La gestion des congés payés Mercredi 14 novembre 2012 Intervenants : Anne-Sophie CLAVERIE François HENRY Hélène HOËL
I Combien de temps durent les congés payés? II Quand attribuer les congés? III Comment indemniser les congés?
I -Combien de temps durent les congés? I.1 Acquisitiondesdroitsàcongés I.2 Lesdifférentstypesdecongés I.3 Décomptedesjoursdecongés
I. 1 Acquisition des droits à congés Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par moisdetravaileffectifaucoursdelapériodederéférence Par accord collectif : En principe : du 1 er juin au 31 mai Possibilité de faire coïncider la période de référence avec la période de décompte du temps de travail sur l année En cas de modification dans la situation juridique de l entreprise, les droits à congés payés sont, en principe, transférés au nouvel employeur
Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés parmoisdetravaileffectifaucoursdelapériodederéférence Jusqu au 31 mai 2012 À compter du 1 er juin 2012 Condition d ouverture du droit à congés payés Condition d ouverture du droit à congés payés 10 jours ouvrables de travail effectif aucune
Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif au cours de la période de référence Acquisition des droits = Temps réellement travaillé par le salarié + Tous les temps d absence assimilés à du temps de travail effectif
Chaque salarié acquiert 2.5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif au cours de la période de référence 1 mois = 4 semaines = 24 jours ouvrables Y compris les jours fériés chômés ou pas
Modalités de décompte du temps de travail effectif (ou temps assimilé) au cours de la période de référence Méthode 1 1 mois = 4 semaines = 24 jours ouvrables Nombre de mois complets (dedateàdate)detravaileffectif ou temps assimilé x 2,5 + Nombre de jours de travail (ou assimilé) restants 24 jours ouvrables x 2,5 = Nombre de jours ouvrables de congés à arrondir au nombre entier supérieur
Méthode 2 Nombre de groupes de 24 jours ouvrables de travail effectif ou de temps assimilé x 2,5 = Nombre de jours ouvrables de congé à arrondir au nombre entier supérieur =méthoderetenueparlacourdecassation Attention : Quelle que soit la méthode retenue, la durée du congé légal est toujours, au plus, égale à 30 jours ouvrables
I. 2 Les différents type de congé Congé légal de base Congés supplémentaires Congés supplémentaires légaux Congés supplémentaires conventionnels Rémunérés : -Mère de famille -Congés de fractionnement Non rémunérés : -Travailleurs de moins de 21 ans Rémunérés : - Ancienneté -Age - Non rémunérés
I. 3 Décompte des jours de congé I. 3.1 Décompte en jours ouvrables = Tous les jours de l année sauf : - les jours de repos hebdomadaire légaux (un par semaine) - les jours fériés chômés (légaux et autres) Décompter : Le premier jour où le salarié aurait dû reprendre le travail s il n avait pas été en congé et le dernier jour ouvrable précédant le retour effectif du salarié + Tous les jours ouvrables compris entre ce premier et ce dernier jour
I. 3.1 Décompte en jours ouvrables Jour férié chômé tombant au cours de la période de congé Le jour férié coïncide avec le jour de repos hebdomadaire légal Le jour férié tombe un jour ouvrable Aucune incidence sur la durée du congé Sauf disposition conventionnelle ou usuelle plus favorable Ce jour ne peut être considéré comme un jour de congé payé, mêmesile jourfériétombe surun jour habituellement non travaillé (ex:samedi)
Exemple Un salarié travaille habituellement du lundi au vendredi. Il part en congé au milieu d une semaine dont le vendredi est un jour férié V S D L M M J V S D L M M J Départ du salarié en congé Retour du salarié Jours travaillés par le salarié Jour de repos hebdomadaire légal Jour férié Jours imputés sur la durée du congé Entre le 1 er jour d absence inclus et le jour où le salarié reprend le travail, il y a 2 jours non ouvrables (le vendredi, jour férié chômé, et le dimanche, jour du repos hebdomadaire légal):laduréedecettefractiondecongédusalariéseradoncde3joursouvrables Mais, si le jour férié chômé coïncide avec le jour de repos hebdomadaire légal, soit le dimanche, il n aura aucune incidence sur la durée du congé (sauf disposition conventionnelle ou usage accordant, dans ce cas, un jour de congé supplémentaire) : la duréedecettefractiondecongédusalariéseraalorsde4joursouvrables.
Attention: La répartition du volume horaire de travail du salarié entre les jours de la semaine (salariés travaillant à temps partiel, en équipes de fin de semaine ou même selon un horaire cyclique) n a aucune incidence sur le décompte en jours ouvrables
I. 3.2 Décompte en jours ouvrés = uniquement les jours habituellement travaillés par le salarié (le nombre de jours ouvrés peut donc varier d un salarié à l autre) Décompter: Le premier jour où le salarié aurait dû reprendre le travail s il n avait pas été en congé et le dernier jourouvréprécédant le retour effectif du salarié + Tous les jours ouvrés compris entre ce premier et ce dernier jour à décompter
I. 3.2 Décompte en jours ouvrés Jours férié chômé tombant au cours de la période de congé Le jour férié coïncide avec un jour habituellement non travaillé (ex : samedi, dimanche) Le jour férié tombe un jour habituellement travaillé (ex:dulundiauvendredi) Aucune incidence sur la durée du congé Ce jour ne peut être considéré commeunjourdecongépayé
I. 3.2 Décompte en jours ouvrés Silescongéssontdécomptés en joursouvrés, laduréeducongé doit être adaptée en fonction du nombre de jours ouvrés travaillés par chaque salarié Ce nombre de jours habituellement travaillés en tout ou partie doit être apprécié au moment du départ du salarié en congé Durée du congé en jours ouvrés = Durée du congé en jours ouvrables x 6 jours ouvrables Nombre de jours habituellement travaillés par le salarié dans la semaine
I. 3.2 Décompte en jours ouvrés Mise en place Ou Convention Collective Accord Collectif Décision unilatérale Usage
I. 3.2 Décompte en jours ouvrés Attention : Obligation d un double décompte Quel que soit le décompte adopté, l employeur est tenu de vérifier que le salarié a bénéficié effectivement de 30 jours ouvrables de congés payés
Impossibilité de décompter les congés payés en Heures
II Quand attribuer les congés? II. 1 Prise effective des congés II. 2 Modalités de prise des congés II. 3 Incidences de la prise des congés
II. 1 Prise effective du congé Obligation pour l employeur d attribuer effectivement le congé Obligation pour le salarié de prendre effectivement le congé Exceptions: - Epargne sur un compte épargne temps - Report des congés en vue de la prise d un congé sabbatique ou pour création d entreprise ou pour l exercice de responsabilité de direction au sein d une jeune entreprise innovante - Reportprévudansunaccordencasdedécomptedeladuréedutravail sur l année
Attention: Interdiction de faire récupérer les heures perduesparlesalariédufaitdesoncongé Tout accord entre l employeur et le salarié ou Tout accord entre l employeur et le salarié ou disposition conventionnelle ayant pour objet le remplacement du congé du salarié par une indemnité compensatrice doit être considéré(e) comme nul(e)
II. 2 Modalités de prise de congés II.2.1 Périodedeprisedescongés II. 2.2 Modalités d attribution des congés II. 2.3 Les différentes fractions du congé II. 2.4 Le non-respect des dates de congé par le salarié
II. 2.1 Période de prise des congés = Période au cours de laquelle doivent être pris tous les congés acquisaucoursdelapériodederéférence Elle doit comprendre, au moins, la période allant du 1 er mai au 31 octobre de chaque année. Fixation Principe : Convention ou accord collectif Adéfaut: Décision de l employeur, en référence aux usages, et après consultation C.E. + D.P.
Période de prise 1 er mai / 31 octobre = un minimum Possibilité de faire débuter la période de prise des congés avant le 1 er maiet/oudelaprolongerau-delàdu31octobredechaqueannée Exemple : en pratique, la fixation de la période de prise sur une année soit: -Commençant le 1 er mai de l année N et s achevant le 30 avril de l annéen+1 -Coïncidant, en cas de décompte du temps de travail sur l année, avec la période de décompte du temps de travail (correspondant ou non à l année civile) et, éventuellement, avec la période de référence. Pour les entreprises qui décompte le temps de travail sur l année (modulation d horaire, réduction d horaire sous forme de JRTT, temps partiel annualisé, convention de forfait en jours sur l année) : possibilité de prolonger, par accord collectif, la période de prise habituelle des congés jusqu à la fin de l année civile suivant celle au cours de laquelle se situe cette période de prise.
La période de prise des congés payés est portée par l employeur à la connaissance des salariés au moins deux mois avant l ouverture de cette période
Possibilité d attribuer les congés en dehors de la période de prise Prise des congés par anticipation Report des congés Nécessité d obtenir un accord entre l employeur et le salarié, de préférence par écrit L anticipation ou le report des congés modifie la durée du travail annuelle des salariés concernés.
A la fin dela période de prise des congés, si le salarié n a pas bénéficiéde son congé Le droit à congé non pris est perdu SAUF Impossibilité de prendre les congés du fait de l employeur Droit à réparation du préjudice qui en résulte Si la salarié n a pas pu prendre son congé en raison d un congé maternité ou d adoption, de la maladie, AT/MP, rechute AT Droit à prendre effectivement son congé même si la période de prise des congés est clôturée
II. 2.2 Modalités d attribution des congés Fermeture de l entreprise ET/OU Prise des congés par roulement Attribution du congé de manière simultanée et collective Les dates de congés sont différentes pour chaque salarié = Interruption de l activité d une entité de travail (service, atelier, entreprise entière) = Continuité de l activité
1 Fermeture pour congés Dates décidées par l employeur (en l absence de convention ou d accord collectif ou d usage) Fixation Consultation du C.E. sur les dates retenues Information des salariés 2 mois à l avance (en même temps que l information sur la période ordinaire des vacances) Non respect du délai de 2 mois : droit du salarié au versement de dommages et intérêts en réparation du préjudice subi
Si la fermeture est fixée pour une durée supérieure à celle du congé payé annuel : obligation pour l employeur de verser à tous les salariés de l entreprise (y compris ceux n ayant pas un droit complet à congés payés) une indemnité égale à l indemnité journalière de congés payés Saufprolongation de la fermeture justifiée par : -un cas de force majeure - un cas d ouverture au chômage partiel Si la durée de la fermeture pour congé est supérieure à celle du droit à congé payé acquis par le salarié : possibilité pour le salarié de demander à bénéficier, pour la période de fermeture excédant le nombre de jours de congés payés qu il a acquis, d une indemnisation au titre du chômage partiel et obligation pour l employeur d adresser cette demande à la DIRECCTE
2 Attribution des congés par roulement L employeur détermine l ordre des départs, après avis des D.P. Fixation Consultation de CE Affichage de l ordre des départs + Sauf délai conventionnel de prévenance plus long Information individuelle des salariés de leurs dates de congés 1 mois à l avance non respect du délai de 1 mois : droit du salarié au versement de dommages et intérêts en réparation du préjudice subi
3 Modification des dates de congés =décalage des dates de congés = prolongation du congé =diminution de la durée du congé (rappel du salarié) Respect d un délai de prévenance d un mois Sauf circonstances exceptionnelles En l absence de circonstances exceptionnelles, le salarié ne peut être sanctionné pour être parti aux dates initialement prévues et modifiées moins d un mois avant
II. 2.3 Les différentes fractions du congé Congés annuels = Congé principal +5 ème semaine = 24 jours ouvrables = 6 jours ouvrables
1 Le congé principal Principe Prise En une seule fraction continue de 24 jours En plusieurs fractions L employeur prend seul la décision de la date L employeur est tenu de recueillir l accord écrit des salariés pour fractionner le congé principal Sauf accord du salarié, ou accord collectif d entreprise ou d établissement, cette fraction de congé doit être attribuée entre le 1 er mai et le 31 octobre Roulement : Accord écrit du salarié concerné Fermeture : Avis conforme des D.P. ou, à défaut, agrément des salariés (= majorité du personnel)
Fractionnement du congé principal Obligation d attribuer 12 jours ouvrables continus, entre le 1 er mai et le 31 octobre SAUF accord du salarié, ou accord collectif d entreprise ou d établissement Ces 12 jours ouvrables continus doivent être compris entre 2 jours de repos hebdomadaire
Le congé excédant ces 12 jours ouvrables peut être attribué en une ou plusieurs fractions tout au long de la période de prise fixée dans l entreprise soit, le cas échéant, au-delà du 31 octobre Droit à des congés supplémentaires de fractionnement = Jours de congés dont l acquisition dépend uniquement du nombre de jours de congé principal attribués en dehors de la période légale 1 er mai/31 octobre
Congés supplémentaires de fractionnement 6 jours ouvrables ou plus du congé principal sont attribués en dehors de la période allant du 1 er maiau31octobre 3,4ou5joursouvrablesducongé principal sont attribués en dehors de la période allant du 1 er mai au 31 octobre Moins de 3 jours ouvrables du congé principal sont attribués en dehors de la période allant du 1 er maiau31octobre 2 jours de congé supplémentaire de fractionnement 1 jour de congé supplémentaire de fractionnement Aucun congé supplémentaire de fractionnement
Congés supplémentaires de fractionnement Il est possible de renoncer aux congés supplémentaires de fractionnement Collectivement Par accord collectif d entreprise Avec l accord du salarié Individuellement La renonciation doit être expresse Renonciation écrite préférable émanant du salarié
2 La 5ème semaine de congés Sauf accord entre employeur et salarié, la 5 ème semaine ne doit pas être accolée au congé principal La 5 ème semaine peut être attribuée par roulement ou par fermeture sur la période de prise applicable à l entreprise Risque de création d usages dans le positionnement de la5 ème semaine
Fractionnement de la 5 ème semaine La 5 ème semaine peut être fractionnée sans recueillir l accord du salarié ou l avis conforme des D.P. La prise de la 5 ème semaine de congés en dehors de la période La prise de la 5 ème semaine de congés en dehors de la période légale 1 er mai / 31 octobre n ouvre pas droit à des jours supplémentaires de fractionnement
Identification de la 5 ème semaine La 5 ème semaine ne correspond pas nécessairement aux 6 jours ouvrables de congé, chronologiquement pris en dernier par le salarié
II. 2.4 Non respect des dates de congé par le salarié =sanction possible, uniquementsi les dates ont été valablement fixées et notifiées par l employeur, en cas de : Volonté délibérée, du salarié, de se soustraire à ses obligations contractuelles Négligence, manque de rigueur, du salarié Circonstance justifiant, voire excusant, le non respect des dates du salarié Faute grave Motif réel et sérieux de licenciement Absence de faute
II.3 Incidencesdelaprisedescongés Pendant la période de prise des congés, le contrat de travail du salarié est suspendu Incidence sur ses droits et obligations Incidence en cas de coïncidence avec une autre cause de suspension du contrat de travail Incidence sur la période de préavis Application du principe de la 1 ère cause de suspension connue
II.3.1 Droits et obligations du salarié pendant son congé II.3.2 Périodes de prise des congés coïncidant avec une autre cause de suspension du contrat de travail II.3.3 Congés et préavis
II. 3.1 Droits et obligations du salarié pendant son congé Le salarié peut exercer une activité bénévole Le salarié mandaté peut poursuivre l exercice de ses fonctions représentatives Si activité rémunérée, alors que Clause contractuelle d exclusivité OU Activité faisant concurrence à l employeur allouant le congé Maintien de l intégralité de leurs prérogatives ex : liberté de circuler dans l entreprise, droit de participer à des réunions inhérentes à ses fonctions Possibilité pour l employeur de sanctionner disciplinairement le salarié
II. 3.2 Période de prise des congés coïncidant avec une autre cause de suspension du contrat de travail 1 Congéspayésetmaladie 2 Congés payés et autres causes de suspension du 2 Congés payés et autres causes de suspension du contrat de travail
1- Congés payés et maladie a. Salarié tombant malade avant la date prévue pour son congé Maladie / accident avant la date de départ en congés Obligation d attribuer au salarié le congé non pris à son retour même si la période de prise est close
b. Salarié tombant malade au cours de son absence pour congé Le salarié est réputé avoir bénéficié de son congé Il ne peut exiger, ni de prolonger son congé, ni d en bénéficier ultérieurement, ni encore le versement d une ICCP Il bénéficie d une indemnité de congés payés pendant toute la période prévue pour les congés. Il peut également bénéficier des IJSS.
2 Congés payés et autres causes de suspension du contrat de travail Congés et grèves Grève avant le début des congés ou pendant Salarié réputé avoir bénéficier de son congé Congés et RTT Congés et CPEF JRTT calculés selon la méthode forfaitaire JRTT calculés selon la méthode acquisitive Évènement particulier survenant pendant le congé Salarié réputé avoir pris sonjrttetcongé Salarié réputé avoir pris son congé et conserve son droitàjrtt Salarié réputé avoir bénéficié de son congé. Autorisation d absence, au titre de l évènement, à son retour de congé non fondée
II.3.3 Congéspayésetpréavis 1. Les dates de congés ont été fixées avant la notification de la rupture du contrat En principe Le congé suspend le préavis Si accord employeur/salarié Le congé s impute sur la durée du préavis La date de rupture du contrat est reportée d autant La date de rupture n est pas modifiée par la survenance du congé
2. Les dates de congés ont été fixées après la notification de la rupture du contrat En principe L employeur ne peut pas fixer un congé pendant le préavis Par exception L employeur et le salarié peuvent convenir d une période de congé qui s imputera sur la durée du préavis Si l employeur fixe tout de même un congé au cours du préavis, la période d arrêt de travail n est pas considérée comme un congé et le préavis continue àcourir
III Comment indemniser les congés? III. 1 L indemnité de congés payés III. 2 L indemnité compensatrice de congés payés
III. 1 L indemnité de congés payés III. 1.1 Calcul de l I.C.P. III. 1.2 Régime de l I.C.P. III. 1.3 Régimes particuliers
III. 1.1 Calcul de l I.C.P. Le montant de l I.C.P. due au salarié est égal au plus favorable des résultats de 2 méthodesdecalcul(artl3141-22): Méthode du Dixième Méthode du maintien du salaire = Pour congé légal de base + congés supplémentaires Attention : Obligation d un double calcul systématique (à chaque fraction de congé ou lorsque tous les congés ont été pris) = interdiction d ordre public d y déroger = Veiller à ne pas retenir une méthode de calcul plus avantageuse sous peine de constituer un usage sauf erreur
1. Méthode du dixième Montant de l I.C.P. pour 30 jours ouvrables de congé = Rémunération totale brute du salarié au cours de la période de référence 10 Pouruncongéinférieurà30joursouvrables,calculdelamême manière que si le congé était complet (le montant de l ICP diminuera proportionnellement) Pour un congé supérieur à 30 jours ouvrables, il convient d augmenter le montant de l ICP pour 30 jours ouvrables de l indemnité due au titre du ou des jours de congés supplémentaires = 10 ème x nbre de jours ouvrables de 30 congés supplémentaires
1. Méthode du dixième Rémunération totale brute due au salarié au cours de la période de référence = Tous les éléments de salaire en contrepartie du travail personnel du salarié ou de ses conditions particulières et permanentes de travail Attention : peu importe leur objet et leur dénomination + = Sommes ne correspondant pas à des périodes de travail, mais intégrées de plein droit dans l assiette de calcul de l I.C.P. par la loi, une convention ou un usage = salaire de base, complément du salaire de base, avantage en nature dont le versement (généralement mensuel) est suspendu pendant le congé du salarié. Csq : certains éléments de salaires sont alternativement inclus ou exclus selon leur modalité de versement (ex : prime d ancienneté, d assiduité, de 13 ème mois, ) Remboursement de frais professionnels réels, primes correspondant à une contrainte temporaire et exceptionnelle
1. Méthode du dixième Rémunération totale brute due au salarié au cours de la période de référence = Tous les éléments de salaire versés en contrepartie du travail personnel du salarié ou de ses conditions particulières et permanentes de travail + = Sommes ne correspondant pas à des périodes de travail, mais intégrées de plein droit dans l assiette de calcul de l I.C.P. par la loi, une convention ou un usage = sommes versées au cours des périodes d absences assimilées à du temps de travail effectif pour la détermination du droit à congé
2. Méthode du maintien du salaire Montant de l I.C.P. pour chaque fraction de congé = Salaire qui aurait été perçu par le salarié s il avait travaillé au cours de la période de congé = Salaire de base = compléments de salaire + + = partie variable du salaire = toutes primes ou indemnités suspendus pendant le congé du salarié Retenir le salaire perçu par le salarié au cours du mois précédant le congé ou le salaire moyen calculé sur plusieurs mois Remboursements de frais professionnels, primes correspondant à une contrainte temporaire et exceptionnelle
2. Méthode du maintien du salaire L horaire pour lequel le salaire doit être maintenu est l horaire que le salarié aurait dû réellement effectuer s il avait travaillé = l horaire collectif (y compris celui qui comporte habituellement des heures supplémentaires) en cas de congés pris par roulement = en cas de congés par fermeture, l horaire effectué durant le mois précédant la fermeture = l horaire normal des journées, sans reports, en cas d horaire individualisé = l horaire contractuel fixe, pour les salariés non soumis à un horaire collectif (ex:salariésàtempspleinetpassantàtempspartiellorsdelapriseducongé, et inversement, peu importe leur horaire au cours de la période de référence) = l horaire exceptionnellement augmenté d heures supplémentaires (sauf si celles-ci sont dues à une surcharge de travail générée par l absence pour congé du salarié)
III. 1.2 Régime de l I.C.P. Débiteur Employeur Sauf pour les salariés relevant d une caisse de congés payés Date de paiement Même échéance que le salaire du mois au cours duquel a été pris le congé (art. D. 3141-7 ct) Prescription 5 ans (art. L. 3245-1 ct) Charges sociales Régime fiscal Régime identique du régime du salaire de base
III. 1.3 Régimes particuliers Possibilité de verser l I.C.P. sous forme d un complément de salaire mensuel de 10 % de la rémunération brute du salarié De plein droit Pour les travailleurs à domicile Par accord écrit entre employeur et salarié Pour tout autre salarié
III. 2 L indemnité compensatrice de congés payés III. 2.1 Conditions d attribution III. 2.2 Calcul de l I.C.C.P. III. 2.3 Régime de l I.C.C.P.
III. 2.1 Conditions d attribution Tout salarié dont le contrat de travail est rompu doit bénéficier d une I.C.C.P. correspondant aux droits à congés acquis, mais non pris, sauf si le salarié est licencié pour faute lourde(art L 3141-26) L I.C.C.P. est due pour : Tous les congés : légaux, conventionnels, capitalisés Tous les congés acquis jusqu à la date de rupture du contrat, même en cas de préavis non effectué à la demande de l employeur Les congés acquis et non pris au titre des périodes de référence en cours et, le cas échéant, antérieures Attention : exception : ICCP due en l absence de rupture du contrat de travail en cas de départ en congé sabbatique ou pour création d entreprise
III. 2.2 Calcul de l I.C.C.P. Le montant de l I.C.C.P. est égal au plus favorable des résultats de 2 méthodes de calcul: Méthode du dixième Méthode du maintien du salaire Sur la base du salaire versé et de l horaire en vigueur au moment de la rupture du contrat
III. 2.3 Régime de l I.C.C.P. Débiteur Employeur Date de paiement Jour de la rupture du contrat de travail ou jour du départ de l entreprise pour un congé sabbatique ou création d entreprise Prescription 5 ans Charges sociales Régime fiscal Régime identique du régime du salaire de base