plateaux techniques, sortie) La mise en adéquation des ressources aux prévisions d activitédans un objectif de régulation de la charge de travail 8
Constats : Pourquoi le projet GPES (2/2) 1. Des marges de manœuvre existent sur l ensemble de l établissement qui dispose d une vingtaine de lits d hospitalisation conventionnelle vacants tous les soirs, (mais on ne s en rend pas compte). 2. Les difficultés d optimisation de la gestion des lits ne sont pas dues aux urgences dans la mesure où les flux accueillis sont stables sur un vaste périmètre. 3. Les variations des flux augmentent plus le périmètre observé diminue. La gestion des lits sur le périmètre du service génère à la fois : Des situations de pénuries de lits qui pénalisent l activité de certaines disciplines Des variations subites dans l occupation des lits qui rendent impossible l adéquation ressource activité, ralentissent l admission des patients en aval des urgences, et génèrent des pics d activités qui portent préjudice aux conditions de travail. Deux enseignements : 1. Pour mieux gérer, il faut mette en œuvre des modalités de gestion sur des périmètres suffisamment importants pour garantir un lissage des flux. 2. Il faut lisser la programmation au cours de la semaine en prévoyant la durée prévisionnelle de séjours permettrait de réduire significativement les variations d occupation. 9
LA GESTION DES LITS : Retour d expérience Film : Gestion des lits dans le Groupe hospitaliser Paris Saint-Joseph, diffusion ANAP. www.anap.fr 10