Sophie GENNERET ID 3 RAPPORT DE STAGE Centre de documentation du CEC André-Chavanne Octobre 2001 Septembre Novembre 2003
PARTIE A : SITUATION DU SERVICE D INFORMATION DOCUMENTAIRE DANS SON CONTEXTE Présentation du Collège et Ecole de Commerce André-Chavanne (CEC André- Chavanne) Le CEC André-Chavanne accueille des élèves du Collège désirant effectuer la Maturité gymnasiale ainsi que des élèves des voies de formation professionnelle commerciale, c est-à-dire : la classe Compléments de formation, la filière Diplôme, la filière Maturité professionnelle commerciale, l apprentissage de commerce, la Maturité professionnelle commerciale (post-diplôme ou post-cfc), la classe d attestation de pratique professionnelle ainsi qu une classe d accueil et une classe d insertion scolaire. L école reçoit à l heure actuelle 1260 élèves à temps plein, 370 apprentis de commerce à temps partiel ainsi que 200 maîtres et membres de l administration et de la direction. Présentation du Centre de documentation (CEDOC) Le Centre de documentation du CEC André-Chavanne est né de la fusion de trois annexes de l Ecole Supérieure de Commerce à savoir, l annexe de Lissignol, l annexe de Sécheron ainsi que de l annexe de Châtelaine. C est en septembre 1993, date à laquelle l Ecole Supérieure de Commerce André-Chavanne a accueillit ses premières volées d élèves que le Centre de documentation du CEC André- Chavanne a ouvert ses portes. Le Centre de documentation dépend de la direction du Collège et Ecole de Commerce André-Chavanne ainsi que du département de l instruction publique de Genève. Il met à disposition des élèves, des enseignants ainsi que des collaborateurs de l école un fonds documentaire en rapport direct avec les objectifs et les missions des formations proposées par le CEC André-Chavanne. Le centre de documentation propose également un fonds encyclopédique. Le personnel du Centre de documentation se compose de deux documentalistes à 75% ainsi que d une documentaliste à 25% et d une personne temporaire non qualifiée dans la branche information et documentation. Le Centre de documentation est ouvert du lundi au vendredi de 8h00 à 17h00 à l exception du mercredi où il est ouvert de 8h00 à 12h00. - 2 -
Fonds Le Centre de documentation propose un fonds de près de 20'000 documents. Les monographies ainsi que les périodiques papier constituent la majorité du fonds bien que le CEDOC met à disposition différents types de documents (CD-audio, cassettes vidéo, diapositives, CD-Rom, dossiers documentaires, cassettes audio). Version des outils de travail du CEDOC Thesaurus : Motbis version 2.0, 1992 Classification utilisée Système informatique : Bibal version 4.03 b : Classification Décimal Universelle, édition moyenne internationale, 2 e éd., 1990 Matériel à disposition des utilisateurs 5 PC en libre accès avec accès à Internet 2 PC en libre accès pour la consultation des CD-ROM et Internet 4 PC uniquement destinés à la consultation du catalogue du CEDOC Matériel à disposition des documentalistes 1 PC (bureau de prêt) 1 Serveur 1 PC 1 imprimante Matériel à disposition des utilisateurs et des documentalistes 1 photocopieuse 2 imprimantes - 3 -
Salles et place de travail 1 salle de visionnement (cassettes vidéo et diapositives) 1 salle de travail pour les documentalistes 2 salles de travail pour les utilisateurs 170 places de travail à l intention des usagers 4 places de travail pour les documentalistes - 4 -
PARTIE A : DESCRIPTION DU TRAVAIL ACCOMPLI Mandats Lors de mon stage deux mandats m ont été confiés. Tous deux consistaient à désherber puis actualiser le fonds de la section informatique ainsi et de la section sports. J ai commencé ce travail par l évaluation des ouvrages aux rayons en fonction de la date d édition, du contenu et du degré d actualité ou d obsolescence des documents. Ensuite, j ai listé les thèmes des ouvrages qu il serait intéressant que le CEDOC acquiert (exemple : Création de sites Internet, Sécurité et Internet, etc.) puis j ai recherché via Internet et des librairies en-ligne des références d ouvrages. L étape suivante a consisté à me rendre en librairie pour feuilleter les ouvrages sélectionnés ce qui m a permis d établir par la suite une liste de proposition d achat ainsi qu un budget des dépenses pour le renouvellement de ces deux sections. Après approbation de mes supérieures, j ai effectué les commandes et j ai veillé au suivit de mes commandes. J ai procédé à la destruction et aux versements des documents obsolètes à la cave. Après la réception des commandes et la vérification des factures, j ai procédé au catalogage, à l indexation et à l équipement des ouvrages. Pour terminer ce travail, j ai mis les nouveautés de la section informatique et ceux de la section sports dans la vitrine du CEDOC. Présentation du CECOC aux élèves Tous les ans, les documentalistes présentent aux élèves de première année le Centre de documentation ainsi les ressources très utiles pour les élèves dans le cadre de leurs divers travaux. J ai pu à plusieurs reprise effectuer la présentation du CEDOC aux élèves. Tâches quotidiennes Parallèlement à mes mandats, j ai effectué quotidiennement diverses tâches à savoir : le catalogage, l indexation ainsi que l équipement de monographies, de périodiques, de CD-audio et de cassettes vidéo. Par ailleurs, j ai eu l occasion de visionner plusieurs cassettes vidéo afin de pouvoir les cataloguer. - 5 -
Parallèlement à mes mandats, j ai effectué quotidiennement diverses tâches à savoir : le catalogage, l indexation ainsi que l équipement de monographies, de périodiques, de CD-audio et de cassettes vidéo le visionnement de plusieurs cassettes vidéo afin de pouvoir les cataloguer la saisie et le suivit des commandes (de la section informatique et sports notamment) la saisie de notices la destruction de notices le rangement des documents la vérification des rappels l inscription des nouveaux utilisateurs l enregistrement des prêts et du retour des documents l enregistrement de réservations de documents la recherche de documents les commandes de documents l aide aux utilisateurs (dans leur recherche et dans l utilisation des divers outils mis à disposition) création d une vitrine sur le thème de l Escalade divers travaux administratifs (courriers, colis, saisie). - 6 -
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