11.7 - Interface virements dématérialisés SEPA Ce chapitre décrit le fonctionnement de l'interface disponible dans moveon à partir de la version 3.01.05.003.L'interface permet un échange de données financières au format SEPA entre moveon et le Trésor Public ou votre banque pour déclencher le versement d allocations. L'interface évite la double saisie des allocations dans le logiciel de gestion financière et comptable de l établissement, sécurise et automatise le transfert des données et réduit considérablement le délai de paiment des allocations. 1- Principe de fonctionnement Sur la base des allocations et des versements saisis dans moveon et des coordonnées bancaires des allocataires, il est possible dans moveon de sélectionner les versements à effectuer à une date donnée puis via l'interface «Virements dématérialisés SEPA» de produire : - un fichier de paiement au format XML contenant des informations concernant l établissement émetteur et le compte à débiter, les noms et coordonnées bancaires des allocataires, les montants à verser, la date de versement, - un bordereau d accompagnement imprimable reprenant fidèlement les données du fichier XML. Sur la base du bordereau d accompagnement, l agent comptable valide le fichier de paiement et le transmet à la trésorerie générale via l'application Magellan. Si le fichier de paiement est correct, le versement est effectué à la date précisée. L agent comptable inscrit ensuite une seule opération globale dans le logiciel de gestion comptable de l établissement. 2- Configuration de l interface Le formulaire «Interfaces» accessible sous le point de menu «Configuration» permet de paramétrer l'interface avec les informations bancaires de votre établissement. Sélectionnez dans ce formulaire, dans la liste déroulante «SEPA». Pour compléter les données propres à votre établissement relatives à la configuration de l'interface, nous recommandons de vous procurer à titre d'exemple un fichier SEPA (fichier en format XML) au près de votre service financier. Les données suivantes doivent être configurées : Fig. 1 : Formulaire «Interfaces», Etape «SEPA» -Référence métier de la remise : cf. balises pmtinfid (PaymentInformationIdentification) dans le fichier XML. 11.7 - Interface virements dématérialisés SEPA page 1
Fig. 2 : balises pmtinfid -Nom du teneur de compte (Dbtr-Nm) -Nom du teneur de compte (Dbtr-Ctry) : le pays du teneur de compte -IBAN du teneur de compte -BIC du teneur de compte -Nom du client donneur d ordre -IBAN du compte du donneur d ordre -Début de code unique de virement : cf. balises InstrId dans le fichier XML. Cette référence permet au remettant d'identifier de manière unique le virement. -Codique : cf. balises EndtoEndId (EndToEndIdentification) dans le fichier XML, 9 caractères. -Départment : en trois caractères ex. 044 -Adresse courante du bénéficiaire (sinon adresse permanente): En cochant cette case, l'adresse courante sera exportée. Si elle n'est pas cochée, l'adresse permanente sera exportée Plus d'informations sont disponibles dans le documents Format des virements SEPA Merci de vous adresser à votre service financier pour renseigner ces données dans moveon 3- Saisie des données financières et sélection des versements à effectuer L'attribution des allocations aux individus s'effectue dans le formulaire «Mobilités» sous l onglet «Allocations». La saisie des coordonnées bancaires (IBAN / BIC) s'effectue dans le formulaire «Individus» sous l onglet «Divers». Les données bancaires telles que les codes IBAN / BIC peuvent être importées dans moveon depuis le module de candidatures en ligne moveonline outgoing. Attention: les champs IBAN / BIC ne sont pas des champs standard dans le module moveonline outgoing. Si votre établissement souhaite les ajouter dans le formulaire en ligne, merci de contacter le support moveon à l'adresse support@qs-unisolution. Les montants à verser sont définis sous la forme d'écritures liées aux allocations. L'ajout d'écritures s'effectue soit individuellement dans le formulaire «Allocations», soit de manière groupée via le formulaire «Calcul des allocations». Chaque écriture inclut un intitulé, une date, un type d'utilisation, un montant et est reliée à une allocation. Les versements à effectuer doivent être sélectionnés dans le formulaire «Sélection des écritures» en utilisant comme critère de sélection le financement ainsi que la date de l'écriture ou le type d'utilisation. Dans le formulaire «Correspondance, Listes, Outils», sous l'onglet «Outils», le bouton Virements dématérialisés - SEPA ouvre l'interface. page 2 11.7 - Interface virements dématérialisés SEPA
Fig. 3 : Formulaire «Sélection», Type de sélection «Ecritures» 4- Edition du fichier texte et du bordereau L'interface comprend 3 étapes. Les boutons Précédent et Suivant permettent de passer d'une étape à l'autre. La première étape permet de configurer les information suivantes : - Date virement : date à laquelle devra s effectuer le virement, convenue au préalable avec l agent comptable. Fig. 4 : Virements dématérialisés SEPA, Etape 1 La deuxième étape consiste en une préparation et vérification des données. Si les données sont incomplètes, moveon génère un rapport d'erreur spécifiant pour chaque versement les champs mal renseignés. Attention : moveon vérifie automatiquement l'adresse courante ainsi que l'adresse permanente. Si vous avez coché dans la configuration la case "adresse courante du bénéficiaire (sinon adresse permanente)", le message d'erreur "adresse permanente manquante" apparaîtra si celle-ci n'est pas renseignée dans moveon. Dans ce cas, vous pouvez ignorer ce message d'erreur. Si vous n'avez pas coché la case "adresse courante du bénéficiaire (sinon adresse permanente)" dans la configuration de l'interface, le message "adresse courante manquante" apparaîtra si celle-ci n'est pas renseignée dans moveon. Dans ce cas, vous pouvez ignorer ce message d'erreur. 11.7 - Interface virements dématérialisés SEPA page 3
Fig. 5 : Virements dématérialisés SEPA, Etape 2 La troisième étape permet la génération du fichier de paiement et l'impression du bordereau de versement. Fig. 6 : Virements dématérialisés SEPA, Etape 3 Le fichier de paiement (au format.xml) ainsi que le bordereau de versement (sauvegardé au préalable au format.pdf) doivent être transmis à l'agent comptable de l'établissement. L'agent comptable assure ensuite le transfert des données au Trésor Public via l'application Magellan ainsi que l'archivage. Après paiement, vous pouvez indiquer dans moveon que le paiement a été effectué. page 4 11.7 - Interface virements dématérialisés SEPA
Fig. 7 : Bordereau de Versement, Page 1 11.7 - Interface virements dématérialisés SEPA page 5
Fig. 8 : Bordereau de Versement, Page 2 page 6 11.7 - Interface virements dématérialisés SEPA