Direction des Ressources humaines Service : Archives Départementales management AVIS DE VACANCE CHARGÉ DES INTERVENTIONS DANS LES SERVICES ADMINISTRATIFS POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Direction : Direction de la Culture, du Sport et de la Jeunesse Poste de rattachement hiérarchique : Archiviste responsable de la cellule du Records Localisation : Service des Archives départementales, Bourg-lès-Valence MISSIONS Mission de la Direction de la Culture, du Sport et de la Jeunesse : Appuyer techniquement les élus pour la définition de la politique départementale en matière d actions culturelles, de sports, de la jeunesse et de l éducation populaire. En ce qui concerne la culture, cette direction regroupe les services suivants : Culture, Conservation du Patrimoine, Châteaux Départementaux, Archives Départementales et Médiathèques Départementales. Mettre en œuvre la politique décidée par l Assemblée départementale. Missions des Archives départementales : Recueillir, classer, conserver et rendre accessibles au public l ensemble des documents émis et archivés par les acteurs du département, qu ils soient publics ou privés. Exercer au nom de l État une mission de contrôle spécifique et technique sur les archives des communes, des établissements hospitaliers, des administrations et établissements publics, dans le ressort géographique du Département. RAISON D ÊTRE DU POSTE Apporter aux services administratifs les conseils et les outils nécessaires à une bonne gestion des documents courants afin de faciliter leur archivage futur. Assurer la mise en œuvre du contrôle scientifique et technique de l Etat : inspections et visites des services producteurs d archives. LE DÉPARTEMENT DE LA DROME HÔTEL DU DÉPARTEMENT, 26 AVENUE DU PRÉSIDENT-HERRIOT, 26026 VALENCE CEDEX 9 TÉL : 04 75 79 26 26 - www.ladrome.fr Descriptif de Poste 04/02/10
RELATIONS DE TRAVAIL Relations internes au service des Archives Départementales : avec le Directeur, qui définit les orientations du service, avec l archiviste responsable du pôle Traitement des archives qui définit les orientations de l intervention dans les services, avec l archiviste responsable de la cellule du Records management qui organise son travail auquel il/elle rend compte de son travail, avec les autres agents du Pôle Traitement des archives, pour travail en coordination, avec l ensemble des agents des Archives départementales, pour travail en complémentarité. Relations internes au Conseil Général : avec tous les services, pour visites et diagnostic des méthodes de gestion des documents, pour conseils et élaboration d outils de gestion des documents, pour formation des correspondants archives. avec la Direction Informatique, qui assure un appui technique. Relations externes : avec tous les services administratifs du Département (État, établissements hospitaliers, établissements scolaires, établissements publics à compétence départementale), pour visites et diagnostic des méthodes de gestion des documents, pour conseils et élaboration d outils de gestion des documents, pour formation des correspondants archives. avec la société spécialisée qui est parfois sollicitée pour la destruction de certains documents.
ACTIVITÉS CONSTITUTIVES DU POSTE Activités principales Visites dans les services et diagnostics des méthodes de gestion des documents. Opérations d archivage de grande envergure : élaboration de chartes d archivage, de plan de classement, tri et classement de l arriéré. Encadrement éventuel de vacataires pour les opérations d archivage. Mise en place d un réseau de correspondants archives, organisation et animation de formations. Activités selon affectation : Récolement une fois par an. Participation à des projets transversaux de classement du service des Archives. Classement de fonds clos quelle que soit leur période en binôme avec un autre agent Description des articles selon les normes et recommandations de description archivistique. Elaboration d un plan de classement selon la norme ISAD(G). Rédaction de l instrument de recherche (introduction complète, sources complémentaires, bibliographie, etc.) Reconditionnement des documents si nécessaire et rangement dans les magasins. Encodage des instruments de recherche élaborés par le pôle Traitement des archives.
COMPÉTENCES NÉCESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Avoir de solides connaissances archivistiques : - principes d analyse et d indexation : norme ISAD(G), cadre de classement des Archives départementales, thésaurus W, - réglementation en vigueur, notamment pour le tri et la conservation des archives contemporaines, - principes du records management Avoir une bonne maîtrise des outils de gestion des documents : - chartes d archivage, - plan de classement de documents papier et bureautiques Avoir une bonne maîtrise de l informatique : - de la bureautique et des réseaux, - des logiciels métiers des archives, - de l encodage Connaître l organisation, le fonctionnement et l activité du service des Archives départementales. Maîtriser le fonctionnement actuel des administrations et l histoire des institutions. Être attentif : prévenir les détériorations des documents. Organiser son travail. Communiquer avec divers interlocuteurs. Faire fonctionner des équipements. Connaître les locaux. Connaître les services compétents en cas d incident. QUALITÉS REQUISES Esprit de synthèse. Diplomatie. Sens de la pédagogie. Goût pour le contact avec le public. Curiosité intellectuelle. Intérêt pour l histoire et l actualité. Initiative. Sens du travail en équipe.
FORMATION ET EXPÉRIENCE Diplôme(s) (habilitation, permis) requis Formation supérieure en archivistique Permis B indispensable Formation à prévoir pour occuper le poste Méthode de collecte des archives électroniques Records Management CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIÉES AU POSTE Difficultés et contraintes : Secret professionnel. Manutention : transport des boîtes de documents. Manipulation de documents très sales ou contaminés par des champignons. Manipulation de la broyeuse de documents.
Par voie de recrutement : Le cas échéant. Par voie de mobilité interne : Oui. CONDITIONS D ACCÈS AU POSTE Grades préférentiels de la F.P.T. (cadre d emplois, grade pertinent pour obtenir le poste) : Catégorie B - cadre d emplois des assistants territoriaux de conservation du patrimoine - ou cadre d emplois des assistants qualifiés du patrimoine