NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: NATO OFFICE OF RESOURCES MANAGEMENT AND IMPLEMENTATION BRANCH TITLE: Head, Operations and Strategic Capabilities Section GRADE: A.5 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : 140131 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Please note that the competition for this post will take place in Brussels and is provisionally scheduled as follows: - Assessment Center on Tuesday 17th June 2014 - Tests and interview on Wednesday 18th and Thursday 19th June 2014. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1. SUMMARY The NATO Office of Resources (NOR) brings together, under the direction and leadership of the Director NOR, all NATO HQ International Staff (IS) working on NATO military common-funded issues with the aim of reinforcing military common-funded resource management at NATO HQ. The NOR provides integrated staff advice and support on military resource issues to the Secretary General, other Staff Divisions, the Resource Policy and Planning Board, the Budget Committee (BC) and the Investment Committee (IC) as well as to their Chairpersons. The Management and Implementation (M&I) Branch of the NOR evaluates proposed solutions to meet military requirements in various domains of implementation of NATO common funded military capabilities from a technical, financial, economical and political aspect. The Branch is organised in 3 sections to ensure focused support on NATO Wide Communication, Command & Control (C3) Capabilities; Air Command & Control (Air C2) Capabilities; and Operations and Strategic Capabilities. The incumbent will act as the Section Head for the Operations and Strategic Capabilities Section and will be the key responsible staff officer in the NOR for capability implementation and policy issues in support of civil works related to operations and strategic capabilities. He/she will lead project development efforts; oversee, review and assess technical solutions to military capabilities; advise the resource committees, Strategic Commanders, NATO Agencies, NATO Nations and other NATO bodies on matters relating to civil works support to the delivery of Alliance capabilities both within -1-
NATO territory and in support of NATO Operations. The incumbent will be required to replace the Branch Head during his absence. Key challenges facing the successful candidate for the Head, Operations and Strategic Capabilities Section will include: - In coordination with the NATO Military Authorities, improve the efficiency and effectiveness of delivery of NATO common funded capabilities; - Lead and direct NOR efforts towards the timely implementation of NATO s critical capabilities including in support of Alliance Operations and Missions; - Lead and direct Section efforts with regard to the implementation of a new project portfolio management system and associated new business processes in the NOR. In addition to the application form, candidates are expected to submit a Word or pdf document, maximum of two A4 pages, summarising their views on the key (and possible other) challenges, and how they would address them if selected for the position. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a university degree in the field of civil engineering; have substantial engineering experience in the broad field of civil engineering complemented by electro-mechanical engineering experience; have extensive knowledge of modern engineering techniques related to various subjects impacting military capabilities; be a qualified programme manager with 8 years experience in civil engineering, including in a personnel management capacity; be able to operate in a politically sensitive environment where various different interests are at stake; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; I ( Beginner ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: at least 15 years engineering experience in the broad field of civil engineering complemented by electro-mechanical engineering experience; at least 8 years knowledge of modern engineering techniques related to various subjects impacting military capabilities; at least 8 years experience in contract management of large projects either in the private or military sector. experience in support of military deployments in operational areas. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Expertise Development Advise and oversee work of Section Members engaged in defining cost-effective ways of meeting military requirements. Provide advice to stakeholders in committees, national -2-
delegations and authorities of member Nations, NATO agencies, as well as military authorities at various levels. Lead technical meetings with civilian and military staff of member Nations considering projects required by the Strategic Commanders. Assess investment and implementation schedules. Present, argue and defend the assessment on costing and technical solutions before the NATO resource and other committees, the NATO Military Authorities and the NATO Agencies. Promote team collaboration with other engineers and programme coordinators engaged in defining cost-effective ways of meeting military requirements. Stakeholder Management Promote coordination between all NATO bodies, national authorities and IS/IMS Divisions and lead efforts to support the implementation of projects in support of strategic capabilities and NATO operations. Maintain a network of stakeholders to ensure that the resource-impact of decisions is considered in a comprehensive fashion. Project Management Seek programming approval of military capabilities from the Resource Policy and Planning Board (RPPB). Prepare and present programme implementation plans, project implementation reports and capability area status reports to the IC, the BC and other NATO bodies. Liaise with the Strategic Commanders on the timeliness and quality of project implementation; provide technical advice and liaise with NATO Military Authorities and host nations for NATO projects. Monitor key strategic projects and programmes from conception to completion. Financial Management Review costed project proposals for key strategic capability projects and projects in support of NATO operations presented by Strategic Commands for compliance with policy and criteria. Oversee work on project proposals of Team members. Representation of the Organization Act as Branch representative when directed and in the absence of the Branch Head. Chair various technical meetings representing the NOR. Represent the NOR as an expert during site visits, and during inspections of project implementation as well as in other circumstances linked to the assessment or implementation of NATO funded projects and programmes. Conduct and lead meetings on NATO common-funded projects, involving different stakeholders from NATO member Nations, NATO Military Authorities and NATO Bodies. Policy Development Develop guidelines for Section members to apply when assessing investment capabilities. Determine the impact of existing policies for the implementation of NATO projects and recommend appropriate course of action. Present concise and comprehensive reports to the resource and other NATO committees, based on sound analysis and screening, of the submitted military requirement, the proposed technical solution for its implementation and of associated resource estimates. Knowledge Management -3-
Contribute to knowledge management through advice on implementation processes for capability projects with relevant technical and project management. Apply experience and expertise to recommend appropriate approach required to manage project work effectively. Other: People Management Direct and supervise the work of the Section, coaching and mentoring assigned staff members thereby enabling them to meet their performance objectives and grow in their jobs. Be available to offer guidance at critical moments. Propose strategic goals and formulate objectives for the Section in concert with the divisional objectives and ensure follow-up and implementation. Assist in the overall development of such goals and objectives. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Branch Head and must be able to operate with diplomacy and tact in a multinational environment where decision-making occurs by reaching consensus among the NATO member Nations. He/she participates in, leads and advises during discussions with national Delegations and Authorities of member countries. He/she also liaises with appropriate NATO bodies, NATO Military Authorities and national Authorities at Ministries of Defence, other NOR Branches and other members of the International Staff and International Military Staff to ensure coordinated, rapid and effective responses to issues at hand. Direct reports: 7 Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement; Analytical Thinking; Change Leadership; Impact and Influence; Initiative; Organisational Awareness; Teamwork. 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: -4-
In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3- year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: www.nato.int/recruitment ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e-mail enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO is an equal opportunities employer, and does not discriminate on the grounds of gender, race or ethnic origin, religion, nationality, disability, sexual orientation or age (restrictions to age may apply for first appointment only, according to the NATO Civilian Personnel Regulations. This is a prerogative as approved by the NATO Council). Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-
NOTIFICATION DE LA VACANCE D UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : BUREAU OTAN DES RESSOURCES BRANCHE GESTION ET MISE EN ŒUVRE INTITULÉ : GRADE : A.5 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N o : 140131 Chef, Section Opérations et capacités stratégiques ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ On voudra bien noter que le concours pour ce poste aura lieu à Bruxelles, est actuellement prévu pour les dates suivantes : - Assessment Center le mardi 17 juin 2014 ; - Tests et entrevues les 18 et 19 juin 2014, à Bruxelles. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1. RÉSUMÉ Sous l autorité et la conduite de son directeur/sa directrice, le Bureau OTAN des ressources (NOR) est chargé de renforcer la gestion des ressources militaires de l OTAN financées en commun en regroupant tous les agents internationaux du Siège qui travaillent dans ce domaine. Le NOR fournit, sur les questions relatives aux ressources militaires, des avis et un soutien intégrés au/à la secrétaire général(e) et aux autres divisions du Secrétariat international (SI) et de l'état-major militaire international (EMI), ainsi qu'au Bureau de la planification et de la politique générale des ressources (RPPB), au Comité des budgets, au Comité des investissements, et à leurs présidences respectives. La Branche Gestion et mise en œuvre du NOR évalue les aspects techniques, financiers, économiques et politiques des solutions proposées pour répondre aux besoins militaires dans divers domaines concernant la mise en œuvre des capacités militaires de l OTAN financées en commun. La Branche est divisée en trois sections, chargées d apporter un soutien spécifique dans les domaines suivants : capacités de communication, de commandement et de contrôle (C3) à l échelle de l OTAN, capacités de commandement et de contrôle aériens (C2 Air), opérations et capacités stratégiques. Le/La titulaire du poste exerce les fonctions de chef de la Section Opérations et capacités stratégiques et il/elle est l administrateur/administratrice principal(e) qui, au NOR, est responsable des questions concernant la mise en place des capacités et la politique relative aux travaux de génie civil nécessaires pour les opérations et les capacités stratégiques. Il/Elle dirige les travaux d'élaboration de projets, supervise, examine et évalue les solutions techniques destinées aux capacités militaires, fournit des avis aux comités chargés des ressources, aux commandants stratégiques, aux pays membres de -6-
l'otan, aux agences de l'otan et aux autres organismes de l'otan sur des questions relatives aux travaux de génie civil nécessaire pour la mise en place des capacités de l'alliance sur le territoire de l'otan et à l'appui de ses opérations. En l'absence du/de la chef de la Branche, il/elle sera tenu(e) de le/la suppléer. Les principaux défis que le/la candidat(e) retenu(e) sera amené(e) à relever sont les suivants : - en coordination avec les autorités militaires de l'otan, améliorer l'efficience et l'efficacité de la fourniture des capacités OTAN financées commun ; - diriger et orienter les travaux du NOR en vue de la mise en place en temps voulu des capacités critiques de l'otan, notamment à l'appui des opérations et missions de l'alliance ; - diriger et orienter les travaux de la Section relatifs à la mise en œuvre, au NOR, d'un nouveau système de gestion de portefeuille de projets et des nouveaux processus métiers y afférents. Il est demandé aux candidat(e)s de joindre à leur formulaire de candidature un texte de deux pages A4 maximum (en format Word ou pdf) résumant leur point de vue sur ces défis (et éventuellement sur d autres) ainsi que l approche qu ils/elles adopteraient pour les relever si le poste leur était attribué. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir un diplôme universitaire dans le domaine du génie civil ; avoir une solide expérience dans le domaine général du génie civil, complétée par une expérience de ses aspects électromécaniques ; avoir une connaissance approfondie des techniques modernes du génie concernant divers sujets relatifs aux capacités militaires ; avoir occupé des fonctions de gestionnaire de programme, avec un volet encadrement du personnel, pendant huit ans dans le domaine du génie civil ; pouvoir travailler dans un environnement politiquement sensible où des intérêts divers sont en jeu ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau I («débutant») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : une expérience d'au moins quinze années dans le domaine général du génie civil, complétée par une expérience de ses aspects électromécaniques ; une connaissance accumulée depuis au moins huit ans des techniques modernes du génie concernant divers sujets relatifs aux capacités militaires ; une expérience d au moins huit années de la gestion de contrats dans le cadre de projets de grande envergure dans le secteur privé ou dans le secteur militaire ; une expérience du soutien de forces déployées dans des zones d'opérations. -7-
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Développement de l'expertise Donne des conseils aux membres de la Section qui s emploient à trouver des solutions efficaces et rentables pour répondre aux besoins militaires, et supervise leur travail. Prodigue des conseils aux parties prenantes parmi les comités, les délégations et les autorités des pays membres, les agences de l OTAN et les autorités militaires à des niveaux divers. Dirige des réunions techniques avec des représentants civils et militaires des pays membres pour examiner les projets demandés par les commandants stratégiques. Évalue les profils de dépenses et les calendriers de mise en œuvre. Présente, argumente et défend les évaluations de coûts et les solutions techniques devant les comités chargés des ressources, d autres comités, les autorités militaires et les agences de l OTAN. Encourage la collaboration avec d'autres ingénieurs et coordonnateurs/coordonnatrices de programmes qui s emploient à trouver des solutions efficaces et rentables pour répondre aux besoins militaires. Gestion des parties prenantes Encourage la coordination entre tous les organes de l'otan, les autorités nationales et les divisions du SI/de l'emi, et dirige les travaux destinés à soutenir la mise en œuvre de projets à l'appui de capacités stratégiques et d opérations de l'otan. Entretient un réseau de contacts pour s assurer que l impact des décisions en termes de ressources soit pris en compte de manière globale. Gestion de projet Sollicite l'approbation du RPPB pour l'inscription de capacités militaires au programme. Élabore et présente au Comité des investissements, au Comité des budgets et à d'autres organes de l OTAN des plans de mise en œuvre des programmes, des rapports sur l'exécution des projets et des rapports sur l'avancement des travaux dans des domaines capacitaires. Se tient en liaison avec les commandants stratégiques pour ce qui concerne les délais et la qualité de réalisation des projets. Exerce les fonctions de conseiller technique et se tient en liaison auprès des autorités militaires de l OTAN et des pays hôtes pour les projets en cours. Suit les grands projets et programmes stratégiques depuis leur conception jusqu à leur achèvement. Gestion financière Étudie les avant-projets chiffrés concernant les grands projets de capacités stratégiques et les projets à l'appui des opérations de l'otan présentés par les commandements stratégiques pour s'assurer qu'ils sont conformes aux orientations et critères établis. Supervise les travaux menés par les membres de sa Section au sujet de ces avant-projets. Représentation de l'organisation Exerce les fonctions de représentant(e) de la Branche lorsque cela lui est demandé et en l absence du/de la chef en titre. Préside diverses réunions techniques en tant que représentant(e) du NOR. Représente le NOR en qualité d'expert(e) à l occasion de visites de site, lors de l inspection de projets exécutés ou en d'autres circonstances en rapport avec l étude ou l'exécution de projets ou programmes financés par l OTAN. Tient et dirige des réunions sur des projets OTAN financés en commun où interviennent diverses parties -8-
prenantes venant des pays membres, des autorités militaires et des organismes de l'otan. Élaboration des politiques Élabore, pour les membres de sa Section, des lignes directrices à appliquer pour l évaluation des capacités d'investissement. Détermine l impact des politiques en vigueur sur la mise en œuvre de projets OTAN et recommande la voie à suivre appropriée. Sur la base d analyses rigoureuses et d examens minutieux, présente aux comités chargés des ressources et à d'autres organes de l'otan des rapports concis mais complets sur les besoins militaires exprimés, sur les solutions techniques proposées pour y répondre et sur les estimations des ressources à y consacrer. Gestion des connaissances Contribue à la gestion des connaissances en prodiguant des conseils au sujet des processus de réalisation de projets de capacités comprenant des modalités techniques et de gestion de projet appropriées. S appuie sur son expérience et sur ses compétences pour recommander l approche la plus indiquée pour une gestion efficace des travaux liés aux projets. Autres : Gestion des personnes Dirige et supervise les travaux de la Section, en assurant la formation et l accompagnement professionnel de son personnel pour qu il puisse atteindre ses objectifs et progresser. Est prêt(e) à donner des conseils aux moments critiques. Propose et formule, pour sa Section, des objectifs stratégiques ou autres qui sont alignés sur les objectifs de la Division, et assure leur suivi ainsi que leur mise en œuvre. Apporte son appui à l'élaboration de tels objectifs. S acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef de la Branche. Il/Elle doit savoir faire preuve de tact et de diplomatie dans un environnement multinational où les décisions sont prises par consensus entre les pays membres de l OTAN. Il/Elle participe aux discussions avec les délégations et les autorités des pays membres, et est amené(e) à diriger de telles discussions ou à fournir des avis dans ce cadre. Il/Elle se tient en outre en liaison avec les organismes de l'otan concernés, les autorités militaires de l'otan, les autorités nationales dans les ministères de la Défense et les autres branches du NOR ainsi qu'avec d autres membres du SI et de l'emi pour veiller à ce que des réponses coordonnées, rapides et efficaces soient apportées aux questions à régler. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 7 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. -9-
5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Réflexion analytique Promotion du changement Persuasion et influence Initiative Compréhension organisationnelle Travail en équipe 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu'a l'organisation d'exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l'adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien www.nato.int/recruitment. -10-
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L OTAN est un employeur qui applique le principe de l égalité des chances et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur le genre, la race ou l origine ethnique, la religion, la nationalité, le handicap, l'orientation sexuelle ou l âge (des restrictions liées à l'âge peuvent ou non s'appliquer, à une première nomination seulement, conformément au Règlement du personnel civil de l'otan ; il s'agit là d'une prérogative approuvée par le Conseil de l'atlantique Nord). Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -11-